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CursodeMSProject PDF
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DEFINICION DE UN PROYECTO
Tiempo Coste
Ámbito
Tiempo.
Es la delimitación mas habitual de cualquier proyecto, el tiempo limitado
para el desarrollo del mismo.
Coste.
No solo es el dinero, son todos los recursos requeridos para la realización
del proyecto, incluye a las personas y al equipamiento.
Ámbito.
Debemos distinguir dos tipos de ámbito: el ámbito del producto y el ámbito
del proyecto. El primero describe la calidad, características y funciones del
producto y el segundo el trabajo requerido para lograr ese objetivo. El
ámbito del proyecto se mide en tareas y fases.
CREACION DE UN PROYECTO.
Una vez creado el calendario laboral debemos asignarlo como calendario del
proyecto.
1. Proyecto
2. Información del proyecto
3. Indicaremos la fecha del comienzo del proyecto y en el campo
Calendario seleccionaremos el creado anteriormente.
Si volvemos a Herramientas, Cambiar Calendario Laboral veremos que ahora
aparece seleccionado el nuestro.
Podemos agregar información adicional al proyecto desde,
1. Archivo
2. Propiedades
INTRODUCCION DE TAREAS
ESTIMACION DE LA DURACION
Una vez vinculadas las tareas podremos establecer la relación entre ellas
(obviamente la vinculación y relación puede establecerse simultáneamente).
Por defecto siempre que se vincula una tarea la relación FC, si quisiéramos
cambiarla tenemos dos formas:
DESPLAZAMIENTO DE TAREAS
ELIMINACION DE TAREAS
1. Seleccionamos la tarea haciendo clic en su numero identificativo, no
en su nombre
2. Edición
3. Eliminar o tecla SUPR.
DIVISION DE TAREAS
TAREAS REPETITIVAS
FILTROS DE TAREAS
El icono Autofiltro de la barra de formato nos permite filtrar las tareas del
proyecto en función de distintas condiciones. Una vez pulsado el icono
aparecerá una lista desplegable a la derecha de cada nombre de campo para
que seleccionemos el valor que queremos establecer como condición. A
través de la opción “Personalizado” podemos introducir una condición
distinta de las predeterminadas.
INTRODUCCION DE UN HITO
Una vez introducidas todas las tareas podemos comprobar la duración del
proyecto desde:
1. Proyecto
2. Información del proyecto
3. Estadísticas
Y si quisiéramos tener una visión global:
1. Ver
2. Zoom
3. Proyecto completo.
1. Herramientas
2. Personalizar
3. Campos
4. Seleccionamos la tabla a la que lo queremos incorporar, Tareas o
Recursos
5. En la parte derecha seleccionamos Tipo: Costo
6. Botón Cambiar Nombre e introducimos el mismo
7. Botón Formula
8. En Insertar Campo seleccionamos los campos que participaran en la
formula.
9. Aceptamos hasta salir de la ventana.
10. Incorporamos el campo en la tabla de entrada de la hoja de recursos.
1. Seleccionamos la tarea
2. Icono Asignar recursos
3. Boton Reemplazar
Podemos incluso crear un filtro nuevo que tenga como condición el valor de
un campo personalizado, para ello
Normalmente serán los recursos los que generen la mayor parte de los
costes del proyecto pero también puede haber costes sin recursos pues los
primeros estarán asociados directamente a las tareas. La introducción de
costes nos permitirá calcular un presupuesto que podrá ser comparado
durante el transcurso del proyecto.
Estando en
1. Ver
2. Hoja de recursos
3. Tabla
4. Entrada
Se introducirán en los campos:
Tasa Estándar, los recursos de tipo trabajo se expresara sobre unidades de
tiempo, por ejemplo €/hora. En los recursos de tipo material se expresar en
precio unitario teniendo en cuenta que este se multiplicara por las unidades
introducidas en el campo “Etiqueta del material”.
Tasa de Horas Extra, lo que su nombre indica. El problema para las tasas de
horas extra es que el programa no sabe cuando estas se realizan, es decir
no controla si un recurso excede las 8 horas diarias o 40 semanales,
tenemos que ser nosotros quienes especifiquemos el numero de horas extra
realizadas por el recurso. Para ello tendremos que incorporar ese campo.
1. Ver
2. Uso de tareas
3. Ver
4. Tabla
5. Trabajo
6. Seleccionamos la columna donde insertaremos el nuevo campo
7. Boton Derecho sobre la selección
8. Insertar columna
9. En Nombre de campo buscamos y seleccionamos el campo “Trabajo de
horas extra”.
1. Ver
2. Hoja de recursos
3. Ver
4. Tabla
5. Entrada
6. Insertamos la columna Trabajo de horas extra. Aquí este campo no es
editable simplemente ira reflejando la suma de las horas extras
realizadas por el recurso.
Costo por uso, es un coste fijo por el uso de recurso, valido para recursos
de tipo trabajo como de tipo material. Un recurso puede tener a la vez una
tasa estándar y un coste por uso.
Una vez creadas distintas tablas de costes si queremos asociar uno de esos
costes a una tarea determinada.
1. Ver
2. Uso de recuros
3. Doble clic sobre la tarea
4. En el cuadro de dialogo “Informe de la asignación” pestaña General
5. Campo “Tabla de Tasa de Coste”.
1. VER
2. Uso de Tareas
3. Tabla
4. Costos
5. Campo Costo Fijo.
Tal como hemos visto anteriormente, desde la Tabla de Costos, bien desde
la Vista Uso de tareas o desde la Vista Uso de recursos.
1. Herramientas
2. Opciones
3. Pestaña Vista
4. Opción Mostrar tarea Resumen del Proyecto.
Gráficamente.
Si optamos por un ajuste manual tenemos varios caminos, el más facil de ver
es a través de la ventana Uso de recursos. En la parte izquierda tenemos a
cada recurso con las tareas que tiene asignadas y en la parte derecha
tenemos una cuadricula temporal donde nos muestra los dias, las horas que
trabaja cada día y numero total de horas en ese día. Obviamente en el
numero total en rojo indica una sobre asignación. Basta con ir modificando
PERFILES DE TRABAJO
La ruta crítica es una serie de tareas que se deben completar a tiempo para
que un proyecto termine conforme a la programación. La mayoría de las
tareas se pueden retrasar sin afectar a la fecha fin de proyecto. Este
margen de retraso se define como Demora, si el Margen de Demora Total es
igual o menor de cero días se considera a la tarea como tarea criticas. Por
defecto el programa esta configurada para que las tareas sean consideradas
criticas si el margen de demora es inferior o igual a cero días. Para cambiar
esta configuración iríamos a:
1. Herramientas
2. Opciones
3. Pestaña Calculo
4. Ultima opcion de esa ventana
DEMORA PERMISIBLE
Si queremos ver que tareas se pueden demorar y cuanto lo pueden hacer sin
que afecte a la finalización del proyecto,
Una vez establecidas las tareas, creados los recursos y asignados estos a
las primeras es aconsejable realizar dos cosas: guardar la información inicial
del proyecto y escribir la información de progreso cuando las tareas
empiecen a completarse.
La información inicial se utilizara para comparar con la información real a
medida que el proyecto transcurra. Esta información inicial se denomina
Línea Base y los datos que se almacenan son el costo, la duración, comienzo,
fin y trabajo.
Puede ser de ayuda tener una línea de referencia que marca en la escala
temporal la fecha actual, está línea se denomina Linea de progreso, y la
podemos configurar desde
1. Herramientas
2. Seguimiento
3. Línea de progreso
Campo duración real, desde la misma pantalla que en el primer caso del %
completado.
Campos de fecha de comienzo y finalización real, igual que en caso anterior.
PROFUNDIZACION EN EL PROYECTO
Por ejemplo, una tarea con una duración de 40 horas realizada por un único
recurso a tiempo completo, al 100% de su capacidad máxima, necesitara 40
horas de trabajo para ser finalizada.
1. Ver,
2. Mas Vistas
3. Entrada de tareas o Formulario de tareas.
4. Aplicar.
Pero a su vez todo esto depende de cómo sea el tipo de tarea, hay tres
tipos:
De unidades fijas, es la predeterminada, significa que cuando se
añaden o suprimen recursos generalmente se modifica la duración de
la tarea manteniéndose constante el tiempo de trabajo. Excepto si
deshabilitamos la programación condicionada por el esfuerzo, en este
caso se mantiene la duración fija incrementándose el tiempo de
trabajo.
De duración fija, la duración siempre es la misma se añadan o
supriman recursos, de manera que si añadimos un recurso se
mantendrán constantes la duración y el tiempo de trabajo cambiando
las unidades de los recursos asignados. Si se deshabilita la
programación condicionad por el esfuerzo se mantendrán fijos la
duración y las unidades incrementándose el tiempo de trabajo.
De trabajo fijo, el tiempo de trabajo será el mismo se añadan o
eliminen recursos. Se reducirá la duración de la tarea y el tiempo de
trabajo asignado a cada recurso. En este tipo de tarea no se puede
deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo.
Tenemos varias opciones para cambiar el tipo de tarea asi como para
deshabilitar la programación condicionada por el esfuerzo.
Posibilidades
DELIMITACIONES TEMPORALES
Cuando los proyectos son planificados por una misma empresa lo normal es
que los recursos utilizados sean siempre los mismos. Podemos porlo tanto
crear un fondo comun para todos, esto tambien servira para controlar mejor
las asignaciones de cada recurso a cada tarea de cada proyecto.
Para crear un fondo:
1. Creamos un proyecto nuevo
2. Desde la hoja de recursos