Está en la página 1de 7

PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT

MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 1 de 7

1. RESULTADO ESPERADO:
Documentar la metodología a seguir para la suscripción de los contratos y convenios entre la
entidad y los diferentes aliados y proveedores de bienes y servicios.

2. ALCANCE:
Desde que se detecta la necesidad de contratar determinado bien o servicio hasta que se
produzca la entrega a satisfacción del mismo por parte del contratista y/o desde que se decide
suscribir un convenio hasta que se liquida o termina el mismo.

3. DESCRIPCION :

3.1 QUE : Solicitar cotizaciones

QUIEN: Jefe del Área o su delegado

COMO: Mediante comunicación escrita el jefe del área usuaria del bien o servicio o
su delegado, solicita a los proveedores las cotizaciones que se requieran
para definir la contratación del bien o servicio de acuerdo con lo establecido
en la Resolución vigente expedida por la Junta Directiva de la Cámara en
materia de compras y contratación?. En esta comunicación se deben
especificar las características y/o cantidades del bien o servicio requerido.

3.2 QUE : Elaborar comparativo de cotizaciones y evaluar propuestas

QUIEN: Jefe del Área o su delegado

COMO: Diligencia un cuadro comparativo de cotizaciones; y presentar el análisis
para aprobación por la instancia competente (Ver resolución vigente).

ELABORO REVISO APROBO

C
CAAR
RGGO
O DIRECTOR ADTIVO Y FCIERO. C
CAAR
RGGO
O COORDINADOR S.G.C. C
CAAR
RGGO
O PRESIDENTE EJECUTIVO

N
NOOM
MBBR
REE MARIA LUISA JARAMILLO N
NOOM
MBBR
REE AIDA TORRES MONTOYA N
NOOM
MBBR
REE LILLYAM MESA ARANGO

FFIIR
RMMAA FFIIR
RMMAA FFIIR
RMMAA

FFEEC
CHHAA –– 2010/06/21 FFEEC
CHHAA –– 2010/06/21 FFEEC
CHHAA 2010/06/29

asigna el interventor del contrato.8.6. 3. las analiza y determina si son procedentes o no. PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 2 de 7 3. consolida la información y solicita asignación de consecutivo a la Secretaria de la Dirección Administrativa y Financiera y lo envía al Director Administrativo y Financiero. QUE : Revisar el Contrato QUIEN: Jefe del Área o su delegado y/o Interventor COMO: Revisar el contrato. aclaraciones o adiciones se le comunica al Abogado. QUE : Elaborar el Contrato QUIEN: Abogado COMO: Elaborar el contrato. 3. QUE: Consolidación de la información QUIEN: Abogado COMO: Una vez recibidas las observaciones.5. QUE: Asignar Interventor QUIEN: Presidencia Ejecutiva COMO: Considerando el tipo de bien o servicio objeto del contrato y el área usuaria. atendiendo la cotización.7. QUE: Revisar el Contrato QUIEN: Director Administrativo y Financiero o su delegado COMO: Analiza el contrato efectúa las modificaciones si es del caso y lo envía al Coordinador de Control Interno. Al proveedor seleccionado se le solicita la información relacionada en el Formato MCT F1 y demás información que se considere necesaria para la elaboración del respectivo contrato. en caso de que se generen observaciones para modificaciones.3.4. los requisitos y criterios legales que le son aplicables para cada caso. QUE : Comunicar resultados de la evaluación QUIEN: Jefe del Área o su delegado COMO: Mediante comunicación escrita se le informa a cada uno de los proveedores el resultado de la evaluación. Enviarlo al Jefe del área que requiere el bien o su delegado y/o interventor. en caso contrario le manifiesta su aprobación. 3. 3. cuando sea del caso. 3. . Hacer entrega de toda esta documentación al Abogado.

. las observaciones que tenga al respecto.11. QUE: Dar trámite al contrato QUIEN: Abogado COMO: Validar las modificaciones efectuadas. QUE: Remisión de Contrato QUIEN: Abogado COMO: Remite dos originales del contrato al proveedor para sus respectivas firmas para que sea devuelto uno de los mismos una vez firmado por ellos con las garantías establecidas en el contrato. PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 3 de 7 3. recopilar vistos buenos y lo pasa al Presidente Ejecutivo. QUE: Consolidación de Soportes QUIEN: Abogado COMO: Analiza las garantías enviadas por el contratista y registra su visto bueno. 3.13. 3. de lo contrario se envía a la instancia competente para su autorización y firma. una vez está de acuerdo con el contrato lo envía al Abogado.9. QUIEN : Presidente Ejecutivo QUE: Firma Contrato COMO: En caso de tener observaciones que requieran modificación devuelven el contrato al Abogado. 3.10. de ser aprobado registra su visto bueno.12. QUE: Revisión de Contrato QUIEN: Coordinador de Control Interno COMO: Analiza el contrato y manifiesta al Director Administrativo y Financiero o a su delegado. Luego de firmado se le entrega al Abogado. si la cuantía del contrato está dentro del rango que le ha sido delegado por la Junta Directiva mediante la Resolución vigente procede a la firma del mismo. 3. imprimir las copias del contrato. verifica que estén completos todos los soportes de acuerdo con la lista de chequeo. Entrega toda la información al Director Administrativo y Financiero y/o su delegado.

entre otras. 3. la imprime recoge vistos buenos y la entrega al interventor para firmas. QUE Elaboración del Acta de terminación QUIEN: Abogado COMO: Una vez el interventor del contrato le manifiesta sobre la terminación a satisfacción del mismo. QUE : Archivar documentos QUIEN: Secretaria Dirección Administrativa y Financiera COMO: Archiva los contratos con sus documentos soportes. garantías. 3. verificación de Inscripción en el SICE.17. así como la evaluación permanente del alcance del objeto y sugerencias frente al mismo. PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 4 de 7 3. desembolsos de pagos.16. .15.18. vigencias. QUE : Diligenciar Ficha y Actualización de Relación de Contratos QUIEN: Director Administrativo y Financiero o su delegado COMO: Diligencia la ficha para control de contratos MCT-F3 y actualiza el formato de relación de contratos de la vigencia MCT-F4 3. 3. QUE : Suscripción del Acta de Entrega QUIEN: Presidente Ejecutivo o su delegado y el Interventor COMO: Una vez cumplido el objeto del contrato se suscribe Acta de Entrega en la cual se manifiesta la conformidad en el cumplimiento y demás términos del contrato. QUE: Seguimiento del contrato QUIEN: Interventor QUE: Realizar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de las partes tales como ejecución.14. elabora el Acta de Entrega. Informar al Abogado y al Director Administrativo y Financiero sobre las novedades que se requieran frente al mismo.

4.7 La inscripción de cada contrato en el SICE la efectuará el Director Administrativo y Financiero o su delegado.6 Dentro de las funciones del Interventor están: la revisión en la elaboración del contrato.5 Los contratos deben llevar los vistos buenos del abogado que elaboró el contrato.4 El Coordinador de Control Interno participa en la revisión de garantías establecida en el numeral 3.2 En la medida de lo posible deben considerarse proveedores de bienes y servicios ubicados en la jurisdicción del Aburrá Sur.1 El abogado asignado para este proceso es el Coordinador CAE. el Director Jurídico hará sus veces o asignará un abogado. su afiliación a la seguridad social y la del personal que destinen para la ejecución del contrato. En las compras de bienes o servicios en que el proveedor requiera anticipo la Cámara de Comercio Aburrá Sur exigirá a éste una Póliza de Buen Manejo de Anticipo que garantice la adecuada inversión del mismo. Adicionalmente debe hacer un estudio de precios antes del vencimiento de cada contrato para el caso de aquellos servicios permanentes. evaluación permanente del alcance del objeto y sugerencias frente al mismo.9 El Formato MCT. 4.F3 Relación de contratos de la vigencia podrá conservarse en medio magnético. el Coordinador de Control Interno. 4. 4. en los casos y dentro de los plazos que para estos efectos establezca la norma vigente.12 y registra su visto bueno en las mismas. PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 5 de 7 4.8 En los contratos suscritos deberá exigirse al Proveedor la constitución de una Póliza de Cumplimiento. trámites de suscripción de actas y posibles prórrogas. 4. Queda a discreción de la Cámara y dependiendo del tipo de contrato exigir garantías adicionales a las mencionadas. 4. el Director Administrativo y Financiero y el Presidente Ejecutivo. . 4. Con respecto a la ARP deberán aportar la acreditación de afiliación a la misma o hacer manifestación expresa al respecto en el contrato. desembolsos de pagos entre otros). 4. Para el caso de contratos suscritos para el suministro de bienes el Proveedor deberá constituir una Póliza de Calidad u otorgar certificado de garantía del bien suministrado. el seguimiento en la ejecución del mismo. en caso de ausencia de este.10 Las personas naturales que se desempeñen como contratistas deben acreditar ante la Cámara de Comercio Aburrá Sur. el Interventor. ASPECTOS A TENER EN CUENTA: 4.3 Para la aplicación de este Manual deberá consultarse lo establecido en el Formato Cuantías de Contratación MCT-F1. el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de las partes (garantías. 4.

se deberá sustentar con una justificación de contratación directa suscrita por la Presidenta Ejecutiva e iniciar el proceso en el numeral 3. 4. 4.15 Para el caso de los convenios aplica este manual en lo que respecta a los numerales 3.13 En caso de presentarse urgencia manifiesta.5 al 3. con el fin de conservar la calidad de los repuestos y suministros. 6. el contrato podrá soportarse con las cotizaciones del primer contrato. MCT-F2 Ficha para Carpeta del 10 años Destrucción Abogado. o la ejecución de obras en el inmediato futuro . o que no sea muy común en el mercado.11 Cuando se requiera contratar un servicio de mantenimiento para uno de los bienes de la Cámara de Comercio Aburrá Sur. bastara una comunicación motivada de la presidencia ejecutiva acompañada del visto bueno del director administrativo y del coordinador de control interno.16 Para el caso de los convenios el Coordinador de Proyectos reúne la información necesaria para la elaboración o revisión del convenio y la entrega al Abogado. contratos de la Dirección Magnético.10 y del 3.14 En caso de presentarse la necesidad de adquirir un bien o requerir un servicio con características especiales. 4. REGISTROS: RUTA DE TIEMPO DE IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO DISPOSICIÒN RESTRICCIONES ACCESO CONSERVACIÒN Archivo Dirección Carpeta del 10 años Destrucción Presidente Administrativa y Contrato Ejecutivo.17. 4. Revisoria Fiscal Vigencia Administrativa y Financiera . La función de la interventoría la asumirá el Coordinador de Proyectos de la Cámara o en ausencia de éste quien el Director de Promoción y Desarrollo asigne. cuando la continuidad del servicio exige el suministro de bienes. MCT-F1 Cuantías Financiera Carpeta Permanente ________ Director Adtivo y de Contratación Contratación Fciero. se considerará en primera instancia al proveedor del mismo para que preste el servicio en garantía o cotice el costo . MARCO REGULATORIO: Resolución vigente de Compras y Contratación expedida por la Junta Directiva de la Cámara de Comercio del Aburrá Sur. 5. control de contratos Contrato Coordinador de MCT-F3 Relación Medio Magnético Medio Permanente ________ Control Interno.15 al 3. PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 6 de 7 4. 4.12 En caso que se requiera darle continuidad a una labor que se halla contratado con anterioridad. cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionados con hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito que demanden actuaciones inmediatas y en general. es decir. de no llegar a un acuerdo se contactará a otros proveedores que presten dicho servicio. o la prestación de servicios. cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir al procedimiento en este manual establecido.5 de este manual.

PROCEDIMIENTO CODIGO: MCT MANUAL DE CONTRATACION EDICIÓN: 3 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Página 7 de 7 .