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Efectivo y sus Equivalentes 9
EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

Se considera efectivo, todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de
pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de
restricción.
De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:
1) EFECTIVO EN CAJA.
a) Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.

b) Monedas y billetes de otras naciones (divisas).
c) Cheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o depositar.
d) Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
e) Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de
crédito por depositar, etc.
2) EFECTIVO EN BANCOS.
Será considerado como efectivo en bancos lo siguiente:
a) Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
b) Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos
países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que
impidan su libre convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida a
moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero
que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del
saldo del banco en los libros, podemos, en cualquier momento, disponer de ese dinero
Centro de Contadores 223

Contabilidad Financiera
para otros fines, mientras se mantengan en poder de la empresa los cheques que habían
sido emitidos. En todo caso, lo más que podría suceder sería la aparición de un sobregiro
bancario en libros de lo cual hablaremos más adelante.
3) ELEMENTOS EQUIVALENTES AL EFECTIVO.
El Párrafo 6 de la NIC 7, da la siguiente definición equivalentes al efectivo:
“Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo
poco significativo de cambios en su valor.”
Adicionalmente, el Párrafo 7 de la NIC 7, amplía un poco más el concepto de equivalentes del

efectivo, cuando dice:
“Los equivalentes al efectivo se tienen, más que para propósitos de inversión o similares,
para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una inversión financiera
pueda ser calificada como equivalente al efectivo, debe poder ser fácilmente convertible en
una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo insignificante de cambios
en su valor. Por tanto, una inversión así será equivalente al efectivo cuando tenga
vencimiento próximo, por ejemplo tres meses o menos desde la fecha de adquisición. Las
participaciones en el capital de otras entidades quedarán excluidas de los equivalentes al
efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al efectivo, como por ejemplo
las acciones preferentes adquiridas con proximidad a su vencimiento, siempre que tengan
una fecha determinada de reembolso.”
Además, la Sección 7.2 de la VE-NIF PYME señala que, “los equivalentes al efectivo son
inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos
de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros. Por tanto, una inversión
cumplirá las condiciones de equivalente al efectivo solo cuando tenga vencimiento próximo, por
ejemplo de tres meses o menos desde la fecha de adquisición.
Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación similares a los

préstamos. Sin embargo, si son reembolsables a petición de la otra parte y forman una parte
integral de la gestión de efectivo de una entidad, los sobregiros bancarios son componentes del
efectivo y equivalentes al efectivo.”
PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO.

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de efectivo, no cumplen
con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas por parte de la empresa.
En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:
1) NO SERÁ EFECTIVO EN CAJA:
a) Los vales de caja.

Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen
vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de
ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.
224 Centro de Contadores

Efectivo y sus Equivalentes
b) Cheques post-fechados.
Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los casos más corrientes
provienen de los siguientes hechos:
b.1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para
ese momento no tiene fondos, y previa autorización, lo emite con fecha posterior,
pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque
permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo
en un banco.
b.2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al
anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que
pueda ser cobrado o depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo
anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.
c) Cheques devueltos.
En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa
como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un
banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto
a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que
el cheque fue devuelto.
c.1) Cheques devueltos por falta de fondos:

En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya
que la no disponibilidad de fondos en el banco, así lo exige.
Los cheques devueltos por falta de fondos, deberán ser presentados, más bien,
como cuentas por cobrar.
c.2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos.

En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no
disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas
defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos
podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la
causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.
d) Estampillas fiscales y de correos.

Es obvio que, tales estampillas, no son aceptadas como un medio común de pagos. Por
ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como
"existencia de estampillas" en la sección de gastos prepagados del activo.

2) NO SERÁ EFECTIVO EN BANCOS:
a) Depósitos bancarios a plazo fijo.

Cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero a plazo fijo en una institución
financiera, significa que no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo
convenido.
Por supuesto, si el plazo fijo es menor de un año, el monto de esos depósitos deberá
mostrarse en el activo, pero en un rubro diferente a efectivo.
Sin embargo, si, como ya hemos mencionado, el plazo fijo es menor a tres meses, será
considerado como un activo equivalente de efectivo, y presentado como tal en el Estado
de Situación Financiera.
En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado en el activo no

corriente, en el grupo de inversiones financieras a largo plazo.
b) Depósitos bancarios congelados.

Se trata de los casos en que una empresa mantiene depósitos de dinero en instituciones
financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido
intervenidas por las autoridades competentes.
c) Depósitos bancarios para fondos especiales.

En oportunidades, las empresas crean fondos especiales a través de depósitos en
bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición
de activos fijos, amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y
jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso
de que se pierda.
d) Depósitos en bancos extranjeros restringidos.

Cuando se tienen depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está
restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el
monto que corresponda, y ser presentado más bien en secciones diferentes al Efectivo y
Equivalentes al Efectivo.
CAJA.
Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la
empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta
cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el Estado de
Situación Financiera, encabezando el grupo de Activo Corriente.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser:
a) Caja chica
b) Caja principal
CAJA CHICA.
Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se
haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentre en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco
monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algún caso imposible, pagarlas con
cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de
periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc.
En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que se harán por
medio de esta caja durante un período determinado, establecerán el monto del fondo fijo con el
que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.
CONTROL INTERNO.
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario
que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en práctica las
siguientes normas:
1) Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica.
2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este
funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque que se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.
5) Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos prenumerados donde constará la razón del desembolso, cantidad,
autorización y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deberá estar respaldado,
en los casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados
mediante la estampación de un sello que diga "CANCELADO". Así podrá evitarse que vuelvan
a ser presentados para su reposición, y se produzca una "duplicidad de pagos".
7) Los "vales" y el "cambio de cheques" por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de
permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para
ello. En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados
en el banco de inmediato.

8) El fondo de caja chica debe ser repuesto, cuando el efectivo que vaya quedando haya
alcanzado un mínimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto
en esa fecha, sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos
ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que está finalizando.
9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la
existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.
OPERACIÓN DE LA CAJA CHICA.

Con el objeto de explicar cómo, en la práctica, se actúa con respecto al manejo de la caja chica,
desarrollemos un ejemplo.
Ejemplo:
La empresa RÍO TURBIO C.A., decidió crear un fondo fijo de caja chica por Bs. 500,oo cuyo
manejo, además de cumplir con las normas generales de control interno, será llevado de acuerdo
con lo siguiente:
a) Los pagos no podrán ser mayores de Bs. 50,oo.

b) Cuando el efectivo disponible se reduzca a Bs. 200,oo o menos, se procederá a la reposición
del fondo.
Las operaciones realizadas fueron como sigue:
Marzo 03: Se emitió el cheque 2222 del Banco del Caribe por Bs. 500,oo a nombre de Juan
Pérez quien será el custodio del fondo fijo.
Marzo 04: Se pagó Bs. 10,50 por suministros para la oficina.
Marzo 06: Fue cancelado el recibo de teléfono del mes de febrero por Bs. 29,oo.
Marzo 06: Se canceló factura de gasolina puesta a un equipo de transporte por

Bs. 24,oo.
Marzo 08: Se pagó al mecánico Román García Bs. 30,oo por reparación del equipo de
transporte.
Marzo 09: Se pagó por fletes de venta Bs. 28,oo a Transporte Guárico.
Marzo 10: Se pagó viáticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,oo.
Marzo 15: Se canceló al Kiosco Alto Bs. 16,oo por suministro de periódicos de la 1ª quincena
de marzo.
Marzo 17: Se pagó a Cafetería El Galeón Bs. 29,50, por suministro de café en la 1ª quincena
de marzo.
Marzo 20: Se canceló a la Bomba El Águila Bs. 27,oo, por lavado y engrase del camión de
reparto.

Marzo 21: Fue pagado el recibo de luz de febrero por Bs. 50,oo.
Marzo 22: Se pagó Bs. 25,oo a Panadería Funchal por concepto de una torta de cumpleaños
de la secretaria del gerente.
Marzo 22: Se hizo la reposición del fondo mediante la emisión del cheque 2280 del Banco
del Caribe.
Se requiere: Registrar las transacciones señaladas.
De acuerdo con lo que se indica, para crear el fondo fijo de caja chica, se elaboró un cheque por
Bs. 500,oo el cual fue entregado al custodio del fondo, quien posteriormente procedió a cobrarlo
en el banco.
Para registrar la operación, se hará el siguiente asiento:
FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

Marzo 03 --- X ---
CAJA CHICA 500,oo
BANCOS 500,oo
Para registrar la creación del fondo de caja chica. Cheque N°.
2222 del Banco del Caribe.
Ilustración 9.1. Creación de fondo fijo de caja chica
Por supuesto, al pasar el asiento al Mayor General, la cuenta Caja Chica quedaría como se
muestra en la Ilustración 9.2.
En las explicaciones que siguen, podrá observar que, el saldo de esta cuenta permanecerá "fijo",
y sólo volverá a modificarse cuando el fondo vaya a ser aumentado, disminuido o eliminado.
CAJA CHICA
FECHA DESCRIPCIÓN RF DEBE HABER SALDO
Marzo 03 Según diario 500,oo 500,oo
Ilustración 9.2. Mayor de caja chica
Con ello ha sido creado el fondo fijo de caja chica. Es decir, el cajero dispone de Bs. 500,oo en
efectivo para que vaya realizando los pagos a medida que se va presentando la necesidad,
conduciéndose, en todo caso, por las normas establecidas al respecto.
El cajero deberá llevar un mayor auxiliar de caja chica en el que irá registrando el movimiento que
va teniendo el fondo, de acuerdo con lo que se muestra en la ilustración 9.3.

Allí podrá observar que el cajero, a medida que hace los desembolsos, va registrando las partidas
en su mayor auxiliar de caja chica, a la vez que va llevando el saldo del efectivo que le va
quedando.
Cuando se observe que el saldo va llegando al mínimo establecido, se procede a solicitar la

reposición de fondos.
MAYOR AUXILIAR DE CAJA CHICA

Marzo 03 Creación de fondo fijo 500,oo 500,oo
“ 04 Suministros de oficina 10,50 489,50
“ 06 Teléfono febrero 29,oo 460,50
“ 06 Gasolina para equipo de transporte 24,oo 436,50
“ 08 Reparación de equipo de transporte 30,oo 406,50
“ 09 Fletes ventas - Transporte Guárico 28,oo 378,50
“ 10 Viáticos J. Lara 39,oo 339,50
“ 15 Periódicos Kiosco Alto 16,oo 323,50
“ 17 Café - Cafetería El Galeón 29,50 294,oo
“ 20 Lavado y engrase - Bomba El Águila 27,oo 267,oo
“ 21 Luz eléctrica febrero 50,oo 217,oo
“ 22 Torta Panadería Funchal 25,oo 192,oo
“ 22 Reposición de fondos 308,oo 500,oo
Ilustración 9.3. Mayor auxiliar de caja chica.
Para ello, se elabora una relación de los gastos que ha pagado, la cual respaldará con los
respectivos comprobantes y los enviará al departamento correspondiente, donde, previa revisión,
se procederá a ordenar la elaboración del cheque a nombre del custodio del fondo quien, al
cobrarlo, volverá a disponer del fondo fijo en efectivo de Bs. 500,oo. De esta forma, el cajero
podrá hacer nuevos pagos, repitiéndose así el ciclo anterior.
En lo que respecta a contabilidad, observe que no ha intervenido en este proceso hasta el

momento de la reposición. Cuando ese momento llega, se procede a registrar en el diario el
cheque emitido para reponer el fondo fijo.
Para ello, debe ser analizada la naturaleza de los desembolsos realizados a través del fondo, para
determinar en qué cuentas debe hacerse el registro.
En el caso que se está desarrollando, la clasificación se haría como se muestra en la ilustración 9.4.
Observe allí que los desembolsos han sido clasificados de acuerdo con su naturaleza, y luego se
han totalizado los grupos.

CONCEPTOS GASTOS DE GASTOS

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
Suministros de oficina 10,50
Teléfono 29,oo
Gasolina 24,oo
Reparación del equipo de transporte 30,oo
Fletes 28,oo
Viáticos 39,oo
Periódicos 16,oo
Café 29,50
Lavado y engrase 27,oo
Luz eléctrica 50,oo
Agasajos 25,oo
TOTAL 160,oo 148,oo
Ilustración 9.4. Clasificación de desembolsos de caja chica.
Con estos totales, se procede a hacer el asiento de diario como se muestra en la ilustración 9.5.

Marzo 22 --- X ---
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 160,oo
GASTOS DE VENTAS 148,oo
BANCOS 308,oo
Para registrar reposición de caja chica, cheque N°. 2280
Banco del Caribe.
Ilustración 9.5. Registro de reposición de caja chica
Así se cumple un ciclo de Caja Chica. Observe que, en el asiento, no intervino para nada la
cuenta Caja Chica. Realmente, no tiene que intervenir. Como ya fue explicado, esta cuenta sólo
volverá a ser utilizada cuando, en la transacción, esté involucrado un aumento, disminución o
eliminación del fondo fijo.
AUMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

En oportunidades, una vez creada la caja chica, y puesto en práctica el proceso de pagos, puede
suceder que el fondo fijo creado resulte insuficiente, debido a que el volumen de pagos es
demasiado grande, lo cual requiere que se tenga que reponer con demasiada frecuencia. En estos
casos, por lo general, se decide aumentar el fondo existente en una cantidad que, previo análisis,
se considere razonable. Expliquemos con un ejemplo, cómo actuaríamos en contabilidad en esos
casos.

Ejemplo:
La empresa RÍO CLARO C. A. tiene constituido un fondo fijo de caja chica de Bs. 400,oo al
31-03 y, por considerarlo insuficiente, el día 1 de Abril se decide aumentarlo en Bs. 200,oo, para lo
cual se emite el cheque No. 3152 del Banco de Venezuela.
Se requiere: Registrar la operación.
Para este momento, la cuenta CAJA CHICA, en el mayor, sería como sigue (ilustración 9.6):
CAJA CHICA
Marzo 31 Saldo a la fecha 400,oo

Una vez emitido y cobrado el cheque para el aumento del fondo fijo, se hará el siguiente asiento de
diario (ilustración 9.7)

Abril 01 --- X ---
CAJA CHICA 200,oo
BANCOS 200,oo
Incremento de fondo de caja chica.
Ilustración 9.7. Registro del aumento de la caja chica
Observe que el asiento hecho, es similar al que se hizo cuando, inicialmente, fue creado el fondo
fijo.
Al procesar el asiento en el Mayor, éste quedaría como sigue:

CAJA CHICA
FECHA DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER SALDO

Abril 01 Según diario 200,oo 600,oo
Como puede ser observado, a partir de este momento, el fondo fijo quedó en Bs. 600,oo.
DISMINUCIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

También puede suceder que, en un momento dado, se considere que el fondo fijo creado es
demasiado alto en relación con las necesidades que se tienen. Cuando este es el caso, se
procede a disminuir el fondo existente en la cantidad que se decida. Tal cantidad, debe ser
depositada en el banco. Expliquémoslo con un ejemplo.

Ejemplo:
La empresa RÍO CLARO C. A. tiene creado un fondo fijo de Bs. 600,oo al 30-06. El
01-07, se decide disminuir el fondo fijo en Bs. 100,oo, para lo cual se procedió a depositar en el
Banco de Venezuela la cantidad disminuida.
Se requiere: Registrar la transacción.
Para la fecha de la operación, la cuenta CAJA CHICA se mostraba como sigue (ilustración 9.9)
CAJA CHICA

Una vez hecho el depósito en el banco, por Bs. 100,oo, se realizará el siguiente asiento
(ilustración 9.10).

Julio 01 --- X ---
BANCOS 100,oo
CAJA CHICA
100,oo
Para registrar disminución del fondo de Caja Chica
Ilustración 9.10. Registro de disminución de caja chica
Y al pasar el asiento al Mayor, éste quedaría como sigue (ilustración 9.11)
CAJA CHICA

Julio 01 Según diario 100,oo 500,oo
A partir de este momento, el fondo fijo de caja chica quedó en Bs. 500,oo.
ELIMINACIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

Cuando se presente el momento en que no se requiera la existencia del fondo fijo, se procederá a
eliminarlo. Para ello, el monto que se tenga como fondo fijo, se depositará en el banco y se
realizarán los registros correspondientes. Desarrollemos el caso con un ejemplo.

Ejemplo:
El 15-10, la empresa RÍO CLARO C. A., decidió eliminar el fondo fijo de Bs. 500,oo que
existía en esa fecha. Para ello, se procedió a depositar en el Banco de Venezuela, el saldo
existente.
Se requiere: Registrar la transacción.
En este caso, se realizaría el siguiente asiento (ilustración 9.12)

Octubre 15 --- X ---
BANCOS 500,oo
CAJA CHICA
500,oo
Para eliminar fondo de Caja Chica.
Ilustración 9.12. Registro de eliminación de caja chica
Después de ello, al pasar el asiento al Mayor, éste quedaría como sigue (ilustración 9.13):
Obsérvese cómo, al final, la cuenta CAJA CHICA, al no existir fondo fijo, quedó con saldo cero.
CAJA CHICA

Julio 01 Según diario 100,oo 500,oo
Octubre 15 Según diario 500,oo 0,oo
CAJA GENERAL.
Es ésta la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o
permanece dentro de las instalaciones de la empresa.
CONTROL INTERNO.
El éxito de la buena administración del efectivo descansa en las "fortalezas" que contenga el
control interno establecido.
Prácticamente, todas las transacciones que realiza una empresa afectan o afectarán en el futuro
el rubro efectivo.
Si a esta particularidad le añadimos la de que, por su naturaleza, es el activo que más se presta
para manejos no idóneos, son razones poderosas para poner especial énfasis en la implantación
de un estricto y efectivo control interno.

A continuación, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y

poner en marcha el sistema de control interno:
1) Separación de funciones.
Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en
operaciones de autorización ni de registros contables.
Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a:

a) Facturación y entrega de mercancía.
b) Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.
c) Elaboración y envío de estados de cuentas a los clientes.
d) Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
e) Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
f) Autorización para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
g) Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.
2) Depósitos diarios.
No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los
que se hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el
banco en forma diaria.
Este paso del control interno quedaría aún más reforzado si se establece que, una vez hecho
el depósito bancario, las planillas de depósito sean entregadas directamente a contabilidad y
no al cajero.
3) Endoso de cheques recibidos.

A todos los cheques recibidos de terceros, se les debe estampar inmediatamente, en el
reverso, un sello que diga "sólo para depositar en cuenta corriente número...". De esta
forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.
4) Entradas de efectivo por cobranzas.

El control de los ingresos por cobranzas comienza desde el momento que se entrega a los
cobradores los documentos para que sean cobrados.
Con tales documentos: facturas, letras de cambio, etc., debe elaborarse un listado por
duplicado de manera que al cobrador se le entrega el original junto con los documentos por
cobrar en cuestión, mientras que la copia, debidamente firmada por el cobrador, queda en el
departamento de cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborará un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con
el efectivo cobrado, entregará al cajero, quien lo firmará y devolverá al cobrador el original y
duplicado. Éste, a su vez, los entregará a cobranzas junto con los documentos por cobrar
que no pudieron ser cobrados ese día. El departamento de cobranzas, enviará a
contabilidad el duplicado mientras que, el original, queda en ese departamento para sus
respectivos controles.
El cajero, por su parte, al finalizar el día, procede a elaborar la planilla de depósito bancario el
cual se hará, a más tardar, el día siguiente.

Una vez hecho el depósito, el cajero envía a contabilidad la copia del depósito junto con el
triplicado del informe de cobranza, donde será cotejado con la copia del informe recibida del
departamento de cobranzas y procede a realizar los registros pertinentes.
5) Ingresos recibidos por correo.

Aunque en esta época este procedimiento de cobro no es muy utilizado, en los casos en que
se reciban ingresos a través del correo, el control debe comenzar desde el momento mismo
en que el sobre es abierto.
Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo, son cheques a los cuales debe
estampársele inmediatamente el sello de "sólo para depositar en la cuenta corriente
número...".
Será elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales serán
posteriormente entregados al cajero, quien firmará el original y duplicado del informe y los
devolverá a la persona encargada de recibir la correspondencia. Ésta, enviará a contabilidad
el original para el registro y comprobaciones posteriores, y se quedará con el duplicado como
evidencia de haber cumplido con la parte del proceso que le corresponde.
Finalizado el día, el cajero procederá a hacer el depósito por la totalidad de los ingresos
recibidos, y enviará una copia de la planilla a contabilidad, junto con el triplicado del informe
que obtuvo del empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de este informe,
queda archivado en el departamento de caja.
6) Ingresos por ventas al detalle.

Los ingresos por concepto de ventas al detalle, requieren también de un control interno
estricto. En términos generales, se sugiere actuar como sigue:
Al ser realizada una venta de contado por mostrador, el vendedor elaborará una factura por
triplicado y se la entregará al cliente, quien pasará por la caja y pagará el monto
correspondiente.
El cajero pondrá el sello de cancelado a los tres ejemplares de la factura y devolverá el

original y duplicado al cliente, quien regresará a retirar la mercancía comprada, previa la
entrega del duplicado de la factura cancelada en la sección de despacho. El cliente se
quedará con el original de la factura cancelada.
El vendedor enviará los duplicados de las facturas a contabilidad para su registro mientras
que el cajero, realizará el proceso de depósito bancario ya explicado, enviando una copia del
mismo a contabilidad.
ARQUEOS DE CAJA.
Las medidas que se adopten para que el control interno sea útil, deben ser reforzadas con
arqueos de caja.

Consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se
encuentre en poder del cajero, así como de cualesquiera documentos que respalden
justificadamente la ausencia de él, tales como facturas de gastos, vales, etc., especialmente en
los casos de caja chica.
Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser "sorpresivos" y, en su ejecución,
es recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:
1) Valores que están sujetos al arqueo.

Deberá ser contado "absolutamente todo" lo que se encuentre en poder del cajero en el
momento de hacer el arqueo.
2) Arqueos del fondo de caja chica.

Tratándose de un fondo fijo, deberá contarse, además del efectivo, cualquier documento
que respalde la utilización del efectivo faltante.
3) Arqueo en la caja general.

En términos generales, la existencia que pudiese haber en esta caja a la fecha del arqueo,
se refieren a ingresos que están pendientes por depositar.
4) Simultaneidad en los arqueos.

Cuando en la empresa existan varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma
simultánea en la misma fecha y hora. De esa forma, se evita la posibilidad de realizar
"traslados" de fondos de una caja a la otra con el objeto de "cubrir" faltantes en caso de
haberlos.
5) Presencia del custodio en el arqueo.
Es indispensable que, mientras dure el conteo, el custodio o cajero permanezca presente
en el lugar y que, por ninguna circunstancia, se permita que se ausente.
6) Evidencia del arqueo realizado.

El funcionario que hace el arqueo, debe dejar evidencia detallada de los valores
encontrados, mediante la elaboración de un formulario similar al mostrado en la ilustración
9.14. Como puede observarse, este formulario está diseñado para relacionar en él, dinero,
cheques, facturas de gastos y cualquier otro tipo de valor que se encuentre en el conteo.
Sin embargo, de no ser suficiente el espacio, se pueden crear "anexos" donde pueden
ser detallados otros elementos encontrados tales como prendas, relojes, etc., lo cual
pudiera ser indicio de alguna irregularidad.
Por supuesto, al final del formulario de arqueo, deberá ser obtenida una declaración del
custodio, más o menos en los siguientes términos:
"Los fondos que arriba se especifican, fueron contados en mi presencia y pertenecen a la
empresa, siendo los únicos que estaban en mi poder al (fecha del arqueo), y me fueron
devueltos a mi entera satisfacción después de ser contados.
Firma del custodio.

LA MACARENA C.A. ARQUEO DE CAJA
FECHA _____________ HORA: _____________ CUSTODIO: _________________________________

EFECTIVO:
a) Monedas:
____ de 1,oo: Bs.......................
____ de 0,50: Bs.......................
____ de 0,25: Bs.......................
____ de 0,125: Bs.......................
____ de 0,10: Bs.......................
____ de 0,05: Bs.......................
____ de 0,01: Bs…………….....
Total Monedas Bs.____________
b) Billetes:
____ de 500: Bs.......................
____ de 100: Bs.......................
____ de 50: Bs.......................
____ de 20: Bs......................
____ de 10: Bs......................
____ de 5: Bs......................
____ de 2: Bs......................
Total Billetes Bs. ____________
Total Efectivo
Bs..............................
CHEQUES:
Número Fecha ___ Banco Bolívares__
____________ ____________ _______________ _____________
Total Cheques Bs............................
TARJETAS DE CRÉDITO
Número Clase ___ Banco Bolívares__
____________ ____________ _______________ _____________
Total Tarjetas de crédito Bs............................
COMPROBANTES:
Número Fecha __ Beneficiario __ Bolívares__
____________ ____________ _______________ _____________
Total Comprobantes Bs. ____________
TOTAL ARQUEO Bs. .
Recibo del custodio: Los fondos que arriba se especifican fueron contados en mi presencia y pertenecen a
la empresa, siendo los únicos que estaban en mi poder al / / , y me fueron devueltos a mi entera
satisfacción después de ser contados.
___________________________
Firma del Custodio
Ilustración 9.14. Hoja de arqueo

7) Ingresos por depositar incluidos en el arqueo.

Con el fin de cerciorarse de que los fondos por depositar encontrados en la caja general
son legítimos, debe exigirse que tales fondos sean depositados íntegramente en el
banco, a más tardar en el día hábil siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado
posteriormente mediante la obtención de la copia de la planilla de depósito
correspondiente, comparando el contenido de la misma con los fondos encontrados en el
arqueo. En caso de que tal depósito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna
discrepancia, debe ser investigada la causa.
DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS.

Una vez hecho el conteo, el siguiente paso será comparar el total obtenido en el arqueo con el
saldo que tenga la cuenta caja para ese momento en el libro mayor. De no haber ocurrido ningún
tipo de anormalidad, deben cuadrar.
Sin embargo, puede suceder que no cuadren y, en tal caso, aparecería lo que en contabilidad se
denomina "diferencias en caja".
El tratamiento que estas diferencias en caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que
ocasiona tal diferencia.
Básicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios. Por el momento, nos
ocuparemos sólo de los errores involuntarios. De los voluntarios hablaremos en este mismo
capítulo cuando tratemos el tema de errores y fraudes.
Desde el punto de vista de quién los comete, los errores pueden ser:
a) Errores cometidos por el cajero.

b) Errores cometidos por contabilidad.
TRATAMIENTO CONTABLE A LOS ERRORES COMETIDOS.

Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Comentaremos aquí
algunos de los más comunes, así como la forma en que la contabilidad actúa para solucionar cada
caso. Para ello nos basaremos en el desarrollo de eventos hipotéticos sustentados en cifras
pequeñas para lograr mayor claridad en las explicaciones.
Ejemplo 1
1) El 20-01-2014 se hizo un arqueo de caja. El total del mismo alcanzó a Bs. 10.560,oo,
mientras que el saldo de la cuenta caja era de Bs. 11.560,oo.
2) El 25-01-2014 se determinó que la diferencia se debió a que el 19-01-2014 el cajero había

hecho el depósito 2940 por Bs. 1.000,oo en el Banco Venezuela pero, la copia de la planilla
de depósito, no había sido enviada a contabilidad para su registro.
Se pide:
a) Registrar la diferencia detectada en el arqueo.
b) Registrar la corrección definitiva del error.

En primer lugar, establezcamos la diferencia encontrada:
Saldo según la cuenta Caja 11.560,oo

Saldo según arqueo 10.560,oo
Diferencia (de menos) 1.000,oo
Habiendo determinado la diferencia, se procede a registrar en contabilidad el hecho de que

se hizo un arqueo y se encontró una diferencia de menos por Bs. 1.000,oo. Esta diferencia
debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada Diferencias en Caja por Localizar, la
cual permanecerá abierta con ese saldo mientras se estén investigando las razones por las que
esa diferencia se produjo.
El asiento a realizar podríamos razonarlo como sigue:
¿Quién recibió el dinero que falta en caja?

No se sabe. Existe una especie de "suspenso". Por lo tanto, mientras se aclara, le
cargaremos a Diferencias en Caja por Localizar.
¿Quién entregó el dinero que falta?

Fue entregado por la caja. Luego se le abonará a Caja
Por lo expuesto, el asiento quedará como sigue (ilustración 9.15).

Enero 20 --- X ---
DIFERENCIAS EN CAJA POR LOCALIZAR 1.000,oo
CAJA 1.000,oo
Para registrar diferencia (de menos) localizada en arqueo del 20-01-
2014
Ilustración 9.15
Si es pasado al mayor el asiento hecho, las cuentas quedarán como sigue (ilustración 9.16)
DIFERENCIAS EN CAJA
CAJA
POR LOCALIZAR
DEBE HABER DEBE HABER
Saldo anterior 11.560,oo
1.000,oo (1) (1) 1.000,oo
Saldo ajustado 10.560,oo Saldo 1.000,oo
Ilustración 9.16

Como puede ser observado, al abonar a la cuenta Caja Bs. 1.000,oo, el saldo bajó a
Bs. 10.560,oo, con lo cual queda cuadrado con el monto encontrado en el arqueo.
Sin embargo, la cuenta Diferencias de Caja por Localizar, estará señalando

permanentemente que existe una situación que debe ser aclarada.
De hecho, se realizaron las investigaciones correspondientes y se determinó que un depósito

de efectivo hecho en el banco el día 19-01-2014, no había sido reportado a contabilidad, razón
por la cual tampoco había sido registrado.
Una vez aclarada la causa de la diferencia, debe hacerse el asiento que sigue (ilustración 9.17)
para regularizar las cuentas afectadas, el cual podríamos razonar así:
¿Quién recibió el dinero que faltó en caja?

El banco. Luego se le carga a la cuenta Bancos
¿Quién entregó el dinero que se depositó en el banco?

En realidad, lo entregó la caja. Sin embargo, ya a la cuenta Caja se le abonó en el primer
asiento cuando se detectó el faltante. Ahora, debe abonársele a la cuenta Diferencias en
Caja por Localizar para eliminar ese hecho que ya, una vez aclarado, no existe.
El asiento a realizar sería:

Enero 25 --- X ---
BANCOS 1.000,oo
Para registrar aclaración faltante en arqueo del 20-01-2014.
Depósito N°. 2940 Banco Venezuela
Ilustración 9.17
Luego, al pasar al mayor el asiento realizado, las cuentas quedarían regularizadas como sigue
(ilustración 9.18).
DIFERENCIA EN CAJA POR

CAJA BANCOS
LOCALIZAR
DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER
11.560,oo
1.000,oo (1) (1) 1.000,oo
1.000,oo (2) (2) 1.000,oo
10.560,oo 1.000,oo 1.000,oo 1.000,oo
Ilustración 9.18
Observe que la cuenta Diferencias en Caja por Localizar quedó cerrada, mientras que a
bancos, se le cargó los Bs. 1.000,oo que se le habían depositado, pero que no se había registrado.

Ejemplo 2
1) El 15-03-2014, se hizo un arqueo de caja que arrojó un total de Bs. 8.600,oo. El saldo de la
cuenta caja para esa fecha era de Bs. 7.200,oo.
2) El 28-03-2014, después de una investigación al respecto, se determinó que la diferencia
se debió a que el día 10-03-2014, se hizo la cobranza de la factura 2849 al cliente A.
Lusitano por Bs. 700,oo y, en contabilidad, se hizo el siguiente asiento:

Marzo 10 --- X ---
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 700,oo
CAJA 700,oo
Se Pide:
a) Registrar la diferencia de caja encontrada en el momento del arqueo.
b) Registrar la regularización como consecuencia de haber detectado el error.
En primer lugar, analicemos lo ocurrido. Se hizo un arqueo de caja y resultó lo siguiente:
Efectivo encontrado en el arqueo 8.600,oo

Saldo según la cuenta Caja 7.200,oo
Diferencia (de más) 1.400,oo
En vista de ello, desconociendo en este momento las razones de esa diferencia, el contador
razonará como sigue para registrar el hecho y dejar evidencia en contabilidad de lo ocurrido:
¿Qué cuenta recibe?

Es obvio que si en la caja hay Bs. 1.400,oo más que el saldo que esta cuenta tiene en el
mayor, se asume que caja recibió ese monto y no ha sido registrado. Por lo tanto a Caja se
le carga.
¿Qué cuenta entrega?

Realmente, no se conoce en este momento la razón por la que caja recibió los
Bs. 1.400,oo; por lo tanto, existe un suspenso hasta que el hecho se aclare. Mientras tanto,
utilizaremos la cuenta Diferencias en Caja por Localizar, a la que le abonaremos los
Bs. 1.400,oo.
El asiento a realizar sería (ilustración 9.19)

Marzo 15 --- X ---
CAJA 1.400,oo
Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014

Al pasar este asiento al mayor, las cuentas quedarían como sigue (ilustración 9.20)
DIFERENCIAS EN CAJA
CAJA
POR LOCALIZAR
DEBE HABER DEBE HABER
7.200,oo
(1) 1.400,oo 1.400,oo (1)
Saldo 8.600,oo 1.400,oo Saldo
Ilustración 9.20
,
De esta forma observemos que el saldo de la cuenta caja, coincide con el monto encontrado en el
arqueo; es decir, Bs. 8.600,oo. Por su parte, la cuenta Diferencias en Caja por Localizar nos
está indicando que hay que investigar una diferencia en caja (sobrante) encontrada en el arqueo.
Después de ello, las personas involucradas procederán a investigar y detectar las razones por las
que se pudo haber producido esa diferencia.
Pasado algún tiempo, se determinó que esa diferencia, de más, se debió a que se había hecho
el cobro de una factura a un cliente por Bs. 700,oo y en contabilidad se hizo el siguiente asiento
(ilustración 9.21)

Marzo 10 --- X ---
CAJA 700,oo
Para registrar diferencia en el arqueo del 15-03-2014
Ilustración 9.21
Es obvio que este asiento es incorrecto. Está hecho al revés. Se le abonó a caja en vez de
cargarle y eso ocasionó que la diferencia se duplicara. Además, la Cuenta por Cobrar, también
quedó errada ya que debió habérsele abonado en vez de cargarle.
Para corregir el error, deberá ser revertido el asiento mal hecho pero por Bs. 1.400,oo como se
indica a continuación (ilustración 9.22)

Marzo 28 --- X ---
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 1.400,oo
Ilustración 9.22

Observe que, al hacer el asiento antes mostrado, han sido alcanzados dos objetivos:
1) Habiendo quedado aclarada la causa de la diferencia en el arqueo, debe ser cerrada la

cuenta Diferencias en Caja por Localizar. Para ello, observe en la ilustración 9.20 cómo
se encuentra esta cuenta. Tiene un saldo acreedor de Bs. 1.400,oo. Por lo tanto, para
cerrarla, se le debe cargar esa cantidad.
2) Por otra parte, Cuentas por Cobrar debe ser también regularizada. Si observa la ilustración
9.21, el asiento que allí se muestra fue el que se hizo para registrar el cobro de una factura
a un cliente, y ya se comentó que fue hecho al revés. Se le cargó en vez de abonarle. Pues
bien, para corregir ese error, se le debe abonar a Cuentas por Cobrar Bs. 700,oo dos
veces: una, para anular el cargo mal hecho y otra, para hacerle el crédito que le
corresponde por tratarse del cobro de una factura. Es decir, se le debe abonar, en total,
Bs. 1.400,oo.
En realidad, cada error que se comete tiene características diferentes y, por lo tanto, la solución
será también diferente. En clase comentaremos algunos otros casos.
FRAUDES CON EL EFECTIVO EN CAJA.

El efectivo es uno de los bienes que más estimula para cometer irregularidades. Por ello, el
sistema de control interno debe ser particularmente sólido en esta área, pues siempre habrá la
posibilidad de que alguien esté maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de él.
Veamos a continuación, algunas de las formas más comúnmente utilizadas para ello:
1) Sustracción de fondos de caja chica.

La característica de fondo fijo que tiene esta caja, desestimula en parte la apropiación
indebida de este fondo. Sin embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones
mediante la introducción de comprobantes ficticios o de comprobantes que ya habían sido
reembolsados con anterioridad.
El examen detenido de los comprobantes de gastos que el custodio presente para su

reembolso, así como la inutilización de los mismos estampándoles un sello que diga
"CANCELADO", minimizará la posibilidad de robo por esta vía.
2) Centrífuga, traslapo o jineteo de fondos.

Consiste esta práctica en apropiarse del producto de una determinada cobranza, no
reportándola oportunamente. Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o
superior a la anterior, reporta la primera cobranza sustraída apropiándose de la diferencia, y
así sucesivamente. Expliquémoslo con un ejemplo. Suponga que se realizaron las siguientes
cobranzas:
Mayo 01: Cliente A Bs. 4.000,oo

Mayo 10: Cliente B Bs. 7.000,oo
Mayo 12: Cliente C Bs. 1.000,oo
Mayo 25: Cliente D Bs. 12.000,oo

Comentemos cómo se produciría el jineteo de fondos:
Mayo 01: El primer paso consiste en que el cajero se apropia indebidamente de la cobranza
hecha al cliente A por Bs. 4.000,oo.
Mayo 10: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo, de los cuales
toma Bs. 4.000,oo y los reporta como cobranza del cliente A, apropiándose de la
diferencia, Bs. 3.000,oo, con lo cual el desfalco asciende a Bs. 7.000,oo.
Mayo 12: El cajero recibe una nueva cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo y se los apropia,
no reportando la cobranza a contabilidad. Con ello, el monto del desfalco alcanza a
Bs. 8.000,oo.
Mayo 25: Se recibe una cobranza por Bs. 12.000,oo con lo cual:
a) El cajero reporta la cobranza del cliente B por Bs. 7.000,oo.

b) También reporta la cobranza del cliente C por Bs. 1.000,oo.
c) Se apropia de la diferencia Bs. 5.000,oo. De esta forma el desfalco alcanza a
Bs. 12.000,oo.
Y así sucesivamente. Por supuesto, este tipo de irregularidades será detectado rápidamente,
si se implanta un adecuado control interno, principalmente en lo relacionado con la división de
funciones, y se envía con regularidad a los clientes sus respectivos estados de cuenta. Éstos,
al notar que su pago no ha sido abonado en cuenta, con seguridad se comunicarán con la
empresa para expresar su inconformidad, y ahí se iniciará la investigación que conducirá al
descubrimiento del desfalco.
3) Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja.

Si existe una adecuada división de funciones, se requiere que dos o más personas estén de
acuerdo para que este desfalco pueda llevarse a cabo.
Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropiándose indebidamente del dinero y, en

vez de cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como, devoluciones y
descuentos, en cuyo caso, estaría siendo presentada la transacción como si se tratara de que
se está dando de baja una cuenta por cobrar o que, en vez de una cobranza, se está
registrando una devolución o un descuento.
4) Bonificaciones y descuentos ficticios.

En este caso, el desfalco consistiría en que, por ejemplo, se realiza una cobranza a un cliente
y, al reportarla, se registra como si se hubiese otorgado algún descuento, y, sólo una parte,
como ingreso de efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes inexistentes.

Esta modalidad consiste en que, cuando se hace una venta a crédito, se le carga a una
cuenta de un cliente imaginario. Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se
intercepta el dinero apropiándoselo. Más tarde se reporta la cuenta del cliente ficticio como
incobrable y se le da de baja.

Así, podrían ser escritas páginas y páginas donde se relatarían infinidad de formas puestas en
práctica para desfalcar. Sin embargo, todas ellas han sido descubiertas más tarde o más
temprano. Realmente, donde estas irregularidades se han producido, tiene como elemento
común un débil o inexistente sistema de control interno. Este hecho es el mejor estimulante
para cometerlas. Por lo tanto, su esfuerzo como contador, no debe estar en cómo descubrir los
desfalcos, sino en cómo evitar que se cometan. Para lograrlo, no hay mejor medicina preventiva
que un buen sistema de control interno.

EJERCICIOS.
EJERCICIO 9.1.
1) Defina qué se entiende por efectivo y equivalentes al efectivo.

2) Defina efectivo en caja y mencione los rubros que lo conforman.
3) Defina qué es efectivo en bancos y los elementos que lo componen.
4) Existen una serie de elementos que pueden confundirse con el efectivo no siéndolo.
Mencione cuáles.
5) Defina la cuenta Caja y en qué grupo de cuál estado financiero debe ser presentada esta
cuenta.
6) ¿Qué es la Caja Chica y para qué se utiliza?
7) Mencione los elementos de control interno que deben activarse en torno a:
a) Caja Chica.
b) Caja General.
8) ¿Qué se entiende por arqueo de caja?
9) Para que un arqueo de caja sea útil, se requiere que se cumplan ciertos aspectos. Diga
cuáles y explíquelos brevemente.
10) Al hacer arqueos de caja, con frecuencia se encuentran diferencias. Comente brevemente
algunas causas por las que tales diferencias pueden presentarse.
11) Comente brevemente algunas formas de cometer fraudes.
EJERCICIO 9.2.
La empresa LA FLECHA C.A. decidió crear un fondo fijo de caja chica, la cual se regirá por las
siguientes normas:
a) El fondo fijo será de Bs. 300,oo.

b) Se podrán pagar gastos que no excedan de Bs. 40,oo.
c) Será repuesto con cheque del Banco del Sur, cada vez que el fondo llega a Bs. 50,oo ó
menos.
Junio 01: Fue creado el fondo fijo mediante la emisión del cheque 3201 del Banco del Sur.
Junio 03: Se pagó Bs. 30,oo por concepto de taxi.
Junio 04: Se pagó Bs. 30,oo por concepto de gasolina para el equipo de transporte a la Bomba
El Drago.
Junio 04: El Kiosco La Prensa presentó factura por Bs. 35,oo por periódicos suministrados que
fueron pagados.
Junio 06: Se dio adelanto a cuenta de sueldos al trabajador José Pérez por Bs. 40,oo.
Junio 08: Se pagó gasolina para el equipo de transporte por Bs. 27,oo a la Bomba El Drago.
Junio 10: Se pagó Bs. 33,oo por artículos de limpieza al Abasto Coimbra.
Junio 12: Se decidió incrementar el fondo fijo en Bs. 200,oo para lo cual se emitió el cheque
N°. 3298 del Banco del Sur.

Junio 12: Se pagó Bs. 22,oo por artículos para la oficina a la Librería El Lápiz.
Junio 15: Se pagó Bs. 30,50 por flete de ventas a Transporte El Águila.
Junio 18: Se pagó Bs. 21,oo a Cafetería El Marroncito por concepto de suministros de café.
Junio 22: Se canceló el teléfono por Bs. 40,oo.
Junio 25: Se pagó Bs. 34,oo por periódicos al Kiosco La Prensa.
Junio 28: Se concedió un adelanto a cuenta de sueldo por Bs. 40,oo a Juan Gómez.
Junio 29: Se decidió reducir el fondo fijo de la caja Chica en Bs. 50,oo, cuyo monto fue
depositado en el Banco del Sur.
Junio 29: Se pagó la luz por Bs. 39,oo.
Se pide:
1) Registrar en el diario la creación del fondo fijo.

2) Elaborar el movimiento del mayor auxiliar de caja chica.
3) Realizar la clasificación de los egresos habidos y hacer en el diario el asiento de la reposición.
EJERCICIO 9.3.
Al hacer arqueos de caja se presentaron las situaciones que se relatan a continuación. Realice los
asientos de diario necesarios para registrar la diferencia encontrada así como para registrar la
aclaración de tal diferencia:
Caso 1:
a) El efectivo encontrado en el arqueo fue de Bs. 260,oo, mientras que el saldo de la cuenta
Caja en contabilidad fue de Bs. 300,oo.
b) Investigación posterior determinó que la diferencia se debió a que se había comprado de

contado material de oficina y no se había registrado.
Caso 2:
a) Saldo de la cuenta Caja: Bs. 600,oo.

Resultado del arqueo: Bs. 400,oo.
b) El resultado de la investigación informa que la diferencia se debió a que se había pagado

una letra de cambio de Bs. 100,oo a un proveedor y fue hecho el siguiente asiento:

--- X ---
CAJA 100,oo
EFECTOS POR PAGAR PROVEEDORES 100,oo

Caso 3:
a) Resultado del arqueo: Bs. 800,oo.

Saldo de la cuenta Caja: Bs. 500,oo.
b) La investigación informó que se había cobrado una factura por Bs. 300,oo y no se había
registrado.
Caso 4:

b) La investigación informó que se había vendido mercancía de contado por Bs. 40,oo y
se hizo el asiento que sigue:

--- X ---
VENTAS 40,oo
Caso 5:

b) Se determinó que la diferencia fue apropiada indebidamente por el cajero por lo que fue
despedido. Sus prestaciones sociales alcanzaron a Bs. 520,oo, lo cual fue pagado con un
cheque previa la deducción del faltante.

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Efectivo y sus Equivalentes 9

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

a) Monedas y billetes emitidos por el Banco Central.

Será considerado como efectivo en bancos lo siguiente:

a) Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.

Centro de Contadores 223

3) ELEMENTOS EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

El Párrafo 6 de la NIC 7, da la siguiente definición equivalentes al efectivo:

Adicionalmente, el Párrafo 7 de la NIC 7, amplía un poco más el concepto de equivalentes del

Los sobregiros bancarios se consideran normalmente actividades de financiación similares a los

PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO.

En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:

1) NO SERÁ EFECTIVO EN CAJA:

a) Los vales de caja.

224 Centro de Contadores

c.1) Cheques devueltos por falta de fondos:

c.2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos.

d) Estampillas fiscales y de correos.

Centro de Contadores 225

2) NO SERÁ EFECTIVO EN BANCOS:

a) Depósitos bancarios a plazo fijo.

En caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado en el activo no

b) Depósitos bancarios congelados.

c) Depósitos bancarios para fondos especiales.

d) Depósitos en bancos extranjeros restringidos.

226 Centro de Contadores

1) Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica.

Centro de Contadores 227

OPERACIÓN DE LA CAJA CHICA.

a) Los pagos no podrán ser mayores de Bs. 50,oo.

Las operaciones realizadas fueron como sigue:

Marzo 04: Se pagó Bs. 10,50 por suministros para la oficina.

Marzo 06: Se canceló factura de gasolina puesta a un equipo de transporte por

Marzo 10: Se pagó viáticos al vendedor J. Lara por Bs. 39,oo.

228 Centro de Contadores

Se requiere: Registrar las transacciones señaladas.

Para registrar la operación, se hará el siguiente asiento:

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

Ilustración 9.1. Creación de fondo fijo de caja chica

Marzo 03 Según diario 500,oo 500,oo

Ilustración 9.2. Mayor de caja chica

Centro de Contadores 229

Cuando se observe que el saldo va llegando al mínimo establecido, se procede a solicitar la

MAYOR AUXILIAR DE CAJA CHICA

Ilustración 9.3. Mayor auxiliar de caja chica.

En lo que respecta a contabilidad, observe que no ha intervenido en este proceso hasta el

230 Centro de Contadores

CONCEPTOS GASTOS DE GASTOS

Ilustración 9.4. Clasificación de desembolsos de caja chica.

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

Ilustración 9.5. Registro de reposición de caja chica

AUMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

Centro de Contadores 231

Se requiere: Registrar la operación.

Marzo 31 Saldo a la fecha 400,oo

FECHA DESCRIPCIÓN DEBE HABER

Ilustración 9.7. Registro del aumento de la caja chica

Al procesar el asiento en el Mayor, éste quedaría como sigue:

Marzo 31 Saldo a la fecha 400,oo

Ilustración 9.8. Mayor de caja chica

DISMINUCIÓN DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA.

232 Centro de Contadores

FECHA _______ HORA: _ CUSTODIO: ___________________________