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Los 5 principales beneficios de utilizar PRINCE2 ®

ARTÍCULO | PRINCE2

Como Project Manager, cuando conocí PRINCE2® (Projects In Controlled Environments) mi primera
impresión fue que, con este método de dirección de proyectos, podían resolverse la mayor parte
de problemas a los que he tenido que enfrentarme en mis proyectos. En este post intento explicar
el porqué de esta afirmación.

PRINCE2 es uno de los métodos de dirección de proyectos más conocidos y utilizados


internacionalmente, que puede aplicarse a cualquier tipo de proyecto con independencia de la
industria o las dimensiones del proyecto.

Podríamos resumir los principales beneficios de utilizar PRINCE2 de la siguiente manera:

1. Roles y responsabilidades claramente definidas

PRINCE2 ofrece una descripción completa de todos los roles que deben participar en la dirección
de proyectos, identificando sus funciones y responsabilidades. La gestión de la participación de los
principales interesados del proyecto (define tres intereses principales en cada proyecto: el interés
comercial o de negocio, el interés del usuario, y el interés del proveedor) está ya incluida dentro
del método. Utilizando PRINCE2, todos los participantes en un proyecto tienen claro lo que se
espera de ellos: el Project Manager no estará solo nunca más.

2. Niveles de gestión y control en los proyectos

PRINCE2 define los niveles de dirección y toma de decisiones necesarios para un proyecto: Gestión
corporativa o de programa, (definen objetivos estratégicos y la necesidad de realizar proyectos
para conseguirlos), nivel de dirección (toma las decisiones de mayor nivel del proyecto: go/no go),
nivel de gestión (realiza la planificación y toma las decisiones operativas para cumplir con el plan)
y nivel de entrega (realiza el trabajo técnico, y garantiza la calidad e integridad de los resultados).

Además, PRINCE2 utiliza varios sistemas de control para garantizar que el proyecto cumple con los
objetivos previstos. Entre ellos, la división del proyecto en fases de gestión (particiones
secuenciales del proyecto), el reporting regular y periódico sobre el estado de proyecto, las
evaluaciones a final de fase, el cierre estructurado. Pero quizás una de las características más
particulares de PRINCE2 es el sistema de delegación (tolerancias) y escalado (escalado). El enfoque
es que cada nivel de gestión delega a su nivel inferior la responsabilidad de llevar a cabo las
funciones que le corresponden dentro de unos límites. Sobrepasados estos límites el control
retorna al nivel superior para tomar la mejor decisión posible. PRINCE2 establece claramente
cuáles son los canales de escalado. Con PRINCE2, el Project Manager solo toma aquellas decisiones
que le corresponden y tiene el soporte de toda la organización.

3. Foco en el negocio y en el encaje organizacional


La pieza angular sobre la que se desarrolla un proyecto de PRINCE2 es el Business Case, donde se
detallan tanto los beneficios previstos como los costes esperados. Un proyecto, en definitiva, es el
medio mediante el cual las organizaciones consiguen realizar aquellos cambios necesarios para
conseguir sus objetivos estratégicos. Y esa visión se mantiene siempre presente durante el
transcurso de todo el proyecto asegurando que el proyecto es y se mantiene viable, deseable y
alcanzable. El framework de PRINCE2 está pensado para ser una pieza más en el puzzle de la
organización, fácilmente encajable con el resto de sistemas de gestión (Gestión de portafolio,
gestión de programas). Utilizando PRINCE2, el Project Manager conoce lo que la organización
espera del proyecto y puede actuar en consecuencia.

4. Simplicidad y capacidad de adaptación

PRINCE2 es un método simple: gira en torno a 7 principios, 7 temáticas y 7 procesos, además


define los principales productos de gestión que se utilizan en los proyectos y también su contenido
recomendado. Esta estructura está pensada para ser lo suficientemente simple y adaptable para
poderse utilizar en todo tipo de proyectos.

PRINCE2 tiene que ser adaptado: a las dimensiones del proyecto, a la propia terminología que
utilizan las organizaciones, a las técnicas y herramientas que se utilizan, a los propios sistemas de
governance existentes en la organización, incluso a las metodologías técnicas utilizadas (por
ejemplo, PRINCE2 puede adaptarse a los métodos ágiles).

PRINCE2 tiene que ser una ayuda para crear entornos de control en los proyectos, si al implantar
PRINCE2 estamos generando mayor burocracia o retraso en las tomas de decisiones, si no se
adapta de manera natural a las características del proyecto y la organización, entonces no es
PRINCE2 sino PINO (Prince In Name Only). Con PRINCE2, el Project Manager dispone de un
framework simple de dirección de proyectos adaptable a las características de cada proyecto.

5. Mejora contínua

PRINCE2 incluye en el método todo lo necesario para iniciar en la organización un proceso de


mejora continua en la dirección de proyectos. La propia implantación de PRINCE2 es una buena
herramienta de diagnóstico para evaluar la madurez en la dirección de proyectos, y aporta las
herramientas necesarias para mejorar el proceso en próximos proyectos. AXELOS (como
propietario de PRINCE2 y otros estándares) ofrece además el método de madurez Portfolio,
Programme, and Project Management Maturity Model (P3M3) para permitir a las organizaciones
evaluar sus procesos de dirección actuales e iniciar planes de mejora. Utilizando PRINCE2, por lo
tanto, el Project Manager podrá dirigir cada vez mejor sus proyectos.

Finalmente, lo mejor de todo, es que PRINCE2 es compatible y complementario con las buenas
prácticas de dirección de proyectos universalmente reconocidas y documentadas en la Guía del
PMBOK y la ISO21500 de Dirección de Proyectos.

Pero PRINCE2 es “solo” un método de gestión de proyectos basado en el uso de principios,


procesos y temáticas. Para poder asegurar en mayor medida el control en los proyectos, además
es necesario conocer y poner en práctica habilidades de liderazgo y comunicación, y técnicas y
herramientas especializadas de dirección de proyectos (camino crítico, método del valor ganado,
valor monetario esperado,…), descritas en detalle en la Guía del PMBOK.

Prince2 ® está compuesto por


 El manual de Prince2 ®: Gestionar proyectos exitosos con Prince2 ® edición de 2017.
 Programa de certificación profesional de dos niveles: Foundation y Practicioner.
 Un servicio de membresía por suscripción, para apoyar a los profesionales en gestión de
proyectos con documentación, guías y otros recursos

¿Cuál es el objetivo de Prince2®?


Por medio de la combinación de los 7 temas, principios y procesos, el objetivo de Prince2 ® es
proporcionar una guía fácil y repetible para la entrega de proyectos exitosos.

La metodología Prince2® trae nombres, terminologías y descripciones comunes sobre gestión de


proyectos a una estructura común, que puede ser asimilada por todo el que se familiarice con el
método, independientemente del área de experticia o industria.

¿Cuáles son las ventajas de Prince2®?


Es importante destacar las ventajas que para las organizaciones e individuos representa Prince2®.
Según exponen sus creadores, estas ventajas son:

 Proporciona confianza a los interesados internos y externos, clientes y proveedores


que bajo la guía de Prince2® la dirección logrará entregar el proyecto en éxito.
 Lenguaje y terminología comunes: Uso de lenguaje y terminología comunes en todas las
organizaciones y países donde se usa Prince2®, simplificando las comunicaciones internas y
externas de la organización.
 Orientación al cliente: Se asegura que el interés del cliente será el foco principal del
proyecto, asegurando la satisfacción de expectativas.
 Aseguramiento que los proyectos serán entregados a tiempo, en presupuesto,
cumpliendo el alcance y mitigando sus riesgos.
 Fomenta el trabajo multifuncional de diversas áreas de negocio, área que desarrolla el
proyecto y áreas de soporte, asegurando la armonía y logro de beneficios comunes a todos.
 Entrega de lo que el negocio necesita: Al requerir que la justificación de negocio sea
permanente, Prince2® ayuda a evitar malas interpretaciones de las necesidades del negocio.
 Escalable: Prince2® proporciona una estructura organizacional, en la cual el tamaño del
equipo de trabajo y de las áreas de soporte puede incrementar su tamaño sin tener que cambiarla.
 Adaptable: Prince2® es adaptable al tipo de proyecto y sector industrial, pues esta permite
el incorporar técnicas adicionales a sus prácticas.
 Control flexible: Prince2® está estructurado para que se tomen las decisiones necesarias
a tiempo en cualquier nivel de su organización, mejorando la velocidad y agilidad de proyectos.
 Desarrollo de carrera: Las organizaciones que adopten Prince2® tienen la oportunidad de
establecer la profesión de gerencia de proyectos dentro de su organización, abriendo
oportunidades profesionales para su personal y atrayendo nuevo talento.
¿En qué consiste la certificación Prince2®?
El programa de certificación Prince2® es administrado por Axelos Ltd. y tiene dos niveles:
1. Prince2® Foundation.
2. Prince2® Practitioner.

A su vez, el nivel Prince2® Practitioner tiene dos certificaciones que son:

 Prince2® Practitioner.
 Prince2® Agile Practitioner.

Para aspirar al nivel Prince2® Practitioner se requiere haberse certificado previamente en Prince2®
Foundation.

Sin embargo, existe una excepción a esta regla, pues Axelos reconoce a gerentes de proyecto con
experiencia previa y certificados con el Project Management Institute (PMI) o el International
Project Management Association (IPMA). Los profesionales con certificación PMP del PMI o
certificaciones del IPMA se les permite certificarse como Prince2® Practitioner sin tener que
certificarse previamente en Prince2® Foundation.

Exámenes de certificación

Para obtener las certificaciones Prince2® se necesita aprobar los exámenes bajo las siguientes
condiciones:

 Prince2® Foundation: Selección múltiple, 60 preguntas, se requieren 33 correctas (55%). A


libro cerrado. Una hora de duración.
 Prince2® Practitioner: Testing objetivo, 68 preguntas, se requieren 38 correctas (55%). A
libro abierto (sólo la guía de Prince2®). 2 horas y media de duración.
 Prince2® Agile Practitioner: Testing objetivo, 50 preguntas, se requieren 30 correctas
(60%). A libro abierto (sólo la guía de Prince2®). 2 horas y media de duración.

https://americalatina.pmi.org/latam/aboutus/whatispmi.aspx

https://americalatina.pmi.org/latam/ProfessionalDevelopment/Training/REPTraining/WhatIsAnRE
P.aspx

https://factorhumanoformacion.com/comparativa-pmi-ipma-prince2/

http://udep.edu.pe/hoy/2016/la-certificacion-ipma-es-una-evaluacion-basada-en-la-persona-no-
solo-en-sus-conocimientos/

http://www.apdpc.co/

https://www.ipma.world/individuals/certification/
https://www.ipma.world/individuals/certification/