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CURTIEMBRE LA UNIÓN

S.R.L.

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PROCEDIMIENTOS CANCELA A:00


DE
AFECTA A : Toda la
COMUNICACIONES empresa
INTERNAS Y
EXTERNAS

REDACCION Y EDICIÓN: GERENTE GENERAL: 15-11-16

REVISION Y APROBACION: GERENTE GENERAL (FECHA DE APROBACION)

I. OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las responsabilidadesy
mecanismos para asegurar la correcta comunicación interna en la empresa Curtiembre “La
Unión”, así como regular y asegurar la comunicación externa y de terceras partes de la
empresa.

II. ALCANCE
Es aplicable a toda la organización, desde la fecha de aprobación del mismo. Abarca las
comunicaciones externas e internas de la organización, en actividades relacionadas con:

- Comunicar la política, los objetivos, metas ambientales y otros puntos relevantes del S.G.A.
a todo el personal.

-Informar sobre la evolución del comportamiento ambiental de Curtiembre “La Unión” a todas
las partes interesadas.

- Recibir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión


ambiental.

-Comunicar los resultados de carácter general de las auditorias y revisiones del sistema de
gestión a todas las personas implicadas.

-Dar a conocer la política ambiental y los aspectos más relevantes del sistema de gestión al
exterior, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas
externas.

**Queda fuera del alcance del presente procedimiento, las comunicaciones de carácter
rutinario en cualquiera de las áreas de la empresa Curtiembre “La Unión”.

III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA


 ISO 14001-2004
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IV. DEFINICIONES

Comunicación interna: Aquella que se establezca entre individuos pertenecientes a


cualquiera de las áreas de trabajo dentro de la empresa.

Comunicación externa: Aquella que se establece entre la empresa y cualquier parte


interesada externa.

V. RESPONSABILIDADES

1. GERENTE GENERAL:
 Revisar y aprobar el procedimiento ambiental de comunicaciones internas y
externas.
 Contratar a una consultora ambiental que implemente el SGA en la empresa,
que cumpla con los siguientes requisitos:
o Estar registradas en el Registro Nacional de Consultoras Ambientales.
o Tener como mínimo tres años de experiencia en implementación de ISO
14001 – 2004.

2. EQUIPO TÉCNICO – CONSULTORA AMBIENTAL CONTRATADA

 Elaborar el procedimiento de comunicaciones internas y externas.


 Mantener el procedimiento de comunicaciones internas y externas actualizados
anualmente.

3. JEFE DE OPERACIONES:
 Encargado de difundir el procedimiento de comunicaciones internas y externas.
a todos los trabajadores a su cargo.
 Encargado de la supervisar el cumplimiento de las comunicaciones internas en
toda la empresa.
4. ENCARGADO DE AREA:
 Supervisar el cumplimiento del procedimiento de comunicaciones internas en
el are de la empresa a su cargo.
 Intermediarios entre el jefe de operaciones y los operarios a su cargo.
5. OPERARIOS:
 Cumplir con el procedimiento de comunicaciones internas en la empresa.
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VI. ACTIVIDADES
 En Curtiembre “La Unión” S.A.C. además de las comunicaciones internas y externas se
hace diferencia entre comunicaciones Formales e Informales.
 COMUNICACIÓN FORMAL: Aquella que hace referencia explícita a la
documentación y/o actividades del SGA, es documentada y registrada
según el procedimiento que se describirá con detalle en los siguientes
puntos. Las comunicaciones externas son comunicaciones de este tipo.
 COMUNICACIÓN INFORMAL: Se entiende por comunicación “Informal”
las consultas, informaciones o cualquier otro tipo de cuestiones que
surgen en el día a día y de las cuales no existe evidencia escrita.
1. COMUNACIONES INTERNAS (C.I.).
 Se considera como comunicación interna lo siguiente:
*consultas y sugerencias internas
*información impartida a los trabajadores (política, objetivos, metas,
cronogramas de actividades, eventos, información de emergencia, etc)
a) CONSULTAS Y RECOMENDACIONES HECHAS POR EL PERSONAL DE LA
EMPRESA REFERIDAS A LA GESTIÓN AMBIENTAL:
 Cualquier personal de Curtiembres “La Unión” que desee comunicarse con
un estamento superior para dar a conocer alguna duda o consulta acera del
S.G.A. deberá llenar la “Solicitud de Información y Sugerencias” cuyo
formato figura en el ANEXOI.
 Las Solicitudes de información y sugerencias estarán a disposición de todos
los trabajadores, siendo su única ubicación junto al buzón de sugerencias,
este a su vez servirá como depósito de todas las solicitudes de información
y sugerencias llenadas.
 Dos veces por semana por el Gerente General revisara el buzón, procesara
y evaluara la solicitud y/o sugerencia y contestara de forma inmediata al
particular interesado (respuesta escrita dirigida al emisor) , de ser
necesario dará a conocer al personal que considere oportuno a través del
correo electrónico.
 Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto y sea
considerada como procedente, se solicitara la presencia de la persona a la
aula va dirigido el mensaje y se procederá a contestar al particular
interesado (respuesta escrita dirigida al emisor) , y de ser necesario se dará
a conocer al personal que considere oportuno a través del correo
electrónico.
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EXTERNAS

 En el caso de las comunicaciones internas, se considerará valida la vía del


correo electrónico como medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el
formato de anexado al final del presente procedimiento.

b) COMUNICACIÓN DE ASPECTOS IMPORTANTES DEL SISTEMA DE GESTION


AMBIENTAL: Abarca temas de interés como política, objetivos, metas,
programas, procedimientos de emergencia, responsabilidades, indicaciones
operacionales, cronogramas de capacitaciones, etc.
 el gerente general y jefe de operaciones coordinan los detalles de
comunicación a los operarios (día, hora, fecha, tema específico de
comunicación).
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Su comunicación debe de ser mediante
reuniones presenciales, que no sustituirán a las capacitaciones
necesarias sobre los mismos temas, sino que servirán como apoyo.
Además se hará uso de otros mecanismos de comunicación como:
 boletines internos
 tableros de noticias
 sitios de intranet.
 El encargado de comunicar los aspectos importantes del SGA es el
gerente general.
c) COMUNICACIÓN DE OTROS TEMAS NO RUTINARIOS: (horarios, indicaciones
menores, etc.)
Se comunicaran mediante oralmente y de ser necesario con:
 boletines internos
 tableros de noticias
 sitios de intranet
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INTERNAS Y
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2. COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.).


 Las comunicaciones externas incluyen:
o T odas las Respuestas a demandas de información del S.G.A. por parte de
las partes interesadas externas (clientes, proveedores o subcontratistas,
público en general, etc.).
o Información acerca del S.G.A. que voluntariamente la empresa comparte
con las partes interesadas externas y el público en general.
 Cualquier petición externa de información relacionada con el sistema de gestión
medioambiental debe ser recibida de forma escrita.
 La petición deberá estar dirigida a la gerencia de Curtiembre “La Unión”, la
solicitud será recibida por el jefe de operaciones y elevada a la gerencia. El
Gerente General se encargara de evaluar si la solicitud procede o no procede, en
caso de proceder emitirá una respuesta escrita dirigida al emisor , esta respuesta
contendrá información documentada del S.G.A. di es considerado conveniente
por el gerente general.
 Solo el gerente general puede dar respuesta a comunicaciones externas.
 Al ser recibido por el jefe de operaciones este llenara el registro de
“comunicaciones externas”, cuyo formato figura en el ANEXO II .
 Las comunicaciones externas que el gerente crea necesario, serán subidas a por
el mismo a la página de intranet de la empresa, además de ser repartida en forma
de folletos.
 Comunicación externa a Subcontratistas:
En el ámbito de la comunicación y difusión de información ambiental, Curtiembre
“La Unión”, no limita sus acciones comunicativas a la contestación de peticiones
de información sino que además, informa periódicamente de:

Tipo o contenido de la Responsabilidad Destinatarios Frecuencia Canal de


información distribución

Política Ambiental
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PROCEDIMIENTOS
DE CANCELA A:00
COMUNICACIONES
AFECTA A : Toda la
INTERNAS Y
empresa
EXTERNAS

Aspectos Ambientales A su -Correo o


significativos aprobación y entrega en
Subcontratistas actualización mano
Requisitos legales ( Choferes (Manual
Gerente General autónomos) del
Actuación en
Conductor)
situaciones de
emergencia MA

VII. REGISTROS:
 Registro de comunicaciones externas
 Los formatos de “Solicitud de Información y Sugerencias” servirán como
registros de comunicaciones internas.
VIII. ACTUALIZACION
 Los registros serán guardados durante 3 años, y el procedimiento se revisará
anualmente para hacer las modificaciones necesarias.
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ANEXO I:
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PROCEDIMIENTOS
DE AFECTA A : Toda la
COMUNICACIONES empresa
INTERNAS Y
EXTERNAS

SOLICITUD DE INFORMACION Y SUGERENCIAS


En esta hoja puedes hacernos llegar tus comentarios o sugerencias, las sugerencias y opiniones
son de importancia para Curtiembre “La Unión”.

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FECHA: ………………….. /…………………. /………………...

SUGERENCIAS O COMENTARIOS:

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Nombre y Apellidos: …………………………………………………………………………………………
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Cargo que ocupa en la empresa: ................................................………………………
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Nombre del Responsable directo: ........................................................................
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Consulta o sugerencia dirigida a:……………………………………………………………..

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ANEXO II
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DE
COMUNICACIONES
INTERNAS Y
EXTERNAS

COMUNICACIONES EXTERNAS

"LA UNION" Comunicaciones Externas


Análisis y
Código Fecha y vía de Breve descripción del comunicado Externo (Datos del Fecha y vía
decisión
Interno Recepción destinatario, motivo de la consulta, petición, queja, etc.) de emisión
adoptada
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