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ARROCERA LA ESMERALDA
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HISTORIAL DE VERSIONES
Versión Rige a partir de Descripción del cambio Realizado por
1 18/11/11 Actualización de acuerdo a los cambios estructurales José David Escobar
realizados.
2 28/05/13 Integración de los sistemas de gestión. Jessica Paola Ortega
3 25/01/14 Actualización del flujo del proceso industrial del arroz. Elizabeth Ocoro
4 29/09/15 Se actualiza el logo empresarial y razón social, se elimina María Virginia Andrade
del formato la referencia de las normas ISO y la
paginación.
Actualización de la política del sistema de gestión
integrado, se establecen objetivos del sistema de
Responsabilidad Social. Integración de la Norma ESR de
Responsabilidad Social y Comercio Justo al Sistema de
Gestión.
Se crea tabla de contenido en el documento.
Se elimina como exclusión el capitulo 7.5.4, dado que, por
la Ley de Habeas Data, los datos personales se consideran
propiedad del cliente.
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TABLA DE CONTENIDO
1.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ENTORNO................................................................4
1.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ENTORNO................................................................4
1.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ENTORNO................................................................4
1.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ENTORNO................................................................4
1.3 CONDICIONES INTERNAS....................................................................................................4
1.3.2 NÚMERO DE TRABAJADORES Y HORARIOS.......................................................... .5
1.3.3 ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL............................................................................ .6
2. FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO............................................10
2.1 POLÍTICA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO........................................................ 10
2.1.4 OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO.................................................. 12
2.1.4.1 OBJETIVOS DE GESTIÓN DE CALIDAD...........................................................12
2.1.4.2 OBJETIVOS DE GESTIÓN AMBIENTAL.............................................................12
2.1.4.3 OBJETIVOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMERCIO JUSTO..... 13
2.1.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO............................................ 13
2.1.5.2 ALCANCE DE GESTIÓN AMBIENTAL...............................................................14
2.1.6 EXCLUSIONES.............................................................................................................. 14
3. COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO.........................................17
4. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS....................................................................18
5. CONTROL OPERACIONAL....................................................................................................18
6. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA........................................................19
7. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y DE MEJORA...............19
8. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME.......................................................................19
9. AUDITORIA INTERNA............................................................................................................20
10. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN..........................................................................................20
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1. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES

1.1 CONDICIONES GEOGRÁFICAS Y TERRITORIALES


1.1.1 LOCALIZACIÓN MAPA DE UBICACIÓN DE LA EMPRESA

Arrocera La Esmeralda S.A.S, se encuentra localizado en el Suroccidente de Colombia,


en el Municipio de Jamundí Valle del Cauca, ubicada en la Carrera 10 N° 5-02 barrio la
Esmeralda.
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1.2 CONDICIONES AMBIENTALES DEL ENTORNO


1.2.1 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

Consultar: Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

1.3 CONDICIONES INTERNAS


1.3.1 PERFIL DE LA EMPRESA
Arrocera La Esmeralda, es una Sociedad por Acciones Simplificada con domicilio en
Jamundí, Valle del Cauca, ubicada en la Carrera 10 # 5-02, la empresa se constituyó el
13 de marzo de 1950 bajo el nombre de Arrocera La Esmeralda Ltda. (Molinos de Arroz)
en la ciudad de Cali, cambiando su domicilio en 1986 a Jamundí. Arrocera La
Esmeralda cambia su razón social de Ltda a S.A el 15 de junio de 2000, posteriormente
en junio de 2015 cambia de nuevo su razón social a S.A.S.
La sociedad tiene por objeto la exportación comercial, compra, venta de arroz tamo o
en cáscara y blanco, y en general todo lo relacionado con este ramo, pudiendo por una
parte la sociedad, realizar operaciones de crédito de cualquier clase, con o sin garantía,
celebrar contratos de cualquier índole, comprar, vender, permutar, limitar bienes e
inmuebles y pudiendo por otra parte realizar todo acto sea o no estrictamente de
carácter comercial, siempre que en alguna forma guarde relación con los fines
principales que se propone la sociedad en desarrollo de su objeto social, la sociedad
puede:

A) Adquirir a titulo oneroso bienes muebles e inmuebles de cualquier clase, enajenarlos


y explotarlos.
B) Tomar y dar en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o ajena.
C) Obtener concesiones o privilegios de cualquier naturaleza, patentes de invención,
marcas de propiedad intelectual y explotarlas.
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D) Recibir y dar dinero a interés y celebrar cualquier clase de contratos.


E) Celebrar especialmente contratos de participación.
F) Celebrar contratos de cambio de todas sus manifestaciones.
G) Negociar títulos valores.
H) Formar parte como fundadora o a cualquier otro titulo de otras sociedades que se
dediquen a los mismos negocios o a aquellos que comprendan actividades auxiliares o
complementarias o que faciliten el cumplimiento de los objetivos de la sociedad.
I) Fusionarse, incorporarse en cualquier forma con otra o en otras compañías que se
dediquen a negocios o actividades de índole semejante, o absorber y transformarse en
una distinta.
J) Celebrar contratos de inversión de capital en bienes inmuebles o bienes muebles.
K) Celebrar contratos lícitos, actos y operaciones que fueren necesarios o convenientes
para llenar el objeto de la sociedad y que guarden relación directa con este.

1.3.2 NÚMERO DE TRABAJADORES Y HORARIOS


Arrocera la Esmeralda S.A.S, cuenta con mas de 100 empleos directos, entre los cuales
aproximadamente 71 colaboradores pertenecen al proceso productivo de arroz,
cumpliendo un horario de:

OFICINAS: Lunes - Viernes 7:30 am - 4:30 pm (almuerzo: 12:00 m-1:00 pm)


Sábado: 7:30 am -12:00 m.

ÁREAS OPERATIVAS: Turnos de trabajo de 48 horas semanales, que varían de


acuerdo a las necesidades de producción.
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1.3.3 ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL


Consultar: Organigrama

1.4 USO Y MANEJO DE RECURSOS

1.4.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO INDUSTRIAL DEL ARROZ

 RECIBO: El arroz llega al molino proveniente de los lotes de cultivo, se


determina si se recibe o no y de acuerdo con esto se procede a descargar y
muestrear para determinar su calidad y por ende establecer su precio.
 PRE LIMPIEZA: En esta etapa se remueven gran parte de los materiales
extraños al grano: residuos de cosecha, piedras, metales, entre otros.
 SECADO: Utilizando una corriente de aire caliente, se remueve el agua excesiva
que contiene el grano cuidando que los granos no se partan durante el proceso.
 ALMACENAMIENTO: Luego del proceso de secamiento, el grano se almacena
en silos o bodegas con el fin de conservarlo y dosificarlo de acuerdo con las
necesidades del molino.
 LIMPIEZA: Dependiendo de la pre limpieza y con el fin de eliminar todo material
extraño, se realiza una limpieza antes de descascarar y empezar a trillar.
 DESCASCARADO: Al grano seco y limpio se le remueve la cascara por medio
de la acción de dos rodillos que giran a diferentes velocidades.
 SEPARACIÓN DE PADDY: Después de descascarar, los granos de paddy (con
cascara) remanentes son separados y recirculados al descascarador.
 BLANQUEO Y PULIDO: Una vez descascarados los granos de arroz son
sometidos a procesos de fricción o abrasión con el fin de remover las capas de
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salvado (harina) y darle la tonalidad blanca y brillante característica del arroz


comercial.
 CLASIFICACIÓN: El arroz blanco pulido se clasifica según su tamaño y color
para estandarizar el producto final, separando los granos partidos y defectuosos.
 MEZCLA: Antes de empacar, se controla una mezcla entre granos partidos
(cristal) y enteros para obtener el arroz de calidad comercial deseado.
 EMPAQUE Y ALMACENAMIENTO: Una vez mezclado, el arroz comercial es
empacado y almacenado de acuerdo con la demanda del mercado.
 DESPACHO: Dependiendo de los requerimientos del mercado, el arroz listo y
almacenado se carga y transporta a los centros de distribución y
comercialización.
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PROCESO INDUSTRIAL DEL ARROZ


ENTRADAS PROCESO SALIDAS
*Arroz Paddy verde con *Arroz Paddy verde con
RECIBO
residuos residuos en parrilla
*Arroz Paddy verde con *Arroz Paddy verde pre limpio
residuos *Residuos (materiales
*Energía eléctrica extraños al grano)
PRE LIMPIEZA *Emisión de material
particulado
*Emisión de ruido
*Consumo de energía
eléctrica
*Arroz Paddy verde pre *Arroz Paddy seco
limpio *Consumo de energía
*Energía eléctrica eléctrica
*Gas natural *Residuos de carbonilla
*Carbón coque *Cenizas de cascarilla
SECADO
*Cascarilla de arroz *Emisión de material
particulado
*Vapor de agua
*Emisión de ruido
*Emisiones a la atmosfera
*Arroz Paddy seco *Arroz Paddy seco fumigado
*Plaguicidas ALMACENAMIENTO *Particulas en suspensión
*Residuos peligrosos
*Arroz Paddy seco *Arroz Paddy limpio
fumigado *Residuos sólidos
*Energía eléctrica LIMPIEZA *Consumo de energía
eléctrica
*Emisión de ruido
*Arroz Paddy limpio DESCASCARADO Y *Arroz descascarado
*Energía eléctrica SEPARACIÓN DE PADDY *Cascarilla de arroz
*Consumo de energía
eléctrica
*Emisión de ruido
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*Emisión de material
particulado
*Arroz descascarado *Mezcla de arroz blanco
*Energía eléctrica (entero, partido, defectuoso)
*Agua *Salvado
BLANQUEO Y PULIDO *Consumo de energía
eléctrica
*Consumo de agua
*Emisión de ruido
*Mezcla de arroz blanco *Arroz blanco entero
(entero, partido, defectuoso) *Arroz blanco partido
*Energía eléctrica *Arroz blanco defectuoso
CLASIFICACIÓN
*Consumo de energía
MEZCLA
eléctrica
*Emisión de ruido
*Residuos sólidos
*Arroz blanco entero *Arroz en sus diferentes
*Energía eléctrica presentaciones empacado y
*Polietileno almacenado
EMPAQUE Y
*Estibas *Consumo de energía
ALMACENAMIENTO
eléctrica
*Ruido
*Residuos sólidos
*Arroz almacenado en sus *Despacho de arroz de
DESPACHO
diferentes presentaciones acuerdo a las necesidades
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2. FORMULACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

2.1 POLÍTICA SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

ARROCERA LA ESMERALDA S.A.S, asume el compromiso de implementar, mantener


y mejorar continuamente el Sistema de Gestión Integrado, bajo los estándares de las
normas ISO 9001, ISO 14001 y Norma ECOCERT ESR; cumpliendo con los requisitos
legales vigentes y otros requisitos aplicables a su actividad, con el propósito de:

 Ser líder en la atención al cliente y en la satisfacción del consumidor final,


ofreciendo productos de alta calidad, con óptimo servicio y a costo razonable.

 Prevenir y disminuir la contaminación ambiental inherente a nuestros procesos.

 Promover el desarrollo del personal a través de capacitación, entrenamiento y


uso de mejores prácticas para alcanzar la eficacia y eficiencia de nuestros
procesos.

 Integrar en nuestra gestión los diferentes grupos de interés, teniendo en cuenta


el desarrollo a nivel social, económico y ambiental, con el fin de generar valor y
bienestar.

 Brindar asistencia técnica, asesoría y transferencia de tecnología con


información de alta calidad para el mejor desempeño del cultivo de arroz;
generando así, las mejores producciones a menor costo para el productor.

 Apoyar a los productores a través de la financiación de semillas e insumos.

 Fomentar el cumplimiento de los principios de comercio justo para los


productores vinculados al programa de Agricultura Orgánica.
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2.1.1 MISIÓN

Promover el crecimiento de la agricultura; base fundamental para el desarrollo de


Colombia y en especial para el Suroccidente Colombiano, satisfaciendo plenamente las
necesidades del mercado a través de productos de alta calidad, construyendo
relaciones de mutuo beneficio con nuestros grupos de interés bajo criterios que orienten
las actividades humanas hacia el desarrollo sostenible.

2.1.2 VISIÓN

Ser líder en los mercados del Suroccidente Colombiano, en el procesamiento y


comercialización de arroz; desarrollando procesos bajo condiciones controladas que
contribuyan con la protección del medio ambiente, con productos de alta calidad y
eficiencia de nuestro servicio que responda a las necesidades de los clientes.
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2.1.4 OBJETIVOS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

2.1.4.1 GESTIÓN DE CALIDAD

 Buscar la satisfacción de las expectativas del cliente


 Dar un óptimo servicio a nuestros clientes
 Garantizar la mejor calidad de nuestros productos al mercado
 Capacitar al personal
 Innovar en el procesamiento del arroz, productos y servicios

2.1.4.2 GESTIÓN AMBIENTAL

 Adoptar medidas correctivas para disminuir los decibeles de emisión de ruido,


provocados por la maquinaria industrial.
 Reducir y monitorear las concentraciones de material particulado.
 Minimizar y monitorear las concentraciones de gases a la atmósfera, provocadas
por la combustión de carbón coque y cascarilla de arroz.
 Manejar y aprovechar la cascarilla de arroz para darle un valor agregado
usándolo como biocombustible, reduciendo la emisión de dióxido de carbono al
ambiente al dejar de utilizar combustibles fósiles.
 Concientizar y sensibilizar al personal, mediante planes de educación ambiental,
sobre la importancia de la clasificación adecuada de los residuos y buenas
prácticas ambientales.
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2.1.4.3 OBJETIVOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMERCIO JUSTO

 Conocer las necesidades de nuestros grupos de interés.


 Contribuir a la sostenibilidad de la empresa, económica, social y ambientalmente.
 Tener siempre un comportamiento ético y transparente

2.1.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

El alcance del sistema de gestión integrado de Arrocera la Esmeralda S.A.S, bajo los
estándares ISO 9001, aplica a los 9 procesos que hacen parte de su red siendo 2
estratégicos, 1 misional y 6 de apoyo; para los estándares ISO 14001 aplica para el
proceso misional; para los estándares de la Norma ECOCERT ESR aplica a todos los
procesos incluyendo los grupos de interés identificados.

PROCESOS ESTRATÉGICOS
 Proceso gerencial
 Proceso sistema de gestión integrado

PROCESO MISIONAL
 Proceso productivo

PROCESOS DE APOYO
 Proceso de gestión humana
 Proceso de compras y almacén
 Proceso de ventas
 Proceso de mantenimiento
 Proceso de sistemas
 Proceso de despachos
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2.1.5.1 ALCANCE DE GESTIÓN DE CALIDAD


Procesamiento, comercio y distribución de arroz y derivados.

2.1.5.2 ALCANCE DE GESTIÓN AMBIENTAL


Proceso productivo de arroz.

2.1.6 EXCLUSIONES

En conformidad con la norma ISO 9001:

 Capitulo 7.3 Diseño y desarrollo

Arrocera La Esmeralda S.A.S, no diseña sus productos, hace producción en línea con
materia prima estándar.

En conformidad con las normas ISO 14001 y Norma ECOCERT ESR no se contempla
ninguna exclusión de requisitos.
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2.1.7 VALORES CORPORATIVOS

Nuestros valores organizacionales son el soporte de la cultura organizacional, inspiran


y dan marco a la misión, visión y objetivos de la empresa. En Arrocera la Esmeralda
S.A.S, los valores organizacionales han de interiorizarse, de tal manera que se
manifiesten y sean tangibles en la actividad diaria de cada uno de los miembros de
nuestra organización.

 RESPONSABILIDAD: Somos responsables y solidarios con la sociedad, el


ambiente, nuestros colaboradores, clientes y consumidores.
 EFICIENCIA: Alcanzar los objetivos de la mejor forma posible y al menor coste.
Es la realización de nuestra labor acorde con las características de calidad,
cantidad y oportunidad negociadas y anunciadas.
 CALIDAD: Verificar constantemente los errores, los defectos potenciales y buscar
siempre mejorar, lo que permite pasar de las promesas a los hechos, generando
resultados y beneficios tangibles.
 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: La empresa promueve este valor como parte
fundamental de su misión, a través de la oferta de productos de excelente
calidad, procesos de servicio ágiles, asesoría y actitud positiva y cortes de sus
colaboradores. Es la afectividad, la cordialidad, el respeto y la amabilidad en el
trato con nuestros compañeros, clientes, y demás interlocutores. Es sello de la
atención que nos gusta recibir y brindar.
 MEJORAMIENTO CONTINUO: Es un compromiso personal y colectivo para
lograr la excelencia. Es la aplicación eficiente de la creatividad. Se refleja en la
re definición y/o reinvención de los productos, las estrategias, las actividades y
las funciones con miras a su mejoramiento.
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 HONESTIDAD: Llevar a cabo nuestro trabajo con el mayor respeto a la sociedad


y el Medio Ambiente en estricto apego al marco legal.
 CUMPLIMIENTO: Asegurar el correcto seguimiento de la normatividad en la
aplicación de los estándares en temática ambiental y de calidad.
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3. COMUNICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Arrocera la Esmeralda S.A.S, tendrá en cuenta la comunicación interna que es dirigida


a todo el personal de la empresa, como respuesta a las nuevas necesidades con el fin
de motivar a su equipo humano, donde el cambio es cada vez más rápido
implementando métodos didácticos como la publicidad mediante carteleras, afiches
informativos donde se dará a conocer la misión, visión, política, organigrama y
actividades a realizar; la empresa también dispone de la infraestructura de
comunicación (e-mail, Internet e Intranet, fax, teléfono, radio teléfono, celulares, entre
otros), necesaria para asegurar la eficacia del sistema de comunicación.

Como canal de comunicación para conocer las expectativas, necesidades y


preocupaciones de los grupos de interés en relación con el impacto de Arrocera la
Esmeralda, se establece:

 Encuesta del cliente interno


 Comité de Convivencia Laboral
 Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Capacitaciones
 Comunicaciones a través de la pagina web
 Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias
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Como canal de retroalimentación entre la empresa y sus grupos de interés, se


establece:

 Comunicados
 Capacitaciones
 Comunicaciones a través de la pagina web
 Publicidad

Arrocera la Esmeralda S.A.S, decide no comunicar a las partes externas información


acerca de los aspectos ambientales significativos.

4. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Establecer la metodología para la elaboración, aprobación, actualización, y control de la


documentación definiendo los lineamientos sobre su estructura; y la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros del
Sistema de Gestión Integrado.
Consultar. Procedimiento Control de Documentos y Registros

5. CONTROL OPERACIONAL

Controlar las actividades que puedan llevar a desviaciones de la política, los objetivos,
metas y la generación de nuevos impactos ambientales.
Consultar. Procedimiento Control Operacional
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6. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIA

Implementar el plan de acciones a ejecutar frente a la ocurrencia de eventos de


carácter ambiental, humano y técnico, con el fin de prevenir y controlar la afectación de
la integridad de las personas y los componentes ambientales.
Consultar. Plan de Emergencia y Evacuación

7. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA, PREVENTIVA Y DE MEJORA

Definir las actividades que permitan establecer un método unificado de trabajo para
eliminar causas de las no conformidades reales y potenciales a través de la definición e
implementación de acciones para evitar su reincidencia, prevenir su ocurrencia o
detectar oportunidades de mejora sobre situaciones conformes. Establecer los
requerimientos y consideraciones pertinentes en cuanto a salud ocupacional y gestión
ambiental en el momento de llevar a cabo acciones de mejora que puedan causar una
variación en el medio ambiente y donde se requiera la intervención del personal de
Arrocera la Esmeralda S.A.S, teniendo en cuenta los pasos para identificar peligros,
evaluar riesgos laborales y definir las medidas de control de riesgos, con el fin de
obtener un adecuado desempeño y efectividad en las acciones de mejora a realizar.
Consultar. Acciones correctivas, preventivas y de mejora

8. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

Establecer las directrices necesarias para identificar y disponer el producto no


conforme; describir la sistemática que se seguirá para la gestión de las no
conformidades.
Consultar. Control de no Conformes
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9. AUDITORIA INTERNA

Establecer el procedimiento para la planificación y ejecución de las auditorias internas


del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de determinar la conformidad con los
requisitos normativos y con los definidos por la organización y determinar la eficacia del
sistema.
Consultar. Auditoria Interna

10. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Determinar la metodología para planificar y ejecutar la revisión por la Dirección del


Sistema de Gestión Integrado. Consultar. Revisión por la Dirección