SGC-RH-03

MULTIDISEÑOS MADERARTE S.A.S

PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION

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VERSIÓN
FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ DESCRIPCIÓN
No.
MATEO MILENA
30/05/2011 DIANA. B HENAO OQUENDO PARA
1
JENNI P APROBACION
GIRALDO
 Proceso de Inducción y Reinducción.
Departamento de Gestión Humana.

MULTIDISEÑOS MADERARTE S.A.S

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO DE INDUCCION Y REINDUCCION

ELABORADO POR:

DIANA ALEXANDRA BERNAL

GREYDIS MILENA OQUENDO
JENNY PAOLA GIRALDO
WILLINGTON MATEO HENAO

ITAGUI, MAYO 30 DE 2011

Informe sobre la gestión del proceso de inducción y Reinducción 2

Multidiseños Maderarte SAS.
 Proceso de Inducción y Reinducción.
Departamento de Gestión Humana.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION…………………………………………………………………………………3
2. OBJETIVO Y ALCANCE.....................................................................................……3
3. DEFINICIONES..........................................................................................................3
4. PROCESO DE INDUCCION......................................................................................5
5. PROCESO DE REINDUCCION ................................................................................5
6. EVALUACION DE LA INDUCCION............................................................................5
7. INDICADORES.......................................................................................................... 6
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................6
ANEXOS……………………………………………………………………………………….…..12
ANEXO A: EVALUACION DEL PROCESO DE INDUCCION………………………………….

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1. INTRODUCCIÓN
La inducción se puede definir como el proceso que normalmente se
aplica antes de iniciar el trabajo para el cual ha sido contratado el
nuevo empleado, de manera que este pueda adaptarse lo más rápido
posible al cargo, evitando así los tiempos y costos que se pueden
perder tratando de averiguar por iniciativa propia.
El personal que es vinculado a programas de inducción de calidad
tiene más probabilidades de comprometerse a largo plazo con la
organización, debido a que los primeros recuerdos son los más
persistentes y habrán de influir en su actividad y si son
desagradables por la ansiedad que provoca lo nuevo, lo
desconocido, aún inconscientemente afectaran su moral, su
estabilidad y hasta su lealtad con la organización.
En las organizaciones que están en crecimiento o en etapa de
desarrollo se podría decir que la inducción es pasada a un segundo
plano, lo que nos da la perspectiva que no cuentan con un clima de
organización adecuado para el entrenamiento y desarrollo del
personal.

Aun así, hoy por hoy es común que en el medio laboral, nos
encontrarnos con el ingreso de personas que llegan a nuestras
organizaciones y, por múltiples causas, no reciben una adecuada
capacitación que favorezca la integración rápida y efectiva de estas personas a las
empresas y si tenemos en cuenta que la eficiencia de las acciones de un equipo de
trabajo, independiente del área al que pertenecen, depende en gran medida de la forma
como cada miembro realice su labor y la integre con el resto del proceso productivo,
entenderemos que esta situación está intrínsecamente relacionada con la forma en que
se lleven a cabo los programas de inducción y entrenamiento en cada una de sus
unidades y, el correspondiente vinculo que se de entre ellas.
Es por esto que se hace totalmente relevante que dicho programa se establezca y
desarrolle de una manera clara y acorde a las metas de la compañía, pero además de
esto que se realicen a este las respectivas revisiones y evaluaciones que permitan
identificar su adecuación con las metas de la empresa.

Siguiendo los lineamientos establecidos por la organización, en este documento

presentamos a la gerencia, el resultado de la aplicación de los procesos de inducción y re
inducción a los empleados que se vincularon recientemente a la compañía teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:

 Evaluación del proceso.

 Indicadores del proceso.
 Conclusiones
 Aspectos a mejorar

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2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL INFORME.

El propósito de este informe es presentar, a la Gerencia de Multidiseños Maderarte SAS.,

el resultado de la gestión realizada durante el proceso de Inducción y Reinducción, del
trimestre comprendido entre el 1 de abril y el 30 de Junio de 2011.

Este informe presenta una síntesis de las principales actividades cumplidas, durante el
proceso particularmente en lo que concierne al logro de sus objetivos y logros
institucionales, mostrando los principales resultados cuantitativos y cualitativos de su
gestión. Cobija aspectos identificados durante el desarrollo y evaluación del programa
que se aplico tanto al personal de nuevo ingreso a las diferentes áreas de la compañía
como a la reinducción tanto en empleados nuevos como antiguos.

3. DEFINICIONES.

Informe Administrativo: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier

actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo

Inducción: Proceso que le permite a la empresa mostrar a los nuevos trabajadores los
aspectos fundamentales de la organización.

Reinducción: Proceso que busca refrescar, reforzar y afianzar los valores, objetivos y
políticas institucionales.

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4. PROCESO DE INDUCCION.
Implementación y Desarrollo.

 El proceso de inducción realizado entre el 7 y el 11 de Mayo del presente año, tuvo

como fin principal proveer a los nuevos colaboradores de las herramientas
necesarias, para facilitar la adaptación y socialización con la cultura, normas y
procedimientos de la empresa, su duración fue 5 días, en el horario de 8 am a 4
pm; conto con la participación de 25 empleados y 6 aprendices de nuevo ingreso
a las áreas administrativa, operativa y comercial. La dirección del proceso de
inducción general estuvo a cargo del Jefe del Departamento de Gestión humana,
con apoyo de los Coordinadores de las áreas de Nomina, Bienestar laboral; la
inducción especifica se llevo a cabo con el apoyo de los jefes de las áreas de
Producción y comercial

 Se dio apertura al proceso el día 7 de Mayo con la bienvenida a la compañía por

parte del director general, posterior a esta y por medio de la técnica grupal “mesa
redonda”, se permitió la interacción entre los nuevos empleados y los directivos de
la organización la cual permitió que cada uno expresara sus motivaciones,
antiguas experiencias expectativas entre otras. Para finalizar se procedió con la
entrega del manual de inducción a cada uno de los participantes, y posteriormente
el director del área de gestión humana realizó un análisis general del contenido de
este, brindando a cada colaborador las pautas y reglas establecidas para el
desarrollo del proceso en los 4 días de trabajo siguientes.

 El proceso de Inducción, se dividió en dos etapas la inducción general los días 8

y 9 y la inducción especifica los días 10 y 11 de Mayo respectivamente.

INDUCCION GENERAL:

Durante esta se brindó toda la información general de la empresa; se trabajó entre

otra la siguiente información:

 Estructura (organigrama) general de la compañía, historia, misión, visión, valores

corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensión o
tamaño de la empresa, por medio de la presentación del video institucional,
complementado con una charla motivacional.

 Productos, artículos y servicios que se producen y prestan en la empresa,

sectores que atiende y su contribución a la sociedad.

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 Certificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y planes

de desarrollo.

 Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos

de alimentación y marcaciones, prestaciones y beneficios, días de pago, de
descanso y vacaciones entre otros).

 Programas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la

organización.

 Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.

 Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos de

interés institucional, pertinentes. Además de otros como: vigilancia y seguridad
interna, dotación general, ubicación de baños, comedor y vistieres, salidas de
emergencia y otros).

 Políticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con la salud

y la seguridad, y capacitación general en salud ocupacional y seguridad industrial.

Sobre éste último punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es

responsabilidad de la empresa y está a cargo del personal dirigente; por lo que es
responsabilidad de los funcionarios con nivel de dirección y coordinación, ofrecer
adecuadas condiciones de trabajo, controlar la adopción de medidas preventivas
en el desarrollo de las actividades laborales y velar por la cobertura total del
personal a su cargo.

De igual forma, la compañía debe atribuirle tanta importancia a la seguridad como

a la producción, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata de
convencer al trabajador de que él es responsable de la seguridad de su trabajo.

INDUCCION ESPECÍFICA:

En esta etapa, se trabajó sobre la información específica del puesto a desarrollar

dentro de la compañía, profundizando en todo aspecto relevante del cargo.

 Esta parte del proceso, fue liderada por el personal dirigente del cargo, quien
realizo la presentación del Jefe inmediato, de los compañeros de trabajo y de las
personas claves de las distintas áreas, de modo que el nuevo empleado conozca
su puesto, funciones, al igual que las otras dependencias con que se relacionara.
Los temas tratados

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 Estructura (organigrama) específica, y ubicación de su cargo y de todas las

personas con las que debe interactuar.

 Recorrido por el lugar de trabajo.

 La incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto del
proceso, cuales son los clientes internos y externos con los que tendrá relaciones.

 El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la

mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones específicas del
cargo a desempeñar incluyendo su ubicación dentro del organigrama y del
proceso productivo.

 los de turnos de trabajo, las rotaciones y los permisos, se comunicó lo relativo a

horarios de trabajo, alimentación, pausas, permisos para ausentarse del puesto de
trabajo.

 El personal dirigente explico lo relativo a la ropa de trabajo,

uso de los loquees o vestideros, y la reglamentación y
procedimientos establecidos para su empleo.

 Por ultimo se realizo una ambientación con el puesto de

trabajo con simulación de las actividades a desarrollar

 Para finalizar el proceso cada participante en forma individual, en

el ejercicio de inducción interna estudio en forma detallada los
documentos básicos entregados, los reglamentos, y otros documentos
relacionados, para luego proceder al análisis en forma grupal, y
posterior a esta se llevó a cabo la evaluación (ver formato anexo).
5. EVALUACION DE LA INDUCCION:
 La evaluación al proceso de inducción, hace parte
fundamental del mismo, por lo tanto cada jefe de cargo
tiene bajo su responsabilidad realizarla, con el fin de
identificar cuáles de los puntos claves de la inducción, no
quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, y de
este modo reforzarlos y tomar acciones concretas sobre
los mismos.

 Esta evaluación se realizó, con base en los documentos

de registro donde consta que se recibió la capacitación por
parte del trabajador; lo que permitió detectar que pese al
esfuerzo y la preparación para el desarrollo del proceso,
se pasaron por altos temas de vital importancia como las
normas de seguridad, reglamentos de higiene y uso de los

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elementos de protección personal, lo cual hizo necesario la programación del

proceso de Reinduccion, en el cual además de los empleados nuevos, se
vincularon a aquellos empleados de planta que anteriormente manifestaron
algunas debilidades al respecto.
6. PROCESO DE REINDUCCION.

 El proceso de re- inducción se programo para el día 13 de Mayo, fue enfocado en el

conocimiento y actualización de normas, reglamentos, políticas y procedimientos
relacionados con la higiene y seguridad industrial, en este se vincularon tanto
empleados nuevos como unos con antigüedad en la empresa con el fin de actualizar a
los servidores y reorientar su integración a la cultura organizacional.

 Los temas trabajados fueron: El panorama específico de factores de riesgo, de

acuerdo a la sección o puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa, los
riesgos a los que se enfrentan los empleados mientras desempeñan sus funciones y
las medidas de control que se implementan en la empresa para mantenerlos en
niveles de baja peligrosidad.

 Obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de la salud

ocupacional.

 Sanciones disciplinarias aplicadas a quien no los emplee: con el fin de que el

trabajador conozca todo lo relativo al sistema disciplinario.

 Procedimiento a seguir en caso de accidente de trabajo.

 Procedimientos básicos de emergencia: se simularon las emergencias más comunes

que se pueden presentar, se recorrieron las salidas y vías de evacuación, la ubicación
de los extintores y otros aspectos generales

 Para finalizar este proceso, se suministró una copia al trabajador del reglamento de
higiene y seguridad industrial de la empresa, y se firmó el registro por parte de los
empleados, como constancia de haber recibido la capacitación en todas las
actividades realizadas en este proceso de Re inducción.

7. INDICADORES.
INDICADORES DEL PROCESO DE INDUCCIÓN.

 COBERTURA

(# Trabajadores con inducción / # trabajadores vinculados) X 100

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La meta será 100%.

 EFECTIVIDAD

(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X

100

La meta será 100%

INDICADORES DEL PROCESO DE REINDUCCION

 COBERTURA

(# Trabajadores con re inducción / # trabajadores de Multidiseños Maderarte SAS)X 100

La meta será 100%.

 EFECTIVIDAD

(No de Evaluaciones con puntaje mayor a 90 pts. / No de Evaluaciones presentadas) X

100

La meta será 100%

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8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

 Después de realizar el proceso de inducción se puede observar, la importancia

que tiene que de forma paralela al este proceso se realice una motivación por
parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como acompañamiento y
sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no se puede definir
exactamente cuándo termina la inducción ni cuando empieza la motivación; pero
independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas se comienza a
integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la empresa.

 Con los resultados del proceso podemos confirmar la importancia que tiene el
hecho de que toda persona reciba una instrucción clara, en lo posible sencilla,
completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, como lo puede hacer (o
como se hace) y la forma en cómo va a ser evaluada individual y colectivamente.

 Durante el desarrollo del proceso se pudo verificar que la empresa cuenta con
toda una cantidad de documentación escrita, que sirve como material de consulta
permanente por parte de los empleados, la cual disminuye los tiempos,
posibilidades de errores y costos del proceso de inducción y de capacitación por
parte de los empleados mismos de la organización, al evitar la improvisación de
éste al momento de dictarla. Adicionalmente, y desde el comienzo, se fomenta y
promueve la cultura de la documentación del conocimiento, en donde se busca
que todo quede por escrito, en pro de favorecer la continuidad y disminuir la
concentración de la información

 El proceso de re inducción deberá realizarse mínimo una vez al año, será

incluyendo en este tanto personal de nuevo ingreso como antiguo, luego debe ser
evaluado y analizado para generar planes de acción a cumplir en el período
inmediatamente siguiente.

 Es recomendable, realizar evaluaciones periódicas de algunos cargos y funciones

específicas según criterios propios de la empresa, ya que en el día a día de la
labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma mecánica, y
pueden ser causal de errores de proceso, daños de maquinaria y hasta de
promotores de riesgos accidentes.

 Por último, es importante recalcar que se debe de mantener una motivación

permanente del personal, ya que ésta es el impulso que permite mantener la
continuidad de la acción.

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9. ANEXOS.
Véanse documentos Adjuntos.

 ANEXO A: Ficha de seguimiento a inducción

 ANEXO B: Evaluación y seguimiento a la inducción

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Ficha Seguimiento a inducción de nuevos empleados

DATOS DEL EMPLEADO

Nombre: Fecha comienzo:
Puesto: Supervisor:
PRIMER DÍA
Marque con X
[ ] Dar al empleado un ejemplar del manual del nuevo empleado.
[ ] Asignar un colega para contestar preguntas generales.
POLÍTICAS DE LA EMPRESA
Marque con X  Normativa anti acoso  Normas de conducta
[ ] Enterado políticas clave.  Vacaciones y bajas por enfermedad  Acciones disciplinarias progresivas
 Vacaciones no remuneradas  Seguridad
 Festivos  Confidencialidad
 Fichas horarias  Seguridad
 Horas extras  Emergencias
 Autoevaluación del rendimiento  Visitas
 Código indumentario  Uso del e-mail y de Internet
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Marque con X  Oficina/escritorio/ordenador  Teléfonos
[ ] Enterado procedimientos administrativos general.  Llaves  Tarjetas de acceso
 Correo (entrante y saliente)  Salas de reuniones
 Mensajería (SEUR, UPS…)  Cédulas de identidad
 Tarjetas de visitas  Informe de gastos
 Solicitud de compras  Material de oficina
PRESENTACIÓN Y VISITA GUIADA
Marque con X
[ ] Presentación nuevo empleado al personal del departamento y personal clave durante la visita guiada.
Marque con X  Cuarto de baño  Tablero mensajes  Cocina
[ ] La visita guiada incluirá:  Casilleros correo  Aparcamiento  Máquina café/bebidas
 Copisterías  Impresoras  Cantina
 Faxes  Material oficina  Salidas de emergencia
DETALLES SOBRE EL PUESTO
Marque con X
[ ] Presentaciones miembros del equipo.
[ ] Planes de formación y primeras tareas encomendadas.
[ ] Lectura descripción del puesto y expectativas de rendimiento.
[ ] Horario de trabajo.
[ ] Información pagos, reloj de fichar (en su caso), políticas y procedimientos.
INFORMÁTICA
Marque con X  E-mail  Microsoft Office System  Bases de datos
[ ] Revisión hardware y software, incluyendo:  Intranet  Datos compartidos  Internet

Anexo B: Evaluación a las actividades de inducción

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FORMATO PARA LA EVALUACIÓN INDIVIDUAL DE LAS ACTIVIDADES DE

INDUCCION Y CAPACITACIÓN
CODIGO: SGC-GH-052 VERSION:02

Fecha: ____________________________________________________________________________________
Nombre del Evento: _________________________________________________________________________
Área: ______________________________________________________________________________
Cargo: ____________________________________________________________________________________

Marque la casilla correspondiente de 1 a 5; en donde 1 es la calificación menor y 5 la calificación

mayor.

NOTA: Cuando la capacitación está dirigida por varios conferencistas dirigente/, se debe evaluar a cada facilitador; es decir se
utiliza un formato de evaluación por cada participante y colocar su respectivo nombre en el ítem CAPACITADOR.

I. CURSO 1 2 3 4 5 OBSERVACIONES
1. ¿Al inicio del evento se explicaron los objetivos y l finalidad?
2. ¿Los contenidos se ajustaron a los objetivos del curso?
3. ¿El nivel de profundidad de los contenidos fue adecuado?
4. ¿La duración del curso fue suficiente?
5. ¿El contenido del curso satisfizo sus necesidades?
6. ¿Adquirió conocimientos según los objetivos propuestos?
7. El tiempo empleado para desarrollar cada uno de los temas fue
adecuado?
II CAPACITADOR 1 2 3 4 5
1. Explicó claramente el objetivo del curso.
2. Demostró conocimiento sobre el tema.
3. Estimuló la participación activa.
4. Demostró capacidad para resolver preguntas.
5. Empleó lenguaje de fácil comprensión.
6. Presentó los contenidos en forma ordenada y clara.
7. Desarrolló todos los temas propuestos.
8. Mantuvo el interés de los participantes.
III. SATISFACCIÓN ACERCA DEL CURSO 1 2 3 4 5
1. El curso facilita su desempeño en el puesto de trabajo
2. Lo aprendido en el curso se puede aplicar en supuesto de trabajo.
3. Obtuvo los conocimientos e información planteados.
4. El curso le aportó conocimientos nuevos.
5. Sus expectativas de aprendizaje se cumplieron.
IV TEMA 1 2 3 4 5
1. Tiempo empleado para el tema
2. El tema es acorde con lo planteado
V LA METODOLOGIA UTILIZADA 1 2 3 4 5

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1. Los medios técnicos utilizados fueron adecuados.

2. La metodología estuvo adecuada a los objetivos y contenido del
curso.
3. La metodología permite una participación activa.
4. La documentación entregada ha sido suficiente.
5. La calidad del material entregado ha sido suficiente
6. El ritmo de exposición ha sido adecuado.
7. Las técnicas de formación han facilitado asimilar la información.
8. Los materiales del curso han sido útiles para el aprendizaje.
VI. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 1 2 3 4 5
1. La información previa sobre el curso fue adecuada.
2. El aula y el equipo utilizado fue adecuado.
3. La distribución de la jornada que se estableció en el curso fue
adecuada.
4. La duración del curso con respecto a los contenidos fue adecuada.

Observaciones /Recomendaciones/Sugerencias :
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