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Tema 5: La Organización

Introducción al Tema
En este tema abordaremos a la
organización como etapa del
proceso administrativo que a través
de ella se establece la división del
trabajo y la estructura necesaria para
su funcionamiento.
Las empresas requieren de una
estructura y diseño que le permita
agilidad, flexibilidad y monitoreo de
los diversos recursos con los que
cuenta, es por esta razón que se debe
considerar principios y
herramientas, así como los niveles
de autoridad y responsabilidad, se
deben definir las funciones, los
deberes y las dependencias de las
personas o grupos de personas que
corresponden a los objetivos
trazados previamente en el proceso
de planificación u elaboración del
nivel corporativo estratégico(
misión, visión, objetivos
corporativos, metas y mecanismos
de medida u actuación.
En este tema vamos a haber todo el
desarrollo de la fase de organización
en su magnitud del campo
empresarial.
Mapa Conceptual
Observa detenidamente el siguiente
esquema, en el encontrarás de un
"vistazo" de manera sintetizada los
principales concepto de la temática
que abordaremos. ¿Qué conceptos o
categorías te llaman la atención

5.1 División del trabajo y Departamentalización.


División del Trabajo.
Es la separación de actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
Constituye una de las bases de la organización que se refiere a la localización eficiente de actividades entre individuos y entre
unidades organizativas, estableciendo normas de actuación para las distintas personas o unidades administrativas que
intervienen con el fin de mantener uniformidad en las decisiones.
El propósito fundamental de la división del trabajo es facilitar las labores, al separarlas según su naturaleza. Para hacerlo, es
necesario tener una concepción global del trabajo y de las interrelaciones que sucederán en la práctica, cuando se desglose y
asigne a diferentes individuos.
La división del trabajo tiene gran influencia sobre la eficiencia de la realización de labores y en los resultados que se obtienen,
por el conocimiento que adquiere el personal. Sin embargo, existen ciertas limitaciones, entre las que se pueden mencionar:
1. Cuando el trabajo se divide en tareas pequeñas con el propósito de lograr gran especialización, se produce un gran número
de operaciones rutinarias, que hacen que el individuo pierda interés. Conviene entonces que la división se limite a un grado
tal, que permita al individuo utilizar su inteligencia y habilidades humanas y no sólo su experiencia automática.
2. Cuando el trabajo se subdivide al extremo que la tarea resultante es menor que la que puede realizar un hombre trabajando
continuamente, no se obtiene ninguna ventaja práctica. Este tipo de división se acepta sólo cuando la destreza o
conocimiento de una persona pueda usarse sólo a ratos.
3. La división no puede aplicarse a
tareas que son indivisibles por su
naturaleza misma (cerrar el sobre y
pegar la estampilla; recepción y
entrega en bodegas, etc.).
Uno de los principales productos de
le división del trabajo es la
especialización, que puede referirse
a unidades o a individuos dentro do
una organización. La
especialización podría definirse
como la habilidad o conocimiento
que se adquiere mediante la
dedicación al cultivo de una rama de
un determinado arte, ciencia o
actividad.

Departamentalización.
Es un medio por el cual se asigna y se agrupan actividades diferentes a través de la especialización de los órganos, son el fin
de obtener mejores resultados en conjunto, que los que se podrían conseguir si se repartieran todas las actividades y tareas
posibles de una organización, indiscriminadamente, entre todos sus órganos.
Pará los autores clásicos, la especialización en la organización se puede dar en dos sentidos: vertical y horizontal.
La especialización vertical ocurre cuando una organización siente la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o
dirección, incrementando los niveles jerárquicos de la estructura. Este tipo de especialización se hace a costa de un aumento en
los niveles jerárquicos. Es una distribución de la autoridad. También se denomina proceso escalar y hace referencia al
crecimiento de la cadena de mando. La especialización vertical se caracteriza siempre por el crecimiento vertical del
organigrama; es decir, por el aumento de la
cantidad de niveles jerárquicos.
La especialización horizontal se presenta
cuando en una organización se constata la
necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia
y la calidad del trabajo en sí. Corresponde a
una especialización de la actividad y de los
conocimientos. La especialización horizontal
se hace a costa de un mayor número de órganos
especializados, a un mismo nivel jerárquico,
cada cual en su tarea. a este tipo de
especialización se le denomina también
proceso funcional.
La especialización horizontal se caracteriza
por el crecimiento horizontal del organigrama.
Es más conocida con el nombre de
departamentalización, por su tendencia a crear
departamentos.
La departamentalización es un medio para
obtener homogeneidad en las tareas de cada
órgano. En otros términos, los cuatro factores de la departamentalización, según Gulick, son:
 Organización por objetivo: de acuerdo con el producto o servicio.
 Organización por proceso: de acuerdo con la función o tipo de trabajo a desempeñar.
 Organización por clientela: de acuerdo con el tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo
 Organización por área geográfica: de acuerdo con la ubicación atendida por la organización y/o donde se realiza el trabajo.

5.2 Jerarquía y Coordinación.


Jerarquía.- Cuando se ha dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden
seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de dependencia son
características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que específica quien controla
a quien en una organización.
Disposición de funciones de una organización en función del nivel de importancia. La jerarquización, dispone las funciones
por grado de responsabilidad e importancia para el logro del objetivo organizacional y atribuir un orden de rango.
Coordinación.- Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de
organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma
y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización. Un grado
importante de organización con toda posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el
cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.
Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez,
en el desarrollo y consecución de los objetivos.
5.3 Diseño Organizacional.
La planeación de la organización debe proyectarse
para ayudar a lograr los objetivos de un organismo
social. En todos los organismos los recursos son
limitados y hay que utilizar eficazmente si se desea
que la organización subsidie y se desarrolle. Esto
requiere la fijación de objetivos y una asignación de
responsabilidades.
Lo esencial para diseñar estructuras
organizacionales es tener conocimiento actual y
buen conocimiento de las necesidades futuras,
posibilidades que el sistema propuesto tienda a ser
eficiente. La acción de diseñar estructuras
organizacionales implica básicamente establecer la
interrelación que presentan los principios de
organización al desarrollo del nuevo sistema. El
propósito de estos principios ha sido guiar a los
demás en la organización y la forma de crear
adecuados sistemas de organización.
Los principios básicos, de la organización son
considerados como una de las principales guías para
el establecimiento de una correcta organización y
son:
 La organización debe ser una expresión de los objetivos.
 La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares, deben ser requeridas en lo posible.
 La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de toda organización.
 La autoridad suprema debe descansar en la alta administración, con líneas claras de autoridad para cada responsable dentro
del organismo.
 La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y
puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo.
 La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta.

5.4 Poder y Autoridad


Autoridad.-Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otra persona.
La autoridad se le interpreta como el derecho para ejercer influencia. El pensador alemán Max Weber llamó a la autoridad como
poder legítimo o también como autoridad legal o racional.
Poder.-Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones o acciones de otras personas o grupos, los
expertos interpretan al poder como la capacidad de influir sobre el comportamiento de los demás. Max Weber, lo define como
la posibilidad de imponer la voluntad de uno sobre la conducta de otras personas
Poder condigno. Se gana la sumisión mediante la habilidad para imponer una alternativa a las preferencias del individuo o
grupo que sea lo suficientemente desagradable o doloroso, de modo que sean abandonadas (castigo o amenaza).
Poder compensatorio. Logra la sumisión a través de la recompensa afirmativa, concediendo algo que tiene valor para el
individuo que se somete.
Poder condicionado. Se ejerce cambiando la creencia, la educación o el compromiso social a lo que parece natural, apropiado
o correcto, hace que el individuo se someta a la voluntad de otro o de otros.
Legítimo.- Es aquel inherente al poder dentro de la estructura organizacional (posición específica en la empresa).
Experto.- Experiencia del gerente (habilidades, conocimiento, capacidad, etc.)
Carisma.- Poder que tiene un individuo para influir en otro a través de la fuerza del carácter.
Referente.- Poder por asociación, se deriva no de su personalidad sino de la personalidad de con quien está asociado o con
quien sostiene relación.
5.5 Delegación
Es una transferencia de tareas, funciones, atribuciones y autoridad, que se realiza entre una persona que ocupa un cargo superior,
a un inferior jerárquico para que opere en un campo limitado y acotado, normalmente con un objetivo específico.
En el proceso de delegación la persona que delega pasa a ser sustituida por el delegado, en términos de la acción. La persona
que delega no tiene la facultad de delegar por completo sus funciones (sería destituido). Sujeto a esto, y ante la decisión de
delegar, debe elegir una persona indicada (el delegado). Luego, la práctica sana es informar por escrito al delegado, así como a
los superiores, explicitado la tarea que pasa a asumir. El potencial delegado puede aceptar o rechazar la oferta. Si la acepta,
tendrá poder, autoridad y acceso los eventuales recursos que requiera.

5.6 El factor humano.


Son todas y cada una de las personas que trabajan en una organización, esto es el personal de la misma, independientemente
del nivel que ocupen dentro de la jerarquía organizativa.
En un principio, la función de recursos humanos veía aspectos relativos al costo del personal y a la legislación, por lo que,
fundamentalmente, eran abogados los que se encargaban de realizar estas funciones. Posteriormente fueron los psicólogos los
encargados de cubrir estas funciones centrándose en las personas.
Con la aparición de grandes empresas, a finales del siglo XIX, surge la necesidad de dar soluciones. Es así como surge la
escuela clásica, o administración científica, el principal exponente de esta escuela fue Frederick Taylor, Su teoría era sencilla
el hombre es un ser racional, trabaja por que está obligado a ello, con la única meta de satisfacer sus necesidades materiales.
El Taylorismo está basado fundamentalmente en sus ideas acerca del comportamiento del trabajador:
 Impera la ley del mínimo esfuerzo
 trabajador en su puesto no necesita pensar.
 El trabajador no quiere tener iniciativa
 El Trabajo en grupo es negativo
 La única motivación para el trabajador es la compensación económica.
5.7 Administración de recursos humanos
En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el conjunto de los empleados
o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función o gestión que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o
departamento en concreto los profesionales en Recursos Humanos junto a los directivos de la organización.
El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos con estas tareas es alinear el área o profesionales de RRHH
con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes
son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos
que hoy en día se percibe en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni
recursos humanos, sino que se administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia,
creatividad y habilidades intelectuales.
Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como reclutamiento y selección, contratación,
capacitación, administración o gestión del personal durante la permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o
institución donde la función de Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas
responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados o el
manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la
administración de los Recursos humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicación
organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional.

Lecturas recomendadas (para ampliar conocimientos de la quinta semana)


Para saber más
Ponemos a tu disposición y te invitamos a revisar dos interesantes documentos que te ayudaran a reforzar y ampliar los temas
que hemos estudiado, estos los encontrarás en la base de datos e-libros que utiliza nuestra universidad:
Documento 5:"El diseño organizacional y la organización que aprende"
Dirección:http://site.ebrary.com/lib/bibsipansp/docDetail.action?docID=10311924&p00=dise%C3%B1o%20organizacional
Breve descripción: En el presente Documento indica que en la actualidad la administración se ha convertido en un espacio de
representación por medio de los cuales los directivos y trabajadores pueden llegar a valorar, interpretar y actuar tanto dentro
como fuera de la organización.
Analiza la aplicación del diseño organizacional como herramienta para atender la complejidad, proporcionando innovación en
el entorno que exige mayor velocidad de respuesta, capacidad de renovación rápida de productos, procesos, habilidades y
competencias que conllevan a un aprendizaje más dispuesto.
Conclusiones de la quinta semana
Podemos concluir esta quinta semana manifestando que la operatividad de la empresa requiere de una estructura y diseño acorde
a los objetivos organizacionales que permita la comunicación en los diferentes niveles establecidos, definiendo claramente las
líneas de autoridad y responsabilidad.
Se debe resaltar la importancia de la organización como etapa del proceso administrativo, donde se Identifican las funciones,
actividades y tareas, se diseña el organigrama, selecciona al personal adecuado para cubrir los cargos, además de preparar el
manual de la organización, sus normas y procedimientos, de tal manera que el trabajador realice su trabajo con un mínimo de
esfuerzo, menor costo y máximo rendimiento