MICROSOFT

PROJECT
INTERMEDIO

Profesor: David Larrondo

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por expertos de la industria. Interactúa en tiempo real con
nuestras clases en vivo.

2
DAVID LARRONDO

Ingeniero informático con vasta experiencia docente en

las áreas de la informática y tecnologías en la empresa y
educación. Cuenta con certificación en educación superior
y certificación en educación online, híbrida y blended. En lo
laboral, se destaca su participación como socio propietario
de InTres S.P.A., encargado de tecnología en St Paul’s School
y profesor de computación en Colegio El Buen Profesor.
Actualmente se desempeña como docente en la Escuela de
Ingeniería de la Universidad Viña del Mar.

• Ingeniero informático
• Áreas de la informática, tecnologías
empresariales y educación
• Socio propietario InTres S.P.A

3
ÍNDICE
Estructura del Curso 4 ¿Qué es un proyecto? 12
bienvenidos al curso 6 Desarrollo de las partes de un proyecto 13
Antecedentes Generales 6 Gestión de proyectos 14
Objetivos Generales 6 Unidad II: Distribución y configuración de la plataforma 16
Objetivos Específicos 6 Iniciar MS Project 2013. Vista panorámica 16
Temáticas 6 Instalación y configuración 16
Metodología de Trabajo 7 Unidad III: Creación de un proyecto 17
Resultados Esperados 7 Iniciar y crear un nuevo proyecto 17
Requisitos de Aprobación 7 Guardar un proyecto 18
Evaluaciones 7 Módulo II: PLANIFICACIÓN Y CREACIÓN DE PROYECTOS 20
Requisitos de Aprobación 7 Unidad IV: Planificación de un proyecto 20
Programa del Curso 8 Tareas 20
Referencias Bibliográficas y Audiovisuales 9 Algunas recomendaciones en la creación de tareas: 20
Fuente de Información 9 Formato 23
Lectura y Audiovisual Sugerido 9 Hitos 23
Definiciones 9 Plazos de entrega 24
Módulo i: FUNDAMENTOS DE MS PROJECT 10 Errores comunes en las fechas de tareas 24
Unidad I: Introducción a MS Project 2013 10 Calendario 24
¿Qué es la aplicación MSP 2013? 10 Modificar un calendario Base 25
Novedades de Project 2013 10 Crear un calendario nuevo 26
4
Cálculos internos 27 Generando informes 39
Módulo III: TAREAS Y FASES, DESTACAR PROCESOS 28 Creación de informes básicos personalizados 40
Unidad VII: Lista de tareas 28 Seguimiento del proyecto 40
Tareas 28 Anexos 42
Unidad VIII: Jerarquías, relaciones y técnicas 28 Guía de inicio rápida 42
Jerarquías y relaciones 28
Relaciones negativas o parciales 29
Reglas básicas de las relaciones 30
Unidad IX: Combinando límites y restricciones 30
Inclusión de fecha límite 30
Módulo IV: ENCAPSULAMIENTO DE FASES 32
Unidad X: Margen de tiempo 32
Margen de tiempo 32
Unidad XI: Encapsulamiento de Proyectos 32
Encapsulamiento 32
Unidad XII: Vistas de tiempos negativos y positivos y 34
administración de Recursos
Vistas de tiempos positivos y negativos 34
Recursos 35
Asignando recursos 37
5
BIENVENIDOS AL CURSO

Antecedentes Generales Objetivos Generales

El software Microsoft Office Project, es muy útil para la gestión Con el presente curso los alumnos podrán planificar proyectos
de proyectos de los más diversos ámbitos empresariales y eficientes considerando cada uno de sus pasos a través de
profesionales. Microsoft Project 2013.

Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para Objetivos Específicos

seleccionar, obtener vistas previas e imprimir la información de
uso más frecuente para administrar los proyectos, realizando Específicamente, durante el curso desarrollaremos los
un seguimiento de los recursos, manteniendo los costos y siguientes puntos claves que permiten fortalecer la creación
comunicando el progreso a los miembros del equipo. de un proyecto:

Con vistas de informe mejoradas, la interfaz de calendario y Objetivo 1: Conocer la interfaz de MP 2013 y los fundamentos
la adición de gráficos tridimensionales, los usuarios pueden en la creación de un proyecto
crear informes visualmente más eficaces. Objetivo 2: Crear y planificar proyectos respetando estándares
de programación
El presente curso orientará al usuario en las funciones del Objetivo 3: Controlar las tareas y fases de un proyecto,
manejo de la herramienta Microsoft Office Project Professional utilizando límites y restricciones
2013, dominando múltiples opciones tanto para el manejo de Objetivo 4: Encapsular un proyecto en MP 2013
proyectos, como para la administración de recursos, además
podrá detallar cómo se realiza seguimiento, ajustes a la Temáticas
programación y utilizar las herramientas de análisis.
• Qué es Ms Project
• Instalación y configuración
  • Herramientas
6
• Vistas Metodología de Trabajo
• Planificar un proyecto
• Tareas La metodología de trabajo del curso estará basada en la
• Formato lectura del material de estudio previo a cada clase con el
• Esquemas profesor. Adicionalmente, durante las clases se repasarán los
• Hitos conceptos claves de cada modulo mediante la exposición de
• Plazos casos prácticos.
• Errores comunes
• Calendario Resultados Esperados
• Cálculos internos
• Lista de tareas Con este curso se espera que el alumno sea capaz de automatizar
• Fases la planificación y control de proyectos.
• Jerarquías Relaciones y técnicas
• Creación de hitos y filtros Requisitos de Aprobación
• Limitación de fechas
• Combinando límites y restricciones Evaluaciones
• Hitos de comienzo de fases
• Margen de tiempo Este curso tendrá 1 evaluación que se realizará en modalidad
• Encapsulado de proyecto online al final del curso.
• Vistas de margen de demora
• Vistas de tiempos negativos y positivos Requisitos de Aprobación

Este curso tiene una calificación mínima de un 60% para la

obtención del certificado de aprobación.
 
7
PROGRAMA DEL CURSO

A continuación se presenta el programa del curso que describe

que módulos y unidades serán revisados en cada uno de los
seminarios web:

UNIDAD I: FUNDAMENTOS DE MS PROJECT

MODULO I:
INTRODUCCIÓN A MS UNIDAD II: DISTRIBUCIÓN CONFIGURACIÓN DE LAPLATAFORMA
PROJECT
UNIDAD III: CREACIÓN DE UN PROYECTO

MODULO II: UNIDAD IV: PLANIFICACIÓN DE PROYECTO

PLANIFICACIÓN
UNIDAD V: HITOS Y TAREAS CRÍTICAS
Y CREACIÓN DE
PROYECTOS UNIDAD VI: CALENDARIO

MÓDULO III: TAREAS UNIDAD VII: LISTA DE TAREAS

Y FASES, DESTACAR UNIDAD VIII: JERARQUÍAS RELACIONES Y TÉCNICAS
PROCESOS
UNIDAD IX: COMBINANDO LÍMITES Y RESTRICCIONES
UNIDAD X: MARGEN DE TIEMPO
MÓDULO IV:
ENCAPSULAMIENTO DE UNIDAD XI: ENCAPSULAMIENTO
FASES
UNIDAD XII:VISTAS DE TIEMPOS NEGATIVOS Y POSITIVOS

8
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Y AUDIOVISUALES

Project 2013, José Fernández Tamañas, editorial Anaya Definiciones

Multimedia, ISBN 9788441534629
MSP: Microsoft Project
Microsoft Project 2013, The Missing Manual, Bonnie Biafore,
editorial O’Reilly MSO: Microsoft Office
PMI: Project Managment Institute
 
Fuente de Información

TechNet Evaluation Center, Microsoft

o URL: https://www.microsoft.com/es-xl/evalcenter/evaluate-
project-server-2013

Lectura y Audiovisual Sugerido

Curso de Project 2013, grupo Achico

URL: https://www.youtube.com/watch?v=VXfTqr8Haw4&list
=PLQmwUOm1wNLTjyagN-VjnDr8T-wvI19rX

9
MÓDULO I: FUNDAMENTOS
DE MS PROJECT

UNIDAD I: INTRODUCCIÓN A MS PROJECT 2013

¿Qué es la aplicación MSP 2013?

Microsoft Office Project 2013 es el programa de administración

de proyectos que ayuda a las organizaciones a alinear iniciativas
de empresa, proyectos y recursos para obtener mejores
resultados empresariales. Al usar sus flexibles capacidades
de utilización de informes y de análisis, se puede tener la
certeza de que se tendrá información procesable para ayudar
a optimizar recursos, priorizar tareas y alinear proyectos de
todos los objetivos empresariales globales.

Novedades de Project 2013

Inicio rápido Mostrar los datos del proyecto

En lugar de dejarle en un archivo en blanco, Project 2013 le lleva Informes gráficos

a un centro de parada única para iniciar el proyecto. Examine
las plantillas predefinidas, importe información desde Excel o
un sitio de SharePoint o haga clic en Proyecto en blanco para
obtener un diagrama de Gantt nuevo. Puede abrir proyectos
anteriores desde el equipo o ir a OneDrive desde ahí.
10
Con Project 2013, puede crear nuevos informes profesionales y
llenos de color sin tener que exportar los datos a otro programa.
Agregue imágenes, gráficos, animaciones, vínculos y mucho
más; todo lo que necesita para compartir la información de
estado del proyecto clara y eficazmente con los accionistas y
miembros del equipo.
Un nuevo conjunto de informes
El nuevo conjunto de informes instalados con anterioridad
se beneficia de las capacidades de gráficos y formato. Los
muros de los datos han desaparecido y se han sustituido por
gráficos e imágenes intensas que cuentan mejor la historia del
proyecto. Puede agregar o quitar los elementos que desee de
dichos informes. Incluso puede cambiar los colores.
Informes de evolución
Los informes de evolución muestran el trabajo planificado, el
trabajo completado y el trabajo restante como líneas de un
gráfico. Ofrecen, a usted y a los accionistas, el estado de un
vistazo, lo que les permite saber si un proyecto va retrasado,
o adelantado.
Ahora puede crear informes de evolución llenos de vida en
Project , y no tiene que exportar los datos.
Hablar con el equipo
Project 2013 le ayuda a mantener el contacto con los miembros
de su equipo. Obtenga actualizaciones del progreso, haga
preguntas rápidas o mantenga discusiones de estrategia a
11
largo plazo, todo ello sin abandonar Project. Simplemente
pase el cursor sobre un nombre e inicie una sesión de MI,
un videochat, un correo electrónico o incluso una llamada
de teléfono.
Debe tener instalado Lync 2010 o una versión posterior para
beneficiarse de esta característica.
Trazar rutas de tareas
Con un proyecto complejo, el diagrama de Gantt puede parecer
una maraña de barras y líneas de vínculos. Para ayudar a
ordenarlo, puede resaltar la cadena de vínculos, o trazar la
ruta de tareas , de cualquier tarea. Al hacer clic en una tarea,
todas las tareas predecesoras se muestran con un color y las
tareas sucesoras se muestran con otro.
Llevar los proyectos hasta el futuro
Con Project 2013, puede configurar tareas y fechas de proyecto
hasta el 31/12/2149. Es un siglo más que anteriormente.
Explorar otras características nuevas
Compartir reuniones
Si exporta informes, escalas de tiempo o datos de Project a
otros programas de Office, puede beneficiarse de esta nueva
característica de uso compartido. Únase a reuniones en línea
y comparta diapositivas de PowerPoint, documentos de Word,
hojas de cálculo de Excel y notas de OneNote desde cualquier
dispositivo admitido, incluso si Office no está instalado.
es una conexión a Internet y un PC que ejecute Windows 7
(o posterior). Siempre tendrá la versión más reciente porque
las actualizaciones son automáticas.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y
un final establecidos que tiende a alcanzar un objetivo claro.
Algunos aspectos importantes a considerar durante la creación
de un proyecto son:

Guardar y compartir archivos en la nube

La nube es como un almacén de archivos en el cielo. Puede

llegar a ella siempre que esté conectado. De este modo, es
fácil guardar los archivos de Office en OneDrive o en el sitio
de la organización. Desde allí puede acceder y compartir las
programaciones de Project, las hojas de cálculo de Excel, así
como otros archivos de Office.

Trabajar desde casi cualquier sitio

Si dispone de Project Online, puede acceder a una versión

completa de Project desde casi cualquier sitio, incluso en los
PC que no tengan Project 2013 instalado. Todo lo que necesita
12
Antes del proyecto:
• Definir el proyecto, determinar cuáles son las tareas que
hay que realizar para conseguirlo
• Identificar quién se encargará de cada tarea
• Detallar cuándo se va a comenzar cada una de estas tareas
y cuánto tardarán en realizarse.
• Determinar el coste total del proyecto
Durante el proyecto:
• Apuntar cuándo se ha comenzado y terminado cada tarea
en la práctica
• Indicar qué problemas van surgiendo
• Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante las situaciones
inesperadas, informando de los mismos a las personas
implicadas en el proyecto
• Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto
Al finalizar el proyecto:
• Evaluar para realizar proyectos más efectivos en el futuro,
teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes
Desarrollo de las partes de un proyecto.
13
Una vez definido el proyecto se procede a decidir cómo y
cuándo se alcanzará el objetivo previsto. Un proyecto está
formado por las siguientes partes:
Tareas: también se les llama pasos y definen el ámbito del
objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican
los elementos que lo componen y se detalla para cada unos
de estos, qué tareas se deben desarrollar. Por ejemplo si
organizamos un viaje, los elementos serían: destino, medio de
transporte, personas que viajarán. Las tareas serían: Visitar
agencia de viajes, analizar posibles destinos según fecha,
reservar hotel.
Al identificar las tareas se deben organizar jerárquicamente,
en la llamada “Estructura de descomposición del trabajo”.
Algunas tareas se deben llevar a cabo de forma secuencial,
ya que la siguiente tarea no se debe efectuar sin concretar
la anterior, y otras pueden desarrollarse simultáneamente.
También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo
necesario para realizar una tarea. Project permite especificar
la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente
para estimar la duración de las tareas se consideran cuatro
aspectos:
1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares
2. Experiencia de recurso humano en otros proyectos
3. Intuición de recurso humando con experiencia
4. Indeterminación. No se posee información
Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de
una fase del proyecto. En Project los hitos suelen tener una
duración cero ya que marcan la finalización de un plan. Cada
vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y una vez que
se concretan todos los hitos, se habrá concluido el proyecto.
Gestión de proyectos
Con MSP se puede mantener bajo control todos los elementos
anteriormente mencionados. Gracias a este software de
gestión de proyectos podemos:
Observar como un cambio parcial puede afectar el resto del
proyecto
Informar a todos los participante respecto a qué deben hacer
y cuándo
14
Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:
Crear un plan realista del proyecto: gracias a los Asistentes
de Planificación, una vez que se han establecido las tareas
a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede
aumentar la efectividad del proyecto basándonos en sugerencias
y trucos que estos ofrecen.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: esto lleva
consigo el seguimiento de las tareas; si se van realizando como
se esperaba, si hay algún retraso de su finalización o algunos
imprevistos que pueden suceder.
Comunicación de los resultados del proyecto: como generalmente
son muchas las personas que trabajan en un proyecto, éstas
deben estar muy bien informadas para ejecutar un trabajo
efectivo. Mediante el uso de los informes se puede presentar
información necesaria para cada caso.
Evaluación del proyecto: Project almacena toda la información
relacionada con las tareas, costes, etc., la cual permite realizar
la evaluación final del proyecto. También permite generar
sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que
nos pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento
y ejecución del proyecto, quizás las más útiles son el Diagrama
de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan
las tareas, y el Diagrama de Pert, que aclara la relación entre
las mismas.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está

representada por una barra horizontal, y se sitúa a lo largo
de un periodo de tiempo llamado escala temporal, de forma
que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se
tiene estimado para cada tarea. También a través del Diagrama
de Gantt podemos ver la relación entre tareas, cuando varias
barras horizontales se unen entre si indicando que una tarea
es inmediatamente posterior a otra y se debe que realizar,
una vez finalizada su antecesora.
Diagrama de Pert: Este diagrama nos interesa en el caso que
queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su
duración. En este diagrama las tareas están representadas por
recuadros, llamados nodos, los cuales contienen información
de la misma, y cuando exista relación de tareas, se unirán
por líneas.

15
UNIDAD II: DISTRIBUCIÓN Y CONFIGURACIÓN DE LA En cuanto las configuraciones generales, es recomendable
PLATAFORMA dejar la configuración por defecto que trae el programa ya
que nos provee la estructura necesaria para la utilización
Iniciar MS Project 2013. Vista panorámica general de MSP 2013.

MS Project 2013 forma parte del a Suite de Microsoft Office

2013, permitiéndonos integrar funciones y tareas entre los
programas fácilmente.

Al abrir nuestra aplicación notaremos que en general se respeta

la estructura de cualquier programa que forma parte de la
suite Microsoft Office 2013, facilitándonos el familiarizarse
con su interfaz.

Instalación y configuración

Para instalar nuestra programa MSP 2013, solo debemos

ejecutar nuestro archivo .ese de provisión de Microsoft y
seguir las instrucciones, y una vez terminado solo nos resta
activar el programa mediante el número de serial adjunto al
programa.

16
UNIDAD III: CREACIÓN DE UN PROYECTO Al iniciar nuestro programa y seleccionar un documento en
blanco nos encontramos con la siguiente vista:
Iniciar y crear un nuevo proyecto

Para iniciar nuestro programa MSP 2013, debemos ir al menú

de inicio y buscar dentro de nuestro para de MSO2013 el
programa MP2013.

Podemos observar en la imagen las 4 columnas destacadas

que presentan las preguntas claves básicas que debemos
hacernos al construir un nuevo proyecto en MSP2013:

Nombre de la tarea: ¿Qué tarea haremos?

Duración: ¿Cuánto demoraremos?
Predecesoras: ¿Qué haremos primero?
Nombre de los recursos: ¿Quién lo hará?

Por otra parte debemos configurar la Información del Proyecto

Una vez que lo ejecutamos nos encontramos con una primera en el menú de Proyecto/ Información del proyecto. Aquí
vista de plantillas a nuestra disposición, dentro de las cuales, debemos ingresar la fecha de inicio de nuestro proyecto. Por
podemos ver una descripción que nos indica qué aplicación ahora dejaremos el resto de los valores sin cambios.
podemos darle a cada una. Seleccionamos proyecto en blanco.

17
 Autoprogramar. Observe cómo se calculan los valores de
Comienzo y Fin y cómo se va generando el diagrama de barra
en la parte derecha de la pantalla.

Volviendo a nuestra vista general de proyecto, si deseamos

cambiarle el nombre el encabezado de nuestra columna,
debemos dar clic con botón derecho del mouse sobre la
columna y seleccionar configuración de campos. En el apartado
Una vez terminada esta etapa, ya hemos creado un proyecto
de Título podemos ingresar al valor que deseamos.
básico en Project 2013.
Una vez que concretado lo anterior, podemos comenzar a
Guardar un proyecto
ingresar valores en las 4 columnas claves.
En la versión 2013, existen varias posibilidades de guardar
Es recomendable que las columnas Comienzo y fin se calculen
el proyecto. Se puede guardar de modo local en el equipo
automáticamente por Project, en virtud del valor que ingresemos
en el que se encuentre trabajando, pero da la posibilidad de
en Duración. Esto siempre y cuando utilicemos el método
guardar en otros medios de almacenamiento como:
“Autoprogramar Tareas”.
- Sincronizar con SharePoint: que da la posibilidad de guardar
Una vez que ingrese valores a los 4 campos claves, seleccione
el proyecto en un sitio web creado en SharePoint.
todas las tareas y en el menú Tarea/tareas, seleccione
18
- OneDrive: medio de almacenamiento virtual (cloud) donde
se puede guardar el proyecto y tener acceso al mismo desde
cualquier sitio donde se tenga acceso a internet. Requiere que
se tenga una cuenta valida con acceso a OneDrive
- Otras ubicaciones web: permite sincronizar con otros sitios
web que no se hayan generado en SharePoint.
- Equipo: permite guardar de modo local o en unidades de
red que se tengan compartidas.
- Agregar un sitio: permite agregar sitios de Office 365 u otros
sitios compartidos de OneDrive.

19
MÓDULO II: PLANIFICACIÓN
Y CREACIÓN DE PROYECTOS
UNIDAD IV: PLANIFICACIÓN DE UN PRYECTO
Cuando deseamos planificar un proyecto debemos plantearnos
algunas preguntas generales, ¿Qué queremos hacer?, ¿con qué
recursos cuento? y en virtud de estas respuesta podemos
pasar a las 4 preguntas claves, en la creación de un proyecto,
como mencionamos en el capítulo anterior:
Nombre de la tarea: ¿Qué tarea haremos?
Duración: ¿Cuánto demoraremos?
Predecesoras: ¿Qué haremos primero?
Nombre de los recursos: ¿Quién lo hará?
Una vez que tenemos claro estas respuestas podemos comenzar
a construir nuestra planificación en Project.
Tareas
También se les llama pasos y definen el ámbito del objetivo del
proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos
que la componen y se detalla para cada uno de estos elementos
qué tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo si
organizamos un viaje, los elementos serían: destino, medio de
transporte, personas que viajarán. Las tareas serían: Visitar
agencia de viajes, analizar posibles destinos según fecha,
reservar hotel.
20
Al identificar las tareas debemos organizarlas jerárquicamente
en la llamada “Estructura de descomposición del trabajo”.
Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial,
ya que no se debe ejecutar una tarea que contenga una
antecesora sin concretar. En otros casos se podrán realizar
simultáneamente.
También tenemos que detallar la duración, es decir, el tiempo
necesario para realizar una tarea. Project permite especificar
la duración en semanas, días, horas o minutos. Normalmente,
para estimar la duración de la tareas, se tiene en cuenta
cuatro aspectos:
1. Información histórica, recogida de otros proyectos similares
2. Experiencia de recurso humano en otros proyectos
3. Intuición de recurso humando con experiencia
4. Indeterminación. No se posee información
Algunas recomendaciones en la creación de tareas:
1. Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento
que se desee. Deben desglosarse de forma más detallada en
las áreas que presenten mayor riesgo.
2. Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas
estén claramente definidos.
3. Definir las tareas que son cortas en comparación con la 4. Escribimos la siguiente tarea y presionamos Enter
duración total del proyecto. Las tareas más cortas permiten 5. Podemos observar que se asigna un número a cada tarea
estimar el tiempo y los recursos más fácilmente. según fila
4. Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o
formación.
 
Agregar tareas al proyecto

Por defecto, cuando se abre MSP 2013 se iniciar con el

diagrama de Gantt. Al identificar las tareas podemos trabajar
directamente en Project. Para ellos debemos proceder con
lo siguiente:

1. Decidir si trabajaremos con tareas programadas

automáticamente o manualmente:
a. Automáticamente: Project programará las tareas con Debemos repetir el proceso hasta ingresar todas las tareas
duración estimada y fechas, de acuerdo a la feche de inicio Organización de las tareas en un esquema.
del proyecto. Esta es la metodología más utilizada.
b. Manualmente: Project programa las tareas sin duración ni Una vez establecida la secuencia de lista de tareas, Project
fechas. Se ingresan manualmente. está preparado para organizar jerárquicamente las tareas
desde la perspectiva más amplia a la más detallada.
2. Escribimos la tareas y presionamos Entre
3. Si escogimos tareas automáticas, podemos observar que
le fecha de comienzo es la establecida en la definición del
proyecto
21

Las tareas se dividen en dos tipos:
Tareas de resumen: tareas con un nivel superior a la otras.
Normalmente estas tareas representan los capítulos en los
que se compone el proyecto.
Subtareas: son tareas que figuran debajo de las tareas resumen.
Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas
tareas pueden ser tareas resumen de otras tareas.
Convertir una tarea en subtarea
Señalamos la tarea que vamos a modificar
En la ficha tarea/programación seleccionamos Aplica sangría
la tarea.
22
Se aplicará sangría a la tarea señalada. La tarea superior se
convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen
aparecen en negrilla y se muestran en el área del gráfico como
una barra negra.
También es recomendable darle número de esquema a las
tareas y subtareas mediante lo siguiente: seleccionamos
nuestras tareas, vamos al menú de formato y en el apartado
de Mostrar y ocultar damos click en Número de esquema.
Vistas de un proyecto
MSP 2013 posee más de 20 vistas integradas, unas asociadas
con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
Para acceder a ellas debemos ir la panel Vistas o en el Panel
Tareas/Ver.

Formato
Si deseamos cambiar el formato de nuestros campos debemos
ir a al menú Formato, con un campo de tarea previamente
seleccionado. Allí en Estilo de barra seleccionamos formato/
barra en donde podremos cambiar aspectos como el color o
los textos que acompañarán a nuestra vista de barra.
23
Hitos
Representan la finalización de un grupo de tareas o de una
fase de un proyecto. Los hitos suelen tener como duración
cero ya que marcan la finalización de un plan.
Hitos de un esquema
Los hitos indican el comienzo o el fin de taras importantes o
de entregas de proyecto.
Para crear hitos podemos hacerlo de 2 formas:
Escribir el nombre de hito como un tarea más, asignarle
duración, luego damos click con el segundo botón del mouse,
Información de la tarea/Avanzado/ Marcar la tarea como
un hito.
La otra forma es a través del menú de Tarea/ Insertar/
Insertar Hito
Cuando creamos un hitos podemos visualizar que en la vista
de barras, nuestro hito aparecerá con forma de rombo.
Plazos de entrega
Cuando deseamos fijar una fecha crítica de entrega de nuestro
proyecto podemos asignar a dicha tarea (o hito final) un
formato que nos ayude en el control del tiempo.
Para esto debemos seleccionar nuestro hito final, dar doble
click sobre ella. En Información de la tarea/ avanzado/ Tipo de
restricción, debemos cambiar el valor a “Debe comenzar el”,
luego en el campo Fecha de restricción debemos asignar la
fecha de entrega crítica del proyecto. Con esto lograremos que
todos los cambios que pueden presentarse durante el desarrollo
del proyecto deben considerar esta fecha importante. Para
poder observar de mejor manera esta cambio, es conveniente
ingresar una nueva columna “Margen de demora total”. Para ello
damos click con el segundo botón del mouse sobre cualquier
encabezado de columna y seleccionar ingresar columna. Si
cambiamos los días de Duración de cualquier tarea, podremos
ver que el Margen de demora total irá adecuándose según el
hito final de restricción que asignamos.
24
Errores comunes en las fechas de tareas
Es frecuente encontrar usuarios que pierden el control de
fechas de sus proyectos en Project, incluso pueden llegar a
tener una planificación sin ningún tipo de lógica de fechas y
plazos. En ocasiones puede suceder que algunas tareas se
superpongan o se tenga que ejecutar el mismo día sin que
así se desee. Esto se debe principalmente al ingreso manual
de cambios de fechas en los cambios Comienzo y Fin. Cuando
deseamos retrasar una tarea, siempre debemos hacerla desde
Duración y los campos Comienzo y Fin, siempre deben ser
calculados por Project.
Calendario
MSP 2013 proporciona 3 calendarios base. Estos son plantillas
que pueden aplicarse a un conjunto de recursos, de tareas o
al proyecto en general.
- Estándar: lunes a viernes de 9 am a 7 pm con hora libre a
medio día. (este es el calendo predeterminado que utiliza el
programa)
- Turno de noche: de 11 pm a 8 am con una hora de descanso
de 3 am a 4 am, 5 días a la semana
- 24 horas: 24 horas de trabajo los 7 días de la semana.
Para modificar cualquier de estos según necesidades debemos
hacer click en la ficha Proyecto/ Cambiar tiempo de trabajo
• En el cuadro para Calendario seleccione el calendario base
a modificar
• Si solo desea modificar un día, en la casilla Excepciones
escriba el nombre con el que identificará el cambio. En la
casillas Comienzo y Fin escribas las fechas donde realizará
el cambio.

• Click en detalles y en el cuadro que aparecerá escriba la

información sobre la excepción

Es importante destacar que el calendario de proyecto es

diferente al de recursos y tareas.

• Aparecerá entonces un cuadro de diálogo donde deberá

decidir si modificará un calendario base o creará uno nuevo.

Modificar un calendario Base.

25
Crear un calendario nuevo

Es recomendable que cada vez que se cree un proyecto

nuevo sea cree un calendario donde se definan los
días laborales, días que tienen un mes, horas de la
semana, etc. Para esto se llega a cabo los siguientes
pasos:

• Click en archivo/ opciones

• Click en programación. En la sección opciones de
calendario para este proyecto, realizar los cambios
necesarios para el nuevo calendario.

• Luego debemos ir a la ficha Proyecto/ cambiar

tiempo de trabajo y seleccionamos crear calendario.
Aquí ingresamos el valor nombre y seleccionamos si
deseamos utilizar un calendario base para modificarlo
y aceptamos.

26
Se debe tener cuidado en ingresar todos los cambios
necesarios para todo el año en nuestro calendario
personalizado, no solo los cambios de una semana
o un mes.

Cálculos internos

Project posee una calendario interno, el cual lo utiliza

para calcular los recursos de tiempo. Si nosotros
cambiamos los valores de horas por día o de días por
mes, podemos encontrarnos con una visualización
no muy legible, como por ejemplo 1,5 días para una
tarea. Es recomendable dejar los valores por defecto
del Calendario general de Project.

27
MÓDULO III: TAREAS Y
FASES, DESTACAR PROCESOS

UNIDAD VII: LISTA DE TAREAS Ahora al hablar de relaciones estamos hablando de

la columna precedencia, donde establecemos qué se
Tareas hará primero y que tarea dependerá del cumplimento
de otra. Una tarea o subtarea puede tener una o varios
Lo primero que debemos realizar, a la hora de teclear relaciones de dependencia de otra, y esta puede estar
nuestro proyecto, es la lista de tareas. Define el en su misma fase de tareas o en otra.
fundamento de nuestro proyecto y nos permitirá
modularizar nuestro esquema en Project. En la siguiente imagen podemos observar como la
tarea “Pagar Salud” posee 2 relaciones. Para establecer
Una vez que hemos definido nuestra lista de tareas aquello usamos el punto y como (;) para indicar una
debemos proceder a crear las jerarquías y relaciones doble relación. Es importante también mencionar que
para darle un orden lógico, temática que veremos en en la precedencia se indica el número de la tarea que
la siguiente unidad. le precede, la cual está determinada por el número
de fila que le asigna Project.
UNIDAD VIII: JERARQUÍAS, RELACIONES Y TÉCNICAS

Jerarquías y relaciones

Cuando hablamos de jerarquías, fases y subtareas,

básicamente hablamos de elementos que trabajan
en conjunto e incluso pueden verse como sinónimos.
Como ya hemos mencionado, una tarea puede tener
sub tareas, y esta puede tener sub tareas a la vez, y
así tanto niveles como deseemos. De esta manera es
como se construye la jerarquía.
28
Relaciones negativas o parciales que esta tarea comenzará cuando su preces ora
esté completada a la mitad. Si ingresamos un valor
En ocasiones podemos encontrarnos con un tarea de días, 2 días por ejemplo, estaremos diciendo que
que debe ser iniciada cuando su predecesora está esta tarea requerirá 2 días extras entre el final de su
completada al 50%. Project nos permite configurar predecesora y el comienzo de la misma.
esto de la sgte. manera:

Dentro del Información de tarea/ Predecesora debemos

ingresar los valores ID del predecesor y Pos, el cual es
el valor que podemos dar para adelantar o retrasar
una tarea. Si ingresamos -50% estaremos diciendo
29
Reglas básicas de las relaciones UNIDAD IX: COMBINANDO LÍMITES Y RESTRICCIONES

Existen 3 reglas claves para evitar errores a la hora Inclusión de fecha límite
de establecer relaciones:
Project nos entrega la opción de establecer una fecha
1. Las relaciones se deben establecer entre fases, límite para la realización de un hito o fecha clave.
No entre tareas y fases. De esta manera evitaremos Para esto debemos seleccionar nuestra fecha hito y
errores de visualización cuando cambiemos de vistas el menú información de la tarea/ avanzado debemos
2. Evitar relacionar tareas de un fase con tareas de ingresar la fecha límite. Una vez que ingresamos la
otra fase fecha podemos observar que en la gráfica de barras
3. Establecer las tareas de nuestro proyecto de es incorporó un rombo verde, el cual marca la fecha
manera cronológica. Es más ordenado y fácil de límite. Si por alguna razón se retrasara el hito marcado,
visualizar. Project nos generará una alarma en rojo como en
la siguiente imagen. Esta fecha límite solo será una
alarma y no influirá en nuestra planificación. Esta
característica puede ser perfectamente mezclada
con una Restricción de fecha, de manera que no solo
tengamos una alerta visual, sino que Project no nos
permita posponer fechas claves.
30
Cambiar fechas en situaciones especiales

Cuando tenemos acontecimientos de fuerza mayor,

nos podemos ver obligados de cambiar fechas. Por
ejemplo, si por alguna razón un proveedor no nos
entrega un material que nos impide ejecutar una
tarea, lo correcto es crear un hito con dicho retraso.
En ningún caso debemos retrasar la fecha de la tarea
de manera manual.

Para esto creamos un hitos y la asignamos en

restricción No comenzar antes del, y le damos la fecha
que concretamente se entregarán los materiales.
Adicionalmente a este hito le podemos agregar una
nota con la explicación de dicho retraso. De este
manera podemos generar una mejor visualización para
que el resto del equipo de trabajo puedo comprender
nuestro proyecto por si solo.

31
MÓDULO IV:
ENCAPSULAMIENTO DE FASES

UNIDAD X: MARGEN DE TIEMPO UNIDAD XI: ENCAPSULAMIENTO DE PROYECTOS

Margen de tiempo Encapsulamiento

Todo administrador de proyectos sabe que el tiempo Es una técnica que mediante el uso de hitos nos
es un factor crítico, probablemente uno de los más permite, tal como dice su nombre, encapsular un
críticos, ya que es limitado. fase para que esta no sea afectada por los cambios
de fechas de eventos anteriores.
Como hemos visto hasta ahora Project pone a nuestra
disposición distintas herramientas que pueden ser Si observamos la imagen a continuación podemos
de ayuda a la hora de controlar los tiempos como las analizar cómo se ha creado un hito para el término de
Restricciones, Fecha límite e Hitos, entre otras. una fase y otro, para el inicio de la siguiente. La técnica
básicamente es “se debe crear un hito al inicio de la
En lo posible siempre se busca que las fechas establecidas fase a encapsular y otro al final de la fase anterior. El
se cumplan en un 100%, sin embargo en ocasiones hito de inicio de la fase a encapsular debe tener por
nos encontraremos con que los plazos no se han restricción la fecha límite para ejecutar ficha fase.”
cumplido retrasando nuestro proyecto completo.
Para poder apreciar bien el encapsulamiento es
Una buena técnica para evitar que un retraso parcial de necesario insertar la columna de Margen de demora
una fase no afecte a otra fase, o al resto del proyecto, total.
es la encapsulación. Esta técnica la veremos en la
siguiente unidad. Ahora, si alguna tarea de una fase fuera de la encapsulada
se retrasada, la columna Margen de demora total nos
arrojará los números respectivos. Sin embargo la fecha
de inicio de la fase encapsulada no será cambiada.
32
Una de los objetivos del encapsulamiento es utilizar
esta técnica, consecuentemente, en todo el proyecto.
Cuando encapsulamos todo el proyecto y nos vamos
al menú Vista/ Esquema/ Nivel 1., podemos observar
que las fechas de inicio de fin de cada fase, son más
legibles en la vista de barra, a la derecha de la pantalla.

33
UNIDAD XII: VISTAS DE TIEMPOS NEGATIVOS Y
POSITIVOS Y ADMINISTRACIÒN DE RECURSOS

Vistas de tiempos positivos y negativos

En Project podemos generar una vista de barras en

la cual nos muestre de manera gráfica los tiempos a
favor (positivos) y retrasados (negativos).

Para esto damos clic con el botón derecho del mouse

sobre la vista de barras y nos vamos a Estilos de
Barra. Allí debemos generar 2 campos como el de la
siguiente imagen.
Una vez que hemos generado los campos Tolerancia
Positiva y Negativa, podremos ver una gráfica como
la siguiente.

El fin de esta visualización es entregarnos información

rápida respecto a los tiempos negativos que poseemos
y los positivos, de manera que podemos alertarnos
y tomar daciones rápidas para evitar mayores
problemas en nuestro proyecto, o en su defecto,
utilizar provechosamente los tiempos positivos que
pueden quedar. 
34
Recursos
Aquí debemos ingresar todos los recursos que
Cuando hablamos de recursos, básicamente podremos utilizaremos.
estar hablando de:
A continuación podemos observar un listado de
• Recursos humano, pudiendo ser una personas o un recursos
grupo de personas
• Costos, el arriendo de un lugar por ejemplo
• Material, pinturas o madera por ejemplo.

Los recursos no solo deben ser evaluados en cuanto

a valor económico, sino que también en cuanto a
disponibilidad.

MSP 2013 es una excelente herramienta para analizar

si los recursos de un proyecto están sobre asignados
desde su concepción.

Creación de recursos

Existen diversas formas de crear recursos donde la

más práctica es mediante la vista de Hoja de recursos
(menú Tarea/ Ver/ Hoja de recurso).
35
Si vemos que la moneda asignada no corresponde a • Nombre de los recursos: es simplemente el nombre
nuestro país, nos vamos al menú archivo/ Opciones/ del recurso ya sea nombre de un trabajador, material
Mostrar Opciones de moneda para este proyecto. o arriendo de un lugar
• Tipo: Puede ser:
Aquí debemos buscar la moneda de nuestro país y -Trabajo: Recurso humano. Una personas o un grupo
seleccionar el número de decimales que se utilizan. de personas
Volviendo al ingreso de recursos analicemos los - Costo: Es un costo por un recurso externo a la
campos importantes: empresa como por ejemplo el alquiler de un hotel
- Material: Es cualquier material o equipo propia de
la empresa como por ejemplo pintura
• Iniciales: Project lo asigna automáticamente
• Grupo: Es al grupo que pertenece el recurso, Por
ejemplo Juan Pérez pertenece al grupo carpinteros
• Capacidad máxima: Si es recurso humano, por lo
general será 100%, si es una maquinaria dependerá
de la disponibilidad. Aquí no debe confundirse con
un trabajador de media jornada. Para esto debemos
crear un calendario especial.
• Taza estándar: Es el valor por hora
• Acumular: Por lo general será Prorrateo, lo que
significa que Recursos Humanos hará uso de este
recurso para uno o varios proyectos de la empresa
• Calendario base: Es el calendario del recurso

36
Asignando recursos Existen diversas formas de asignar recursos. La más
segura es, una vez que ingresamos los recursos en
Una asignación es la asociación de una tarea específica la Hoja de Recursos, ingresar un nuestra vista Gantt,
con el recurso concreto que es responsable de finalizar seleccionando en el campo Nombre de los Recursos,
la tarea. Varios recursos pueden estar asignados a una el recurso buscado.
tarea. Se pueden asignar tanto recursos de trabajo
como recursos material a las tareas. A diferencia de
los recursos de trabajo, la asignación de recursos
material a una tarea no afecta a la programación de
tareas.
Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos
necesarios para llevarla a cabo. Una tarea podría
requerir uno o varios recursos para ser completada;
es importante recordar que un recurso no es solo Una vez que asignamos el recurso podemos desplegar
una persona, sino cualquier espacio o elemento o información relevante mediante el menú Tareas/
insumos (materiales) que se requiera para completar Propiedades/ Muestra detalles de la tarea. Aquí se
el proyecto. nos desplegará un cuadro como el siguiente:
Cuando asigna un recurso, establece las unidades para
especificar su asignación en una tarea. Si no especifica
las unidades de recursos que necesita (por ejemplo
10%, 50%, etc.) Microsoft Office Project Professional
asigna el 100% del recurso a la tarea.

37
Una vez allí podremos visualizar diversa información Costos y porcentaje completado
mediante el menú Herramientas de formulario de
tareas, como los Costos o el Trabajo. Costo

Es recomendable ingresar la columna Trabajo, donde El costo es un aspecto importante de la programación

podremos ver la cantidad de horas que realizará dicha y del control del proyecto. Los factores relacionados
tarea el asignado. con los costos determinan la rapidez con la que se
llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean
Cuando ingresamos más de un recurso humano a una los recursos (trabajadores y equipos). En algunos
misma tarea, tenemos la opción de restar la duración casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el
de dicha tarea debió a que serán más de una persona acercamiento que se haya logrado entre los costos
que trabajarán. Para que esto lo considere Project, finales del proyecto y los costos presupuestados o
debemos ir a Tareas/ Propiedades/ Muestra detalles previstos.
de la tarea y una vez allí, seleccionamos Formulario
de tareas dentro del menú Formato. Aquí debemos La estimación de costos es el proceso de calcular los
dar clic a la opción Condicionada por el esfuerzo. costos aproximados de los recursos y tareas necesarios
para completar las actividades del proyecto.

Otros 2 campos importantes para ser asignados son

los costos y el porcentaje de avance.

Para agregarlos a nuestro proyecto simplemente

ingresamos un columna nueva y buscamos Costo
Real y, en el segundo caso, Porcentaje completado.

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Costo Real nos mostrará el valor real de dicha tarea • Trabajo
y Porcentaje completado es es porcentaje de avance • Disponibilidad restante
Por último podemos ingresar la columna Costo la cual • Trabajo de asignación
nos mostrará el valor estimado que se tenía para dicha
tarea, la cual mostrará independiente si esta tarea se • Segundo método:
ha cumplido o no, su costo. - En la vista Uso de Recursos podrá observar todos
los recursos sobre asignados en color rojo.

Las celdas grises muestran cuántas horas trabaja

el recurso en una actividad específica. Las celdas
blancas muestran cuántas horas trabaja el recurso
diariamente.
 
Generando informes
Evaluando sobreasignaciones Project nos permite generar informes de proyectos
de manera muy simple donde podemos ejecutarlo
Existen 2 métodos: desde el menú Crear Informe. Es posible crear los más
diversos informes, ya predefinidos, o personalizar
• Primer método: uno nuevo
- Señale todas las actividades
- Clic en el botón Asignar recurso de la ficha Recurso
- En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en
Gráficos.
-Aparecerán tres tipos de gráficos:
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Creación de informes básicos personalizados Un informe general muestra información sobre las
tareas y recursos de un determinado periodo de
Microsoft Office Project Professional incluye 29 informes tiempo. Por ejemplo, puede mostrar una lista de tareas
básicos predefinidos de tareas, recursos y generales. con sus recursos a la izquierda del informe con una
escala temporal en la parte superior.
Si ninguno de los informes predefinidos responde a
sus necesidades informativas, puede crear un informe En lugar de sobrescribir un informe existente, puede
personalizado mediante una de las cuatro plantillas que desee copiar cualquier informe personalizado o
(tareas, recursos, calendario mensual y general) o predefinido. Si no especifica un nombre nuevo para el
copiar y modificar un informe existente. informe copiado, la frase “Copia de” se inserta delante
del nombre existente. Por ejemplo, si hace una copia
Un informe de tarea presenta información sobre las del informe Tareas críticas pero no cambia el nombre,
tareas de un proyecto. Incluyen información sobre el informe Copia de Tareas Críticas se mostrará en la
las fechas de comienzo, el trabajo completado y las lista de Informes Personalizados.
duraciones esperadas.
Seguimiento del proyecto
Un informe de recurso presenta información impresa
sobre los recursos de un proyecto que, por lo general, La manera más eficaz de evaluar el progreso del trabajo
incluye información sobre costos y sobre la asignación de los recursos de un proyecto es equilibrar su carga
de los recursos. de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las
tareas. Puede administrar el proceso de seguimiento
Un informe de calendario mensual es una tabla que con mensajes de estado por correo electrónico, a través
muestra los días laborables, las horas de trabajo y los de una intranet o mediante Internet, o bien reuniendo
periodos no laborables de cada calendario utilizado información de los recursos en persona y especificando
en el proyecto. los datos reales manualmente. Dependiendo del
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nivel de detalle que necesite para administrar, puede real de la tarea. Es aconsejable también usar los campos
actualizar toda la programación en fechas específicas, Duración real, Duración restante, para indicar que aún
a medida que se completen o progresen las tareas. falta por trabajar e indicar más tiempo pendiente.

Seguimiento manual 3. Horas de trabajo real por periodo de tiempo: El

Registrar el progreso manualmente si los integrantes
del equipo no están conectados a Microsoft Project
Server o a un sistema de correo electrónico, o si
simplemente desea actualizar el archivo de proyecto
personalmente para ver el impacto que tiene la
actualización de una tarea en la programación.
El seguimiento manual se puede realizar de tres formas:
método de seguimiento más preciso pero que requiere
más tiempo. Escriba las horas trabajadas en cada tarea
durante cada periodo de tiempo. En la vista Uso de
Tareas o Uso de recursos, cambie la escala temporal
a la unidad que desee manejar (por ejemplo cámbiela
a Días, o Semanas, para escribir el trabajo realizado
por días o por semanas de cada recurso sobre una
tarea).  

1. Porcentaje completado del tiempo: Es el método

de seguimiento menos preciso pero más rápido. Los
recursos o el líder escriben el porcentaje completado,
entre 0 (no se ha realizado ningún trabajo en la tarea)
y 100 (se ha completado toda la tarea).

2. Horas de trabajo real de toda la tarea: Un método

de seguimiento algo más preciso y que requiere algo
más de tiempo. En la tabla Seguimiento de la vista de
Gantt de seguimiento, escriba los valores de Trabajo
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ANEXOS

Guía de inicio rápida

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