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PROCESOS DE LA GESTIÓN

DEL ALCANCE
Tabla de

Contenido

1. Introducción 04

2. Planificar la Gestión del Alcance 06

3. Recopilar Requisitos 10

4. Definir el Alcance 14

5. Crear la Estructura de Desglose de Trabajo – EDT 18

6. Validar el Alcance 23

7. Controlar el Alcance 26

Conclusiones 30

Anexo Diagrama de contexto 31

Bibliografía
<<<<< 003

Formación Especializada
Introducción

01
Formación Especializada
<<<<< 005

Introducción
Para gestionar exitosamente un proyecto y cumplir de
manera eficaz con las metas planteadas, en primera
instancia es necesario, establecer y definir el alcance del
proyecto.

La gestión del alcance tiene como finalidad la determinación clara, sencilla y concreta
de los objetivos que se intentarán alcanzar a lo largo del desarrollo del proyecto en
cuestión, cuyo cumplimiento generará su culminación exitosa.

En el caso de que se trate de un proyecto diseñado y gestionado para terceros, su


alcance se definirá a través de la definición de requisitos del cliente, para que se
puedan acordar, desde un contexto comunicacional seguro, todos los elementos a
tener en cuenta para su desarrollo y permitir que este cliente sea un participante
activo de la gestión de su propio proyecto.

El proceso de Gestionar el Alcance, cuyo estudio es el objetivo del presente manual,


comprende los pasos necesarios para definir y controlar que se incluye y que no
dentro del alcance del proyecto, teniendo como prioridad las necesidades de los
interesados con el fin de definir y controlar los objetivos y obtener los resultados
esperados del proyecto.

Formación Especializada
Planificar la gestión del

02
alcance

Formación Especializada
<<<<< 007

Planificar la gestión del alcance

Es el proceso de crear un plan para la gestión del alcance


en el cual se encuentra documentado cómo serán
definidos, validados y controlados el alcance el proyecto
y del producto. Se lleva a cabo una sola vez o en puntos
específicos del proyecto.

Gracias a este proceso se obtiene una guía y dirección acerca de cómo se gestionará
el alcance a lo largo del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del


proceso:

PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Plan para la gestión del alcance
2. Plan para la dirección del proyecto 2. Análisis de datos 2. Plan de gestión de los requisitos
- Plan de gestión de la calidad - Análisis de alternativas
- Descripción del ciclo de vida del 3. Reuniones
proyecto
- Enfoque de desarrollo
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización

Figura 1: Planificar la Gestión del Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
008 >>>

El plan de gestión del alcance es un Ahora bien, se deberán determinar


componente del plan para la dirección también los Factores ambientales de la
del proyecto o programa que describe empresa que pueden ser influenciadores
cómo será definido, desarrollado, como: la cultura de la organización, la
monitoreado, controlado y validado el infraestructura, la gestión del personal y
alcance. Su desarrollo comienza con el las condiciones del mercado. Finalmente,
análisis de la información contenida en el se tendrán en consideración los Activos
acta de constitución del proyecto, en los de los procesos de la organización
últimos planes subsidiarios aprobados, que pueden influir como las políticas y
en la información de los activos de procedimientos, la información histórica
los procesos de la organización y en y repositorio de lecciones aprendidas.
cualquier otro factor ambiental relevante
de la empresa. Herramientas y técnicas
Entradas Por su parte, las herramientas y técnicas
comprenden el Juicio de expertos en
En las entradas del proceso, se deben proyectos similares anteriores, y con
tener en cuenta el Acta de constitucion información de la industria, disciplina
del proyecto, en la cual se documenta el y área de aplicación. El Análisis de
propósito, la descripción, los supuestos los datos de forma tal que se evalúen
y los requisitos que el proyecto está diversas formas de recolección de
destinado a satisfacer. Así mismo, se requisitos, elaboración del alcance
toma en consideración el Plan para la del proyecto y el producto, creación
dirección del proyecto, que incluye el del producto, validación y control del
Plan de gestión de calidad (política de alcance.
calidad, metodologías y estándares
de la organización); la Descripción del Finalmente, se acostumbra que los
ciclo de vida del proyecto (fases que equipos del proyecto, incluyendo el
atraviesa del proyecto desde su inicio director, patrocinadores e interesados,
hasta su fin); y el enfoque de desarrollo, asistan a reuniones con el fin de
que define si el proyecto se desarrollará desarrollar el plan.
en cascada, iterativo, adaptativo, ágil o
híbrido.

Formación Especializada
<<<<< 009

Salida
Ahora bien, las salidas del proceso
planificar la Gestión del Alcance
comprende la construcción del Plan de
gestión del alcance del proyecto, que
hace parte del plan para la dirección
del proyecto y que describe cómo será
definido, desarrollado, controlado
y validado el alcance. Nos brinda
información acerca de cómo elaborar
un enunciado del alcance, el proceso
que permite creación de la EDT/WBS
a partir del enunciado anterior, cómo
se aprobará y conservará la línea de
base del alcance y cómo se obtendrá la
aceptación formal de los entregables
completados.

Según el proyecto específico, el plan de


gestión del alcance puede ser formal o
informal, muy detallado o general.

Así mismo, se obtiene como salida


el Plan de gestión de los requisitos
el cual describe cómo se analizarán,
documentarán y gestionarán los
requisitos del proyecto y del producto.
Teniendo en cuenta el modo de planificar,
monitorear y reportar las actividades
y sus cambios, el proceso de priorizar
requisitos, las métricas que se utilizarán
y la estructura de trazabilidad.

Formación Especializada
Recopilar requisitos

03
Formación Especializada
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Recopilar requisitos

Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las


necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir
con los objetivos del proyecto. Se lleva a cabo una sola vez
o en puntos específicos del proyecto.

Su principal beneficio es proporcionar la base para definir el alcance del producto


y del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del


proceso:

RECOPILAR REQUISITOS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Documentación de requisitos
2. Plan para la dirección del proyecto 2. Recopilación de datos 2. Matriz de trazabilidad de requisitos
- Plan para la gestión del alcance - Tormenta de ideas
- Plan de gestión de los requisitos - Entrevistas -Grupos focales
- Plan de involucramiento de los - Cuestionarios y encuestas
interesados - Estudios comparativos
3. Documentos del proyecto 3. Análisis de datos
- Registro de supuestos - Análisis de documentos
- Registro de lecciones aprendidas 4. Toma de decisiones
- Registro de interesados - Votación -Análisis de decisiones con
4. Documentos de negocio del múltiples criterios
proyecto 5. Representación de datos
- Caso de negocio - Diagramas de afinidad
5. Acuerdos - Mapeo mental
6. Factores ambientales de la empresa 6. Habilidades interpersonales y de
7. Activos de los procesos de la equipo
organización - Técnicas de grupo nominal
- Observación / conversación
- Facilitación
7. Diagramas de contexto
8. Prototipos

Figura 2: Recopilar Requisitos: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0012 >>>

Entradas Herramientas y técnicas


Las entradas del proceso incluyen el Acta Las herramientas y técnicas que apoyan la
de constitución del proyecto, descrita en recopilación de los requisitos son: el Juicio
la sección previa; además del Plan para de Expertos capacitados y especializados
la dirección del proyecto, el cual en esta en temas de análisis de negocios,
ocasión comprende el Plan para la gestión recolección, análisis y documentación de
del alcance, con información acerca de requisitos, requisitos del proyecto, técnicas
cómo se definirá y se desarrollará el de diagramación y gestión de conflictos;
alcance, el Plan de gestión de los requisitos, apoyados de Técnicas de Recopilación
en el cual se define cómo se recolectarán, de datos cómo las tormentas de ideas,
analizarán y documentarán los requisitos las entrevistas, los grupos focales, los
del proyecto, y el Plan de involucramiento cuestionarios, las encuestas y los estudios
de los interesados, con los requisitos de comparativos.
comunicación y nivel de compromiso.
Una vez se han determinado los juicios
A su vez, los Documentos del proyecto de expertos y la recopilación de datos,
que pueden ser considerados como se procede con el Análisis de datos en
entradas de este proceso son el Registro documentos como acuerdos, planes de
de supuestos, el Registro de lecciones negocio, flujos de procesos en curso,
aprendidas y el Registro de interesados. registro de incidentes y casos de uso, con
Los Documentos de negocio, pueden el fin de identificar información relevante
influir también en el proceso de Recopilar para los requisitos. Se procede entonces,
Requisitos ya que incluyen los criterios con la Toma de decisiones a través
necesarios deseados y opcionales para de técnicas como la votación, la toma
satisfacer las necesidades del negocio. de decisiones autocrática y el análisis
de decisiones con múltiples criterios
Del mismo modo, es importante tener en utilizando una matriz de decisiones que
cuenta todo tipo de acuerdos, los factores facilita el proceso de evaluar y clasificar
ambientales de la empresa y los activos las ideas.
de los procesos de la organización.
En este punto se consideran también las
técnicas de Representación de datos como
los diagramas de afinidad y el mapeo

Formación Especializada
<<<<< 0013

mental, las Habilidades interpersonales y de negocio del proyecto y pueden


de equipo, los Diagramas de contexto, los clasificarse en: requisitos del negocio,
cuales representan el alcance del producto de los interesados, de las soluciones, de
a través de un sistema de negocio, sus transición y preparación, del proyecto y de
interacciones con las personas y con otros calidad.
sistemas o actores, y los prototipos, un
método que brinda una retroalimentación Así mismo, lo componen también la
rápida mientras proporciona un modelo Matriz de Trazabilidad de requisitos, la
del producto esperado antes de construirlo cual es una cuadrícula que vincula los
en la realidad, por ejemplo, a través de requisitos del producto desde su origen
modelos computacionales, maquetas o hasta los entregables que los satisfacen,
simulaciones. y los vincula con los objetivos del negocio
y del proyecto. Esto ayuda a garantizar
Salida que los requisitos otorguen valor, que se
realice un seguimiento adecuado de estos
Ahora bien, las salidas están comprendidas y que se controlen de forma efectiva los
por los siguientes componentes. cambios.

Primero, la Documentación de requisitos, A continuación, se presenta un ejemplo


los cuales describen cómo los requisitos de Matriz de Trazabilidad de Requisitos.
individuales cumplen con las necesidades

Matriz de Trazabilidad de Requisitos


Nombre del Proyecto:
Centro de Costos:
Descripción del Proyecto:

Descripción Necesidades, Objetivos Entregables Desarrollo Casos


ID de Diseño del
ID de los oportunidades, metas y del de la del de
Asociado Producto
Requisitos objetivos del negocio Proyecto EDT/WBS Producto Prueba

1.O
1.1
001
1.2
1.2.1
2.0
002
2.1.1
3.0
003 3.1
3.2

Formación Especializada
Definir el alcance

04
Formación Especializada
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Definir el alcance

Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del


proyecto y del producto. Trae como beneficio la descripción
de los límites del producto, servicio o resultado y los
criterios de aceptación.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del


proceso:

DEFINIR EL ALCANCE

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Acta de constitución del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Enunciado del alcance del proyecto
2. Análisis de datos 2. Actualizaciones a los documentos
2. Plan para la dirección del proyecto
del proyecto
- Plan para la gestión del alcance - Análisis de alternativas
- Registro de supuestos
3. Documentos del proyecto 3. Toma de decisiones
- Documentación de requisitos
- Registro de supuestos - Análisis de decisiones con múltiples
- Matriz de trazabilidad de requisitos
- Documentación de requisitos criterios
- Registro de interesados
4. Habilidades interpersonales y de
- Registro de riesgos
equipo
4. Factores ambientales de la empresa - Facilitación
5. Activos de los procesos de la 5. Análisis del producto
organización

Figura 3: Definir el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Es posible que no todos los requisitos identificados en el proceso de Recopilar


Requisitos se puedan incluir en el proyecto, por esta razón, el proceso de Definir
el Alcance selecciona los requisitos definitivos del proyecto. Este proceso puede
ser altamente iterativo en algunos casos y requerir una planificación detallada de
cada iteración conforme avanza el proyecto.

Formación Especializada
0016 >>>

Entradas Herramientas y técnicas


Las entradas del proceso incluyen En cuanto a las herramientas y
nuevamente el Acta de constitución técnicas que intervienen, se encuentra
del proyecto; el Plan para la dirección nuevamente el Juicio de expertos, el cual
del proyecto, que documenta cómo se describió en la sección anterior, y el
se definirá, validará y controlará el Análisis de datos, que permiten evaluar
alcance del proyecto; los Documentos las formas de satisfacer las necesidades
del proyecto, los cuales comprenden: el y los objetivos definidos en el acta de
Registro de supuestos, el cual identifica constitución.
los supuestos y las restricciones sobre
el producto, el proyecto, el entorno, los Así mismo, se debe tener en cuenta la
interesados y otros factores que influyen Toma de decisiones, que incluye entre
en el alcance; la Documentación de los otros, el análisis de decisiones con
requisitos; y el Registro de Riesgos, que múltiples criterios; las Habilidades
contiene estrategias de respuesta que interpersonales y de equipo utilizando
pueden afectar el alcance del proyecto, talleres y sesiones de trabajo con
tales como la reducción o cambio del los interesados clave quienes tienen
alcance del proyecto y del producto para variedad de expectativas o campos de
evitar o mitigar un riesgo. especialización; y el Análisis del producto,
el cual incluye hacer preguntas acerca
Del mismo modo, los Factores de producto o servicio y la formación
ambientales de la empresa, que pueden de respuestas para describir el uso,
influir en el proceso de Definir el Alcance las características y otros aspectos
incluyen la cultura de la organización, la relevantes.
infraestructura, la gestión del personal y
las condiciones del mercado; y los Activos Algunas técnicas de análisis de producto
de los procesos de la organización son las siguientes:
comprenden políticas, procedimientos y
plantillas para un enunciado del alcance • Desglose del producto
del proyecto, los archivos de proyectos • Análisis de requisitos
anteriores y las lecciones aprendidas de • Análisis de sistemas
fases o proyectos previos. • Ingeniería de sistemas
• Análisis del valor
• Ingeniería del valor

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<<<<< 0017

Salida
Las salidas del proceso Definir el Alcance comprenden el Enunciado del alcance del
proyecto, el cual documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del
proyecto y del producto, describiendo en detalle los entregables. Permite al equipo
del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del trabajo
en equipo y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio
o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto.
Incluye la Descripción del alcance del producto, los Entregables, los Criterios de
aceptación y las Exclusiones del proyecto.

Es importante aclarar que el Enunciado del alcance del proyecto no es lo mismo que
el acta de constitución del proyecto ya que esta contiene información de alto nivel,
mientras que el enunciado contiene una descripción detallada de los componentes
del alcance los cuales se elaboran progresivamente a lo largo del proyecto.

La segunda salida del proceso Definir el Alcance comprende las Actualizaciones


a los documentos del proyecto, los cuales incluyen el Registro de supuestos, los
Documentos de requisitos, la Matriz de trazabilidad de requisitos y el Registro de
interesados.

Formación Especializada
Crear la Estructura de

05
Desglose de Trabajo – EDT

Formación Especializada
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Crear la Estructura de Desglose


de Trabajo – EDT

Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el


trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más
fáciles de manejar. Se lleva a cabo una sola vez o en puntos
específicos del proyecto.

Gracias a este proceso se proporciona un marco de referencia de lo que se debe


entregar. A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas
del proceso:

CREAR LA EDT/WBS

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Plan para la dirección del proyecto 1. Juicio de expertos 1. Línea base del alcance
- Plan para la gestión del alcance 2. Actualizaciones a los documentos
2. Descomposición
2. Documentos del proyecto del proyecto
- Enunciado del alcance del proyecto - Registro de supuestos
- Documentación de requisitos - Documentación de requisitos
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la
organización

Figura 4: Crear la EDT/WBS: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0020 >>>

La EDT/WBS (Estructura de Desglose


Herramientas y técnicas
de Trabajo) es una descomposición
jerárquica del alcance total del trabajo a Para Crear la EDT, se aprovecharán
realizar por el equipo del proyecto para herramientas como el Juicio de Expertos,
cumplir con los objetivos del proyecto y la cual se describió en las secciones
crear los entregables requeridos. anteriores y la Descomposición.

En el contexto de EDT/WBS, la palabra La Descomposición es una técnica


trabajo se refiere a los productos o utilizada para dividir y subdividir el
entregables que son resultado de la alcance y los entregables del proyecto
actividad realizada, y no la actividad en en partes más pequeñas y manejables.
sí misma. Se suele hablar de paquetes El nivel de descomposición es a menudo
de trabajo para agrupar las actividades guiado por el grado de control necesario
donde el trabajo es programado y para dirigir el proyecto de manera
estimado, seguido y controlado. efectiva.

Entradas Descomponer la totalidad del trabajo


del proyecto en paquetes de trabajo
Al describir las entradas del proceso, implica las siguientes actividades:
debemos hablar nuevamente el Plan
para la Dirección del proyecto, el cual • Identificar y analizar los entregables
documenta cómo será creada la EDT/ y el trabajo relacionado.
WBS a partir del enunciado del alcance • Estructurar y organizar la EDT/WBS.
del proyecto. De la misma manera se • Descomponer los niveles superiores
consideran entradas los siguientes de la EDT/WBS en componentes
Documentos del Proyecto: Enunciado del detallados de nivel inferior.
Alcance del proyecto y Documentación • Desarrollar y asignar códigos de
de requisitos. identificación a los componentes de
la EDT/WBS.
Deberán ser tenidos en cuenta también • Verificar que el grado de
los Factores ambientales de la empresa descomposición de los entregables
y los Activos de los procesos de la sea el adecuado.
organización de los cuales se habló en
las secciones anteriores. La estructura de EDT/WBS se puede
representar de diferentes maneras,

Formación Especializada
<<<<< 0021

tales como:
• Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de
descomposición.

Producto de Software Versión 8.0

Dirección de Requisitos del Integración y


Diseño Detallado Construir
Proyectos Producto Prueba

Planificación Software Software Software Software

Documentación Documentación Documentación Documentación


Reuniones
del usuario del usuario del usuario del usuario

Materiales para Materiales para Materiales para Materiales para


Administración los programas los programas los programas los programas
de capacitación de capacitación de capacitación de capacitación

Figura 5: Ejemplo de una EDT/WBS organizada por Fases. Tomado de (Project Management Institute, 2017)

• Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposición.

Vehículo Automotor

Dirección de Capacitación Datos Vehículo Equipos de Instalaciones Prueba y


Proyectos Motorizado Apoyo EA evaluación

Capacitación
Gestión de Órdenes EA a Nivel Edificios de la
sobre los Motor Prototipo
Ingeniería Técnicas Organizacional Base
equipos

Apoyar Capacitación
Datos de Sistema de EA a Nivel Instalación para Prueba de
actividades sobre las
Ingeniería Comunicaciones Intermedio Mantenimiento Funcionamiento
del PM instalaciones

Capacitación
Datos de Sistema de EA a Nivel de Prueba de
sobre los
Gestión Navegación Almacén Desarrollo
servicios

Figura 6: Ejemplo de una EDT/WBS basada en los Entregables Principales. Tomado de (Project Management Institute, 2017)

• Incorporando componentes de nivel inferior que pueden desarrollar organizaciones


externas al equipo del proyecto.

Formación Especializada
0022 >>>

La EDT/WBS representa el total del trabajo necesarios para realizar el producto


y el proyecto. Se suele denominar la regla del 100% cuando el total del trabajo
correspondiente a los niveles inferiores corresponde al acumulado de los niveles
superiores, de modo que no se omita nada y no se efectúe trabajo extra.

Salida
Ahora bien, las salidas del proceso corresponden a: la Línea base del alcance,
compuesta por el Enunciado del Alcance del proyecto, la EDT/WBS, el Paquete de
trabajo, que corresponde al nivel más bajo de la EDT/WBS asociado a una cuenta
de control, un Paquete de planificación, el cual presenta contenido de trabajo
conocido, pero sin actividades detalladas en el cronograma, y el Diccionario de
la EDT/WBS, que corresponde a un documento con información detallada sobre
los entregables, actividades, descripción del trabajo, supuestos y restricciones,
estimación de costos, programación de cada uno de los componentes de la EDT/
WBS, entre otros.

Adicionalmente, se tiene como salida las Actualizaciones a los documentos del


proyecto, las cuales incluyen el Registro de supuestos y la Documentación de
requisitos.

Formación Especializada
Validar el alcance

06
Formación Especializada
0024 >>>

Validar el alcance
Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables
del proyecto que se hayan completado. Se lleva a cabo
periódicamente a lo largo del proyecto.

Gracias a este proceso se aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta


la probabilidad de éxito de cada uno de los entregables y resultados, ya que su
función consiste en inspeccionar cada una de las entregas y generar aceptación o
solicitud de cambio de estas.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del


proceso:

VALIDAR EL ALCANCE

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Plan para la dirección del proyecto 1. Inspección 1. Entregables aceptados
- Plan para la gestión del alcance 2. Toma de decisiones 2. Información de desempeño del
- Plan de gestión de los requisitos - Votación trabajo
- Línea base del alcance 3. Solicitudes de cambio
2. Documentos del proyecto 4. Actualizaciones a los documentos
- Registro de lecciones aprendidas del proyecto.
- Informes de calidad -Documentación - Registro de lecciones aprendidas
de requisitos - Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos - Matriz de trazabilidad de requisitos
3. Entregables verificados
4. Datos de desempeño del trabajo

Figura 7: Crear la EDT/WBS: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Los entregables verificados obtenidos del proceso Controlar la Calidad se revisan


con el cliente o el patrocinador para garantizar su aceptación. El proceso Validar
el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa
básicamente de la aceptación de los entregables, mientras que el segundo se
ocupa de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los
requisitos de calidad especificados.

Formación Especializada
<<<<< 0025

Entradas de aceptación del producto y la Toma


de Decisiones, como la votación de los
El proceso de Validar el Alcance presenta interesados y los miembros del equipo
como entradas, los componentes del de trabajo.
Plan para la dirección de Proyecto que
comprenden el Plan para la gestión del Salida
alcance del proyecto, el Plan de gestión
de los requisitos y la Línea base del Finalmente, las salidas están
alcance. Así mismo, se deben tener en comprendidas por: los Entregables
cuenta los Documentos del Proyecto aceptados, los cuales son formalmente
compuestos entre otros por el Registro firmados y aprobados por el cliente y
de lecciones aprendidas, los Informes los patrocinadores; la Información de
de calidad, la Documentación de desempeño del trabajo, que incluye
requisitos y la Matriz de trazabilidad de información sobre el avance del
los requisitos. proyecto, tal cómo los entregables que
han sido aceptados y los que no y las
Por su parte, intervienen también los razones de ello.
Entregables verificados, es decir, los
entregables del proyecto completados Ahora bien, también hacen parte de las
con exactitud, y los Datos de desempeño salidas del proceso las Solicitudes de
de trabajo, que pueden incluir el grado cambio, que comprenden los entregables
de cumplimiento con los requisitos, completados que no han sido aceptados
el número y la gravedad de las no formalmente y se deben documentar
conformidades, o el número de ciclos de junto a las razones del rechazo y en
validación realizados en un periodo de caso de que sea necesario, realizar una
tiempo determinado. solicitud de cambio para la reparación
de los defectos.
Herramientas y técnicas
Finalmente, las Actualizaciones a los
A su vez, las herramientas que documentos del proyecto como el
constituyen el proceso de Validar el Registro de lecciones aprendidas, la
Alcance comprenden la Inspección, que Documentación de requisitos y la Matriz
incluye actividades tales como medir, de trazabilidad de requisitos componen
examinar y validar, para determinar si se también salidas del presente proceso.
cumplen con los requisitos y los criterios

Formación Especializada
Controlar el alcance

07
Formación Especializada
<<<<< 0027

Controlar el alcance
Es el proceso por medio del cual se monitorea el estado
del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan
cambios a la línea de base del alcance. Se lleva a cabo a
lo largo de todo el proyecto.

Su beneficio clave es que permite que la línea base del alcance sea mantenida a lo
largo del proyecto.

A continuación, se presentan las entradas, herramientas y técnicas, y salidas del


proceso:

CONTROLAR EL ALCANCE

Entradas: Herramientas y técnicas: Salidas:


1. Plan para la dirección del proyecto 1. Análisis de datos 1. Información de
- Plan para la gestión del alcance - Análisis de variación desempeño del trabajo
- Plan de gestión de los requisitos - Análisis de tendencias 2. Solicitudes de cambio
- Plan de gestión de cambios 3. Actualizaciones al plan para la
- Plan de gestión de la configuración dirección del proyecto
- Línea base del alcance - Plan para la gestión del alcance
- Línea base de la medición del - Línea base del alcance
desempeño - Línea base del cronograma
2. Documentos del proyecto - Línea base de costos
- Registro de lecciones aprendidas - Línea base para la medición del
- Documentación de requisitos desempeño
- Matriz de trazabilidad de requisitos 3. Actualizaciones a los documentos
3. Datos de desempeño del trabajo del proyecto
4. Activos de los procesos de la - Registro de lecciones aprendidas
organización - Documentación de requisitos
- Matriz de trazabilidad de requisitos

Figura 8: Controlar el Alcance: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
0028 >>>

El Control del Alcance del proyecto el número de solicitudes aceptadas o


asegura que todas las acciones el número de entregables que se han
preventivas o correctivas se procesen verificado, validado y completado,
a través del proceso Realizar el control y los Activos de los procesos de la
integrado de cambios y permite organización que incluyen las políticas,
gestionar los cambios reales cuando procedimientos y guías existentes
aparecen. Recuerde que los cambios son relacionadas con el control del
inevitables, por lo tanto, es obligatorio alcance y los métodos de monitoreo
para todo proyecto contar con algún y comunicación y las plantillas que se
tipo de proceso de control de cambios, utilizarán, nutren también las entradas
si esto no se realiza, se denomina una del proceso.
acción de corrupción del alcance del
proyecto. Herramientas y técnicas
Entradas En cuanto a las herramientas y técnicas
se considera el Análisis de datos como
Las entradas del proceso Controlar el Análisis de variación, el cual es
el Alcance comprenden el Plan para utilizado para comparar la línea base
la dirección del proyecto, compuesto con los resultados reales y determinar
por el Plan para la gestión del alcance si la variación se encuentra en el monto
del proyecto, el Plan de gestión de los del umbral o si la acción correctiva o
requisitos, el Plan de gestión de cambios, preventiva es apropiada, y el Análisis
el Plan de gestión de la configuración, de tendencias, el cual examina el
la Línea base del alcance y la Línea desempeño del proyecto a lo largo
base para la medición del desempeño. del tiempo para determinar si está
Así mismo, se tendrán en cuenta los mejorando o por el contrario se está
Documentos del proyecto como el deteriorando.
Registro de lecciones aprendidas, la
Documentación de requisitos y la Matriz Salidas
de trazabilidad de requisitos.
El proceso de Controlar el Alcance
Ahora bien, los Datos de desempeño del otorga como salidas la Información
trabajo, que pueden incluir el número de desempeño del trabajo, el cual
de solicitudes de cambio recibidas, incluye correlaciones y contexto sobre el

Formación Especializada
<<<<< 0029

desempeño del alcance del proyecto y el producto en comparación con la línea base
del alcance; las Solicitudes de Cambio las líneas base del alcance y del cronograma
o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto.

Adicionalmente, las Actualizaciones del plan para la dirección del proyecto, que
pueden incluir el Plan para la gestión del alcance del proyecto, la Línea base del
alcance, la Línea base del cronograma, en caso de que los cambios requeridos del
cronograma sean muy importantes, la Línea base de costos, los cuales se incorporan
en respuesta a los cambios aprobados en el alcance del proyecto, los recursos o las
estimaciones de costos y la Línea base para la medición del desempeño.

Finalmente, se obtiene como salida las Actualizaciones a los documentos del


proyecto que incluyen el Registro de lecciones aprendidas, la Documentación de
requisitos y la Matriz de trazabilidad de requisitos, que es un instrumento que nos
sirve para medir las desviaciones del alcance.

Formación Especializada
0030 >>>

Conclusiones
La Gestión del Alcance incluye los pueden aplicarse de distintas formas
procesos que permiten definir y y puede ser necesario poner en
controlar que debemos entregar consideración ciertas adaptaciones
cómo debemos entregarlo y en qué según las políticas y los estándares
momento debemos realizar estas de la organización y las entidades
entregas para cumplir a cabalidad con involucradas en el desarrollo del
los requisitos y la satisfacción de los proyecto.
interesados y clientes.

A través de este manual, pudimos


identificar los procesos implicados en
la Gestión del Alcance, los cuales le dan
el rigor necesario a la determinación de
requisitos y las actividades requeridas
para garantizar el cumplimiento y la
satisfacción de los interesados.

Tenga en cuenta que, dependiendo


del tipo de proyecto, estos procesos

Formación Especializada
<<<<< 0031

Anexo - Diagrama de contexto


El diagrama de contexto es un ejemplo visual de un modelo del alcance, en el cual se
presenta un sistema de negocio (proceso, equipamiento, sistema de información,
entre otros) y sus interacciones con las personas y con otros sistemas o actores.

Usuarios internos Usuarios externos

Directores de Agencias de
contratación contratación

Perfiles de Publicaciones
Usuarios de Trabajos
Internos Externos
Asociados Solicitantes
internos de empleo

Publicaciones Perfiles de
de Trabajos Usuarios
Internos Externos
Contratistas internos Sitios Web de
a tiempo completo o trabajos
tiempo parcial externos

Usuarios internos Usuarios externos

Figura 9: Diagrama de contexto.


Tomado de (Project Management Institute, 2017)

Formación Especializada
PROCESOS DE LA GESTIÓN
DEL ALCANCE

Bibliografía
Project Management Institute. (2017). A Guide
To The Project Management Body Of Knowledge
(PMBOK Guides). 6a. edición.