Está en la página 1de 4

I.

OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios, responsabilidades y
mecanismos para asegurar la correcta comunicación interna en la empresa PETROMIX
CORPORACION, así como regular y asegurar la comunicación externa y de otras partes
interesadas de la empresa.

II. ALCANCE
Es aplicable a toda la organización, desde la fecha de aprobación del mismo. Abarca las
comunicaciones externas e internas de la organización, en actividades relacionadas con:

- Comunicar la política, los objetivos, metas ambientales y otros puntos relevantes del S.G.A. a
todo el personal.

- Informar sobre las mejoras continuas a nivel ambiental de PETROMIX CORPORACION a todas
las partes interesadas

- Recibir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión


ambiental.

- Comunicar los resultados de carácter general de las auditorias y revisiones del sistema de
gestión a todas las personas implicadas

- Dar a conocer la política ambiental y los aspectos más relevantes del sistema de gestión al
exterior, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas
externas.

III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA


 ISO 14001-2015

IV. DEFINICIONES:

 Comunicación interna: Aquella que se establezca entre individuos pertenecientes a


cualquiera de las áreas de trabajo dentro de la empresa.
 Comunicación externa: Aquella que se establece entre la empresa y cualquier parte
interesada externa.
V. RESPONSABILIDADES

1. GERENTE GENERAL:
 Revisar y aprobar el procedimiento ambiental de comunicaciones internas y
externas.

2. SUPERVISOR DE MEDIO AMBIENTE


 Elaborar el procedimiento de comunicaciones internas y externas.
 Mantener el procedimiento de comunicaciones internas y externas actualizados
anualmente.

 Supervisar el cumplimiento del procedimiento de comunicaciones internas en


la empresa.

 Intermediario entre el jefe de SSOMA y los colaboradores a su cargo.

3. SUPERVISORES DE OPERACIONES:
 Encargados de difundir el procedimiento de comunicaciones internas y
externas. a todos los trabajadores a su cargo.
 Encargados de la supervisar el cumplimiento de las comunicaciones internas en
toda la empresa.

 Intermediarios entre el jefe de Operaciones y los colaboradores a su cargo.

4. COLABORADORES:
 Cumplir con el procedimiento de comunicaciones internas en la empresa.

VI. ACTIVIDADES

 En PETROMIX CORPORACION además de las comunicaciones internas y externas se


hace diferencia entre comunicaciones Formales e Informales.
 COMUNICACIÓN FORMAL: Aquella que hace referencia explícita a la
documentación y/o actividades del SGA, es documentada y registrada
según el procedimiento que se describirá con detalle en los siguientes
puntos. Las comunicaciones externas son comunicaciones de este tipo.
 COMUNICACIÓN INFORMAL: Se entiende por comunicación “Informal”
las consultas, informaciones o cualquier otro tipo de cuestiones que
surgen en el día a día y de las cuales no existe evidencia escrita.
1. COMUNICACIONES INTERNAS (C.I.).
 Se considera como comunicación interna lo siguiente:
*consultas y sugerencias internas
*información impartida a los trabajadores (política, objetivos, metas,
cronogramas de actividades, eventos, información de emergencia, etc)
a) CONSULTAS Y RECOMENDACIONES HECHAS POR EL PERSONAL DE LA
EMPRESA REFERIDAS A LA GESTIÓN AMBIENTAL:
 Cualquier personal de Curtiembres “La Unión” que desee comunicarse con
un estamento superior para dar a conocer alguna duda o consulta acera del
S.G.A. deberá llenar la “Solicitud de Información y Sugerencias” cuyo
formato figura en el ANEXOI.
 Las Solicitudes de información y sugerencias estarán a disposición de todos
los trabajadores, siendo su única ubicación junto al buzón de sugerencias,
este a su vez servirá como depósito de todas las solicitudes de información
y sugerencias llenadas.
 Dos veces por semana por el Gerente General revisara el buzón, procesara
y evaluara la solicitud y/o sugerencia y contestara de forma inmediata al
particular interesado (respuesta escrita dirigida al emisor) , de ser
necesario dará a conocer al personal que considere oportuno a través del
correo electrónico.
Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto y sea considerada
como procedente, se solicitara la presencia de la persona a la aula va dirigido el
mensaje y se procederá a contestar al particular interesado (respuesta escrita
dirigida al emisor) , y de ser necesario se dará a conocer al personal que considere
oportuno a través del correo electrónico
 En el caso de las comunicaciones internas, se considerará valida la vía del
correo electrónico como medio de comunicación, pudiéndose no utilizar el
formato de anexado al final del presente procedimiento.

b) COMUNICACIÓN DE ASPECTOS IMPORTANTES DEL SISTEMA DE GESTION


AMBIENTAL: Abarca temas de interés como política, objetivos, metas,
programas, procedimientos de emergencia, responsabilidades, indicaciones
operacionales, cronogramas de capacitaciones, etc.
 el gerente general y jefe de operaciones coordinan los detalles de
comunicación a los operarios (día, hora, fecha, tema específico de
comunicación).
 MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Su comunicación debe de ser mediante
reuniones presenciales, que no sustituirán a las capacitaciones
necesarias sobre los mismos temas, sino que servirán como apoyo.
Además se hará uso de otros mecanismos de comunicación como:
 boletines internos
 tableros de noticias
 sitios de intranet.
 El encargado de comunicar los aspectos importantes del SGA es el
gerente general.
c) COMUNICACIÓN DE OTROS TEMAS NO RUTINARIOS: (horarios, indicaciones
menores, etc.)
Se comunicaran mediante oralmente y de ser necesario con:
 boletines internos
 tableros de noticias
 sitios de intranet

2. COMUNICACIONES EXTERNAS (C.E.).


 Las comunicaciones externas incluyen:
o T odas las Respuestas a demandas de información del S.G.A. por parte de
las partes interesadas externas (clientes, proveedores o subcontratistas,
público en general, etc.).
o Información acerca del S.G.A. que voluntariamente la empresa comparte
con las partes interesadas externas y el público en general.
 Cualquier petición externa de información relacionada con el sistema de gestión
medioambiental debe ser recibida de forma escrita.
 La petición deberá estar dirigida a la gerencia de Curtiembre “La Unión”, la
solicitud será recibida por el jefe de operaciones y elevada a la gerencia. El
Gerente General se encargara de evaluar si la solicitud procede o no procede, en
caso de proceder emitirá una respuesta escrita dirigida al emisor , esta respuesta
contendrá información documentada del S.G.A. di es considerado conveniente
por el gerente general.
 Solo el gerente general puede dar respuesta a comunicaciones externas.
 Al ser recibido por el jefe de operaciones este llenara el registro de
“comunicaciones externas”, cuyo formato figura en el ANEXO II .
 Las comunicaciones externas que el gerente crea necesario, serán subidas a por
el mismo a la página de intranet de la empresa, además de ser repartida en forma
de folletos.
 Comunicación externa a Subcontratistas:
En el ámbito de la comunicación y difusión de información
ambiental, Curtiembre “La Unión”, no limita sus acciones
comunicativas a la contestación de peticiones de información
sino que además, informa periódicamente de:

VII. REGISTROS:
 Registro de comunicaciones externas
 Los formatos de “Solicitud de Información y Sugerencias” servirán como
registros de comunicaciones internas.
VIII. ACTUALIZACION
Los registros serán guardados durante 3 años, y el
procedimiento se revisará anualmente para hacer las
modificaciones necesarias.

Tipo o contenido de la Responsabilidad Destinatarios Frecuencia Canal de


información distribución
Política Ambiental

Aspectos Ambientales -Correo o


significativos Gerente General
entrega en
A su
Subcontratistas mano
aprobación y
Requisitos legales ( Choferes (Manual
actualización
autónomos) del
Actuación en Conductor)
situaciones de
emergencia MA