ORGANIZACIÓN Y

METODOS. SU NATURALEZA

INGENIERIA INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

Ing. David Orantes

TAREAS NEXT WEEK

ORDEN TEMA GRUPO

Recolección, Análisis y evaluación de alternativas.
1 2
(información)
2 Teoría de sistemas ( Análisis y Diseño) 10
3 Teoria de la Administración, Escuelas 4

4 Tipos de Organización y formas de organizar una empresa 7

5 Tería de Sistemas y enfoque sistémico 6

6 Técnicas de Organización de Instituciones (Publicas y Privadas) 5

7 SIG 8
8 TIGs 3
9 Manuales administrativos y formularios 1
10 Distribución física de unidades administrativas 9
NATURALEZA Y PROPÓSITO
DE O Y M
En muchas organizaciones nos encontramos con
fenómenos complejos que se traducen en
dificultades, para dirigirlas y coordinarlas.

Esto provoca la necesidad de reorganizarlas

aplicando las ciencias de la administración.

Los sistemas administrativos en particular,

constituyen una base fundamental, en donde se
sostiene la estructura informática y por ende
productiva de la organización.
NATURALEZA Y PROPÓSITO DE O Y M

En consecuencia, si optimizamos procesos a través de

un análisis racional, los beneficios que traerán
aparejados redundarán en una mejor gestión integral.

Es importante destacar que estos sistemas

administrativos no están aislados, interactúan con la
estructura formal de la organización. Lo que implica al
momento de su diseño e implantación su concordancia
con los objetivos y políticas.

Por ello es importante poseer conocimientos de

Métodos de Graficación, Normas de control interno,
Diseño y análisis de formularios, etc.
¿QUE ES LA ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS?

Es el anagrama aceptado universalmente

para designar lo equipos o servicios
destinados a investigar, analizar, proponer
soluciones o mejoras, asesorar y aconsejar
sobre aspectos organizacionales y de
racionalización del trabajo administrativo a
todo organismo o empresa.
PREMISAS BÁSICAS DEL TRABAJO
DE O Y M

Un funcionario de O y M debe estar preparado para

reconocer y llevar a cabo su tarea de manera que
necesite:
- Tener un buen conocimiento
- Estar familiarizado con las teorías administrativas
- Comprender los procesos básicos del trabajo
- Desarrollar el conocimiento de aspectos
especializados (diseño de formularios, división
del trabajo, uso de equipo de oficina, etc.)
PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
El personal que labora en
Organización y Métodos se
conoce como
Analista de O y M.

Éste se encarga de recopilar y

analizar información con el fin
de presentar soluciones
alternativas a problemas, así
como asesorar en la
implantación de las
modificaciones que proponga.
 PERSONAL DE ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

El analista, puede ser un técnico o profesional que requiere

conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

 Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría

de la administración y de la organización, de sistemas y
metodología de la investigación.

 Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan

realizar diagnósticos administrativos y el diseño
organizacional, análisis y elaboración de organogramas,
diagramas de flujo y distribución de espacio, diseño de
mejoras, sistemas de información.
 CUALIDADES QUE DEBER TENER
UN ANALISTA DE O Y M

 Capacidad analítica: cada uno de los hechos recopilados

debe ser analizados para emitir juicios.

 Objetividad: se requiere que un analista sea cuantitativo en

sus juicios. Medir en números cada uno de los hechos que
va recopilando.

 Sentido común: la información recopilada debe ser

analizada con sentido común. Eliminar casos ilógicos.
 CUALIDADES QUE DEBER
TENER UN ANALISTA DE O Y M

 Tacto: hay que tener contacto con personas de

diferentes caracteres y hay que “llegarles” para que
colaboren.

 Habilidad para pensar en términos de gráficas:

depende de la complejidad del estudio y en algunos
casos, de la metodología empleada.

 Habilidad para presentar ideas: lo mas importante. Lo

principal es vender ideas.
 ERRORES QUE DEBE EVITAR
UN ANALISTA DE O Y M
 Aceptar el análisis de problemas, para los cuales no
está técnicamente preparado. Ya que un error en una
recomendación es fatal en el área de organización de
futuros estudios.

 Envolverse en funciones de control o coordinación,

en las unidades en estudio. Nunca debe desempeñar
funciones de control, no fiscalizar lo que la oficina hace,
no le importan los problemas internos.

 Falta de conocimiento adecuado de los problemas

de la organización.
 PRINCIPALES FUNCIONES
DE O Y M
1.- Estudiar y analizar de manera permanente la
estructura y el funcionamiento de la dependencia.

Esta función implica que se efectúen varias actividades como la

realización de un diagnóstico general de la estructura y
procedimientos de la organización, la proposición de
modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales
administrativos.
PRINCIPALES FUNCIONES DE O Y M
2. Adecuar la organización y las funciones en la
dependencia a las que se trabaja,
según esto, deben desarrollarse actividades de
investigación y clasificación de acuerdo a las bases
jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de
la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la

dependencia que lo solicitan,
en la interpretación y aplicación de técnicas
administrativas; coordinándose con cada una de ellas e
implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y
capacitación del personal.
PRINCIPALES FUNCIONES
DE O Y M
4. Hacer actividades de promoción, investigación y
divulgación,
para promover la coordinación de los recursos e investigar
las nuevas técnicas de administración que se puedan
aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas
para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la

organización,
donde se verifiquen todas las actividades realizadas como
un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos
en los métodos.
 PRINCIPALES FUNCIONES
DE O Y M

6. Dictaminar, asesorar e informar de los trabajos que deba

realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocer de las técnicas concernientes al mejoramiento de

métodos y a los principios generales para resolución de
problemas que se plantean en la organización de la cual
dependen.
 PRINCIPALES FUNCIONES
DE O Y M

8. Realizar estudios, generar bibliografía y

documentación sobre temas de organización y
métodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y

procedimientos que permitan desarrollar con mayor
eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.
FASES DEL DESARROLLO
ADMINISTRATIVO SEGÚN FUNCIONES
DEL O Y M
1ª Fase de desarrollo 2ª Fase de desarrollo 3ª Fase de desarrollo
(inicial) (intermedia) (consolidación)

Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

funciones

Cuadros de distribución del Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

trabajo

Elaboración de Administración por Informática

organigramas proyectos

Elaboración de diagramas Administración estratégica Modelos de simulación

de flujo

Análisis y descripción de
puestos
PROCESO A SEGUIR EN O Y M

La información sobre la actividad administrativa

de la dependencia o unidad orgánica de la que
se trate, se recopila, analiza y prepara como
informe en el cual se deben formular
propuestas, ventajas y desventajas de las
medidas de mejoramiento administrativo más
viables de acuerdo con la estimación de costos
y presupuestos de los recursos humanos,
financieros y materiales.
 HAY DOS CLASES DE TRABAJO
REALMENTE:

- Estudios y análisis de situaciones correspondiente al

diseño e implantación de una organización, servicio,
actividad o procedimiento nuevo.

-Estudio y examen completo o parcial de oficinas o

ramas de actividad ya existentes, para determinación de
su finalidad, organización, direccion, métodos o
sistemas empleados. Lo cual conlleva mejoras o
complementos.

Este último estudio, cuando tiene lugar en una unidad

muy amplia se divide en zonas y aun a veces en
procesos o problemas parciales.
 PASOS A SEGUIR EN O Y M

Para poder realizar dichos análisis se deben seguir

diversos pasos:

1.- Conocer el hecho o la situación que se analiza.

2.- Describir tal hecho o situación.
3.- Descomponerlo en partes, con el fin de conocer los
detalles y aspectos específicos del hecho.
4.- Examinarlo críticamente y comprender cada
elemento o
componente del hecho específico en estudio y los
efectos que esto produce.
 PASOS A SEGUIR EN O Y M

5.- Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio

de clasificación elegido, haciendo comparaciones y
buscando analogías.

6.- Definir las relaciones que operan entre cada elemento,

tomando en cuenta los fenómenos administrativos y
el departamento donde se trabaja.

7.- Clasificar la información por áreas: objetivos,

estructura, normas y políticas administrativas,
funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.
CARACTERÍSTICAS DEL ANÁLISIS
DE O Y M
Las características que distinguen a los análisis de un
sistema bajo O y M, se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo,

la
eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un
proceso.

b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de

un procedimiento que considere los factores.
 CARACTERÍSTICAS DEL ANÁLISIS
DE O Y M
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las
operaciones, modificadores en las formas, registros e
informes.

e. Simplificación: Introducción de mejoras en los

métodos de trabajo mediante el análisis de las
operaciones de un procedimiento.

f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en

los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en
períodos iguales y subdivididos en unidades
homogéneas de tiempo.
CARACTERÍSTICAS DEL ANÁLISIS
DE O Y M

g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre

dos o más variables. Una variable puede ser estimada si
el valor de otra variable es conocido.

h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el

muestreo hace posible las inferencias acerca de las
características del personal.
Ya está definido que la función única de O y M corresponde a
aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de O y M
pueda situarse en diferentes lugares dentro de la estructura
administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse, por ejemplo, en los departamentos de

presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo cual
UBICACIÓN
permite DE LA UNIDAD
observar el establecimiento de esta función en

DE O Y Mcomo un instrumento efectivo para su

oficinas o departamentos claves, en el corazón de la
administración
mejoramiento.
UBICACIÓN DE LA UNIDAD
DE O Y M

La ubicación de la función de O y M en los organismos

de la administración, es muy variada y depende del tipo
de relaciones y las funciones que se le asignen, y del
tipo de organismo implicado”.

Los documentos oficiales recomiendan que la unidad de

O y M dependa de la misma autoridad del organismo al
cual sirve. Sin embargo, la podemos localizar de
diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones
que realice en la empresa u organismo que la requiera.
 UBICACIÓN DE LA UNIDAD
DE O Y M

 A NIVEL DE STAFF, de la Gerencia o una unidad

organizacional.

 COMO UNA SECCION DE UNA UNIDAD ORGANIZACIONAL

EN LINEA , Por ej. Depto. Procesamiento de Datos o
Personal

 COMO UNA UNIDAD ORGANIZACIONAL DEL NIVEL DE

PLANIFICACION Y DESARROLLO DE UNA EMPRESA U
ORGANISMO PUBLICO O PRIVADO.
 ORGANIZACIÓN INTERNA
DE UNA UNIDAD DE O Y M

Elementos constitutivos de una unidad de O y M

- - Un Jefe o Coordinador
- - Analistas de Organización
- - Analistas de Procedimientos
- - Analistas de Formularios e impresos
- - Personal administrativo y de apoyo
 OBSTÁCULOS Y
LIMITACIONES DE
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de

Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

 La carencia de un programa general de Organización y

Métodos en las dependencias públicas y privadas.

 La escasez de personal calificado.

 La resistencia al cambio.