Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Manual do Formador
2 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
ÍNDICE
INTRODUÇÃO 5
1.1. GENERALIDADES 10
1.2. PORQUE FALHAM AS REUNIÕES ? 11
1.3. VANTAGENS E DESVANTAGENS DAS REUNIÕES 12
1.4. QUAL O CUSTO DE UMA REUNIÃO ? 13
3. PREPARAÇÃO DA REUNIÃO 23
4. CONDUÇÃO DA REUNIÃO 41
MANUAL DO FORMADOR 3
5. AVALIAÇÃO DA REUNIÃO 59
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 63
FICHA TÉCNICA 67
4 MANUAL DO FORMADOR
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
6 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
INTRODUÇÃO
Exercício de Aplicação 3
"A sua capacidade para gerir o tempo"
Gestão do Tempo durante a
Visionamento do Vídeo "30 Maneiras de
Reunião
Ganhar Tempo" (25 minutos) da Videogest,
disponível no CRC do CECOA
Exercício de Aplicação 4
Papel do Promotor durante a
"Avalie as suas capacidades como
Reunião
Presidente"
Exercício de Aplicação 5
Papel dos Participantes
"Avalie as suas capacidades como
durante a Reunião
Participante"
Exercício de Aplicação 7
"A festa de anos"
Avaliação da Reunião Visionamento do vídeo "Reuniões e mais
Reuniões" (29 minutos) da Vídeo Arts
disponível no CRC do CECOA
MANUAL DO FORMADOR 7
8 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
UTILIDADE DA REUNIÃO COMO INSTRUMENTO
DE COMUNICAÇÃO
Capítulo 1
UTILIDADE DA REUNIÃO COMO INSTRUMENTO
DE COMUNICAÇÃO
O BJECTIVOS
10 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
UTILIDADE DA REUNIÃO COMO INSTRUMENTO
DE COMUNICAÇÃO
• Alguns participantes saem da reunião sem perceber o que é que Para motivar;
MANUAL DO FORMADOR 11
UTILIDADE DA REUNIÃO COMO INSTRUMENTO
DE COMUNICAÇÃO
VANTAGENS
• Circunstancializam o desempenho;
DESVANTAGENS
12 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
UTILIDADE DA REUNIÃO COMO INSTRUMENTO
DE COMUNICAÇÃO
• Custos administrativos;
• Despesas de deslocações;
MANUAL DO FORMADOR 13
14 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
Capítulo 2
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
O BJECTIVOS
16 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
REUNIÕES DE EQUIPA
MANUAL DO FORMADOR 17
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
REUNIÕES DE PLANEAMENTO
• Calendarizar o plano;
• Atribuir responsabilidades;
18 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
Vantagens da
REUNIÕES ELECTRÓNICAS videoconferência:
Reunir pessoas geografi-
O contacto entre os convocados é feito através de telefone ou através camente dispersas;
de vídeo. São reuniões que têm regras muito específicas: Economia financeira;
Para decisões urgentes;
• Refira frequentemente o nome da pessoa com quem está a falar; Para divulgar infor-
mação;
Pode ser gravada.
• Mantenha a ordem da agenda.
MANUAL DO FORMADOR 19
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
20 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
OBJECTIVOS E TIPOS DE REUNIÕES
REUNIÕES DE MOTIVAÇÃO
REUNIÕES MULTICULTURAIS
• Traduza a documentação;
MANUAL DO FORMADOR 21
22 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Capítulo 3
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
O BJECTIVOS
3.1.1. Promotor
Antes de convocar uma
reunião, questione-se:
Fases da preparação:
Esta reunião é mesmo
importante?
Será insubstituível? • (A) Definir o objectivo da reunião;
Qual o seu real objectivo?
• (B) Dar um título à reunião;
24 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
• O resultado prático;
• Um resultado satisfatório.
O título deve:
MANUAL DO FORMADOR 25
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Últimos
Início da 1/3 do fim 2/3 do fim Fim da
minutos
reunião da reunião da reunião reunião
da reunião
Itens mais
urgentes Itens de maior
interesse
Itens rotineiros
Itens mais Temas Itens que
Item unificador,
Itens simples difíceis controversos (de impliquem um
em especial se
forma a não orador
os itens
ou Fase de maior ocuparem todo o
anteriores foram
produtividade tempo da ou
controversos
Itens que reunião)
necessitem de Itens breves (5 a
maior dose de 10 minutos)
imaginação
26 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Pequeno grupo (2 a 5)
- Coeso
- Pouca diversidade de opiniões
- Alta produtividade Num trabalho a longo
- Pouca discussão prazo, um número
- Visibilidade de cada participante reduzido de pessoas é
- Soluções menos criativas mais produtivo do que um
- Baixo absentismo
- Risco de se sobrepor o plano social grupo maior.
- Dificuldade em surgirem subgrupos
MANUAL DO FORMADOR 27
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Convocação de observadores
Pode acontecer que esse quadro acabe por dominar toda a sequência
da reunião e que os restantes elementos dirijam para ele as suas
intervenções.
Local
28 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Por exemplo:
MANUAL DO FORMADOR 29
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Reunião a dois:
Quanto maior a distância
entre o promotor da
reunião e os participantes,
mais saliente estará a Confrontar - Esta é uma posição que favorece o
posição do primeiro.
confronto de opiniões.
Os elementos com menor
nível de autoridade,
sentam-se normalmente
nos extremos opostos ao
do promotor. Colaborar - Esta é uma posição que facilita a
colaboração entre os dois membros.
Participante.
Promotor da reunião.
30 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Muitos participantes.
Anfiteatro
Divulgar informação.
Permite questionar o líder e tirar notas mas não
promova a participação.
Muitos participantes.
Sala de aulas
Divulgar informação.
Não promove a participação e existe alguma
dificuldade no contacto visual. Permite tirar notas.
Disposição
Não permite muitas pessoas.
em U
O poder do líder está bem definido e permite
alguma interacção entre os participantes.
MANUAL DO FORMADOR 31
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Data e hora
Em princípio os dias mais
adequados são a terça,
quarta e a quinta-feira. A data em que a reunião vai decorrer é de extrema importância:
32 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Duração
Entregar os documentos
no início da reunião, pode
Segundo alguns estudos, o tempo de duração máximo de uma reunião mesmo inviabilizar a
mesma. Ou seja, pode
deverá situar-se entre os de 90 e os 120 minutos. No entanto, caso seja acontecer:
obrigado a ultrapassar os 90 minutos, faça pausas de descontracção
Ter que adiar a reunião;
com alguma periodicidade.
Só intervir quem teve
acesso à documentação;
Refira sempre a hora de início e de fim da reunião. O promotor ser acusado
de segundas intenções;
Limite o n.º de itens da agenda. Perder-se muito tempo a
ler a documentação.
• Relatórios;
• Etc.
MANUAL DO FORMADOR 33
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
• Etc.
• Controlar o objectivo;
• Optimizar a reunião.
34 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
• Participantes;
• etc.
• Outros assuntos.
Outros assuntos:
Urgentes:
Não urgentes:
MANUAL DO FORMADOR 35
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
3.1.2. Secretariado
De forma a obtermos uma
reprodução mais fidedigna
da reunião, o secretariado
O secretariado tem uma função fundamental em todas as fases da
deve poder intervir durante reunião.
a mesma, de modo a
esclarecer pontos que
possam ter ficado mais Nesta primeira fase, ele deve estar ao corrente:
obscuros.
• Da lista de participantes.
3.1.3. Participante
36 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Cada categoria deve ter um título, o qual deve ser uma só palavra. No
início e no fim, enumere os diferentes títulos.
MANUAL DO FORMADOR 37
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
No início:
As partes mais
importantes de qualquer
apresentação são, • Refira o tempo que vai levar na apresentação;
naturalmente, o princípio e
o fim. Como tal, faça um
resumo ao princípio e ao
• Defina o conteúdo principal;
fim dos aspectos que quer
que fiquem mais • Diga como está organizada a sua apresentação (fale nas
memorizados.
categorias);
As questões:
38 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
PREPARAÇÃO DA REUNIÃO
Apresentar os itens
gerais e os 8 dias antes Participantes
documentos
Promotor da reunião
Agenda 3 dias antes
ou secretariado
MANUAL DO FORMADOR 39
40 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Capítulo 4
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
O BJECTIVOS
42 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Início da reunião
Manter a discussão
Tirar conclusões
Decidir as actuações
Encerramento da reunião
MANUAL DO FORMADOR 43
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
4.2. O G RUPO
Vantagens de trabalhar em
grupo:
O grupo age e pensa de forma diferente de cada um dos seus elementos
Transmite segurança;
Os problemas são ana- O que é então um grupo?
lisados por todos;
P o s s i b i l i ta a t r o c a d e
experiências; • Conjunto limitado de pessoas;
O resultado tende a ser
mais criativo; • Com durabilidade no tempo;
Tem maior probabilidade
de influenciar o meio
• Com uma certa coesão e com normas;
externo;
Estimula a entre ajuda.
• Unidas por um objectivo;
Polarização
Cada uma das partes ignora qualquer dos aspectos positivos da outra
parte e tende a enfatizar os negativos.
44 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Diluição de responsabilidades
Pensamento de grupo
A principal tarefa do
PAPEL DO PROMOTOR promotor é a de conciliar
as diferentes posições, de
forma a conseguirem
alcançar o objectivo da
• Seja pontual; reunião.
MANUAL DO FORMADOR 45
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
4.4. L IDERANÇ A
Ser líder é:
TAREFA
46 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
PARTICIPAR
Uma liderança centrada
nas relações é
Eficaz: Situações conhecidas mas não muito habituais. a b s o l u t a m e n t e
desaconselhada quando:
VENDER
IMPOR
Grupo competente
motivado
e
Delegar (entregar)
Grupo competente
desmotivado
e
Participar (louvar, ouvir,
facilitar)
Grupo não
motivado
capaz e
Vender (dirigir, apoiar)
Grupo não
desmotivado
capaz e
Impor (estruturar,
supervisionar)
MANUAL DO FORMADOR 47
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Relembrar o ponto em
que estava a conversa; Organização
Resumir o que foi dito
acerca do presente item. Determina: a agenda, o problema, o objectivo.
Orienta: a discussão.
Promove: a produtividade.
Orienta a sequência de trabalhos com vista a alcançar o objectivo.
Promove a comunicação
Clarifica a comunicação
Resumo e sistematização
Testar o consenso
48 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Facilita a participação
MANUAL DO FORMADOR 49
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
• Siga a agenda;
• Durante a reunião deve ficar claro a acção que cada um tem que
executar, a qual deve estar calendarizada.
(a) As perguntas:
50 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
ESPECÍFICAS
SUSPENSAS
POR TURNOS
RETORNO
(b) O resumo:
O resumo deve ser feito
quando o grupo esmorece
O resumo permite, por um lado, organizar as ideias, por outro lado, a conversa. O promotor da
orientar a discussão. reunião deve ir tomando
notas para poder efectuar
este resumo de forma fiel
Ele poderá ocorrer no meio de um item ou entre dois itens: e fidedigna.
MANUAL DO FORMADOR 51
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
Como tal, ele deverá estar bastante atento ao que se vai dizendo, e deve
tomar pequenas notas ou transcrever pontos-chave. Se tiver dúvidas
num ponto qualquer, não deixe de as esclarecer.
• Ser imparcial;
• Ser flexível;
52 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
• Ser assertivo;
Emissor Receptor
Mensagem
Canal
Codificação Feedback Recepção
Transmissão Descodificação
MANUAL DO FORMADOR 53
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
O conteúdo:
54 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
O Olhar:
A postura corporal:
MANUAL DO FORMADOR 55
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
• Seja empático;
56 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
MANUAL DO FORMADOR 57
CONDUÇÃO DA REUNIÃO
58 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
AVALIAÇÃO DA REUNIÃO
Capítulo 5
AVALIAÇÃO DA REUNIÃO
O BJECTIVOS
5.2. S ECRETARIADO
60 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
AVALIAÇÃO DA REUNIÃO
• Assuntos pendentes;
MANUAL DO FORMADOR 61
AVALIAÇÃO DA REUNIÃO
5.3. PARTICIPANTE
62 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Referências Bibliográficas
64 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
Referências Bibliográficas
MANUAL DO FORMADOR 65
FICHA TÉCNICA
Edição: CECOA
66 CONDUÇÃO DE REUNIÕES
CONDUÇÃO DE REUNIÕES
FICHA TÉCNICA
Edição: CECOA
Produção apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS), co-
financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu.
EXERCÍCIOS DE APLICAÇÃO 29