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PROCEDIMIENTO N° 012 – EGASA – Revisión N° 2

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DEL PLAN DE


CAPACITACION DE EGASA

1. OBJETIVO
El presente procedimiento establece los pasos a seguir para la formulación, aprobación,
ejecución, seguimiento y control del Plan Anual de Capacitación de EGASA.

2. ALCANCE
Esta norma alcanza en su aplicación de manera directa a:
- Gerencia de Administración y Finanzas
- Departamento de Recursos Humanos
- Departamento de Finanzas
y de manera indirecta a todas las dependencias y personal de EGASA.

3 DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN


- Identificación de Necesidades de Capacitación
- Requerimiento de Capacitación
- Evaluación de Capacitación
- Evaluación de Logros de la Capacitación

4 APROBACION DIRECCION Y DIFUSION


- Aprobación : Gerencia General
- Supervisión General : Gerencia de Administración y Finanzas
- Implementación y Ejecución : Dpto. Recursos Humanos
- Divulgación y Actualización : Dpto. Organización y Métodos e Información

5 NORMAS ESPECIFICAS

5.1 El Plan Anual de Capacitación contiene los requerimientos y necesidades de


capacitación del personal de EGASA que hayan sido debidamente identificados,
sustentados y aprobados por los niveles jerárquicos correspondientes.

5.2 Los requerimientos de capacitación no contenidos en el Plan Anual de Capacitación,


deberán ser propuestos por los interesados ante sus jefaturas inmediatas y de
acuerdo a lo dispuesto en el presente procedimiento.

5.3 El Departamento de Recursos Humanos llevará el control del Plan Anual de


Capacitación, reportando a la Gerencia General y Gerencias de Area, la información
mensual sobre:
- Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual de Capacitación en forma general y por
áreas.
- Porcentaje de Ejecución del Presupuesto de Capacitación en forma general y por
áreas.
- Horas de capacitación brindadas por dependencia y trabajador.
- Otros adicionales que señale la Alta Dirección.
5.4. El Departamento de Recursos Humanos tendrá la responsabilidad de evaluar el Plan
Anual de Capacitación de manera mensual, a fin de proponer las variaciones que los
casos presentados ameriten.

5.5. La decisión de selección de las instituciones o especialistas a cargo de los


programas de capacitación será coordinada por el Departamento de Recursos
Humanos con los usuarios de los mismos, proceso en el cual primará la calidad de
los contenidos, la experiencia y seriedad de la institución y ponentes, sobre la oferta
económica, sin que ello signifique dejar de cautelar los intereses económicos de la
Empresa.

5.6. Todos los programas y cursos de capacitación serán conducidos única y


exclusivamente por Recursos Humanos de manera integral y serán cargados de
igual manera a la partida presupuestaria correspondiente a capacitación.

5.7. Sólo podrá proceder el pago a proveedores por concepto de capacitación, en sus
diversas formas, si el comprobante de pago correspondiente cuenta con el V°B° de
Recursos Humanos.

5.8. Recursos Humanos es responsable de la labor de seguimiento correspondiente para


velar que todos los pasos del presente procedimiento sean cumplidos de manera
oportuna y adecuada.

5.9. La aceptación o solicitud de la capacitación es un acto potestativo del trabajador,


que se convierte en obligatorio cuando este la acepta o cuando es requisito
indispensable para el cumplimiento de las funciones asignadas al trabajador. La
negación a participar en un proceso de capacitación por parte de los trabajadores
sólo es posible cuando haya una razón justificada, la que deberá ser presentada por
escrito al Departamento de Recursos Humanos con el V°B° de su jefatura inmediata.

5.10. El trabajador que acepta participar en un evento de capacitación está obligado a:


- Asistir obligatoriamente a todas las fechas de su desarrollo, salvo causa de fuerza
mayor debidamente autorizada por su jefe inmediato.
- No abandonar la capacitación , salvo casos de urgencia o emergencia laboral o
personal debidamente acreditadas.
- Aprobar los procesos evaluativos que considere el programa de capacitación.
De no cumplir con lo citado anteriormente, el trabajador queda expuesto a que
EGASA le haga cargo del costo de la capacitación que le correspondiese.
6.0.- PROCEDIMIENTO

PASO N° LABOR A REALIZAR

1 El Departamento de Recursos Humanos durante la elaboración del presupuesto


del ejercicio siguiente, solicitará a los jefes de cada dependencia de EGASA, los
requerimientos de capacitación del personal a su cargo, con su respectivo
presupuesto, que será la base para la formulación del Plan de Capacitación.

2 Cada Jefatura en coordinación con el trabajador procesará el formato


“Identificación de Necesidades de Capacitación”, en el que se consignará la
siguiente información:
- Temas sobre los cuales necesita capacitación y/o cursos específicos
requeridos, con indicación de la institución que los dicta y fecha requerida.
- Sustento de la necesidad y beneficios a obtenerse con la capacitación.
(Objetivos).
Hará visar el formato “Identificación de Necesidades de Capacitación” por el
Gerente de Área y lo remitirá al Departamento de Recursos Humanos

3 Recursos Humanos recibirá los formatos “Identificación de Necesidades de


Capacitación” de los trabajadores de EGASA y procederá a elaborar el “Plan
Anual de Capacitación” y el “Presupuesto Anual de Capacitación”, presentando
ambos documentos a la Gerencia de Administración y Finanzas para su revisión
en la oportunidad establecida por dicha Gerencia.

4 La Gerencia de Administración y Finanzas revisará el “Plan Anual de


Capacitación”, procediendo a su aceptación y presentación ante la Gerencia
General. El Presupuesto Anual de Capacitación será remitido a Finanzas para ser
incluido en el Presupuesto General de la Empresa.

5 Gerencia General, previa revisión, procederá a elevar el Plan de Capacitación al


Directorio de la Empresa para su aprobación. La Gerencia General comunicará
de este hecho a Recursos Humanos.

6 El Departamento de Recursos Humanos, a la recepción del “Plan Anual de


Capacitación” aprobado, comunicará a todas las dependencias de la empresa y lo
pondrá en ejecución, llevando los controles y emitiendo los reportes que se
detallan en los numerales 5.3 y 5.4. de la presente normatividad.

7 La Jefatura inmediata del trabajador que de acuerdo al Plan Anual de


Capacitación tenga que asistir a un evento de capacitación generará, a través
del Sistema de Presupuestos, el documento “Requerimiento de Capacitación”
consignando la información correspondiente y lo someterá a la revisión y V°B°
de su Gerencia de Área y luego lo presentará a la Gerencia General para su
aprobación.

8 Gerencia General evaluará la solicitud aceptándola, denegándola o elevándola


al Directorio de la Empresa, en los casos correspondientes de acuerdo a los
dispositivos legales vigentes.
PASO N° LABOR A REALIZAR

9 Requerimiento de Capacitación es aprobado?

9A No.- Continúa en el Paso N° 16

9B Sí.- Remite “Requerimiento de Capacitación” a Recursos Humanos y continúa


en el paso siguiente.

10 El Departamento de Recursos Humanos procederá a efectuar los trámites de


inscripción del (os) trabajador(es) y/o de la contratación del servicio
correspondiente, comunicando al trabajador la fecha de inicio, lugar de la
capacitación y horario de la misma.

11 El Departamento de Recursos Humanos efectuará el seguimiento


correspondiente para verificar que el programa/curso se realice en las mejores
condiciones, velando porque éstas se cumplan, así como los pagos
contractuales acordados.

12 El Trabajador al término de la capacitación emitirá el formato “Evaluación de la


Capacitación”, a fin de evaluar la calidad de la misma y los beneficios
obtenidos, remitiéndolo a Recursos Humanos en un plazo que no deberá
exceder a cinco (05) días hábiles de la culminación del evento; adjuntando
copia fotostática de la certificación correspondiente para ser incluida en su
legajo personal.

13 El Departamento de Recursos Humanos mensualmente emitirá los reportes de


control y evaluación de las capacitaciones programadas y ejecutadas, así como
del avance en la ejecución presupuestal correspondiente a capacitación en
general

14 El Departamento de Recursos Humanos, en el mes de diciembre de cada año,


emitirá un récord de la capacitación anual impartida a cada trabajador,
haciéndola llegar a cada jefatura

15 Cada jefatura inmediata a la recepción del récord de capacitación de su


personal, emitirá el formato “Evaluación de Logros de la Capacitación”,
consignando los beneficios obtenidos como producto de la capacitación
recibida por su personal, y remitiéndolo a Recursos Humanos.

16 Término del procedimiento.


FECHA
IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE CAPACITACION
/ /
Código Trabajador Apellidos y Nombres

Cargo Gerencia División Departamento

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA PROGRAMACION


Tema Justificación Institución Sugerida Fecha Requerida

TRABAJADOR VB° JEFE INMEDIATO APROBADO POR: RECURSOS HUMANOS


FECHA
REQUERIMIENTO DE CAPACITACIÓN
/ /
GERENCIA DIVISION DEPARTAMENTO

OBJETIVOS DE LA CAPACITACION

Objetivos y Metas de SGI Mejora de Procesos Elevar el Nivel de Competencia

Detalle :

CODIGO PARTICIPANTES EVENTOS

INSTITUCION - CIUDAD FECHAS HORARIO N° DE HORAS INVERSION

JEFE INMEDIATO GERENTE DE AREA GERENTE GENERAL


Fecha
EVALUACION DE LA CAPACITACION
/ /
Código Trabajador Apellidos y Nombres

Cargo Gerencia División Departamento

Curso / Programa Expositor

Entidad o Institución Fechas y Horas

Del ………… al……………N° Horas…………...


Tema Recibido Aplicación al Area de Trabajo

EVALUACION
DE LOS CONTENIDOS
Si No Duda
- Los contenidos fueron satisfactorios

- Los contenidos estuvieron en función de


los Objetivos Esperados

- El Programa cumplió con el avance previsto


de los contenidos
DEL MATERIAL

- El material didáctico fue satisfactorio

- Las ayudas audio visuales fueron adecuadas

- La infraestructura fue cómoda y adecuada

- El horario fue el adecuado


DEL EXPOSITOR

- Dominaba bien el tema expuesto

- Fue claro en sus exposiciones

- Utilizaba la metodología adecuada

- Se notaba que preparaba previamente los temas


Evaluación de Contenidos Eval. de Infraestructura Evaluación del Expositor
De 0 a 20 De 0 a 20 De 0 a 20
Observaciones y Comentarios Firma del Trabajador
EVALUACION DE LOGROS DE LA Fecha
CAPACITACION / /
Curso o Programa de Capacitación

Institución que Brindó la Capacitación Fecha Capacitación

Logros Esperados Logros Obtenidos

Dependencia Evaluador Cargo del Evaluador

EVALUACIÓN DE LOGROS OBTENIDOS


TRABAJADOR Alto Regular Ninguno

Observaciones y Comentarios FIRMA EVALUADOR

Fecha : / /
P R O C E D IM IE N T O D E A D M IN IS T R A C IÓ N D E L P L A N D E C A P A C IT A C IÓ N
RECURSOS HUMANOS J E F A T U R A IN M E D IA T A G .A .F . G E R E N C IA G E N E R A L

D e te rm in a c o n “ Id e n tific a c ió n
S o lic ita L o h a c e a p ro b a r R e c ib e y a n a liza L o e le v a a l
tra b a ja d o r d e N e c e s id a d e s
IN IC IO R e q u e rim ie n to p o r G e re n te d e 1 “P la n A n u a l d e D ire c to rio p a ra
N e c e s id a d e s d e d e C a p a c ita c ió n
d e C a p a c ita c ió n Á re a C a p a c ita c ió n ” s u a p ro b a c ió n
C a p a c ita c ió n

E la b o ra P la n Y R e m ite c o n R e c ib e , a n a liz a y R e m ite “P la n


P la n A n u a l d e
P re s u p u e s to P re s u p u e s to d e v a lid a “P la n A nual de
1 C a p a c ita c ió n 2
A nual de C a p a c ita c ió n a Anual de C a p a c ita c ió n ”
C a p a c ita c ió n R R .H H . C a p a c ita c ió n ” a p ro b a d o

T ra b a ja d o r R e c ib e
C o m u n ic a a la s R e c ib e P la n d e G e n e ra R e q u e rim ie n to
re q u ie re a s is tir a re q u e rim ie n to y
d e p e n d e n c ia s d e C a p c ita c ió n 2 “R e q u e rim ie n to d e C a p a c ita c ió n 3
C a p a c ita c ió n d e lo a p ru e b a o
la e m p re s a a p ro b a d o d e C a p a c ita c ió n ”
a c u e rd o a l p la n h a c e a p ro b a r

A fe c ta No
L o h a c e a p ro b a r P la n A n u a l d e 4 S e a p ru e b a ?
P re s u p u e s ta l -
E fe c tú a 3 p o r G e re n te d e C a p a c ita c ió n
E fe c tú a trá m ite s m e n te e n e l
s e g u im ie n to y Á re a
d e in s c rip c ió n y s is te m a
5 v e la p o r Sí
v e rific a
c u m p lim ie n to d e
p a rtic ip a c ió n
o b je tiv o s

R e q u e rim ie n to
R e c ib e E n v ía a R R .H H E n v ía P la n A n u a l 5 d e C a p a c ita c ió n
E n D ic ie m b re T ra b a ja d o r e m ite
c e rtific a c ió n y la T ra b a ja d o r a s is te “E v a lu a c ió n d e d e C a p a c ita c ió n
e m ite R é c o rd d e “ E v a lu a c ió n d e la
in c lu y e e n e l F ile a c a p a c ita c ió n C a p a c ita c ió n ” y a G e re n c ia
C a p a c ita c ió n C a p a c ita c ió n ”
P e rs o n a l c e rtific a c ió n G e n e ra l

G e n e ra E v a lu a c ió n d e
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R e c ib e R é c o rd “E v a lu a c ió n d e L o g ro s d e la
C a p a c ita c ió n
d e C a p a c ita c ió n L o g ro s d e la C a p a c ita c ió n
C a p a c ita c ió n ”
4

E m ite re p o rte s
T E R M IN O
p e rió d ic o s