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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO

CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
MICROSOFT PROJECT

Guía Práctica N° 2
Microsoft Project 2016

I. DATOS INFORMATIVOS
1.1. Nombre de la asignatura : Microsoft Project 2016
1.2. Semestre Académico :
1.3. Tipo de Ciclo : Intensivo Julio
1.4. Escuelas Profesionales : Administración, Contabilidad, Economía, Estomatología, Ingeniería
Industrial, Medicina Humana y Psicología.
1.5. Nombre del docente : Ing. Gonzalo García Linares
Ing. Mary Isabel Pezo Carlotto
Ing. Susan Guzman Chirinos
Mgt. Ilse Sandra Moreno Torres
Ing. Audric García Holgado
Ing. Milner Palomino Nuñez Del Prado
Ing. Cesar Rolando Licona Arizabal
Ing. Abelardo Lovón Bautista

II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR

Utilizar el software Ms Project para la gestión de proyectos, organizando la información acerca de la
asignación de tiempos a las tareas.

III. CAPACIDAD

Define las tareas, recursos, asignaciones y calendarios de un proyecto de cualquier tipo usando el
Microsoft Project.

IV. FUNDAMENTO TEÓRICO
1. GESTIÓN DE TAREAS
1.1. Definición de tareas.
Son actividades que tienen un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se concatenan
en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalización del proyecto. Todo proyecto está compuesto
por tareas.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta antes de ella, excepto la inicial. La tarea que se ejecuta
antes que la actual se llama TAREA PREDECESORA.
Toda tarea tiene otra tarea que se ejecuta después de ella, excepto la Final. La tarea que se ejecuta
después que la actual se llama TAREA SUCESORA.

1.2. Tipos de tareas.
Microsoft Project tiene varias clases de tareas:
a. Tareas de Resumen: las tareas de resumen tienen como funcionalidad que agrupa tareas, hitos
u otras tareas de resumen. Son conocidas también como paquetes de trabajo, grandes
entregables, fases o sub-fases. Este tipo de tareas tiene como características principales:
 Duración total: la duración total se calcula con base a la diferencia entre el comienzo más
temprano y el fin más tardío de las actividades que contiene.
 Trabajo total: es la sumatoria de todos los trabajos calculados de las tareas que contiene.
 Costo total: es la sumatoria de todos los costos de las tareas que contiene más el costo
propio directo que pueda tener la tarea de resumen.

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Por buenas prácticas se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo para
una fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades.
b. Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y
que no hacen parte de la ruta crítica, es decir, que tiene algún tiempo de holgura que les
permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el
tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica. Además con las tareas llamadas a
realizar y ejecutar el proyecto. Reciben el nombre de último nivel debido a que después de ellas
no se desprende ninguna actividad adicional.
Deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado para que la misma pueda tener un
responsable que deba responder por la misma. Por buenas prácticas se recomienda que las
tareas de último nivel se escriban en verbo en infinitivo para una fácil identificación en la
estructuración del cronograma de actividades y porque con esta estructura se denota la acción
que se debe realizar en la actividad.
c. Tareas de último nivel críticas: Las tareas críticas son aquellas que deben ser completadas según
la programación para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa, también
se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce como Ruta Crítica.
Si es importante que el proyecto termine según la programación, ponga atención a las tareas de
la ruta crítica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto
terminará a tiempo.
Tiene las mismas características de las tareas de último nivel normales.
d. Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda
tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito. Los hitos pueden marcar
el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
Por buenas prácticas se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio para una fácil
identificación en la estructuración del cronograma de actividades

1.3. Ingresar tareas al proyecto.
Crear tareas en el Microsoft Project es muy sencillo, simplemente se debe escribir el nombre de la
tarea en la columna “nombre de tareas” dentro de la hoja de cálculo.

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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT Con la finalidad de seguir un orden cronológico. inclusive la tarea genérica (nombre del proyecto). 3/21 . se recomienda crear absolutamente todas las tareas que tiene el proyecto. posteriormente se jerarquizara las tareas de acuerdo a su importancia.

4/21 .4. Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas).). ubicada en el menú tareas.…. 3º nivel. no obstante. Organización de las tareas en un esquema. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT 1. Aplicar sangría a todas las tareas seleccionadas. En el punto anterior se indicó que todas las tareas deberían ser creadas indistintamente como si fueran similares. b. cabe recordar que todo proyecto independientemente de la magnitud o característica está compuesto por tareas genéricas y sub tareas (tareas de 1º nivel.. es por ese motivo que realizaremos la organización de las tareas agrupándolas de acuerdo a su jerarquía. 2º nivel. Pasos a seguir para organizar tareas: a.

Hacer la misma operación para todas la sub tareas que tenga el proyecto. 5/21 . Hacer clic sobre la flecha aplicar sangría d. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT c.

El tamaño de las sangrías nos indica los niveles de las tareas. dentro de la hoja de cálculo que las tareas de nivel inferior tienen una mayor sangría a las tareas de nivel superior. según trazo de las líneas rojas. 6/21 . UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT Note usted en la anterior figura. en la figura anterior podemos identificar tres niveles de tareas. esto es así debido a la sangría aplicada a éstas.

5. para introducir la duración de las tareas se debe digitar manualmente el numero respectivo de la duración de cada una de las tareas dentro de la hoja de cálculo en la columna “Duración” 7/21 . Definir la duración de las tareas. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT 1. Al igual que en la creación de tareas.

Primera Forma a. es decir. Al final el resultado obtenido es el mismo. estos son:  Fin – Comienzo (FC)  Comienzo – Comienzo (CC)  Fin – Fin (FF)  Comienzo – Fin (CF) Microsoft Project nos ofrece la posibilidad de crear dependencias entre las tareas de tres (3) formas diferentes. Las dependencias de las tareas define el grado de relación que existe entre las tareas de un proyecto. es decir que.6. finalizado con una flecha que siempre está apuntando a la tarea sucesora. Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular. Los diagramas de Gantt muestran estas dependencias con líneas que se trazan entre las barras de las tareas. Establecer dependencia entre tareas. Existen cuatro tipos de relaciones que definen la relación entre el comienzo y el fin de las tareas. simplemente varia el procedimiento. la tarea predecesora y luego la tarea sucesora. suma la duración total de las sub tareas 1. mientras que para las tareas de nivel superior (tareas genéricas) Microsoft Project calcula la duración automáticamente. Activar la pestaña Tarea b. Hacer clic sobre la herramienta vincular tareas d. Para 8/21 . En el área del diagrama vera que se traza una línea de dependencia entre las tareas seleccionadas. mientras que la tarea que ocurre después de la otra se la denomina tarea sucesora. c. Por defecto el Project establece el tipo de vinculación Fin – Comienzo. Una tarea que debe ocurrir antes que la otra es una tarea predecesora. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT Es importante hacer notar que solo se debe introducir la duración de las tareas de nivel inferir (sub tareas).

en la columna nombre de tarea elegir la tarea predecesora f. d. dentro del cuadro “información de tarea”. e. Una Vez elegido el tipo de dependencia requerido se hace clic en aceptar Segunda Forma a. c. Dentro del cuadro de dialogo “información de la tarea” ingresar a la pestaña “Predecesora”. Activar la pestaña “Tarea”. Seleccionar con el mouse la tarea sucesora a vincular. es decir. Hacer clic sobre la herramienta “información de la tarea”. b. elegir el tipo de vinculación requerido por las tareas 9/21 . e. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT cambiar este tipo de vinculación se debe hacer doble clic sobre la línea de vinculación y luego seleccionar el requerido. Hacer lo mismo en la columna “Tipo”. Luego.

Vera usted. Finalmente hacer clic en aceptar Tercera Forma Posiblemente ésta tercera forma de establecer dependencias entre tareas sea la más sencilla. simplemente se debe digitar con el teclado el tipo de dependencia requerida. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT g. que dentro del diagrama automáticamente se traza la línea de dependencia definida 10/21 . Dentro de la hoja de cálculo en la columna “Predecesora” digitar las tareas predecesoras y el tipo de vinculación a cada una de las tareas sucesoras.

Para crear una tarea recurrente se debe seguir los siguientes pasos: a. Desplegar la lista de la herramienta “tarea”. son ejemplos de tareas recurrentes. los informes trimestrales o la revisión mensual del presupuesto. Ingresar a la pestaña “tareas”. b. Una vez desplegada la lista de tarea.7. En lugar de crear. Crear Tareas Recurrentes Los proyectos. se puede crear una sola tarea recurrente. d. por ejemplo. 11/21 . seleccionar y abrir “tareas periódicas”. La reunión semanal del directorio. c. Seleccionar la tarea sobre el cual se desea que aparezca la tarea recurrente. a menudo tienen tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT 1. 20 o más tareas de reunión de directorio.

En intervalo de repetición. semanalmente. en este caso. En este caso diremos que se ejecutaran durante dos meses. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT e. Luego. la reunión semanal de evaluación de avance de proyecto tendrá una duración de dos horas g. Definir el día que se llevara a cabo la reunión. h. Definir la duración de la tarea recurrente. diremos que las reuniones serán los viernes. la reunión se puede llevar a cabo diariamente. Finalmente. se debe determinar el periodo durante el cual se llevarán a cabo las reuniones. f. j. Microsoft Project mostrara la tarea recurrente creada. dentro del patrón de repetición se debe elegir el periodo de repetición. se desplazará un cuadro de dialogo en el cual se debe escribir el nombre de la tarea recurrente. 12/21 . En este caso elegiremos semanal. mensualmente o anualmente. Luego. Por ejemplo. para producir el efecto deseado hacemos clic en aceptar. i. Por ejemplo.

Seleccionar la tarea que se desee marcar como hito c. no necesariamente tiene que tener una duración de cero para ser un Hito. Ingresar a la pestaña “Tareas”. Clic sobre la herramienta “información de tarea” d. existen hitos con duración diferente a cero. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT 1.8. a diferencia de las tareas normales. b. Luego. el Hito está representado por un rombo. Una tarea. Los Hitos son tareas que por lo general tienen una duración de cero. éstas están representadas por barras de color azul. se desplaza el siguiente cuadro de dialogo 13/21 . En la siguiente figura se muestra la forma de crear un hito: a. como la terminación de una fase o la aprobación un producto a actividad. Hitos A menudo se usan los Hitos para marcar algún momento clave de un proyecto. Dentro del diagrama.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT e. Al agregar tiempo de adelanto a una tarea. Tiempo de adelanto o retardo a una tarea. retrasar la hora de inicio de la tarea 14/21 . Habilitar la opción “marcar la tarea como hito” g. Ingresar en la opción “avanzado” f.9. Finalmente clic en aceptar para guardar todos los cambios. 1. el trabajo en dicha tarea superpone sobre un trabajo en su predecesora. Cuando agrega un tiempo de posposición.

haga clic en la pestaña Predecesoras del cuadro Información de la tarea. debe crear una dependencia entre las dos tareas. –50%). b. Seleccionar la tarea que se desee adelantar o posponer c. Clic sobre la herramienta “información de tarea” d. Ingresar a la pestaña “Tareas”. Agregar adelanto o posposición a. escriba el tiempo de adelanto o retardo que desee  Para agregar tiempo de adelanto. Luego. se desplaza el siguiente cuadro de dialogo e. En la columna Posposición. 15/21 . Antes de empezar a agregar tiempo de adelanto o posposición. f. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT sucesora. escriba un número negativo o un porcentaje negativo (por ejemplo.

las tareas se programan en función del calendario del proyecto. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base. Por ejemplo. Un calendario de tareas que está asociado a una tarea reemplaza el calendario del proyecto. crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y a continuación. Para definir excepciones únicas o específicas. agregar 2 días de tiempo de posposición antes del inicio de la segunda tarea. en el grupo Propiedades. Tiempo de posposición crea un retraso entre dos tareas que tienen una dependencia. Haga clic en Crear calendario. donde las dos tareas compartan una dependencia (una relación entre tareas).10. agregue un tiempo de adelanto del 50 por ciento para la segunda tarea. haga clic en Cambiar calendario laboral. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT Tiempo de adelanto es una superposición entre dos tareas. a. puede crear un calendario de tareas para tareas individuales. De forma predeterminada. 1. Por ejemplo. Las tareas pueden tener sus propios calendarios. si desea un día 2 demora entre el final de la primera tarea y el comienzo de la segunda. son tareas que pueden ocurrir únicamente en un fin de semana. Haga clic en la pestaña Proyecto y. a continuación. crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas y. 2d). c. a continuación. Calendario de tareas. escriba un nombre para el nuevo calendario y. si desea que la segunda tarea para que comience a pesar de que la primera tarea es sólo la mitad completar. escriba un número o un porcentaje positivo (por ejemplo. elija si desea crear un nuevo calendario base o hacer un calendario en función de una copia de otro calendario. b.  Para agregar tiempo de retardo. como maquinaria que se ejecuta durante período no laborable o mover una oficina. 16/21 .

Seleccionamos la pestaña “Formato” y habilitamos el recuadro denominado “Número de esquema” b. para crear una estructura de descomposición del trabajo mediante códigos EDT.M. haga clic en Eliminar..  Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar ningún trabajo. haga clic en la pestaña Avanzada y.  Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los períodos laborables para los días seleccionados en la programación. use el Organizador. Para crear la estructura primero debemos indicar a Microsoft Project que muestre los números de esquema para esto seguimos los siguientes pasos: a. seleccione el calendario de tareas que desee eliminar y. de lunes a viernes y descansando los fines de semana. Creación de la estructura de descomposición del trabajo EDT (WBS).  Para eliminar un calendario. haga clic en la ficha Semanas laborales. y de 1:00 P. Se procede como en la sección Configuración del calendario laboral del proyecto vista anteriormente recuerde las opciones siguientes:  Usar períodos laborables del proyecto predeterminados para estos días Elija los días que deben utilizar las horas laborales predeterminadas.M.11. a 12:00 P. Los códigos EDT permiten identificar y realizar un seguimiento de tareas en un proyecto usando una serie de códigos alfabéticos o numéricos. Para cambiar la semana laboral para el calendario de tareas. 1.M. A la derecha. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT d. Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Información y. escriba las horas a las que desea que comience la jornada laboral en los cuadros Desde y las horas a las que desea que finalice la jornada en los cuadros Hasta. a 5:00 P. Microsoft Project mostrara los números de esquema con los que cuenta el proyecto que son números asignados automáticamente a cada tarea 17/21 . Haga clic en la pestaña Calendarios. a continuación. a continuación. debe asignar dicho calendario a una tarea. en Organizador global. haga clic con el botón secundario en Información. a continuación. que son de 8:00 A. Nota:  Después de crear un calendario base. Los cambios que realice se reflejarán en todos los meses del calendario. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.M. seleccione el calendario en la lista Calendario. Seleccione la tarea. e.

Pasaremos a definir el código EDT incluiremos el prefijo del código y los niveles que incluiremos en nuestro proyecto 18/21 . UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT c. Para poder personalizar los códigos de esquema debemos hacer clic en la pestaña “proyecto” y luego en el menú EDT seleccionamos “Definir Codigo” d.

En la lista que parece buscamos EDT 19/21 . UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT e. Procedemos a dar clic en aceptar los códigos se habrán creado f. Para poder ver los códigos debemos agregar una columna para esto hacemos clic con el botón derecho en una columna y elegimos “insertar columna” g.

(2009). REFERENCIAS Chatfield. Manual de proyectos. Redmond. N. C. Gómez Arias. Microsoft Project 2016 Step by Step.. Coltell. O. 20/21 . Madrid: Universitad Jaume. & Johnson. (2002). R. & Chalmeta. (2016). Washington: Microsoft Press. T. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT V. Andalucia: Junta de Andalucia.. Manual de Gestión de Proyectos. Diseño de Proyectos con MS Project. Antioquia: Universidad de Antioquia. (2005). Fernández Rodríguez. R.

21/21 . Valladolid: UNIVERSIDAD DE VALLADOLID. Reca Elvira. Planificación de Proyectos mediante Microsoft Project. J. (2016). Gestión de Carteras de Proyectos con Microsoft Project. (2000). España: PCManagement. UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO CENTRO DE FORMACIÓN EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROSOFT PROJECT PCManagement.