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SUMÁRIO
Conteúdo
ARQUIVOS: ORIGEM, HISTÓRICO, FUNÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E PRINCÍPIOS .......................................................................4
ARQUIVO, DOCUMENTO E SUPORTE: CONCEITO...............................................................................................................4
ORIGEM E HISTÓRICO.......................................................................................................................................................4
Idade Antiga..........................................................................................................................................................................5
Idade Média.........................................................................................................................................................................6
Idade Moderna....................................................................................................................................................................6
Idade Contemporânea........................................................................................................................................................7
FUNÇÃO E FINALIDADE DOS ARQUIVOS..............................................................................................................................7
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS............................................................................................................................................8
Classificação segundo as entidades mantenedoras.......................................................................................................8
Classificação segundo a natureza dos documentos .......................................................................................................8
Classificação segundo os estágios de sua evolução.......................................................................................................8
Classificação segundo à extensão de sua atuação.........................................................................................................8
PRINCÍPIOS................................................................................................................................................................................8
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos..................................................................................................8
Princípio da Cumulatividade..............................................................................................................................................9
Princípio da Indivisibilidade...............................................................................................................................................9
Princípio da organicidade...................................................................................................................................................9
Princípio da Unicidade........................................................................................................................................................9
Princípio do Respeito à Ordem Original...........................................................................................................................9
ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CARACTERÍSTICAS DOS ACERVOS......................................................................................9
DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA.........................................................................................................................9
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS TRÊS IDADES)..............................................................................................9
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS.......................................................................................................................................10
QUANTO À NATUREZA..........................................................................................................................................................10
QUANTO À ESPÉCIE / TIPOLOGIA........................................................................................................................................11
QUANTO AO GÊNERO...........................................................................................................................................................11
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA...............................................................................................................................................11
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS...........................................................................................................................................16
NOÇÕES BÁSICAS DE CONSERVAÇÃO PREVENTIVA..........................................................................................................16
PROTOCOLO: RECEBIMENTO, CLASSIFICAÇÃO, REGISTRO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS ..............18
RECEBIMENTO........................................................................................................................................................................19
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
REGISTRO................................................................................................................................................................................19
AUTUAÇÃO............................................................................................................................................................................. 19
CLASSIFICAÇÃO......................................................................................................................................................................19
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO..................................................................................................................................................19
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO).............................................................................................................19
PRODUÇÃO, UTILIZAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS..............................................................................................19
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS......................................................................................................................20
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS......................................................................................20
VALOR DOS DOCUMENTOS..................................................................................................................................................20
PRAZO DE GUARDA DOS DOCUMENTOS...........................................................................................................................21
DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS...........................................................................................................................21
TABELA DE TEMPORALIDADE...............................................................................................................................................21
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS..............................................................................................................................................23
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS............................................................................................................................................23
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO.........................................................................................................................23
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL / VERTICAL.......................................................................................................................23
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS........................................................................................................................................24
MÉTODO ALFABÉTICO...........................................................................................................................................................24
Regras de Alfabetação......................................................................................................................................................25
MÉTODO NUMÉRICO............................................................................................................................................................27
Método Numérico Simples..............................................................................................................................................27
Método Numérico‐Cronológico......................................................................................................................................28
Método Numérico‐dígito‐terminal.................................................................................................................................28
MÉTODO GEOGRÁFICO.........................................................................................................................................................28
MÉTODO IDEOGRÁFICO (POR ASSUNTO)..........................................................................................................................29
Aplicação Prática do Método Ideográfico.....................................................................................................................30
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO...........................................................................................................................31
NOÇÕES DE APLICAÇÕES DE TECNOLOGIAS..........................................................................................................................32
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED.............................................................................................32
CERTIFICAÇÃO DIGITAL.........................................................................................................................................................32
CRIPTOGRAFIA...................................................................................................................................................................32
ALGORITMOS CRIPTOGRÁFICOS DE CHAVE PÚBLICA..................................................................................................33
CONFIDENCIALIDADE........................................................................................................................................................33
AUTENTICIDADE................................................................................................................................................................33
ASSINATURA DIGITAL........................................................................................................................................................33
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Segundo Manuel Romero Tallafigo a história dos O material mais usado no Egito era o papiro.
arquivos está dividida em duas etapas: Antigo Regime e Também havia a existência de outros materiais para
Novo Regime. Tendo a Revolução Francesa como pontapé registro. Os egípcios usavam como suporte couro de
inicial para a Soberania Nacional, isto é, os arquivos como animais, madeira, tabletes de argila, pedaços de cerâmica
uma propriedade da nação. etc.
Idade Antiga
Devido à leis como o registro de transações
Como característica geral, na Idade Média, não comerciais e outros, a constante elaboração de decretos
existia uma divisão dos arquivos em correntes e por parte do faraó, havia uma crescente acumulação de
intermediários gerando um princípio de que o arquivo é documentos no antigo Egito. Havendo a necessidade de
considerado todo o tipo de documento. organização destes documentos. Na época havia a divisão
em quatro departamentos.
Na Mesopotânia e Síria os documentos eram
basicamente formados por tabletes de argila, madeira ou
marfim. Na maioria das vezes surgiam de necessidades
administrativas. No caso da madeira o conteúdo (a escrita)
não era escrita diretamente sobre ela, mas havia uma
pequena camada de cera onde era feita a impressão. A
argila atendia ao público do comércio com registros de
impostos e balancetes comerciais. Era de fácil manejo e
tinha forma quadrada com as pontas arredondadas.
Os tabletes que têm sido encontrados estão A Grécia, segundo Aristóteles, tinha grande
revelando várias correspondências entre muitos povos afinidade com os arquivos pois sua política se identifica
revelando o valor dos arquivos para a sociedade. com os princípios arquivísticos.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Idade Média
Com a instituição da República o Arquivo Central
do Senado se encontrava como tesouro nacional. Guardava Devido às invasões dos bárbaros-germanos quase
tabletes públicos e atas do senado (leis, decretos, sensos, todos os arquivos foram destruídos.
cópias de projetos etc.)
O período compreendido entre os séc. V e X foi o
Com a Roma Imperial o uso do papiro espalhou-se, trecho da história onde mais se destruíram arquivos e a
contudo os tabletes nunca desapareceram. época onde havia poucas pessoas que praticavam a
atividade arquivística.
Devido a centralização do poder o Tabularium
(lugar onde eram arquivados os tabletes) perdeu seu Com a expansão árabe para o Ocidente através da
caráter de arquivo público, pois os documentos passaram a conquista da Espanha e a técnica de produção de papel,
ser de interesse somente do império. algumas práticas arquivísticas já se tornaram usuais, mas
não havia nenhum Arquivo na Europa.
Com a divisão do império e Ocidental e Oriental
houve um crescente aumento do número de documentos Um fator que determinou o ressurgimento do
provocando uma grande desorganização onde não se arquivo na Europa foi a implantação de estudos voltados à
encontrava determinados documentos, obrigando os Roma Antiga, onde foram analisados os instrumentos de
oficiais recorrerem a arquivos provinciais e privados para registro como os documentos e os arquivos.
obter cópias de documentos não encontrados.
Os arquivos foram surgindo de forma independente.
A China tem arquivos de documentos ligados à
dinastia Shang. Os materiais usados foram casco de No séc. XIII e XIV foi marcado como a Era dos
tartaruga assim como ossos de animais principalmente o registros, formando grandes acervos perante as corte
omoplata bovino. Esse tipo de escritura é denominada soberanas.
jinwen.
Idade Moderna
Com constantes evoluções no suporte da escrita a
China é marcada por essas mudanças. A Cai Lun foi O Estado continua usando o arquivo como um
atribuído o caráter de inventor do papel. Ele era um instrumento para o governo e de administração de muita
servidor do imperador que incentivou esse trabalho. Com importância para a organização. Para muitos estados ou
o baixo custo foi levado para o ocidente pelos árabes impérios o arquivo tem sido uma forma de sigilo em
dando origem à produção de um grande volume de relação a seus bens contratuais, decretos etc.
documentos. A partir daí deu-se início à preocupação com
as técnicas de preservação e restauração. Já havia a preocupação com que iria manusear os
documentos. Também havia uma preocupação na criação
Na África não vamos nos deparar com grandes de cópias para o empréstimo de documentos, limpeza dos
acervos arquivísticos, mas com a - tradição oral -. Em documentos, ordem de classificação e regras para o acesso
Senegal existe um método de preservação da memória evitando a deterioração dos originais.
muito interessante, o Cantante. Neste método as pessoas
narram grandes epopéias de heróis africanos, informações No ano de 1632, Baldassarp Bonifácio escreveu o
que são transmitidas de geração em geração. primeiro tratado que determinava o método de uso e
manuseio do arquivo. Em seguida vários decretos foram
A Mesoamérica é uma área de definição cultural emitidos por, praticamente, toda a Europa.
(Olmeca, Tolteca, Maya, Azteca etc.). Na cultura Olmeca a
origem das escrituras é registrada através de hieróglifos Com a busca do Novo Mundo (Américas) a
encontrados em pedras. Os suportes utilizados são muitos Espanha levou consigo seu costumes arquivísticos. Com a
diversificados (pedras, madeiras, pele de animais, pinturas fundação de novas cidades houve o surgimento da atas de
sobre muros, recipientes de cerâmica etc.) fundação, testamentos, cartas, inventários etc. Como na
Europa, os documentos foram cuidadosamente reunidos e
A aparição do arquivo para os aztecas foi organizados. O regimento de segurança e uso foram os
importante para o registro dos territórios conquistados. mesmos que aplicados na península. Ao invés do Estado
eram os órgãos eclesiásticos que tomavam conta do
Na Sudamérica, ou América do Sul, o documentos civis.
questionamento sobre a existência de um arquivo é geral.
Devido a problemas coloniais os investigadores negam o A partir do séc. XVIII os arquivos começaram a ser
arquivo durante essa época. Há, porém, depoimentos que implantados nas universidades associada a um caráter
afirmam a existência de primitivos e pequenos arquivos. diplomático. Também surge a carreira universitária
Arquivística na Universidade de Maguncia (Alemanha).
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A criação de um serviço de arquivo próprio foi uma Em 1841 foi definido pela primeira vez o princípio
das primeiras medidas da Assembléia Nacional. A de proveniência. Segundo o arquivista, diplomata e
Assembléia decretou a custódia e exibição de suas atas a historiador francês Natalis de Wailly, todos os documentos
uma instituição que posteriormente se tornou o Arquivo que vem de um corpo, um estabelecimento, família ou um
Nacional de Paris. indivíduo formal, um fundo, devem ser guardados juntos
segundo a sua proveniência.
Principais conseqüências do período
revolucionário. Em 1880 foi definido outro princípio, o respeito a
ordem original. Para Max Lehmann, consiste em respeitar
O fim do conceito de que o acervo arquivístico era a ordem que foi dada aos documentos pelo seu órgão
somente para o acesso de autoridades trouxe um novo gerador. Esse princípio é a essência da ciência arquivística
público para os fundos arquivísticos. O valor cultural e moderna.
histórico do arquivo foi decisivo para a abertura de
Arquivos Históricos.
A importância do arquivo para a instituição está correspondência, criação dos modelos para documentos e
ligada ao aumento expressivo do volume de documentos criação das normas de gestão documental da instituição.
que a mesma se utiliza no exercício de suas atividades e a
necessidade de se estabelecerem critérios de guarda e de Para alcançar estes objetivos é necessário que o
eliminação de documentos, quando estes já não são mais arquivo disponha dos seguintes requisitos:
úteis para a organização. A adoção de técnicas a) contar com pessoal qualificado e em número
arquivísticas adequadas permite não apenas a localização suficiente;
eficiente da informação desejada, mas também a economia b)estar instalado em local apropriado;
de recursos para a instituição. c) dispor de instalações e materiais adequados;
d)utilizar sistemas racionais de arquivamento,
Podemos destacar como finalidades do arquivo: fundamentados na teoria arquivística moderna;
e) contar com normas de funcionamento;
1 – Guarda dos documentos que circulam na f) contar com dirigente qualificado, preferencial,
instituição, utilizando para isso técnicas que mas não obrigatoriamente, até pela escassez dos
permitam um arquivamento ordenado e mesmos, formado em Arquivologia.
eficiente ;
2 – Garantir a preservação dos documentos, Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade
utilizando formas adequadas de dos arquivos é servir a administração, constituindo-se,
acondicionamento, levando em consideração com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da
temperatura, umidade e demais aspectos que história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é
possam danificar os mesmos; tornar disponível as informações contidas no acervo
3 – Atendimento aos pedidos de consulta e documental sob sua guarda ”. Observa-se, portanto, que o
desarquivamento de documentos pelos diversos arquivamento não consiste apenas em guardar
setores da instituição, de forma a atender documentos, mas servir de fonte de pesquisa para toda a
rapidamente à demanda pelas informações ali administração, servindo de base para eventuais tomadas de
depositadas. decisões e ainda para a preservação da história.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Para Marilena Leite Paes, segundo as entidades a Arquivos setoriais: São aqueles instalados nos
que estão vinculados, os arquivos podem ser classificados próprios setores que utilizam os documentos no
em: dia-a-dia.
públicos, quando mantidos por um órgão
público, em qualquer esfera de atuação; Arquivos centrais/gerais: São aqueles que estão
institucionais: quando mantidos por localizados fora dos setores de trabalho e
associações, igrejas ou entidades sem fins acumulam, em um único local, documentos
lucrativos; provenientes dos diversos setores da instituição,
de forma centralizada.
comerciais: quando mantidos por firmas,
empresas ou indústrias;
pessoais ou familiares: quando mantidas por PRINCÍPIOS
pessoas físicas.
Princípio da Proveniência ou do Respeito aos
Classificação segundo a natureza
Fundos
dos documentos
Princípio básico da arquivologia segundo o qual o
Arquivos especiais: Arquivos que mantêm sob sua arquivo produzido por uma entidade coletiva coletiva,
guarda documentos de formas físicas variadas e que pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras
exijam cuidados especiais em sua guarda e conservação. É entidades produtoras produtoras. Também chamado
o caso de arquivos que guardam documentos em meio princípio do respeito aos fundos.
digital (CDs, disquetes, DVDs), fotografias, slides,
. De um modo geral, este princípio fixa a identidade do
microfilmes, fitas de vídeo etc documento, relativamente a seu produtor. Por este
Arquivos especializados: Arquivos que mantêm sob princípio, os arquivos devem ser organizados em
guarda documentos de determinada área do obediência à competência e às atividades da instituição ou
. pessoa legitimamente responsável pela produção,
conhecimento São exemplos os arquivos médicos, os
acumulação ou guarda dos documentos.
.
arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Princípio da organicidade
Fundo: Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência (instituição) O acervo deve refletir a estrutura interna e as
competências / atribuições de seu órgão produtor,
Fundo aberto: Fundo ao qual podem ser mantendo a inter-relação dos conjuntos de um fundo.
acrescentados novos documentos em função Segundo este princípio, os documentos de arquivo mantêm
do fato de a entidade produtora continuar em estreita relação com os demais documentos pertencentes
atividade. ao conjunto e com à entidade que os acumula. Um
Fundo fechado: Fundo que não recebe mais documento de arquivo retirado de seu conjunto perde
acréscimos de documentos, em função de a muito do seu significado.
entidade produtora não se encontrar mais em
atividade. Princípio da Unicidade
A Arquivologia adota a chamada Teoria das três 1. “Arquivo de primeira idade ou corrente,
idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os constituído de documentos em curso
estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro (emprestados a outros setores com relativa
. freqüência) ou consultados freqüentemente,
da instituição (corrente, intermediária e permanente) conservados nos escritórios ou nas repartições
Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette que os receberam e os produziram ou em
(1973) como as três idades dos arquivos: corrente, dependências próximas de fácil acesso”. Por
intermediária e permanente, e são assim descritas: documentos em curso entenda-se que, nesta fase,
os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
outros setores para atingirem a finalidade para a arquivos propriamente ditos, pois ali os
qual foram criados, o que não quer dizer que, documentos são arquivados de forma definitiva”.
necessariamente, estes documentos devam estar
tramitando todo o tempo. São classificados como permanentes os documentos
:
2. “Arquivo de segunda idade ou intermediário, – que revelam a origem e a constituição da
constituído de documentos que deixaram de ser instituição;
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos – que mostram como a instituição funcionou ao
que os receberam e os produziram podem ainda longo do tempo;
solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou – normas e regulamentos;
retomar um problema novamente focalizado. Não – demais documentos que se caracterizem como
há necessidade de serem conservados próximos históricos para a instituição.
aos escritórios. A permanência dos documentos
nesses arquivos é transitória. São por isso Essas fases são complementares, pois os
também chamados, em alguns países que adotam documentos podem passar de uma fase para outra, e cada
esta teoria, de limbo ou purgatório”. uma das fases corresponde a uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,
3. “Arquivo de terceira idade ou permanente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de
constituído de documentos que perderam todo acondicionamento (pastas suspensas, pastas A-Z etc)
valor de natureza administrativa e que se adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
conservam em razão de seu valor histórico ou mais adequadas ao funcionamento das fases intermediária
documental e que constituem os meios de e permanente, nas quais é muito comum a utilização de
. .
conhecer o passado e sua evolução Estes são os caixas-arquivo
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
ACONDICIONAMENTO
Ato ou efeito de embalar documentos de forma 1. Arquivo com predominância de documentos
decorrentes do exercício das atividades-meio de
apropriada à sua preservação e manuseio.
uma instituição; expressão usada em oposição a
ACUMULAÇÃO arquivo técnico.
Reunião de documentos produzidos e recebidos no 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
curso das atividades de uma instituição ou pessoa. do arquivo administrativo.
ARQUIVO CENTRAL
ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS Unidade responsável pela normalização dos
Direção, supervisão e coordenação das atividades procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma
de arquivo. administração, podendo ou não assumir a centralização do
armazenamento. Também chamado de arquivo geral.
ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS Ver também ARQUIVO SETORIAL.
Ver GESTÃO DE DOCUMENTOS.
ARQUIVO CORRENTE
AMOSTRAGEM 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não,
Técnica de seleção de documentos representativos que pelo seu valor primário é objeto de consultas
de um conjunto. freqüentes pela entidade que o produziu, a quem
compete a sua administração.
ANEXAÇÃO 2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
Juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, do arquivo corrente.
para referência, o número do processo mais antigo. ARQUIVO ESTADUAL
Arquivo público mantido pela administração
ANEXO
pública estadual.
Documento juntado a outro ou a um processo por
afinidade de conteúdo, em caráter definitivo. ARQUIVO GERAL
Ver ARQUIVO CENTRAL.
APENSAÇÃO
ARQUIVO HISTÓRICO
Juntada em caráter temporário, feita com o objetivo
Ver ARQUIVO PERMANENTE.
de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independência. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
APENSO 1. Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco freqüente e que
Documento juntado a processo sem, contudo,
aguarda destinação.
passar a integrá-lo.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
ARMAZENAMENTO do arquivo intermediário.
3. Depósito especialmente construído para
Ato ou efeito de guardar documentos em áreas
armazenamento de arquivos intermediários.
utilizadas para este fim.
Ver também ACONDICIONAMENTO ARQUIVO MUNICIPAL
ARQUIVAMENTO Arquivo público mantido pela administração
pública municipal.
1. Seqüência de operações que visam à guarda
ordenada de documentos ARQUIVO NACIONAL
2. Ação pela qual uma autoridade determina a
Arquivo público mantido pela administração central
guarda de um documento cessada a sua
ou federal de um país.
tramitação
Ver também ARRANJO e MÉTODO DE ARQUIVO PARTICULAR
ARQUIVAMENTO. Ver ARQUIVO PRIVADO.
ARQUIVO
ARQUIVO PERMANENTE
1. Conjunto de documentos independente da
1. Conjunto de documentos preservados em caráter
natureza dos suportes, acumulados por uma
definitivo em função de seu valor.
pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ao
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado
longo de suas atividades.
do arquivo permanente também chamado de
2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a
arquivo histórico.
custódia, o processamento técnico, a conservação
e a utilização de arquivos.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
FUNDO
DESCRIÇÃO Conjunto de documentos de uma mesma
Conjunto de procedimentos que, levando em conta proveniência; termo que eqüivale a arquivo. Também
os elementos formais e de conteúdo das unidades de referido como núcleo.
arquivamento, representam-nas nos instrumentos de
pesquisa. FUNDO ABERTO
Conjunto ao qual podem ser acrescentados novos
DESTINAÇÃO documentos, em função do gerador do arquivo continuar
Decisão, a partir da avaliação, quanto ao em atividade. Também referido como núcleo aberto.
encaminhamento dos documentos para guarda permanente
ou eliminação. FUNDO FECHADO
Ver também: TABELA DE TEMPORALIDADE. Fundo que, em função do fato do gerador do
arquivo não se encontrar mais em atividade, não receberá
DOCUMENTAÇÃO acréscimos de documentos de data posterior a sua
1. Conjunto de documentos. existência. Também referido como núcleo fechado.
2. Ato ou serviço de coleta, organização,
processamento técnico e disseminação de GÊNERO DOCUMENTAL
informações e documentos. Reunião de espécies documentais que se
assemelham por seus caracteres essenciais,
DOCUMENTO particularmente o suporte e a forma de registro da
Unidade de registro de informações qualquer que informação, como documentação audiovisual,
seja o suporte utilizado. documentação cartográfica, documentação iconográfica,
Ver também, ITEM DOCUMENTAL. documentação informática, documentação micrográfica,
documentação textual.
DOCUMENTO OFICIAL
Documento emanado do poder público ou de GESTÃO DE DOCUMENTOS
instituições de direito privado que produz efeitos de ordem Administração da produção, tramitação,
jurídica na comprovação de um fato. organização, uso e avaliação de documentos, mediante
técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e
DOCUMENTO PÚBLICO eficiência dos arquivos. Também referida como
1. Do ponto de vista da acumulação, documento de administração de documentos.
arquivo público.
2. Do ponto de vista da propriedade, documento de GUIA DE RECOLHIMENTO
propriedade do poder público. Ver RELAÇÃO DE RECOLHIMENTO.
3. Do ponto de vista da produção, documento
emanado do poder público. GUIA DE TRANSFERÊNCIA
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA.
DOSSIÊ IDENTIFICAÇÃO
O dossiê é um conjunto de documentos Processo de reconhecimento, sistematização e
relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, registro de informações sobre arquivos com vistas ao seu
lugar, projeto), que constitui uma unidade de controle físico e/ou intelectual.
arquivamento.
ITEM DOCUMENTAL
ELIMINAÇÃO Unidade documental materialmente indivisível.
Destruição de documentos que, na avaliação, foram Também referido como peça.
considerados sem valor para a guarda permanente. Ver também DOCUMENTO.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
PRESERVAÇÃO
LISTA DE TRANSFERÊNCIA Prevenção da deterioração e danos em documentos,
Ver RELAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA. por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO
SISTEMA DE ARQUIVOS Documento ou conjunto de documentos que se
Conjunto de arquivos que, independentemente da toma por base para fins de armazenamento, notação e
posição que ocupam nas respectivas estruturas arranjo.
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado
na persecução de objetivos comuns. VALOR ADMINISTRATIVO
Valor que um documento possui para a
TABELA DE TEMPORALIDADE administração produtora do arquivo, na medida em que
Instrumento de destinação, aprovado pela informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
autoridade competente, que determina prazos de Ver também VALOR PRIMÁRIO.
transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
VALOR FISCAL
TEORIA DAS TRÊS IDADES Valor atribuído a documentos ou arquivos para
Teoria segundo a qual os arquivos são correntes, comprovação de operações financeiras ou fiscais.
intermediários ou permanentes de acordo com a
freqüência de uso por seus geradores e a identificação de VALOR HISTÓRICO
seus valores primário e secundário. Ver VALOR PERMANENTE.
Ver também CICLO VITAL DE DOCUMENTOS.
VALOR INFORMATIVO
TERMO DE ELIMINAÇÃO Valor que um documento possui pelas informações
Instrumento que reúne informações sucintas sobre nele contidas, independente de seu valor probatório.
os documento que, após terem cumprido o prazo de guarda
estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram VALOR LEGAL
eliminados. Valor que um documento possui perante a lei para
Ver também LISTA DE ELIMINAÇÃO. comprovar um fato ou constituir um direito.
Ver também VALOR PROBATÓRIO.
TIPO DOCUMENTAL
Divisão de espécie documental que reúne VALOR PERMANENTE
documentos por suas características comuns em termos de Valor probatório ou valor informativo que justifica
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do a guarda permanente de um documento em um arquivo.
registro, tais como cartas precatórias, cartas régias, cartas- Ver também VALOR SECUNDÁRIO.
patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos
legislativos, fotografias temáticas, retratos, daguerreótipos, VALOR PRIMÁRIO
litogravuras, serigrafias, xilogravuras. Valor atribuído aos documentos em função do
interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
TIPOLOGIA DOCUMENTAL levando-se em conta a sua utilidade para fins
Ver TIPO DOCUMENTAL. administrativos, legais e fiscais.
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A restauração tem por objetivo revitalizar a – Objetos metálicos: deve-se evitar o uso de objetos
concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. metálicos, como grampos, clipes e colchetes, pois
os mesmos tendem a enferrujar e,
Agentes exteriores que danificam os documentos conseqüentemente, acabarão por danificar os
documentos. A opção, sempre que possível,
Físicos: deverá recair sobre clipes e colchetes (hastes) de
– Luminosidade : a luz é um dos fatores mais plástico, que não causam tal problema.
agravantes no processo de degradação dos
materiais bibliográficos, por isso deve-se evitar a Biológicos:
exposição dos documentos à luz natural (luz – Insetos: Vários são os insetos que atacam os
solar) e à reprodução, pois tais fatores causam o documentos causando a deterioração dos
envelhecimento do papel. mesmos. Dentre estes, podemos destacar as
– Temperatura : – Temperaturas demasiado altas ou baratas, traças e brocas.
baixas aceleram a degradação do papel, que – Microorganismos: fungos.
encontra na casa aproximada dos 22º sua – Roedores: ratos.
temperatura ideal. – Homem: danifica os documentos, por utilizá-lo
– Umidade: o excesso de umidade, bem como o constantemente e nem sempre observar a melhor
clima muito seco também contribuem para a forma de conservá-los.
aceleração do processo de envelhecimento do
. A melhor estratégia preventiva para evitar a
documento presença de insetos e roedores:
Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) • manter o local de guarda do acervo longe de
são extremamente comuns a nossa realidade de país de fontes de alimentos;
clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água • evitar comer e manter alimentos no local de
presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos guarda do acervo ;
fenômenos de evaporação e condensação d’água, que • evitar que a cantina ou refeitório fiquem em sala
estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente. ao lado de guarda do acervo;
• retirar o lixo do dia após o final do expediente,
Todo o papel possui uma característica comum: o evitando o pernoite do lixo;
seu caráter higroscópio, ou seja, toda a fibra de papel • substituir os vidros quebrados das janelas;
absorve água e perde água de acordo com a taxa de • arejar os armários onde os livros estejam
umidade existente no local em que está sendo mantido. guardados, abrindo suas portas por algumas
Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se horas.
dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao
perder umidade. Esse movimento brusco de contração e Cuidados gerais na conservação dos
dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, documentos:
causando o seu enfraquecimento.
Documentos em papel:
A taxa adequada para a manutenção de um acervo é – As estantes e arquivos devem ser de metal
a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de revestido de pintura (para evitar ferrugem) ;
55%. A medição da temperatura se faz com o uso de – Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os
termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo- documentos ;
se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois – Evitar qualquer tipo de comida junto aos
equipamentos). documentos;
– Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas
Químicos: crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de
– Poluição atmosférica: a poluição atmosférica é um fragmento de um volume em degradação.
uma das principais causas da degradação Esses materiais possuem alta acidez, provocam
química, representada normalmente pela poeira e manchas irreversíveis onde aplicado ;
fumaça. – Não escrever nos documentos;
– Tintas: a própria tinta utilizada para escrever nos – Não dobrar as páginas;
documentos contribui para sua deterioração. – Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou
– Gordura e oleosidade: o próprio manuseio dos consultar;
documentos acaba por danificá-los, pois as mãos – Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer
deixam oleosidade nos mesmos. Alguns outro líquido;
documentos, como fotografias e negativos são – Para a remoção do pó das lombadas e partes
ainda mais sensíveis que o papel comum, sendo externas dos livros, pode-se usar o aspirador com
recomendado a utilização de luvas de algodão ao a escova circular especial para livros, adaptada
manuseá-los.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
• assegurar a eliminação dos documentos que não acúmulo desordenado de papéis implicará em maior
tenham valor administrativo fiscal, legal ou para .
a pesquisa científica; dificuldade do controle das informações no arquivo
• assegurar o uso adequado da micrográfica, 2ª Fase (Utilização)
processamento automatizado de dados e outras
técnicas avançadas de gestão da informação; Refere- se ao fluxo percorrido pelos documentos,
• contribuir para o acesso e preservação dos necessário ao cumprimento de sua função administrativa,
documentos que mereçam guarda permanente por assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
seus valores histórico e científico.
Essa fase envolve métodos de controle relacionados
Fases às atividades de protocolo e às técnicas específicas para
classificação, organização e elaboração de instrumentos de
As três fases básicas da gestão de documentos são: recuperação da informação. O arquivamento também será
. controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão
produção, utilização e destinação
de arquivos correntes e intermediários e a implantação de
1ª Fase (Produção) sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
VALOR DOS DOCUMENTOS documentos para fins diferentes daqueles para os quais
foram originariamente criados, uma vez que, passa a ser
Basicamente, o documento é guardado pela considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros
instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e para a própria administração. O documento, após perder
e esse valor, quando existir, se apresentará em uma das seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor
seguintes formas: primário/administrativo ou histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna
secundário/histórico. definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Valor primário/administrativo: Refere-se aos Enquanto o documento apresentar valor primário /
documentos que a instituição mantém em sua guarda para administrativo, ele será arquivado nas fases correntes ou
dar suporte às atividades que a mesma realiza no dia-a- .
intermediária Ao prescrever administrativamente, o do-
dia. Está relacionado ao motivo pelo qual o documento foi cumento poderá ser eliminado, quando não apresentar
criado e por isso está presente em todo documento quando valor secundário/histórico, ou poderá ser recolhido à fase
de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo .
documento, em determinado momento de sua existência, permanente, quando apresentar este valor Uma vez que o
. valor secundário/histórico é definitivo, podemos concluir
prescreverá administrativamente que documentos históricos jamais serão eliminados ou
.
Valor histórico: o valor histórico, também chamado destruídos
de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste caso, o documento é criado na fase corrente, – 4ª situação (exemplo do documento classificado
onde permanecerá durante determinado período (no no código 022.11)
exemplo acima, o prazo de guarda na fase corrente da
Escala de férias é de 2 anos) e será eliminado sem passar
pelas fases seguintes. Assim, podemos afirmar que
determinados documentos podem ser eliminados na fase
corrente, desde que a tabela de temporalidade assim o
defina. Conclui-se ainda que o arquivamento nas três fases
não é condição obrigatória para todos os documentos. Na
verdade, a única fase em que todo documento, com Neste caso, o documento será criado na fase
certeza, passará, é a fase corrente, pois é nela que ele será corrente, onde permanecerá por determinado período (no
criado. exemplo, enquanto vigorar), e depois será recolhido ao
arquivo permanente, sem passar pela fase intermediária.
– 2ª situação (exemplo do documento classificado Observa-se que determinados documentos podem ser
no código 026.13) recolhidos (passarem para o arquivo permanente) sem
serem transferidos (passarem pelo arquivo intermediário).
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas
os documentos poderão, de acordo com a profissionais.
Tabela de Temporalidade da instituição, serem
eliminados ou recolhidos (para a fase Como justificativa para essa exigência, verifica-se a
permanente); necessidade de se identificar a utilidade das informações
5) Os documentos históricos serão recolhidos à contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar,
fase permanente, onde jamais serão eliminados; deve-se constituir equipes técnicas integradas por
6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento
fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e da instituição :
nunca na terceira (permanente) ; • arquivista ou responsável pela guarda dos
documentos;
SELEÇÃO DOS DOCUMENTOS • autoridade administrativa, conhecedora da
estrutura e funcionamento do órgão a que esteja
É realizada no âmbito dos arquivos correntes e subordinado o setor responsável pela guarda dos
intermediários por técnicos previamente orientados, documentos;
seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou • profissionais da área jurídica;
nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física • profissional da área financeira;
dos documentos de acordo com a sua destinação: • profissionais ligados ao campo de conhecimento
•
eliminação: trata-se da destruição dos de que tratam os documentos, objeto de avaliação
documentos cuja operacionalização dependerá de (historiador, economista, engenheiro, sociólogo,
seu volume, podendo ser levada a efeito manual- médico, estatístico, etc.).
mente ou através de trituradoras.
• Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação
transferência: envio dos documentos para o
dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim
arquivo intermediário, acompanhados de
de se distinguirem os documentos de valor eventual (de
listagem, onde aguardarão o cumprimento dos
eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou
prazos de guarda e a destinação final;
• probatório. Deve- se evitar a transferência para arquivo
recolhimento: envio dos documentos para o
intermediário de documentos que não tenham sido
arquivo permanente. Nessa fase, o arquivo deve
anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do
elaborar instrumentos de recuperação da
processo de avaliação e seleção nessa fase de
informação com vistas à sua guarda permanente e
arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista
. técnico e gerencial.
seu acesso público
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Vantagens da avaliação para a instituição:
– possibilita a eliminação de documentos
É o processo em que são estabelecidos prazos de destituídos de valor primário e secundário,
guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a trazendo para a instituição ganho considerável de
destinação final dos documentos da instituição (eliminação espaço físico ;
. – diminui os gastos com recursos humanos e
ou guarda permanente) Na prática, é o ato de se criar a
material, uma vez que não haverá necessidade de
Tabela de Temporalidade, realizado pela Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos. se conservar tantos documentos inúteis;
– facilita a recuperação das informações contidas no
A complexidade e abrangência de conhecimentos arquivo, uma vez que o volume de documentos
exigidos pelo processo de avaliação de documentos de guardados será menor, facilitando a busca.
arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL /
Arquivamento é o conjunto das operações
destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de VERTICAL
.
documentos O método de arquivamento corresponderá à Quando do acondicionamento e guarda de
forma que os documentos serão armazenados, visando sua documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas,
localização futura. existem duas formas de arquivamento: horizontal e
vertical.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
MÉTODOS DIRETOS / INDIRETOS A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
acima expostos?
Com relação à ordenação dos documentos em um a) I–VI–III–V–IV–II
arquivo, pode-se dividir os métodos de arquivamento em b) VI–V–IV–II–III–I
dois grandes sistemas: direto e indireto. c) II–V–I–VI–III–IV
d) VI–III–I–II–IV–V
Sistema direto é aquele em que a busca do e) I–II–III–IV–V–VI
documento é feita diretamente no local onde se acha
guardado. É uma característica dos métodos que 2) No escritório de contabilidade “O Contador”
organizam documentos por nome (alfabético, geográfico, organizou as pastas referentes a seus clientes
dicionário e enciclopédico). utilizando-se do método alfabético (por nome
das empresas). Foram organizadas as seguintes
Sistema indireto é aquele em que, para se localizar pastas:
o documento, necessita-se antes consultar um índice ou I – Supermercado Baratão
um código. É o caso da utilização de fichários. É uma II – A Feminina
característica dos métodos que organizam os documentos III – Curso Aprovação
por número (numérico simples, numérico cronológico, IV – O Globo
numérico dígito terminal, decimal e duplex). V – Madeireira Cupim
Podemos identificar como os métodos mais A seu ver, qual seria a ordem correta dos nomes
comumente utilizados para se organizar arquivos ou acima expostos?
fichários os seguintes métodos: a) III–I–V–II–IV
b) II–III–V–IV–I
a) método alfabético;
c) III–II–IV–V–I
d) I–II–III–IV–V
e) V–IV–III–II–I
b) método numérico, que se divide em:
numérico simples, cronológico ou dígito-terminal 3) A empresa Festil Eventos organizou suas fitas
; de vídeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos,
c) método geográfico; utilizando-se do método alfabético. Dessa
. forma, foram organizadas as fitas dos seguintes
d) método ideográfico eventos:
Vejamos detalhadamente cada um destes métodos: I – Primeiro Seminário de Arquivologia
II – 3º Simpósio de Biblioteconomia III
MÉTODO ALFABÉTICO – XV Congresso de Direito
IV – Quinto Encontro de Contadores do DF
V – 75º Curso de Medicina Alternativa
É
o método que utiliza um nome existente no
A seu ver, qual seria a ordem correta dos
documento para organizá-lo de forma alfabética,
eventos acima expostos?
utilizando-se desse mesmo nome para localizar o referido
documento, quando necessário. A ordenação alfabética
utiliza todas as letras do nome, a fim de diferenciar os
.
documentos que começam com as mesmas letras
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
a) I–II–IV–III–V
b) I–II–IV–III–V
c) III–I–IV–V–II
d) III–V–IV–I–II
e) V–IV–III–II–I
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Arquivam-se:
Exemplo:
E. Silva Edis
Silva Estevão
Silva Everaldo
Silva
Arquivam-se:
Exemplos:
Arnold Schwarzenegger
George Walker Bush
6. Os sobrenomes que exprimem grau de Charles Chaplin Adolf
parentesco são considerados parte integrante do Hitler Arquivam-se:
último sobrenome, mas não são considerados na
ordenação alfabética. Quando existirem, devem
ser transpostos acompanhados pelo sobrenome
.
que os antecedem
Exemplo:
Edison Miranda Júnior Élvis
Corrêa Miranda Júnior Osório
Miranda Neto Márcio Cerqueira
Sobrinho Wilson Rodrigues da
Silva Filho
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Exemplo:
9. Os nomes espanhóis ou hispânicos (países Antonio Silva & Cia.
de língua espanhola) são registrados pelo Associação dos Jornalistas
penúltimo sobrenome, e, para isso, os Associação Educacional do DF
dois últimos sobrenomes devem ser A Tentação
transpostos para o início. Companhia Petrolífera Nacional
El País
Exemplo: Embratel
Enrico Gutierrez Salazar The Washington Post
Juan Ramirez Abadía Maria
Pereira de la Fuente Pablo Arquivam-se:
Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Arquivam-se:
MÉTODO NUMÉRICO
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Note que os estados estão ordenados pertence, pois é comum a existência de mais de uma
alfabeticamente e, em cada estado, a capital está inserida cidade com o mesmo nome em estados diferentes.
em primeiro lugar, sendo que as demais cidades vêm na Exemplo:
seqüência, em ordem alfabética. – Anápolis (Goiás)
– Belém (Pará)
a) Organização por país – Campinas (São Paulo)
– Campinas (Tocantins)
Quando o arquivo for organizado por país, os – Fortaleza (Ceará)
mesmos deverão estar dispostos em ordem alfabética, – Guarulhos (São Paulo)
sendo que, dentro de cada país, a primeira cidade deverá – Lages (Santa Catarina)
ser, necessariamente, a capital, independentemente da – São Paulo (São Paulo)
ordem alfabética desta em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais. Nos casos em que a organização geográfica tenha
como objeto a separação de cidades pertencentes ao
Exemplo: mesmo país, deve-se observar a precedência da capital em
relação às demais, cidades, que virão ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta dos Estados Unidos:
– Washington
– Chicago
– Dallas
– Los Angeles
– New York
– San Francisco
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Neste caso, o método principal utilizado foi o de arranjo ou classificação adotado pelo arquivo corrente não
arquivamento por local (método geográfico), tendo sido deve ser alterado quando da transferência para a segunda
empregados, como métodos secundários, o método idade, já que, teoricamente, foi planejado e executado de
numérico cronológico e o método alfabético. forma que atenda ao setor em que o documento foi
acumulado.
Uma vez que o documento conservado no arquivo
intermediário ainda atende ao setor que o acumulou, o
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A vantagem da utilização de resumos criptográficos assinatura gerada é diferente para cada documento, pois
no processo de autenticação é o aumento de desempenho, está relacionada ao resumo do documento.
pois os algoritmos de criptografia assimétrica são muito
lentos. A submissão de resumos criptográficos ao processo Assinatura Digital
de cifragem com a chave privada reduz o tempo de
operação para gerar uma assinatura por serem os resumos, Apesar das diferenças, a técnica de assinatura
em geral, muito menores que o documento em si. Assim, digital é uma forma eficaz de garantir autoria de
consomem um tempo baixo e uniforme, independente do documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida
tamanho do documento a ser assinado. Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de
documentos eletrônicos e a utilização de certificados
Na assinatura digital, o documento não sofre digitais para atribuir autenticidade e integridade aos
qualquer alteração e o hash cifrado com a chave privada é documentos. Este fato tornou a assinatura digital um
anexado ao documento. instrumento válido juridicamente.
O texto acima demonstra que o provimento de
autenticação em documentos eletrônicos é viável
tecnicamente, mas ainda restam duas questões
fundamentais: como conseguir as chaves públicas? Como
garantir a identidade do proprietário do par de chaves? A
resposta a ambas as questões é o certificado digital.
CERTIFICADO DIGITAL
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA _______________ __________ _________ __________________________________
DIGITALIZAÇÃO
Digitalização é o processo pelo qual uma imagem disponibilizadas e reutilizadas, como, por exemplo, em um
ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos,
se dá através de um digitalizador de imagens (ou scanner, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.
scâner, escâner) ou de um transdutor de sinais.
A digitalização ta mbém compreende a con versão
A utilização de dispositivos eletrônicos, como os p ara o código digital de sinais de aú dio e image ns em
scanners, permitem que documento s originalmente em movimento (vídeos), orig inalmente em outros formatos
papel e materiais similares, filmes negativos e positivos, como as gra vações em discos fon ográficos em vinil
microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos (sulcos) e em sinal eletromagnético analógico em fios e
digitais, acessíveis em computador. Com isso, grandes fitas magnétic as.
volumes de informação docum ental pod em ser
armazenados em ambiente digital o que permite serem
MICROFILMAGE M
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
A adoção da microfilmagem exigirá da instituição permanentes (de valor histórico), os documentos originais
equipamentos que permitam ler tais documentos, não poderão ser eliminados.
chamados leitoras de microfilmes ou leitoras de
microfichas, que, em alguns casos, permitem a geração de Para organizar o arquivo de microfilmes, há
uma cópia em papel do documento microfilmado. arquivos próprios como mostrado na figura a seguir. Para
permitir a localização dos documentos, cada rolo deverá
A primeira e mais importante razão para justificar o conter um índice. Por fora das gavetas são marcados os
uso do microfilme é a economia de espaço. O microfilme códigos dos rolos que elas abrigam, tornando muito fácil a
é uma imagem reduzida de uma forma maior; é portanto o consulta. Naturalmente deverá haver junto do arquivo um
tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um aparelho para a leitura dos microfilmes.
documento qualquer.
Poderíamos enumerar os seguintes benefícios para o
uso da microfilmagem:
LEGISLAÇÃO
Lei 8.159, de 08/01/1991 – Dispõe sobre a arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos
política nacional de arquivos públicos e
de prova e informação.
privados e dá outras providências.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu por órgãos públicos, instituições de caráter público e
sanciono a seguinte lei: entidades privadas, em decorrência do exercício de
CAPÍTULO I atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
Disposições Gerais
dos documentos.
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão
documental e a de proteção especial a documentos de
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 5º A Administração Pública franqueará a Art. 13. Os arquivos privados identificados como de
consulta aos documentos públicos na forma desta lei. interesse público e social não poderão ser alienados com
dispersão ou perda da unidade documental, nem
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização transferidos para o exterior.
pelo dano material ou moral decorrente da violação do Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. Poder Público exercerá preferência na aquisição.
CAPÍTULO II Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos
Dos Arquivos Públicos privados identificados como de interesse público e social
poderá ser franqueado mediante autorização de seu
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de proprietário ou possuidor.
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, Art. 15. Os arquivos privados identificados como de
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência interesse público e social poderão ser depositados a título
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
§ 1º São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituições de Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades
caráter público, por entidades privadas encarregadas da religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código
gestão de serviços públicos no exercício de suas Civil ficam identificados como de interesse público e
atividades. social.
§ 2º A cessação de atividades de instituições
públicas e de caráter público implica o recolhimento de CAPÍTULO IV
sua documentação à instituição arquivística pública ou a Da Organização e Administração de Instituições
sua transferência à instituição sucessora. Arquivísticas Públicas
Art. 8º Os documentos públicos são identificados
Art. 17. A administração da documentação pública
como correntes, intermediários e permanentes.
ou de caráter público compete às instituições arquivísticas
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles
em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
de consultas freqüentes. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do
§ 2º Consideram-se documentos intermediários Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder
produtores, por razões de interesse administrativo, Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do
permanente. Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
documentos de valor histórico, probatório e informativo Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
que devem ser definitivamente preservados. Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
instituições públicas e de caráter público será realizada arquivo do Poder Judiciário.
mediante autorização da instituição arquivística pública, § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder
na sua específica esfera de competência. Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são
Art. 10º Os documentos de valor permanente são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
inalienáveis e imprescritíveis.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o Parágrafo único. Nenhuma norma de organização
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo administrativa será interpretada de modo a, por qualquer
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o forma, restringir o disposto neste artigo.
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos. Disposições Finais
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal,
regionais. civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder permanente ou considerado como de interesse público e
Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos social.
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exercício das suas funções, bem como Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional,
guarda. que definirá a política nacional de arquivos, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário integrado por representantes de instituições arquivísticas e
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo acadêmicas, públicas e privadas.
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua
municipal definirá os critérios de organização e vinculação publicação.
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e
o acesso aos documentos, observado o disposto na Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Constituição Federal e nesta lei.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e
CAPÍTULO V 103º da República.
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos
documentos públicos.(Vide Lei nº 12.527, de 2011)
Decreto 4.073, de 03/01/2002 –
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na
Regulamenta a Lei 8.159, de 08/01/1991,
classificação dos documentos por eles produzidos. que dispõe sobre a política nacional de
Regulamento (Vide Lei nº 12.527, de 2011) arquivos públicos e privados e dá
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco outras providências.
a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
o
originariamente sigilosos. Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei n 8.159,
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à de 8 de janeiro de 1991,
segurança da sociedade e do Estado será restrito por um
prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua DECRETA:
produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma Capítulo I
única vez, por igual período.
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à
honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo o
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos -
máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo
produção. o
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política
instância, determinar a exibição reservada de qualquer nacional de arquivos públicos e privados, bem como
exercer orientação normativa visando à gestão documental
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de
e à proteção especial aos documentos de arquivo.
direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da
parte. (Vide Lei nº 12.527, de 2011)
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
o
Art. 2 Compete ao CONARQ: IV - dois representantes do Poder Legislativo
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Federal;
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, V - um representante do Arquivo Nacional;
à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II - VI - dois representantes dos Arquivos Públicos
promover o inter-relacionamento de arquivos Estaduais e do Distrito Federal;
públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à VII - dois representantes dos Arquivos Públicos
integração sistêmica das atividades arquivísticas; Municipais;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas VIII - um representante das instituições
legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação mantenedoras de curso superior de arquivologia;
da política nacional de arquivos públicos e privados; IX - um representante de associações de arquivistas; X -
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) três representantes de instituições que congreguem
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos profissionais que atuem nas áreas de ensino,
constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais.
o
acesso aos arquivos públicos; § 1 Cada Conselheiro terá um suplente.
o
V - estimular programas de gestão e de preservação § 2 Os membros referidos nos incisos III e IV e
de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara
decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de o
§ 3 Os conselheiros e suplentes referidos nos
desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da
política nacional de arquivos públicos e privados; República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de
VII - estimular a implantação de sistemas de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos
arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo
da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
o
Executivo e Legislativo dos Municípios; § 4 O mandato dos Conselheiros será de dois anos,
VIII - estimular a integração e modernização dos permitida uma recondução.
o
arquivos públicos e privados; § 5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e
IX - identificar os arquivos privados de interesse impedimentos, será substituído por seu substituto legal no
o
público e social, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de Arquivo Nacional.
1991;
o
X - propor ao Presidente da República, por Art. 4 Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio
intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração técnico e administrativo ao CONARQ.
de interesse público e social de arquivos privados; o
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência Art. 5 O Plenário, órgão superior de deliberação do
CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante
humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois
instituições integrantes do SINAR; terços de seus membros.
o
XII - recomendar providências para a apuração e a § 1 O CONARQ funcionará na sede do Arquivo
reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos Nacional.
o
públicos e privados; § 2 As reuniões do CONARQ poderão ser
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional,
de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver por deliberação do Plenário ou ad referendum deste,
atividades censitárias referentes a arquivos; sempre que razão superior indicar a conveniência de
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e adoção dessa medida.
instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou o
complementares às suas, para prover e receber elementos Art. 6 O CONARQ somente se reunirá para
de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público
o
formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, Art. 7 O CONARQ poderá constituir câmaras
cultura, ciência, tecnologia, informação e técnicas e comissões especiais, com a finalidade de
informática. elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários
à implementação da política nacional de arquivos públicos
o
Art. 3 São membros conselheiros do CONARQ: e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor
presidirá; soluções para questões temáticas que repercutirem na
II - dois representantes do Poder Executivo Federal; estrutura e organização de segmentos específicos de
III - dois representantes do Poder Judiciário arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
Federal;
40
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a
comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, elaboração de dispositivos legais necessários ao
ad referendum do Plenário. aperfeiçoamento e à implementação da política nacional
o de arquivos públicos e privados;
Art. 8 É considerado de natureza relevante, não VIII - promover a integração e a modernização dos
ensejando qualquer remuneração, o exercício das arquivos em sua esfera de atuação;
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que
das câmaras e comissões. possam ser considerados de interesse público e social;
o
Art. 9 A aprovação do regimento interno do X - comunicar ao CONARQ, para as devidas
CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico
Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nacional;
nº 7.430, de 2011) Vigência XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional
de arquivos públicos e privados, bem como no
Capítulo II desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais
política nacional de arquivos públicos e privados, visando constituídas pelo CONARQ;
à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem
arquivo. aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante
atualização.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o
CONARQ. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as
diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo
Art. 12. Integram o SINAR:
de sua subordinação e vinculação administrativa.
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal; Capítulo III
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de
Legislativo e Judiciário; documentos:
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades
Executivo, Legislativo e Judiciário; públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo municipais, em decorrência de suas funções
e Legislativo. administrativas, legislativas e judiciárias;
o II- produzidos e recebidos por agentes do Poder
§ 1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII,
quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles
SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. decorrente;
o III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas
§ 2 As pessoas físicas e jurídicas de direito
privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR e pelas sociedades de economia mista;
mediante acordo ou ajuste com o órgão central. IV - produzidos e recebidos pelas Organizações
o
Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei
o
informações e aos documentos na sua esfera de n 8.246, de 22 de outubro de 1991.
competência, em conformidade com as diretrizes e normas Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no
emanadas do órgão central; inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes dos Contratos de Gestão com o Poder Público.
e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas
seu cumprimento;
no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação
III - implementar a racionalização das atividades
arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo adequada dos documentos produzidos e recebidos no
documental; exercício de atividades públicas.
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de Art. 17. Os documentos públicos de valor
valor permanente; permanente, que integram o acervo arquivístico das
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o empresas em processo de desestatização, parcial ou total,
aprimoramento do SINAR; serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na
VI - prestar informações sobre suas atividades ao sua esfera de competência.
CONARQ;
41
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
o
§ 1 O recolhimento de que trata este artigo Seção II
constituirá cláusula específica de edital nos processos de Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no
desestatização. Arquivo Nacional
o
§ 2 Para efeito do disposto neste artigo, as
empresas, antes de concluído o processo de desestatização, Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de
providenciarão, em conformidade com as normas âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao
arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados,
classificação e avaliação do acervo arquivístico. higienizados e acondicionados, bem como acompanhados
o
§ 3 Os documentos de valor permanente poderão de instrumento descritivo que permita sua identificação e
o controle.
ficar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2 ,
enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no
conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de
o
§ 4 Os documentos de que trata o caput são documentos, serão implementadas e custeadas pelos
inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do órgãos e entidades geradores dos arquivos.
o
art. 10 da Lei n 8.159, de 1991.
o Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento
§ 5 A utilização e o recolhimento dos documentos
públicos de valor permanente que integram o acervo e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os
arquivístico das empresas públicas e das sociedades de inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos
economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro
do CONARQ sobre a matéria. de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo
Nacional para a orientação necessária à preservação e à
destinação do patrimônio documental acumulado, nos
o o o
Capítulo IV termos do § 2 do art. 7 da Lei n 8.159, de 1991.
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante
Seção I proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução
Das Comissões Permanentes de Avaliação de detalhando os procedimentos a serem observados pelos
Documentos órgãos e entidades da administração pública federal, para a
plena consecução das medidas constantes desta Seção.
Art. 18. Em cada órgão e entidade da (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Administração Pública Federal será constituída comissão
permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de Capítulo V
análise, avaliação e seleção da documentação produzida e DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E
acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS
identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor. Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou
o jurídicas que contenham documentos relevantes para a
§ 1 Os documentos relativos às atividades-meio
serão analisados, avaliados e selecionados pelas história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos declarados de interesse público e social por decreto do
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, Presidente da República.
o
obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de § 1 A declaração de interesse público e social de
temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. que trata este artigo não implica a transferência do
o
§ 2 Os documentos relativos às atividades-meio respectivo acervo para guarda em instituição arquivística
o
não constantes da tabela referida no § 1 serão submetidos pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos detentores pela guarda e a preservação do acervo.
o
dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que § 2 São automaticamente considerados
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí documentos privados de interesse público e social:
decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. I - os arquivos e documentos privados tombados
o pelo Poder Público;
§ 3 Os documentos relativos às atividades-fim
serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art.
o o
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
de temporalidade e destinação, elaboradas pelas III - os registros civis de arquivos de entidades
o
Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei n
o
Arquivo Nacional. 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da
o
Lei n 8.159, de 1991.
42
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de
mediante provocação, encaminhará solicitação, Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar
acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, o o
os membros do CONARQ de que trata o § 3 do art. 3 .
com vistas à declaração de interesse público e social de (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação
dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua
o
§ 1 O parecer será instruído com avaliação técnica publicação.
procedida por comissão especialmente constituída pelo o
Art. 33. Ficam revogados os Decretos n s 1.173, de
CONARQ. 29 de junho de 1994 , 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182,
o o
§ 2 A avaliação referida no § 1 será homologada de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
pelo Presidente do CONARQ. o
o
§ 3 Da decisão homologatória caberá recurso das Brasília, 3 de janeiro de 2002; 181 da Independência e
o
partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, na forma 114 da República.
o FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Silvano Gianni
43
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
II- integrar e coordenar as atividades de gestão de entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de
documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos atuação e de seus seccionais;
setoriais e seccionais que o integram; IV - coordenar a aplicação do código de
III - disseminar normas relativas à gestão de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo; documentos de arquivo relativos as atividades-meio,
IV - racionalizar a produção da documentação instituída para a administração pública federal, no seu
arquivística pública; âmbito de atuação e de seus seccionais;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e V - elaborar, por intermédio da Comissão
de armazenagem da documentação arquivística pública; Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o
o
VI - preservar o patrimônio documental arquivístico art. 18 do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e
da administração pública federal; aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam temporalidade e destinação de documentos de arquivo
direta ou indiretamente na gestão da informação pública relativos às atividades-fim;
federal. VI - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e
o
Art. 3 Integram o SIGA: internacionais;
I - como órgão central, o Arquivo Nacional; VII - proporcionar aos servidores que atuam na área
II- como órgãos setoriais, as unidades responsáveis de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o
pela coordenação das atividades de gestão de documentos aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo
de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; constante atualização.
III - como órgãos seccionais, as unidades
o
vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes. Art. 6 Fica instituída, junto ao órgão central, a
Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:
o
Art. 4 Compete ao órgão central: I - assessorar o órgão central no cumprimento de
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais suas atribuições;
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de II- propor políticas, diretrizes e normas relativas à
documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos
Civil da Presidência da República; órgãos e entidades da administração pública federal, após
II- orientar a implementação, coordenação e aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da
controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à República;
gestão de documentos nos órgãos setoriais; III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as
III - promover a disseminação de normas técnicas e alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento
informações de interesse para o aperfeiçoamento do dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo;
sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação propor os ajustamentos que se fizerem necessários,
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.
internacionais; o
V - estimular e promover a capacitação, o Art. 7 Compõem a Comissão de Coordenação do
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos SIGA:
servidores que atuam na área de gestão de documentos de I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
arquivo. presidirá;
II- um representante do órgão central, responsável
o
Art. 5 Compete aos órgãos setoriais: pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de do Arquivo Nacional;
gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de III - um representante do Sistema de Administração
atuação e de seus seccionais, em conformidade com as dos Recursos de Informação e Informática - SISP, indicado
normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e
da República; Gestão;
II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho IV - um representante do Sistema de Serviços
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento,
seccionais, visando à padronização dos procedimentos Orçamento e Gestão;
técnicos relativos às atividades de produção, classificação, V - os coordenadores das subcomissões dos
registro, tramitação, arquivamento, preservação, Ministérios e órgãos equivalentes.
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência o
§ 1 Poderão participar das reuniões como membros
e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, especialistas e
ao acesso e às informações neles contidas; consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado
III - coordenar a elaboração de código de necessário pela maioria absoluta de seus membros.
classificação de documentos de arquivo, com base nas
funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou
44
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo
central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e
das normas complementares a este Decreto, deliberadas municipais para a autenticação de traslados e certidões
pela Comissão de Coordenação do SIGA. originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará,
Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos
publicação. capacitados para efetuarem a microfilmagem de
o
documentos particulares, bem como os requisitos que a
Brasília, 12 de dezembro de 2003; 182 da Independência microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos
o
e 115 da República. públicos devem preencher para serem autenticados, a fim
LUIZ INÁCIO LULA DA SILVA de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle,
José Dirceu de Oliveira e Silva quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões
originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que
Lei 5.433, de 08/05/1968 – Regula a os cartórios competentes terão de cumprir para a
microfilmagem de documentos autenticação de microfilmes realizados por particulares,
para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
oficiais e dá outras providências.
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA , faço saber autoridade que autenticar os documentos oficiais
que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e
seguinte Lei: certidões originais de microfilmes.
45
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua § 3° O armazenamento do filme original deverá ser
publicação. feito em local diferente do seu filme cópia.
46
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
47
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA _______________ __________ _________ __________________________________
Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 Art. 2º Esta Resol ução entra e m vigor na data de
de maio de 1968, regula mentada pelo Decreto nº 1 .799, sua publicação.
de 30 de janei ro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, d e 20 de
junho de 1996, que tratam da microfilmagem de JAIME ANTUNES DA SILVA
documentos arquivístico s;
ANEXO 1
2) Símbolos obrigatórios a serem utilizados em tod os os rolos, caso a docum entação tenha continuidade:
48
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA _______________ __________ _________ __________________________________
Damaged text.
Wrong binding.
(*)
0078
(*) Número s de referênci a da Norma ISO 7000/1984, incluídos na ISO 9878 /1990.
OBS: As le tras e númer os das mensagens, que acompanham o s símbolos o brigatórios indicados no item 1, deverão ser
apresentados na fonte A RIAL, em tamanho igual ou superior a 70 ponto s. Para os símbolos indicados no item 2, o
tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da fonte ARIAL, usar letras e números não serifados, isto é,
sem qualqu er tipo de ad orno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os sím bolos indicados no item 1. Para
os símbolos indicados no item 2, o ta manho poderá variar entre 3 e 7 milíme tros.
ANEXO 2
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
(1) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros
(2) Usar a fonte ARIAL, no tamanho indicado em pontos. Na ausência dessa fonte, usar letras e números não serifados,
isto é, letras e números sem qualquer tipo de adorno, no tamanho indicado em milímetros
50
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA _______________ __________ _________ __________________________________
51
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
52
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Seção II
Da Reclassificação e da Desclassificação Art. 15. A publicação dos atos sigilosos, se for o
caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de
Art. 8º Dados ou informações classificados no grau expedição e ementas, redigidas de modo a não
de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados comprometer o sigilo.
ou desclassificados, mediante decisão da autoridade
responsável pela sua classificação. Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas
Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e baseados em fotografias aéreas ou em seus negativos serão
reservado, poderá a autoridade responsável pela classificados em razão dos detalhes que revelem e não da
classificação ou autoridade hierarquicamente superior classificação atribuída às fotografias ou negativos que lhes
competente para dispor sobre o assunto, respeitados os deram origem ou das diretrizes baixadas para obtê-las.
interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la
ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de Art. 17. Poderão ser elaborados extratos de
reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da documentos sigilosos, para sua divulgação ou execução,
custódia do dado ou informação sigilosos. mediante consentimento expresso:
Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo I - da autoridade classificadora, para documentos
de duração conta-se a partir da data de produção do dado ultra-secretos;
ou informação. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, de II- da autoridade classificadora ou autoridade
2004) hierarquicamente superior competente para dispor sobre o
assunto, para documentos secretos; e
Art. 10. A desclassificação de dados ou informações III - da autoridade classificadora, destinatária ou
nos graus ultra- secreto, confidencial e reservado será autoridade hierarquicamente superior competente para
automática após transcorridos os prazos previstos nos dispor sobre o assunto, para documentos confidenciais e
o
incisos I, II, III e IV do art. 7 , salvo no caso de sua reservados, exceto quando expressamente vedado no
prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao próprio documento.
final de seu termo. (Redação dada pelo Decreto nº 5.301, Parágrafo único. Aos extratos de que trata este
de 2004) artigo serão atribuídos graus de sigilo iguais ou inferiores
àqueles atribuídos aos documentos que lhes deram origem,
Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda
salvo quando elaborados para fins de divulgação.
permanente que forem objeto de desclassificação serão
encaminhados à instituição arquivística pública Seção II
competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, Do Documento Sigiloso Controlado
entidade pública ou instituição de caráter público, para
fins de organização, preservação e acesso. Art. 18. Documento Sigiloso Controlado (DSC) é
Parágrafo único. Consideram-se de guarda aquele que, por sua importância, requer medidas
permanente os dados ou informações de valor histórico, adicionais de controle, incluindo:
probatório e informativo que devam ser definitivamente I - identificação dos destinatários em protocolo e
preservados. recibo próprios, quando da difusão;
Art. 12. A indicação da reclassificação ou da II- lavratura de termo de custódia e registro em
desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá protocolo específico;
constar das capas, se houver, e da primeira página. III - lavratura anual de termo de inventário, pelo
órgão ou entidade expedidores e pelo órgão ou entidade
CAPÍTULO III receptores; e
DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES IV - lavratura de termo de transferência, sempre que
SIGILOSOS se proceder à transferência de sua custódia ou guarda.
Parágrafo único. O termo de inventário e o termo de
Seção I transferência serão elaborados de acordo com os modelos
Dos Procedimentos para Classificação de Documentos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarão sob a
guarda de um órgão de controle.
Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as
partes componentes ou os anexos de um documento Art. 19. O documento ultra-secreto é, por sua
sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao natureza, considerado DSC, desde sua classificação ou
documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo reclassificação.
mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Parágrafo único. A critério da autoridade
Art. 14. A classificação de um grupo de documentos classificadora ou autoridade hierarquicamente superior
que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao competente para dispor sobre o assunto, o disposto no
documento classificado com o mais alto grau de sigilo. caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo.
53
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 24. Os documentos sigilosos em suas Art. 29. O destinatário de documento sigiloso
expedição e tramitação obedecerão às seguintes comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício
prescrições: de violação ou adulteração do documento.
I - serão acondicionados em envelopes duplos;
II- no envelope externo não constará qualquer Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou
indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; guardados em condições especiais de segurança, conforme
III - no envelope interno serão apostos o regulamento.
destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a § 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e
serem identificados logo que removido o envelope secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que
externo; ofereça segurança equivalente ou superior.
IV - o envelope interno será fechado, lacrado e § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no §
expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob
remetente, destinatário e número ou outro indicativo que guarda armada.
identifique o documento; e
V - sempre que o assunto for considerado de Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou
interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus
pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem
ou transferência de responsabilidade.
Art. 25. A expedição, condução e entrega de Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo
documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada aos responsáveis pela guarda ou custódia de material
pessoalmente, por agente público autorizado, sendo sigiloso.
vedada a sua postagem.
54
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 32. A reprodução do todo ou de parte de Art. 36. Os documentos permanentes de valor
documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do histórico, probatório e informativo não podem ser
documento original. desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade
§ 1º A reprodução total ou parcial de documentos penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em
sigilosos controlados condiciona-se à autorização expressa vigor.
da autoridade classificadora ou autoridade
hierarquicamente superior competente para dispor sobre o CAPÍTULO IV
assunto. DO ACESSO
§ 2º Eventuais cópias decorrentes de documentos
sigilosos serão autenticadas pelo chefe da Comissão a que Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos
se refere o art. 35 deste Decreto, no âmbito dos órgãos e em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter
entidades públicas ou instituições de caráter público. público é admitido:
§ 3º Serão fornecidas certidões de documentos I - ao agente público, no exercício de cargo, função,
sigilosos que não puderem ser reproduzidos devido a seu emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de
estado de conservação, desde que necessário como prova conhecê-los; e
em juízo. II- ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua
pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo
Art. 33. O responsável pela produção ou reprodução ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade
de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação competente.
de notas manuscritas, tipos, clichês, carbonos, provas ou § 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos
qualquer outro recurso, que possam dar origem a cópia termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às
não-autorizada do todo ou parte. sanções administrativas, civis e penais decorrentes da
eventual divulgação dos mesmos.
Art. 34. Sempre que a preparação, impressão ou, se § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que
for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada os procedimentos ou processos que vierem a instruir
em tipografias, impressoras, oficinas gráficas ou similar, também passem a ter grau de sigilo idêntico.
essa operação deverá ser acompanhada por pessoa § 3º Serão liberados à consulta pública os
oficialmente designada, que será responsável pela garantia documentos que contenham informações pessoais, desde
do sigilo durante a confecção do documento, observado o que previamente autorizada pelo titular ou por seus
disposto no art. 33. herdeiros.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 46. A destruição de dados sigilosos deve ser Art. 53. Os titulares de órgãos ou entidades públicos
feita por método que sobrescreva as informações encarregados da preparação de planos, pesquisas e
armazenadas. Se não estiver ao alcance do órgão a trabalhos de aperfeiçoamento ou de novo projeto, prova,
destruição lógica, deverá ser providenciada a destruição produção, aquisição, armazenagem ou emprego de
física por incineração dos dispositivos de armazenamento. material sigiloso são responsáveis pela expedição das
instruções adicionais que se tornarem necessárias à
Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.
a produção de documentos com grau de sigilo secreto,
confidencial e reservado só poderão integrar redes de Art. 54. Todos os modelos, protótipos, moldes,
computadores que possuam sistemas de criptografia e máquinas e outros materiais similares considerados
segurança adequados a proteção dos documentos. sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer
natureza, como empréstimo, cessão, arrendamento ou
Art. 48. O armazenamento de documentos sigilosos, locação, serão adequadamente marcados para indicar o seu
sempre que possível, deve ser feito em mídias removíveis que grau de sigilo.
podem ser guardadas com maior facilidade.
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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA ____________________________________________________________________
Art. 55. Dados ou informações sigilosos Art. 60. Aos órgãos e entidades públicos, bem como
concernentes a programas técnicos ou aperfeiçoamento de às instituições de caráter público, a que os contratantes
material somente serão fornecidos aos que, por suas estejam vinculados, cabe providenciar para que seus
funções oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso. fiscais ou representantes adotem as medidas necessárias
Parágrafo único. Os órgãos e entidades públicos para a segurança dos documentos ou materiais sigilosos
controlarão e coordenarão o fornecimento às pessoas em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso
físicas e jurídicas interessadas os dados e informações de fabricação em suas instalações.
necessários ao desenvolvimento de programas.
CAPÍTULO IX
Seção II DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Do Transporte
Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a
Art. 56. A definição do meio de transporte a ser material, área, instalação e sistema de informação cujo
utilizado para deslocamento de material sigiloso é sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
responsabilidade do detentor da custódia e deverá Estado.
considerar o respectivo grau de sigilo.
§ 1º O material sigiloso poderá ser transportado por Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e
empresas para tal fim contratadas. instituições de caráter público exigirão termo de
§ 2º As medidas necessárias para a segurança do compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores,
material transportado serão estabelecidas em funcionários e empregados que direta ou indiretamente
entendimentos prévios, por meio de cláusulas contratuais tenham acesso a dados ou informações sigilosos.
específicas, e serão de responsabilidade da empresa Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput
contratada. deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não
revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos
Art. 57. Sempre que possível, os materiais sigilosos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função
serão tratados segundo os critérios indicados para a ou emprego público.
expedição de documentos sigilosos.
Art. 63. Os agentes responsáveis pela custódia de
Art. 58. A critério da autoridade competente, documentos e materiais e pela segurança de áreas,
poderão ser empregados guardas armados, civis ou instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa
militares, para o transporte de material sigiloso. sujeitam- se às normas referentes ao sigilo profissional, em
razão do ofício, e ao seu código de ética específico, sem
CAPÍTULO VIII prejuízo de sanções penais.
DOS CONTRATOS
Art. 64. Os órgãos e entidades públicos e
Art. 59. A celebração de contrato cujo objeto seja instituições de caráter público promoverão o treinamento,
sigiloso, ou que sua execução implique a divulgação de a capacitação, a reciclagem e o aperfeiçoamento de
desenhos, plantas, materiais, dados ou informações de pessoal que desempenhe atividades inerentes à
natureza sigilosa, obedecerá aos seguintes requisitos: salvaguarda de documentos, materiais, áreas, instalações e
I - o conhecimento da minuta de contrato estará sistemas de informação de natureza sigilosa.
condicionado à assinatura de termo de compromisso de
manutenção de sigilo pelos interessados na contratação; e Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome
II - o estabelecimento de cláusulas prevendo a: conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste
a) possibilidade de alteração do contrato para Decreto fica, automaticamente, responsável pela
inclusão de cláusula de segurança não estipulada por preservação do seu sigilo.
ocasião da sua assinatura;
b) obrigação de o contratado manter o sigilo Art. 66. Na classificação dos documentos será
relativo ao objeto contratado, bem como à sua execução; utilizado, sempre que possível, o critério menos restritivo
c) obrigação de o contratado adotar as medidas de possível.
segurança adequadas, no âmbito das atividades sob seu
controle, para a manutenção do sigilo relativo ao objeto Art. 67. A critério dos órgãos e entidades do Poder
contratado; Executivo Federal serão expedidas instruções
d) identificação, para fins de concessão de complementares, que detalharão os procedimentos
credencial de segurança, das pessoas que, em nome do necessários à plena execução deste Decreto.
contratado, terão acesso a material, dados e informações
sigilosos; e Art. 68. Este Decreto entra em vigor após quarenta
e) responsabilidade do contratado pela segurança do e cinco dias da data de sua publicação.
objeto subcontratado, no todo ou em parte.
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ÉTICA PROFISSIONAL
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documentos excluídos da consulta tenham sido número, dentro dos limites impostos pela política das
retirados momentaneamente do dossiê, o usuário deve instituições dependem a necessidade de preservar os
ser modificado. documentos, o respeito à legislação e à regulamentação,
aos direitos dos indivíduos e aos acordos com os
4. Os arquivistas asseguram permanentemente a doadores. Eles definem as restrições aos usuários
comunicabilidade e a compreensão dos eventuais e as aplicam com eqüidade. Os arquivistas
documentos. desencorajam as limitações de acesso e de utilização
dos documentos quando eles não são razoáveis, mas
Os arquivistas dirigem sua reflexão sobre a podem aceitar ou sugerir restrições claramente definidas
triagem dos documentos a serem conservados ou e de uma duração limitada quando elas são a condição
eliminados, prioritariamente, em função da necessidade de uma aquisição. Eles observam fielmente e aplicam
de salvaguardar a memória da atividade da pessoa ou da com imparcialidade todos os acordos firmados no
instituição que os produziu ou acumulou, mas momento de uma aquisição, mas, no interesse da
igualmente em função dos interesses evolutivos dos liberação de acesso aos documentos, eles podem
interesses da pesquisa histórica. Os arquivistas têm renegociar as cláusulas quando as circunstâncias
consciência de que a aquisição de documentos de mudam.
origem duvidosa, mesmo de grande interesse, é de
natureza a encorajar um comércio ilegal. Eles prestam a 7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilíbrio,
sua colaboração a seus colegas e aos serviços no quadro da legislação em vigor, entre o direito
pertinentes para a identificação e a procura das pessoas ao conhecimento e o respeito à vida privada.
suspeitas de roubos de documentos de arquivos.
Os arquivistas se preocupam para que a vida das
5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento pessoas jurídicas e físicas, assim como a segurança
dos documentos e justificam a maneira como o nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade
fazem. de se destruir as informações sobretudo no caso dos
arquivos informatizados, onde os dados podem ser
Os arquivistas se preocupam não somente com o deletados e novos dados inseridos, como é prática
recolhimento dos documentos existentes, mas também corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida
cooperam com os gestores de documentos de maneira privada das pessoas que estão ligadas à origem ou que
que, nos sistemas de informação e arquivamento são a própria matéria dos documentos, sobretudo
eletrônico, sejam levados em conta, desde a origem, os daquelas que não foram consultadas quanto `a
procedimentos destinados à proteção de documentos de utilização ou destino dos documentos.
valor permanente. Os arquivistas quando negociam com
os serviços responsáveis pela guarda ou com os 8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e
proprietários de documentos, fundamentam sua decisão, evitam tirar de sua posição vantagens para eles
em tal circunstância, considerando os seguintes mesmos ou para quem quer que seja.
elementos: autorização de recolhimento, doação ou
venda; negociações financeiras; planos de tratamento; Os arquivistas se abstêm de toda atividade
direitos de produção e condições de acessibilidade. Eles prejudicial à sua integridade profissional, à sua
aguardam um registro escrito de entrada de objetividade e à sua imparcialidade.
documentos, de sua conservação e de seu tratamento.
Os arquivistas não tiram de suas atividades
6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer
maior número possível de usuários, oferecendo outra ordem que possa resultar em detrimento das
seus serviços a todos com imparcialidade. instituições, dos usuários e de seus colegas. Os
arquivistas não colecionam pessoalmente documentos
Os arquivistas produzem instrumento de pesquisa originais nem participam de um comércio de
gerais e específicos adaptados às exigências, para a documentos em sua área de jurisdição. Eles evitam as
totalidade dos fundos que têm sob sua guarda. Em todas atividades que possam ciar no espírito do público a
as circunstâncias, eles oferecem pareceres com impressão de um conflito de interesses. Os arquivistas
imparcialidade e utilizam os recursos disponíveis para podem explorar os fundos arquivísticos de sua
fornecer uma série de opiniões equilibradas. Os instituição para fins de pesquisa e de publicações
arquivistas respondem com cortesia, e com a pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de
preocupação de ajudar, a todas as pesquisas razoáveis acordo coma s mesmas regras impostas aos demais
referentes aos documentos dos quais eles garantem a usuários. Eles não revelam nem utilizam, nos fundos
conservação e encorajam a sua utilização em grande arquivísticos, onde o acesso é limitado, as informações
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obtidas em seus trabalhos. Eles não permitem que suas compreensão mútua.
pesquisas pessoais ou suas publicações interfiram com
as tarefas profissionais ou administrativas para as quais
foram contratados. No que concerne à exploração de
seus fundos arquivísticos, os arquivistas não utilizam
seu conhecimento das descobertas feitas por um
pesquisador, ainda não publicadas por ele sem adverti-
lo de sua intenção de tirar partido delas. Os arquivistas
podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas
áreas de pesquisa, aí compreendidos os trabalhos
baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os
arquivistas não permitem a pessoas estranhas à sua
profissão interferirem em suas práticas e obrigações.
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