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Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Orlando Tatis Rangel

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora


continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a


la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: CASA DE LA SABANA S.A.S

Dirección: Cra 17 14B 45 - SAMPUES SUCRE


Representante: LUIS GARAVITO DIAZ
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General

Correo electrónico: CDSSUCRE@HOTMAILcom.co


De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
LUIS90@HOTMAIL.COM.CO

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación

Orlando Tatis
Fecha: septiembre 15 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el


programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas CASA DE LA SABANA
S.A.S. en los procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de
Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e


investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa CASA
DE LA SABANA S.A.S
Criterios de Auditoria

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos


M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de


2013

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2018

 SGC de MRC

 Política de Gestión Financiera.

 Política de Logística y Servicio al Cliente

 Manual de Procedimientos

 Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Reunión de Apertura:
15 de noviembre de 2018
Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
15 de noviembre de 2018
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los
documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un
eqxuipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por
el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de
Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1
de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones
del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento
establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla
al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2018 por favor indique en la
columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le
pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección
personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta
auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de
la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno


ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana Maria Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS

Juan David Martínez Coordinador firma


laboratorio de Ensayos e Investigación

Martin Prieto Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Maritza Gómez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquímico firma

Hernán Villanueva Analista Fisicoquímico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma


PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

OBSERVACIONES:
La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento


1 Política de Logística y Servicio al Última actualización 18 de julio 2011
Cliente
2 Política de Gestión Financiera Última actualización 5 de enero

Instructivos de desarrollo de I-EL-002 Carpetas de Protocolos e


Ensayos de laboratorio Instructivos

Instructivos de desarrollo de I-EL-002


Ensayos de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos

Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2016

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2014
Laboratorio

Manual de Documentos de M-DR-005


Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2018
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de
comunicación que usará durante la auditoría.

-La escucha activa.


- Diferentes tecnologías de comunicación

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de


recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

- Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y


escritas.
LISTA DE CHEQUEO
CUMPLIMI EVIDENCIAS Y
Lista de Verificación: ENTO OBSERVACIONES
copias controladas del
Manual de Calidad manual de
(Documentación n Si
calidad

claramente señaladas en
el manual
de calidad
Se encuentran
documentadas las re Si
Se encuentran no hay evidencia de la
comunicadas las resp Si comunicación
Procedimientos operativos
(Documentación nivel II)
Existen manuales,
instructuctivos, y/ Si
Se da por entendido que
cada uno
Existe evidencia conoce sus funciones
documentada del co No pero no se
documenta

Instrucciones de trabajo
paso a paso Si

Tacitamente se en tiende
que las
solicitudes de trabajo de
Estan identificados los laboratorio
planes de trab No estan ordenadas por los
formatos
solicitud de analisis de
produccion

Existen registros de las


acciones de Si
Formatos y registros
(Documentació Si
Se lleva una bitacora de
analisis con Si
Existe una metodologia
definida para Si
Documentación
completa si
Son los protocolos, La informacion esta en
manuales, instru Si desorden
Hay riesgo de perder
Esta debidamente informacion
almacenada, comp No
debido al desorden

Respecto del servicio.


Existen registros de las
verificacione No
Estan definidas las
pautas de actuac No
exhibición del proceso a auditar en
lugar visible.
Verbalmente conocen el
procedimiento, pero no
esta
documentado.
Existen definidos
procesos para real Si
Se emplean tecnicas
estadisticas? No
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores
adecuados para No
Se emprenden acciones
para conoc No
Control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de procedimiento para
X
materiales en gestión financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
4
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6
7
8
e. Generación de hallazgos de auditoría:
NCM: No Conformidad NCm: No Conformidad
C: Conformidad Mayor Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un


procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de


procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no


se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.

• Conclusiones de la Auditoria:

- Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un


procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en
uno solo.
- Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.

- Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de

Los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado


y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de
análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de

Seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de


satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado
de satisfacción de los mismos.

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar


la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de
una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización

La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para


obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada
durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la
labor que desempeña en su campo económico.