Está en la página 1de 18

UNIVERSIDAD PRIVADA SAN

JUAN BAUTISTA
FACULTAD DE INGENIERÍAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE
COMPUTACIÓN Y SISTEMAS

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE


INFORMACION EN LAS EMPRESAS

PANIURA EUGENIO, GONZALO DIEGO


SANCHEZ GOMEZ, ANTONIO
PAUCCAR USTUA, GINO FIDEL

Lima – Perú
2018
2

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN


LAS EMPRESAS
3

DEDICATORIA

Este trabajo es dedicado para la

hija de gino pauccar por sus 6

años.
4

AGRADECIMIENTO

Un agradecimiento a las personas de quienes pudieron brindarme información

sobre los temas que a continuación se brindara en esta monografía.


5

ÍNDICE

Portada

Título ……………………………………………………………2
Dedicatoria ……………………………………………………………3
Agradecimiento ……………………………………………………………4
Índice ……………………………………………………………5
RESUMEN ……………………………………………………………6
ABSTRACT ……………………………………………………………7
INTRODUCCIÓN ……………………………………………………………8
CAPÍTULO I: LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACION EN LAS EMPRESAS
1.1 Concepto……………………………… …………………………………9
1.2 La información como recursos de las empresas……………….….………9
1.3 ¿Qué es un sistema de información?……………………………..………10
1.4 Tipos y usos de los sistemas de información……………………………10
1.5 Estrategias competitivas con la TI………………………………………10

CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


2.1 Descripción del Problema .………………………………11
2.2 El uso de los sistemas de Información .…………….……………………11
2.3 Justificación e importancia de los sistemas de información……………..12
2.4 Los sistemas de información en la pequeña y mediana empresa…………...13
2.5 Problemática: implantación de los sistemas de información en la PYME….14
2.6 Recursos disponibles para apoyar a los emprendedores……………..……..16

CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


3.1 CONCLUSIONES ………………………………….………17
FUENTES DE INFORMACIÓN …………………………………….……18

Referencias bibliográficas
6

RESUMEN

En la actualidad, la información basada en las innovaciones tecnológicas y el

mejoramiento de los recursos humanos han sido difundidos como los medios

principales para que las empresas desarrollen sus estrategias de negocio

implementadas a través de la planificación estratégica, lo que conlleva a

incrementos de la productividad, haciéndolas más competitivas y preparándolas

para enfrentar los retos del futuro. En este sentido, el presente artículo tiene como

finalidad estudiar la importancia de los sistemas de información dentro de las

organizaciones, como una alternativa para aumentar los niveles de productividad

y competitividad de las empresas, específicamente de las pequeñas y medianas

empresas.
7

ABSTRAC

Nowadays, information based on technological innovation and the improvement of

human resources have been promoted as the principal means by which businesses

develop their business strategies implemented in strategic planning, which are destined

to increase productivity, and to make them more competitive and prepare them for future

challenges. In this sense, the objective of this article is to study the importance of

information systems in organizations, as an alternative to increase productive and

competitive levels in businesses, specifically in small and middle-sized businesses.


8

INTRODUCCIÓN

El objetivo de este artículo es analizar la importancia de los sistemas de información

dentro de las organizaciones, como una alternativa para aumentar los niveles de

productividad y competitividad de las empresas, específicamente de las pequeñas y

medianas empresas. El estudio se fundamenta en resaltar el papel de los sistemas de

información como herramienta gerencial para mejorar la efectividad gerencial y

profesional de las empresas formando parte de la estrategia de un negocio. Se hace un

enfoque de la tendencia empresarial al uso de las nuevas tecnologías y como estas, tienen

un impacto significativo sobre la línea de producción de una empresa garantizándole

ventajas competitivas sostenibles. Se desarrolla en este texto, de forma teórica

descriptiva, los conceptos de productividad y competitividad gerencial; establecimiento

de los sistemas de información y su impacto en la gerencia. En seguida, se presenta un

análisis sobre el problema de la ignorancia gerencial, como base fundamental en la mala

o no utilización de los sistemas de información que genera una baja productividad en los

procesos gerenciales de las organizaciones, así mismo se realiza un bosquejo de cómo

hacer que estos gerentes aprendan a valorar los sistemas de información como

herramienta de trabajo para aumentar su productividad. Finalmente, se aborda la

importancia de los sistemas de información y la problemática de su implantación en las

pequeñas y medianas empresas.


9

CAPÍTULO I: LA IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE


INFORMACION EN LAS EMPRESAS
1.1 Concepto
Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo
de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para
reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser también del tipo
manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad
de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita
almacenar, recuperar, procesar y distribuir información.
Sin embargo, es cada vez más necesario el disponer de sistemas de información basados
en computadoras por los beneficios que estos proporcionan: reducción de errores
provocados por las personas a través del control de las entradas, velocidad en el
procesamiento de datos, posibilidad de realizar tediosos análisis sobre los mismos,
reducción de espacio físico destinado a su almacenamiento, agilidad al momento de
buscar algún dato en particular, y otros tipos de ventajas que podrían lograrse en caso de
enfocarse en el uso estratégico de los mismos.

1.2 La información como recursos de las empresas


Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de
administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que
poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han
comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción
empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores
críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe
manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes.
Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la
producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la
información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a
nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico
para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en
general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los
negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma
significativa del manejo de datos producidos manualmente.
10

1.3 ¿Qué es un sistema de información?


Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema
de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en
la práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado"
Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano,
los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las
telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.

1.4 Tipos y usos de los sistemas de información


Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes
objetivos:
- Automatizar los procesos operativos.
- Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
- Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos
operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su
función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el
proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones. El
tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas
Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las
ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).

1.5 Estrategias competitivas con la TI


Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la
reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de
información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado,
utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una
empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa.
Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por
computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para
comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing.
Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de
información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus
competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como
11

poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y


completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas
de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios
que le atraen.

CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


2.1 Descripción del Problema
Cada empresa debe ingeniarse maneras para incrementar la productividad ya que sus
empleados se acostumbran a realizar las mismas labores y esta rutina hace que no se
reconozca la necesidad de cambiar para mejorar. Con frecuencia se rechazan nuevas
ideas, aún antes de que germinen y se desarrollen con el argumento de que lo hecho es
aceptable, sin experimentar nuevas alternativas, ni aceptar la posibilidad del cambio lo
que conlleva a una caída de la productividad.
Se requieren métodos para el mejoramiento continuo del personal, para generar nuevas
ideas y así desarrollar mecanismos para ponerlas en práctica después de su evaluación.
A este respecto, Drucker(1991), destaca que la productividad del conocimiento es la
clave de la productividad, de la fortaleza competitiva y del éxito empresarial. Las
empresas se hacen más competitivas en la medida que logran desplazar a otras en los
mercados con procesos innovativos que incluyen nuevas tecnologías y nuevas maneras
de hacer las cosas. Una organización puede tener mejores productos o servicios que
otras, pero encuentra que su ubicación en el mercado no es la adecuada, no es
competitiva. Por lo tanto, se deben analizar las razones por las cuales se presenta esta
situación, y proponer alternativas para mejorarlas.

2.2 El uso de los Sistemas de Información


De acuerdo a esta información, podemos apreciar que medida que una empresa crece, el
uso de los sistemas de cómputo e internet en sus procesos y relaciones con clientes y
proveedores es necesario, ya que de otra manera administrar el negocio se vuelve complejo.
Asimismo podemos percibir que el sector de servicios es donde más uso se da a los sistemas
de información, seguido del manufacturero y por último el de comercio. Todas estadísticas
nos resaltan la importancia de implementar sistemas de cómputo e internet en los negocios
en México, así como que los emprendedores deben visualizar que a medida que su negocio
crecerá requerirá de un mayor uso de sistemas de información. Dependiendo del sector en
el que operarán, deben tener claro el uso que la industria le da a la tecnología.
12

2.3 Justificación e importancia de los sistemas de información

El llevar a cabo la administración de una pequeña empresa desde sus inicios, es una
tarea sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y desarrollo.
Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener fuertes bases en las
empresas es el uso adecuado de la información. Es por esto que el uso de sistemas
de información aporta un apoyo significativo para todas aquellas empresas que
buscan un futuro exitoso.
13

El manejo de la información es fundamental para cualquier empresa, con ello puede


lograrse un alto nivel competitivo dentro del mercado y obtener mayores niveles de
capacidad de desarrollo. La información permite identificar cuáles son las fortalezas
con las que se cuenta y cuáles son las debilidades y sectores vulnerables como
organización. El tenerlas claras implica tener la habilidad de planear acciones que
nos permitan fortalecernos, realizar una planeación alcanzable y factible, identificar
áreas que requieren mayor atención, así como poder controlar las actividades de la
organización.
El objetivo básico de la información es apoyar a la toma de decisiones dentro de la
organización. Se busca tener más bases sustentables para poder decidir qué es lo que
se va a hacer y qué rumbo tomar para lograr los objetivos que se planearon.
Un sistema de información nos permite tener un control sobre todos los elementos
de la empresa y todos sus recursos con los que cuenta, así se evitarán desperdicios o
pérdidas de recursos materiales y demás. Si se tiene menos desperdicios y pérdidas
se verán reflejados en los estados financieros de forma positiva para toda la
organización.
Con un sistema de información se puede tener el control sobre el inventario con el
que se cuenta y así saber a todo momento que es lo que se tiene y que es lo que se
necesita. Con esto se obtendrá una mejora en el servicio a los clientes, un incremento
en las ventas y mejor manejo y administración de los recursos económicos de la
empresa.
Por todo lo anterior, podemos concluir que los sistemas de información son una
herramienta necesaria e importante para el flujo de la información en una empresa,
son una fuente importante de apoyo para llevar a cabo la dirección de la misma y
proporciona los conocimientos básicos para la realización de las actividades de
cualquier área.

2.4 Los sistemas de información en la pequeña y mediana empresa: una


alternativa para mejorar la productividad gerencial

Los progresos en la tecnología de la información permiten, actualmente a toda


empresa por muy pequeña que ella sea, a implantar un sistema de información
organizacional. Efectivamente durante los últimos años, un número creciente de
pequeñas y medianas empresas se han dado a la tarea de revisar y en muchos casos
implantar sistemas de información en sus procesos administrativos y
14

operacionales, empezando generalmente por aplicaciones de tipo contable, como


las cuentas por cobrar, la nómina y el libro mayor general.

También es evidente, que los recursos limitados de la pequeña y mediana empresa


imponen a su modo de gestión, realizado generalmente de manera informal, “una
proyección a corto plazo y basado en la acción reactiva más que proactiva,
imponiéndole unas obligaciones específicas que una política realista de gestión de
los recursos de información deberá respetar para lograr sus objetivos”. (Rosales,
1996). Según el autor, dicha política tendrá que considerar los siguientes fines:
Minimizar los riesgos de la información, estableciendo objetivos realistas para el
sistema de información de la organización, identificando las tareas y actividades
importantes, y formalizando el proceso de implantación con fines de control y
evaluación. La eficacia de los usuarios y del personal informático de la firma,
estableciendo políticas de formación y procedimientos de seguridad de datos, para
ayudarles a llevar a cabo sus tareas respectivas en relación al sistema de
información.
Desarrollar una estrategia para facilitar la evolución del sistema de información de
la organización, identificando las necesidades futuras, en relación con la estrategia
global de la organización, y los recursos necesarios en una óptica de anticipación
y de adaptación al cambio.
Esta política de gestión debe operacionalizarse por medio de instrumentos
asequibles a los administradores de las pequeñas y medianas empresas (PYME).

2.5 Problemática: implantación de los sistemas de información en las PYME


El proceso de informatización inicial de la pequeña y mediana empresa se efectúa
con demasiada frecuencia de manera emp írica; ahora bien, uno de los aportes
importantes de la informática se sitúa en el trámite que exige su implantación. Está
claro que el tipo de trámite empleado para automatizarse es crucial para el éxito
posible del sistema de información. A este respecto, considera Thierauf(1991), la
experiencia ha demostrado que un error mayor en la etapa inicial repercute muy
fuerte y largamente en la realización ulterior del sistema de información. Más
específicamente los investigadores y los realizadores prácticos de sistemas de
15

información, han llegado a la conclusión que un trámite sistemático de


implantación de este sistema debe incluir ciertas etapas fundamentales. Por su parte
Murdick y Ross (1994) plantean, en su investigación, que las fases imprescindibles
en la implantación de un sistema de información útil y generador de productividad,
deben ser las siguientes:

1. Análisis de las necesidades de información de la gerencia.


2. Determinación de los objetivos del sistema basándose en las necesidades de
todos los gerentes, en los costos y en los beneficios que se prevén.
3. Plan y propuesta del diseño del sistema de información, incluyendo el programa
y los costos estimados.
4. Diseño conceptual preliminar del sistema de información.
5. Diseño detallado de todos los aspectos del sistema.
6. Puesta en operación del nuevo sistema de información.
7. Control y mantenimiento al nuevo sistema.

En este orden de ideas, la mayoría de estas empresas no planifican, ni controlan


formalmente su proceso de automatización, en otras palabras, no definen las tareas
llevadas a cabo y la revisión de los plazos de realización.
Asimismo, no identifican sus problemas y oportunidades antes de analizar las
necesidades, de allí que la definición de éstas resulte muy ambigua, muy tributaria
de una perspectiva informática más que organizacional, y careciendo de
discriminación a lo que se refiere a prioridades. Conceptualizan sus necesidades en
términos de un sistema informático en lugar de hacerlo en términos de un sistema
de información, abarcando de inmediato los recursos de estas empresas. Dicha
estrategia se basa en la definición de roles de los diferentes agentes en el proceso,
y en una sistematización de la acción de estos agentes teniendo en cuenta las
limitaciones de las pequeñas y medianas empresas. Concepción física del sistema
sin haber definido los objetivos del mismo. Aunado a esto, la mayoría de este tipo
de empresas no se preocupa de la fase de puesta en marcha del sistema, es decir, la
comprobación antes de la aceptación; la preparación y formación insuficiente de
los usuarios y del personal a cargo del sistema de información.
Frente a esta realidad, es posible elaborar una estrategia participativa, induciendo
a la pequeña y mediana empresa a encargarse de la concepción del sistema de
información a partir de la identificación de sus problemas
y necesidades. El objetivo de la estrategia debe ser minimizar los riesgos inherentes
a la informatización de los recursos de estas empresas. Dicha estrategia se basa en
16

la definición de roles de los diferentes agentes en el proceso, y en una


sistematización de la acción de estos agentes teniendo en cuenta las limitaciones
de las pequeñas y medianas empresas.
2.6 Recursos disponibles para apoyar a los emprendedores
Los emprendedores cuentan con diferentes apoyos en términos de sistemas de
información. Vamos a clasificar estos apoyos en 2 rubros:
1. Software de uso libre,
2. Revistas y publicaciones en línea
Software de uso libre
En términos de software podemos diferenciar entre software de uso libre y software
que requiere licenciamiento. Este último requiere que el dueño del negocio cubra
un costo que le da derecho las licencias, capacitación para el uso e instalación del
mismo. En este caso vamos a enfocarnos en el software de uso libre pensando en
apoyar el arranque de los negocios y que les sirva como apoyo para que los
emprendedores administren sus negocios. A medida que el negocio vaya
fortaleciéndose, es sumamente importante adquirir software específico y
especializado en cada área.
La mayoría de las opciones de software de uso libre son sencillas. No sirven para
una administración total de una empresa, pero como lo mencionamos
anteriormente, pueden ahorrar costes en licencias hasta que se adquiera un sistema
de gestión integral. Algunos ejemplos de este software tenemos al programa PDF
Edit, que es un opensource el cual es una alternativa para el famoso Adobe Reader.
Una de las mayores ventajas del PDF Edit, es la posibilidad de hacer ediciones
básicas en los documentos PDF que estemos leyendo con este programa.
En los antivirus encontramos al AVG, que es considerado uno de los mejores en el
mercado en su versión gratuita. Como navegador se puede utilizar Mozilla
Thunderbird que es una alternativa de gran calidad al Explorer de Microsoft.
También existen programas de comunicación instantánea como el Messenger o el
Skype que ofrecen una buena calidad de servicio y se puede hacer conferencias con
ellos. Skype también ofrece la posibilidad de llamar a teléfonos mediante el
prepago a precios razonablemente bajos. Lynux ofrece un sistema operativo
freeware, que por lo tanto nos ahorra los costos de una licencia de Windows Vista.
Además pueden utilizarse hojas de cálculo, procesadores de texto y muchos
programas adicionales para prácticamente todas las necesidades que puedan surgir,
sin tener que desembolsar nada por ellas.
Google también ofrece hojas de cálculo y procesadores de texto gratuitos.
17

Como podemos ver, el mercado está lleno de opciones que pueden ayudar a los
emprendedores en sus actividades diarias. Están al alcance de todos aquellos que
las busquen en Internet.

Revistas y publicaciones en línea


Para estar más enterados del mundo de los sistemas de información, los
emprendedores pueden consultar diferentes revistas tanto impresas como en línea.
En el ámbito mundial existe una gran variedad de revistas, eventos y publicaciones.
En Internet se encuentran gran cantidad de revistas especializadas en el área
computacional.
CAPÍTULO III: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
3.1 CONCLUSIONES
La actual crisis económica mundial acentúa la importancia del control gerencial, basado
en los sistemas de información de las organizaciones, como una de las primeras líneas de
defensa de los empresarios ante costos crecientes y recursos en reducción. Igualmente, los
rápidos cambios en el medio donde deben funcionar las empresas, le han agregado
urgencia a la necesidad de los ejecutivos de desechar viejas técnicas y encontrar nuevas
formas para lograr mejorar su de producción, garantizándose mayores niveles de
productividad. En esta área, (y como se ha afirmado a lo largo de este artículo), los
sistemas de información son considerados una herramienta muy útil en dicho proceso.
Cabe destacar, que los sistemas de información deben estar al servicio de la organización
y de esta manera establecer su enfoque o estrategia de negocio, hecho éste en
oportunidades ignorado por la gerencia y en muchos casos manipulado para
convencimiento de sus intereses. El sistema de información debe ser considerado como
uno de los subsistemas que conforman la organización, creado por ella misma para ser
utilizado en el logro de sus objetivos, y como dicho sistema sirve de base en la estrategia
de negocio puede ser utilizada para lograr ventajas competitivas.
18

FUENTES DE INFORMACIÓN

 Referencias bibliográficas
 Adam, E., Hershauer, J. y Ruch, W. (1985). Productividad y
Calidad. Su medición como Base del Mejoramiento.Editorial Trillas.
México.
 Cohen, Daniel (2000). Sistemas de Información para la Toma de
Decisiones. McGraw-Hill/Interamericana de México. 3era Edición.
México.

 Thierauf, Robert (1991). Sistemas de Información Gerencial. Para


Control y Planificación. Grupo Noriega Editores. México.

 Rosales L., Ramón (1996). Estrategias Gerenciales para la Pequeña y


Mediana Empresa. Caracas. Fundación Polar. Ediciones IESA.
Venezuela.

También podría gustarte