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El primer texto

Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como ésta. En la Unidad 2 veremos todos sus
componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.

En la parte superior esta, en color celeste, la barra del título, en la que aparece el nombre del
documento sobre el que estamos trabajando.

Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento
en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los
pequeños errores y cómo desplazarte por el documento.

Más abajo tienes el ejercicio Crear un documento donde está todo explicado paso a paso.

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Al escribir un texto hay que
teclearlo sin pulsar la tecla
INTRO; cuando llegues al final
de la línea, observarás cómo
salta automáticamente de
línea. (La tecla INTRO también
se llama ENTER o retorno
de carro; en el teclado de la
imagen se llama "ent").

Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas
escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente
letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta

forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e
incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. También puedes ver una raya
horizontal como ésta que indica dónde acaba el documento.

Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de
dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente,
pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. (La tecla
Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la
izquierda).

Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar
la tecla con la flecha pequeña hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta
llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el
error.

Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el
error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón;
verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar
Retroceso.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del
punto de inserción.
Seleccionar

Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a
Word sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado
se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en
blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.

Ratón. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:

Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón


izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.
Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.

Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la
palabra completa quedará seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea,

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veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la
línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo
quedará seleccionado.

- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con


hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un
recuadro negro.
Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR.

TRUCO: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla
y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra seleccionada
y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.
Copiar, cortar y pegar

Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar;
mientras que cuando hablamos de cortar queremos decir quitar algo de un lugar para
llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.

Mediante el ratón y los iconos en la barra de herramientas Portapapeles, que se


encuentra en la pestaña Inicio:

Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono
copiar o

cortar, colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.

Mediante ratón:

Vamos a ver varios métodos:

1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón


derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a
la posición donde vamos a copiar o pegar, presionar botón
derecho y elegir pegar.

2) Rápido. Seleccionar con doble


clic, presionar el botón derecho,
cuando aparezca un pequeño
cuadrado debajo del cursor, sin
soltar, ir a la posición donde vamos
a copiar, soltar el botón y aparecerá
un menú: elegir la opción
copiar aquí.

Sólo con el teclado:

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Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl +
flechas, seleccionamos palabras).

Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por último, ir a la posición donde


vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.

Es aconsejable practicar todos los métodos y elegir el que nos sea


más cómodo. Tener en cuenta que el método Sólo con el teclado,
no requiere coger el ratón y, aunque parece engorroso, para las
personas que teclean rápido, puede ser muy eficaz.

Cuando copiamos o cortamos, Word2007 se lo guarda en el


portapapeles, de esta forma disponemos de las últimas 24 "cosas"
que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar
una de ellas. Si quieres ver más sobre el manejo del portapapeles,
puedes verlo aquí.

Guardar. Guardar como

Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... del Botón Office (o el icono
de la barra de acceso rápido) para guardar documentos. Al utilizar el comando Guardar como, Word
mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del
archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrirá ningún cuadro de dialogo, simplemente se guardarán


en su actual ubicación los cambios que hayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comando Guardar con un documento nuevo, que no ha sido guardado
nunca, se abrirá el mismo cuadro de dialogo que para Guardar como.

En la parte central de este cuadro de diálogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro
de la carpeta que aparece en el campo Guardar en, en este caso Mis documentos.
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Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos tres campos del cuadro de diálogo:

- Guardar en

- Nombre del archivo

- Guardar como tipo

Veamos cómo rellenarlos:

Guardar en, aquí debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas a guardar el documento.

Por defecto aparecerá la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieres guardar tu archivo
en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para copiarla en el campo Guardar en.

Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el

cuadro de diálogo puedes buscarla mediante el icono que te


lleva a la carpeta de nivel inmediatamente superior. Para bajar al
nivel inferior basta con hacer doble clic en una carpeta.

Pinchando en el botón con el triángulo (o dentro del campo


Guardar en) puedes visualizar la estructura de carpetas, como se
ve en esta imagen, desde el nivel en que nos encontramos hacia
arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra unidad,
basta con hacer clic sobre ella.

Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.

También puedes crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de
la carpeta que figure en el campo Guardar en.

Para facilitarnos la búsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas (Plantillas de
Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi PC, Mis sitios de red) a las
que se puede acceder haciendo clic en uno de los seis iconos de la izquierda.

Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras
del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta página aparece El dia amanecio
triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribir otro nombre, sin hacer clic, y
automáticamente se borrará. Si quieres modificarlo haz clic sobre él.

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Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente será Documento
de Word, pero tenemos un menú despegable (haciendo clic en el triángulo de
la derecha) con otros tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una
página Web, como ya veremos en el punto correspondiente.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece un cuadro de diálogo
en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el


nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo
Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al


que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

Guardar y abrir documentos (II)

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Otros comandos y opciones de Guardar.

Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Herramientas.

Se abre una ventana como la que ves aquí para que elijas una de
las opciones disponibles que permiten eliminar, cambiar de nombre
y agregar a Favoritos el archivo seleccionado. Si tu ordenador forma
parte de una red puedes conectar un archivo remoto a una unidad
de red. Puedes ver las propiedades del archivo. También puedes
acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales,
Opciones Web y Comprimir imágenes.

Haciendo clic en el icono se abre este menú en el que puedes


seleccionar el formato con el que verás la lista de documentos. Hay
ocho posibilidades:

1) Vistas en miniatura. Veremos una miniatura del archivo (si


es de un tipo gráfico) o un icono que indica el tipo de archivo en
otro caso.

2) Mosaicos. Veremos el nombre del archivo y un icono


grande que indica el tipo de archivo.

3) Iconos. Veremos el nombre del archivo y un icono pequeño


que indica el tipo de archivo.

4) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opción por defecto.

5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamaño, el tipo de documento y la fecha de la


última modificación. Se puede ordenar la lista por estas características haciendo clic
en la cabecera de una de ellas.

6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierda se ve una lista


con los nombres de los archivos y en la parte derecha toda la información con las
propiedades del archivo seleccionado, título, autor, plantilla, número de palabras,
número de líneas, etc.

7) Vista Previa. También se divide la pantalla en dos partes, pero en este caso, en
la parte derecha se muestran las primeras líneas del contenido del archivo.

8) Vista Web. Veremos una miniatura de la página web.

Truco: Si tienes varios documentos abiertos puedes guardarlos todos a la vez con el comando
Guardar Todo, este comando no aparece normalmente en el Botón Office, para verlo debes pulsar
la tecla Mayúsculas mientras haces clic en el Botón Office.
Abrir

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Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir del Botón
Office.

Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. La diferencia principal estriba en que
dispones de algunas opciones para buscar el documento que queremos abrir.

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra,
y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.

Si conocemos el nombre del documento bastará escribirlo en el campo Nombre del archivo y
hacer clic en el botón Abrir.

Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmente desplazándonos por la


estructura de carpetas utilizando los mismos iconos que acabamos de ver para el comando Guardar
como...

Dentro del comando Herramientas, puedes cambiar el nombre,


eliminar el archivo que se encuentre seleccionado, enviar a
Imprimir el archivo seleccionado, o conectar a una unidad de red
para buscar el archivo.

En el campo Tipo de archivo se especifica que tipos de archivos


van a aparecer en el cuadro de diálogo.Por defecto aparece Todos los archivo (*.*), pero
disponemos de un cuadro despegable para elegir si queremos que aparezcan solo los archivos de
determinado tipo, por ejemplo, de tipo .rtf . html, etc.

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Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede resultar
confuso buscar un archivo, en ese caso es muy útil utilizar el campo Tipo de archivo para poner el
tipo de archivo que andamos buscando, así aparecerán muchos menos archivos en el cuadro de
diálogo y nos resultará más fácil buscar un determinado archivo.

Recuperar archivos

Ya hemos visto que desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como, haciendo clic en este

icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Vamos a ver como
hacerlo suponiendo que estemos utilizando el sistema operativo Microsoft Windows.

Restaurar Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar de origen.

1) Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de

papelera de reciclaje.

2) Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son


elementos alternativos utiliza la tecla Control para seleccionarlos o la tecla May si
son consecutivos.

3) Una vez seleccionados aparecerá en la flecha verde de la parte izquierda un


rótulo que dice Restaurar este elemento o Restaurar los elementos
seleccionados

Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser
eliminados.

Si no tienes visible la parte derecha de la papelera también puedes restaurar desde el Botón
Office seleccionando la opción Restaurar.

Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar fíjate antes de restaurarlo en
la ruta que aparece en la columna Ubicación original ya que es ahí donde lo guardará.

Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden
recuperar los archivos por este método.

Formato carácter. Fuentes

Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben
como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se
les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.

Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el


aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña
Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente.

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También aparecen las herramientas de formato
automáticamente al seleccionar una palabra o frase para
poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente,etc.

Fuente

Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el
aspecto del texto.

Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los
caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic
sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará
que se abra una ventana con las fuentes disponibles.

Observa que el propio nombre de la fuente está


representado en ese tipo de fuente, de forma que
podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo.

El menú despegable tiene dos zonas separadas por


una doble línea horizontal, en la parte superior están
las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior
todas las disponibles.

Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de


la barra de desplazamiento de la derecha para que
vayan apareciendo todos los tipos de letra
disponibles, también podemos desplazar el botón
central para movernos más rápidamente.

Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos


basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.

En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos
el nombre, hacer clic sobre el recuadro y teclearlo directamente.

Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la
pantalla que en la impresora.

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Tamaño

De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer


clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.

La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más
utilizados son 10 y 12 puntos.

Estilo

Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres
disponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el texto y hacer clic en
el botón correspondiente.

Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado (se ve en un tono
anaranjado). Para quitar un estilo que hemos aplicado previamente, seleccionar el
texto y volver a hacer clic sobre el estilo.

También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva.
Simplemente hay que aplicar los estilos consecutivamente.
Tabulaciones

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla
de tabulación TAB.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy utiles las tabulaciones.
Word2007 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer
tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada
tabulación.

Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las
tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen.Para establecer cada tabulación repetir

estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botón para activar la regla (se
encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical):

1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la


alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán
apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada,
derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría
francesa.

2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos


establecer la tabulación y hacer clic, veremos como se inserta el icono con la
tabulación seleccionada.

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Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa
tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han


establecido las siguientes tabulaciones:

Izquierda en la posición 2,5

Centrada en la posición 4,7

Derecha en la posición 6,7

Línea vertical de separación en la


posición 8,2

Decimal en la posición 9,2

También podemos hacer doble clic sobre la


regla horizontal para que aparezca el diálogo
de tabulaciones que vemos en la imagen de la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones
de una vez o eliminarlas.

Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla parecida a la
que vemos en la imagen inferior.

Observar la alineación de cada tabulación, la alineación decimal coloca la coma decimal en la


misma columna .También se pueden las Tabulaciones, dando la posición exacta en cm. y
especificando un carácter de relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.

Cambio a mayúsculas

En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar a
mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del

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texto seleccionado: Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto
en minúsculas.

Minúsculas. Todas las letras en minúsculas.

MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.

Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en


mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.

Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.

Revisión ortográfica

Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del
texto o revisar mientras se va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.

Revisar al finalizar.

Para establecer esta forma de revisión debemos ir al Botón Office , hacer clic en el botón
Opciones de Word y allí seleccionar Revisión.

Aparecerá un cuadro de diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar ortografía
mientras escribe.

Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro documento y queremos revisar la ortografía
podemos hacerlo de una de estas formas:

1.- Haciendo clic en la pestaña Revisar y luego sobre el icono de la barra


de herramientas de acceso rápido.

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2.- Pulsando F7.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se


detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello.

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Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones
disponibles en esta ventana.

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INTRODUCCIÓN

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios.

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderá cómo se llaman, dónde están y
para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir
trabajando. Cuando conozca todo esto estará en condiciones de empezar a crear hojas de
cálculo.

 Reconocimiento de la hoja Electrónica

 Consta de 65536 Filas


 Y Las columnas están en forma de letras de A hasta IV
 Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
 Puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo

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Iniciar Excel 2007

Veamos las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.


Coloque el cursor y haga clic sobre el botón Inicio, se despliega un menú; al colocar el cursor
sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en el
computador; coloque el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y
haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

 Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte


superior derecha de la ventana de Excel.

 También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación


de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

 Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

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Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la de otros computadores, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Como puede ver en la figura, este libro consta de varias hojas en las que puede Introducir y editar
información.

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este
programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el computador los reconozca como
tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de
título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo
de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se
asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.

Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras
no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el
número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel
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encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma
Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.
Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de
números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Una columna es el conjunto de celdas


seleccionadas verticalmente. Cada
columna se nombra por letras, por
ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta


1.048.576 y es la selección horizontal
de un conjunto de celdas de una hoja
de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda

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pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observa la ventana de
Excel podrá comprobar todo lo explicado anteriormente.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se
denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa,
columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más adelante
veremos las distintas formas de definir un rango.

 La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando
vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante.

 La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo

 La barra de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

 La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos
y le demos el nombre que queramos.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y


cerrar .

 La barra de acceso rápido :

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
Deshacer o Rehacer .

 La Banda de Opciones

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La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, se reconocen porque tienen un


color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres
cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán
útiles en cada pantalla.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos
espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier
pestaña.

 Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a


nuestras fuentes en la hoja electrónica ya sea para N , K, S o para
alineación de Texto o color.

TIPO DE DATOS EN UNA PLANILLA

Las celdas que contiene cualquier hoja están destinadas a guardar información. En concreto
diremos que la información a guardar en cada una de las celdas podrá ser de uno de los siguientes
tipos: texto, números, o fechas y horas, etc.

1. Tipo Texto -Un texto se compone de letras, números y símbolos. Cuando se Introduce un
texto en una celda, éste se justifica en la parte izquierda de la misma.
2. Tipo Numérico -Al Introducir números, Excel automáticamente les da un formato General,
aunque si se acompaña con un signo de moneda delante del número, o con un signo de tanto
por ciento (%) detrás, les asignará un formato monetario
o porcentual respectivamente. Los números se justifican en la parte derecha de las celdas. Si
cuando se Introduce un número aparecen los signos ####, significa que el número no cabe
en el ancho de la celda, por lo que se deberá ensanchar.

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Para introducir un número con formato de texto se debe poner delante una comilla simple. Un
ejemplo sería códigos de productos, que aún siendo números, nunca se tratan como tales;
algunos de ellos tienen como primer dígito un cero, que al considerarlo como un número
desaparece. Para que un código se trate con formato de texto, a la hora de Introducirlo debe
escribir por ejemplo: '03655485214.

3. Fechas y Horas -Las fechas se almacenan como números de serie, y las horas como
fracciones de decimales. Por este motivo (tener formato numérico), será perfectamente
posible sumar, restar o hacer cualquier cálculo con fechas u horas.

A partir de los datos introducidos, se pueden obtener dos tipos de resultado, bien diferenciados:

o UN VALOR CONSTANTE -Resultado que se obtiene tras haber Introducido directamente en una
celda, un dato de tipo valor numérico, fecha, hora, moneda, porcentaje, fracción o un texto. Este
valor no cambiará a menos que se edite su contenido (es un valor constante).
o UNA FÓRMULA -Resultado que se obtiene tras haber Introducido una secuencia de valores, con
referencias a celdas, funciones u operadores que producen un nuevo valor a partir de los valores
existentes. En general las fórmulas comienzan siempre con el signo (=). Un valor que se ha
creado a partir de una fórmula puede cambiar cuando cambian otros valores de la hoja de cálculo.

Para Introducir información en una celda, basta con seleccionarla e Introducir los datos deseados. En
el momento de Introducir un dato en una celda concreta, podrá ir viendo el dato tanto en la celda
donde lo está Introduciendo, como en la barra de fórmulas. Para acabar de Introducir un dato,
debe pulsar <Enter> si considera que el dato es correcto y desea dejarlo en esa celda, o la tecla
<Esc> cuando no sea así y desee anular la operación. Si mientras lo está Introduciendo comete
algún error, puede corregirlo utilizando la tecla <Retroceso> para borrar los caracteres que acaba
de escribir, o bien las flechas de dirección para mover el cursor hasta donde se encuentre el error, y
así poder corregirlo.

Además si la celda de la derecha estuviese vacía, el texto en la celda izquierda simplemente se


extendería sobre la celda de su derecha. Sin embargo, cuando existen datos en la celda de la
derecha, Excel los trae el frente, ocultando cualquier dato que rebase la celda adyacente.

CONCEPTOS BASICOS EN LA PLANILLA

A continuación detallaremos una serie de herramientas de uso cotidiano en el uso de MS Excel.

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 ¿Cómo deshacer los últimos cambios efectuados?

Al trabajar en cualquier ambiente o plataforma de trabajo es frecuente cometer errores de edición o


de procesos, como respuesta a estos errores podremos hacer uso de esta herramienta utilizado
alguna de las siguientes formas.

 Mediante el teclado: <Control> + <Z>

Sitúese en UNA celda con información y pulse <Supr>.El contenido de esta celda (Fecha Partida)
desaparece. Inmediatamente se da cuenta de que esta información no es la que quería eliminar, y
decide recuperarla. <Control> + <Z>

 Para modificar el contenido de una celda

 Mediante el uso de ratón: Hacer doble clic en la celda en cuestión y modificar su


contenido.
 Mediante el uso de la barra de fórmulas: Seleccionar la celda y hacer clic directamente en
la Barra de Fórmulas.
 Mediante el uso de teclado: Seleccionar la celda y pulsar la tecla <F2> para poder
modificar su contenido.

Observe por ejemplo el contenido de alguna celda con información su libro de trabajo. Para poder
modificar el contenido de la celda, haga doble clic en ella y observará cómo aparece un cursor dentro
de la misma.

Este cursor parpadeante nos indicará dónde estamos situados para poder modificar el contenido de
la celda.

Para desplazarse por el contenido de la celda puede utilizar las teclas de dirección del teclado.

Ubíquese y corrija todas la situaciones que desee y al finalizar confirme los cambios pulsando
<Enter>.

 Para eliminar el contenido de una celda


 Mediante el uso de los menús: Seleccionar la opción Borrar del menú Edición.
 Mediante el uso de teclado:
 Pulsar la tecla <Supr> (borra hacia la derecha del Cursor).
 Pulsar la tecla <Backspace> o retroceso (Tiende a borrar a la izquierda del
Cursor).

Operaciones con archivos

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.
24
Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También
cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

 Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:


Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el archivo ya existía, es decir ya tenía un


nombre, aparecerá en el recuadro Nombre
de archivo su antiguo nombre, si pulsas el
botón Guardar, sin indicarle una nueva
ruta de archivo, modificaremos el
documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado,
sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a
grabar tu trabajo.

a) Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
b) Haga doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
c) En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quieres ponerle a su archivo.
d) y por último haga clic sobre el botón Guardar.

 Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes
de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

25
O bien, haga clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso
Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía.

También puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar


como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos
a guardar.

Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

 Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office

Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

Un archivo de Excel recibe el nombre de LIBRO. Cada libro está compuesto por una o más HOJAS.
Normalmente, al iniciar un nuevo Libro, aparecen tres hojas en blanco, llamadas Hoja1, Hoja2 y
Hoja3.

Se seleccionan haciendo doble click sobre su respectiva pestaña. Las pestañas aparecen en la parte
inferior izquierda de la pantalla.

Las hojas de un libro

En la figura se muestra la Hoja1 seleccionada.

PARA INSERTAR HOJAS


Ejemplo

Para crear Hojas nuevas, existen dos formas.

26
Forma 1:

En el menú principal, seleccionar la opción Insertar


En las opciones que aparecen, seleccionar Hoja de Cálculo

La nueva hoja de cálculo recibe el nombre de


Hoja4 de manera automática

Forma 2: se siguen estos pasos.

Hacer click derecho en la pestaña de cualquiera de las hojas, digamos en la Hoja3. Aparece la
siguente ventana:

Elegir la opción Insertar.

27
En la ventana de selección, elegir Hoja de Cálculo y presionar Aceptar (casi siempre la opción
Hoja de Cálculo está predefinida)

Forma 3: Seleccionar la hoja delante de la cual insertaremos la nueva hoja y pulsar


<Alt>+<Mayús>+<F1> o <Mayús>+<F11>.

La nueva Hoja de Cálculo siempre aparece a la izquierda de la hoja de donde se hizo click derecho:

28
CÓMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CÁLCULO

Explicación

Existen dos formas diferentes para cambiar el nombre de las hojas:

Forma 1:

Hacer doble click sobre el nombre de la hoja a cambiar


Teclear el nuevo nombre
Presionar <INTRO>

Paso 1:

Paso 2:

Forma 2:

1. Presionar el botón derecho del ratón sobre el nombre de la hoja a renombrar.


2. Seleccionar la opción Cambiar nombre
3. Teclear el nuevo nombre
4. Presionar <INTRO>

29
¿CÓMO HACER PARA QUE EL TEXTO RESULTANTE DE UNA FÓRMULA SE MUESTRE EN DOS
RENGLONES?

Solo para textos

Si necesito que el resultado de una fórmula aparezca en dos renglones, lo que tengo que hacer es:

a) configurar la celda para que pueda mostrar varios renglones


b) insertarle un salto de renglón a mi fórmula y listo.

Configurar la celda para que pueda mostrar varios renglones

1. En menú Inicio elija Alineación


2. Seleccionar la casilla que dice Ajustar texto
3. Presionar el botón Aceptar

Insertarle un salto de renglón a mi fórmula

Los saltos de renglón se insertan agregando esta fórmula CARACTER(10)

Por ejemplo, si quiero que en la misma celda aparezca en dos renglones el nombre de la cuidad y el
país, escribo :

=A1 & CARACTER(10) & B1

30
Nota: si no se formatea la celda para que acepte Ajustar el texto, el salto del renglón no tendrá
efecto.

MANEJO DE ARCHIVOS EN MS EXCEL

Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y
cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para
modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que
almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También
cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan
deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:


31
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo
su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear
otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original
tendrás que seguir estos pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a grabar tu trabajo.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.

Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.


y por último haz clic sobre el botón Guardar.

32
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación. Para ello:

 Selecciona la opción Guardar

 Bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará


con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl
+G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle
nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

 Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige

la opción Cerrar.

Si esta opción no se encuentra,


Recuerda el botón para ampliar el
Menú.

33
En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una
modificación no
almacenada, Excel nos
avisará de ello
mostrándonos el
siguiente cuadro de
diálogo:

Haz clic sobre el botón: Cancelar para no cerrar el documento.

No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última
vez que guardamos.

Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre
que tenía.

 Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el


de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos
que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

 Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo...

34
 bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.

En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero si utilizamos
el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana con el siguiente aspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vacío. (Se podría
utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a partir de otros
libros ya creados).
Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.

LISTA DE DATOS

Creación y definición de una lista de Datos

Una lista de Datos no es más que un rango de celdas de la hoja de cálculo. La primera fila del
rango, que puede estar situada en cualquier fila de la hoja de cálculo, contiene los rótulos de las
columnas e inmediatamente debajo de ella, sin ninguna fila en blanco, las filas con la información
deseada.

Los rótulos de los campos se recomienda que sean cortos, aunque pueden estar formados por
cualquier combinación de caracteres, incluidos espacios en blanco y ocupar más de una línea.

A cada fila de la tabla formada, por lo general se le llama registro y contiene un grupo de campos.

No pueden usarse como nombres de campos de funciones o fórmulas que produzcan valores
numéricos, pero sí texto.

Una vez diseñada la estructura de la lista de Datos, se procede a Introducir los registros. Cada
columna de la fila puede contener texto, números fórmulas y funciones, al igual que sucedía en la
hoja de cálculo, pero un registro no puede ocupar más de un línea.

La información se Introduce, alinea formatea de la misma forma que en la hoja de Datos.

Lo mismo sucede cuando hay que borrar o insertar filas o columnas.

La utilidad Auto completar

Cuando se Introduce información en una hoja de cálculo, Excel examina todos los Datos de la
misma columna y comprueba si alguno de los caracteres de la entrada actual coincide con algunas
entradas existentes en esa columna. Si existe algún carácter igual, lo propone como entrada. En
caso de ser correcto pulse Intro para aceptarlo; en caso contrario, siga escribiendo.

La utilidad Autocompletar se puede activar o desactivar de la siguiente forma:

 Seleccione del menú herramientas, Opciones. A continuación seleccione la ficha


Modificar.
 Active o desactive la caja Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Ordenar una lista de Datos


En una lista de Datos, las filas se muestran en el mismo orden en que se han Introducido. La
mayoría de las veces ese orden no guarda ninguna relación respecto a ninguna columna, lo que
dificulta localizar una información correcta. En cambio, si los Datos están ordenados por alguna
columna, encontrar un dato resulta mucho más fácil.

Ordenar una lista por una columna.

 Active una celda perteneciente a la columna por la cual se desea llevar a cabo la ordenación

 Haga clic en el botón Orden Ascendente, , o el botón Orden descendente, , de la barra de


herramientas estándar.

Si la columna contiene entradas numéricas y de tipo texto, Excel, en una ordenación ascendente,
sitúa todas las entradas numéricas antes que las de tipo texto.

Si un dato contiene todo tipo de entradas, en una ordenación ascendente Excel sigue este orden:
números, textos, valores lógicos (primero Falso, luego verdadero), valores de error, celdas en
blanco. La ordenación descendente es la inversa a la anterior, excepto que en ambos órdenes las
celdas en blanco son siempre las últimas.

Ordenar la lista por dos o más columnas

 Active una celda de las lista de Datos a ordenar.


 Seleccione del menú Datos la opción ordenar. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En el área la lista tiene fila de encabezamiento, active la opción sí, en el caso de tenerla.

En el área Ordenar Por seleccione la columna principal por la que se desea llevar a cabo la
ordenación.

Indique el tipo de ordenación deseada, Ascendente o descendente.

En el área Luego por seleccione la columna deseada como segundo criterio de ordenación.

Excel sólo permite ordenar Datos por tres columnas. Cuando se desea ordenar por más de tres
columnas, por ejemplo por cinco, primero se ordenan por las dos últimas columnas en orden de
importancia (como primer y segundo criterio) y luego se vuelve a ordenar por las otras tres
columnas.

En Opciones aparece la siguiente caja de diálogo:


En Primer criterio de ordenación usted puede ordenar una lista de Datos según las series
personalizadas creadas en la fecha Listas personalizadas que aparece al ejecutar herramientas,
opciones.

Para que la ordenación se realice por columnas, active la opción Ordenar de arriba abajo o
Ordenar de izquierda a derecha.

Filtrar una lista

Con un filtro Excel visualiza las filas que cumplen unas determinadas condiciones, mientras que
oculta las demás. Para poder filtrar una lista, ésta debe poseer rótulos de columna. Las filas
filtradas se pueden copiar en otra hoja de cálculo del libro de trabajo actual, si se desea.

Los filtros se pueden aplicar con las opciones:

 Autofiltro.
 Filtro Avanzado.

Autofiltro

Para poder aplicar un filtro, primero hay que identificar la lista que se desea filtrar, y a
continuación aplicarlo.

 Active una celda de la lista de Datos; no es necesario que sea un rótulo. El rango
adyacente a la celda seleccionada es asumido como una lista de Datos en la cual se va a
realizar el filtrado de los Datos.

 Ejecute Datos, Filtro, Autofiltro. Junto a los campos de la lista de Datos aparecen unas
flechas para poder hacer el auto filtrado, como en la siguiente figura:
Haga clic en el menú desplegable del rótulo de campo en el cual se va a especificar la condición de
filtrado. Aparece una lista con todas las ocurrencias de esa columna, ordenadas por orden al
alfabético o numérico.

Al hacer clic sobre la opción deseada, Excel muestra las filas que cumplen la condición. El rótulo
del campo por el que se ha llevado a cabo el filtrado y las filas visualizadas aparecen de color azul.

Al seleccionar la opción Personalizada podemos observar la siguiente caja de diálogo:


En el menú desplegable situado al lado izquierdo podemos seleccionar un operador: mayor o
igual que, es igual a, termina con, entre otros.

En el menú desplegable de la derecha se pueden seleccionar entradas de esa columna.

Puede seleccionar Y (filas que a la vez cumplen ambos criterios) y O (filas que cumplen uno u otro
criterio) según convenga.

Dentro de los criterios personalizados se pueden emplear los comodines * y s. El símbolo asterisco
(*) sustituye a cualquier número de caracteres.
FÓRMULAS EN MICROSOFT EXCEL

¿ QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL ?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de
valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se Introduce dicha
fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más
celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo,
operandos y, con frecuencia, por funciones. Para Introducir una fórmula en una celda, se debe
entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los caracteres
que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar
espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =15+4*3 expresa que se multiplique 4 por 3 y, a continuación, se le


sume 15 al anterior resultado para producir 27 como resultado final.

Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a
celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una
circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.

- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el


operador * (asterisco) multiplica.
- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma
siguiente:

= < operando_A > < operador > < operando_B >

OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores:
aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Tipos de operadores
- Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados
numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) Resta B3-B1


Cambio de signo -A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

- Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores.


Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

Operador de comparación Significado Ejemplo

= ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1<B1

>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

(Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un


valor lógico: VERDADERO o FALSO).
- Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o
concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

- "Sierra"&" Nevada"
& Concatena o une dos valores para produce el valor “Sierra Nevada”
generar un nuevo valor de texto - A3&B3
( "y" comercial) continuo. crea un nuevo valor de texto formado por
el valor de texto que contiene la celda A3
concatenado o unido con el valor de texto
que contiene la celda B3

- Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una


lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como
argumentos en las funciones.

Operador de referencia Significado Ejemplo

Operador de rango que genera una B5:B15


: (dos puntos) referencia a todas las celdas Hace referencia a todas las celdas que se
que se encuentran entre dos referencias a encuentran en el rango B5 hasta B15
celdas.

Operador de unión que combina varias B5:B15;D5:D15


; (punto y coma) referencias en una sola. Hace referencia a las celdas que se
encuentran en el rango B5 hasta B15
más las celdas en el rango D5 hasta D15

Operador de intersección que genera una B7:D7 C6:C8


(espacio) referencia a celdas comunes a las dos Hace referencia a la celda C7
referencias.

Fórmulas compuestas en Excel

No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo
se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o
mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así
como también, para la evaluación de los diferentes operados de manera que se obtenga el
resultado correcto, como por ejemplo, la fórmula =PI()*B1^2 que se presentó anteriormente.

Una fórmula puede entonces tener la siguiente estructura:

= <operandoA><operador1> <operandoB> <operador 2> <operando_C > …….

Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por
otros operandos y operadores.

Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas

Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que
se van a procesar (los operandos), combinados mediante los operadores. El procesamiento u
operaciones especificadas en la fórmula por los operadores se efectúan de acuerdo a un orden
establecido previamente. Para el procesamiento de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a
derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar,
para luego realizar los cálculos u operaciones según el orden encontrado.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una
fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a
la izquierda.

Tabla de precedencia de los operadores


Orden Operador Descripción

: (dos puntos) Operadores de referencia


1º (un solo espacio)
; (punto y coma)

2º - Cambio de signo (como en -A10)

3º % Porcentaje

4º ^ Exponenciación

5º * y / Multiplicación y división

6º + y - Suma y resta

7º & Une dos cadenas de texto


(concatenación)

8º = < > <= >= <> Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte
de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se
procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis
que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3


Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes
que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede
escribir como: =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule primero la suma del valor que se encuentra en la celda B4, luego le sume el valor
constante 25, y después divida el resultado entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

OPERANDOS EN LAS FÓRMULAS

En una fórmula los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones
especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes,
referencias a celdas, funciones.

Constantes

Una constante es un valor que no se calcula ya que el mismo representa su valor. Por ejemplo, la
fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una referencia
a una celda, una fórmula, o un valor obtenido como resultado de una fórmula, no es una
constante.

Si se utilizan constantes en una fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,


=30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula.
En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros
de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas
identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas
mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de
fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida
del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la
intersección de la columna B y la fila 2.

Hace referencia a:

A10 La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10

A10:A20 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.


B15:E15 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

A10:E20 El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

5:5 Todas las celdas de la fila 5

5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.

H:H Todas las celdas de la columna H

H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

Referencia a celdas en otra hoja de cálculo

En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos
en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo.

Nombre de la hoja Referencia a una celda o rangos de celdas de la hoja


=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)

Separa la referencia de la hoja y la referencia de las celdas

En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el
nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de
un rango de celdas.

Referencias relativas y absolutas en las fórmulas

- Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la
posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se
traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de
celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa
una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que
se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene
la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se
modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.

Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace
referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula
de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino
no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas
y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de
columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia
absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a
la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.
Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

- Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc.
Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la
referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa
se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula
=A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la
celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.

Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3


USO DE FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos
utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para
producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor
numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.

Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre(arg 1;arg 2;……;arg n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de


apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma 1[2] y un paréntesis de cierre.

- Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las
diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la
función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la
cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón
para insertar una función en la barra de fórmulas , si está activa esta barra de
fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….

- Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden
ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes,
fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es
definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del
tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas
funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener
argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de
cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la


información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al
ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecerá la descripción de esta función. La información
de la estructura de las funciones sólo aparece para las funciones que vienen integradas en
Excel2[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la función para
indicar que la función está incluida en una fórmula.

Funciones Anidadas
En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual
compara el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50,
para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se Introduce la fórmula.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá
devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el
argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver
VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de
funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una
función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son
ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada
dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los
valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo,
para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se Introduce la fórmula. Para
Introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

Introducir una fórmula sencilla

Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas
fórmulas se muestran a continuación:
Fórmula Acción

=128+345 Suma 128 y 345

=5,25^2 Halla el cuadrado de 5,25

Para Introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee Introducir la fórmula.


2. Escribir el signo igual (=).
3. Introducir la fórmula.
4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada.

Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula
se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por
ejemplo si la celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente
de la celda C2.
Fórmula Acción

=C2 Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=-A10 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda A10

=A1+23 Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Para Introducir estas fórmulas se puede seguir cualquiera de los siguientes procedimientos:

- Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda en que desee Introducir la fórmula.


2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas , escribir = (signo igual).
3. Escribir a continuación la fórmula.
4. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón Introducir .

- Procedimiento 2

1. Seleccionar la celda en que desee Introducir la fórmula.


2. En la celda seleccionada o en la barra de fórmulas , escribir = (signo igual).
3. Comenzar a escribir la fórmula y para ingresar las referencias a celdas dentro de la fórmula,
se selecciona una celda, un rango de celdas, una ubicación de otra hoja de cálculo o una
ubicación de otro libro. Puede arrastrar el borde de la selección de celdas para mover la
selección, o bien arrastrar la esquina del borde para ampliar la selección.
4. Al finalizar de escribir la fórmula se presiona ENTRAR o se presiona el botón Introducir .

Cuando se Introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores
diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al Introducir en la celda D9 la fórmula
=(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:

Introducir una fórmula que contenga una función

Las siguientes fórmulas contienen funciones.

Fórmula Acción

=SUMA(A:A) Suma todos los valores numéricos en la columna A

=PROMEDIO(A1:B4) Calcula el promedio de todos los valores


numéricos en el rango A1:B4
Para Introducir en Excel una fórmula que contenga funciones, como las mostradas en el cuadro
anterior, se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que se desee Introducir la fórmula.


2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic en Insertar función en la
barra de fórmulas , o abrir el menú insertar y seleccionar la opción Función….
3. Seleccionar la función que desee utilizar. Se puede seleccionar de la lista de funciones que
se muestra el nombre de la función; si se hace difícil localizar el nombre de la función que
interesa, se puede seleccionar la categoría a la cual pertenece la función o escribir una
pregunta que describa lo que desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo,
al escribir "sumar números" devuelve la función SUMA).
4. Luego se Introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se
muestran en la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas
para cada argumento. Para Introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden
escribir directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón
Contraer diálogo , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se procede a
seleccionar la celda o celdas en la hoja de cálculo, después se presiona el botón Expandir
diálogo , para volver al cuadro de diálogo.
5. Una vez que se tenga completa la fórmula se debe presionar el botón aceptar, para que la
fórmula se Introduzca en la celda y se calcule su resultado.

Introducir una fórmula con funciones anidadas

Como se mencionó anteriormente, una función anidada es aquella en que uno o varios de sus
argumentos son a su vez funciones. Como por ejemplo:

=SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Esta fórmula produce como resultado la sumatoria de un conjunto de números (SUMA) que se
encuentran en el rango de celdas comprendido desde la celda G2 hasta la celda G5 (G2:G5), sólo
si el PROMEDIO de otro conjunto de números, que se encuentran en el rango de celdas
comprendido desde la celda F2 hasta la celda F5 (F2:F5), es mayor que 50; en caso contrario,
produce como resultado el valor 0 (cero).

Para Introducir esta fórmula se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee Introducir la fórmula.


2. Para iniciar la fórmula con la función, se debe hacer clic o presionar el botón Insertar
función en la barra de fórmulas .
3. Seleccionar la función que se necesita utilizar como función de primer nivel. Se puede
seleccionar de la lista de funciones que se muestra el nombre de la función
correspondiente; si se hace difícil localizar el nombre de la función, se puede seleccionar
la categoría a la cual pertenece la función o escribir una pregunta que describa lo que
desee hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, al escribir "sumar números"
devuelve la función SUMA).
4. Se Introducen los argumentos en su correspondiente cuadro de diálogo que se muestran en
la ventana Argumentos de función, siguiendo las especificaciones indicadas para cada
argumento.
o Para Introducir referencias de celdas como argumentos, se pueden escribir
directamente con el teclado o, como es más fácil y seguro, presionando el botón
Contraer diálogo , para ocultar el cuadro de diálogo temporalmente, y se
procede a seleccionar la celda o celdas en la hoja de cálculo, después se debe
presionar el botón Expandir diálogo , para volver al cuadro de diálogo.
o Para escribir otra función como uno de los argumentos, se Introduce la función en el
cuadro de argumento deseado. Por ejemplo, se puede agregar SUMA(G2:G5) en el
cuadro de edición valor_si_verdadero.
5. Para cambiar las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de
función, se debe hacer clic en el nombre de función en la barra de fórmulas .
Por ejemplo, si se hace clic en SI, aparecerá la descripción de la estructura de la función SI,
con una lista de los argumentos requeridos por esta función.

 Para Introducir la misma fórmula en un rango de celdas, se debe seleccionar en


primer lugar el rango, luego se Introduce la fórmula y, a continuación, se
presionan simultáneamente las teclas <CTRL> y <ENTRAR>.
 Si se está familiarizado con los argumentos de una función, se puede utilizar la información
sobre funciones que aparece después de escribir el nombre de la función y el paréntesis de
apertura. Se puede hacer clic en el nombre de la función para ver el tema de la Ayuda
correspondiente a la función o hacer clic en un nombre de argumento para seleccionar el
argumento correspondiente de la fórmula. Para ocultar la información sobre funciones, en el
menú Herramientas hacer clic en Opciones y desactivar la casilla de verificación
Información sobre herramientas de funciones de la ficha o pestaña General.

Copiar una fórmula

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos
requeridos que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es
frecuente que, por la naturaleza del problema, una fórmula que se ha Introducido en una celda se
necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula
de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de
referencia que se utilice.

Para copiar se pueden utilizar los siguientes procedimientos:

- Procedimiento 1

1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar.


2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado
deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en
una fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta
referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Abrir el menú Edición, y elegir la opción Copiar.
4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la fórmula.
5. Abrir de nuevo el menú Edición. Para copiar la fórmula y el formato hacer clic en Pegar.
6. Para copiar la fórmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuación, en
Fórmulas.

- Procedimiento 2

Si la fórmula que se necesita copiar va a ser copiada a una celda o rango de celdas que están
contiguas o adyacentes a la misma, se puede copiar la fórmula utilizando el cuadro de llenado o
botón de relleno (cuadrado negro pequeño situado en la esquina inferior derecha de la
selección. Cuando se sitúa el cursor del mouse (ratón) sobre el controlador de relleno, el

apuntador cambia a una cruz negra) .


1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar.
2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán el resultado
deseado. Si se requiere, se puede cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en
una fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta
referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.
3. Colocar el cursor sobre el cuadro de llenado y, a continuación, arrastrar el cuadro de
llenado, presionando el botón izquierdo del mouse o ratón, hasta la celda o rango de
celdas en las que se desear copiar la fórmula.
Procedimiento utilizado por Excel para crear las fórmulas que se copian

Cuando se copia una fórmula de una celda a otras u otras celdas el Excel aplica el siguiente
procedimiento:

1. Obtiene el desplazamiento en columnas y filas que existe entre la celda origen y la celda
destino.
2. Para crear la fórmula en la celda destino, utiliza como base la fórmula existente en la celda
origen o celda que se copia, modificando, en cada una de las referencia de celdas que se
encuentran en esta fórmula, la referencia a la columna sumándole o restándole el
desplazamiento de columna obtenido antes, y luego hace lo mismo con la referencia a la
fila. Si la referencia a columna o fila está escrita en forma absoluta, el desplazamiento
encontrado no es aplicado, esto es, la referencia a la columna o fila permanece igual o no
es modificada.

En el ejemplo siguiente se explicará que sucede con las referencias de celda cuando se copia una
fórmula de la celda A1 a la celda C3:

Fórmula que se copia de la celda A1 a la celda C3

Como se puede observar, entre las celdas A1 y C3 hay un desplazamiento en columnas de 2 y un


desplazamiento de filas de 2.

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B3 (columna relativa y fila relativa),


entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =C4*D5, en donde se observa que a
cada columna de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y a cada fila
también se le suma 2.

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta),


entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =C$2*D$3, en donde se observa que
a cada columna de las referencias de celda de la fórmula original se le suma 2, y las filas
permanecen sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del
número de fila).

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa),


entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =$A4*$B5, en donde se observa que
las columnas de las referencias de celda de la fórmula original permanecen sin variar o
fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del nombre de columna) y a
cada fila se le suma 2.
- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila
absoluta), entonces la fórmula que se tendrá en la celda C3 es =$A$2*$B$3, en donde se
observa que tanto las columnas y filas de las referencias de celda de la fórmula original
permanecen sin variar o fijas ya que están escritas como absolutas (el signo $ antes del
nombre de columna).

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =$A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá


en la celda C3 es =$A4*D$3.

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*$B$3, entonces la fórmula que se tendrá


en la celda C3 es =C4*$B$3.

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A2*B$3, entonces la fórmula que se tendrá


en la celda C3 es =C4*D$3.

- Si la fórmula que se tiene en la celda A1 es =A$2*$B$3, entonces la fórmula que se


tendrá en la celda C3 es =C$2*$B$3.

Fórmula en C1 (origen) Tipo de referencias Fórmula en C3

=A2*B3 (columna relativa y fila relativa) =C4*D5

=A$2*B$3 (columna relativa y fila absoluta) =C$2*D$3

=$A2*$B3 (columna absoluta y fila relativa) =$A4*$B5

=$A$2*$B$3 (columna absoluta y fila absoluta) =$A$2*$B$3

=$A2*B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =$A4*D$3

=A2*$B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C4*$B$3

=A2*B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C4*D$3

=A$2*$B$3 (columna o fila absoluta o relativa) =C$2*$B$3

MODIFICAR O EDITAR UNA FÓRMULA

Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no
es conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para
modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:

1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar.
2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas
3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o eliminar caracteres en
la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de
direccionamiento del cursor.
4. Para finalizar la edición y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o
presione el botón Introducir de la barra de fórmulas.

( para cancelar los cambios presione la tecla Escape o presione el botón ).


ELIMINAR FÓRMULAS

Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y
sencillo es el siguiente:

1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula.


2. Presionar la tecla <SUPR>.

Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe
seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

CORREGIR FÓRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas
en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero
ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico,
o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema,
muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos
presentan las mismas opciones.

Celda que posiblemente tiene un problema de fórmula

Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el botón que
al hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando
alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las
comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se
pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.

Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con
toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una
fórmula a una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo
cual lo podríamos interpretar como una señal de precaución.

Más adelante se explicará con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.
ERRORES FRECUENTES EN LAS FORMULAS

En Excel se presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular correctamente la
fórmula para dicha celda. Los valores de error comienzan siempre con el signo de número (#) y
algunos de estos son:

#¡DIV/0¡ : Está tratando de dividir por cero.

# N/A : Se refiere a un valor que no esta disponible.

#¿NOMBRE? : Usa un nombre que Excel no reconoce.

#¡NULO¡ : Específica una interacción inválida de dos áreas.

#¡NUM¡ : Usa un número de manera incorrecta.

#¡REF¡ : Se refiere a una celda que no es correcta al tomarse como referencia.

#¡VALOR¡ : Usa un argumento o un operando equivocado.

#### : Produce un argumento que es demasiado largo para la celda También ocurre cuando un
valor numérico constante es demasiado largo. Esto en realidad no es un error, sino que la columna
debe ser más ancha.

¿CÓMO COMPARAR DOS COLUMNAS A VER SI SON IGUALES?

Explicación

Si se trata de números, puedo restarlos y donde me de diferente de cero significa que en ese
renglón no son iguales. Pero si se trata de textos esta solución no funciona.

Así que mejor, en ambos casos, puedo hacer una comparación entre los dos. Si en C2 pongo esta
fórmula =(A2=B2) Excel va a comparar lo que hay en A2 contra lo que hay en B2. Si las celdas son
iguales, el resultado de la fórmula es VERDADERO. Si las celdas son diferentes, el resultado de la
fórmula es FALSO. De esta forma, puedo detectar diferencias fácilmente.
 Crear una Presentación
A continuación veremos cómo crear una nueva Presentación en blanco, esta opción se suele
utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también
cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.

Crear una Presentación en Blanco

Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos:


- Despliega el Botón Office.
- Selecciona la opción Nuevo.

En el cuadro de diálogo Nueva presentación haz doble clic sobre Presentación en blanco o
selecciónala y pulsa el botón Crear.

Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros
de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan
falta y todo lo demás.

A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora
el propio PowerPoint.

Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede
necesitar nuestra presentación.

A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto tiempo
guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle
perdamos los menos cambios posibles.
Guardar una Presentación
Para guardar una presentación podemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar o también
se puede hacer con el botón .

Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que
mostramos a continuación.

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la


presentación.

También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la
carpeta que figure en el campo Guardar en.

Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la
presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.

Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por
otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 97-2003, desplegaremos la lista de Guardar como tipo:
y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable.

Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la


extensión pptx.

Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la


barra de acceso rápido o seleccionamos la opción Guardar del Botón Office no nos aparecerá la
ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar.

Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva
presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el Botón Office y
seleccionamos la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos
por primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos
presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo
nombre.
Abrir una Presentación

Para abrir una presentación deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Abrir o pulsar la
combinación de teclas CTRL + A.

En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas (en nuestro caso
Reunión Administrativos y aulaClic). Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas
hacemos bastará con hacer clic en su nombre. Este listado se ve generando a medida que usamos
PowerPoint con los últimos documentos abiertos.

Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botón y el archivo
quedará fijado en la lista, de modo que siempre que abrás el Botón Office podrás encontrarlo
rápidamente.

Pulsando Abrir se abrirá la siguiente ventana:


En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad
en la cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a
continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación.
Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón
Abrir.

Para que cuando seleccionemos una presentación aparezca una


pequeña representación de ella en la zona de la derecha deberemos
hacer clic en el botón de vistas y elegir Vista Previa.

Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra


seleccionándola desde el menú Cambiar ventanas de la pestaña Vista.

Insertar una nueva diapositiva

Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal
selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más
fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación.

Puede añadir una diapositiva de dos formas:

 Pulsa en el botón Nueva diapositiva que se


encuentra en la pestaña Inicio.

 bien utiliza las teclas Ctrl + M para duplicar la


diapositiva seleccionada.

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de


esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una
diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta.

Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic


en la flecha que se encuentra bajo el botón Nueva diapositiva,
podremos elegir su diseño o tema.

Puedes escoger entre diferentes diseños, o incluso cargar una


en blanco. Aunque no estés seguro de cómo quieres crear tu
diapositiva, no te preocupes, más adelante veremos como
añadir y quitar elementos.
 Manejar objetos

Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un
gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc.

Estos objetos tienen sus propias características y propiedades que más adelante analizaremos con
más detalle y sobre ellos podemos realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas,
es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.

Seleccionar Objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que


hacer clic sobre él. Si aparece el marco del objeto con este aspecto haz clic sobre el marco y el objeto
pasará a estar seleccionado.

El marco tomará un aspecto diferente como el que te mostramos a continuación.

Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco.

Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla SHIFT (mayúsculas) y con el ratón
selecciona los objetos.

Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada
la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.
Copiar Objetos

Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él hasta que el marco tome este aspecto: . Puedes
seleccionar varios a la vez si lo deseas como hemos visto en el punto anterior.
Luego dar la orden de copiar con el icono de la banda de opciones.

A continuación posicionarse en la diapositiva donde queremos pegar el objeto. Podemos copiar el


objeto en la misma diapositiva o en otra. Para cambiar de diapositiva utiliza el área de esquema.

Por último dar la orden de pegar. - o con el icono de la banda de opciones.

Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima
del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva. Esto lo vemos
en el siguiente apartado.

La acción copiar duplica el objeto, ya que ahora tenemos dos objetos iguales.
Duplicar Objetos

Si queremos copiar el objeto en la misma diapositiva podemos utilizar el método de duplicar objetos
que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que tenemos seleccionado/s.

Para duplicar un objeto primero tienes que seleccionarlo, después


desplegar el menú Pegar de la pestaña Inicio y seleccionar la opción
Duplicar.

También puedes utilizar las teclas Ctrl+Alt+D.

Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

A continuación te mostramos un ejemplo de cómo quedaría la


diapositiva al duplicar un objeto.

después de Ctrl+Alt+D

Como puedes ver encima del objeto original aparece la nueva copia. Si quieres cambiarla de lugar
solo tienes que seleccionarla y desplazarla hasta el lugar que quieras.