Management de projet / Plan de Management

PLAN DE MANAGEMENT DE PROJET

– ici, le NOM DU PROJET –

1 - Descriptif du projet et contexte

Ce paragraphe reprend les rubriques de la charte de projet (nous restons donc assez large). On peut
également énoncer la méthodologie qui sera appliquée (méthode de conduite de projet et outils).
Des précisions seront apportées dans la suite du document.

2 - Arborescence préliminaire du produit à développer

Ce paragraphe identifie la solution technique que vous envisagez et renvoie aux documents de
définition du besoin : Cahier Des Charges Fonctionnel (CDCF) et/ou Spécification Technique du
Besoin (STB).

3 - Objectifs généraux

Ce paragraphe décrit les objectifs à atteindre en termes de coût, délais et qualité et renvoie si
nécessaire à un document détaillé (Avant-Projet Détaillé (APD)).

4 - Parties prenantes, rôles et responsabilités

Les parties prenantes décisionnaires

Préciser ici, qui décide et à quel moment du projet, s’il y a un comité de pilotage identifié, qui valide
les livrables, qui valide le projet et le respect des jalons.
Identifier clairement le donneur d’ordre, le commanditaire, le financeur et le coordinateur général du
projet chez votre client ou en interne s’il s’agit d’un projet se déroulant dans l’entreprise.
En bref, vous devez identifier et lister ici vos interlocuteurs durant toute la vie du projet, du
démarrage à la clôture.

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Les contributeurs experts

Identifier dans cette rubrique les compétences spéciales dont vous aurez besoin et qui seront vos
références sur la technicité des contenus (exemple : graphiste 3D, développeur Angular,
Webdesigner, CEO ou notoriété mondiale…).
Préciser également ici les conditions de remis des experts, les livrables attendus, les délais associés et
le budget de la collaboration.

L’équipe projet

Dans cette rubrique vous pouvez mettre les Curriculum vitae de l’équipe (certains clients les
demandent). Ici doivent figurer en premier lieu les coordonnées complètes du chef de projet. Il est
l’interlocuteur privilégié !

Les utilisateurs finaux

Pensez à préciser ici, leur intérêt dans le projet et le bénéfice apporté. Nous pouvons également
indiquer le niveau de connaissance technique des utilisateurs, la fréquence d’utilisation, le niveau
d’utilisation (expert, administrateur, utilisateur lambda). Ces informations seront précieuses pour la
suite du projet, surtout s’il s’agit d’un nouveau matériel.
De plus, toutes les données qui figureront dans ce chapitre permettront d’écrire ensuite les modes
opératoires de déploiement de la solution, ainsi que les ressources documentaires nécessaires et leur
« profondeur ».

5 - Management du contenu

Lot de tâches et prestations sous-traitées

Les lots de tâches serviront à débloquer l’échéancier, tant pour le lancement des travaux que pour
l’avancement du déblocage financier. Ce paragraphe donne une vision synthétique des grandes
livraisons du projet et des dépendances externes.

Exigences techniques particulières

Pour tout ce qui concerne les fonctionnalités, préciser ici quel est le mode opératoire de création, de
suivi et de tests des livraisons fonctionnelles. On ajoutera également la maintenance à prévoir et
préciserons qui l’assume et comment.
En dernier lieu, on ajoutera les coordonnées du « validateur » fonctionnel.

Livrables : définition, réalisation et articulation

En plus des précisions techniques, nous ajouterons ici la procédure de réalisation, de suivi, de test, de
recette et de déploiement des livrables, ainsi que du produit final.

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Dans ce paragraphe, figureront les modalités pour chaque phase de livraison (revue ou réunion,
moment, lieu, participants, conditions, environnement).
Nous indiquerons également quels sont les types de livrables : Documents, plans, nomenclatures,
schémas, logiciels, matériels, prototype...

Norme et label

Nous indiquerons ici les normes, labels ou certification auquel le produit répond et également les
livrables s’il s’agit de produit ou d’un secteur sensible (agroalimentaire, aéronautique, nucléaire…)

6 - Management de l’échéancier

Maitrise des délais

Nous ferons figurer la deadline initiale et les moyens possibles à mettre en œuvre pour la tenir. Nous
indiquerons également les points forts de l’entreprise permettant de tenir ces délais (exemples :
multiples intervenants possibles). Nous pourrons également indiquer comment l’entreprise a
l’habitude de procéder pour tenir les délais (logigramme, diagramme de flux, cartographie de
processus…).

Planning en phase

Il s’agit ici de mettre un planning synthétique limité aux principaux jalons (jalons directeurs). C’est
l’un des principaux outils du pilotage puisqu’il sera la référence pour la comptabilité, la facturation, la
direction et les parties prenantes du projet. C’est une vision macroscopique du projet.
La représentation doit être la plus visuelle possible (ligne de temps, jalons et livrables).

Planning détaillé

Il sert à l’opérationnel, c’est l’outil privilégié du chef de projet. Il est souvent réalisé sous la forme
d’un diagramme de Gantt. Votre diagramme de Gantt figurera soit dans cette partie du plan de
management, soit en annexe. Il doit être complet et renseigné.

Reporting de l’avancement

Le projet va vivre et avancer selon les prévisions et les imprévus. Nous définirons dans cette partie à
quel moment nous le réviserons pour ce qui est planifiable (exemple : avant chaque livraison) et quel
évènement peut motiver sa révision (exemple : retard, modification de contenu)
Nous indiquerons également quel document nous utiliserons pour faire le reporting du retro-
planning (exemples : Excel, MS projet, Gantt Project).

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7 - Management des coûts

Même si les dépenses de votre projet, mesurées en euro, sont faibles, ce n’est pas le cas pour la
quantité de travail à fournir. Non seulement vous devez à tout moment savoir si vous êtes en avance
ou en retard, mais vous devez aussi savoir, pour chaque tâche achevée ou livrable produit, si le coût
(en euro ou en travail humain) de cette tâche ou de ce livrable est conforme aux prévisions.

Vous devez dès à présent avoir estimé les charges de travail (par tâche ou par livrable) et surtout
ensuite imposer aux membres de l’équipe une saisie quotidienne des temps passés pour
chaque tâche ou livrable.

Votre rapport de fin de projet devra faire état du retour d’expérience sur ce point.

8 - Management de la communication

Niveau de confidentialité

Selon le type de client et de projet, vous pouvez être amené à travailler sur un projet sensible. En ce
cas, sachez que vous ne pouvez pas faire appel à des prestataires (sauf s’ils sont référencés auprès de
votre client) et vous devrez mettre en place un accord de confidentialité avec toutes personnes qui
seront amenées à travailler sur le projet. Votre employeur peut l’intégrer dans votre contrat initial,
de son côté, il devra assurer le client du respect de la confidentialité.

Gestion de la documentation et outils de communication opérationnelle

Un projet doit être documenté car c’est à l’aide de cette documentation que la roue de
l’amélioration pourra être efficiente et inscrire l’équipe projet dans l’amélioration continue. Le retour
d’expériences fera état de toute la documentation mise en œuvre dans le projet afin d’utiliser les
actions correctives et préventives pour la fois d’après et ainsi monter en compétence et devenir
meilleur.
La documentation sera répertoriée dans un plan de documentation. En amont du projet, il sera
complété de ce que vous avez planifié puis vous l’amenderez au fur et à mesure, de sorte qu’il
devienne le « journal de bord documentaire ».
Vous placerez ici un tableau récapitulant le type de documentation que vous allez fournir durant le
projet, sa forme, ses destinataires, la fréquence d’envoi et le moment.
Ce tableau sera suivi par le chef de projet et consulté par les membres de l’équipe projet et le
commanditaire.
Vous définirez précisément ici quel type de média vous allez utiliser pour communiquer : papier,
messagerie électronique, application collaborative….

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Reporting

Définissez ici de quelle façon et à quelle fréquence vous allez informer votre hiérarchie et l’instance
de pilotage de la progression du projet. Si vous avez des indicateurs, spécifiez-les, ainsi que le seuil à
partir duquel vous lancerez des alertes et comment vous les analysez.

Réunions

Quels types de réunions prévoyez-vous d’organiser : réunions de pilotage, revue de projet, séances
de travail de l’équipe projet, briefing, réunions techniques avec les différents acteurs.
Pour chaque type de réunion, quelle fréquence, quelle durée, quel lieu, qui organise (convocation,
ordre du jour, compte-rendu) qui anime, qui décide et éventuellement suivant quelle procédure. Qui
rédige le compte-rendu, qui le valide, comment et sous quel délai sont-ils diffusés, à quels
destinataires ?

Communication promotionnelle

Y a-t-il lieu d’organiser la communication promotionnelle du projet, auprès de quels publics

(internes, externes ?), par quels médias ? Suivant quel calendrier, qui décidera du contenu et de la
forme ?

Les références documentaires, normatives et réglementaires

Vous pouvez indiquer ici si vous suivez une norme particulière, si vous êtes certifié ou si les membres
de l’équipe le sont. Toutes normes ou références documentaires ont tendance à rassurer le donneur
d’ordre qui mise alors sur des pratiques testées et approuvées.

9 - Management des risques et des travaux

Les conditions d’exécution des travaux

Préciser ici les conditions spécifiques nécessaires à la réalisation d’une tâche (exemple : salle blanche
pour le montage de composants électroniques). Si l’accès aux équipements de réalisation est
règlementé et comment obtenir les autorisations et modalités d’accès.

Evaluation des risques : sécurité des personnes, des données et des biens

Le projet met-il en danger la sécurité des personnes (équipe projet, utilisateurs, tiers...) ou les biens,
matériels ou immatériels (données informatiques) ? Si c’est le cas quelles mesures de prévention et
de protection sont mises en place, qui est en charge de veiller à leur application ?

Il est impératif ici de faire l’inventaire des événements susceptibles de perturber le bon déroulement
du projet et d’évaluer l’impact de ces risques sur le projet. Ce paragraphe est suffisamment
important pour faire l’objet d’un document particulier (plan de management des risques) avec une
évaluation chiffrée.

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Le plan de management des risques comprendra pour chaque risque identifié :

- La description du risque
- Le niveau du risque
- La probabilité d’apparition
- La fréquence d’apparition
- L’action corrective et préventive à mettre en œuvre en cas d’apparition
- Le pilote nommé pour surveiller le risque

Les exigences pour la maîtrise des risques

Ecrivez ici si vous êtes normé pour le management des risques, si c’est le cas indiquez le label ou les
obligations (exemple : QSE, HACCP...)

Il vous faut également aborder ici les exigences environnementales et réglementaires.

Document inspiré du plan de management proposé sur le site http://methodo-projet.fr/

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