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Lizbeth: Para tramitar su expediente que genera el certificado de estudios

Los requisitos los hemos publicado, pero hay muchas personas que no se dan cuenta o no lo leen,
tienen demasiadas dificultades para obtener los documentos que son requisitos y el otro
inconveniente es que tesorería está en el local central, la demora lo estamos haciendo en el menor
tiempo posible.

Mariluz: En cuanto tiempo exacto le llegan los certificados de abajo o cuando a usted le entregan para que
usted entregue a los estudiantes

Antes de los cinco días o exactamente en los cinco días, no se pasa, si se pasa es porque hay
inconvenientes como toma de local, consejo universitario, cuando no está la secretaria general o
vacaciones, pero normalmente a los cinco días se les está entregando a los estudiantes su
certificado de estudios.

Mariluz: Han tenido alguna queja de algún estudiante cuando le han entregado su certificado o
inconvenientes al momento de entregar su certificado

Que los estudiantes no traen el cargo para que se les dé el número de registro, después la otra
dificultad es cuando tenemos nosotros capacitación o tengo que hacer alguna gestión, tengo que
cerrar la oficina, entonces la gente se queja, de alguna forma reclama.

Lizbeth: Que cree usted que sería bueno para mejorar en esos aspectos, que medidas

Uhm, por ejemplo, en requisitos un poco más de difusión de repente, en lo que es tesorería de
repente si habría una ventanilla acá en la ciudad universitaria, no necesariamente en mi oficina,
sino dentro de la ciudad universitaria para que los estudiantes no se demoren en ir a pagar hasta
el local central o si pagan incompleto no les genere pérdida de tiempo. Lo otro es que se tenga
que hacer el sistema para que las personas puedan de repente desde el sistema llenar su solicitud
y solo se les pueda validar o hacer algún registro después de la verificación de requisitos.

Lizbeth: Cree que el nuevo personal que está trabajando aquí están trabajando de manera adecuada

¿En relación al certificado? Si, si si.

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Mariluz: Certificado

Dos por uno, por hacer prácticas en la Oficina General de Estudios me dieron dos por uno, después
me olvidé mi cargo y me dieron así no más porque trabajaba en la Oficina General de Estudios, eso
tienes que decirle a un usuario externo más que todo.

Para lo del certificado lo que falta es una mejor coordinación con secretaría general para que los
certificados puedan salir un poquito más rápido, ya no cinco días sino dos o tres días, aunque a
veces pasa, pero siempre falta eso, que más, para lo del seguimiento del certificado para que el
solicitante no esté viniendo acá a preguntar en qué estado está su certificado, sino que a través
de la web pueda consultar en qué estado está su certificado.

Lizbeth: Como crees que se podría mejorar este procedimiento


Implementando un mejor medio de comunicación con secretaria general para agilizar las firmas
de los certificados e implementando un software de seguimiento para que desde cualquier lugar
el solicitante pueda ver el estado de su certificado, o sea en qué estado está el trámite de su
certificado.

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Otra cosa podría ser que por ejemplo que los egresados no saben qué requisitos son, entonces
vienen acá recién a ver, entonces vienen acá y pierden tiempo.

Mariluz: Si, pero también acá hay otro problema, porque a veces tú no sabes, primera vez que sacas tu
certificado entonces te piden por ejemplo un adeudo a la biblioteca central y tú no sabes si vas a pagar a
la biblioteca o pagar abajo entonces a veces vienen a preguntar y no sé si la secretaria lo dirá de buena
gana o mala gana no sé cómo les tratará en ese sentido

¿Cómo hemos tratado de solucionar eso? En la página web que había, entonces ahí hemos puesto
los requisitos por primera vez, por segunda vez entonces se tendría que administrar otra vez esa
página y especificar una imagen de los procesos que se hace.

Mariluz: El ING. Medina nos dijo que una solución puede ser como los requisitos están pegados en el
periódico mural, a su costado tipo algoritmo, primero que vas a hacer, segundo ir a donde para que ya no
vengan acá a preguntar.

Un flujograma, claro, detallando cada procedimiento. Pero ustedes podrían hacer eso, pueden
hacerlo ustedes diséñenlo ustedes bonito y cuando lo tienen listo le enseñan al ING. Y les va a decir
que lo saquen en impresión A3

Mariluz: Todos los certificados están juntos

Lizbeth: Por eso, en estas cajas deberían estar enumerados para que se sepa dónde están los documentos.

Mariluz: Por ejemplo, certificados del pre, del post.

Eso solo sale una vez, no se guardan copias, lo que tienen son las actas, pero la señora tiene su
manera de cómo poner sus documentos, pero está bien esa idea de hacer el flujograma, ahí se
detalla por ejemplo sabes qué vas a ir a pagar a tesorería en la central y hasta pueden poner la
dirección, para que vayan a sacar la constancia de biblioteca igualmente.

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Solicitudes de certificados que pueden llegar acá, entonces acá ya la señora entra al sistema, pone
los datos e imprime los certificados, entonces se genera esto de acá, esto es lo que recibe la señora,
y acá anexa el certificado, entonces el certificado está sellado, una vez que lo emite, esto es lo que
recoge la señora Tere, esto de acá, entonces esto es lo que saca la señora Miriam, lo imprime esto
de ahí, una vez que lo imprime, pega la foto y acá pone su sello y su firma, igual para el ingeniero,
entonces de acá va con estos dos sellos y las dos firmas abajo, abajo se encarga la secretaria de
firmarlo y su secretaria de la secretaria es la que pone el sello, entonces una vez que hace eso
vuelve otra vez acá, entonces eso lo devuelven aquí tal cual como está ahí. Esto justo lo he traído
de abajo hoy día, entonces llega la misma señora Miriam que es la encargada ya de poner el sello
de agua, después de poner el sello de agua le devuelve a la señora Tere y ella es la que registra
acá, esto de acá también es donde sellan la parte donde firman abajo, esto es como decir un
resumen de todo esto que está acá, números de certificados la fecha, entonces la fecha de retorno
en secretaría es lo que registra y el estado y cuando vienen a recoger solo ponen su firma, su DNI
y la fecha y se les entrega, entonces esto de acá es lo que, es todo en resumen de todos los
certificados, y que tener una cantidad mínima de certificados para que recién, puede ser que el
día uno llegue uno o no llegue nada, entonces tu presentas el lunes y hasta el viernes tu eres la
única que ha presentado, entonces puede ser que por el tiempo que está pasando, saquen tu
certificado por ser la única, eso es uno, otro sería que al momento que quizá no hay ningún
personal que pueda llevar los certificados abajo, entonces tienen que esperar a que venga, le
entregan y devuelva y abajo también tienen que esperar a que se acumulen no solo certificados,
sino pueden ser documentos que tengan que subir otra vez a Shancayan y dejar acá y en otras
oficinas oficios y ya suben con esto y lo dejan acá

Mariluz: Para eso cual sería la solución, que piensas

No sé. Que solución podrían darle ustedes, ustedes que opinan

Lizbeth: El seguimiento de los certificados o expedientes

Ya, pero eso no garantiza que sea más rápido

Yarixa: A parte de que, en vez que se esté llevando allá así, sería que por ejemplo que la secretaria suba a
su oficina acá o que venga un tiempo determinado acá solamente a firmar

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Mariluz: Tu experiencia al solicitar tu certificado, te entregaron rápido, todo eso, cuantos días se
demoraron.

Ya mi opinión sobre la emisión del certificado de estudios fue que me atendieron bien y me
imagino que antes, haciendo una comparación entre el antes y ahora la emisión de certificados ha
mejorado, me imagino que ha sido porque la Oficina General de Estudios ha hecho la contratación
de dos asistentes de servicios de información académica que de todas maneras apoyan al proceso
de emisión de certificados y con respecto al tiempo también ha mejorado porque antes creo que
era de dos semanas que se demoraban en entregar el certificado pero ahora ya se demoran, eh si
es que no es al día siguiente pero tienen como tiempo máximo de cinco días para que entreguen
los certificados, más que todo se demoran al momento de que cuando van a dejar los certificados
a secretaria general para que firme la secretaria general entonces en el tiempo en que van a dejarlo
y la secretaria firme los certificados y vuelva otra vez a la Oficina General de Estudios es donde se
pierde más tiempo, entonces con respecto a eso creo que se ha mejorado porque ya hay asistentes
que pueden ser los encargados de llevar y recoger los certificados ya hechos cuando ya estén
firmados.

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Sí pero no entiendo, mi opinión sobre el tema de atención es que la atención es buena.

Yarixa: Nosotros vamos a actualizar esto, porque cuando el profesor hizo esa investigación había otro
personal, entonces tu respuesta podrías decir que con el cambio de personal la atención ha mejorado.
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Lizbeth: Cuál es su opinión sobre el tema de atención al usuario para el trámite de certificados de estudios
por parte de la secretaria de la oficina general de estudios

Bueno yo opino que es bueno, por ejemplo, yo cuando presenté mis papeles para que me den mi
certificado de estudios, la señorita fue muy amable y hasta que recomendó donde tomarme mejor
una foto y se comportó muy linda, hasta olvide algo y ella me lo había guardado y si me gusto la
atención.

Mariluz: En el caso de la entrega del certificado

En la entrega si fui después de cinco días porque así me dijo al principio, sin embargo, no estaba
listo porque aún faltaban entregar papeles de mi facultad, pero luego me dijo que volviera en cinco
días más, y cuando fui ya estaba listo mi certificado.

Lizbeth: Crees que sería bueno que haya una mejor coordinación con todos para que te entreguen en
menos días

Eso sería excelente que te den en menos tiempo será muy bueno

Mariluz: Que crees que se podría hacer para que

Por ejemplo, en mi caso como dices hubiera habido una coordinación porque al principio me
dijeron que sí habían estado los papeles ya de la facultad, bueno de la escuela, pero al final me
dijeron que no habían llegado todavía y por eso que no me pudieron entregar, entonces ahí como
que hubo una contradicción de su parte, pero en todo caso como no estaba con prisa para
obtenerlo entonces no me hizo ningún daño externo, todo fue normal.

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En mi opinión, creo que de acuerdo a los plazos que me dio la secretaria cuando presenté el
documento solicitando certificado de estudios, lo cumplió porque me dijo en tal fecha va a estar
listo tu certificado, se puede acercar y fue tal cual como me había dicho, entregue mis documentos
me atendió y de ahí me entregó mi certificado, eso sería en parte la atención que me dio.

Mariluz: Mejorar

Pero también puede mejorar eso, por decir la atención que te dan es, te dan un plazo de creo de
10 días creo

Mariluz: No, ahora es de cinco días

En esa fecha que me atendieron eran de 10 días, algo así, siete días. Pero si todo está
sistematizado, por qué la atención demora tanto. Habría la forma de verificarlo rápidamente si se
cumple y reducir los días de plazo para la atención en ese aspecto se mejoraría, por decir de un
día para otro o máximo dos días podría ser.

Mariluz: Como fue su trato al momento de solicitar su certificado

Fue seria, ya joven este el plazo, tal día le vamos a entregar y punto.
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Lizbeth: A qué cree que se deba la lentitud por parte del personal de su unidad para la verificación de los
expedientes y entrega de los certificados de estudios a los estudiantes

¿Lentitud?

Lizbeth: La demora o algo así

¿Demora?

Lizbeth: Si por eso creo que nos de la opinión de usted quizá ahora ha mejorado porque creo que hace
varios años demoraban en entregar

Mira ahorita yo los certificados por ejemplo si estuviera en mis manos yo lo hago en una hora les
entrego los certificados, sino que es lo que demora, en el momento la señora Teresa recepciona
los documentos, a veces ella tiene que recepcionar por lo menos cinco, seis o hasta 10 solicitudes
para que me los pase, entonces a veces en un día no llega ni uno, si en un día llegan 10 o 15 me lo
pasa, pero si llegan uno o dos esperamos a que se junten unos cuatro o cinco certificados puede
ser en dos días y en el tercer día me los pasa, yo eso lo hago en una hora el certificado, el Ingeniero
lo firma igual en el momento, también otra demora es en secretaria general, porque nosotros ese
certificado lo enviamos a secretaria general y ahí se demora 24 horas, de un día para otro, mientras
tanto pasan los días, nos traen aquí el certificado y entregamos al día siguiente, por eso les
ponemos un tiempo de cinco días, si la secretaria general estaría aquí en Shancayan, el certificado
sale en un día, porque presentan yo lo hago el certificado, el Ingeniero lo firma, igualmente la
secretaria general y entregamos en el día, pero por eso es la demora.

Mariluz: La secretaria general cuando lo llevan cumple las 24 horas o a veces se pasa

Un día, generalmente llevamos hoy día y mañana nos entregan, nunca ha pasado de 24 horas,
siempre.

Lizbeth: Que cree usted que se debería hacer o que acciones para que se haga corto el tiempo de entrega

Mira nosotros estamos presentando un proyecto ahorita de digitalización de las actas de notas
finales, entonces con eso nosotros queremos hacerlo quizá en menos de 24 horas, hasta los chicos
podrían solicitar en forma virtual, adjuntar su recibo de pago, numero de recibo todo eso y tener
nuestras firmas registradas, si tenemos nuestras firmas registradas, eso no demoraría ni siquiera
24 horas, pero eso estamos esperando que apruebe el señor Rector ese proyecto porque tiene un
costo elevado.

Lizbeth: Digitalización

Claro, con la digitalización haríamos una comparación de actas físicas con lo que tenemos en la
base de datos entonces inmediatamente hacemos el certificado de estudios, con eso sí sería en 24
horas, a los más en 24 horas.

Lizbeth: Entonces ahora ya se ha reducido mayor el tiempo en comparación a lo que era antes

El tiempo si, inclusive ahora, por ejemplo, ayer he hecho los certificados y hoy día ya estamos
entregando, tiene suerte los que presentan ayer por ejemplo, ayer han presentado como 10
expedientes, han presentado ayer lo he hecho ayer mismo y hoy día ya está entregando la señora
Teresa, es cuestión de que nosotros por ejemplo tengamos varios expedientes en el día y ese día
yo lo hago los certificados, ese mismo día lo llevo a secretaria general y al día siguiente
entregamos, pero pocas veces se da eso, no es siempre las gestiones, ayer por ejemplo han venido
como 10 personas, ayer, entonces todo eso lo hemos hecho ayer, lo he llevado a secretaria general
yo misma y hoy día ya estamos entregando, o sea 24 horas.

Lizbeth: Sería bueno que la secretaria se venga para acá a firmar siquiera

Claro, eso sería lo ideal, pero no pues, ella por el trabajo que tiene no puede venir acá solo para
firmar certificados, y lo peor que no tenemos ni conserje, sino si estuviera acá a la mano, el
conserje va y trae, nosotros mismos tenemos que ir o encargar a alguien todo eso, los que han
presentado ayer, ayer lo he hecho y hoy día ya han recogido ya, la demora no es al momento de
expedir certificados si no la demora es en la recepción, el tramite y lo de secretaria general, porque
yo el certificado lo hago en cinco minutos

Mariluz: A usted le entregan todo junto de postgrado, todo junto

Los expedientes sí, todo junto, post grado, el cacipre, grado, todos los expedientes y todos los
hago.