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Manual de Interventoría o Supervisión de Contratos u Ordenes Contractuales diferentes a Contratos de Obras
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4
1. GLOSARIO DE TERMINOS BÁSICOS................................................................ 5
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 8
2.1 Objetivo del Manual .............................................................................................. 8
2.2 Objetivo de la Interventoría y/o Supervisión............................................................. 8
2.3 Perfil del Interventor o Supervisor........................................................................... 8
3. RESPONSABILIDADES Y ATRIBUCIONES DEL INTERVENTOR Y/O
SUPERVISOR........................................................................................................... 10
3.1 Definición de Interventoría y/o Supervisión ...................................................... 10
3.2 Definición de Interventor y Supervisor ............................................................. 10
3.2.1 Interventor ............................................................................................. 10
3.2.2 Supervisor .................................................................................................. 10
3.3 Funciones de la Interventoría y/o Supervisión .................................................. 10
3.4 Funciones Específicas del Interventor y/o Supervisor del Contrato ..................... 12
3.5 Responsabilidades del Interventor y/o Supervisor............................................. 13
3.6 Designación de la Interventoría o Supervisión del Contrato .............................. 14
4. PROCEDIMIENTO PARA INTERVENTORIA DE CONTRATOS .................................. 15
5. ANEXOS ............................................................................................................. 19
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INTRODUCCIÓN
Para asegurar dichos propósitos, es indispensable que en los contratos con formalidades
plenas o sin formalidades plenas (Ordenes Contractuales) se designe a la persona o grupo
de personas que, como responsables, interventores o supervisores, serán las encargadas
de verificar la ejecución de los mismos, con miras a determinar su cumplimiento, y por ende
la satisfacción del fin perseguido.
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Acta de Reinicio: Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para
dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la
vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.
Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista
una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el
cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo.
Avance del Contrato: Relación controlada del progreso de las actividades tendientes al
cumplimiento de un acuerdo contractual.
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Póliza: Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exige en los contratos con
el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y así prever los riesgos asociados al
contrato.
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Valor Final del Contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones
efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el acta de liquidación.
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2. OBJETIVOS
La designación del Interventor o Supervisor debe recaer en una persona idónea, con
conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventoría o Supervisión .
Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al Interventor o Supervisor deberá
tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste
al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.
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• Controlar: Este objetivo se logra por medio de una labor de inspección, asesoría,
supervisión, comprobación y evaluación, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta
a lo pactado. El control se orienta básicamente a verificar que el Contratista cumpla con
el objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones técnicas, las actividades
administrativas, legales y presupuéstales o financieras establecidas en los contratos
celebrados y dentro del plazo de ejecución.
• Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no está
destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a
corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para
que la Interventoría o Supervisión logre este objetivo se hace necesario que la
designación del Interventor o Supervisor y su actuación sea previa a la ejecución del
contrato.
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3.2.1 Interventor
Es la persona natural o jurídica, no vinculada laboralmente con la entidad o por un servidor
público de la entidad, que representa a la Universidad en el contrato para ejercer la
inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual, dentro de los
parámetros establecidos y requeridos por la Universidad.
La Universidad puede contratar los servicios de una persona natural o jurídica para realizar
la interventoría del contrato, por decisión del Ordenador de Gastos.
3.2.2 Supervisor
Servidor público vinculado laboralmente a la entidad, tiene por objeto vigilar, controlar y
coordinar la ejecución de interventorías externas contratadas por la Universidad, así como la
prestación de servicios derivados de la suscripción de órdenes y de cualquier otra forma
contractual que no requiera específicamente de interventorías internas o externas.
ASPECTO ADMINISTRATIVO
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4. Hacer las recomendaciones que estime conducentes al mejor logro del objeto
contractual, dando aviso a la Universidad de los eventos de incumplimiento que
ameriten el ejercicio de las facultades contractuales de la Universidad.
ASPECTO TÉCNICO
ASPECTO ECONOMICO
ASPECTO LEGAL
1. Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la
materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación
unilateral, para proceder a la aplicación de las sanciones a que haya lugar o a la
terminación bilateral del contrato.
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2. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan
incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible
aplicación de multas.
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10. Dar el debido curso por escrito y con la mayor brevedad posible a
la correspondencia dirigida por el Contratista.
El Interventor y/o Supervisor responderá fiscal, Disciplinaria, Civil y penalmente por sus
acciones u omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y la Ley.
3. Disponer para uso personal o de terceros de los bienes, como equipos o muebles,
que sean entregados en propiedad a la Universidad con ocasión del contrato.
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5. Permitir la iniciación del objeto materia del contrato con antelación a la fecha
estipulada en el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales
para su ejecución.
10. Conceder plazo adicional para la ejecución del contrato u orden contractual por
fuera de los plazos contractuales.
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N°
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ETAPA
1 Precontractual A- Adquirir pleno conocimiento Interventor y/o Contrato u
y Contractual del Objeto del Contrato, de los Supervisor de Orden
términos de referencia o pliegos Contratos Contractual
de instrucciones y de la oferta Objeto de
Interventoría o
Supervisión
B- Firmar la Orden Contractual Interventor y/o
conjuntamente con el Supervisor de
Ordenador de Gastos y el Contratos
Contratista, en señal de
conocimiento del mismo y de
aceptación de la designación
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N°
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ETAPA
B- Durante la ejecución del Interventor y/o
contrato, exigir al Contratista, el Supervisor de
cumplimiento mediante Contratos
reuniones de seguimiento. (Se
evalúan aspectos
administrativos, técnicos,
legales y económicos del
contrato)
C- Resolver las consultas que Interventor y/o
presente el contratista Supervisor de
Contratos
D- Elaborar Informes Parciales, Interventor y/o
cumplidos, Actas de Supervisor de
Seguimiento Contratos
E- Realizar evaluación previa a Interventor y/o
la finalización del contrato e Supervisor de
indicar al contratista los Contratos
faltantes y deficiencias, con el
fin de que sean subsanados
F- Verificar las cantidades, Interventor y/o
unidades, calidades, marcas, Supervisor de
precios y descripción del bien o Contratos
servicio. Si se presentan
diferencias entre el bien o
servicio solicitado y lo recibido,
devolver dejando constancia de
ello
G- Realizar el recibo y Interventor y/o
aceptación de los Bienes y Supervisor de
Servicios contratados de Contratos
conformidad con las
especificaciones y
características estipuladas en la
Orden contractual o en el
contrato, y dentro de los
términos allí señalados.
A - Suscribir un Acta de Interventor y/o Acta de
Suspensión con el Contratista Supervisor de Suspensión –
Suspensión del detallando las causales de la Contratos –
4.1
Contrato suspensión. Contratista –
Ordenador de
Gastos
B - Suscribir el Acta de reinicio, Interventor y/o Acta de Reinicio
cuando se den las condiciones Supervisor de
para el reinicio del contrato Contratos -
Contratista
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N°
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ETAPA
4.2 Incumplimiento A- Requerir al contratista por Interventor y/o
de Contratos escrito en caso de presentar Supervisor de
incumplimiento en alguna Contratos
condición del contrato, con
copia a la compañía de seguros
en caso de tener pólizas
B- Responder la comunicación Contratista
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N°
ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
ETAPA
5 Terminación de A- Dependiendo de la Interventor y/o
Contratos naturaleza del contrato, verificar Supervisor
el cumplimiento de todas las
especificaciones y requisitos
técnicos pactados.
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5. ANEXOS
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ANEXOS
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