SEMINARIO DE TEMAS ACTUALES III

(INTELIGENCIA DE NEGOCIOS)

Actividad 6. Resumen

PROFA.: CINTHIA DÍAZ MUÑOZ

André Caraveo Rodríguez

Unidad 3. INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

Objetivo: Comprender cómo los elementos tecnológicos se integran para la

instalación de una estrategia de inteligencia de negocios en una organización
contemporánea.
Resumen basado en:

“Business intelligence” (Howson) Páginas 35 a 51

Elementos generales para ser capaces de implantar una estrategia de Inteligencia

de Negocios.

Describiremos diferentes herramientas de la interfaz BI, altamente visibles para

usuarios comerciales, es decir “Cambios tecnológicos que posibilitan la BI”), se
mencionarán módulos de proveedores específicos para proporcionar ejemplos
concretos.

Consulta comercial y reportaje

Las herramientas de consulta comercial y reportaje son frecuentemente referidas
como “herramientas de consulta idónea”. Esta terminología es ligeramente
engañosa, pues las consultas no son siempre idóneas (como si fueran diseñados
espontáneamente) sino que con frecuencia se trata de reportes fijos. La diferencia
es que un usuario comercial, usualmente capacitado, pudo haber realizado el
reporte, en lugar de una persona de tecnología informática (IT). El ambiente
comercial cambia rápidamente y, no pudiendo esperar semanas o meses para que
un IT desarrolle un reporte nuevo, los usuarios comerciales frecuentemente exigen
la capacidad para crear consultas y reportes ellos mismos. Las herramientas de
consulta comercial y reportaje hacen esto posible, empleándose con mayor
frecuencia para toma de decisiones y propósitos administrativos. La herramienta de
consulta comercial y reportaje es un módulo clave para proporcionar a los usuarios
autoservicio de acceso a la información.
En algunos casos, un reporte es verdaderamente idóneo; es una pregunta comercial
que no se planteará de nuevo. Las consultas idóneas pueden ser exploratorias por
naturaleza, conforme los usuarios tratan de descubrir la causa raíz de un problema,
probar una teoría o consideran el cambio de un modelo comercial. Conforme los
usuarios exploran la información, lo que empezó como una consulta idónea o
pregunta única, puede convertirse en un reporte fijo. Es importante reconocer la
naturaleza repetitiva de la inteligencia de negocios y asegurarse de poseer
herramientas flexibles.
Las herramientas de consulta comercial y reportaje varían ampliamente sus
capacidades de formateo. La forma más básica permite cambiar estilo de
encabezado de columna, así como aplicar un estilo en negritas y centrado. El
formateo condicional podrá, por ejemplo, mostrar valores numéricos en rojo cuando
sean negativos o debajo de la meta y verde cuando resulten positivos o arriba de la
meta. Estilos simples de reportes incluyen presentar información en reporte
cruzado, gráfica o reporte de detalle principal con agrupaciones y subtotales. Las
herramientas pueden proporcionar un conjunto de plantillas para crear reportes bien
formateados que utilizan un tono y apariencia corporativos consistente.
Capacidades de formateo más complejas incluyen habilidad para presentar
múltiples gráficas en una página, probablemente procedentes de distintas fuentes
de información.

Reportaje de producción
Mientras las herramientas de consulta comercial y reportaje permiten el formateo de
reporte básico, las herramientas de reportaje de producción tienen capacidades de
formateo y diseño mucho más sofisticadas. Algunas personas se refieren a estas
herramientas como reportaje de resolución nativa, operativa o de negocios. Una vez
más, la terminología puede ser engañosa, pues las herramientas de consulta
comercial y reportaje pueden crear reportes de cuadros perfectos, estar implantadas
en sistemas operativos y ser usados a través de un negocio. A falta de un mejor
término, éste se referirá como reporte de “producción”. Ejemplos de herramientas
de reportaje de producción incluyen Actuate e.Report, Business Objects Crystal Rep
orts, Microsoft Reporting Service, Oracle Publisher (que sustituye Oracle Reports)
e Information Builders WebFOCUS.
Una herramienta de reportaje de producción puede acceder directamente a un
sistema de transacción para crear un documento tal, como factura, estado de cuenta
bancaria, cheque o lista de pedidos abiertos. Cuando el reporte no está contra el
sistema de transacción, puede estarlo contra un almacén de datos operativo o
información detallada dentro de un almacén de información. IT normalmente
desarrolla estos reportes por las siguientes razones:
 La fuente de información es un sistema operativo en el que no se puede
correr el riesgo de que usuarios “no entrenados” lancen recursos intensivos
y consultas ejecutadas con una herramienta de consulta comercial.
 Los reportes son accedidos e implantados, frecuentemente, mediante un
sistema de transacción.
 Los requerimientos de información son comunes a todos los usuarios y
departamentos además de estáticos, como en el caso de reportes
reguladores.
Dado que los desarrolladores IT son frecuentemente usuarios de herramientas de
reportaje de producción, IT puede también utilizar estas herramientas para des
arrollar reportes de estilo administrativo, particularmente cuando una compañía no
tiene herramientas de consulta comercial.
Procesamiento analítico en línea (OLAP, online analytical processing)
OLAP es una capacidad enfocada en el análisis y exploración de información,
mientras las herramientas de consulta y reportaje ponen mayor énfasis en el acceso
a información, para propósitos de monitoreo. OLAP pasa del enfoque “qué” está
pasando, a explorar “por qué” está pasando. Para descubrir el “por qué”, los
usuarios pueden no saber exactamente qué información buscan y, más bien,
navegarán, probarán un conjunto de información para descubrir detalles y patrones
particulares.
OLAP proporciona análisis interactivo mediante diferentes dimensiones (geografía,
producto, tiempo) y diferentes niveles de detalle (año, trimestre, mes). Para muchos
usuarios, OLAP se ha convertido en sinónimo de capacidades de “prueba” y
“pivote”. Sin embargo, muchos productos BI actualmente proporcionan capacidades
de prueba y pivote, sin motor OLAP completamente funcional o base de datos OLAP
auxiliar.
Conforme la tecnología y los usuarios evolucionan y maduran, las diferencias entre
OLAP y reportaje se han desdibujado más. Los usuarios de OLAP quieren reportes
altamente formateados basados en información multidimensional; un usuario de
reportes quiere cambios inmediatos cuando ve problemas en la métrica particular
de uno. No quieren se les obligue ejecutar una herramienta separada, mientras se
mueven de reportaje a análisis y exploración.
Las siguientes características continúan diferenciando herramientas OLAP de
herramientas de consulta comercial y reportaje:
 Multidimensional
 Consistentemente rápido
 Altamente interactivo
 Varios niveles de agregaciones
 Cálculos interdimensiones

Plataformas OLAP
La plataforma OLAP es acerca de cómo se almacena la información para permitir el
análisis multidimensional. El cubo mostrado en la figura 2-3, en el capítulo 2,
representa la base de datos OLAP. Por un lado, a los usuarios comerciales no
debería importarles para nada cómo se almacena, duplica y oculta la información;
sin embargo, la arquitectura OLAP afecta grandemente lo que se puede analizar y
cómo. La arquitectura OLAP también influye cuál frente de OLAP puede usarse.

Existen cuatro arquitecturas OLAP principales, como se describe en la tabla 3-3.

Las plataformas OLAP Relacional (ROLAP relational OLAP) depositan información
en una base de datos relacional, para que la información no sea necesariamente
duplicada dentro de un almacén separado para su análisis. Las plataformas OLAP
Multidimensionales (MOLAP multidimensional OLAP) duplican información dentro
de un almacén construido para tal propósito, garantizando análisis rápido. OLAP
Híbrido (HOLAP hybrid OLAP) usa una combinación de técnicas de almacenaje.
OLAP Dinámico (DOLAP dynamic OLAP) generará automáticamente un pequeño
escondrijo multidimensional, cuando los usuarios ejecuten una consulta.

Con cada arquitectura OLAP, hay trueques en desempeño, tipos de cálculos

multidimensionales, cantidad de información que puede ser analizada, puntualidad
de actualizaciones de información e interconexiones a través de las que se puede
acceder a la información. Históricamente, muchos productos OLAP usaban
almacenes MOLAP, lo que llevó a cubos de base de datos inflexibles, administración
de información duplicada y limitaciones para el manejo de volúmenes de
información y nivel de detalle susceptible de ser analizado. Todo esto algunas veces
ha ahuyentado la IT lejos de OLAP.

Observadores OLAP
Microsoft Excel es una de las interfaces más populares para información OLAP. De
hecho, tres de los productos OLAP líderes (Oracle’s Hyperion Essbase, Microsoft
Análysis Services, SAP Business Explorer), la hoja diferencial era inicialmente la
única interfase. Los usuarios debían abrir una hoja diferencial y de inmediato podían
realizar cambios dentro de las celdas y Tablas de Giro Excel, para recuperar y
explorar sus datos. Actualmente, Excel continúa como una interfaz importante para
OLAP, pero además, los usuarios pueden explorar información vía visores OLAP.
Estos instrumentos OLAP pueden basarse en la red (mientras Excel se basa en el
escritorio) y tener capacidades tanto gráficas como de navegación avanzadas.
Además, las herramientas de consulta comercial y reportaje de producción también
podrían acceder fuentes de información OLAP y permitir a los usuarios realizar
cambios alrededor de un reporte.
Al igual que las herramientas de consulta comercial y reportaje permiten a los
usuarios recuperar información de bases de datos relacionales sin conocer SQL, los
visores OLAP permiten a los usuarios acceder información en una base de datos
OLAP sin conocer expresiones multidimensionales (MDX). Muchos de los
proveedores líderes de BI suites ofrecen observadores OLAP a terceras fuentes de
información OLAP. Algunas veces, vía herramientas de consulta comercial y
reportaje; vía herramientas de reportaje de producción o vía un observador OLAP
especial.

Ejemplos de observadores OLAP especializados incluyen Microsoft ProClarity

Microsoft Office
Con frecuencia se dice que Microsoft Excel es la herramienta BI líder no oficial.
Equipos de inteligencia de negocios han tratado de ignorarlo y a veces inhabilitarlo,
ya que puede causar estragos en la única cosa que un almacén de información se
supone debe proporcionar: una sola versión de la verdad. Sin embargo a los
usuarios les apasiona la integración de hojas diferenciales y es la interfaz preferida
por usuarios capacitados. Entonces el asunto para equipos BI y de negocios es
cómo facilitar la integración mientras se administra su uso. Anteriormente, la
“integración”
Excel frecuentemente se limitaba a exportar de una sola vez información desde una
herramienta BI a una hoja diferencial desconectada. Recientemente, los
proveedores
BI han tomado un nuevo acercamiento a la integración de hojas diferenciales, en
formas que permitan a los ambientes Excel y BI trabajar mejor juntos, incluso
extendiendo el alcance de BI. Duet, un producto desarrollado conjuntamente por
SAP y Microsoft, por ejemplo, usa la interfaz Office familiar para acceder a reportes
desde el sistema de transacción SAP y el almacén de información. Teóricamente
cualquiera que se sienta cómodo con el e-mail puede acceder e interactuar con un
reporte. Éste es un ejemplo de cómo la integración Office se ha movido más allá de
sólo la hoja diferencial Excel, para incluir aplicaciones de Microsoft Office, tales
como
PowerPoint, Word y Outlook. Además de las soluciones de los proveedores de
suites
BI, XLCubed es un proveedor para el nicho BI, cuyo producto es un complemento
para que Excel acceda información en Microsoft Analysis Services y TM1 OLAP.

Tablero de instrumentos

Stephen Few, presidente de Perceptual Edge y experto en visualización,

proporciona la mejor definición de un tablero de instrumentos:

El tablero de instrumentos es una presentación visual de información importante,

necesaria para lograr uno o más objetivos; consolidada y arreglada en una sola
pantalla, de tal manera que la información pueda monitorearse con un vistazo.
Un tablero de instrumentos BI es similar al de un coche —ambos proporcionan
indicadores o reportes de manera altamente visual. Un tablero de instrumentos
puede comprender:

 Mapa que colorea dónde las ventas tienen buen o pobre desempeño

 Línea de tendencia que rastrea salidas de reservas.

 Referencia cruzada de productos más vendidos

 Indicador clave de desempeño con una flecha para mostrar si las ventas van
de acuerdo con lo planeado
Anotadores

Los términos “tablero de instrumentos” y “anotadores” son frecuentemente utilizados

de manera indiscriminada, a pesar de que son cosas realmente diferentes. Una
diferencia importante entre ellos es que un anotador se centra en una métrica
particular y la compara con un pronóstico u objetivo, mientras un tablero de
instrumentos presentará múltiples números de diferentes maneras. Algunos
tableros de instrumentos pueden, además, presentar métricos y objetivos con
iluminación de tráfico visual, para mostrar el desempeño de ese métrico, pero no
debe asumirse que todos los tableros de instrumentos apoyan esta capacidad.
Los anotadores estratégicos contienen métricas de cuatro áreas clave para impulsar
el éxito de un negocio (personas, clientes, finanzas, operaciones) e incluirán mapas
estratégicos para mostrar cómo los métricos se relacionan entre ellos. Dichos
productos de anotadores son, con frecuencia, certificados por Balanced Scorecard
Collaborative.
A pesar de que hay varios productos de anotadores poderosos en el mercado, el
mayor reto para desplegar anotadores es lograr que el negocio acuerde objetivos
comunes, impulsores, metas y responsabilidades. Configurar el software requiere,
significativamente, menor esfuerzo.

Administración de desempeño
La administración de desempeño e inteligencia de negocios históricamente han sido
tratadas como aplicaciones diferentes, siendo la primera controlada principalmente
por finanzas y la segunda por IT o unidades de negocio individuales.
Recientemente, un sólo proveedor puede ofrecer tantas herramientas BI y de
administración de desempeño dado que las necesidades de información y
propósitos de ambos conjuntos de herramientas están estrechamente relacionados.
En despliegues rudimentarios,
BI proporciona mejor acceso a la información. En iniciativas más específicas, BI
proporciona mejor acceso a la información para que un individuo o toda la compañía
puedan mejorar su desempeño.
Las herramientas de administración de desempeño ayudan a optimizar, administrar
y medir este desempeño, al proporcionar los siguientes componentes clave:
capacidades de presupuesto y planeación, consolidación financiera y anotadores
estratégicos o de balance. La inteligencia de negocios con frecuencia proporciona
los apuntalamientos para la administración de desempeño en la medida que
(1) estas aplicaciones necesitan acceso a la información para propósitos de
planeación y medición, así como (2) lo que podría comenzar en calidad de una
simple iniciativa BI para “mejor acceso a información”, se tornaría más el propósito
impulsor de cuanto se pone en el contexto de optimizar el desempeño, acorde con
las metas del negocio. Balancear las frecuentemente diversas prioridades de
diferentes unidades de negocio y usuarios, es también más fácil cuando estos
requerimientos son evaluados contra tales metas.
Planeación
Muchas compañías tienen procesos de planeación manuales compilados a través
de miles de hojas diferenciales desconectadas. Las herramientas de planeación
ayudan a automatizar y controlar el proceso. Parte de la planeación consiste en
revisar factores históricos para la base de una comparación. Éstos probablemente
provienen del almacén de información o mercado de datos (ya sea OLAP o
relacional). Un plan inicial puede estar basado en reglas comerciales, tales como
cambio promedio de un año a otro. Los planes pueden ser preparados, ya sea de
“menos a más”, cuyos administradores implementan individualmente planes para
introducirlos en la mayor jerarquía de cobertura e importancia para la empresa, o
pueden ser de “más a menos”, según la cual, los planes se realizan en los niveles
más altos y las unidades individuales proporcionan detalles de cómo puede lograrse
el plan.

Una vez que ha sido terminado el plan, los administradores deben monitorear su
adhesión y progreso hacia el mismo. Dicho monitoreo puede ser parte de un tablero
de instrumentos o anotador.

Consolidación financiera

Conforme se agregan unidades comerciales individuales dentro del total de la

compañía, las herramientas de consolidación financiera ayudan a asegurar cosas
tales como eliminaciones intercompañía, tipo de cambio y cumplimiento de
Sarbanes - Oxley. Mientras todas las fuentes de datos OLAP tendrán múltiples
dimensiones y múltiples jerarquías, una herramienta de consolidación financiera
debe tener una gráfica de cuentas (dimensión específica que define, por ejemplo,
de qué manera activos como efectivo, inventario y cuentas por cobrar se agregarán
en una hoja de balance).La consolidación financiera puede ser proporcionada por
el sistema ERP o una herramienta dedicada.
Las herramientas de consolidación financiera difieren de otros aspectos de
administración de desempeño o sistema BI, en que su propósito principal es
producir reportes financieros de la compañía; mientras mucha de la información
anexa es para reportaje de administración y análisis.

Aplicaciones analíticas

Henry Morris de Internacional Data Corporation (IDC) primero inventó el término

aplicaciones analíticas en 1997.4 De acuerdo con IDC, para que un software sea
considerado aplicación analítica, debe tener las siguientes características:

 Funcionamiento independientemente de sistemas de transacción u origen.

 Extracción, transformación e información integrada desde múltiples fuentes

y posibilitar análisis con base en tiempo.
  Automatizar un grupo de tareas relacionadas con la optimización de procesos
comerciales particulares.

Herramientas de consulta comercial, OLAP y tableros de instrumentos, pueden ser

todos componentes de aplicaciones analíticas, pero este último inciso es el que más
aparta una aplicación analítica de otros módulos BI.

Módulos BI emergentes

Los módulos descritos en este capítulo tienen un uso relativamente amplio y

madurez en productos. Las herramientas de consulta comercial y reportaje,
reportaje de producción y OLAP, han evolucionado por cerca de dos décadas.
Software de tablero de instrumentos y anotadores son más recientes, con uso
limitado, pero son productos de software maduros. También hay módulos que son
todavía considerados soluciones nicho o tecnologías emergentes. Estos incluyen
análisis de predicción, búsqueda BI, visualización avanzada, mezclas y aplicaciones
enriquecidas con Internet, por mencionar algunas.

Mejores prácticas para una inteligencia de negocios exitosa

La fachada de BI consiste de herramientas e interfaces que las personas de

negocios emplean para acceder a la información y monitorear tendencias. Estas
herramientas incluyen consulta comercial y reportaje, reportaje de producción,
OLAP, Excel, tableros de instrumentos y anotadores. Las herramientas de
administración de desempeño son utilizadas en conjunto con herramientas BI y la
arquitectura BI para mejorar planeación, producción de reportes financieros y
medición del desempeño, contra objetivos y metas de la compañía. Dado que las
herramientas BI proporcionan la cara para la arquitectura y proceso de inteligencia
de negocios, es fácil que la herramienta obtenga una atención desorbitada. Son, sin
embargo, sólo un aspecto de una solución de inteligencia de negocios, si bien uno
importante. Mientras se trabaja para explotar el completo valor de inteligencia de
negocios: