Le stylage des documents Word

avec le modèle éditorial Ellug-Revues

1. Le modèle de document
Un modèle définit la structure de base d’un document et permet sa mise en forme par l’emploi de
feuilles de styles prédéfinies. Le modèle chargé par défaut pour tout document traité avec le logiciel
Word est le modèle Normal.dot.
L’équipe des Ellug met à disposition des responsables de revues et des auteurs qui saisissent leurs
textes sous Word un modèle de document (simplifié) permettant de les structurer et faciliter leur
traitement avant importation dans le logiciel Adobe Indesign (logiciel utilisé pour la mise en page
de la version papier) et dans le logiciel Lodel pour une version électronique mise en ligne ultérieure-
ment sur le site Internet www.revues.org.
La toute dernière version (version 2.1) de ce modèle se nomme Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot.

2. Téléchargement et procédure d’installation du modèle de document

Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot est téléchargeable sur le site Internet des Ellug, à la rubrique « Aux
auteurs ». Il est nécessaire de télécharger le fichier sur le bureau puis de le décompresser avant
d’installer le modèle.
Afin qu’il soit automatiquement pris en charge par le logiciel Microsoft Word, il est nécessaire de
copier Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot dans le répertoire qui convient :

sous MacOS X
Macintosh HD (disque dur interne) > Applications > Microsoft Office (2004) > Modèles >
Mes modèles

Sur PC, ne pas oublier au préalable d’« afficher les fichiers et dossiers cachés » via le menu
« Outils » > Options des dossiers > Affichage > Fichiers et dossiers :

sous Windows 2000 ou Windows XP

Disque local (C:)\Documents and Settings\nomutilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles

sous Windows 98
C:\WINDOWS\(Profiles\nomutilisateur\)Application Data\Microsoft\Modèles
ou, lorsqu’on est seul utilisateur de la machine,
C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Modèles

3. Attachement du modèle à un document Word

Deux cas peuvent se présenter : le document Word n’existe pas encore (voir « Création d’un nouveau
document » en 3.1), ou bien il préexiste et a déjà été saisi entièrement ou partiellement par l’auteur
(voir « Application à un document préexistant » en 3.2).

3.1. Création d’un nouveau document

Ouvrir le menu Fichier > Bibliothèque de projets… Dans l’onglet « Nouveau » de la fenêtre qui
apparaît, choisir dans la partie gauche « Mes modèles » et sélectionner dans la partie centrale de la
fenêtre le Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot.

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3.2. Application à un document préexistant
Si le document a déjà été créé par l’auteur (entièrement ou partiellement), il existe 2 solutions pour
lui appliquer le modèle de document.

• 1re solution :
Lorsque le document est ouvert à l’écran, ouvrir le menu Outils > Modèles et compléments…
Dans la fenêtre « Modèles et compléments » :
– cliquer sur le bouton « Attacher » (le dossier des modèles gérés par Word s’ouvre) ;
– sélectionner dans le dossier Modèles Word le fichier Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot ;
– cocher la case « Mise à jour automatique des styles de document » ;
– valider en cliquant sur le bouton « OK ».

Le document est prêt à être stylé. Utiliser alors la barre d’outils Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot qui
vient de s’afficher et qui contient des menus déroulants facilitant le stylage.
Une fois le stylage achevé, enregistrer le document au format DOC.

• 2e solution :
Il est nécessaire de placer au préalable le fichier Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot (ou une copie)
sur le bureau.

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 Copier/coller du document auteur dans un document vierge :
– Double-cliquer sur le fichier Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot (si une fenêtre d’avertissement
apparaît, cliquer sur « Activer les macros »). Un document, contenant une documentation de
départ décrivant chaque style, s’affiche à l’écran ; il sert en quelque sorte de pense-bête.
– Sélectionner tout le texte (Pomme+A sur Mac / Ctrl+A sur PC) et effacer avec la touche
« Suppr ». Le document d’origine devient vierge.
– Ouvrir le fichier à styler (fichier de l’auteur).
– Sélectionner tout le texte, copier le par la commande « copier » du menu Édition (ou
Pomme+C sur mac / Ctrl+C sur PC).
– Retourner dans le fichier vierge et coller le texte par la commande « coller » du menu Édition
(ou Pomme+V sur mac / Ctrl+V sur PC).

Le document est désormais prêt à être stylé. Utiliser la barre d’outils Modele_Ellug_Revues_
v2.1.dot, qui contient des menus déroulants facilitant le stylage.
Une fois le stylage achevé, enregistrer le document au format DOC. Dans le menu Fichier,
cliquer sur « Enregistrer sous » et enregistrer le document en lui donnant un nom explicite
avec une extension .doc ou .rtf.

4. Affichage et application des styles dans Word

Pour utiliser plus efficacement le modèle de document dans Word, il est fortement conseillé d’affi-
cher les styles utilisés dans une colonne à gauche du document.
Pour cela, ouvrir le menu « Préférences » de Word, cliquer dans l’onglet « Affichage » et définir une
« Largeur de la zone de style » de 4 cm.
Il suffit ensuite de choisir le mode d’affichage « Normal » (dans le menu « Affichage », cliquer sur
« Normal »). Une marge de 4 cm apparaît à gauche de la zone de texte. Les noms des styles de para-
graphe y sont inscrits en regard de chacun des paragraphes.

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Lorsqu’on a attaché le modèle de document, une barre de menus apparaît et contient l’ensemble
des styles définis par le Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot.

Il existe 3 manières d’appliquer un style à un paragraphe.

Toutes supposent que le paragraphe à styler ait été sélectionné ou que le curseur ait été préalable-
ment placé dans le paragraphe concerné (n’importe où) :
– depuis la barre de styles Modele_Ellug_Revues_v2.1.dot : cliquer sur le bouton qui convient
(« Métadonnées Dublin Core », par exemple) et sélectionner un style (« Titre », par exemple).
C’est de loin la manière de styler la plus rapide et la moins contraignante ;

– depuis la palette de mise en forme : cliquer sur la partie droite de la fenêtre des styles (fenêtre
déroulante) et sélectionner un style ;

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 – depuis la barre de menu principal : ouvrir le menu Format > Style… ; sélectionner le style qui
convient dans la liste déroulante et cliquer sur le bouton « Appliquer ».

5. Présentation du Modele_Ellug_Revues.v2.1.dot et recommandations de stylage

Dans chaque menu, des icônes renvoient à des types de styles et à des informations.

Icône Signification de l’icône

Métadonnée utilisée par le format Dublin Core (DC)

Bloc de texte

Sous-ensemble d’un bloc de texte

Structuration du document par un plan

Repère du style Séparateur

Début d’un groupe de styles

Menu 1 : Modèle Ellug_revues.dot

Le premier menu est dédié aux informations générales sur le modèle de document.
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Menu 2 : Menu Style

Le menu 2 est un raccourci qui permet de faire apparaître la fenêtre du menu style.

Menu 3 : Métadonnées Dublin Core

Le standard de métadonnées Dublin Core, défini par un consortium international, a pour ob-
jectif de permettre la description de tous les types de ressources électroniques disponibles sur
Internet, mais également d’accroître la visibilité et l’interopérabilité sur la toile de l’information
documentaire. Le Dublin Core dit « non qualifié » (ou « simple ») se compose d’un jeu de 15 élé-
ments de description, dont une partie seulement est indiquée dans le menu Métadonnées
Dublin Core. Les informations sémantisées avec les styles figurant dans ce menu seront utili-
sées pour faciliter — dans l’éventualité d’une mise en ligne — l’indexation du document par les
moteurs de recherche et notamment les moissonneurs (« harvesters ») dans le cadre du pro-
tocole OAI-PMH (L’Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting est un protocole
international d’échange de métadonnées entre des bases documentaires scientifiques).

– Le style « Titre » s’applique au titre du document.

– Le style « Auteur » définit l’auteur ou les auteurs.
Attention : il est nécessaire d’inscrire le prénom avant le nom et de toujours conserver la
même orthographe (première lettre du nom et du prénom en majuscule, écriture des pré-
noms en toutes lettres). Si un auteur possède un nom composé, insérer un espace insécable
entre les différentes parties du nom.
– Les styles « Résumé », « Abstract », « Resumen », « Riassunto » et « Zusammenfassung » défi-
nissent le résumé du document, en français, anglais, espagnol, italien et allemand.
– Les styles « Mots Clés », « Keywords », « Palabrasclaves », « Schlagworter » définissent les
mots-clés en français, anglais, espagnol et allemand.
Attention : il est nécessaire de séparer les mots-clés par des virgules et de toujours conser-
ver la même orthographe (écriture de tous les mots-clés en minuscules).

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 – Le style « Langue » définit la langue principale du texte du document.
Il est nécessaire d’utiliser l’abréviation normée sur deux caractères : français (fr), anglais (en),
espagnol (es), italien (it), allemand (de), etc.

Menu 4 : Métadonnées complémentaires

Le menu des Métadonnées complémentaires contient tous les styles des métadonnées qui
n’ont pas de correspondance dans le Dublin Core non qualifié. Elles permettent ainsi de com-
pléter les informations contenues dans les métadonnées du premier groupe et d’affiner la des-
cription du document.

– Les styles « Title (en) », « Titulo (es) », « Titolo (it) », « Titel (de) » et « Titre (fr) » définissent
le titre du document traduit respectivement en anglais, espagnol, italien, allemand et
français.
– Le style « Sous-titre » s’applique au sous-titre du document.
– Le style « Description Auteur » permet de fournir des informations sur l’auteur.
Attention : ce style doit être placé juste après le style « Auteur ». S’il existe plusieurs auteurs,
chacun d’entre eux sera suivi de sa propre description.
Au sein du style « Description Auteur » d’autres styles de caractères sont inclus : le style
« Affiliation » (indique l’institution de rattachement de l’auteur) ; le style « Fonction » (indi-
que la fonction de l’auteur) ; le style « Prefixe » (exemple : Dr) ; le style « Courriel » (indique
l’adresse électronique de l’auteur) ; le style « Site » (indique le site Web de l’auteur, le cas
échéant). Attention : il faut sélectionner le mot ou le groupe de mots pour appliquer ensuite
ces styles de caractères.
– Le style « Traducteur » définit le nom du traducteur du document.

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Menu 5 : Plan

Ce menu permet de structurer le plan de votre document.

– Les styles « Titre 1 », « Titre 2 », « Titre 3 », « Titre 4 » et « Titre 5 » définissent les différents
niveaux de titre à l’intérieur du texte.
– Le style « Séparateur » définit un élément graphique ayant pour but de séparer deux
ensembles de paragraphes par un espace blanc.

Menu 6 : Texte

Le menu Texte contient tous les styles qui concernent le texte même du document.
– Le style « Normal » définit le corps du texte du document et des paragraphes avec alinéa
(avec retrait de la première ligne).
– Le style « Paragraphe sans retrait » définit un paragraphe sans alinéa (sans retrait de la pre-
mière ligne), généralement le premier paragraphe après un titre ou un séparateur.
– Le style « Remerciements » définit la partie réservée aux remerciements de l’auteur. Celle-ci
est généralement placée en fin de texte et avant la bibliographie.

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 – Le style « Dédicace » définit la dédicace faite par l’auteur. Elle est placée généralement en
début de texte.
– Le style « Épigraphe » définit l’épigraphe du document (citation en tête de document). Il
doit être placé en début de texte.
– Le style « Citation » définit une citation longue (plus de 3 lignes) au sein du texte.
– Le style « Listes à puces » définit une énumération au sein d’un texte au moyen de puces.
– Le style « Titre Illustration » définit le titre d’une illustration insérée dans le texte (exemples :
titre d’un tableau ou d’une image).
– Le style « Légende Illustration » définit la légende d’une illustration insérée dans le texte.
– Le style « Crédits Illustration » définit la source de l’illustration et précise le nom du ou des
auteurs de l’illustration.
– Le style « Question » est à utiliser pour définir les questions posées à l’auteur sous forme
d’interview.
– le style « Réponse » est à utiliser pour définir les réponses de l’auteur dans le cadre d’une
interview.
– Le style « Notes bas de page » définit les notes de bas de page d’un document.
Attention : il faut vérifier que les appels de note au sein du texte correspondent bien aux
notes de bas de page ; il n’est pas nécessaire d’intervenir sur les appels de note car ils sont
correctement stylés par Word lui-même.
– Le style « Annexe » définit la partie annexe du document.
– Le style « Bibliographie » définit la bibliographie du document.
– Le style « NDLR » définit les notes de la rédaction du document.
– Le style « NDLA » définit les notes de l’auteur du document.

Autres conseils
– Ne jamais modifier les noms des styles.
– N’utiliser que les feuilles de styles de paragraphe prédéfinies.
– Ne pas créer des feuilles de styles de caractère.
– Chaque élément de l’article doit se voir appliquer un style prédéfini.
– Éviter de sauter des lignes inutiles entre deux paragraphes. Ces lignes vides, destinées souvent à
aérer le texte, devront être stylées avec le style « Séparateur », le cas échéant.
– Supprimer tous les sauts de sections et sauts de page.
– Les tableaux et les images (figures, graphiques) doivent être intégrés dans le corps du texte et
stylés en « Normal ».

Remarque
L’aspect esthétique du document reste ici secondaire.

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