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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LA CIRCULAR 006 DE 2014 DE LA

SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA QUE ESTABLECE

Mecanismos de Prevención de Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo


(LAFT) para organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la Superintendencia
de la Economía Solidaria y que no ejercen actividad Financiera.

1. ¿Qué requisitos debo cumplir con la UIAF para iniciar el


envío de reportes?

a. Solicitar código
b. Solicitar el acceso al Sistema de Reporte en Línea - SIREL
(Es obligatorio previo el paso a)

2. ¿Dónde y cómo puedo solicitar el código para empezar a


reportar a la UIAF?

R. / Ingresando a la página web de la UIAF en el siguiente enlace


https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm/Modules/Membresia/html
/solicitudCodigo.aspx
Debe seleccionar sector: Supersolidaria
Tipo de entidad: De acuerdo con la clasificación de la
Supersolidaria
Diligenciar totalmente en formulario que aparece en línea y dar
clic en enviar

3. ¿Quiénes deben solicitar el código para empezar a reportar


a la UIAF?

R. / Las organizaciones de la economía solidaria vigiladas por la


Superintendencia de la Economía Solidaria y que no ejercen
actividad financiera

4. ¿Dónde puedo solicitar el acceso al Sistema de Reporte en


Linea – SIREL?

R. / Ingresando al siguiente enlace


https://reportes.uiaf.gov.co/reportesfsm/Modules/Membresia/html
/solicitud.aspx
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5. ¿La clave y usuario para E-learning es la misma que para


ingresar al Sistema de Reporte en Linea – SIREL-?

R. / No. Las solicitudes de clave son diferentes y deben tener en


cuenta la pregunta No. 1

6. ¿El curso E-learning es obligatorio para inscribirse ante la


UIAF?

R. / No. Son temas independientes y el curso es opcional, pueden


realizar el curso de manera gratuita con la UIAF o con quien la
organización solidaria defina. El curso no es prerrequisito para
elaborar los reportes.

7. ¿Cuáles son las sanciones para las entidades que no


cumplan con los mecanismos de prevención de LA/FT o no
nombren empleado de cumplimiento?

R./ La Circular Externa 006 de 2014 advierte a las


organizaciones sometidas a su supervisión que el
incumplimiento de las instrucciones allí emitidas pueden
acarrear sanciones en virtud de las funciones establecidas en los
numerales 6 y 7 del artículo 36 de la ley 454 de 1998 y los
numerales 1 y 2 del artículo 2 del decreto 186'de 2004.

La Supersolidaria podrá imponer multas administrativas o


personales a la entidad o a los directivos, empleados, entre
otros mencionados, que incumplan las instrucciones
impartidas en la Circular 006 de 2014, de hasta 200 SMLMV.
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8. ¿Cuál es el plazo para que las organizaciones de la


economía solidaria vigiladas por SUPERSOLIDARIA
implementen los mecanismos de prevención de LAFT?

R./ De acuerdo con lo establecido en la Circular Externa No. 006


del 25 de marzo de 2014, expedido por la Superintendencia de
la Economía Solidaria, en su numeral 7., dispuso que la dicha
instrucción "rige a partir de su publicación en el diario oficial.

Las organizaciones deberán diseñar e implementar los controles y


procedimientos para la prevención y control del lavado de
activos y la financiación del terrorismo (LAFT) a más tardar el 30
de septiembre del año 2014.

De otro lado, la Circular mencionada estableció la periodicidad


de Reportes de los reportes operaciones sospechosas y
transacciones en efectivo, en su numeral 4.4., así:

Periodo a reportar Fecha de envío


Julio – Septiembre 11 al 20 de octubre
Octubre - Diciembre 11 al 20 de enero
Enero - Marzo 11 al 20 de abril
Abril – Junio 11 al 20 de julio

9. ¿La circular externa 006 de 2014 está dirigida a


organizaciones de la economía solidaria con actividad
financiera?

R./ La C. E. No. 006 de 2014 no es aplicable a las Cooperativas


con actividad financiera vigiladas por la Superintendencia de
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la Economía Solidaria como son las de ahorro y crédito y las


multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito.

Las entidades que ejercen actividad financiera deberán continuar


con la regulación sobre el oficial de cumplimiento y demás
obligaciones en la implementación de mecanismos para la
prevención de LAIFT, en los términos del Estatuto Orgánico
del Sistema Financiero y el capítulo XI del Título 11, de la
Circular Básica Jurídica No. 007 de 2008.

10. ¿Todas las organizaciones de la economía solidaria


están obligadas a nombrar empleado de cumplimiento?

R. / Las organizaciones solidarias de primer y segundo nivel de


supervisión, que no ejercen actividad financiera, en los términos
del artículo 39 de la ley 454 de 1998, tales como fondos de
empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y
crédito. Multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito,
administraciones públicas cooperativas entre otras, tiene la
obligación nombrar el Empleado de Cumplimiento, mientras que
en las de tercer nivel, podrá el representante legal respectivo
asumir las funciones según lo establecido en dicha circular
externa No. 006 de 2014 en su numeral 3.3.1.

11. ¿Quién nombra al empleado de cumplimiento?

R./ De acuerdo con lo establecido en el numeral 3.3.1. de la


circular externa No. 006 de 2014, el empleado de cumplimiento
debe ser designado por el Consejo de Administración, Junta
Directiva u órgano equivalente.
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12. ¿Cuáles es el perfil o requisitos que debe cumplir el


empleado de cumplimiento?

R. / De acuerdo con lo establecido en el numeral 3.3.1. de la


circular externa No. 006 de 2014, el empleado de cumplimiento
debe ser "un trabajador de confianza y con poder de decisión en
la organización, con conocimientos básicos en prevención y
control de lavado de activos y financiación del terrorismo,
debidamente certificados ...", y además que no pertenezca "a
los órganos de control (contador, o auditoria interna), áreas
comerciales ni ser el tesorero."

En concepto de la oficina asesora jurídica de la Supersolidaria,


cada organización debe garantizar a esta Superintendencia el
cumplimiento adecuado de las finalidades de la prevención y
control de lavados de activos y financiación del terrorismo, para
el efecto deberá también considerar autónomamente la
formación académica y/o técnica y experiencia que el empleado
de cumplimiento, los directivos y demás responsables,
acrediten.

13. ¿Debe contratarse un nuevo empleado o funcionario en


la organización de la economía solidaria para ejercer el
cargo de empleado de cumplimiento?

R. / Todas las organizaciones de la economía solidaria (que no


ejerzan actividad financiera en los términos del artículo 39 de la
ley 454 de 1998) están obligadas a nombrar el Empleado de
Cumplimiento, sin consideración al número de asociados que la
integren. Para aquellas que pertenecen al 3 nivel de supervisión,
podrá el representante legal de la entidad ejercer dicho cargo,
con sujeción a las funciones y requisitos detallados en el
numeral 3.3.1., de la Circular Externa No. 006 mencionada.

Para aquellas que pertenecen al nivel 1 y 2 de supervisión, el


empleado de cumplimiento es obligatorio, por lo cual se sugiere
verificar a que grupo pertenece con el fin de dar cumplimiento a
las obligaciones emanadas de la circular.
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Tal y como lo menciona el tercer párrafo del numeral 3.3.1. "El


Empleado de Cumplimiento en las organizaciones de primer y
segundo nivel de supervisión no podrá pertenecer a los órganos
de control (contador, o auditoria interna). Áreas comerciales ni
ser el tesorero."

El Empleado de Cumplimiento tiene el carácter de permanente


dentro de la organización, razón por la cual, independientemente
de la persona que ostente dicho cargo, la entidad solidaria
deberá garantizar la continuidad en el mismo.

La Circular Externa 006 de 2014, no indica ni sugiere la


contratación de personal nuevo para ejercer el cargo de
empleado de cumplimiento. Cada organización es autónoma para
definir su planta de personal permanente y sus funciones. Será
dentro de cada organización que se designe de acuerdo con lo
establecido en la instrucción de la Superintendencia la persona
que ejerza dichas funciones.

14. ¿Cómo cubrirán los gastos originados del


nombramiento del empleado de cumplimiento?

R. / Las actividades relacionadas con la capacitación de los


empleados de la entidad en lo que se refiere a la implementación de
mecanismos contra LA/FT se ajustan a los parámetros establecidos
por esta superintendencia en numeral 2.1.1.1., del capítulo VII de la
Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008. En
consecuencia, podrán sufragarse los gastos generados de
capacitación o formación en LA/FT del fondo de educación.

Para los demás gastos, la oficina asesora jurídica de Supersolidaria


no puede emitir un concepto sobre el origen de la financiación pues
no se enmarca dentro de nuestras funciones ser órgano asesor de
las entidades de la economía solidaria ni co-administrar en sus
decisiones administrativas y financieras como es precisamente el
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presupuesto de la entidad, como tampoco sobre las condiciones


laborales de los funcionarios que la integran.

Debe tenerse en cuenta que el Empleado de Cumplimiento "no


podrá contratarse con terceros las funciones asignadas a este
cargo", lo que significa que quien ejerza dichas funciones debe ser
alguien que pertenezca a la entidad y tenga pleno conocimiento de
la misma. Para las organizaciones clasificadas en el tercer nivel de
supervisión las funciones pueden ser asumidas por el representante
legal.

15. ¿El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS


positivo) es trimestral?

R. / No, el parágrafo 4.2.1 de la circular 006 de 2014 establece


que el ROS debe ser de carácter inmediato.

16. ¿Quién me garantiza la confidencialidad de mi Reporte


de Operación Sospechosa ROS?

R. / La información que recauda y produce la UIAF está sujeta a


expresa reserva legal, de conformidad con el artículo 9º de la ley
526 de 1999 modificado por el artículo 8º de la ley 1121 de 2006
y solo puede ser entregada a las autoridades competentes.
Además, en virtud de dichas disposiciones y de los diversos
pronunciamientos jurisprudenciales en especial de la sentencia C-
851 de 2005, les está vedado a las autoridades competentes para
conocer información de la UIAF, el acceso a la fuente originaria
del ROS, y que incluso a la autoridad judicial en el marco de un
proceso penal le está proscrito el acceso a dicha información. Que
la violación a la reserva citada acarrea consecuencias de carácter
administrativo para la Entidad y genera responsabilidad penal y
disciplinaria para él o los funcionarios incumplidos.
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17. ¿El empleado de cumplimiento reporta información de


LA/FT al Gerente o al Consejo de Administración?

R. / El Consejo de Administración de las cooperativas es el órgano


competente para nombrar al empleado de cumplimiento (numeral
3.1.1. y 3.3.1.), no obstante la subordinación de este con el gerente
o con el órgano permanente de administración, hace parte de la
organización interna que haya establecido cada entidad y no
compete a esta superintendencia definir si existe o no subordinación
entre unos y otros. La Circular Externa No. 006 de 2014, describe
claramente las funciones y responsabilidades que el Representante
legal, el consejo de administración y el oficial de cumplimiento tienen
frente a la organización, la UIAF y esta Superintendencia.

Siendo cada organización autónoma en la designación del empleado


de cumplimiento, ésta decide si quien ostente el cargo es el
representante legal u otro funcionario que cumpla con ser "un
trabajador de confianza y con poder de decisión en la organización,
con conocimientos básicos en prevención y control de lavado de
activos y financiación del terrorismo, debidamente certificados ...", y
además no pertenezca a "a los órganos de control (contador, o
auditoria interna), áreas comerciales ni ser el tesorero." (Numeral
3.3.1. CE 006/2014)

Debe además precisarse que si el empleado de cumplimiento debe


tener poder de decisión en la organización, esta oficina consideraría
que el asistente contable, dentro de una estructura administrativa,
no toma decisiones.

18. ¿En qué parte de la página web de la UIAF puedo


ubicar la plantilla en Excel para realizar el reporte de
transacciones en efectivo?

R. / en el siguiente enlace
https://www.uiaf.gov.co/index.php?idcategoria=20516
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19. ¿Qué significa SIREL?

R. / Sistema de Reporte en Línea.

20. ¿Qué entidad brinda soporte técnico a SIREL?

R. / La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

21. ¿Cuáles reportes debo enviar?

R. / 1. Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)


2. Reporte de transacciones en efectivo individuales y
múltiples (en un solo archivo)
3. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas
(ROS) (si no hubiesen ROS)
4. Reporte de ausencia de transacciones en efectivo (si
no hubiese reporte de operaciones en efectivo)

22. ¿Qué es un reporte negativo o de ausencia de


operaciones?

R. / En el caso de ROS: es cuando no hay ningún Reporte de


Operación Sospechosa a reportar a la UIAF en el trimestre
inmediatamente anterior.

En el caso de transacciones en efectivo: es cuando en el


trimestre inmediatamente anterior no se presente ninguna
operación en efectivo de acuerdo con las especificaciones de la
circular externa 006 de 2014.

23. ¿El código es importante y necesario para iniciar el


proceso ante la UIAF?

R. / Si. Es el primer paso para continuar con el proceso de


inscripción.
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24. ¿Sin el código no se puede solicitar el usuario, clave y


matriz de autenticación para ingresar a SIREL?

R. / Se puede solicitar pero solamente le llegará hasta que tenga


el código de la UIAF.

25. ¿Qué formato y medio se utilizará para el Reporte de


Operaciones Sospechosas, ausencia de operaciones
sospechosas y ausencia de transacciones en efectivo?

R. / Todos los reportes se deben realizar en el Sistema de Reporte


en Línea - SIREL. Para el caso del reporte de efectivo se podrá
cargar el archivo plano cumpliendo con las especificaciones del
anexo técnico.

26. ¿Qué significa razón comercial y cuál es la diferencia


con razón social?

R. / La razón comercial corresponde a la abreviación ó sigla de


una entidad.

Ejemplo:

Razón social: Unidad de Información y Análisis Financiero


Razón comercial: UIAF

27. ¿Cuál es la diferencia entre SIREL y SIPLAFT?

R. / SIREL: Sistema de Reporte en Línea (a donde se remite la


información solicitada por la UIAF).
SIPLAFT: Sistema Integral de Prevención y Control del
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
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28. ¿Si la empresa tiene oficinas en varias ciudades del


país debo hacer un solo reporte?

R. / Si, debe centralizar la información en la oficina principal y


cargar un solo reporte en SIREL.

29. ¿Cómo inscribir las sucursales de una empresa?

R. / Deberán ingresarse a través del Sistema de Reporte en Linea


(el proceso esta descrito en el manual de usuario SIREL)

30. ¿Debo instalar el software ROS STAND ALONE para


reportar?
R. / No. El software ROS STAND ALONE, ya no se utiliza para los
sectores reportantes. Los reportes se envían únicamente a través
del Sistema de reporte en Linea.

31. ¿Las transacciones en efectivo realizadas a través del


Sistema Financiero las debo reportar?

R. /No. Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas


transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios,
involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o
moneda legal colombiana o extranjera.

32. ¿En cuánto tiempo la UIAF asigna el código, usuario,


clave y matriz de autenticación?

R. / el tiempo establecido para este proceso es de diez (10) días


hábiles.
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33. ¿Cuáles son los canales de comunicación para


soporte?

R. / La UIAF tiene a disposición de las entidades reportantes los


siguientes canales de comunicación para soporte y derechos de
petición:

· Chat técnico de lunes a viernes de 8:30 a 12:00 pm y de 2:30 a


5:00 pm
· Linea 018000 111 183
· PBX 288 52 22 opción 2
· Correo soporte@uiaf.gov.co
· Modulo peticiones, quejas, reclamos y solicitudes en el siguiente
enlace
https://www.uiaf.gov.co/servicios_informacion_ciudadano/peticion
es_quejas_reclamos_3542/crear_consultar_un_derecho_peticion

34. ¿Existe algún manual que oriente a las entidades


reportantes en cómo elaborar los reportes a través del
Sistema de Reporte en Linea?

· R. / La UIAF tiene publicado en el siguiente enlace


https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_si
stema_6993 el manual de usuario que muestra paso a paso como
realizar los reportes.

35. ¿En las organizaciones de primer y segundo nivel de


supervisión, que sólo tienen en su planta de personal dos
trabajadores, puede el representante legal ser el empleado de
cumplimiento?

R. El representante legal de las organizaciones de primer y segundo


nivel de supervisión, no puede ser el empleado de cumplimiento, aún si
la organización tiene 2 trabajadores o menos.
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36. ¿En las organizaciones de tercer nivel de supervisión que


instrumentos o procedimientos deben implementar para realizar
la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo,
toda vez que dé en la Circular 006 se establece que los
procedimientos, mecanismos e instrumentos allí señalados son
para las organizaciones de primer y segundo nivel de
supervisión?

Rta. Las organizaciones de tercer nivel de supervisión deben realizar los


reportes previstos en el numeral 4 de la Circular Externa 006 de 2014
emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, y deben
implementar herramientas o instrumentos básicos, ya sea adoptando los
previstos en la Circular o parte de ellos, que les permitan realizar el
control para poder realizar los reportes.

37. ¿Los proveedores, fondeadores o personas que


eventualmente prestan dinero a las organizaciones, deben ser
objeto del proceso de debida diligencia o de conocimiento del
cliente o asociado?

Rta. Si, a toda persona jurídica o natural que tenga relación contractual
con la organización, debe solicitarse como mínimo la información
prevista en el numeral 3.2.1.1. de la Circular Externa 006 de 2014.

38. ¿Qué debo hacer si no hago operaciones en efectivo?

R/. En el evento que no se realicen tales transacciones, la organización


debe, enviar a la UIAF el reporte de ausencia de operaciones a través del
Sistema de Reporte en Línea en los plazos establecidos en el numeral 4.4
de esta circular.

39. ¿Una operación electrónica, bien sea por medio de


transferencia electrónica o de fondos por los canales de la
Entidad bancaria se debe reportar por parte de la organización
solidaria?

R/. No, quien se encuentra obligado a hacer tales reportes es la entidad


bancaria, y lo anterior no se toma como transacción en efectivo.