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MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA

  • 1. COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita es aquella que precisamente se realiza por escrito. El emisor es una persona que produce textos (obras escritas, cuentos, novelas, poemas, artículos periodísticos, trabajos de investigación etc.) envía su mensaje a través de un medio escrito como un libro, periódico, cuaderno, y éste mensaje llega a muchos receptores que lo decodifican al leerlo.

La ventaja de este tipo de comunicación es que permanece, no se pierde como las palabras y puede llegar a muchos receptores, aún cuando el emisor haya muerto o se encuentre muy lejos.

Es importante mencionar que la comunicación escrita posibilita en gran manera que la persona pueda ser más expresiva a la hora de redactar un escrito, o por su parte aumenta su la complejidad gramatical, léxica y sintáctica a la hora de entablar una comunicación oral con otros individuos.

  • 2. CARACTERÍSTICAS O ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Claridad: escribir con un pensamiento transparente, comprensible, directo con

los conceptos bien digeridos. La claridad es la exposición limpia, correcta, es redactar un texto entendible sin que dé lugar a dudas. Precisión: Tal vez la brevedad y precisión en la expresión de los conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para expresar lo que queremos.

Síntesis: En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo más importante, de las partes más esenciales.

  • 3. TIPOS DE COMUNICACIÓN ESCRITA 3.1. OFICIO 3.1.1. DEFINICIÓN DE OFICIO

Un oficio es una comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones.

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

  • 3.1.2. PARTES DE UN OFICIO

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.

Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.

Lugar (puede ser opcional)

Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.

Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el

documento. Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.

Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.

Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.

Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.

Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.

Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

  • 3.1.3. CLASES DE OFICIOS

    • 3.1.3.1. Oficios administrativos.- Son usados en las empresas para

realizar comunicados o para constatar trámites o acatos.

  • 3.1.3.2. Oficios de transcripción.- Estos pueden notificar resoluciones y

deben de contar con una transcripción del documento a notificar.

3.1.3.3.

Oficios múltiples.- En estos oficios se entrega información de una o

varias personas o se entrega a varias personas. La función es sólo abarcar a más de una persona.

Ejemplo de oficio simple:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010 Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplo de y CIA:

Marcelo Rival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder. Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente Dirección General Ejemplode.com y CIA Marcelo Ortega y Venancio

Imagen de un oficio

Imagen de un oficio 3.2. CARTA 3.2.1. DEFINICIÓN DE CARTA Una carta es un medio de

3.2. CARTA

  • 3.2.1. DEFINICIÓN DE CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es

siempre distinto. En plenamente expositivo.

ese

sentido, sólo en parte puede considerarse texto

  • 3.2.2. PARTES DE LA CARTA

Las cartas formales, cuentan con los siguientes conceptos:

  • Encabezado: Nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

  • Saludo: Personal o consolidado en fórmulas establecidas.

  • Cuerpo: Exposición del asunto con los temas pertinentes.

  • Despedida: El nombre en la parte inferior de la carta.

  • Firma clara.

  • Postdata: Se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.

 Saludo: Personal o consolidado en fórmulas establecidas.  Cuerpo: Exposición del asunto con los temas

La carta también se compone de:

  • - Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

  • - Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

  • - Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

  • - Receptor: El que recibe el mensaje.

  • - Remitente: Es quien envía la carta. 3.2.3. EL SOBRE

Para enviar una carta es necesario disponer de un sobre. En él hay que escribir algunos datos importantes para que esta llegue a su destino.

  • Destinatario: En esta parte debes escribir el nombre de la persona a quien está dirigida la carta

  • La dirección: Irá hacia la derecha y en la parte de abajo del sobre. Además debes indicar la localidad del domicilio.

  • El remitente: Es quién envía la carta. Se pondrá en la solapa posterior del sobre. También debes indicar el domicilio del remitente y la localidad desde la que se envía.

  • El sello postal o estampilla: Va en la parte superior derecha.

 Destinatario : En esta parte debes escribir el nombre de la persona a quien está

3.2.4. CLASES DE CARTAS

  • 3.2.4.1. Cartas de presentación. A través de esta carta la persona se

presenta a sí misma en el empleo que desea ser contratado. Además

de los datos personales se incluyen cualidades, aptitudes, etc.

la formación académica, las

  • 3.2.4.2. Carta de agradecimiento. Es una demostración de cortesía y

expresa gratitud hacia el destinatario por el buen trato, la ayuda brindada, etc. Suelen exponer de forma clara las razones por las cuales

se está agradeciendo, y muchas veces contienen comentarios que no se dijeron en persona.

  • 3.2.4.3. Cartas de recomendación. El objeto es remarcar las

competitividades de una persona con la que se ha trabajado anteriormente, con el fin de apoyar su candidatura.

  • 3.2.4.4. Cartas de despido. A través de ésta la empresa le informa al

empleado su despido, incluyendo las causas del mismo.

  • 3.2.4.5. Cartas de solicitud. A través de las mismas los clientes solicitan

información sobre un determinado producto, bien o servicio. Una de las

características principales de este tipo de cartas es que los datos requeridos deben ser expresados de forma muy clara y precisa.

  • 3.2.4.6. Cartas de disculpa. Son escritas con el fin de pedir disculpas por

alguna falta o error que se haya cometido. Incluyen los motivos por los

cuales se ofrecen las disculpas y habitualmente la persona expresa un compromiso de su parte en no repetir dicho error.

  • 3.2.4.7. Cartas de reclamación. Son escritas cuando un bien o servicio no

responde a la finalidad con la que fue adquirido. Cuando las expectativas que un individuo tenía sobre ese producto no lograron cumplirse, recurre a esta clase de cartas expresando su descontento y exigiendo una satisfacción al respecto.

Ejemplo de carta:

Señor Juan Pérez Gerente general del Banco Nación Peña 256, 4°D 1425 Capital Federal.

30 de septiembre de 1999

Estimado Sr. Pérez:

Ana María Mirto Coronel Díaz 2349, 2° C 1425 Capital Federal.

Por medio de la presente carta me contacto con usted con el objetivo de entregarle mi currículum vitae puesto que me han informado que se necesita una persona dentro del área de atención al público. Puede resultar interesante mi candidatura puesto que

actualmente me desenvuelvo en la misma área dentro de otro banco de envergadura similar. En caso de que le interese comunicarse conmigo mi teléfono celular es 011- 1545688907 y pueden ubicarme en él las 24 horas del día.

Espero noticias suyas pronto, Un saludo cordial.

Ana María Mirto.

3.3. MEMORÁNDUM

  • 3.3.1. DEFINICIÓN DE MEMORÁNDUM

La palabra proviene del latín mesclado con el inglés, conocido como latinismo crudo; teniendo el mismo significado memora y memoria. Entonces no encontramos que significa memorándum: “Cosas que hay que hacer”, “Algo que recordarse”.

Un memorándum es, en su aceptación básica, un informe donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o acción. También puede ser un cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

En el mundo diplomático, un memorándum es una comunicación menos solemne que la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas en cuenta en los asuntos más importantes. Generalmente, los memorándum diplomáticos no se encuentran firmados.

La RAE también aclara que un memorándum puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una misma institución u oficina, o incluso a un resguardo bancario.

  • 3.3.2. PARTES DEL MEMORÁNDUM

    • Numeración: Se escribe la palabra memorando seguida del código o número correspondiente, del año y de las iniciales de la institución. Ejemplo.

MEMORÁNDUM Nº 015/GG/11. (Gerencia General) MEMORÁNDUM Nº 020/DC-IPSS/11. (Departamento de Contabilidad del Instituto Peruano de Seguridad Social).

  • Información: Se escribe la palabra DE: seguida del nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del día. Ejemplo:

DE (L)

: cargo y/o nombre de la persona que remite.

A (L)

: cargo y/o nombre del destinatario.

ASUNTO

: síntesis del mensaje.

FECHA

: día, mes y año.

  • Cuerpo o texto: Es la parte donde se expresa claridad y precisión el motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma directa.

  • Despedida: Generalmente es muy simple con 1 ó 2 palabras. Suele ser "atentamente".

  • Firma y rúbrica: Es la firma de la persona que remite el documento.

Eduardo Prado González

GERENTE GENERAL

  • Con copia o distribución: Se utiliza cuando el documento debe ser entregado para su conocimiento a otra persona además del destinatario.

C.c. Departamento de Personal

Significa con copia.

g. Distribución. C.c. Dpto. de Personal c.c. Archivo.

  • Iniciales: Se coloca con letras mayúsculas las del remitente y con letras minúsculas las del mecanógrafo(a), secretaria, separadas con barra oblicua.

3.3.3. CLASES DE MEMORÁNDUM

  • 3.3.3.1. Memorándum simple o directo: Es aquel que va dirigido a un solo

destinatario, para tratar asunto de trabajo. Es un documento que enlaza a subalterno y viceversa, o a un jefe con otro de igual rango.

  • 3.3.3.2. Memorándum múltiple: Es el que se usa para dar a conocer

disposiciones o cualquier información en forma simultánea a varios destinatarios. Se trata de un mismo texto con igual numeración para varios destinatarios.

Ejemplo de memorándum:

México, D. F. a 15 de noviembre del 2013.

Memorándum

Para: Jaime Ruíz Parra Gerente de Contabilidad

De: Lorena Fuentes Rodríguez Gerente de Recursos Humanos

Asunto: Curso de Capacitación

Se les convoca a todos los empleados del área de contabilidad al curso de Reforma Fiscal que se llevará a cabo en la sala de juntas B el próximo día 30 de noviembre de este año de 18 a 21 horas.

Es muy importante contar con su presencia.

Cordialmente

Atentamente Lorena Fuentes Rodríguez Gerente de Recursos Humanos