INTRODUCCIÓN

El origen de los archivos data desde tiempos muy remotos de la humanidad, tanto archivos de
carácter histórico e informativos desde los egipcios, como también de carácter financiero con
registro del siglo XII y XIII. La pregunta es: ¿En realidad es tan importante mantener un orden
archivístico o no tienen gran relevancia? Una premisa podría ser que sí, ya que los archivos se
consideran una parte fundamental para el orden y funcionamiento correcto de cada país, ciudad,
territorio o misma empresa/institución. El objetivo es poder analizar esta pregunta a partir del
material proporcionado por el SENA en el cual podamos identificar la evolución, categorización
y funcionamiento de los archivos en el entorno laboral y ver qué tanta repercusión tiene en el día
a día.

DESARROLLO

El seguimiento y control de los archivos ha ido evolucionando más y más al transcurso de la

historia y la tecnología. Para entender su finalidad, de las cuales se desprenden infinidad de
documentos de carácter nacional, entre naciones hasta para una persona del común, el archivo ha
pasado a ser algo diario, una toma de decisiones constante que permite un funcionamiento y un
orden, información valiosa que forja el ahora e investigaciones futuras. Muchos de los archivos
del siglo XVI y XVII se tienen como referencia actualmente en estructura y seguridad archivística.
Ahora, los archivos son denominados como:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
(FAVA, 2017, p.6)

De esta manera, los archivos son considerados un soporte de gestión en ámbitos como la
administración, producción o intereses de la sociedad, que en entidades públicas o privadas se han
ido creando propios sistemas de organización de documentos. En Colombia y en muchos países se
maneja el Archivo General de la Nación o Archivo Histórico, que resguarda documentos de forma
permanente que están al servicio de la comunidad en información, consulta o investigaciones. No
obstante, hay que hacer la aclaración de que no existe solo una clase de archivos, ya que esto
depende de la estructura organizacional de la institución, uso y naturaleza.

Frente a la organización, el archivo puede ser manejado de manera centralizada y

descentralizada, cumpliendo sus funciones a través de una dependencia, lo que permite entender
si el depósito de archivos es independiente por cada una, es conjunta y responsabilidad de todos o
independiente pero con un archivo central. El uso, que se divide en tres y depende del tiempo:
Activo, semiactivo e inactivo. Activo cuando los documentos se encuentran en proceso de trámites
y consulta permanente Semiactivo cuando su consulta es menor e inactivo cuando tienen utilidad
temporal, se destruyen cuando da por cumplida su función.

Según su naturaleza está bastante relacionada con su categorización. Su naturaleza que se divide
entre Archivo público (entidades públicas), archivo privado, que es para las personas naturales y
jurídicas y archivo privado con interés público y archivo privado. En la categorización, se
comprenden los archivos que se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra,
tal y como lo específica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia (FAVA, 2017). En el caso de la Organización del Estado, se organiza por
medio de la rama a la que pertenezca. Todo esto llega a ser una gran ayuda, cada documento ya
sea de orden judicial, financiero, testimonios, entre otros; estos organismos simplifican muchas
tareas que si no se tomaran en cuenta estos filtros, muchas investigaciones, consultas, trámites
podrían llegar a llevar mucho más tiempo si no se llevara un registro constante.

CONCLUSIÓN

La idea de que debe llevarse un orden constante en la documentación, personal o institucional,

debe mantenerse presente, es algo que va más allá de lo que se piensa de unos “simples papeles”,
ya que permite un mejor desarrollo laboral y organización entre todas las entidades y personas que
conforman la institución. Reconocer al igual que su evolución y las nuevas tecnologías son algo
que se debe tener muy en cuenta, permitir una capacitación para los trabajadores que permite un
mejor servicio para la comunidad, ya que en estos tiempos modernos se debe tener conocimiento
de nuevas normas, nuevos programas, nuevos formatos de archivo, que permitan que cada vez la
documentación se vuelva más sencilla, por su recuperación y esfuerzo por prevalecer estos
archivos en óptimas condiciones.

FUENTES

Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje FAVA. (2017) Conceptualización y Normativa

Archivística para la Organización Documental. Recuperado el 16 de Julio de 2017 de la base de
datos SENA Blackboard