Materias Primas

Normas generales
Las materias primas serán manipuladas, admitidas, rechazadas p recuperadas,
almacenadas, rotuladas, distribuidas y contrastadas con las especificaciones
establecidas con instrucciones escritas para cada una de ellas.
Recepción y manipulación de materias primas
Operación de admisión de los materiales de un proveedor, comienza físicamente
en el área de recepción, va acompañada de una serie de normas escritas que
regulan los movimientos de dichas materias primas.
Las distintas fases de la recepción son:
1. Recepción física de los materiales
Consiste en el traslado físico y almacenamiento del producto, desde el
camión que lo transporta hasta el área de recepción.
2. Limpieza de los contenedores
No siempre es necesario, pero si se procede debe realizarse una limpieza
somera.
3. Inspección y examen visual
Todos los contenedores deben ser inspeccionados visualmente y la persona
encargada de la recepción comprobara la identidad del producto
basándose en el etiquetaje del proveedor. Todos los datos deben estar
anotados en un cuaderno.
4. Pasaje de mercancía
Esta operación debe realizarse en presencia del transportista, se realiza
después de la partida. En primer lugar por falta de tiempo en la recepción,
también porque el transportista no espera.
Para el pasaje se debe utilizar un equipo apropiado de balanzas, con
diferentes cargas y sensibilidades, instaladas en la misma zona de
recepción.
5. Documentación de la recepción
Documento básico de la recepción es el albarán del proveedor, que deberá
ser sellado y firmado por el responsable de la recepción.
Debe quedarse una copia de albarán en la recepción.
Este albarán deberá contener una serie de datos mínimos que servirán para
el seguimiento del producto durante el proceso administrativo de
recepción de la mercancía, conformidad de control de calidad, control del
departamento de compras y del departamento de planificación y control y
pago de la factura del proveedor por el departamento de contabilidad.
 6. Etiquetaje de recepción de la mercancía
La mercancía deberá ser etiquetada debidamente en el área de recepción,
con una etiqueta de recepción/cuarentena.
Esta etiqueta deberá tener unos datos mínimos, deberá ser de color
amarillo, debe realizarse en cada uno de los contenedores, se pegaran en la
cara frontal.
Circuito de utilización de mercancía: cuarentena, muestreo, análisis y etiqueta
Una vez etiquetada la mercancía pasara de la zona de recepción la área de
cuarentena de materias primas, estará ahí hasta que el departamento de control
de calidad haga la acepción o negación al producto.
La operación de muestreo debe estar escrita bajo la responsabilidad de control de
calidad, se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
 Objetivo
 Alcance
 Responsabilidad
 Método de muestreo
 Equipo y/o utensilios a utilizar
 Cantidad de muestra a tomar
 Tipo de envase para la muestra
 Identificación de los envases muestreados
 Precauciones que deben tomarse
 Descripción del método de muestreo
 Condiciones de almacenamiento de la muestra
 Instrucciones de limpieza del material a utilizar
 Registro de los datos
 Etiquetaje
 Cuadernos de laboratorio
Productos aprobados, rechazados y con reservas
Los productos analizados y debidamente identificados se llevaran a un almacén
correspondiente, una vez complementada los productos aprobados se llevaran al
almacén definitivo de materias primas y los rechazados al correspondiente
almacén de productos rechazados.
Revalidación
Las materias primas que lleven años en el almacén del laboratorio, a partir de la
fecha de su análisis de control de calidad, a pesar de que su fecha de caducidad sea
mayor de dicho tiempo, deben ser analizadas de nuevo o reanalizadas, recibiendo
este proceso en el nombre de, reevaluación.
Información sobre resistencia de materias primas
Como se ha dicho anteriormente, cualquier departamento interesado debe poder
conocer la existencia y situación de una determinada materia prima, con objeto de
actuar sobre ella, según su necesidad.
La solución informativa es la más práctica y segura, permite a todos los
departamentos conocer dichas existencias y situación de las materias primas.
Por ello el programa informático deberá reflejar la existencia de los almacenes
básicos de materias primas, es decir el de cuarentena y el normal o libre de
cuarentena.
Salida de materias primas para su utilización: destino
De igual modo que la entrada en el almacén de materias primas, la salida de
productos de este almacén debe ser adecuadamente registrada, por
procedimiento informático o manual.
Lo normal, es la utilización en la fabricación para componer un determinado lote
de una especialidad.
El laboratorio debe estar en condiciones de saber con facilidad el destino de una
determinada materia prima, como objeto de conocer en que fabricaciones se ha
empleado.
Selección y homologación de proveedores: políticas de compras
Es preciso un conocimiento mutuo entre comprador y proveedor que asegure una
calidad constante y adaptada a los requerimientos de la empresa.
En primer lugar el criterio que debe prevalecer es la calidad, sobre el precio, por lo
que lo primero que hay que hacer dentro de la política de compras del laboratorio,
es establecer unos requerimientos de calidad.
Podemos en este sentido destacar las siguientes fases que definen la evaluación y
homologación de un proveedor:
1. Selección, evaluación y homologación
1.1. Relaciones de negociación.- Las primeras relaciones con el
proveedor, donde se establecen las bases del interés mutuo entre
comprador y proveedor.
1.2. Auditoria.- Una vez llegado a un acuerdo de colaboración el
proveedor será sometido a una auditoria por parte del laboratorio para
hacer la comprobación del buen funcionamiento de la empresa.
1.3. Tema de datos.- Se realiza mediante la auditoria siguiendo
protocolos.
1.4. Evaluación.- Se realiza después de la toma de datos.
2. Gestión de información específica sobre requerimiento técnico
2.1. Especificaciones técnicas del producto.- Suministrar la máxima
información sobre las especificaciones y requerimientos técnicos del
producto a comprar.
2.2. Análisis a realizar.- El laboratorio debe realizar e informar los
diferentes métodos de análisis que se realizaran.
2.3. Homologación de muestras.- El proveedor enviara un número
suficiente de muestras para la homologación por el comprador.
2.4. Especificaciones administrativas.- El laboratorio comunicara al
proveedor por escrito sus requerimientos en materia administrativa, sus
diferentes exigencias.
3. Control de calidad del aprovisionamiento
3.1. Evaluación de la calidad.- Se realiza un seguimiento estricto a los
primeros envíos del producto para comprobar el cumplimiento.
3.2. Informe de la calidad de aprovisionamiento.- En este periodo se
extremara la rigurosidad del control de calidad y del control de recepción
de limpieza.
Se aconseja hacer un control de los primero diez lotes del producto y llevar
los datos controlados.
3.3. Sistema de calidad concertada.- A partir de este momento el
comprador deberá aceptar los certificados de análisis del proveedor como
garantía suficiente de calidad, disminuyendo su gestión de control de
calidad a una simple comprobación de identidad del producto.