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LA ADMINISTRACIÓN COMO PROCESO

Cuando hablamos de la Administración como proceso, necesariamente nos referimos a


secuencias dinámicas en las que se desarrollan un conjunto de acciones, que según la
experiencia acumulada al respecto las podemos resumir en la frase:
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de
planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo
común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo,
con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la
sociedad. Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.
El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el
logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los
administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través
de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance
sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o
administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo.
Qué es proceso administrativo
El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control
El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por
Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por
el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica
de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a
la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un
proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió
las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar,
dirigir, coordinar y controlar. (Zapata y otros. Se plantean dos fases en el proceso
administrativo, una mecánica y otra dinámica. En la primera, fase mecánica, se busca
establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las
actividades de planeación y organización. La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo
se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de
dirección y control. Actividades que lo componen Como ya se ha mencionado, el proceso
administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas: planeación, organización,
dirección y control. A continuación, una breve introducción a cada una.

1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va
a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir
(objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo
lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado. Robbins y De
Cenzo afirman que planificar abarca la definición de las metas de la organización, el
establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de
una jerarquía minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades.
Establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que se hará y para que los
miembros de la organización fijen su atención en las cosas más importantes.

2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos
cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es
un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad
establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los
recursos. Robbins explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas
de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

3. Dirección: La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal,


de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus
objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la
comunicación. Finch, Freeman y Gilbert dicen que la dirección es el proceso para dirigir
e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con
respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con
cada una de las personas que trabajan con ellos.

4. Control: El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos


comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.
Alegre, Berné y Galve sostienen que el control es la actividad de seguimiento encaminada
a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos. El control se ejerce
con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las
previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas
respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para
desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema regulado, es decir,
orientado a sus objetivos. Existen algunas otras actividades o funciones que han sido
adicionadas por diversos autores, entre ellas se tienen:

5. Integración: Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y


obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como
necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración
agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales,
selección entrenamiento y compensación del personal.

6. Previsión: Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y


los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción
del contexto en el que la organización se encontrará. A través del siguiente video tutorial
aprenderás más sobre qué es el proceso administrativo, cuáles son sus fases y cuáles
sus etapas: planeación, organización, dirección y control.
ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Es un sistema para que los subordinados y sus superiores establezcan
mancomunadamente objetivos de desempeño, revisen periódicamente el avance hacia
los objetivos y asignen las recompensas con base en dicho avance. La APO hace que
los objetivos sean operativos mediante un proceso que los lleva a bajar en forma de
cascada por toda la organización. Como expone la figura debajo, los objetivos generales
de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente
(división, departamento, individual). Como los gerentes de las unidades bajas participan
en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona de la base hacia arriba y
también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un
nivel con los del siguiente.

La Administración por Objetivos (APO), también denominada dirección por objetivos, es


un proceso de definición de objetivos dentro de una organización por el que los directivos
y los empleados estén de acuerdo con los objetivos y entiendan lo que tienen que hacer
en la organización con el fin de alcanzarlos. El término "administración por objetivos" fue
popularizado por Peter Drucker en su libro de 1954 The Practice of Management.

La esencia de la APO es el establecimiento de metas participativas, la elección de curso


de las acciones y la toma de decisiones. Una parte importante de la administración por
objetivos es la medición y la comparación del desempeño real del empleado con las
normas establecidas. Idealmente, cuando los propios trabajadores han estado
involucrados en el establecimiento de metas y la elección del curso de acción a seguir,
es más probable que cumplan con sus responsabilidades, pero no se debe a que todo
pase.

Según George S. Odiorne, el sistema de administración por objetivos se puede describir


como un proceso mediante el cual el superior y subordinado identifican conjuntamente
sus objetivos comunes, definen las principales áreas de cada individuo de la
responsabilidad en cuanto a los resultados que se esperan de él, y el uso de estas
medidas como guías para la operación de la unidad y evaluar la contribución de cada uno
de sus miembros. La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la
planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar
resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde
pretende llegar. Inicialmente se establecen los objetivos anuales de la empresa,
formulados sobre la base de un plan de objetivos a largo plazo (que pueden ser
quinquenales o decenales), y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en
los objetivos anuales de la empresa. La APO es un proceso por el cual los gerentes,
principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las
áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados y emplean
esos objetivos como guías para la operación de la empresa. Se logran objetivos comunes
y seguros que eliminan cualquier duda del gerente, al lado de una cohesión de esfuerzos
orientados hacia los objetivos principales de la organización. Así, el desempeño esperado
de un gerente debe ser reflejo de lo que se espera en cuanto a la realización de los
objetivos de la empresa; sus resultados deben ser medidos por la contribución de éstos
al éxito del negocio. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de
desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe
saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las
mismas. En realidad, la “APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la
empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente
de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración
de empresas”. “En la APO, los gerentes principales y subordinados de una organización
definen, en conjunto, sus metas comunes y especifican las áreas principales de
responsabilidad de cada posición, en relación con los resultados esperados de cada uno,
utilizando esas medidas como guías para mejorar la operación del sector y para verificar
la contribución de cada uno de sus miembros”. La APO es, por tanto, un método por el
cual el administrador y su superior definen conjuntamente las metas y especifican las
responsabilidades para cada posición, en función de los resultados esperados, pasando
estos últimos a conformar los estándares de desempeño bajo los cuales los gerentes
serán evaluados. Analizado el resultado final, el desempeño del gerente puede ser
evaluado objetivamente y los resultados alcanzados pueden compararse con los
resultados esperados.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS


Por lo general un programa de la APO tiene cuatro componentes:

1. La especificidad de las metas Lograr el objetivo de una manera tangible.

2. La participación en la toma de decisiones El gerente y el empleado toman decisiones


mancomunadas y se ponen de acuerdo en la manera de alcanzarlas.

3. Un plazo explícito. Cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo


es de tres meses, seis meses o un año.

4. Retroalimentación acerca del desempeño En un plano ideal, esto se logra


proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que puedan
ponderar y corregir sus propias acciones.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS


La APO es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control
administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización
necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar. La APO
es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización
identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en
términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación
de la empresa. El administrador tiene que saber y entender lo que, en términos de
desempeño, se espera de él en función de las metas de la empresa, y su superior debe
saber qué contribución puede exigir y esperar de él, juzgándolo de conformidad con las
mismas. En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la necesidad dela
empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente
de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración
de empresas.
LA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA NO FORMAL

La educación no formal es una disciplina aplicada al campo de los procesos


socioeducativos; su ámbito de acción implica diseñar, organizar, ejecutar y evaluar
actividades educativas con el propósito de mejorar las condiciones de vida de diversos
grupos humanos, mediante procedimientos participativos promotores de
transformaciones individuales y colectivas. Esto para satisfacer las necesidades
materiales, recreativas, intelectuales y culturales. La administración de la educación no
formal en dos dimensiones fundamentales: una relacionada con la administración en
general, que incluye la formulación, el diseño, la organización, la ejecución, el monitoreo
y la evaluación de los planes, programas y proyectos, según sus actividades y tareas; la
otra, vinculada a factores socioeducativos y pedagógicos, donde predominan los
procesos de enseñanza y aprendizaje inherentes a las acciones de esa modalidad
educativa. Asimismo, se define conceptualmente la educación no formal, informal y
formal, así como los ámbitos de acción de la educación no formal y sus principales
proyecciones para lograr insertarse en programas atinentes a las condiciones y
necesidades de las diversas poblaciones.

Los ámbitos de la administración educativa


La administración de la educación se ejerce, obviamente, en toda entidad o ámbito
jurisdiccional donde se realice la educación. Es indudable que constituye actividad básica
del Ministerio de Educación y en menor proporción de otros sectores. Con fines didácticos
podemos establecer tres dimensiones para categorizar los alcances de esta disciplina, la
administración o gestión educativa. Podríamos inferir que cualesquiera que fuesen los
ámbitos de acción de la administración de la educación el que tiene un incuestionable
predominio es el de la dirección o gestión de entidades educativas o administrativas tanto
a nivel general como en alguna de las unidades operativas especializadas en materia de
administración curricular de personal, planificación, supervisión, control, etc. Un mayor
grado de especialización y experiencia permitiría cumplir funciones específicas de
asesoría, investigación y docencia en el área. La educación no formal engloba toda
actividad educativa realizada fuera de la estructura del sistema formal con el objeto de
impartir cierto tipo de aprendizaje a algunos subgrupos de la población, ya sean adultos
o niños. Es necesario distinguir la educación no formal de la informal, ya que la primera
se caracteriza por estar organizada y planificada, impartiéndose en centros específicos o
con el formato de cursos son line. Por el contrario, la educación informal sería un proceso
no sistematizado, que dura toda la vida, en el que las personas adquieren y acumulan
conocimientos, capacidades y actitudes de las experiencias diarias y del contacto con su
medio.
En consecuencia, tanto la educación no formal como la formal o reglada presentan la
condición de ser procesos educativos, organizados, ordenados y sistematizados,
mientras que esto no sucede con la educación informal.

A continuación, citaremos las principales características o particularidades de la


educación no formal:

•Integradas a otros fines y objetivos no educativos.


•Algunas propuestas sirven de complemento o reemplazo de la educación formal.
•Tiene diferente organización, patrocinadores heterogéneos y diversos métodos de
instrucción.
•En general son prácticas voluntarias.
•Están destinados a personas de cualquier edad, origen e intereses.
•No culminan con la entrega de acreditaciones, aunque suelen reconocerse.
Principales beneficios de la educación no formal
• Favorecen el proceso de maduración personal.
• Potencian las habilidades para las relaciones personales y sociales.
• Mejoran la autoestima, el disfrute del ocio y del tiempo libre y el desarrollo de
aptitudes como la creatividad, la expresión o la solidaridad.
• Facilitan el proceso de maduración e inserción social, educando en la
participación social activa y en el desarrollo de los valores democráticos.
• Ayudan a adoptar una actitud crítica frente a las convenciones sociales, las
instancias de poder y los medios de comunicación.
• Tienen una influencia positiva sobre el empleo, fomentando el autoempleo, la
creación de nuevos negocios y empresas y la inserción laboral.
Educación no formal es toda actividad organizada, sistemática, educativa, realizada fuera
del marco del sistema oficial, para facilitar determinadas clases de aprendizaje a
subgrupos particulares de la población, tanto de adultos como niños.