Está en la página 1de 19

HOTEL RESTAURANT

HAMILTON
Introducción

El sistema de información que presentaremos en este informe es el


resultado del estudio realizado con el objetivo de presentar nuevas
ideas y soluciones para el análisis y desarrollo del sistema de reservas
de hoteles, para que sea particularmente más eficiente para los
empleados y clientes, siempre y cuando sea en beneficio de la empresa.

Asimismo, este estudio revela las condiciones del Hotel Hamilton.


Para una primera comprensión, nos centramos en la estructura del
hotel, así como en la situación económica y en su ubicación en el campo
tecnológico. El proyecto tiene como objetivo actualizar el sistema de
reservas del Hotel Hamilton.

Entre las instalaciones del nuevo sistema diseñado, será fácil


administrar el hotel, así como la capacidad de acceder rápidamente a
cualquier información, ayudar al lugar de trabajo y mejorar el servicio
del hotel.

1
Reseña Histórica del Hotel Restaurant Hamilto

La empresa Hotel Restaurant Hamilto, nace de la visión de tres


turistas italianos que emigraron a nuestro país a principio del año 2001
cuando en marzo del mismo año el SR. Giuseppe D Addetta y sus dos
hermanos de crear una propuesta distinta de hotel muy cálido parecido
a los lugares remotos de Italia donde se caracteriza por la sencillez de
sus habitantes.

El trabajo honrado y honesto, el trato afable por el que se


caracterizan sus dueños, hace del Hotel Restaurant Hamilton una
propuesta atractiva a los turistas para continuar regresando al mismo.

Su propietario cuenta que cuando llegaron al país no eran muchos


los recursos que tenían pero que a base de esfuerzo y dedicación han
logrado ubicarse en la posición que están y que sostienen a pesar de
ser una pequeña empresa y de la competencia de grandes hoteles.

2
Estructura Organizacional del Hotel Hamilton

3
Misión:

Somos una empresa de servicio con la misión de satisfacer las


necesidades de los clientes. Hacer que el huésped se sienta cómodo y
que experimenten sensaciones agradables, y disfruten de toda la
belleza que ofrece este país mezclado con la auténtica cultura Italiana.

Visión:

Ser líderes en el mercado continuando con nuestra tradición y


cultura, siendo fieles a nuestra conciencia y buenos actos, trayendo
atractivo novedoso para nuestros huéspedes y comensales.

Valores Organizacionales:

 Honestidad
 Excelencia
 Eficiencia
 Respeto
 Disciplina

4
Estudio de factibilidad técnico del sistema actual

Cantidad Descripción Costo


7 Computadoras $35,000.00
7 UPS $16,100.00
1 Impresoras $49,700.00
1 Equipos de música ambientales $3,000.00
1 Equipos de megafonía $5,000.00
1 Ficheros para disquete de inf. $3,000.00
1 Datafono $8,000.00
1 Caja registradora $6,900.00
7 Grapadora $4,000.00
7 Licencia de Windows $50,000.00
Total $188,850.00

5
Estudio de factibilidad operativo del sistema actual

Cantidad Descripción Costo Mensual Costo Anual


1 Contables $15,000.00 $180,000.00
1 Asistente Administrativo $12,000.00 $144,000.00
1 RR.HH $12,000.00 $144,000.00
7 Recepcionistas $7,000.00 $84,000.00
3 Cocineros $5,000.00 $60,000.00
2 Cajeros $7,000.00 $84,000.00
5 Camareros $5,000.00 $60,000.00
2 Groupier $7,000.00 $84,000.00
1 Pizarro $5,000.00 $60,000.00
Total $75,000.00 $900,000.00

6
Objetivos del sistema actual

 El principal objetivo del sistema es apoyar las acciones


relacionadas con la entrada y salida de clientes, creando una base
de datos con los detalles de contacto, preferencias y gustos,
incidencias, método de pago, llevando así un mejor control de
todas las personas que visitan el hotel.
 Ofrecer ciertos servicios a los huéspedes, como, por ejemplo,
servicio a la habitación y emitir la factura del cliente, relacionada
con el consumo total de su estancia en el hotel.

Controles de seguridad del sistema

En el hotel Hamilton velamos tanto por la seguridad de nuestros


huéspedes y empleados, como también por la confidencialidad de las
informaciones relacionadas con los huéspedes.

En cuanto al personal y huéspedes del hotel, tenemos controles de


seguridad como:

 Seguridad fija en la mañana, tarde y noche.


 Cámara de video vigilancia en todos los pasillos y áreas del hotel,
exceptuando las habitaciones, por motivo de privacidad a los
huéspedes.
 Cada puerta de las oficinas está diseñada para que solo pueda
acceder personal autorizado, ya que estas funcionan con control
de acceso.

7
 Para los inquilinos tenemos que, para poder ingresar un tercero a
la habitación deben de dar un comunicado en recepción, para así
tener un control de la seguridad de quien ingresa o no ingresa a
cada habitación, para evitar cualquier tipo de inconveniente con la
seguridad de los inquilinos.

En cuento a la información

 Una vez que el inquilino ingresa al hotel nos quedamos con una
copia de su cédula y un contrato que el inquilino debe leer y firmar.
 Velamos por la confidencialidad de la información de cada
inquilino y persona de la empresa, solo los empleados autorizados
tienen acceso a esta información.
 En caso de que ocurra un imprevisto, ya sea un incendio o un
desastre natural, tenemos un plan de contingencia para la
seguridad de los inquilinos y empleados del hotel.

8
Plan de Contingencia

Lo primero es que tenemos un plan de emergencia en caso de


incendio o terremoto.

Tenemos un pequeño mapa del hotel que muestra la ruta de


evacuación más corta en caso de un incidente o desastre natural.

En caso de incendio:

 Cualquier persona que perciba o se dé cuenta del incendio, lo


primero que debe hacer es activar la alarma de incendio e informar
al supervisor.
 El personal que escucha inmediatamente la alarma debe
permanecer tranquilo y seguir la ruta de evacuación más corta
indicada.
 Deben reunirse en un lugar seguro, probablemente al aire libre.

Brigada de primeros auxilios

 Asegurar que todo el personal de servicio y los invitados


registrados se encuentren en el lugar de reunión acordado.
 Tener a mano o ubicar el botiquín de primeros auxilios según sea
necesario.
 El gerente o encargado evaluará el grado de pérdida y buscará la
asistencia de personal calificado, si es necesario.

9
Descripción paso a paso de los procesos del sistema en
estudio.
1. La recepcionista saluda al huésped y brinda información sobre los
servicios y las políticas del hotel.

2. La recepcionista entrará al sistema y aparecerá este recuadro


para que ella ingrese. para agregar la información del usuario.

3. Si el cliente decide quedarse en el hotel, la recepcionista registra


la información del cliente en el sistema, como la fecha de entrada,
el nombre de los huéspedes, el número de personas, el número
de identificación personal de cada huésped, el tipo de habitación,
la fecha de salida, precio por noche y por habitación, números de
teléfono, fecha de reserva, entre otras informaciones importantes.

10
4. La recepcionista confirma los detalles y las condiciones de pago,

y el cliente confirma la reserva aparecerá un recuadro.

5. Si el huésped no confirma la reserva, el recepcionista cancela


aparecerá un recuadro preguntando ( aceptar o declinar ).
11
6. El software cuenta en una misma pantalla con todos los datos
necesarios, incluyendo el listado de las reservas del día y el
resumen de habitaciones y huéspedes alojados.
7.
No. Cuartos Situación Total de personas adultas niños
Suit matrimonial Ocupado 2 0
1 Ocupado 3 1
2 Ocupado 2 1
3 Libre
4 Ocupado 1 1
5 Libre
6 Libre
7 Libre
Suit presidencial Remodelado
Total 8

8. Para agregar un nuevo cliente, la recepcionista hace clic en el


menú de opciones en la parte superior izquierda del programa y
elige la opción Agregar un nuevo cliente.

12
9. Una vez que se ha ingresado toda la información y el método de
pago, esta información se guarda y el cliente queda registrado en
el hotel.

13
Descripción de los formularios utilizados en el sistema
Aquí utilizamos el formulario de reserva. En nuestro caso es un hotel
pequeño, es un libro de reserva.
Aquí anotamos:
 Fecha
 Cantidad
 Servicios contratados
 El nombre y datos de los empleados que realizan la reserva
 También ponemos comentarios sobre los datos del cliente
 Además de los comentarios si reciben un descuento o no.
Slip o tarjeta de reserva: Esta es una tarjeta pequeña que contiene el
resumen de la reserva. La usamos para actualizar la reserva y
confeccionar el rack de reservas.
Aquí colocamos los siguientes datos:
 Nombre y apellidos del cliente
 Fecha de entrada y salida
 Cantidad y tipo de habitación.
También utilizamos el planning, que utilizamos en el Hotel Hamilton para
planificar reservas.
Usamos las listas de llegada planificadas, que es el documento básico
en el que el mostrador es responsable de planificar las habitaciones.
Aquí colocamos:
 Cantidad y tipo de habitación
 Servicios contratados
 Fecha de salida previstas
 Quien efectuó la reserva
Finalmente, utilizamos las facturas del usuario final, donde registramos
todos los registros consumidos por el cliente.

14
Fallas encontradas en el sistema actual

 Una de las deficiencias encontradas es la factura que se envía a


los clientes, ya que, al enviar una factura, por ejemplo, del
servicio de restaurant al servicio de resección, generalmente se
presenta con datos de los clientes incompletos u omitidos, como
el nombre del cliente u otra información importante.
 Si se produce un fallo de alimentación y se descarga el UPS, la
computadora de resección se apaga.
 Baja velocidad de los sistemas y software utilizados.
 Otra falla es la no disponibilidad de un departamento de redes en
el hotel.

Soluciones a las fallas encontradas


 De los fallos mencionados anteriormente, el único que solucionan
es el fallo de facturación, que por lo general se resuelve
manualmente, es decir, la recepcionista agrega los datos faltantes
a la factura del cliente.
 Instalar una fuente de alimentación independiente para alimentar
las computadoras de resección en caso de un apagón o una falla
eléctrica, ya que éstas son las que hacen que el hotel funcione sin
problemas, en términos de entrada y salida de los clientes.

 Implementar un departamento de redes, que garantice el correcto


funcionamiento de la red del hotel y los equipos informáticos.

15
Descripción paso a paso del funcionamiento del nuevo
sistema propuesto.

1. Una vez el cliente confirma su reserva, la recepcionista procede a


ingresar los datos en el sistema.
2. Este nuevo software nos ofrece graficas de disponibilidad,
resumen de disponibilidad y resumen de reservas.
3. El programa nos muestra un panel con distintos colores (gris,
amarillo y rojo), los cuales nos muestran el estado de las
habitaciones. La habitación que esta con el fondo gris está limpia
y libre. La habitación con el fondo amarillo está libre y pendiente
de limpieza.
4. Cuando dentro del recuadro de la habitación nos encontramos con
el nombre del cliente significa que está ocupada.
5. Cuando el nombre del cliente dentro del recuadro de la habitación
está en rojo, significa que tiene la salida en el día de hoy.
6. Si las habitaciones están de color rojo totalmente, significa que
están bloqueadas por algunas circunstancias y no se pueden
reservar.
7. Para dar una entrada directa sobre este panel, bastaría con hacer
doble clic sobre la habitación que queramos reservar, se abriría
un formulario donde indicaremos únicamente el número de
noches para que el programa calcule la fecha de salida.
8. Ingresamos en número de cédula del cliente, y si el cliente no
existe nos preguntara si deseamos darle de alta, si le decimos que
si se nos abrirá el formulario para darle entrada a los datos

16
correspondientes, algunos de ellos se rellenarían
automáticamente recogiendo los datos a través de la cédula.
9. Si el cliente ya ha estado alojado en el hotel, al poner la cédula les
aparecerá los datos de este, y podríamos ver un histórico de su
estancia en el hotel, tanto como la fecha de entrada y salida,
precio y habitación donde estuvo alojado.
10. Para dar una salida de una habitación, damos clic derecho
sobre esta y damos clic en salida completa, y nos aparecerán
todos los cargos a facturar. Elegimos la forma de pago y una vez
se imprime la factura la habitación queda libre y pendiente de
limpieza.

17
Objetivos del nuevo sistema

 Con la implementación del nuevo sistema, buscamos optimizar los


procesos requeridos en la reserva, de forma que la recepcionista
pueda visualizar y acceder a todas las informaciones solicitadas
de una forma más rápida, y así obtener un mejor tiempo de gestión
y satisfacción del cliente, cumpliendo con cada uno de los
requerimientos del mismo.
 Una vez el huésped termina su estadía en el hotel, el nuevo
sistema estaría escaneando todos los campos la factura cuando
esta es omitida, y eliminar así el error de omisión de datos en la
factura antes de esta ser impresa. De igual forma, si el huésped
presenta cargos desde uno de los diferentes servicios ofrecidos
por el hotel, como por ejemplo el restaurante, la factura también
seria escaneada antes de enviar a resección, y si presenta
omisión de datos el programa lanzaría un error y esta no se
enviaría o imprimiría, según sea el caso, hasta que sea corregida.

 El nuevo sistema estaría diseñado para acceder a toda la


información desde una sola pantalla, verificando a todos los
huéspedes actuales del hotel, así como conocer el estado de cada
habitación, es decir, ver si están disponibles, ocupadas,
reservadas, sucias o limpias.
 Este sistema permitirá actuar sobre las habitaciones
directamente. Podrá dar entradas, salidas, cargos, prepagos,
limpiar, bloquear, o incluso acceder al listado de llamadas
realizadas por el cliente.

18