1.- Las cartas compromiso de cada proyecto, identifican claramente el monto de los honorarios, la frecuencia de facturación y los términos en los cuales se hace efectivo el cobro de las respectivas facturas.
2. Toda factura emitida debe ser entregada al cliente, en lo posible, el día hábil siguiente de su emisión dejando evidencia escrita de la entrega.
3. La gestión normal de cobro de acuerdo con las condiciones pactadas la debe realizar el área de cobranza en forma diaria.
La información sobre el estatus de cobro se debe hacer cada semana, facturas
pendientes de pago, días de vencimiento, facturas con promesa de pago, manifestaciones del cliente por el no pago, facturas cobradas.
4.- Al incumplimiento de la fecha de pago, en forma inmediata debe ser contactado el
cliente con el fin de conocer oportunamente cualquier situación que se esté presentando con el cliente. Este seguimiento debe darse hasta obtener del cliente el pago de su deuda.
5.- Los encargados de cuentas por cobrar, coordinan diariamente con los mensajeros, para realizar las rutas de cobro de los cheques que estén listos para su retiro en las oficinas de los clientes.
6.- El asistente contable - AR, recibe del cobrador los depósitos bancarios y procede a su verificación en la cuenta bancaria.
7. Para todos aquellos depósitos que fueron efectuados directamente por el cliente, el asistente contable, debe verificar que el pago reportado por el cliente, esté debidamente acreditado en la cuenta bancaria respectiva.
8. Mensualmente el área contable-financiero debe conciliar el auxiliar de cuentas por
cobrar clientes, con el saldo que se indica en la cuenta mayor contable.
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Documentos Requeridos:
Reporte de Cartera Semanal BO:
Reporte Generado desde BO con la cartera actual al cierre semanal cada viernes.
Ajustes Manuales de Cartera – AR:
Ingresos de AR que no han sido digitados en el sistema.
Base de Clientes:
Registro de Clientes actuales de la firma con los respectivos datos informativos como contactos, correos y teléfonos.
IVA en Ventas Semanal:
Reporte de facturación Semanal elaborado por la persona específica de BI.
AR Aging:
Reporte de antigüedad de cartera generado desde BO y con aplicación de ajustes
manuales.
Archivo de Cartas Compromiso:
Documento general de control de contratos con las condiciones de pago.
Informe de Engagements:
Reporte de compromisos generado de BO actualizado a la semana anterior con status
incluido.
Etapas de la Recuperación de Cartera:
1.- Etapa Analítica: Se deberá reconocer los clientes y sus políticas de pago acordado en el contrato inicial así como su forma de pago, sea esta por medio de Transferencia o Cheque.
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2. Etapa Preventiva: Llamadas antes del vencimiento de la factura con el objeto de
recordar el próximo pago o vencimiento.
- Esta labor se enmarca dentro de las tareas de seguimiento y acompañamiento a
nuestros clientes.
- Incluye la solicitud de retenciones mensuales según corresponda.
3. Etapa Administrativa: Una vez la obligación presente desde un día de mora y no
superior a 30 días según corresponda, se iniciará un proceso de cobro de facturas solicitud de retenciones por intermedio de llamadas, cartas, mensajes de texto y/o telefónicos.
Canales de Pago:
En la etapa analítica se definen las formas de pago del cliente en base a un correcto reconocimiento, nuestras cuentas habilitadas son las siguientes:
EY Addvalue Asesores:
Nombre del Beneficiario: EY Addvalue Asesores Cía. Ltda.
Dirección: Andalucía y Luis Cordero- Edificio Cyede – Piso 3 No. de RUC: 1791774728001 Institución Financiera: Banco de la Producción S.A. Produbanco Dirección Institución Financiera: Av. Amazonas N35-211- Quito- Ecuador Tipo de Cuenta: Corriente No. Cuenta: 02052007320 Moneda: USD Swift: PRODECEQ
Banco Corresponsal o Intermediario:
Institución Financiera: WELLS FARGO BANK, N.A. Dirección Institución Financiera: FLOOR 4: 11, PENN PLAZA 10038 NEW YORK Código swift: P N B P U S 3 N N Y C Código ABA: 0 2 6 0 0 5 0 9 2 Número de Cuenta de PRODUBANCO en WELLS FARGO BANK N.A.: 2000192321006
Ernst & Young Ecuador:
Nombre del Beneficiario: ERNST & YOUNG ECUADOR E&Y CIA. LTDA Dirección: ANDALUCIA Y LUIS CORDERO - QUITO Institución Bancaria: PRODUBANCO – BANCO DE LA PRODUCCION Dirección del Banco: AV. AMAZONAS N35-211 Y JAPON Swift Cod: PRODECEQ No.- de Cuenta: 02005050835
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BANCO CORRESPONSAL O INTERMEDIARIO:
WELLS FARGO BANK, N.A.
FLOOR 4: 11, PENN PLAZA 10038 NEW YORK Código swift: P N B P U S 3 N N Y C Código ABA: 0 2 6 0 0 5 0 9 2 # De Cuenta de PRODUBANCO en WELLS FARGO BANK N.A.: 2000192321006
Proceso de Recuperación de Cartera:
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Hoja de Trabajo:
Sobre el archivo de cartera semanal generado desde BO, se utilizarán los siguientes campos de referencia para la gestión de cobranza.
Cartera Semanal del ________________al ________________
Comprobante de Retención Confirmación de Fecha Tipo de Tipo de Aplica Recepción de Aprox. De Recuperación Comentario Seguimiento Observación Adicional Persona de Contacto Factura Pago (SI/NO) Factura Pago - - - - - -
