¿CÓMO TENER UN MEJOR CONTROL DE

TU FLOTA VEHICULAR?
 INTRODUCCIÓN

Al diseñar un plan de gestión de una flota vehicular deben Esta guía tiene como propósito conocer los procesos básicos
considerarse distintas áreas y sistemas con el propósito de para tener un excelente control de una flota vehicular, con el fin
contrarrestar al máximo los incidentes fortuitos que puedan de evitar los problemas más comunes que pueden surgir si no se
afectar el correcto desempeño de la flotilla. administra correcta y eficazmente dicha gestión.

En caso de que surjan imprevistos, es importante saber ofrecer Aunque una flota vehicular se conforma a partir de un vehículo
las soluciones acertadas para mantener el control de cada una en adelante, para efecto de esta guía, tomaremos en cuenta a las
de las unidades que integren la flota vehicular. empresas que poseen por lo menos 10 vehículos.
 ¿EN QUÉ ÁREAS SE EXPERIMENTAN
MÁS PROBLEMAS AL ADMINISTRAR UNA FLOTA?

¿CÓMO RESOLVERLOS?
MANTENIMIENTO
Un sistema de mantenimiento es un conjunto de actividades
destinadas a mantener o restablecer ciertas condiciones de
seguridad y productividad en el funcionamiento de un bien o
producto, para cumplir con una función requerida. En la actualidad
un sistema de mantenimiento es considerado un factor esencial
en la economía de una empresa; por eso es importante elaborar
un plan anual de mantenimiento enfocado a cumplir con una
serie de objetivos en materia de costos, disponibilidad y fiabilidad.
A continuación te presentamos una serie de procesos que debes
considerar al momento de establecer un plan de mantenimiento
eficaz:
_ELABORAR UN PRESUPUESTO
Dicho plan tiene que estar debidamente presupuestado con base
en reportes históricos, para evitar improvisaciones que generen
pérdidas. Para ello se deben tomar en cuenta los siguientes tipos
de costos:
A) COSTOS FIJOS
Se refiere a los recursos requeridos para desarrollar
mantenimiento preventivo, sistemático y condicional como
mano de obra; equipos y herramientas, y contratación de seguros.
B) COSTOS VARIABLES
Se caracterizan por ser proporcionales al volumen global de
producción de mantenimiento. Destaca de ellos el mantenimiento
correctivo.
C) COSTOS FINANCIEROS
Comprenden el valor total del stock del almacén de refacciones,
más el valor estimado de su almacenamiento, y el valor de las
amortizaciones de los equipos que por su importancia en la
producción a veces requieren tener un duplicado.
D) COSTOS DE FALLO
Es el valor económico que la empresa deja de percibir por causas
relacionadas directamente con el mantenimiento emergente
(inesperado) de los equipos productivos.
TIPOS DE MANTENIMIENTO

Por lo menos son tres los tipos de mantenimiento que se deben

aplicar a una flota vehicular:

_MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Se aplica este tipo de mantenimiento con el propósito de que
las unidades vehiculares no presenten fallas de gravedad. Debe
incluir: inspecciones sistemáticas parciales o generales, medición
o monitoreo de parámetros, ajustes, tareas de conservación,
lubricación y eliminación de anomalías.

_MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Son aquellas reparaciones que suceden de manera fortuita o
inesperada, lo que provoca un paro de la unidad y un incremento
en el costo total de la misma, ya que generalmente se requieren
refacciones adicionales a las reportadas inicialmente en la
revisión del preventivo. Por lo general, este costo requiere de
una amplia experiencia en control de flota vehicular para ser
considerado correctamente en el presupuesto.
_MANTENIMIENTO DE PIEZAS DE DESGASTE
Este tipo de mantenimiento se realiza de acuerdo con el uso
y el desgaste de las piezas del vehículo, las cuales deben ser
reemplazadas en un tiempo específico y de conformidad con
las indicaciones del fabricante. Sin duda, este mantenimiento se
debe integrar en los costos fijos del presupuesto.

Además, es importante establecer un seguimiento de tiempos

y kilometraje para cada vehículo, pues los dos parámetros
principales para ejecutar las actividades de mantenimiento
son los kilómetros recorridos/horas de funcionamiento y las
características técnicas de cada vehículo. Esto con el fin de
monitorear el desgaste de las unidades y planear correctamente
cada uno de los procesos de mantenimiento.
SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR
Para seleccionar a un proveedor de mantenimiento es importante
valorar lo siguiente:
_CONOCIMIENTOS TÉCNICOS DEL PERSONAL
Debido a que en la actualidad los automóviles cuentan con
sistemas tecnológicos muy sofisticados, se requiere de un
servicio profesional por parte de un personal capacitado en estas
nuevas tecnologías.
_INSTALACIONES
El proveedor debe contar con los equipos necesarios y
actualizaciones tecnológicas requeridas para una gestión
eficiente de flotas vehiculares; es decir, con una planta de
mantenimiento o taller de reparación automotriz eficiente.
_UBICACIÓN
¿Podrá este proveedor cumplir con las zonas geográficas donde
circulan las unidades?.
_RESPONSABILIDAD ECOLÓGICA
Son varios los aspectos que debe considerar un proveedor de
mantenimiento respecto a un cuidado responsable del medio
ambiente:
A) Recolección adecuada de residuos peligrosos.
B) Implementa políticas de reciclaje.
C) Evita el desperdicio de energía eléctrica, agua, etc.
_ELECCIÓN DE MANTENIMIENTO
Es importante definir qué tipo de mantenimiento se va a realizar:
preventivo, correctivo o piezas de desgaste; asimismo, si se va a
llevar a cabo en un taller de agencia o en uno de multimarca.
IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MANTENIMIENTOS
Un efectiva gestión de flotas vehiculares se define por un correcto
control, tanto logístico como financiero, en busca de la reducción
de gastos e incidencias.
_GASTOS
Como ya vimos, los costos del presupuesto se asignan de acuerdo
con los tipos de mantenimiento (preventivo, correctivo o de piezas
de desgaste), esto permite analizar el tipo de gasto en el que se
está incurriendo para detectar cuáles son las necesidades de
mantenimiento que tu flota presenta.
Es decir, al entender las dolencias de tu flota se toman mejores
decisiones para una planeación adecuada del mantenimiento.
Estos son los aspectos que se deben considerar al establecer un
correcto control de los costos de la flota:
A) CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Cuida que las unidades utilicen el combustible correcto, establece
buenos hábitos de conducción y utiliza medios de pago que
faciliten la deducción de gasolina.
B) VENCIMIENTO Y RENOVACIONES
Lleva un estricto control de trámites administrativos que al
vencer o no ser renovados generen multas o sanciones costosas.
C) REGISTRO DE REPARACIONES
Así podrás programar servicios periódicos y oportunos de las
unidades de modo que no se afecten los calendarios de entregas
y se eviten reparaciones que pudieran ser más costosas.
C) REGISTRO DEL HISTORIAL DE SERVICIO POR UNIDAD
De esta manera llevarás un control de las condiciones en las que
se encuentran los vehículos, para evitar que caigan en un ciclo de
reparaciones continuas y caras.
_MANTENIMIENTOS INNECESARIOS E INCORRECTOS
Los servicios que ofrecen los proveedores no siempre son los
que tu flota necesita; por ello, es recomendable saber cuál es el
tipo de servicio que requieres.
Para ello debes considerar los siguientes aspectos al momento de
llevar a cabo un mantenimiento preventivo correcto, así evitarás
mantenimientos correctivos innecesarios:
A) KILOMETRAJE
Es pertinente llevar un seguimiento de kilometraje de los vehículos,
lo cual está relacionado con el tiempo de desgaste del vehículo.
Así se puede saber qué unidades requieren un mantenimiento
preventivo y cuáles no.
B) FALLAS REPORTADAS POR USUARIOS (CONDUCTORES) Y
PROVEEDORES
Es importante escuchar lo que te dicen quienes manejan los
vehículos respecto al funcionamiento de los mismos. Ellos
conocen las unidades y seguramente saben detectar sus fallas.
C) CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE CADA VEHÍCULO
Toma en cuenta la tecnología aplicada en cada modelo, ya que
es necesario para un mantenimiento asertivo del vehículo.
Esto evitará mantenimientos erróneos hechos por personal no
capacitado.
_AUTORIZACIONES
La autorización de gastos de mantenimiento es una decisión
importante que debe ser tomada por un experto en la materia. Si
no es así, se corren riesgos que pueden derivar en reparaciones
muy costosas o, peor aún, en accidentes automovilísticos. Para
evitar esta clase de riesgos hay que considerar las siguientes
recomendaciones:
A) Autorizar la compra de piezas de repuesto al precio
justo, pero con la calidad adecuada.
B) Estar al pendiente de la antigüedad de los vehículos.
C) Conocer las particularidades técnicas de cada modelo
para su correcto mantenimiento.
D) No postergar gastos, ya que con el tiempo se
incrementarán por reparaciones más costosas.

RECUERDA
Es importante que las autorizaciones sean
realizadas por personal capacitado, más allá
de una simple decisión financiera.
ELEMENTOS DISPONIBLES
PARA ADMINISTRAR UNA
FLOTA
Como vemos, una administración adecuada de la flota vehicular
integra varios puntos a considerar. Ahora podemos hacer una
lista de los elementos (humanos, tecnológicos y materiales) que
se requieren para un eficaz control de la flotilla:
1) PERSONAL CAPACITADO
Conductores que implementen buenos hábitos de conducción.
2) SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN APROPIADO (SOFTWARE)
Es importante contar con un programa apropiado de logística,
seguimiento y diagnóstico de los vehículos.
3) PROVEEDORES CONFIABLES
Elegir al mejor proveedor de mantenimiento contribuye a la
eficiencia operativa de tu flota vehicular. Sin duda, llevar a
cabo esta elección requiere de experiencia y conocimiento en
administración de flotas.
4) MATERIALES
Una adecuada selección de los modelos que forman la flota
vehicular es fundamental.
Además, como vimos, es necesaria una correcta cotización de
piezas de desgaste y de todas las herramientas necesarias para
el mantenimiento preventivo de las unidades.
GESTIÓN DE ASIGNACIONES

Cuando se tiene una flotilla, los vehículos andan por todos
lados. Debido a ello, por motivos de seguridad y precaución es
importante saber quién conduce el vehículo, por cuánto tiempo y
dónde circula. En verdad, las empresas pueden llegar a extraviar
autos si no se implementan mecanismos de control adecuados,
claros y precisos para cualquier persona a la que se le asigne el
manejo de alguna unidad.
En relación con lo anterior se deben establecer procesos de
control con base en las siguientes recomendaciones:
C) ACOMODAR CONTRATOS DE COMODATO
Firmar un acuerdo donde se dejen en claro que después de un
tiempo preciso el bien -en este caso el automóvil- retornará a su
dueño original.
D) ESTABLECER UN CONTROL DE ASIGNACIONES
Elaborar un control para saber cuándo y a quién se le asignó
cierta unidad de la flotilla.

A) EMPATAR A LOS CONDUCTORES CON LAS UNIDADES

Es decir, que cada conductor siempre use la misma unidad.

B) DEFINIR PLAZOS DE USO POR UNIDAD

De acuerdo con el kilometraje se debe establecer cuál es el
tiempo de uso para cada unidad.
TRÁMITES VEHICULARES
Por lo general, los trámites vehiculares representan un dolor
de cabeza. Para evitar complicaciones o extravíos, es necesario
implementar un manejo correcto de la siguiente información y
documentación del automóvil:
SEGUROS
Es recomendable que un especialista cotice el mejor seguro para
tu flota.
TENENCIAS
Consulta las fechas e implementa un control para no olvidar el
pago de este trámite.
TARJETAS DE CIRCULACIÓN
Vigila que cada unidad y conductor cuente con la propia.
LICENCIAS DE USUARIOS
Verifica que tu personal cuente con sus licencias vigentes.
VERIFICACIONES
Este trámite se relaciona con el mantenimiento y la calidad del
vehículo. No olvides coordinar ambas operaciones.
También se recomienda elaborar un control de vencimientos y
renovaciones de dichos trámites, así como asignar un sólo punto
de contacto/responsable que se encargue del manejo de la
documentación.
Como vimos un servicio de administración de flota vehicular,
entre otros beneficios, ayuda a reducir los costos de tu negocio y
a mejorar la calidad del servicio que ofreces.
Esto se debe a que dejas en manos de expertos un correcto
y eficiente mantenimiento de las unidades, lo que genera una
mayor disponibilidad de las unidades; permites que los trámites
administrativos sean gestionados por especialistas en su
cumplimiento; debido a una correcta planeación del presupuesto,
reduces los costos en la gestión de tu flotilla, y, algo muy
importante, fomentas la seguridad de los conductores gracias a
una eficiente logística en reducción de incidentes e imprevistos.
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