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I Actualidad y Aplicación Práctica

Gastos de vehículos asignados a la dirección,


representación o administración de las empresas
Ficha Técnica en los cuales no se permite su deducción si se tenia la obligación de bancarizar
(señalados en el artículo 44° de la LIR). conforme a la Ley N° 28194, pues caso
Autora : Vanessa Chávez Samanez contrario se perderá el derecho a usar
Además es importante considerar el
Título : Gastos de vehículos asignados a la direc- el gasto.
aspecto formal para poder usar un gas-
ción, representación o administración de
las empresas
to, es decir verificar si contamos con la
documentación respectiva, y sobre todo 3. Renta
Fuente : Actualidad Empresarial Nº 294 - Primera que dicho gasto esté sustentado en un
Quincena de Enero 2014 comprobante de pago válido (conforme 3.1. Límites deducción del gasto de
al Reglamento de Comprobantes de Pago) vehículos antes de la dación del
que sustente dicho gasto. Decreto Legislativo N° 1120
1. Introducción Al respecto nuestro Tribunal Fiscal se ha Los límites establecidos para los gastos de
pronunciado mediante la RTF Nº 1377- este tipo de vehículos estaban regulados
Próximos a la declaración jurada anual expresamente para los vehículos automo-
de renta, es importante revisar algunas 1-2007 (23.02.07): “La exigencia de
deducir del Impuesto a la Renta los tores de las categorías A2, A3 y A4, confor-
precisiones respecto a la deducción de me a la clasificación prevista en la Ley de la
los gastos de los mismos para la correcta gastos que se encuentren sustentados
en comprobante de pago emitidos Industria Automotriz y su Reglamento, así
determinación, a fin de evitar errores y como las normas que regulan la clasifica-
futuras contingencias que podrían afectar de conformidad con las disposiciones
establecidas en el Reglamento de ción de vehículos automotores del servicio
la rentabilidad de la empresa. público de pasajeros y carga de transporte
Comprobantes de Pago es aplicable
Mediante el siguiente informe práctico, en el caso de operaciones respecto terrestre, incluidos los de tracción de las
vamos a analizar uno de los aspectos de las cuales exista la obligación de de dos (2) ruedas comprendidos en estas
importantes de la empresa respecto a los emitir dichos documentos. En caso categorías. Por ello las camionetas tipo pick
gastos incurridos por vehículos asignados contrario, el sustento del desembolso up de tracción doble 4x4 anteriormente
a actividades de dirección, representación podrá efectuarse con otros documentos no se encontraban comprendidas dentro
y administración de la empresa, con que sustenten la contabilidad y/o se del alcance de este límite, las cuales para
referencia a la última modificación de encuentren relacionados con hechos ser deducidas bastaba solo demostrar
la Ley del Impuesto a la Renta dada por susceptibles de generar obligaciones la causalidad del gasto con la actividad
el Decreto Legislativo Nº 1120 (el 18 tributarias”. generadora de la renta.
de julio de 2012), donde se modificó el Asimismo, recordemos que este criterio
inciso w) del artículo 37° de la LIR, el Otro aspecto importante es comprobar
que exista fehaciencia en el mismo, es fue recogido por la Sunat mediante la
cual regula los gastos incurridos por los Carta Nº 168-2007-SUNAT/200000,
vehículos automotores, y se encuentra decir, no basta que cumpla el principio
de causalidad del gasto, y de que exista en donde concluyó que las limitaciones
vigente desde el 1 de enero de 2013. cuantitativas establecidas en el inciso w)
un comprobante de pago válidamente
emitido, sino que además, dicho compro- del artículo 37° de la LIR2, solo era de
2. Aspectos a considerar en la bante o documento sustentatorio debe ser aplicación a los vehículos automotores
determinación del gasto fehaciente. Sobre este punto el Tribunal comprendidos en las categorías A2, A3
Fiscal establece lo siguiente mediante la y A4. De igual forma opinó en su Carta
Para establecer la renta neta de tercera cate-
RTF Nº 11167-1-2010 (22.09.10): “… N° 092-2010-SUNAT/200000 que: “Las
goría se podrá deducir de la renta bruta los
Por otro lado, si bien resulta razonable camionetas tipo pick up de tracción
gastos necesarios para producirla y mante-
que se incurra en gastos de combustible 4x4 no estaban incluidas en los límites
ner su fuente siempre que dicha deducción
para el funcionamiento de sus unidades establecidos del inciso w), así como
no se encuentre manifiestamente prohibida
de transporte, de la documentación tampoco cualquier vehículo automotor
por la Ley del Impuesto a la Renta.
presentada por ella durante la fiscali- de más de dos ruedas distintas a las
Asimismo, para considerar que un gasto zación, no se encuentra acreditado en categorías A2, A3 y A4”.
es deducible necesariamente deberá forma fehaciente que tales gastos hu- También mediante el Informe N°
cumplir con el principio de causalidad, bieran sido efectivamente utilizados en 007-2003-SUNAT/2B0000, la Admi-
regulada en el artículo 37° de la LIR. la generación de la renta gravada…”. nistración Tributaria estableció que:
Sobre el principio de causalidad, señala el
En consecuencia, de no mostrarse la “…los gastos incurridos en unidades
profesor Roque García Mullín: “En forma
fehaciencia, se originará la generación vehiculares clasificadas en categorías
genérica, se puede afirmar que todas
de reparos por gastos realizados en diferentes a las que se refiere el literal
las deducciones están en principio
operaciones no reales y que no están w) del artículo 37° del TUO de la Ley
regidas por el principio de causalidad,
destinados a generar renta, los que de del Impuesto a la Renta, serán dedu-
o sea que solo son admisibles aquellas
acuerdo al artículo 55° del TUO de la cibles en la medida que se acredite la
que guarden una relación causal di-
Ley del Impuesto a la Renta constituyen relación de causalidad de dichos gastos
recta con la generación de la renta o
una disposición indirecta de renta no con la generación de la renta y el man-
con el mantenimiento de la fuente en
susceptible de posterior control tributario, tenimiento de su fuente…”.
condiciones de productividad”1.
resultando que se gravará además con la En conclusión, hasta el 31 de diciembre
Por otro lado, hay que considerar que tasa adicional del 4.1%. de 2012 eran deducibles (sin ningún
algunos gastos se encuentran sujetos a
Finalmente, hay que diferenciar si dicha límite tributario) los gastos incurridos en
límites legales y que existen supuestos
operación califica como gasto o como
1 GARCÍA MULLÍN, Juan Roque. Manual del impuesto a la renta.
Santo Domingo, 1980; página 122.
costo o si se trata de un activo fijo o 2 Número de vehículos a que se tenía derecho según la tabla ubicada
en el literal r) del artículo 21° del Reglamento de la LIR.

I-14 Instituto Pacífico N° 294 Primera Quincena - Enero 2014


Área Tributaria I
vehículos automotores de las categorías la empresa según sea para fines propios Ingresos netos
Número de vehículos
B1.3 y B1.4 (camionetas tipo pick up del giro del negocio o para aquellos anuales
4x2 y 4x4), siempre que las empresas destinados a las actividades de dirección, Hasta 3,200 UIT 1
cumplieran con demostrar la “causalidad administración y representación. Hasta 16,100 UIT 2
del gasto”; es decir, demostrar que dicho Hasta 24,200 UIT 3
gasto se generó en la producción de la 3.2.2. Vehículos destinados a las acti- Hasta 32,300 UIT 4
renta gravada y el mantenimiento de la vidades del giro del negocio Más de 32,300 UIT 5
fuente productora de esta. O también llamados “vehículos operati-
vos”, son aquellos de las categorías A2, A3 Por último, una vez que la empresa ha
3.2. Límites deducción del gasto de y A4 que resultan estrictamente indispen- determinado el límite cuantitativo de
vehículos luego de la entrada en sables y se apliquen en forma permanente vehículos que tiene derecho a deducir
vigencia del Decreto Legislativo para la generación de ganancia y/o renta tributariamente y que el mismo no supere
N° 1120 (vigente para el ejercicio para la empresa, y se utilizan de manera las 30 UIT del año de adquisición, se
2013) permanente al desarrollo de sus actividades deberá identificar el mismo en el primer
Con la modificación del literal w) del artí- propias. Como ejemplo de esta situación año que resulte aplicable en la respectiva
culo 37° de la LIR3 y vigente a partir del están las empresas dedicadas al servicio de declaración jurada anual, el cual produci-
1 de enero de 2014, se incluyó dentro de taxi, transporte turístico, al arrendamiento rá efectos durante cuatro ejercicios grava-
los gastos deducibles sujeto a límites a los o cualquier otra forma de cesión en uso de bles; una vez transcurrido ese periodo, se
vehículos automotores de las categorías automóviles, así como de empresas que deberá efectuar una nueva identificación
B1.3 y B1.4 (camionetas distintas a la realicen otras actividades que se encuen- y el porcentaje será determinado de
pick up y sus derivados, de tracción 4x2 tren en situación similar, conforme a los acuerdo al siguiente esquema:
y 4x4), lo cual limita considerablemente criterios que se establezcan por reglamento.
la opción de las empresas en contemplar
Gastos de los vehículos A2, A3, A4, B1.3 y
como deducibles los gastos que prove- 3.2.3. Los vehículos destinados a las B1.4 que otorguen derecho según la tabla
nían de las denominadas “camionetas actividades de dirección ----------------------------------------------------------
4x2 y 4x4”. Aquellos que las empresas asignan a sus
Total de gastos de los vehículos en propiedad
o posesión de la empresa
Asimismo, la adquisición de vehículos áreas administrativas y/o gerenciales
destinados a las áreas de dirección, admi- para la representación de la empresa,
Para aquellas empresas que recién inicien
nistración y representación de la empresa en esta clasificación están incluidos
actividades consideraran como ingresos
tiene un límite de 30 UIT en la adquisición aquellos de las categorías A2, A3, A4,
netos anuales el monto que surja de
de estos como condición para poder de- B1.3 y B1.4 que no están incursos en la
multiplicar por doce el promedio de
ducir los gastos correspondientes. definición de vehículos operativos o del
ingresos netos obtenidos en el ejercicio
giro del negocio.
Ahora con el cambio normativo, las de identificación, esta determinación
empresas tienen la obligación no solo Encontramos la siguiente clasificación en podrá ser modificada tomando en cuenta
demostrar la “causalidad del gasto”, sino el art. 21º del Reglamento de la Ley del los ingresos netos correspondientes al
que además deberán incluir a dichos ve- Impuesto a la Renta inc. r), núm. 1: ejercicio gravable inmediato siguiente al
hículos en el límite cuantitativo expresado de iniciación.
en las tablas que recoge el nuevo texto de Categoría A2 De 1,051 a 1,500 cc.
las normas modificadas. Ingresos netos mensuales del ejercicio
Categoría A3 De 1,501 a 2,000 cc.
--------------------------------------------------- x 12
Destino de Categorías Categoría A4 Más de 2,000 cc. Número de meses que operó la empresa
los vehículos de Gastos dedu-
cibles Camionetas, distintas a pick up
automotores vehículos
y sus derivados, de tracción La empresa puede sustituir o cambiar
Actividades del A2, A3 y A4 No existen límites Categoría B1.3
simple (4x2) hasta de 4,000 kg algunos de sus vehículos identificados en
giro del negocio en la deducción
de peso bruto vehicular.
y que se apli- de gastos. la DJ Anual antes del plazo comentado
quen de forma Otras camionetas, distintas a
permanente
(4 ejercicios gravables), ya sea porque el
pick up y sus derivados, con
para la genera- vehículo deja de ser depreciable, es vendi-
Categoría B1.4 tracción en las cuatro ruedas
ción de la renta. do o vence el contrato de alquiler, lo cual
(4x4) hasta de 4,000 kg de peso
Actividades de A2, A3, A4, Existen límites
bruto vehicular.
deberá ser comunicado en la presentación
dirección, ad- B1.3 y cuantitativos en de la declaración jurada del ejercicio en
ministración y B1.4 la deducción de
representación gastos en función que se produjo la sustitución o cambio.
de:
3.2.4. Límites cuantitativos para la
deducción de los vehículos Asimismo, aquellas empresas que antes
i) Dimensión de
la empresa; de enero de 2013 hayan adquirido vehí-
La norma tributaria establece un límite
ii) Naturaleza de culos cuyo costo de adquisición o valor de
cuantitativo para los vehículos de las
los activos; y ingreso al patrimonio sea mayor a 30 UIT
categorías A2, A3, A4, B1.3 y B1.4
iii) Conformación podrán sustituirlas, siempre que al 31 de
de los activos. que no están incursos en la definición
diciembre de 2012 no haya transcurrido
de vehículos operativos o del giro del
el plazo de 4 ejercicios gravables desde
3.2.1. Ámbito de aplicación negocio. Para establecer el mismo se
su identificación; en caso el vehículo ma-
De acuerdo con el artículo 37° de la Ley deberá considerar los ingresos netos
teria de sustitución tenga depreciación en
del Impuesto a la Renta, existen gastos anuales devengados y la UIT del ejer-
curso, la empresa solo podrá deducir el
incurridos por la empresa que no están cicio gravable anterior, sin tener en
saldo no depreciado.
sujetos a ningún límite cuantitativo y otros cuenta los ingresos netos provenientes
que sí se encontraran sujetos a límites de de la enajenación de bienes del activo Por lo expuesto, resulta relevante que
acuerdo a la clasificación de los vehícu- fijo y de operaciones no habituales del las empresas analicen económicamente
los, conforme al destino que le otorgue giro del negocio conforme la siguiente el uso y destino de los vehículos en
tabla regulada en art. 21º inc. r), num. propiedad o en posesión que destinan a
3 El cual se dio con la publicación del Decreto Legislativo N° 1120, 4 del Reglamento de la LIR. las áreas de dirección, representación y

N° 294 Primera Quincena - Enero 2014 Actualidad Empresarial I-15


I Actualidad y Aplicación Práctica
dirección para evitar afectar la liquidez y Solución:
3,2000 x 3,650 = 11’680,000.00.
el adecuado funcionamiento de la misma. (monto) (UIT 2012) Como la empresa Doña Peta S.A.C. ha
iniciado operaciones en el ejercicio 2013
4. Para el IGV y tiene menos de un año de operaciones
Como la empresa tiene derecho a de- comerciales, debemos hallar el promedio
De acuerdo a lo establecido en el artículo ducir los gastos correspondientes a un
18° de la Ley del Impuesto General a de los ingresos netos del año, para usar
(1) vehículo y hemos identificado que como referente a fin de determinar el
las Ventas en sus requisitos sustanciales, la adquisición de cualquiera de ellos no
para tener derecho del uso del crédito número de vehículos que tenemos dere-
supera las 30 UIT, le recomendamos que cho a deducir.
fiscal se deberá tener en cuenta que dicha deduzca el vehículo de placa CAT456, así
operación sea permitida como costo o deberá aplicar la siguiente fórmula para
gasto para la empresa de acuerdo con la determinar el porcentaje con derecho a
1,980,000
Ley del Impuesto a la Renta, aun cuando --------------------- X 12 = S/.264,000
deducir. 9
el contribuyente no esté afecto a este úl-
timo. Esto quiere decir que su deducción 260,000
estará ligada a los principios regulados ------------------------------------------- = 0.56
En el caso vemos que respecto al prome-
por el artículo 37° de la LIR, tales como (202,000 + 260,000)
dio de los ingresos netos obtenidos en
el principio de causalidad o el requisito el ejercicio, la empresa podrá deducir el
de bancarización, entre otros, conforme total de un (1) vehículo como máximo,
Los gastos deducibles tributariamente del pues sus “ingresos netos” no superan el
lo hemos analizado líneas arriba. vehículo placa CAT456 son: primer tramo de la tabla:
En consecuencia, si una operación no
cumple con ser posible de ser deducible 3,2000 x 3,650 = 11’680,000.00.
260,000 x 0.56= 145,600
como gasto, la consecuencia será que no (monto) (UIT 2012)
se tendrá derecho al uso del crédito fiscal.
Por tanto, la empresa adicionará en su DJ No obstante, la norma tributaria da la
5. Aplicación práctica de deduc- Anual IR 2013: S/.316,400. posibilidad de poder modificar la de-
ción de gastos de vehículos Dicho monto incluye: terminación del número de vehículos
sujetos a límite • Los gastos del vehículo de placa
tomando en cuenta los ingresos netos del
ejercicio gravable inmediato siguiente al
DOG123: S/.202,000
de iniciación. Ello también es aplicable en
• El exceso de los gastos del vehículo de el caso de los gastos incurridos en etapa
Caso práctico N° 1 placa CAT456: S/.114.400 pre operativa.
Por lo tanto, la empresa Hnos. Arroyo
La empresa Hnos. Arroyo S.A.C. cuenta S.A.C. solo podrá considerar como gastos 7. A manera de resumen
con dos vehículos automotores adquiridos deducibles tributariamente los que incu-
rran con uno de los vehículos, en el caso Como hemos visto en el presente informe,
en el 2013:
escogimos deducir el vehículo de placa los cambios dados respecto al gasto de
- Vehículo de placa DOG123 de la cate- CAT456 y hasta el importe de S/.114.400 vehículos asignados a la dirección de las
goría A2 asignado al gerente general. deberán ser materia de adición en la empresas han variado considerablemente
- Camioneta de placa CAT456 de la Declaración Jurada Anual del año 2013. y por ello deben ser bien cautelosas al
categoría B1.3 asignado a la gerencia momento de considerar un gasto como
financiera. deducible, pues de cometer un error nos
6. Aplicación práctica para el originará una infracción contenida en el
En el ejercicio 2012 dicha empresa generó
S/.8’000,000 de ingresos netos.
caso de empresas que inicien numeral 1 del artículo 178° del Código
operaciones en el ejercicio con Tributario, tanto para IGV como para
La UIT 2012 = 3,650.00 una duración menor a 1 año Renta, así como un eventual reparo de
Asimismo, la relación de gastos para el los mismos y en algunos casos, el pago
ejercicio 2013 es el siguiente. de la tasa adicional del 4.1 % regulado en
el artículo 55° de la LIR.
Caso Práctico N° 2
Vehículos DOG123 CAT456 Por ello los contribuyentes antes de pre-
Costo de adquisición 80.000 100.000 tender deducir un gasto deben verificar
La empresa Doña Peta S.A.C. inició activi- que el mismo cumpla con el principio de
Gastos de funciona- dades en abril de 2013, cuyo detalle de
miento
45.000 60.000 causalidad, regulado en el artículo 37°
ingresos netos es el siguiente: de la LIR, los límites legales del mismo
Combustible 10.000 15.000 y que existen supuestos en los cuales no
Meses Ingresos netos mensuales
Mantenimiento 5.000 7.000 se permite su deducción (artículo 44°
Ene.-13 0 de la LIR).
Seguros 2.000 3.000 Feb.-13 0
Mar.-13 0 Además se deberá considerar el aspecto
Depreciación 60.000 75.000 formal para poder usar el gasto, es decir
Abr.-13 100,000
Total (S/.) 202.000 260.000 Jun.-13 150,000
verificar si contamos con la documenta-
Jul.-13 300,000
ción respectiva, que exista fehaciencia en
Solución: el mismo, y verificar si dicha operación
Ago.-13 250,000
tenía la obligación de haber sido banca-
De acuerdo a la tabla del límite cuanti- Set.-13 250,000
rizada conforme a la Ley N° 28194. Y
tativo, la empresa Hnos. Arroyo S.A.C. Oct.-13 260,000
sobre todo, deberá considerarse poseer
tiene derecho a un (1) vehículo, toda vez Nov.-13 270.000
el comprobante válido (conforme al
que sus ingresos netos (S/.8’000,000.00) Dic.-13 400.000 Reglamento de Comprobantes de Pago)
no superan el primer tramo de la tabla: Total: S/.1.980.000 que sustente dicho gasto.

I-16 Instituto Pacífico N° 294 Primera Quincena - Enero 2014