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Tema de la clase: GESTIÓN DEL TIEMPO
El o la estudiante comprenderá conceptos y teorías relacionadas a la gestión del tiempo y
aprenderá técnicas practicas para aplicarlas en su rutina diaria de trabajo.
¿QUÉ PUEDES HACER PARA ORGANIZARTE MEJOR Y QUE, SI
LO APLICARAS REGULARMENTE,

REPRESENTARÍA UNA GRAN DIFERENCIA POSITIVA EN TU VIDA


PERSONAL Y PROFESIONAL?
¿Sabías
que…

ANTES DE LA MITAD DE LA JORNADA, ¿LA MAYORÍA DE TRABAJADORES


SIENTEN QUE NO HAN APROVECHADO BIEN SU TIEMPO?
Síntomas de Una forma de saber si no estás organizando bien tu tiempo
una mala es identificar si presentas los siguientes síntomas:
administración
• Sales tarde del trabajo • No llevas un plan diario de tus
del tiempo tareas
• Reuniones largas que se desvían
del tema • No tienes en cuenta los
• Te llenas de tareas por no saber imprevistos al planificar
decir “no” • Le das más importancia a lo que
• Tus objetivos son confusos o hay que hacer (tareas) y no a lo
cambiantes que quieres obtener (objetivos)
• Le dedicas más tiempo a • No tienes conocimiento de las
perfeccionar lo que ya hiciste personas que influyen en tus
decisiones y/o tareas
• Los acuerdos a los que llegas no
tienen plazos acordados • Realizas las tareas de los demás
al final, tu mismo
• Te das cuenta al final de una
entrevista que demoró más de lo • Estrés
que planeabas • Resfriados permanentes
• No llevas el tiempo de las • Humor irritable
actividades que realizas
• Cansancio permanente
Síntomas de
una mala
administración
del tiempo

Si al menos identificaste 6 de los síntomas anteriores,


necesitas gestionar mejor tu tiempo
Para hacer un buen empleo del tiempo es necesario
Primer
comprender el significado de estos términos:
Paso
EFICIENCIA EFICACIA
Eficiencia Hacer las cosas bien, Hacer lo que realmente hay que hacer,
se centra en el cómo. se centra en el fin.
Eficacia Es positiva, pero no garantiza Es positiva, pero no garantiza
Efectividad resultados. calidad.

Para una adecuada gestión del tiempo, se


tiene que tener en cuenta ambos criterios:

EFECTIVIDAD = EFICIENCIA + EFICACIA

Lograr los resultados esperados en el tiempo


esperado, con la calidad esperada.
EL PRINCIPIO DE PARETO
Principios El 20% del tiempo de trabajo de una persona
de la contribuye al 80% de los resultados.
efectividad

20% esfuerzo

80% resultados

80% esfuerzo

20 % resultados
Principios LEY DE PARKINSON
de la CURVA DEL ESFUERZO
“Todo trabajo se dilata
efectividad indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible para
su completa realización”.

Si se asigna una hora a una tarea,


es casi seguro que llevará una hora

Esfuerzo
hacerla. 1 mes antes de
la entrega Día de la
entrega
Si se asigna sólo media hora,
posiblemente ocupará poco más de
esa media hora.
El reto es asignar tiempo suficiente,
pero no excesivo, para evitar la Tiempo disponible
procrastinación y dilatación del
tiempo.
Principios El tiempo que requiere una tarea
de la crece en proporción al número de
efectividad veces que la hemos interrumpido y
reanudado.

Cuando nos enfrentamos a tareas medianamente largas es


muy difícil hacerlas en un solo momento. Es preciso dividirlo
en etapas.
Sin embargo, cuando se retoma no se empieza en el punto que
se interrumpió, sino que se requiere de un momento para
revisar lo avanzado, recordar la información y planificar lo
siguiente que también toma un tiempo.
Por lo general, este tiempo excedente no es previsto en las
planificaciones.
Gestión de A menudo durante nuestra jornada suceden
imprevistos que no estaban programados o
imprevistos planificados.
Es importante aprender a gestionarlos para tomar una
decisión sobre cuando realizarlo:

Para eso puedes realizarte las siguientes preguntas:

¿cuáles son las


¿para cuando consecuencias o ¿es
necesita ser resuelto? efectos de no importante/necesario
Corto o largo plazo hacerlo? Poco o muy que lo haga yo?
importante
Aprende a
administrar
1. Las visitas inoportunas

• Coloque un límite de tiempo al comienzo de cada visita.


• Céntrese en lo esencial, no divague.
• Retome a su interlocutor cuando se vaya del tema.
• Si algunos miembros de su equipo entran y salen
constantemente de su despacho, pídales que acumulen
varios temas cada vez que vengan para tratarlos
conjuntamente.
• Atiéndalo para programar una cita en otro momento si se
encuentra muy ocupado.
Aprende a
administrar
2. Llamadas y uso del celular

• Establece periodos preferentes para realizar llamadas


• Agrupe las llamadas que ha decidido hacer para realizarlas
en un solo momento
• Anote lo acordado en la llamada al colgar: fechas, cifras,
temas acordados.
• Cuando inicies una tarea importante, silencia o apaga el
móvil.
Aprende a 3. Reuniones
administrar
• Establezca objetivos y agenda.
• Comience y termine a la hora prevista.
• Convoque sólo a aquellos cuya presencia es necesaria
• Permita a los participantes incorporarse o marcharse una vez
terminada su aportación
• Mantenga y retome el punto de discusión de la agenda.
• Al terminar resuma las conclusiones y tareas asignadas,
asegurando que todos conozcan exactamente que deben hacer.
• Levante acta y cerciórese de que se distribuye antes de las 48
horas de celebrada la reunión.
• Analice periódicamente sus reuniones y saque conclusiones para
mejorar su eficacia.
Registro Para que tengas mayor claridad sobre cómo organizas
semanal de tu tiempo y en qué debes mejorar, proponemos que
tu jornada realices un registro durante una semana normal de
laboral trabajo:
1. Anota en una libreta todas las tareas que realices
durante tu jornada, puedes hacerlo durante el día o
al final del mismo.
2. Califica la importancia que tiene para el
cumplimiento de tus objetivos y el tiempo del que
dispones, puedes colocar A, B o C.
3. Recoge también las interrupciones, como
llamadas, mensajes, reuniones imprevistas y el
medio (teléfono, visita, chat), y quién fue.
Registro
semanal de
tu jornada 4. Clasifica todas las tareas que anotaste durante la
laboral semana en tantas categorías como te parezca
oportuno sin miedo a excederte.
Es mejor contar con más categorías que después puedes integrar, que
intentar calzar tareas en categorías que no corresponden.

5. Asigna un porcentaje del tiempo invertido en


relación a tu jornada diaria a cada tarea realizada.
Por ejemplo, si tu jornada es de 8 horas, y tuviste una reunión de 2, el
porcentaje sería de: 25%
Registro
semanal de 6. Analiza la información que has recogido y responde
tu jornada a las siguientes preguntas:
laboral • ¿Contribuye cada cosa que haces a los objetivos que estás tratando de
lograr?
• ¿Estás haciendo cosas que no sería necesario hacer porque no
repercuten sobre tus objetivos?
• ¿Hay actividades que podrías desarrollar, con suficiente eficacia, -o, al
menos, con más rentabilidad- otra persona?
• ¿Qué pasaría si no se hubieras hecho una actividad tipo A?
• ¿Qué pasaría si no se hubieras hecho una actividad tipo C?
• ¿Podrías modificar o combinar unas actividades con otras?
• ¿Podrías dedicarle menos tiempo a una tarea sin dejar de obtener los
mismos resultados?
• ¿A qué actividades debes de dedicar más tiempo?
Registro
semanal de 7. Planificación y programación
tu jornada
laboral Planificación Programación
Todas las tareas que tienes Tiempo y plazos en los que
que realizar realizarás las tareas.

Ahora que tienes la lista de tareas que tienes que


realizar agrupadas en categorías y rangos de
importancia, ordénalo en tu sistema de organización
de preferencia (agenda escrita, calendario, agenda
virtual, etc.) y prográmalo, asignando un tiempo.
Puedes utilizar el siguiente esquema para planificar tu
Plantillas
rutina diaria, incluyendo tareas según prioridad,
de imprevistos, llamadas y reuniones.
organizació
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