Excel 2013 Nivel

Medio

Capítulo 1 Impresión

Sección de Formación. Octubre 2015.

Sección de Formación – Excel Medio 2013 – Capítulo 1. Impresión.

Tabla de contenidos
Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1
Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2
Vista preliminar ___________________________________________________________________ 2
Diseño de Página __________________________________________________________________ 5
Vista de diseño ___________________________________________________________________ 11

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 15

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Objetivo del capítulo.

Mostrarle al alumno las diferentes características de configuración de impresión, para que logre
los mejores resultados durante el paso a papel de los datos contenidos en un libro de Excel.

Vista preliminar

Una vez que nosotros tenemos ya un documento al cual le hemos aplicado un determinado
formato, es posible que queramos obtener una copia impresa. En este capítulo vamos aprender a
configurar algunas de las características de Excel para obtener un resultado el papel acorde a nuestras
necesidades.

Lo primero que debemos hacer es acceder a la vista preliminar, para poder visualizar cómo va a
quedar nuestro documento en papel. Para ello haremos clic en la ficha archivo y luego en la opción
imprimir, o pulsaremos las teclas Ctrl-F2.

En esta pantalla Excel nos va a mostrar una vista previa preliminar de cómo va a quedar nuestro
documento o en una hoja impresa.

Ilustración 1. Vista preliminar.

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Podemos desactivar la visualización de toda la página haciendo clic en el botón de la esquina

inferior derecha, en cuyo caso Excel nos mostrará el documento o a un tamaño mayor. Para volver a la
visualización de toda la página, bastará con volver hacer clic en el mismo botón.

Ilustración 2. Botones de márgenes y toda la página.

En el caso de que sean varios las páginas a imprimir, nosotros podremos navegar por ellas
haciendo clic en el botón siguiente día el botón al anterior, o bien tecleando directamente el número de
página que queremos y pulsando Enter.

Ilustración 3. Botones de navegación.

En la esquina inferior derecha también hay un botón que nos permiten visualizar todos los
márgenes, y después Excel nos permitirá arrastrar con el ratón y modificar dichos márgenes para
configurar la forma en la que queremos mostrar el área imprimible de la página.

Ilustración 4. Márgenes del documento.

Para volver al área de trabajo, pulsaremos sobre el botón volver.

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Ilustración 5. Botón volver.

Una vez volvemos al área el trabajo, podemos observar cómo Excel ha delimitado el área de
impresión y nos lo muestra utilizando para ello una línea discontinua gris.

Ilustración 6. Límites del área de impresión.

Esta línea viene a significar que las celdas que se encuentran a un lado y a otro de dicha línea se
van a imprimir en páginas diferentes.

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Diseño de Página

Si queremos ser más precisos a la hora de configurar la impresión tendremos que acceder a la
pestaña en diseño de página. Entre otros podremos utilizar diferentes comandos que nos permitan
configurar la página e impresión, como la opción de márgenes, que nos permitirá definir los márgenes que
queremos que actúen sobre nuestra página, pudiendo seleccionar cualquiera de las opciones por defecto,
o bien estableciendo unos márgenes personalizados.

Ilustración 7. Opciones de márgenes.

También vamos a poder determinar la orientación que va a tener la página, o incluso el tamaño de la hoja
en la que vamos a imprimir.

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Ilustración 8. Grupo configurar página.

Una de las características más significativas de la configuración de página es el área de

impresión. Nosotros podemos indicar a Excel un conjunto de celdas a imprimir. En primer lugar,
deberemos seleccionar dichas celdas, y después haremos clic en el botón área de impresión, para
posteriormente hacer clic en establecer área de impresión. Entonces observaremos que Excel ha
delimitado la selección por la línea gris.

Si nosotros accedemos ahora a la vista preliminar, observaremos que en la página impresa

solamente se van a imprimir las celdas que habíamos seleccionado.

Una vez hemos establecido un área de impresión, podemos seleccionar nuevas celdas para
imprimir, pulsando el botón área de impresión y después agregar al área de impresión.

Ilustración 9.. Opciones de área de impresión

Ahora bien, tenemos que tener presente que si las celdas añadidas no son adyacentes al área de
impresión previa, Excel a la hora de imprimir va a saltar de página a pesar de que el conjunto de todas las
celdas a imprimir cupiese en una sola hoja.

La última opción de área de impresión, es borrar área de impresión, cuyo efecto o es eliminar
todas las áreas de impresión que hubiéramos seleccionado previamente.

Nosotros podemos forzar a Excel a saltar de página en una determinada fila. Para lograrlo lo que
debemos hacer es hacer clic en esa determinada fila y después en el botón saltos, y luego insertar salto
de página. Como en el caso de las áreas de impresión, los saltos de página vendrán informados en nuestra
área de trabajo por una línea gris.

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Ilustración 10. Opciones de saltos.

Con el mismo botón saltos podemos quitar un salto de página concreto, o restablecer todos los
saltos de página, lo que significará que, por un lado se eliminarán los saltos de página que hemos incluido
manualmente, y por otro que Excel decidirá, en función del contenido, donde debe de saltar de página.

Otra de las opciones de configuración de página nos permite seleccionar una imagen para que
actúe de fondo o marca de agua. Al hacer clic en el botón fondo, Excel nos permite dos opciones para
insertar la imagen. Por un lado desde un archivo, pulsando en el botón examinar, que nos permitirá
navegar por los archivos de nuestro ordenador para seleccionar una imagen. Por otro lado tenemos la
opción de buscar imágenes con el buscador de Microsoft Bing. Si escogemos esta opción, podemos teclear
en la casilla de búsqueda directamente el texto mediante el cual queramos identificar la imagen. Cuando
pulsemos Enter, Excel lanzará la búsqueda en internet y nos ofrecerá una vista previa de los primeros
resultados.

Ilustración 11. Insertar imágenes.

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Inicialmente todos los resultados ofrecidos por el buscador se supone que son de imágenes cuya
licencia permite su uso, ya que es un tipo de licencia Creative Commons 1. No obstante, Excel nos va a
permitir escoger si queremos mostrar imágenes con otro tipo de licencia.

Al hacer clic sobre una determinada imagen, Excel nos va a mostrar el formato en el que se
encuentra, su nombre, y la resolución de dicha imagen. Para poder utilizar la imagen como fondo
tendremos que hacer clic en el botón insertar.

Una vez completada la búsqueda de la imagen, Excel mostrará dicha imagen como fondo de
nuestra página, y convertirá el botón fondo en otro botón llamado eliminar fondo.

Otra opción interesante es la de imprimir títulos.

Cuando definimos nuestra área de trabajo, solemos establecer en las primeras filas o columnas
las cabeceras que nos informan del título del trabajo que estamos realizando, y también las cabeceras
descriptivas de los datos que a continuación vamos a incorporar o calcular en cada una de las columnas.

Precisamente cuando estudiábamos el área de trabajo, vimos cómo podíamos inmovilizar paneles
para no perder de vista estas cabeceras cuando nos desplazásemos hacia abajo o hacia la derecha.

Ahora, cuando imprimamos nuestros datos, vamos a tener el mismo problema cuando saltemos
de página; queremos conservar el título y las cabeceras de los datos para tener claro a qué corresponde
cada uno de ellos.

1
Para saber más sobre Creative Commons visite http://es.creativecommons.org/blog/

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Pues bien, nosotros debemos especificarle a Excel que líneas se van a corresponder con los títulos.

Ilustración 12. Cabeceras de datos.

Al pulsar sobre el botón imprimir títulos, se va a abrir la ventana de configuración de página,

dentro de la ficha hoja. En esta ficha aparecen ciertas características, entre las cuales se encuentra
imprimir títulos, que nos va a permitir especificar las filas que se deben de repetir en el extremo superior,
y las columnas que se deben de repetir a la izquierda. Nosotros podemos a hacer clic en el botón
correspondiente para seleccionar las filas que contienen nuestras cabeceras. Una vez establecidas dichas
filas, podemos pulsar en aceptar. A partir de ese momento Excel repetirá en cada página las cabeceras
contenidas en las filas que hemos especificado, ayudándonos así a identificar a que se corresponde cada
uno de los datos de todas y cada una de las hojas.

Ilustración 13. Configurar Página.

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Ilustración 14. Grupo opciones de hoja.

Antes de terminar conviene señalar que también podemos especificar a Excel que queremos que
imprima las líneas de división y los encabezados de cada una de las columnas y filas.

Ilustración 15. Líneas de división y encabezados.

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Vista de diseño
La ficha vista también nos permite encontrar algunas opciones interesantes de cara a la
impresión.

Ilustración 16. Grupo vistas del libro.

En primer lugar vamos a hablar del grupo vistas del libro. En el vamos a encontrar un botón que
nos va a permitir visualizar más cómodamente los saltos de página. Al hacer clic en él, Excel va a reducir
el tamaño del área de trabajo y a su vez va a remarcar los saltos de página con unos bordes azules, con el
fin de que podamos identificarlos rápidamente.

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Ilustración 17. Mostrar saltos de página.

Además, Excel va a mostrar el número de cada una de las páginas como si se tratase de una
marca de agua. Para volver a la visualización normal haremos clic sobre el botón normal.

Si hacemos clic sobre la vista diseño de página, Excel nos va a permitir visualizar el área de datos
como si se estuviera imprimiendo directamente en la página. De esta forma nosotros podemos modificar
el ancho de una columna y visualizar las implicaciones que tendrá sobre nuestra impresión
dinámicamente.

La vista de diseño de página también nos va a permitir agregar encabezados y pies de página.
Cada uno de ellos está estructurado en tres bloques, en la parte superior y en la parte inferior de la página,
en los cuales vamos a poder incorporar diferentes informaciones.

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Ilustración 18. Encabezado de página.

Si hacemos clic en una de las secciones del encabezado, va a aparecer la ficha diseño para
encabezados y pie de página, lo que nos va a permitir añadir fácilmente algunos elementos, como la
fecha actual, hora actual, el nombre del archivo, etcétera.

Ilustración 19. Ficha de diseño para encabezado y pie de página.

Para incorporar cualquiera de estos elementos, basta con hacer clic en el botón correspondiente
del grupo elementos del encabezado y pie de página.

También podemos optar por cualquiera de las opciones predefinidas que nos ofrece el botón
encabezado y el botón pie de página.

Por último recordar que todas las opciones que hemos visto anteriormente están disponibles en
el botón del grupo configurar página de la ficha diseño de página. Este botón abrirá la ventana de
configuración de página, que contiene cuatro fichas; la ficha página, la ficha márgenes, la ficha
encabezado y pie de página, y la ficha hoja, cada una de las cuales contiene las configuraciones de los
elementos de su entorno.

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Ilustración 20. Ventana de configuración de opciones de página.

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Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Vista preliminar.____________________________________________________________ 2
Ilustración 2. Botones de márgenes y toda la página. _________________________________________ 3
Ilustración 3. Botones de navegacion.______________________________________________________ 3
Ilustración 4. Márgenes del documento.____________________________________________________ 3
Ilustración 5. Botón volver. ______________________________________________________________ 4
Ilustración 6. Límites del área de impresión._________________________________________________ 4
Ilustración 7. Opciones de márgenes. ______________________________________________________ 5
Ilustración 8. Grupo configurar página. ____________________________________________________ 6
Ilustración 9.. Opciones de área de impresión _______________________________________________ 6
Ilustración 10. Opciones de saltos. ________________________________________________________ 7
Ilustración 11. Insertar imágenes. _________________________________________________________ 7
Ilustración 12. Cabeceras de datos.________________________________________________________ 9
Ilustración 13. Configurar Página. _________________________________________________________ 9
Ilustración 14. Grupo opciones de hoja. ___________________________________________________ 10
Ilustración 15. Líneas de división y encabezados. ____________________________________________ 10
Ilustración 16. Grupo vistas del libro. _____________________________________________________ 11
Ilustración 17. Mostrar saltos de página. __________________________________________________ 12
Ilustración 18. Encabezado de página. ____________________________________________________ 13
Ilustración 19. Ficha de diseño para encabezado y pie de página. ______________________________ 13
Ilustración 20. Ventana de configuración de opciones de página._______________________________ 14

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