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PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 2 de 14 Lista de Distribución FECHA PROCESO USUARIO ENTREGA RECIBE GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 3 de 14 Contenido 1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................ 4 2. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 4 3. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4 4. TERMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................................... 5 4.1. Comité paritario de higiene y seguridad en el trabajo (COPASO): ........................................... 5 5. RESPONSABLES ................................................................................................................................ 5 5.1. Gerencia o representante legal: ................................................................................................... 5 5.2. Directores departamentales / jefe de unidades / jefes de áreas de trabajo: .................................. 5 5.3. Responsable SSA: ....................................................................................................................... 5 5.4. Servicios complementarios (Contratistas, proveedores): ............................................................ 5 6. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................................. 6 6.1. Generalidades del Comité paritario de Higiene y seguridad en el trabajo (COPASO) ............... 6 6.2. Funciones del Comité de Higiene y Seguridad en el trabajo....................................................... 8 6.3. Elección de los representantes del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en el Trabajo. ...... 9 6.3.1. Representantes de la empresa ................................................................................................. 9 6.3.2. Representantes de los trabajadores. ........................................................................................ 9 6.4. Acta de designación o elección de los trabajadores .................................................................. 10 6.5. Miembros suplentes .................................................................................................................. 11 6.6. Cesación del cargo .................................................................................................................... 11 7.7. Cuórum ..................................................................................................................................... 11 7.8. Funciones que les corresponde cumplir en el comité paritario de higiene y seguridad en el trabajo. 12 7.8.1. Del presidente/a .................................................................................................................... 12 7.8.2. Del secretario/a ..................................................................................................................... 12 7.8.3. De los integrantes ................................................................................................................. 12 8. REGISTROS/REFERENCIAS .......................................................................................................... 13 9. ANEXOS ............................................................................................................................................ 13 GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 4 de 14 Elaborado por Revisado por Aprobado por Firma Nombre Ing. Iván Vizuete Msc Dr. Daniel Salazar. Sr. Rafael Galeth C Función Gestión de Calidad Médico Ocupacional Representante Legal Fecha 1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA DEL VERSIÓN DEL DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO CAMBIO DOCUMENTO REALIZADO (año/mm/día) 2016-04-06 00 Versión original del documento 2. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de higiene y seguridad del trabajo. 3. ALCANCE Aplica para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de seguridad e higiene del trabajo en la empresa. GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 5 de 14 4. TERMINOS Y DEFINICIONES 4.1. Comité paritario de higiene y seguridad en el trabajo (COPASO): El Comité Paritario de Seguridad e Higiene en el trabajo es el organismo técnico de participación entre empresas y trabajadores, para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y enfermedades profesionales 5. RESPONSABLES 5.1. Gerencia o representante legal: Aprueba y exige la implementación, difusión, seguimiento y aplicación del procedimiento para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud ocupacional, a todos los funcionarios/as y trabajadores de La empresa. 5.2. Directores departamentales / jefe de unidades / jefes de áreas de trabajo: Controla y supervisa la implementación, socialización y seguimiento de la aplicación del procedimiento para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud ocupacional, a todo el personal incluido, proveedores, servicios complementarios entre otros. 5.3. Responsable SSA: Verifica, realiza e informa a la máxima autoridad sobre el cumplimiento del procedimiento para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud ocupacional 5.4. Servicios complementarios (Contratistas, proveedores): GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 6 de 14 Cumplir con lo establecido en el procedimiento para la elección, designación y funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud ocupacional, incluyendo su promoción y difusión entre otras personas. 6. PROCEDIMIENTO 6.1. Generalidades del Comité paritario de Higiene y seguridad en el trabajo (COPASO) En todo centro de trabajo en que laboren más de quince trabajadores deberá organizarse un Comité de Seguridad e Higiene del Trabajo integrado en forma paritaria por tres representantes de los trabajadores y tres representantes de los empleadores, quienes de entre sus miembros designarán un Presidente y Secretario que durarán un año en sus funciones pudiendo ser reelegidos indefinidamente. Si el Presidente representa al empleador, el Secretario representará a los trabajadores y viceversa. Cada representante tendrá un suplente elegido de la misma forma que el titular y que será principalizado en caso de falta o impedimento de éste. Concluido el período para el que fueron elegidos deberá designarse al Presidente y Secretario. Las empresas que dispongan de más de un centro de trabajo, conformarán subcomités de seguridad e higiene a más del Comité, en cada uno de los centros que superen la cifra de diez trabajadores, sin perjuicio de nominar un comité central o coordinador. En aquellas empresas o centros de trabajo que no cuenten con un comité de seguridad y salud en el trabajo, por no alcanzar el número mínimo 10 de trabajadores establecido para este fin en la legislación nacional correspondiente, se designará un delegado de GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 7 de 14 seguridad y salud en el trabajo. Dicho delegado será elegido democráticamente por los trabajadores, de entre ellos mismos. El delegado de seguridad y salud en el trabajo, como representante de los trabajadores, colaborará al interior de la empresa en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Para ser miembro del Comité se requiere trabajar en la institución, ser mayor de edad, saber leer y escribir y tener conocimientos básicos de seguridad e higiene del trabajo. Los representantes de los trabajadores serán elegidos por el Comité de Empresa, donde lo hubiere; o, por las organizaciones laborales legalmente reconocidas, existentes en la empresa, en proporción al número de afiliados. Cuando no exista organización laboral en la empresa, la elección se realizará por mayoría simple de los trabajadores, con presencia del Inspector del Trabajo. Los titulares del Servicio Médico de Empresa y del Departamento de Seguridad, serán componentes del Comité, actuando con voz y sin voto. Todos los acuerdos del Comité se adoptarán por mayoría simple y en caso de igualdad de las votaciones, se repetirá la misma hasta por dos veces más, en un plazo no mayor de ocho días. De subsistir el empate se recurrirá a la dirimencia de los Jefes de Riesgos del Trabajo de las jurisdicciones respectivas del IESS. Las actas de constitución del Comité serán comunicadas por escrito al Ministerio de Trabajo, Riesgos del trabajo del IESS, al empleador y a los representantes de los trabajadores. Igualmente se remitirá durante el mes de enero, un informe anual sobre los principales asuntos tratados en las sesiones del año anterior. El Comité sesionará ordinariamente cada mes y extraordinariamente cuando ocurriere algún accidente grave o al criterio del Presidente o a petición de la mayoría de sus miembros. GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 8 de 14 Las sesiones deberán efectuarse en horas laborables. Cuando existan Subcomités en los distintos centros de trabajo, éstos sesionarán mensualmente y el Comité Central o Coordinador bimensualmente. Los miembros del Comité durarán en sus funciones un año, pudiendo ser reelegidos indefinidamente. 6.2. Funciones del Comité de Higiene y Seguridad en el trabajo. Los comités paritarios de seguridad e higiene del trabajo se reunirán en forma ordinaria, una vez al mes, pero podrán hacerlo en forma extraordinaria a petición conjunta de un representante de los trabajadores y de uno de los de la parte empleadora En todo caso, el comité deberá reunirse cada vez que en la institución ocurra un accidente del trabajo que cause la muerte de uno o más trabajadores; o que, a juicio del Presidente, le pudiera originar a uno o más de ellos una disminución permanente de su capacidad física Las reuniones se efectuarán en horas de trabajado, considerándose como trabajado el tiempo en ellas empleado. Se dejará constancia de lo tratado en cada reunión, mediante las correspondientes actas. Son funciones del comité paritario de seguridad e higiene del trabajo las siguientes:  Promover la observancia de las disposiciones sobre prevención de riesgos profesionales.  Analizar y opinar sobre el Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo de la institución, a tramitarse en el Ministerio de Trabajo. Así mismo, tendrá facultad para, de oficio o a petición de parte, sugerir o proponer reformas al Reglamento interno de seguridad y salud en el trabajo, de La empresa.  Realizar la inspección general de edificios, instalaciones y equipos de los centros de trabajo, recomendando la adopción de las medidas preventivas necesarias. GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 9 de 14  Conocer los resultados de las investigaciones que realicen organismos especializados, sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, que se produzcan en la empresa.  Realizar sesiones mensuales en el caso de no existir subcomités en los distintos centros de trabajo y bimensualmente en caso de tenerlos.  Cooperar y realizar campañas de prevención de riesgos y procurar que todos los trabajadores reciban una formación adecuada en dicha materia.  Analizar las condiciones de trabajo en la institución y solicitar a sus directivos la adopción de medidas de higiene y seguridad en el trabajo.  Vigilar el cumplimiento del Reglamento interno de seguridad y salud en el Trabajo. 6.3. Elección de los representantes del Comité Paritario de Higiene y Seguridad en el Trabajo. 6.3.1. Representantes de la empresa Los representantes del empleador serán designados por la máxima autoridad de la institución, preferentemente entre personas vinculadas a las actividades administrativas, técnicas o por personas del área de talento humano. La designación se deberá realizar mediante comunicado oficial (memorando u oficio) levantando el registro de aceptación de dicha designación con la firma del trabajador designado. La designación se hará con 15 días de anticipación a la fecha en que cese en sus funciones el comité paritario de seguridad e higiene del trabajo que deba renovarse. 6.3.2. Representantes de los trabajadores. La designación de los representantes de los trabajadores se efectuará mediante designación directa por parte de la organización sindical laboral existente, legalmente GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 10 de 14 reconocidas, en proporción al número de afiliados o mediante elección por votación secreta y directa convocada y presidida por el presidente del comité paritario de seguridad e higiene del trabajo que termina su período, con no menos de 15 días de anticipación a la fecha en que deba celebrarse, por medio de avisos colocados en lugares visibles 6.4. Acta de designación o elección de los trabajadores De la designación o elección de los representantes de los trabajadores, se levantará un acta por triplicado en la cual deberá dejarse constancia del total de representantes por elegir, de los nombres en orden decreciente de las personas que obtuvieron votos y de la nómina de los designados o elegidos. Esta acta será firmada por quien haya presidido la elección y por las personas elegidas que desearen hacerlo. Una copia de ella se enviará al Ministerio de Trabajo para el registro del comité paritario de seguridad e higiene del trabajo; otra a la organización sindical laboral existente y una tercera se archivará en el comité de seguridad e higiene correspondiente. Cualquier reclamo o duda relacionada con la designación o elección de los miembros del comité de seguridad e higiene será resuelto sin ulterior recurso por el inspector del trabajo que corresponda. Una vez designados los representantes del empleador y elegidos los representantes de los trabajadores, el presidente del comité de seguridad e higiene que cesa en sus funciones constituirá el nuevo comité, el cual iniciará sus funciones al día siguiente hábil al que termina su período el anterior Comité. En caso de que no lo hiciere, corresponderá constituirlo al Inspector del Trabajo. Corresponderá a La empresa, otorgar las facilidades y adoptar las medidas necesarias para que funcionen adecuadamente el o los comité de seguridad e higiene que se GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 11 de 14 organizarán en conformidad a la normativa legal vigente y en caso de duda o desacuerdo, resolverá sin más trámites el respectivo Inspector del Trabajo. 6.5. Miembros suplentes Los miembros suplentes entrarán a reemplazar a los principales en caso de impedimento de éstos, por cualquier causa, o por vacancia del cargo. Los suplentes en representación del empleador serán llamados a integrar el Comité de acuerdo con el orden de precedencia con que la autoridad los hubiere designado; y los de los trabajadores por orden de mayoría con que fueran elegidos o según el orden de precedencia con que el organismo sindical laboral los hubiese designados. Los miembros suplentes sólo podrán concurrir a las sesiones cuando les corresponda reemplazar a los titulares 6.6. Cesación del cargo Un miembro dejará de pertenecer al comité paritario de seguridad e higiene del trabajo de La empresa, cuando deje de prestar sus servicios en la institución o cuando no asista a tres sesiones consecutivas sin causa justificada. De ser el caso de inasistencia injustificada a tres sesiones consecutivas, se aplicará al trabajador involucrado, el reglamento interno de higiene y seguridad en el trabajo de la institución. . 7.7. Cuórum El Comité Paritario podrá funcionar al asistir a la reunión un representante del empleador y uno de los trabajadores. GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 12 de 14 Si a la reunión no concurren todos los representantes, se entenderá que los asistentes disponen de la totalidad de los votos de su respectiva representación. 7.8. Funciones que les corresponde cumplir en el comité paritario de higiene y seguridad en el trabajo. 7.8.1. Del presidente/a Disponer el lugar y horario de la reunión. Preparar la agenda o secuencia de los temas a tratar. Dirigir la reunión. Revisar y firmar actas aprobadas por los integrantes del Comité Paritario. Firmar documentos que emanen de acuerdos adoptados por los integrantes, tanto a nivel interno como externo de la institución. Encargarse de las relaciones con diferentes niveles administrativos de la empresa, así como con organismos externos. 7.8.2. Del secretario/a Citar a reunión a los miembros del Comité Paritario y personas invitadas. Tomar acta de los temas tratados en la reunión. Preparar el acta de cada reunión. Distribuir las actas de reuniones a los integrantes del Comité Paritario. Dar lectura a documentos recibidos y enviados por el Comité Paritario. Archivar y enviar copia del acta de cada reunión a riesgos del trabajo del IESS 7.8.3. De los integrantes Asistir a las reuniones del Comité Paritario. Colaborar con el presidente en el logro de los objetivos o acciones programadas. GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 13 de 14 Capacitar y motivar a los trabajadores en el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene del trabajo. Investigar, analizar e informar sobre los accidentes del trabajo ocurridos en la empresa, efectuando las recomendaciones necesarias para evitar repeticiones de ellos. Efectuar inspecciones de seguridad, realizando las recomendaciones necesarias para prevenir y controlar los riesgos de accidentes. Efectuar observaciones de seguridad para detectar acciones inseguras y programar actividades tendientes a capacitar al trabajador para evitar accidentes. 8. REGISTROS/REFERENCIAS Decreto Ejecutivo 2393.- Reglamento de seguridad y salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo. 9. ANEXOS ANPRSS-01.- Cronograma anual de trabajo del comité paritario de higiene y seguridad en el trabajo ANPRSS-01 CRONOGRAMA ANUAL DE TRABAJO DEL COMITÉ PARITARIO DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO GESTION INTEGRAL Código: GI-HSE-09 Emisión: 2016-04-06 PROCEDIMIENTO DE COMITÉ PARITARIO DE Revisión: 00 HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Página 14 de 14