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Excel 2016

Nivel I

CEPS UNI
Índice – Libro Excel Nivel I

Contenido
Hoja de Cálculo .......................................................................................................................................1
1.- Hoja de Cálculo ...............................................................................................................................1
2.- Acerca del creador de la hoja de cálculo..........................................................................................1
Hoja de Cálculo - Excel ............................................................................................................................3
1.- Que significa la palabra Excel ..........................................................................................................3
2.- Concepto y alcances de Excel .........................................................................................................3
3.- Versiones de Excel ..........................................................................................................................4
4.- Acerca del creador de Excel ............................................................................................................5
La ventana de aplicación Excel ................................................................................................................5
1.- Ingreso al programa Excel ...............................................................................................................5
2.- Descripción de la interfaz de usuario de Excel .................................................................................6
3.- Descripción del entorno de las fichas. ..............................................................................................7
4.- Presentación de la cinta de opciones...............................................................................................8
5.- Personaliza la barra de acceso rápido ...........................................................................................10
6.- Tamaño de la Hoja de Cálculo .......................................................................................................12
Ingreso y edición de datos .....................................................................................................................13
1. El Puntero del Mouse .....................................................................................................................13
2. Desplazamiento del puntero de celda y selección de rangos.......................................................13
3. Ingreso de datos.........................................................................................................................15
4.- Editar la digitación .........................................................................................................................18
5. Tipos de datos de Excel..................................................................................................................19
1.- Constantes ................................................................................................................................19
2.- Operaciones de cálculo .............................................................................................................19
6. Digitación de textos ........................................................................................................................20
7. Digita números con símbolo monetario ...........................................................................................22
8. Digita números porcentuales ..........................................................................................................26
9. Digita números como fracción .........................................................................................................28
10. Digitación de fechas .....................................................................................................................30
11. Digitación de tiempos ...................................................................................................................32
12. Ingreso de series de datos ............................................................................................................34
13.- Cómo manejar los datos en la Hoja de Cálculo ............................................................................38
a.- Para mover o cortar...................................................................................................................38
b.- Para copiar o duplicar................................................................................................................39
c.- Para mover o copiar utilizando el puntero de mouse ..................................................................40
d.- Opciones de pegado .................................................................................................................41
d.- Para borrar datos de las celdas .................................................................................................42
e.- Insertar Fila ...............................................................................................................................45
f.- Insertar Columna........................................................................................................................46
f.- Eliminar Fila y/o Columna ...........................................................................................................47
14.- Grabar, guarda información .........................................................................................................47
Prácticas de series de datos ...............................................................................................................50
Práctica dirigida 1: Comando Rellenar de serie de tipo .......................................................................51
Práctica dirigida 2: Rellenar de serie de unidad de tiempo ..................................................................54
Ingreso de fórmulas ...............................................................................................................................56
1.- Definir configuración regional en Windows.....................................................................................56
2.- Tipos de Operadores: ....................................................................................................................58
Escritura de formulas..........................................................................................................................60
3.- Tipos de celdas .............................................................................................................................62
3.1.- Celda activa ...............................................................................................................................62
3.2.- Celda relativa .............................................................................................................................63
Ejemplo 1: La aplicación de CELDA RELATIVA:.............................................................................63
Ejemplo 2: La aplicación de ACTIVA Y RELATIVA: ........................................................................64
3.3.- Celda relativa absoluta ...............................................................................................................65
3.4.- Celda mixta ................................................................................................................................66
Práctica 1: Fórmulas de tipo de celda activa .......................................................................................68
Práctica 2: Fórmulas de tipo de celda relativa .....................................................................................69
Práctica 3: Fórmulas de tipo de celda relativa .....................................................................................70
Práctica 4: Fórmulas de tipo de celda mixta ........................................................................................71
Trabajo con rangos y celdas ..................................................................................................................72
Desde la ficha Inicio ...........................................................................................................................72
A.- Grupo Fuente:...........................................................................................................................72
B.- Grupo Alineación: .....................................................................................................................72
C.- Grupo Número: .........................................................................................................................75
Desde la ventana Formato de celdas ..................................................................................................76
Primera forma: ...............................................................................................................................76
Segunda forma:..............................................................................................................................76
Alineación ..........................................................................................................................................77
A.- Alineación del texto. -................................................................................................................77
B.- Control de texto. - .....................................................................................................................79
C.- De derecha a izquierda. -..........................................................................................................79
D.- Orientación. - ............................................................................................................................80
Práctica 1: Formato de celdas ............................................................................................................87
Práctica 2: Formato de celdas ............................................................................................................88
Práctica 3: Formato de celdas ............................................................................................................89
Práctica 4: Formato de celdas ............................................................................................................90
Nombres de rangos ...............................................................................................................................91
a. Cuando nombrar un rango de celda............................................................................................91
b. Cómo dar Nombre a un Rango de Celda ....................................................................................91
Funciones en Excel: fórmulas simplificadas............................................................................................93
¿Qué es un Service Pack? .................................................................................................................93
Listado de funciones...........................................................................................................................93
Biblioteca de funciones .......................................................................................................................94
Comparaciones de Excel ....................................................................................................................96
Respecto a sus formatos, herramientas. .........................................................................................96
Respecto a la interface ...................................................................................................................96
Respecto al acceso a la nube .........................................................................................................96
Funciones matemáticas .........................................................................................................................97
Funciones estadísticas......................................................................................................................... 112
Funciones Lógicas ............................................................................................................................... 120
Operadores de relación .................................................................................................................... 120
Manejo de listas de datos..................................................................................................................... 133
1. Listas de Datos: ordenamiento y búsqueda .............................................................................. 133
a. Qué es una Lista de Datos.................................................................................................... 133
b. Cómo ordenar una lista de datos usando los botones de herramientas ................................. 133
Ejercicio: Intersección de rangos y uso de la función INDIRECTO .................................................... 134
Cómo obtener los Precios de cada Pedido: .......................................................................................... 134
Para obtener el cálculo de la columna Total: ........................................................................................ 135
Manejo de Listas de Datos ........................................................................................................... 136
Ordenar listas ...................................................................................................................................... 136
Filtrar datos.......................................................................................................................................... 136
Obtener Subtotales múltiples ............................................................................................................... 136
Crear Tablas dinámicas ....................................................................................................................... 136
Consolidar múltiples cuadros ............................................................................................................... 136
Ejercicio: Manejo de una Lista de Pedidos ........................................................................................ 136
El Comando Datos/Ordenar ......................................................................................................... 136
Ordenar la lista para que lo usen en Almacén: ..................................................................................... 136
El Comando Datos/Filtro .............................................................................................................. 139
Filtrar la lista para consultar ciertos pedidos: ........................................................................................ 139
Cuántos pedidos del mes de Enero son de Televisores Daewoo? ........................................................ 139
Para volver a mostrar la lista de pedidos completa ............................................................................... 140
¿Cuántos pedidos de Salazar son de Refrigerador para la tienda Elektra? ........................................... 140
La Función SUBTOTALES ........................................................................................................... 141
Para obtener los Subtotales de la fila 101 ............................................................................................ 141
¿Cuál de las Tiendas tiene la mayor cantidad de pedidos en Enero? ................................................... 142
El Comando Datos/Subtotal ......................................................................................................... 144
Para averiguar quién es el mejor de nuestros Vendedores ................................................................... 144
Para averiguar quién es el mejor de nuestros Clientes ......................................................................... 145
Gráficos y dibujos ................................................................................................................................ 146
Insertar gráficos................................................................................................................................ 146
Pasos para la creación de gráficos ................................................................................................... 147
Personaliza el gráfico ....................................................................................................................... 149
Gráfico Circular ................................................................................................................................ 158
Gráfico de superficie 3D ................................................................................................................... 167
Tipos de gráfico de superficie ....................................................................................................... 167
Superficie 3D:............................................................................................................................... 167
Trama de superficie 3D ................................................................................................................ 167
Crea un gráfico de una ecuación en 3D ........................................................................................ 167
Imprimir la Hoja de Cálculo .................................................................................................................. 171
a. Para imprimir un documento de una sola pagina ................................................................... 171
b. Para imprimir únicamente un gráfico de Excel ....................................................................... 173
c. Para imprimir un documento de varias páginas. .................................................................... 174
Atajos de teclado, combinaciones de teclas ......................................................................................... 179
LISTADO DE TECLAS DE FUNCIÓN .................................................................................................. 179
INFORMACIÓN ACERCA DEL PROGRAMA EXCEL 2013 .................................................................. 179
Códigos ASCII para caracteres especiales: ...................................................................................... 181
Combinaciones de teclas especiales más usuales: ........................................................................... 181
Teclas de Método Abreviado en la Hoja de Cálculo: ......................................................................... 182
Para trabajar con Datos: ................................................................................................................... 183
Para utilizar con Bases de Datos y Listas: ........................................................................................ 188
Novedades de Excel 2016 ................................................................................................................... 190
1.- Color de la cinta de opciones....................................................................................................... 190
2.- ¿Qué desea hacer? ..................................................................................................................... 191
3.- Modo mouse / táctil ..................................................................................................................... 192
4.- Crear datos históricos.................................................................................................................. 194
5.- Nuevos gráficos........................................................................................................................... 199
1.- Gráfico de cascada ................................................................................................................. 200
2.- Gráfico de histograma o estadística......................................................................................... 203
3.- Gráfico de Pareto .................................................................................................................... 205
4.- Gráfico de cajas y bigotes ....................................................................................................... 208
5.- Gráfico de jerarquía................................................................................................................. 211
6.- Gráfico de proyección solar ..................................................................................................... 212
Excel Nivel I CEPS UNI - Universidad Nacional de Ingeniería

Hoja de Cálculo
1.- Hoja de Cálculo
Una hoja de cálculo es un programa, aplicación, que permite utilizar datos numéricos, alfanumé-
ricos y textos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (que están organizadas en
una matriz bidimensional de filas y columnas).

Objetivos de la hoja de cálculo:


 Digitación, corrección de información.
 Realizar diversas operaciones de cálculo.
 Búsqueda de información.
 Creación de gráficos.

2.- Acerca del creador de la hoja de cálculo

Dan Bricklin
En 1961 se admitió, permitió el concepto de una hoja de cálculo elec-
trónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Ri-
chard Mattessich.

Dan Bricklin es el inventor de las hojas de cálculo. Bricklin contó la


historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos
en un tablero.

Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una


gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin
a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de
cálculo para ver los resultados de las fórmulas, técnicas, métodos que intervenían en el proceso.

La idea de una calculadora interactiva de interfaz visible para PC (computador personal) lo em-
pezó a crear a partir de 1978. Sus investigaciones, pruebas se convirtieron en VISICALC, la
primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u compu-
tador personal) para convertirse en una herramienta en los negocios y en las empresas.

La primera Hoja de Cálculo (VisiCalc) fue inventada por Dan Bricklin en 1979 y funcionaba en un
computador Apple II.

En la imagen la
presentación
del entorno de
VisiCalc

Universidad Nacional de Ingeniería Pág. N° 1


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VisiCalc fue considerada en ese entonces como un software de “cuarta generación” que permitía
a quienes realizaban proyecciones financieras la posibilidad de recalcular automáticamente toda
la hoja de trabajo en el momento en que se cambiaba cualquier valor (cantidad, precio, etc.)

Algunas imágenes referentes a VisiCalc

Después aparecen otros programas de cálculo:

 SuperCalc (1980)
 Multiplan de Microsoft (1982)
 1-2-3 de Lotus (1983)
 AppleWorks (1984).

Con Microsoft Excel (introducido para el Mac OS en 1985 y para Windows 2.0 en 1987), nació
una nueva generación de hojas de cálculo.

En la imagen el entorno de la hoja de cálculo 1-2-3 de la empresa Lotus.

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Hoja de Cálculo - Excel

1.- Que significa la palabra Excel


La palabra Excel proviene de la palabra del idioma inglés.

1.- Excel que en su traducción significa sobresalir.


2.- Excellence que en su traducción significa excelencia.

¡Significado de Microsoft Excel!

Microsoft es el nombre de la empresa de software y hardware dedicado a la aplicación a la


gestión de soluciones informáticas desde el sistema operativo, ofimática, base de datos, aplica-
ciones de Internet, etc.

Excel es el nombre o marca comercial de la hoja de cálculo de la empresa Microsoft.

2.- Concepto y alcances de Excel


Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo que se utiliza para el ingreso de información,
acceso a operaciones de cálculo y su posterior análisis de datos, Excel pertenece al conjunto de
programas denominado Office.

Excel en la actualidad es la mejor aplicación de hojas de cálculo que nos permite establecer la
simulación de información, su alcance está conformado en dos campos.

1. El ingreso de información de tipo texto, numérico, fecha, tiempo. Para que después se pueda
aplicar sus acabados mediante el formato.
La aplicación de los contenidos de fuentes, alineación y la designación de los formatos de
celdas, formatos condicionales, formato como tabla, estilos, etc. permite optimizar la presen-
tación de la información.

2. Acceso a operaciones de cálculo a través de fórmulas y funciones. Búsqueda de información,


utilizar filtros y gráficos para optimizar la presentación de datos.

Las fórmulas se realizan a través de operadores aritméticos, de comparación o relación, conca-


tenación y de referencia.

Las funciones son palabras que representan a un programa desarrollado en Visual Basic. La
función es también se denomina como la formula predefinida y cumple una tarea específica.
Cada función tiene su sintaxis y argumento.

La sintaxis se refiere a la forma como debemos de escribir la función.


El argumento es el número o números (rango, matriz), nombres que representan un rango nu-
mérico, referencias que contengan números. Es la explicación en detalle de la función.

Las funciones están conformadas en: Matemáticas, estadísticas, lógicas, texto, fecha y hora,
búsquedas y referencias, financieras, ingeniería, información, web, etc.
Además, el programa Excel permite el acceso a: Herramientas de análisis de datos, crear gráfi-
cos lineales y dinámicos, filtros, formularios, editor de programación, etc.

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Cada archivo de Excel se denomina libro, y está formado por varias hojas.
Cada hoja es una matriz conformada por filas y columnas.
Cada intersección de una fila con una columna se denomina celda.

Respecto a cada archivo (trabajos de los usuarios) en Excel se denomina Libro.


Cada libro (book) o archivo (file) está conformado por hojas. Cada hoja también
es denominada como hoja tabular. Cada hoja (sheet) es totalmente indepen-
diente, autónoma respecto a su diseño, contenido de información, fórmulas, funciones, etc.

3.- Versiones de Excel


A continuación, las diferentes versiones, aplicación y años en que fueron publicados el programa
Excel a través de la empresa Microsoft.

Nombre
Aplicación Fecha
Versión
Excel 1.0 para Apple Macintosh 1985
Excel 2.0 para Windows 1987
Excel 1.5 para Apple Macintosh 1988
Excel 2.2 para Apple Macintosh y OS/2 1989
Excel 3.0 para Windows, Apple Macintosh y OS/2 1990
Excel 4.0 para Windows y Apple Macintosh 1992
para Windows y Apple Macintosh – agrega el
Excel 5.0 1993
soporte para el lenguaje de programación VBA
Excel 7.0 Office 95 para Windows y Apple Macintosh 1995
Excel 8.0 Office 97 para Windows 1997
Excel 8.0 Office '98 para Apple Macintosh 1998
Office 2000 - Windows y
Excel 9.0 1999
Office 2001 - Apple Macintosh
Excel 10 Office XP para Windows) – Excel XP 2000
Excel 10 Office vX para Apple Macintosh 2001
Excel 11 Office 2003 para Windows 2003
Excel 11 Office 2004 para Apple Macintosh 2004
Excel 12 Office 2007 para Windows y Apple Macintosh 2007
Excel 14 Office 2010 para Windows y Apple Macintosh 2010
Excel 15 Office 2013 para Windows y Apple Macintosh 2013
Excel 16 Office 2016 para Windows y Apple Macintosh 2015

Microsoft Office 2016 (también llamado Office 2016), es la más reciente versión de la suite ofi-
mática, es el sucesor de Microsoft Office 2013.

La suite de Microsoft Office 2016 se utiliza oficialmente desde el 22 de setiembre 2015. Uno de
los programas más referentes de la suite de Office es el programa o aplicación Excel. La última
versión se denomina Microsoft Excel 2016 o Excel 16.

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4.- Acerca del creador de Excel

Charles Simonyi

Nació el 10 de setiembre de 1948 en Hungría, es un ingeniero de soft-


ware que supervisó la creación de la suite de ofimática Microsoft Office.
Tras completar sus estudios, Simonyi trabajó en Xerox PARC, en Palo
Alto, California. Allí desarrolló el primer procesador de textos WY-
SIWYG, Bravo, para el ordenador Xerox Alto.
Fue uno de los primeros programadores contratados directamente por
Bill Gates para Microsoft, donde desarrolló Multiplan, el predecesor de
la hoja de cálculo Microsoft Excel. Posteriormente se dedicó al desa-
rrollo de la suite ofimática Microsoft Office.
Cuando trabajaba en Microsoft, introdujo la programación orientada a objetos. Actualmente dirige
su propia compañía, Intentional Software, dedicada al desarrollo de programación intencional.

La ventana de aplicación Excel

1.- Ingreso al programa Excel


Primera forma: Para ingresar a la aplicación Excel, en el escritorio de
Windows haz doble clic en el acceso directo o icono de Excel 2016.

Segunda forma: Hacer clic en el botón Inicio luego digita Excel, después
pulsa la tecla Enter para confirmar.

Tercera forma: Pulsa las teclas Inicio y R luego digita Excel y haz clic en Aceptar.

Para confirmar
el ingreso a Excel
escoge Libro en
Blanco.

El resto de
opciones son
plantillas.

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2.- Descripción de la interfaz de usuario de Excel


La ventana de trabajo en Excel. - Son hojas de cálculo que hacen fácil la creación y manipulación de tablas de datos. Esta Aplicación incluye muchas
herramientas de cálculo, así como diferentes tipos de formato, representación gráfica de los resultados, análisis de datos y automatización de tareas
mediante la programación en Visual Basic.

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3.- Descripción del entorno de las fichas.


La ficha de menú en Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de
Excel y sirve como ayuda para escoger opciones.

Cada uno de estas fichas, opciones de Menú contiene grupo de comandos. Cada grupo de co-
mandos a su vez presentan Botones de acciones que simbolizan una tarea, orden, actividad,
formato, etc. A estos botones también se denomina controles de comando.

Por ejemplo, la ficha INICIO está conformado por los siguientes grupos:

1 2 3 4 5 6 7
1.- Portapapeles: Pegar, cortar, copiar, copiar formato.

2.- Fuente: Fuente, tamaño de fuente, aumentar tamaño de fuente, disminuir tamaño de fuente,
negrita, cursiva, subrayado, bordes, relleno y color de relleno, color de fuente.

3.- Alineación: Alineación, orientación (gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación
vertical), disminuir y aumentar sangría, Ajustar celdas, Combinar y centrar celdas.

4.- Número: Formato de número, formato de número de contabilidad, estilo porcentual, estilo de
millares, aumentar decimales, disminuir decimales.

5.- Estilos: Formato condicional, Dar formato como tabla, Estilos de celdas.

6.- Celdas: Insertar celdas, Eliminar celdas, Formato.

7.- Modificar: Suma, rellenar, borrar, ordenar y filtrar, buscar y seleccionar.

Al igual como se ha explicado el entorno de la ficha o menú INICIO, las demás opciones del
menú también tienen su contenido conformado por grupos o áreas.

► Importante

La empresa Microsoft implementó la interface gráfica "Ribbon"


por primera vez en Microsoft Office 2007 y se continúa utilizando
en Microsoft Office 2010, 2013 y 2016 (última versión).

La palabra Ribbon, traducida a nuestro idioma español significa


cinta, es una interfaz gráfica de usuario, compuesta de una
banda (cinta) que se ubica en la parte superior del programa.

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Excel – CEPS UNI

4.- Presentación de la cinta de opciones


Para el acceso a las opciones de presentación de la cinta de opciones, haz clic en la opción que
se ubica en la parte superior derecha, compruébalo en la imagen.

1. La opción ocultar automáticamente la cinta de opciones, muestra el contenido de la hoja


tabular sin la cinta de opciones (pantalla completa o fullscreen). Esta opción es muy útil para
la presentación de informes, cotizaciones, etc., sin distracciones.

Compruebalo
en la imagen.

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Excel – CEPS UNI

2. La opción mostrar pestañas, muestra solo las opciones de menú, cinta de opciones desde
Archivo hasta la opción Vista.

Compruebalo en
la imagen.

3. La opción mostrar pestañas y comandos, muestra todas las opciones de cada ficha con-
formado por grupos y opciones de comando.

Compruebalo
en la imagen.

También: Al pulsar las teclas (comando) Ctrl + F1 o haciendo doble selección (clic) con el mouse
en cualquier ficha (opción del menú principal) se oculta y visualiza el entorno de las fichas (inter-
face Ribbon) con sus respectivos grupos y controles de cada grupo.

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Excel – CEPS UNI

5.- Personaliza la barra de acceso rápido


En la parte superior izquierda se dispone de tres opciones

1. Guardar
2. Deshacer (Ctrl + Z)
3. Rehacer (Ctrl + Y)

Compruébalo
en la imagen

Para modificar los iconos de acceso rápido realiza los siguientes pasos:

a) Selecciona el icono personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Compruébalo
en la imagen

b) Escoge la opción más comandos

Compruébalo
en la imagen

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Excel – CEPS UNI

c) Escoge la opción Aplicar formato de celdas / Agregar / Aceptar

Compruébalo
en la imagen.

d) Comprueba en la imagen la inserción de Aplicar formato de celdas

Nota. - Para eliminar los accesos directos de las herramientas escoge la opción quitar

Compruébalo
en la imagen.

En la imagen comprueba cómo se eliminó el acceso directo (icono) de la herramienta Aplicar


formato de celdas.

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Excel – CEPS UNI

6.- Tamaño de la Hoja de Cálculo


A partir de Excel 2007, 2010, 2013 y 2016 el tamaño de la hoja de cálculo es:

En Columnas: desde la A hasta la XFD (16,384 columnas).


En Filas: de 1 a 1’048,576 filas.

Para comprobar el tamaño de la hoja de cálculo:

1ra Forma:
Se podrá comprobar el tamaño de la hoja haciendo un clic sostenido en la opción núcleo de
la hoja tabular, el tamaño se puede visualizar en el área cuadro de nombres.

Compruébalo
en la imagen.

2da Forma:
Para ir a la última columna (XFD): Ctrl +  (tecla direccional a la derecha).
Para ir a la primera columna (A): Ctrl +  (tecla direccional a la izquierda).
Para ir a la última fila (1): Ctrl +  (tecla direccional hacia abajo).
Para ir a la primera fila (1’048,576): Ctrl +  (tecla direccional hacia arriba).

Hojas en un Libro: Inicialmente tiene 1 hoja. Hasta un máximo de 255 hojas.

Cada Libro en Excel es un archivo en el que se pueden haber utilizado una o varias hojas.

Los nombres de archivo estándar de Excel tienen la extensión: xlsx.


Los archivos habilitados para macros de Excel tienen la extensión: xlsm.

► Importante

El tamaño de la hoja de Excel desde su lanzamiento


versión 1 (1985) hasta la versión 11 (2003) el tamaño
de la hoja tabular era:

En Columnas: desde la A hasta la IV (256 columnas).


En Filas: de 1 a 65,536 filas.

Los nombres de archivo estándar de Excel tienen la ex-


tensión (formato): xls.

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Ingreso y edición de datos

1. El Puntero del Mouse


Dependiendo donde se ubique el puntero del mouse, este cambiará de forma para realizar
diferentes acciones en la hoja de cálculo:

En el interior de la celda. Para seleccionar celdas.

En el borde del puntero de celda. Para copiar o mover celdas.

En el cuadro de relleno. Para copiar en celdas consecutivas, o para rellenar series


de datos, también para copiar operaciones de cálculo.

Cambia el ancho de una columna.

Cambia el alto de una fila.

Selecciona toda la fila.

Selecciona toda la columna.

2. Desplazamiento del puntero de celda y selección de rangos.


Para utilizar el desplazamiento de las celdas vamos a generar un autorelleno de información.

1.- Selecciona las celdas A1:D8.

Compruébalo
en la imagen.

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Excel – CEPS UNI

2.- Digita el texto Excel


3.- Pulsa las teclas Ctrl + Enter

Compruébalo
en la imagen.

4.- Para el desplazamiento de celdas


Selecciona la celda A1
Pulsa las teclas Ctrl + Shift +  (tecla direccional a la derecha).

Compruébalo
en la imagen.

5.- Para el desplazamiento de celdas


Selecciona la celda D1
Pulsa las teclas Ctrl + Shift +  (tecla direccional hacia abajo).

Compruébalo
en la imagen.

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Excel – CEPS UNI

3. Ingreso de datos
Para usar los recursos al máximo que nos proporciona el programa de Excel debemos de com-
binar comandos (combinaciones de teclas)

Ingreso de datos con acciones de mouse y teclado

1.- Ingreso de datos por defecto

1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea escribir un dato.


2.- Después de digitar cualquier dato (o fórmula) pulsa la tecla Enter o Intro por defecto se con-
firma la digitación y desplaza la celda hacia abajo.
Compruébalo
con las imáge-
nes.

2.- Ingreso de datos con tabulación

También podemos utilizar la tecla Tab (tabulación) en este caso el desplazamiento de la celda
activa es hacia la derecha.
Compruébalo
con las imáge-
nes.

3.- Ingreso de datos y genera saltos hacia arriba.

1.- Haz clic en cualquier celda


2.- Digita Excel 2016
3.- Después pulsa las teclas Shift + Enter

Compruébalo con
las imágenes.

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Excel – CEPS UNI

4.- Ingreso de datos y genera saltos hacia la izquierda.

1.- Haz clic en cualquier celda


2.- Digita Excel 2016
3.- Después pulsa la tecla Shift + Tab

Compruébalo
con las
imágenes.

5.- Ingreso de datos y genera saltos direccionales

Después de digitar podemos utilizar las teclas direccionales o desplazamiento, para ubicar el
puntero de mouse y seguir digitando información.

 Para generar salto hacia la derecha.

 Para generar salto hacia la izquierda.

 Para generar salto hacia la arriba.

 Para generar salto hacia la abajo.

Compruébalo con la
imagen, después de
digitar generar salto
hacia arriba.

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6.- Confirmar ingreso de datos como celda activa

Para ingresar datos sin que la celda activa no se mueva para ningún lado.

►Utiliza la opción Introducir

1.- Haz clic en cualquier celda


2.- Digita cualquier dato por ejemplo Excel 2016
3.- Después haz clic en la opción Introducir (visto bueno) de la barra de fórmula.

Compruébalo
en imagen.

► Utiliza combinaciones de teclas

1.- Haz clic en cualquier celda


2.- Digita cualquier dato por ejemplo Excel 2016
3.- Pulsa las teclas Ctrl + Enter

Compruébalo
en imagen.

Nota.- Cuando se está ingresando datos en una celda, observe que al lado izquierdo de la Barra
de Estado aparece el mensaje Introducir, y una vez escrito los datos en las celdas, al seleccionar
una de ellas, la barra de fórmulas mostrará el contenido de esta celda.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 17


Excel – CEPS UNI

4.- Editar la digitación


Cuando se ha cometido un error de digitación (escritura) sobre una celda, es necesario corregir
a continuación, explicamos cómo:

 Haz doble selección de mouse (doble clic) sobre la celda donde está el error.
 También pulsa la tecla F2 sobre la celda donde está el error.
 Ubícate sobre la celda y utiliza la barra de fórmula.

Compruébalo
en imagen.

Corrige el texto digitado en la celda A1 que inicialmente se digito Excel 2016.


 Después corrige agregando la palabra Microsoft.
 Al aparecer el cursor parpadeante, modificar el dato escrito en esa celda y luego presionar
Enter.o Tab, también haz clic en cualquier otra celda.

Al final en la celda A1contiene la corrección Microsoft Excel 2016.

Compruébalo
en imagen.

También es necesario corregir eliminando caracteres.

Haz clic en la celda A2 y digita Exxcel 2016, compruébalo en la imagen.

Corrige:

► Haz clic después del carácter a eliminar y


pulsa la tecla retroceso.
► Haz clic antes del carácter a eliminar y pulsa
la tecla suprimir.

Nota: Observe que en esta ocasión cuando se está modificando el contenido de la celda, en la
barra de Estado aparece el mensaje Modificar.

Compruébalo
en imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 18


Excel – CEPS UNI

5. Tipos de datos de Excel


Una celda en Excel acepta el ingreso de datos constantes y operaciones de cálculo.

1.- Constantes
Los datos contantes se agrupan los datos de tipo texto, alfanumérico y numérico.

Tipo de dato texto


Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos)
y puede tener hasta un máximo de 32,000 caracteres.

Tipo de dato alfanumérico


Se denomina así cuando se combina letras y números. Por ejemplo, cuando digitamos una di-
rección domiciliaria, un correo electrónico, etc.

Tipo de datos numéricos


Un dato de tipo numérico está conformado en:

 Números enteros
 Números decimales
 Fecha con formato dd/mm/yyyy
 Tiempo con formato hh:mm:ss AM/PM

Comprueba en la imagen la digitación de tipo texto, alfanumérico y número.

2.- Operaciones de cálculo


Está conformado en fórmulas y funciones.

1.- Fórmula. - Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.
Las fórmulas permiten realizar cálculos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

2.- Función. - Una función es una palabra que representa a un programa desarrollado en el
lenguaje de programación Visual Basic. Cada función que cumple una tarea específica y está
conformado en funciones matemáticas, lógicas, fecha, hora, búsqueda, etc.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 19


Excel – CEPS UNI

6. Digitación de textos
Para digitar textos es recomendable hacerlo en minúsculas o título para que se pueda corregir
utilizando el asistente de la corrección ortográfica.

1.- Digita la siguiente información desde A1 hasta C9, conformada por Nombres y Apellidos. En
el caso de los nombres y apellidos digítalo sin tildes, tal cual está en la imagen.

Compruébalo
en la imagen.

2.- Haz clic en la Ficha Revisar luego escoge Ortografía

También: Para activar el corrector ortográfico puedes utilizar el telado.

Pulsa la tecla de función F7 o


Pulsa las teclas Alt + R + HR

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 20


Excel – CEPS UNI

3.- Se habilita la ventana de ortografía para que escojas las opciones:


Cambiar, Cambiar todas, Autocorrección, Omitir una vez, Omitir todo, Agregar al diccionario.

Cuando finaliza la corrección se habilita la ventana


de dialogo con el siguiente mensaje.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 21


Excel – CEPS UNI

7. Digita números con símbolo monetario


Cuando digitamos números en el programa Excel no es permitido los espacios vacíos antes o
después de digitar, al digitar números con espacios vacíos el programa Excel automáticamente
lo elimina, no se considera los espacios vacíos.

Al digitar un número debemos de aplicar distintos formatos de número para mostrar como: por-
centaje, fecha, hora y símbolos monetarios.

1.- Digita los números tal como se muestra en la siguiente tabla

2.- Selecciona el rango desde B1 hasta B6, luego haz clic en la ficha o menú INICIO, del grupo
Número escoge la opción Número.

Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 22


Excel – CEPS UNI

3.- Selecciona el rango desde C1 hasta C6, luego haz clic en la ficha o menú INICIO, del grupo
Número escoge la opción Moneda.

Compruébalo en la imagen.

4.- Selecciona el rango desde D1 hasta D6, luego haz clic en la ficha o menú INICIO, del grupo
Número escoge la opción Contabilidad.

Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 23


Excel – CEPS UNI

Formato personalizado
Selecciona el rango desde E1 hasta E6 para asignarle un FORMATO PROPIO nos referimos a
la asignación del SÍMBOLO MONETARIO de una forma distinta a las aplicaciones anteriores
que el programa Excel lo tiene por defecto cuando configuramos a los números, nos referimos a
las opciones Moneda y Contabilidad. Nuestro objetivo es un formato distinto.

Escoge la ficha INICIO, del grupo Número selecciona Más formatos de número…

También pulsa las teclas (comando) Ctrl + 1 para acceso a Formato de celdas

Otra forma de activar el formato de celdas es desde el menú INICIO / grupo Celdas, escoger
la opción Formato / Formato de celdas…

Después de activar la ventana de dialogo Formato de celdas de cualquier forma escoger la op-
ción Número / Personalizada, en la opción tipo digitar 0 “S/.”

Que significa, representa: 0.00 “S/.”

(0) representa cualquier un número

(.) el punto representa la posición para la acción decimal

(00) significa la representación numérica decimal de dos números.

(“S/.”) representa el comentario, todo lo que digitemos entre comillas el programa Excel lo con-
sidera como comentario que se asigna en nuestro caso al número.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 24


Excel – CEPS UNI

Comprueba en la imagen los cambios de configuración personalizada 0 “S/.”

Comprueba en la imagen la presentación de formato propio para el rango E1: E6.

A continuación, la presentación de formato propio para el rango C1: E6 con 0.00 "US $"
.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 25


Excel – CEPS UNI

8. Digita números porcentuales


Porcentaje es una forma de expresar a un número como una fracción
que tiene el número 100 como denominador.
También se denomina tanto por ciento, donde por ciento significa “de
cada cien unidades”.

El porcentaje se usa para comparar una fracción (que indica la rela-


ción entre dos cantidades) con otra, expresándolas mediante porcen-
tajes para usar 100 como denominador común.

1era Forma – Digitar símbolo porcentual (%)

Ubicarse en la celda A2 y digitar 26%


Ubicarse en la celda A3 y digitar 2.35%

Continua hasta la celda A6 digitando 9%

Compruébalo
en la imagen.

2da Forma – Aplicar cálculo y asignar formato.

En la celda B2 aplicar la siguiente división =26/100. Al pulsar ENTER tenemos como respuesta
el número como factor matemático

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 26


Excel – CEPS UNI

Repite las acciones de cálculo para el rango de B2 hasta B6, comprobamos nuestras respuestas
respecto a la digitación entre 100. Respecto a la relación entre dos cantidades.

Compruébalo
en la imagen.

Para terminar nuestro proceso de digitación con símbolo, signo porcentual. Pulsa el botón
derecho de mouse sobre la celda B2 / escoger la opcion Formato de celdas o CTRL + 1

Formato:
0%

En la celda B2 se obtiene la respuesta de asignación porcentual.

Compruébalo
en la imagen.

Nota. - Repetir este procedimiento de asignar formato, para la asignación de signo porcentual al
rango de celdas desde B3 hasta B6.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 27


Excel – CEPS UNI

9. Digita números como fracción


En matemáticas, una fracción, número fraccionario, o quebrado es la expresión de una cantidad
dividida entre otra cantidad

Numerador y denominador: Las fracciones se componen de:


numerador, denominador y línea divisoria entre ambos (barra ho-
rizontal u oblicua).

En una fracción común a/b el denominador b representa la can-


tidad de partes iguales en que se ha fraccionado la unidad, y el
numerador a es el entero.

1era Solución: DIGITANDO COMO COMENTARIO

En la celda A2 utilizando la tecla APOSTROFE que se comparte con el signo de


admiración en cualquier teclado, digitaremos ‘1/2 al pulsar la tecla Enter queda
registrado como 1/2.

Compruébalo
en la imagen.

Generando las copias:

En la celda A2 digitar ‘1/2


En la celda B2 digitar ‘2/1
En la celda C2 digitar ‘3/1

Después genera
sus copias.

Compruébalo en
la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 28


Excel – CEPS UNI

2da Solución: COMO OPERACIÓN DE CÁLCULO

Para que el número se registre como fracción o quebrado digita 0 1/2

Compruébalo
en la imagen.

Al pulsar ENTER en la celda A2, tenemos como resultado 1/2 pero internamente el contenido,
adjunto de esta digitación nos da como resultado 0.5 de la división del número uno entre dos.

Compruébalo
en la imagen.

► Otros ejemplos:

En la celda A3 digitar 0 2/3 y Enter para confirmar


En la barra de fórmula
comprueba el resultado
0.666666666666667

En la celda A3
el resultado
es 2/3

Nota. - Para comprobar la digitación de fracción de 2/3 en cualquier celda digita =2/3 luego pulsar
Enter (Intro) tu respuesta será 0.666666666666667

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 29


Excel – CEPS UNI

10. Digitación de fechas


Cualquier fecha que se digite en el programa Excel se considera
como un número entero de serie con formato dd/mm/yyyy.
dd representa el día (day)
mm representa el mes (month) y
yyyy representa el año (year)

Este registro de que las fechas que nosotros como usuarios digita-
mos son enumeradas, es a partir del 01/01/1900 se considera como
el día 1 y la última fecha que se digita es 31/12/9999, esta fecha
representa el número 2’958,465

Por ejemplo, digita la fecha con el símbolo / (slash)

Después de digitar la fe-


cha pulsa la tecla Enter,
comprueba cómo se
alinean hacia la derecha.

Por ejemplo, digita la fecha con el símbolo – (guion medio)

Después de digitar la
fecha pulsa la tecla
Enter,
comprueba cómo se
alinean hacia la derecha.

Nota. - Cuando su ubicación es hacia la derecha, significa que se ha registrado como fecha o un
número entero con formato.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 30


Excel – CEPS UNI

Digita fechas como texto


A veces, las fechas pueden adquirir formato de texto y almacenarse como tal en las celdas. Por
ejemplo, puede ser que haya escrito una fecha en una celda que tenía formato de texto.

Por ejemplo, en el rango A2:A8 escoge el formato texto.

Compruébalo
en la imagen.

Digita fechas en el rango de A1 hasta A8 al final comprueba su ubicación hacia la izquierda esto
significa que la fecha es considerada como texto.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 31


Excel – CEPS UNI

11. Digitación de tiempos


Excel reconoce cualquier tiempo registrado como un número
decimal de serie con formato de hora minuto segundo y los me-
ridianos (AM/PM).

El formato de tiempo es hh:mm:ss AM/PM (en Windows 8)


El formato de tiempo es h:mm:ss AM/PM (en Windows 10)

También podemos usar la notación de 24 horas. En este caso sí


son las 4 de la tarde, podrás decir que son las 16 horas, ya que
desde las cero horas de medianoche hasta las 4 de la tarde han
transcurrido 16 horas.

Por ejemplo: Digita los siguientes tiempos desde las celdas A1 hasta A10.

► Importante
Para registrar cualquier tiempo digitar:

hora:minuto u
hora:minuto:segundo

No es necesario digitar am o pm.

La asignación de am (antes medio día) o pm (pasado


medio día) es determinado con formato de celdas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 32


Excel – CEPS UNI

Después selecciona el rango A1:A10, pulsa el botón derecho de mouse luego escoge la opción
Formato de celdas. También puedes pulsar las teclas Ctrl + 1.

Compruébalo
con la imagen.

Escoge Número / Personalizada / hh:mm:ss AM/PM (Win 8) ó h:mm:ss AM/PM (Win 10).

En Windows 8 En Windows 10

Nota: La diferencia del formato de fechas cambia en Win. 8 (a.m.) y en Win. 10 (a. m.).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 33


Excel – CEPS UNI

12. Ingreso de series de datos


Crear series de datos en Excel es posible utilizando auto rellenar.

Sera necesario digitar uno o dos datos a partir de los cuales Excel rellenará el resto de las celdas.

a.- Ejemplos con un dato digitado:

Digitar el día de semana lunes, luego hacer arrastres de mouse hacia abajo, arriba, izquierda o
derecha. Se auto rellena por defecto los otros días de la semana en forma consecutiva como
avance o retroceso.

Compruébalo en las imágenes.

También se podrá crear una serie como dato repetitivo, por ejemplo, será necesario agendar
actividades para el día lunes, entonces necesario que esta palabra se repita n veces.

En la celda A1, digita


Lunes, luego pulsa la
tecla Ctrl sin soltar
esta tecla con el
mouse hacer
arrastres de mouse
hasta la celda A8.

Nota. - Se podrá generar una serie al igual que los días de la semana con los meses del año.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 34


Excel – CEPS UNI

b.- Ejemplos con dos datos digitados: A estos rellenos de serie se denomina intervalo.

Ejemplo 1: Con intervalo de 1


En la celda A1 digita 1
En la celda A2 digita 2
Selecciona ambas celdas luego hacer arrastres de mouse.

Compruébalo
con las
imágenes.

Ejemplo 2: Con intervalo de negativo 5


En la celda B1 digita 15
En la celda B2 digita 10
Selecciona ambas celdas luego hacer arrastres de mouse. Compruébalo con
las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 35


Excel – CEPS UNI

► Crear listas personalizadas para el auto relleno

El programa Excel reconoce la secuencia de datos con la que debe auto rellenar una lista, se
genera la serie porque podemos guardar la serie de datos como una lista personalizada.

Pasos para su aplicación

1.- Haz clic Archivo / Opciones / Avanzadas / en el panel derecho deberás encontrar la sección
General, luego escoge la opción Modificar listas personalizadas…

Compruébalo
con la imagen.

2.- Se activa una ventana, digita nombres de los distritos del centro de lima, por ejemplo, Lima
Cercado, Rímac, La Victoria, Breña, San Luis después escoge Agregar / Aceptar / Aceptar.

Compruébalo
con la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 36


Excel – CEPS UNI

3.- Ejecuta la serie crea con nombres de distritos en la Hoja1, de la celda A1.

4.- Ejecuta la serie crea con nombres de distritos en la Hoja2, desde la celda D6.

4.1. Genera copias hacia abajo y derecha comprueba cómo se genera la serie el orden ascen-
dente como se ha creado originalmente.

4.2. Genera copias hacia arriba e izquierda comprueba cómo se genera la serie el orden des-
cendente como se ha creado originalmente.
Compruébalo
con la imagen.

► Importante
Si sigues arrastrando el controlador de relleno después que
termine los datos de la serie, comenzaría de nuevo con el pri-
mer elemento de la lista.

No es necesario comenzar con el primer elemento de la lista,


es suficiente con ingresar cualquier elemento y Excel conti-
nuará el relleno de las celdas con los elementos posteriores.

Desde la opción Importar de la ventana listas personalizadas


es posible agregar otro rango de datos, para que después se
ejecute como rango de listas personalizado.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 37


Excel – CEPS UNI

13.- Cómo manejar los datos en la Hoja de Cálculo


Una vez que se han escrito datos de tipo texto, número, etc. en el interior de las celdas, es muy
frecuente que estos datos se deseen mover hacia otro lado de la hoja, o copiar para tener un
duplicado. Entonces se pueden utilizar varios métodos para lograr este propósito:

a.- Para mover o cortar

Para mover el contenido de una celda, rango de celdas utiliza las opciones del menú contextual,
botones de comando, el puntero del mouse o combinaciones de teclas (atajos).

1.- Selecciona una celda o el rango de celdas que se desea mover

2.- Opciones para mover (formas)

1.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Cortar


2.a : Hacer clic en el botón Cortar
3.a : Ubicar el puntero de mouse en los bordes de la selección
4.a : Presionar las teclas Ctrl + X

4.- Escoge tu destino

5.- Formas de confirmar la acción de mover

1.a : Pulsa la tecla Enter


2.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Pegar
3.a : Hacer clic en el botón Cortar
4.a : Pulsa las teclas Ctrl + V

Nota 1: En el caso que se desea mover con el puntero de mouse a otro lugar deberá hacer
arrastres sostenido de mouse para mover información de la celda o rango de celdas.

Nota 2: El rango seleccionado originalmente desaparece y el contenido de la celda o rango de


celdas aparecerá en el sitio destino.

Comprueba en la
imagen como mover
un rango de celdas
con acciones de
arrastres de mouse.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 38


Excel – CEPS UNI

b.- Para copiar o duplicar

Para copiar el contenido de una celda, rango de celdas utiliza las opciones del menú contextual,
botones de comando, el puntero del mouse o combinaciones de teclas (atajos).

1.- Seleccionar una celda o el rango que se desea copiar.

2.- Opciones para copiar (formas)

1.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Copiar


2.a : Hacer clic en el botón Copiar
3.a : Pulsa las teclas Ctrl + C

3.- Escoge tu destino

4.- Formas de confirmar la acción de copiar

1.a : Pulsa la tecla Enter


2.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Pegar
3.a : Hacer clic en el botón Pegar
4.a : Pulsa las teclas Ctrl + V

Nota 1: Si pegamos información pulsando la tecla Enter (primera forma), en el sitio destino apa-
recerá una copia del rango seleccionado, y el borde móvil punteado en el rango original habrá
desaparecido, indicando que la acción de copiar ha finalizado.

Nota 2: Si deseamos seguir pegando información (duplicar) escoge la segunda, tercera y cuarta
forma de pegar, después es necesario pulsar la tecla ESC para desactivar el borde móvil pun-
teado del rango original y anular seguir pegando la información.

Comprueba en la imagen
como copiar y pegar un
rango de celdas de la
segunda, tercera y cuarta
forma, antes de pulsar
la tecla ESC.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 39


Excel – CEPS UNI

c.- Para mover o copiar utilizando el puntero de mouse

1.- Seleccionar el rango que se desea mover o copiar.


2.- Ubicar el puntero del Mouse al borde del rango de celdas seleccionadas.
El puntero del mouse deberá verse como una como flecha de cuatro puntas y la flecha de
selección en la parte inferior.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Para mover o copiar

Para Mover, si ahora desea Mover el rango solo tiene que arrastrarlo con este puntero del Mouse
hacia su destino.

Para Copiar, si en cambio usted desea Copiar mantén presionada la tecla de Ctrl y arrástrelo
hacia su destino las veces que desea copiar (duplicar).

Comprueba en la
imagen las copias
de información.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 40


Excel – CEPS UNI

d.- Opciones de pegado

Después de copiar información, luego pulsa el botón derecho de mouse y se activa un listado
de seis opciones de pegado, que a continuación se explica.

Opciones de pegado
123456
1. Pegar. - Pega todo el contenido de las celdas seleccionadas incluyendo fórmulas y formato.
2. Valores. - Pega solamente los resultados calculados de cualquier fórmula en las celdas ori-
gen, no copia la fórmula. También a esta acción de pegar se denomina anular la fórmula.
3. Fórmulas. - Excel pega todo el texto, números y fórmulas, pero sin formato.
4. Transponer. - Excel cambia la orientación de las celdas pegadas. Si las celdas originales
están en varias filas de una sola columna, al transponerlas se pegarán como varias columnas
de una sola fila.
5. Formato. - Excel pega solamente el formato y no el contenido de las celdas origen.
6. Pegar vinculo. - Excel crea vínculos hacia las celdas origen de manera que cualquier cam-
bio hecho en ellas se vea reflejado en las celdas destino.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 41


Excel – CEPS UNI

d.- Para borrar datos de las celdas

1.- Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar.


2.- Presionar la tecla Supr. [Suprimir].

Compruébalo
en la imagen.

Nota. - La tecla Suprimir, solo borra el contenido de las celdas, no el formato que estas puedan
tener (color de texto, color de relleno, bordes, signo monetario, etc.)

Otro ejemplo para Borrar datos

Para borrar datos con información que contiene bordes, relleno, etc., será necesario que pre-
viamente se elimine estos contenidos de presentación

1.- Digita los datos del rango A1 hasta A4, luego selecciona el rango, escoge la ficha Inicio y la
opción todos los bordes.

Compruébalo en las imágenes.

Rango A1:A4
con bordes

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 42


Excel – CEPS UNI

2.- Escoge la ficha Inicio luego la opción Color de relleno.


Por ejemplo, el color Anaranjado, Enfasis2, Claro 40%

Comprueba en
la imagen, el
relleno en el
rango A1:A4

3.- Para quitar los atributos de relleno y borde, para que posteriormente se elimine el rango.
3.1. Seleccione una celda vacía.
3.2. Escoge la ficha Inicio luego la opción Copiar formato.
3.3. Escoge el rango A1 hasta A4.

3.2

3.1
3.3

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 43


Excel – CEPS UNI

4.- Comprueba el resultado de Copiar formato sobre el rango A1:A4.

Compruébalo
en la imagen.

5.- Después pulsa la tecla Suprimir para completar el proceso de borrar datos

Compruébalo con
las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 44


Excel – CEPS UNI

e.- Insertar Fila


1.- Abre el archivo herramientas de Office.
2.- Selecciona una fila, por ejemplo, haz clic en el número 5 (fila).

3.- Formas de insertar fila


1.a : Haz clic en la ficha Inicio luego escoge Insertar / Insertar filas de hoja

2.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Insertar

3.a : Pulsar las teclas Ctrl + +

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 45


Excel – CEPS UNI

f.- Insertar Columna


1.- Selecciona una columna, por ejemplo, haz clic en la letra B (columna).

2.- Formas de insertar columna


1.a : Haz clic en la ficha Inicio luego escoge Insertar / Insertar columnas de hoja

Comprueba en la
a
2. : Activar el menú contextual (clic derecho) / Insertar imagen, la inserción de
fila y columna.
3.a : Pulsar las teclas Ctrl + +

Nota. - Para insertar varias filas o columnas dependerá de la selección previa que se haga,
después repetir las acciones desde la ficha, con el mouse o teclado para insertar.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 46


Excel – CEPS UNI

f.- Eliminar Fila y/o Columna

1.- Selecciona una fila, por ejemplo, haz clic en el número 5 (fila), que está
vacía.
2.- Formas de Eliminar
1.a : Haz clic en la ficha Inicio luego escoge Eliminar / Eliminar filas de
hoja

2.a : Activar el menú contextual (clic derecho) / Eliminar


3.a : Pulsar las teclas Ctrl + -

Nota1.- Para eliminar una columna, repetir el proceso que se hizo anteriormente con fila.
Nota2.- Para eliminar varias filas o columnas dependerá de la selección previa que se haga en
las filas o columnas.

14.- Grabar, guarda información


Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos recuperarlo en otra oportunidad para
editarlo (modificarlo, actualizarlo), imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que grabarlo, en alguna unidad de almacenamiento.
También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios per-
manezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Pasos para guardar archivos en Excel

1.- Después de digitar, aplicar formatos, acciones de cálculo, etc.


2.- Escoge el menú ARCHIVO / luego la opción GUARDAR COMO

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 47


Excel – CEPS UNI

4.- Por defecto se activa el destino DOCUMENTOS de Bibliotecas de Windows


Desde la opción Examinar se podrá escoger otro destino, por ejemplo, Escritorio.

5.- En la opción NOMBRE DE ARCHIVO por defecto el nombre es Libro1

6.- Para finalizar escoge Guardar

Nota. - Desde la opción Tipo se podrá escoger un tipo de archivo. Las cuales identifican al fichero
como un documento que puede ser ejecutado y procesado mediante la aplicación Excel, para
trabajar con las hojas de cálculo electrónicas.

XLS - Extensión Excel .xls

El formato .xls es la extensión más conocida y extendidas en las hojas de cálculo


electrónicas generadas mediante la aplicación Excel de Microsoft. Los archivos
cuya terminación acaben en .xls hacen referencia a un archivo el cual contiene
toda la información (datos, formatos, gráficos, formulas, macros, etc.).
Este tipo, formato o extensión de archivo es compatible desde sus inicios hasta
la versión 2003.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 48


Excel – CEPS UNI

XLSX - Extensión Excel .xlsx

El formato .xlsx corresponde a todas las hojas de cálculos o ficheros generados


desde la versión Excel 2007 hasta la actual Excel 2016.

XLSM - Extensión Excel .xlsm

El formato .xlsm corresponde a todas las hojas de cálculos o ficheros generados


con la versión Excel 2007 los cuales incluyen macros realizadas en el lenguaje
de programación Visual Basic.

La principal razón de diferenciación de los ficheros XLSX con los ficheros XLSM
es debido a razones de seguridad, con las versiones anteriores a Excel 2007 la
existencia de macros en una hoja de cálculo era imperceptible a no ser que se
tuviera habilitado los niveles de seguridad referentes a las macros, esta vulnerabilidad fue apro-
vechada por personas que crearon virus informáticos mediante macros Excel.

Con esta nueva extensión, ahora podemos identificar que el archivo contiene alguna macro, de-
cidiendo por nosotros mismos la posibilidad de abrir o no abrir la hoja de cálculo en función de la
fiabilidad o confianza de la fuente o persona que nos ha enviado la hoja de cálculo.

PDF - Portable Document Format)

PDF.- Formato de documento portátil desarrollado por Adobe Systems y muy


usado en Internet. Es multiplataforma, es decir, puede ser presentado por los
principales sistemas operativos (Mac, GNU/Linux, Windows o Unix), sin que se
modifiquen ni el aspecto ni la estructura del documento original.
Los archivos PDF son estándar para libros electrónicos con grandes capacida-
des de presentación.

XPS - Creado por Microsoft

XPS.- Formato de documentos creado por Microsoft. XPS es un nuevo formato,


basado en XML, para documentos electrónicos creado por Microsoft, disponible
en todas las instalaciones de Windows.

Un archivo XPS tiene la ventaja que se pueda abrir en cual computador sin nece-
sidad que se tenga instalado el programa Excel.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 49


Excel – CEPS UNI

Prácticas de series de datos


Objetivo: Ingresar datos (información) después utiliza el controlador de relleno para continuar la
serie de datos.

1.- Auto rellenar con los meses del año


Los días de la semana y los meses del año son series que están incluidas en Excel, su ejecución
como auto relleno es por defecto.

2.- Auto rellenar con datos de tipo texto y alfanumérico.


Para el siguiente ejemplo se genera la serie de datos con información que se digite en algunos
rangos datos repetitivas en otros rangos como datos alfanuméricos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 50


Excel – CEPS UNI

Práctica dirigida 1: Comando Rellenar de serie de tipo


El acceso de la herramienta Rellenar / opción Series es desde la ficha Inicio grupo Modificar.

1. La Hoja1 renómbralo como Series en tipo.


2. Consideraciones para crear una serie de datos en columna.

a) Relleno 1:
 En la celda A4 digita el número 1
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego en Tipo escoge Lineal
 En Incremento digita el número 1 y en límite digita el número 15

b) Relleno 2:
 En la celda B4 digita el número 1
 Selecciona el rango desde B4 hasta B18
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego en
Tipo escoge Lineal
 En Incremento digita el número 3
 Para finalizar escoge Aceptar.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 51


Excel – CEPS UNI

c) Relleno 3:
 En la celda C4 digita el número 10
 Selecciona el rango desde C4 hasta C18
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego en Tipo escoge Geométrica
 En Incremento digita el número 10
 Luego escoge Aceptar para confirmar el relleno de series

d) Relleno 4:
 En la celda D4 digita el número 100
 Selecciona el rango desde D4 hasta D18
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego en Tipo escoge Geométrica
 En Incremento digita el número 1.10 (para que se incremente un 10%)
 Luego escoge Aceptar para confirmar el relleno de series

e) Relleno 5:
 En la celda E4 digita el texto Excel
 Selecciona el rango desde E4 hasta E18
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego
en Tipo escoge Autorellenar
 Para finalizar escoge Aceptar para confir-
mar el relleno de series

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 52


Excel – CEPS UNI

f) Relleno 6:
 En la celda F4 digita el número 2016, selecciona el rango desde F4 hasta F18
 Haz clic el comando Rellenar
 En Series en, escoge Columnas luego en Tipo escoge Autorellenar
 Para finalizar escoge Aceptar para confirmar el relleno de series

Imagen de la práctica finalizada, compruebe los resultados.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 53


Excel – CEPS UNI

Práctica dirigida 2: Rellenar de serie de unidad de tiempo

1. La Hoja2 renómbralo como Series en unidad de tiempo


2. Consideraciones para crear series de cronología con unidades de tiempo.

a) Relleno 1:
 En la celda A4 digita 1/11/2017
 Haz clic en la ficha Inicio, del grupo modificar escoge la opción Serie
 Completa el relleno de serie según las opciones de la imagen

b) Relleno 2:
 En la celda B4 digita 1/11/2017
 Haz clic en la ficha Inicio, del grupo modificar escoge la opción Serie
 Completa el relleno de serie según las opciones de la imagen

Para comprobar el relleno de serie de tipo cronológica de día laborable.


En la celda C4 digita =NOMPROPIO(TEXTO(B4,"dddd")) luego pulsa Enter
Después genera las copias en paralelo al rango de la columna B.
Comprobamos que las fechas de relleno de la columna son de Lunes a Viernes

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 54


Excel – CEPS UNI

c) Relleno 3: En la celda D4 digita 1/11/2017


Haz clic en la ficha Inicio, del grupo modificar escoge la opción Serie

Completa el
relleno de
serie según las
opciones de la
imagen.

d) Relleno 4: En la celda E4 digita 1/11/2017


Haz clic en la ficha Inicio, del grupo modificar escoge la opción Serie

Completa el
relleno de serie
según las
opciones de la
imagen.

Comprueba en la imagen los resultados de relleno cronológico de unidades de tiempo.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 55


Excel – CEPS UNI

Ingreso de fórmulas
El ingreso de fórmulas en Excel es mediante las operaciones de cálculos que se realizan están
conformados por los tipos de operadores y de los tipos de celdas.

1.- Definir configuración regional en Windows


La aplicación de la configuración regional del sistema operativo Microsoft Windows es necesario
en el programa Excel debido a que Windows admite una gran variedad de idiomas, además de
moneda y formatos de fecha y hora de los países o regiones que usan esos idiomas.

Para la administrar la digitación de fechas y horas, será necesario que se configure en el Formato
(español Perú) y ubicación (Perú), como explicamos a continuación:

Para utilizar las herramientas, trabajar cómodamente con este programa es recomendable tener
en cuenta los siguientes puntos:

 La ( , ) de miles y
 El ( . ) de decimales

1. Ir al panel de control
Pulsar las teclas Windows + X, luego escoge panel de Control.

Compruébalo
en la imagen.

También: pulsa las teclas (comando) Windows + R


Digita el comando CONTROL / Aceptar

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 56


Excel – CEPS UNI

2.- Escoge la opción Región

3.- Escoge la opción Formato: español (Perú)

Compruébalo
en la imagen.

Desde la opción Configuración Adicional: Escoge la opción Números:

 En Símbolo decimal escoger o digitar (.) punto.


 En Separación de listas escoger o digitar (,) coma.

Compruébalo
en la imagen.

Desde la opción Moneda

Nota. - Estas opciones son necesarias para digitar números (valores), utiliza las herramientas en
diversas acciones como digitación, utilizar las funciones matemáticas, lógicas, estadísticas, etc.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 57


Excel – CEPS UNI

2.- Tipos de Operadores:


Excel incluye cuatro tipos de operadores: Matemáticos (aritméticos), de relación (comparación),
de texto y de referencia

Los operadores nos especifican, definen el tipo de cálculo, operación, ejercicio o procesamiento
que se desea realizar, ejecutar con los elementos de una fórmula.

Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos por defecto, pero usted cam-
bie este orden utilizando los paréntesis para formar grupos según los operadores matemáticos
que se utilicen.

1.- OPERADORES ARITMÉTICOS

Se usan para realizar las operaciones matemáticas. Se utilizan para realizar la ejecución de las
operaciones matemáticas básicas como suma, resta, división, multiplicación (combinando los
valores numéricos y generando resultados numéricos).

OPERADOR CONSIDERADO COMO EJEMPLOS


+ (signo más) Suma =5+3

- (signo menos) Resta o Negación =5-3


* (asterisco) Multiplicación =5x3

/ (barra oblicua) División =5/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje =5%*100

^ (circunflejo) Exponenciación =5^3 (para el símbolo ALT + 94)

2.- OPERADORES DE COMPARACIÓN - RELACIÓN

Estas herramientas permiten comparar, relacionar entre si dos valores utilizando estos operado-
res, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores:

Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de relación obteniendo un resul-
tado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO con la finalidad de obtener mensajes, realizar
operaciones de cálculo. Los operadores de relación o comparación están conformados por:

OPERADOR CONSIDERADO COMO EJEMPLOS


= (signo igual) Igual a =A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que =A1>B1

< (signo menor que) Menor que =A1<B1

>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que =A1>=B1

<= (signo igual o menor que) Igual o menor que =A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de =A1<>B1

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 58


Excel – CEPS UNI

3.- OPERADORES DE TEXTO

El operador de concatenación de texto, permite utilizar el signo ampersan (&) para unir, acoplar,
empalmar, concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de
texto, o varios textos con sus respectivos espacios.

OPERADOR CONSIDERADO COMO EJEMPLOS

Conecta o concatena dos valo- ="Excel-"&"2016"


res o más para generar un valor Respuesta: Excel-2016
& de texto continuo. Como men-
saje o complemento de opera- ="Excel - " & "2016"
ciones de cálculo. Respuesta: Excel - 2016

Las comillas representan los es- ="2016 - "& "Excel"&" y Word"


“N” pacios vacíos. Respuesta: 2016 - Excel y Word

4.- OPERADORES DE REFERENCIA

Estos operadores permiten combinar los rangos de celdas para los cálculos con los siguientes
operadores. Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

OPERADOR CONSIDERADO COMO EJEMPLOS


Dos puntos: Operador de rango que genera una A1:A10
: referencia a todas las celdas. B1:D16
Punto y Coma: Operador de Unión =SUMA(A1:A10;B1:D16)
;o, Coma: Operador de Unión. =SUMA(A1:A10,B1:D16)
Espacio Operador de intersección: Forma una referencia a
las celdas comunes a dos referencias. = A1:A10 B1:D16
vacío
Operador de posición: Permite el enlace de una =Hoja1!A4
! hoja con la posición de la celda. Generando un
=SUMA(Hoja1:Hoja5!C4)
vínculo para cálculos.
$: Se utiliza para el empleo en una celda absoluta Por ejemplo: A5
$ o mixta. =$A$5 (celda absoluta)
{} Los corchetes se utiliza para formulas matriciales Cálculos, conteos, etc.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 59


Excel – CEPS UNI

Escritura de formulas
Un operador es un símbolo que especifica el tipo de cálculo matemático que se desea realizar
en una fórmula, por ejemplo, la suma o la multiplicación. Si una fórmula contiene varios opera-
dores, Excel realiza dichos cálculos en un orden predeterminado.

Precedencia de operadores

Las fórmulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer después del
signo igual (=) o signo (+) y calculando los valores numéricos de acuerdo a la precedencia de los
operadores.

El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:

1.- Porcentaje [ % ]
2.- Exponenciación [ ^ ]
3.- Multiplicación [ * ] y división [ / ]
4.- Suma [ + ] y resta [ - ]

Por ejemplo. Considera la siguiente fórmula:

=5+3*4-6/2

Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obtenido el siguiente resultado:

=5+12-3.

El número 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el número 3 es el resultado de la división 6/2.


Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el
resultado que obtenemos en Excel:

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en la prece-
dencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales tendrán la preferencia sobre los operado-
res. Considera la siguiente fórmula:

=(5+3)*4-6/2

Ya conocemos el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y debes tomarlo


muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que definitivamente influirán en el resultado
obtenido, que es lo que vamos a explicar en detalle a continuación.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 60


Excel – CEPS UNI

Por ejemplo:

Utilizaremos los números 6, 3 y 8 para digitarlos en sus respectivas celdas utilizando los opera-
dores aritméticos con el objeto de comprobar el orden, prioridad que se asigna en las matemáti-
cas respecto a la aplicación de diversos operadores aritméticos y que el programa Excel lo eje-
cuta según los operadores que se utilicen con estos números.

Realizar las siguientes operaciones tal como la imagen.

En la siguiente imagen, las respuestas de los números asignados con sus respectivos operado-
res (suma, resta, etc.), para su comprobación de la prioridad de los operadores respecto a los
números digitados.

USO DE LOS PARÉNTESIS COMO PRIORIDAD

Para alterar, cambiar la prioridad entre algunos operadores matemáticos en


el caso que sean distintos, respecto a una lectura de izquierda a derecha es

()
necesario, inevitable utilizar los paréntesis.

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir en-


tre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden
preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los
paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y
otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, si utilizamos los paréntesis con referencia al ejemplo anterior, es decir utilizando los
mismos números. Con el objeto de ordenar nuestras acciones de realizar las operaciones desde
la izquierda hacia la derecha.

Obtenemos los siguientes resultados si es que utilizamos los paréntesis.

Por ejemplo: =(6+3)*8


Utilizando los paréntesis la prioridad es desde izquierda hacia la dere-
cha, es decir:
1º 6 + 3 = 9
2º 9 x 8 = 72
 En la siguiente imagen de la celda E1, se comprueban las accio-
nes de prioridad respecto a las acciones del uso del paréntesis.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 61


Excel – CEPS UNI

3.- Tipos de celdas

¿Qué es la celda?
En general las celdas se representan, simbolizan de forma rectangular y se ubican por un nú-
mero/letra de columna y un número/letra de fila, y pueden ser identificadas con un nombre único,
por ejemplo, B4 (columna B, fila 4).

En la imagen comprueba la presentación de la celda B4, respecto a la ubicación y selección.

Características:

 Una celda en Excel es la intersección de una columna y una fila.


 Una celda permite el acceso a digitar información de hasta 255 caracteres, para administrar
el ingreso de información de tipo numérico, fecha, texto, etc.
 Una celda puede contener texto, números, fecha, datos alfanuméricos, instrucciones, fun-
ciones u otros datos.
 También una celda se utiliza para acciones de cálculo con datos o instrucciones dispuestas,
ubicadas, colocadas en la misma hoja u otras hojas del libro.

A continuación, se explica en detalle las formas de expresión acerca de una celda, como aplicar
el contenido de una celda para diversas acciones: respecto a la digitación y respecto a las accio-
nes y operaciones de cálculo.

3.1.- Celda activa


Se denomina celda activa a la celda que se escoge de toda la hoja de cálculo.

Esta acción de escoger una celda para su posterior digi-


tación se podrá comprobar en la siguiente imagen, ejem-
plo la celda B3.

La dirección de la celda activa aparece en el lateral iz-


quierdo de la barra de fórmulas, denominado cuadro de
nombres.

La celda que se escoge en la cual digitamos información de tipo numérico, fecha, texto, etc.
Podemos digitar información en una celda como máximo de 255 caracteres para posteriormente
aplicar su respectivo formato y estilo dependiendo de la información digitada es decir de tipo
numérico, fecha, texto, etc.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 62


Excel – CEPS UNI

En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:

1º El interior de la celda: Área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor o
puntero del mouse sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
2º Borde: Marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del
mouse al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple
flecha. Esta fecha cuádruple nos permitirá mover el contenido de la celda.
3º Cuadro de llenado: Situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de
celdas. Al situar el cursor del mouse sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina. Este
icono, símbolo de cruz negra fina nos permitirá realizar copias de digitaciones de tipo literal,
números, alfanuméricos o copias de operaciones de cálculo con fórmulas y funciones.

Nota. - La Celda Activa tiene la función de registrar el inicio de información de un determinado


rango. Este registro de información se cumple mediante la enumeración interna que el programa
Excel lo asigna para una posterior aplicación con funciones.

3.2.- Celda relativa


Se denomina celda relativa a la acción que indica la posición de la celda como desplazamiento
a partir de la cual se está introduciendo la fórmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubi-
cación, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posición.

Las celdas relativas nos permiten copiar un contenido de celdas de tipo digitación o de tipo for-
mula, funciones.

Ejemplo 1: La aplicación de CELDA RELATIVA:

Digita información desde la celda B2 hasta la celda B5 (texto, número).

Compruébalo
en la imagen.

Por ejemplo, aplica la celda relativa desde la celda A1, digita =B4

Compruébalo con las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 63


Excel – CEPS UNI

Ejemplo 2: La aplicación de ACTIVA Y RELATIVA:

El objetivo es resaltar, los conceptos, mencionados a cerca de tipos de celda activa y relativa.

Se mencionó que la celda activa tiene como objetivo el registro de la información que se digita
en el aspecto de visualizar el contenido de la digitación y además la enumeración de la digitación.

En cambio, las celdas relativas permiten la lectura de información, además generar las copias
de las digitaciones y acciones de operaciones de cálculo utilizando fórmulas y funciones.

Pasos para aplicar celda ACTIVA Y RELATIVA:

A.- Digita en la celda A1 el número 10 y


en la celda A2 el número 20

Compruébalo
en la imagen.

B.- Selecciona ambas celdas digitadas para generar copias, con intervalo entre 10 y 20.

Además, al realizar la copia haciendo arrastres de mouse desde la celda A1 y A2 hasta la celda
A8, estamos demostrando el concepto de celdas relativas (copias con intervalo).

Compruébalo
en la imagen.

Comprueba el concepto de celda activa.

Es decir, tenemos que demostrar la enumeración de las posiciones de los contenidos que se han
digitado. Para esta acción vamos a utilizar una función de Búsqueda denominada COINCIDIR.

En la celda C3
=COINCIDIR(A5,A1:A8,0)

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 64


Excel – CEPS UNI

=COINCIDIR(A5 es la celda que estamos escogiendo de todo el rango del cual se buscar la
enumeración.

=COINCIDIR(A5,A1:A8 cuando escogemos el rango desde A1 hasta A8, es porque deseamos


escoger todo el rango digitado, como origen de información.

=COINCIDIR(A5,A1:A8,0) se escoge el numero 0 (cero) para la coincidencia exacta res-


pecto al rango digitado.

Comprueba en la imagen, la enumeración de las celdas respecto a la posición que ocupa en un


rango para nuestro ejemplo de A1 hasta A8.
La respuesta respecto a la enumeración es 5, desde la celda activa.

3.3.- Celda relativa absoluta


Se denomina celda absoluta a la celda que se considera como fija, para aplicar en formulas con
una celda distante, a la cual se considera como celda absoluta. En esta celda se tendrá un con-
tenido de tipo valor, porcentaje, etc., que posteriormente se aplicará mediante una fórmula para
su respectiva copia a un rango de fila o columna.

Las celdas absolutas nos indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en abso-
luta añadiendo antes y después de la letra de la columna el signo dólar ($).

Por ejemplo, tomando como referencia la celda A3


Su aplicación es $columna$fila
Por ejemplo =$A$3 Con el objetivo de aplicar las copias
para un determinado rango de celdas.

Para obtener la presentación de A3 hasta $A$3 pulsar la tecla F4

Por ejemplo:
A.- Digita la información.
Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 65


Excel – CEPS UNI

B.- En la celda B2 digitar la siguiente formula =A2+B1

Compruébalo
en la imagen.

Pulsa la tecla F4 en la celda a A2 obteniendo la siguiente presentación =$A$2+B1

Ahora puedes
copiar la fórmula.
Compruébalo
en la imagen.

Mantiene la fórmula al hacer copias de la celda B1como un valor fijo =$A$2+B4.

Compruébalo
en la imagen.

3.4.- Celda mixta


Se denomina celda mixta a las celdas de referencia fila y columna que se utilizan para fijar los
contenidos de las celdas para generar copias.

Las celdas relativas mixtas permiten administrar información en TABLAS DE DOBLE ENTRADA
o también llamadas TABLAS DE CONTINGENCIAS, son aquellas tablas de datos referentes a
dos variables, formada, en las cabeceras de las filas y columnas.

Las Celdas mixtas combinan los dos tipos de referencia anteriores.

Por ejemplo, tomando como referencia la celda A3


Su aplicación en Columna es =A$3 (columna $ fila)
Su aplicación en Fila es =$A3 ($columna y fila)

Con el objetivo de aplicar las copias para un determinado rango de celdas.

1.- Digita los valores, para formar la tabla de doble entrada.


 Desde la celda A2 hasta A5 como rango de filas.
 Desde la celda B1 hasta D1 como rango de columna

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 66


Excel – CEPS UNI

Compruébalo
en la imagen.

Con los datos ingresados en la tabla nuestro objetivo es aplicar la sumatoria de fila y columnas
o viceversa para completar los datos de la tabla

Por ejemplo, suma


el número100 + 10.
Compruébalo
en la imagen.

El número 10 representa las columnas entonces para pasar a celda mixta de columna pulsando
la tecla F4 tenemos que esperar que aparezca la presentación de B1 a B$1.

El número 100 representa las filas entonces hay que pasar a celda mixta de fila pulsando la tecla
F4 tenemos que esperar que aparezca la presentación de A2 a $A2.

En la imagen comprueba las acciones de aplicar la celda mixta para completar la tabla de doble
entrada respecto a la operación.

Compruébalo
en la imagen.

Entonces la fórmula de sumatoria donde se aplica las celdas mixtas para completar la tabla es
=$A2+B$1. Completar la tabla haciendo arrastres de mouse.

Comprueba
en la imagen
las respuestas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 67


Excel – CEPS UNI

Práctica 1: Fórmulas de tipo de celda activa

1.- Abre el archivo Boleta de Pago.

2.- Completa las operaciones de cálculo para completar la boleta de pago con las siguientes
consideraciones:

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 68


Excel – CEPS UNI

Práctica 2: Fórmulas de tipo de celda relativa

1.- Abre el archivo Presupuesto.

2.- Completa las operaciones de cálculo para completar el presupuesto con las siguientes con-
sideraciones

1.- Subtotal: =Precio Unitario x Cantidad


2.- Descuento: =3.25% x Subtotal
3.- Precio Neto: =Subtotal – Descuento
4.- Flete: =3.15% x Precio Neto
5.- Seguro: =5.11% x Precio Neto
6.- Total de Recargo: =Flete + Seguro
7.- Valor de Venta: =Precio Neto + Total Recargo
8.- IGV 18%: =18% x Valor de Venta
9.- Precio de Venta: =Valor de Venta + IGV
10.- Totales: (en la celda F14) =SUMA(F5:F13) repite la sumatoria hasta Precio Venta

Comprueba
tus respuestas

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 69


Excel – CEPS UNI

Práctica 3: Fórmulas de tipo de celda relativa

1.- Abre el archivo Comisiones

2.- Abre el archivo Ventas semanales

► Consideraciones para completar los cálculos del archivo Ventas semanales.

Calcula el total de ingresos semanal en la celda


En la celda B12 (suma el rango B5 hasta B10) y en la celda C12 (suma el rango C5 hasta C10).

Para el porcentaje de Semana1 (desde la celda D5) y Semana2 (desde la celda E5), divide el
ingreso semanal de cada Súper Mercado entre el total de ingresos y fija el total de ingresos para
generar la copia después cambia en símbolo porcentual.

Después escoge el estilo porcentual (%) en el rango D5 hasta E10.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 70


Excel – CEPS UNI

Práctica 4: Fórmulas de tipo de celda mixta

1.- Abre el archivo Índice de Masa Corporal

► Consideraciones para calcular el IMC (Índice de Masa Corporal)

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 71


Excel – CEPS UNI

Trabajo con rangos y celdas


El formato de celdas en Excel se utiliza para modificar la presentación de la fecha, tiempo, bor-
des, el tipo de letra, tamaño, espaciado, entre otras características de las celdas y su contenido.

Desde la ficha Inicio

En la ventana principal de Excel encontramos unos botones los cuales permite modificar su modo
de visualización de datos entre los botones tenemos:

00000

A B C
A.- Grupo Fuente:
Fuente (tipo de letra), tamaño de fuente, aumentar tamaño de fuente, disminuir tamaño de fuente,
negrita, cursiva, subrayado, borde, color de relleno, color de fuente.

B.- Grupo Alineación:


Alinear vertical y horizontal, orientación, sangría, ajustar texto, combinar y centrar.

Herramienta Orientación, para administrar Giro de texto a un


ángulo diagonal, vertical.

Comprueba en la
imagen las opciones
de Orientación.

Herramienta Ajustar texto, se utiliza generalmente para etiquetar títulos,


columnas con poco espacio de origen de ingreso de datos.

►Ejemplo 1 de orientación:
1.- En la Hoja 1, celda A1 digita el texto Office 2016.
2.- Escoge la opción Orientación / Ángulo ascendente.
Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 72


Excel – CEPS UNI

3.- Comprueba en la imagen el resultado de la opción Ángulo ascendente.

4.- Escoge la opción alinear al centro horizontalmente y verticalmente.

Compruébalo
en la imagen.

► Ejemplo 2 de orientación:
1.- En la Hoja1, celda B1 digita el texto Excel 2016.
2.- Escoge la opción Orientación / Girar texto hacia arriba.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Comprueba en la imagen, el resultado de


la opción Girar texto hacia arriba.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 73


Excel – CEPS UNI

4.- Escoge la opción alinear al centro horizontalmente y alinear en la parte superior.

Compruébalo
en la imagen.

Herramienta Combinar y centrar, esta opción hace posible que el contenido sea visible dentro
de una celda mostrándolo en varias líneas.

Compruébalo
en la imagen.

Respecto a Combinar y centrar. - Este botón, control unirá todas las celdas seleccionadas para
que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.

Acceso a otras opciones como:


Combinar horizontalmente, Combinar celdas y Separar celdas.

Compruébalo
en la imagen.

Ejemplo de combinar y centrar:


Compruébalo
1.- En la Hoja 2, celda A1 digita el texto CEPS UNI - Office 2016. en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 74


Excel – CEPS UNI

2.- El texto digitado en la celda A1, selecciónalo desde la celda A1 hasta E1.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Comprueba en la imagen el resultado de la opción de Combinar y centrar.

Nota. - Para anular la designación de las opciones de combi-


nar y centrar, escoge la opción separar celdas, con el obje-
tivo de recuperar la unión de celdas en un rango.

C.- Grupo Número:


Formato de número, formato de número de contabilidad, estilo porcentual, estilo millares, au-
mentar decimales, disminuir decimales.

Da formato de dólares, euros u otra moneda.

Podemos escoger las opciones de Moneda o Contabilidad para tener acceso a listado de símbo-
los monetarios.

Comprueba en la imagen las


opciones formato de número,
para el símbolo monetario.

Porcentaje. - Para asignar el formato de porcentaje


(multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Estilo Millares. - Muestra el valor de la celda con un separador de millares.
Aumentar y Disminuir decimales: Aumenta o disminuye decimales para un valor más preciso.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 75


Excel – CEPS UNI

Desde la ventana Formato de celdas

El formato de las celdas está concentrado en un solo cuadro de dialogo.

Primera forma:
Acceso desde el menú de opciones de fuente, alineación, número.

<

Segunda forma:
Pulsando las teclas o el comando Ctrl + 1.

Compruébalo
en la imagen.

Las pestañas que aparecen y sus funciones las siguientes:

 Número: Donde puedes elegir, formato número, porcentaje, moneda, contabilidad, fecha,
hora, personalizada ...
 Alineación: Aquí puedes optar por que el texto se muestre en horizontal, vertical, ajustar el
tamaño y orientación entre otros.
 Fuente: Elige el tipo de letra, el tamaño, efecto negrita, subrayado, etcétera.}
 Bordes: Selecciona el tipo de marco que quieres para tu celda o un grupo de ellas.
 Tramas: Difumina el fondo blanco de las celdas, da un color de fondo.
 Proteger: Evita cambios en las celdas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 76


Excel – CEPS UNI

Alineación

Permite administrar la alineación del texto en Excel es un paso importante para mantener también
una buena presentación de los títulos en una columna (campos), para los titulares, subtitulares.

La alineación vertical, horizontal determina la posición del texto dentro de una celda respecto a
los márgenes superior, centro e inferior.

A.- Alineación del texto. -

Está conformado por 2 opciones: Horizontal y Vertical con un listado de contenidos, compruébalo
en las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 77


Excel – CEPS UNI

Ejemplo Nº 1:

En la imagen, la ubicación del texto PRODUCTO de la celda A1 tiene alineación horizontal mar-
gen izquierdo, alineación vertical superior izquierda.

Ejemplo Nº 2:

En la imagen, la ubicación del texto PRODUCTO de la celda A1 tiene alineación horizontal a la


derecha, alineación vertical al margen centro.

Ejemplo Nº 3:

En la siguiente imagen, la ubicación de los textos desde el rango A1 hasta E1, contiene las
opciones de Alineación / Alineación del texto horizontal centrar y vertical centrar

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 78


Excel – CEPS UNI

B.- Control de texto. -


Está conformado por las opciones Ajustar texto, reducir hasta ajustar, combinar celdas.

Ejemplo:
En la celda A1 digita Nombre del Trabajador.
Después escoge: Formato de celdas / Alineación/ Reducir Hasta Ajustar

Compruébalo
en la imagen.

Comprueba en la imagen, el resultado el contenido de la celda.

C.- De derecha a izquierda. -

Está conformado por las opciones Contexto, De izquierda a derecha, De derecha a izquierda.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 79


Excel – CEPS UNI

D.- Orientación. -

Está opción nos permite Girar el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Tenemos
acceso a etiquetar columnas con menos espacios respecto al ancho de las columnas.
En la celda B1 digitar Hora de Entrada, activar la ventana de formato de celdas, en la opción
Orientación escoger o digitar el número 90 (que equivale a 90 grados).

Compruébalo
en la imagen.

Como respuesta tenemos el texto con orientación en 90 grados, en la siguiente imagen se podrá
ver la presentación del texto.

En la siguiente imagen al texto de la celda B1 con orientación de 90 grados, se le esta asignando


otros atributos como Ajustar texto, Centrar horizontal y verticalmente, en el texto A1 aplicar 15
grados de orientación y centrar horizontal y verticalmente.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 80


Excel – CEPS UNI

Opción FUENTE:
Controla el modo de apariencia del texto como es el tipo de letra, tamaño color y algunos efectos
como puede ser superíndice o subíndice, estilo de subrayado.

En la siguiente
ventana muestra
el acceso al con-
tenido de Fuente:

A.- Listado de fuentes (tipos de letras)


B.- Estilo: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva
C.- Tamaño: Escoger tamaños
D.- Subrayados: Conformado por:

F.- Color: Acceso a color para los textos, números, etc., digitados y previamente.
G.- Aceptar: Para confirmar las opciones de Fuente asignadas previamente.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 81


Excel – CEPS UNI

Opción BORDES:
Las líneas de división que se muestran en pantalla no son visibles al momento de su impresión,
se puede aplicar un estilo de borde, como el color y la posición en donde se aplicara, destinara,
empleara los bordes. (Para obtener un delineado, escoger un estilo y color al borde).

En la siguiente
ventana muestra
el acceso al
contenido de
Borde.

A.- Estilo: Está conformado por un listado de línea.


B.- Color: Listado de colores.
C.- Preestablecidos: Está conformado por Ninguno, contorno e interior.
D.- Borde: Se utiliza para activar, ocultar los bordes, previamente debemos de escoger un estilo
y color para su aplicación.
E.- Aceptar: Esta opción se utiliza para confirmar los cambios realizados.

Pasos para la asignación de bordes

1.- Selecciona las celdas B2:D4 luego escoge la ficha Inicio y Combinar y Centrar.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 82


Excel – CEPS UNI

2.- Pulsa la teclas Ctrl + 1 para activar formato de celdas, luego escoge la opción Bordes.

3.- Escoge estilo de línea, color y borde diagonal izquierdo al final Aceptar.

b c

4.- Después de confirmar los cambios de formato de celdas con la opción bordes, se obtiene la
presentación de un borde en diagonal.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 83


Excel – CEPS UNI

Opción RELLENO:
Permite agregar un color de relleno y color de trama, estilo de tramas a la celda o al
rango de celdas que previamente se han seleccionado (escogido).

En la siguiente
ventana muestra
el acceso al
contenido de
Relleno.

A.- Color de fondo: Está conformado por un listado de colores.


B.- Efectos de relleno: Acceso a Relleno degradado (dos colores)

Estilos de sombreado: Horizontal, vertical, diagonal hacia arriba, diagonal hacia abajo, desde la
esquina, desde el centro.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 84


Excel – CEPS UNI

C.- Mas colores:

En la siguiente
ventana muestra
el acceso al
contenido de
Colores.

Acceso a colores Estándar y Personalizado


Respecto a colores personalizados escoge colores codificados en el modelo RVA (RGB).

Por ejemplo, el color escogido es verde con código


R (rojo) 127, V (verde) 240 y A (azul) 118.

Compruébalo
en la imagen.

D.- Color de trama: Acceso a un listado de colores uniformes para color de la trama:
E.- Estilo de trama: Está conformado por un listado de estilos de trama (diseños orientados a
rellenos a determinado rango de celdas).

Compruébalo
en la imagen.

E.- Aceptar: Esta opción se utiliza para confirmar los cambios realizados respecto al color de
relleno y trama.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 85


Excel – CEPS UNI

Por ejemplo, selecciona el rango A2:C2 (los títulos, campos de cada columna).

Escoge un estilo de trama de color celeste al rango A2:C2

Compruébalo
en la imagen.

Por ejemplo, selecciona el rango A3:C6 para asignar el efecto de relleno, escoger dos colores:
Color 1 (celeste), Color 2 (blanco).

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 86


Excel – CEPS UNI

Práctica 1: Formato de celdas


Diseñar las siguientes siluetas en base a formato de celdas y los tamaños de las celdas.

Inserta la letra X utilizando


cualquier estilo de WordArt
para completar el logotipo
del programa Excel.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 87


Excel – CEPS UNI

Práctica 2: Formato de celdas

1.- Diseñar el documento cotización.

2.- Diseñar el documento Informe de Ganancias (Gastos e Ingresos noviembre 2017).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 88


Excel – CEPS UNI

Práctica 3: Formato de celdas

1..- Diseñar la presentación de días de la semana en base a formato de celdas y fuente.

2..- Diseñar el documento de Informe de ventas del I semestre 2018.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 89


Excel – CEPS UNI

Práctica 4: Formato de celdas

1..- Diseñar el documento, primer modelo de Agenda

2.- Diseñar el documento, segundo modelo de Agenda

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 90


Excel – CEPS UNI

Nombres de rangos
a. Cuando nombrar un rango de celda

Las fórmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen mención a celdas o también a rangos
de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de celdas es mencionado muchas y veces en
nuestras formulas, entonces lo más práctico es darle un nombre a este rango, y de allí en ade-
lante en vez de escribir las coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le
hemos dado. Para nosotros será más fácil recordar el nombre de rango que las coordenadas de
celda de ese rango.

b. Cómo dar Nombre a un Rango de Celda

Para nombrar un rango de celdas existen varias formas de hacerlo, para su posterior aplicación
en el aspecto de fórmulas.

► Primera forma:
1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.
2.- Selecciona la ficha Fórmulas
3.- Del grupo Nombres definidos elegir la opción Asignar nombre a un rango.

2
3

4
Por defecto
reconoce el
1 primer texto del
rango o digitar
aquí el nombre
que desea.

4.- Digitar nombre para el rango, lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra,
no importa en mayúsculas o minúsculas.

5.- Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 91


Excel – CEPS UNI

► Segunda forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar por ejemplo B4:B11
2.- Haz clic en el área cuadro de nombres y digita ListaNombres, luego pulsa la tecla Enter.

Para comprobar los nombres de los rangos pulsa las teclas Ctrl + F3.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 92


Excel – CEPS UNI

Funciones en Excel: fórmulas simplificadas


a.- Cuando utilizar funciones

Cuando las fórmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy frecuente, lo más
práctico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino un método abreviado para
escribir esas fórmulas. Pero para escribir una función es necesario cumplir con ciertas reglas de
sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que debe escribirse una función.

b.- Cómo escribir funciones


Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus argumentos, que de-
ben escribirse entre paréntesis y separados por comas.

=Nombre de función(Argumentos)

TI de funciones de Excel
La TI (tecnología de funciones) en las diversas versiones de Excel los cambios más resaltantes
son el cambio de nombre de las funciones. Estos cambios se deben al SP del S.O Windows.

¿Qué es un Service Pack?

Service Pack (conocido por las siglas SP) es un conjunto de programas infor-
máticos, que combina actualizaciones anteriores y ayuda a que Windows sea
compatible con otros programas que se añaden (instalen). Los service pack,
incluyen mejoras de rendimiento, seguridad con nuevos tipos de hardware. Esta
denominación fue popularizada por la empresa Microsoft cuando comenzó a
empaquetar grupos de parches que actualizaban su S.O. Microsoft Windows.

Listado de funciones

EXCEL 2010 con SP1,


EXCEL 2007 EXCEL 2010 sin SP1
Excel 2013, 2016

BUSCARV CONSULTAV BUSCARV

BUSCARH CONSULTAH BUSCARH

EXTRAE MED EXTRAE

ESPACIOS RECORTAR ESPACIOS

FECHANUMERO VALFECHA FECHANUMERO

HORANUMERO VALHORA HORANUMERO

SI.ERROR SIERROR SI.ERROR

CARACTER CAR CARACTER

NSHORA TIEMPO NSHORA

NOD ND NOD

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 93


Excel – CEPS UNI

Las mismas funciones de Excel 2010 se utiliza en Excel 2013 y Excel 2016.

Recuerda que la conversión se hará automáticamente.


Por ejemplo, si en Excel 2010 sin SP1 usas la función CONSULTAV, cuando abras ese docu-
mento en versiones anteriores (o si actualizas al SP1) la función se convertirá automáticamente
en BUSCARV

Biblioteca de funciones
La biblioteca de funciones de Excel está ubicada en la ficha o menú formulas.

1. Insertar función. - Permite buscar fácilmente una función o digitar la descripción de lo que
estás buscando. Compruébalo en las imágenes.

Digita sumar
números

Digitar función
CONTAR

2. Autosuma.- Acceso a funciones comunes para obtener automáticamente el resultado de


suma, promedio, etc.

compruébalo en
la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 94


Excel – CEPS UNI

3. Recientes: Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado re-
cientemente.

4. Financieras. - La categoría contiene funciones para cálculos financieros como determinar


un pago (PAGO) o la tasa de interés de un préstamo.

5. Lógicas. - Con las funciones lógicas se pueden comparar contenidos de las celdas para la
asignación de mensajes u operaciones de cálculo.

6. Texto. - Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por ejem-
plo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

7. Fecha y Hora. - Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados
como la fecha y hora actual.

8. Búsqueda y referencia. - Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y refe-
rencia. Por ejemplo, puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de la inter-
sección de una fila y columna.

9. Matemáticas y trigonométricas. - Incluye funciones para argumentos numéricos. Por ejem-


plo, redondear valores (REDONDEAR), multiplicar (PRODUCTO), etc.

10. Más funciones. - Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística,
Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad.

compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 95


Excel – CEPS UNI

Comparaciones de Excel

Respecto a sus formatos, herramientas.

2003 2007 2010 2013 2016


Listas, for- Formatos Sin límites de Herramienta Análisis de
matos XML, condicional, celdas, nuevos de análisis rá- datos más
funciones es- mejor rendi- gráficos (spar- pido, llenado rápida y me-
tadísticas miento, edi- klines), tablas inteligente, re- jorada, ac-
mejoradas. tor de funcio- pivot mejora- comendados ceso a la
nes, auto- das. de gráficas, nube, com-
completado nuevas funcio- partir archi-
de fórmulas, nes, acceso a vos a través
tablas Pivot, la nube a tra- de la nube,
filtros. vés del correo etc.
electrónico.

Respecto a la interface

2003 2007 2010 2013 2016


Clásica y con Nueva inter- Ribbon mejo- Interfaz táctil, Interfaces
colores. Es la faz ribbon rado y sin colo- nuevos colores optimizadas
última ver- (no en todas res, nueva planos, inte- para táctil
sión que usa las aplicacio- vista “backs- gración nativa con un aca-
la barra de nes). Vista tage”, todas las con Windows bado general
botones tra- previa instan- aplicaciones 8 y Windows 8 más ligero y
dicional. tánea, barra usan el ribbon, RT, movi- claro.
de acceso integración to- miento de ob-
rápido, zoom tal con Win- jetos mejo-
fácil. dows 7. rado.

Respecto al acceso a la nube

2003 2007 2010 2013 2016


No. Se puede pu- Office Web Office Web Integración
blicar en Apps, con al- Apps, desde su lan-
blog. Outlook macenamiento SkyDrive como zamiento.
tiene un lec- opcional. opción de Permite abrir,
tor RSS. guardado. In- editar o guar-
tegración con dar archivos
Outlook.com. desde la
nube.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 96


Excel – CEPS UNI

Funciones matemáticas
Las funciones matemáticas se utilizan para resolver operaciones comunes tales como la suma-
toria (SUMA), multiplicación (PRODUCTO), el redondeo de números (REDONDEAR), etc.

Además, realizar operaciones de un rango de datos con acciones condicional con los datos re-
petitivos del rango, para estas acciones de cálculo se utilizan funciones CONTAR.SI, SUMAR.SI,
PROMEDIO.SI.CONJUNTO, etc.

1.- Función ABS


La función ABS devuelve el valor absoluto de una expresión numérica indicada.

Sintaxis: =ABS(número)
Número: puede ser una celda o una función que devuelva un número.

► Ejemplo:
En el rango B3:B11 se tiene un listado de números. El rango de los importes tiene un intervalo de 7.39

Comprueba en la imagen cómo se ha creado el intervalo. En base a este par de números se podrá después
crear la copia para el rango de B3 hasta B11.

En el rango C3:C11 se desea obtener el valor absoluto del rango B3 hasta B11.

En la celda C3
digita =ABS(C3),
después genera
la copia hasta
la celda C11

Compruébalo en
la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 97


Excel – CEPS UNI

2.- Función ALEATORIO


Esta función devuelve un valor, número decimal al azar, albur. Comprendidos entre 0 y 1.
Cada vez que se genere un valor aleatorio será diferente al anteriormente calculado.

Sintaxis:

ALEATORIO(): Esta función no tiene argumentos

► Ejemplo:

1.- Haz clic en la celda A1 y digita =ALEATORIO().

Compruébalo
en la imagen.

2.- Después de pulsar Enter, se obtiene la siguiente respuesta.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Después genera copias hasta la celda C1.


Compruébalo
en la imagen.

4.- Después haz arrastres de mouse, para crear copias hasta la celda C3

Compruébalo
en la imagen.

Nota. - La función ALEATORIO genera números al azar que se utilizan para crear una simulación de datos
de tipo numérico en el rango de 0 a 1. Que se actualizará pulsando la tecla F9 o Shift + F9.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 98


Excel – CEPS UNI

3.- Función ALEATORIO.ENTRE


La función ALEATORIO.ENTRE devuelve un número al azar entre un límite inferior y un límite
superior especificados. Los datos que genere esta función se denomina datos falsos:

Sintaxis:

ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)

Inferior: es un número entero (mínimo valor que la función puede devolver).


Superior: es un número entero (máximo valor que la función puede devolver).

► Ejemplo 1:
En la celda A1 digitar =ALEATORIO.ENTRE(450,1350) para generar números al azar.

Compruébalo
en la imagen.

Después crear copias hasta la celda E10

Compruébalo
en la imagen.

► Ejemplo 2:
Otro ejemplo de la función ALEATORIO.ENTRE:

Generar números entre el rango -10 y 40,


En la celda A2 digita =ALEATORIO.ENTRE(-10,40).

Después realiza
copia hasta obtener
la siguiente tabla
conformada por el
rango A2:B7.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 99


Excel – CEPS UNI

4.- Función ENTERO


La función ENTERO evalúa, calcula un número y devuelve la parte entera del mismo.

Sintaxis:
.

=ENTERO(número)

Número Obligatorio. Es el número real para redondear al entero inferior más próximo.

► Ejemplo:

En el rango E2:E6 contiene PROMEDIOS, calcular la parte ENTERA.

Se obtienen los promedios sin la parte decimal.

Compruebalo
en la imagen.

5.- Función decimal


La función DECIMAL redondea un número de decimales especificado, da formato al número con
el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.

Sintaxis

DECIMAL(número; [decimales], [no_separar_millares])

La sintaxis de la función DECIMAL tiene los siguientes argumentos:

Número Obligatorio. El número que desea redondear y convertir en texto.


Decimales Opcional. El número de dígitos a la derecha del separador de decimales.
No_separar_millares Opcional. Un valor lógico que, si es VERDADERO, impide que DECIMAL
incluya separadores de millares en el texto devuelto.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 100


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo:

Utiliza la función decimal con dos decimales al rango B2:B8.

Compruebalo
en la imagen.

6.- Función POTENCIA


La función POTENCIA devuelve el resultado de multiplicar un mismo número por sí mismo, una
cierta cantidad de veces.

Sintaxis:

=POTENCIA(número,potencia)

La función Potencia contiene los siguientes argumentos:

Número: es un número que se multiplicará por sí mismo (base de exponenciación).


Potencia: es un número que indica cuantas veces debe multiplicarse el número por sí mismo
(exponente).

► Ejemplo:

En la imagen, la descripción conformada por el rango A2 hasta A5 están las interrogantes para
la aplicación de la función POTENCIA.

En el rango C2 hasta C5 están las respuestas a las interrogantes del rango A2:A5.

Compruebalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 101


Excel – CEPS UNI

7.- Función PRODUCTO


La función PRODUCTO devuelve el resultado de multiplicar dos o más valores entre sí.

Sintaxis:

=PRODUCTO(número1, [número2], ...)

La función Producto contiene el argumento:

Número1, número2: son los números que se multiplican. Pueden ser celdas o funciones que
devuelvan números.

► Ejemplo:

MULTIPLICA 5 y 4:
Si las celdas A2 y A3 contienen números, puede usar la función =PRODUCTO(A2, A3) para
multiplicar los dos números. La misma operación con el operador matemático de multiplicación
(*) con la formula, =A2 * A3.

Compruebalo
en la imagen.

8.- Función REDONDEAR


La función REDONDEAR considera una cantidad específica de decimales de un valor, número
determinado.

Sintaxis:

=REDONDEAR(número,núm_decimales)

La función Redondear contiene el argumento:

Número: es el número que se desea redondear y puede ser una celda o una función que de-
vuelva números.
Núm de decimales: es la cantidad de cifras decimales que se desea considerar de número.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 102


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo: En el rango A2 hasta A8 tenemos los números de origen

Para aplicar la función REDONDEAR, para el rango de la columna B, C y D vamos a designar


los decimales como lo indica los títulos.

Compruebalo
en la imagen.

En la celda B2 =REDONDEAR(A2,0), redondea sin decimal


En la celda C2 =REDONDEAR(A2,1), redondear a un decimal
En la celda D2 =REDONDEAR(A2,2), redondear a dos decimales

Compruebalo
en la imagen.

Además, la función redondear tiene otras funciones de redondeo:

La función REDONDEAR.MAS para redondear un número hacia arriba


La función REDONDEAR.MENOS para redondear un número hacia abajo
La función REDONDEA.IMPAR para redondear a un número impar
La función REDONDEA.PAR para redondear a un número par

En la ceda B2 =REDONDEAR.MAS(A2,2) – respuesta es 10.76


En la ceda C2 =REDONDEAR.MENOS(A2,2) – respuesta es 10.75
En la ceda D2 =REDONDEA.IMPAR(A2) – respuesta es 11
En la ceda F2 =REDONDEA.PAR(A2) – respuesta es 12

Compruebalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 103


Excel – CEPS UNI

9.- Función TRUNCAR


La función TRUNCAR considera una cantidad específica de decimales de un número tal se ha
digitado es decir no permite el redondeo.

Sintaxis

=TRUNCAR(número,[núm_decimales])

La función Truncar contiene el argumento:

Número: Es el número que se desea redondear y puede ser una celda o una función que de-
vuelva números.

Núm de decimales: es la cantidad de cifras decimales que se desea considerar de número. Si


núm de decimales es negativo número se redondea "hacia abajo" buscando completar decenas,
centenas etc.

► Ejemplo: En el rango A2 hasta A8 tenemos los números de origen

De la lista de los importes en el siguiente rango de A2:A7.

Obtener las acciones de truncar a 4 y 2 decimales

En la celda B2 =TRUNCAR(A2,4) para truncar el número de A2 con 4 decimales


En la celda C2 =TRUNCAR(A2,2) para truncar el número de A2 con 2 decimales

Comprueba en la imagen las respuestas de la función TRUNCAR para los decimales.

Compruebalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 104


Excel – CEPS UNI

10.- Función SUMA


La función SUMA, permite el acceso a sumatorias de todos los números especificados como
argumentos. Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una
constante, una fórmula o el resultado de otra función

Sintaxis:

SUMA(número1, número2 ,,,


número1; número2...: son valores indicados en la función o referencias a celdas.
Permite operar sumas celda a celda o en rangos, que se explica a continuación.

SUMA CELDA A CELDA: Sintaxis


1era Forma =SUMA(Celda1,Celda2,…. ,CeldaN)
2da Forma =SUMA(Celda1+Celda2+…. +CeldaN)
3ra Forma =(Celda1+Celda2+…..+CeldaN)
4 Forma
ta
+Celda1+Celda2+……+CeldaN

► Ejemplo: Para la aplicación de suma celda a celda.

Consideraciones: Realizar las sumatorias de las celdas que están remarcadas con la letra A en
las cuatro (4) formas mencionadas en las sintaxis, en la siguiente imagen tenemos remarcado
las 8 celdas que vamos a realizar las sumatorias respectivas.

Aplicaciones de funciones y fórmulas para las sumatorias de celda a celda:


Primera forma: En la celda G2 =SUMA(A1,D1,B2,D4,A6,C7,B9,D10)
Segunda forma: En la celda G3 =SUMA(A1+D1+B2+D4+A6+C7+B9+D10)
Tercera forma: En la celda G4 =(A1+D1+B2+D4+A6+C7+B9+D10)
Cuarta forma: En la celda G5 +A1+D1+B2+D4+A6+C7+B9+D10

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 105


Excel – CEPS UNI

Comprueba las respuestas de los cuatros diversas sumatorias de las 8 celdas remarcadas obte-
niendo como respuesta la cantidad de 139.

Compruebalo
en la imagen.

SUMA EN BLOQUE (Rango o Matriz): Sintaxis

1era Forma =SUMA(Celda Inicial:Celda Final)


Bloque1 Bloque2

2da Forma Utilizar el botón Autosuma

► Ejemplo: Para la aplicación de suma en bloque.

Consideraciones: Realiza sumatorias de las celdas que están remarcadas con la letra A, B, C,
D, E y F que especifican 6 rangos distintos de números.

En la imagen comprueba el planteamiento las acciones de sumatorias de rangos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 106


Excel – CEPS UNI

Aplicaciones de funciones para las sumatorias de rangos:


 En la celda G2 =SUMA(A1:A10) sumatoria del planteamiento del rango A
 En la celda G3 =SUMA(B1:D1) sumatoria del planteamiento del rango B
 En la celda G4 =SUMA(A3:D3) sumatoria del planteamiento del rango C
 En la celda G5 =SUMA(B5:C7) sumatoria del planteamiento del rango D
 En la celda G6 =SUMA(D4:D9) sumatoria del planteamiento del rango E
 En la celda G7 =SUMA(A9:D10) sumatoria del planteamiento del rango F

Comprueba con la
imagen las respuestas de
sumatorias con rangos.

SUMA ALTERNAS: Sintaxis

1era Forma =SUMA(Bloque1)+SUMA (Bloque2)+SUMA(Bloque3)


2da Forma =SUMA(Bloque1,Bloque2,Bloque3)

► Ejemplo: Para la aplicación de suma en bloques alternos.

Consideraciones: Realiza las sumatorias de las celdas que están remarcadas con la letra A, B,
C, D, E y F que especifican 6 rangos distintos de números. En la imagen comprueba este plan-
teamiento las acciones de sumatorias de rangos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 107


Excel – CEPS UNI

Aplicaciones de Funciones para las sumatorias de rangos:

 En la celda G2 =SUMA(A1:A10)+SUMA(D1:D10) sumatoria del planteamiento de la 1era


forma respecto al 1er rango.

 En la celda G3 =SUMA(A1:A10,D1:D10) sumatoria del planteamiento de la 2da forma res-


pecto al 1er rango.

 En la celda G4 =SUMA(B1:C3)+SUMA(B6:C9) sumatoria del planteamiento de la 1era


forma respecto al 2do rango.

 En la celda G5 =SUMA(B1:C3,B6:C9) sumatoria del planteamiento de la 2da forma respecto


al 2do rango.

En la imagen comprueba las respuestas, de sumatorias con rangos.

11. Función SUMAR.SI


La función SUMAR.SI realiza la suma de un rango de acuerdo a un criterio determinado. Esta
función realiza sumatorias condicionales de rangos donde existan condiciones literales, números,
fechas. También podemos mencionar que la función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en
un rango que cumple los criterios especificados.

Sintaxis:

SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los argumentos siguientes:

Rango: es el rango que será evaluado.


Criterio: es la condición que identifica las celdas en el rango evaluado.
Rango suma: es el rango que contiene los valores a sumar de acuerdo a lo especificado en el
rango de criterio. Es opcional.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 108


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo: Con la siguiente información ejecuta las aplicaciones propias de la función SUMAR.SI

Consideraciones:

1.- Sumatoria de los Sueldos de los Vendedores de Cargo Plataforma:


La respuesta es 4670, digitar =SUMAR.SI(B2:B15,"PLATAFORMA",G2:G15)

2.- Sumatoria de los Sueldos de los Vendedores de Estado Civil Soltero:


La respuesta es 6046, digitar =SUMAR.SI(E2:E15,"SOLTERO",G2:G15)

3.- Sumatoria de los Sueldos de los Vendedores que tengan más de 2 hijos
La respuesta es 1614, digitar =SUMAR.SI(C2:C15,">2",G2:G15)

4.- Sumatoria de las Bonificaciones de los Vendedores que tengan la Escala B


La respuesta es 631, digitar =SUMAR.SI(F2:F15,"B",H2:H15)

En la imagen comprueba las SOLUCIONES para las 4 consideraciones, con el objetivo de aplicar
la gestión de la función SUMAR.SI

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 109


Excel – CEPS UNI

12. Función SUMAR.SI.CONJUNTO


La función SUMAR.SI.CONJUNTO agrega las celdas de un rango que cumpla con varios crite-
rios. Ejecuta las sumas condicionales de datos de contenido literales, números, fechas que se le
denomina CRITERIO.

Sintaxis:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterios1, criterios1

La sintaxis de la función SUMAR.SI tiene los siguientes argumentos:

Rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos
o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto.

Rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.

► Ejemplo: Con información de la imagen ejecuta cálculos de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Consideraciones:

1.- Sumatoria de los Sueldos de los Vendedores que tengan el Cargo Promotor y del rango Es-
tado Civil el criterio Casado:

En la ceda K2, digita:


=SUMAR.SI.CONJUNTO(G2:G15,B2:B15,"PROMOTOR",E2:E15,"CASADO")
La respuesta es 2660

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 110


Excel – CEPS UNI

2.- Sumatoria de los Sueldos de los Vendedores que tengan el Estado Civil Casado, Escala A y
además respecto al rango Hijos que tengan de 2 hijos a más.

En la ceda K3, digita:


=SUMAR.SI.CONJUNTO(G2:G15,E2:E15,"CASADO",F2:F15,"A",C2:C15,">=2")
La respuesta es 1100

3.- Sumatoria de Las Bonificaciones de los Vendedores que tengan el Sexo o género Femenino
y además el Cargo Plataforma.

En la ceda K4, digita:


=SUMAR.SI.CONJUNTO(H2:H15,D2:D15,"F",B2:B15,"PLATAFORMA")
La respuesta es 655

Comprueba, las tres


soluciones con la gestión
de la función
SUMAR.SI.CONJUNTO

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 111


Excel – CEPS UNI

Funciones estadísticas
Utiliza las funciones estadísticas para la administración de una tabla, orientado a generar infor-
mes en base a la contabilización cualitativa (textos, información literal) y cuantitativa (números,
valores en sus diversos tipos).

Con las funciones estadísticas se analizan datos, muestras, distribuciones, etc.

1.- Función Contar


La función CONTAR devuelve, nos muestra, expone la cantidad de valores numéricos en celdas
y/o rangos. Previa selección

Sintaxis:

ref1, ref2: son hasta 30 referencias a celdas, que devuelvan valores numéricos.

► Ejemplo: Calcula el conteo de registros de contenidos numéricos.

Preguntas:
1.- Total de registros a través del rango EDAD =CONTAR(D3:D14)
Respuesta: 12 REGISTROS según las edades.

2.- El mismo procedimiento para conteo de FECHAS =CONTAR(B3:B14).


Respuesta: 12 REGISTROS según el rango de las fechas.

3.- Contabilización del rango REGION =CONTAR(E3:E14)


Respuesta: 0 REGISTROS según el rango de las regiones, obtenemos esta respuesta porque
la función CONTAR se aplica hacia un rango de contenido numérico.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 112


Excel – CEPS UNI

2.- Función CONTARA


La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas con valores, tanto numéricos como texto, en
el rango especificado.

Sintaxis:

valor1, valor2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones.

► Ejemplo: De la siguiente tabla vamos a utilizar la función CONTARA

Preguntas:

1.- Total de registros a través del rango EDAD =CONTARA(D3:D14)


Respuesta: 12 REGISTROS según las edades.

2.- El mismo procedimiento para el conteo del rango REGIÓN =CONTARA(B3:B14).


Respuesta: 12 REGISTROS según el rango de las regiones.

3.- Función CONTAR.BLANCO


La función CONTAR.BLANCO cuenta las celdas vacías en el rango especificado.

Sintaxis:

rango: es el rango donde se cuentan las celdas vacías (en blanco).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 113


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo: Calcular el conteo de registros de los rangos de contenidos vacíos. El rango de la


Categoría está conformado por C3:C15, de cual se podrá observar que existen celdas vacías.

1.- Total de registros a través del rango CATEGORÍA =CONTAR(C3:C15)


Respuesta: 0 REGISTROS según las Categorías.

2.- Ahora para el mismo rango vamos a utilizar la función =CONTARA(C3:C15)


Respuesta: 10 REGISTROS según el conteo de las celdas con información.

3.- Contabiliza las celdas vacías del rango C3 hasta C15 correspondiente a la CATEGORÍA
=CONTAR.BLANCO(C3:C15)
Respuesta: 5 REGISTROS según el conteo de las celdas con información.

4.- Función CONTAR.SI


La función CONTAR.SI cuenta valores en un rango, de acuerdo a un criterio.

Sintaxis:

rango: es el rango que será evaluado.


criterio: es la condición que identificará las celdas a contar en el rango evaluado.

Respecto a los criterios son datos repetitivos de un determinado rango, que nosotros los usuarios
podemos utilizarlo como:

 Texto o literal completo


 Utilizando caracteres especiales el signo de interrogación (?), el asterisco (*).
 Utilizando operadores de relación para los números, fechas, horas o literales de texto com-
pleto o abreviado.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 114


Excel – CEPS UNI

► ejemplo: Realiza conteos condicionales de rangos de contenido numérico utilizando opera-


dores de relación.

Preguntas:

1.- Contabiliza los registros de las Fechas de Ingreso que sean mayores al año 2005
=CONTAR.SI(C3:C12,">=01/01/2005") – respuesta 5 registros

2.- Contabiliza los registros de los Sueldos Básicos mayores o iguales de 2400
=CONTAR.SI(D3:D12,">=2400") – respuesta 4 registros

3.- Contabiliza los registros de los Sueldos Básicos menores o iguales de 2400
=CONTAR.SI(D3:D12,"<=2400") – respuesta 7 registros

4.- Contabiliza los registros de los Sueldos Básicos diferentes de 2400


=CONTAR.SI(D3:D12,"<>2400") – respuesta 9 registros

5.- Contabiliza los registros de los Reintegros mayores de 180


=CONTAR.SI(E3:E12,">=180") – respuesta 5 registros

6.- Contabiliza los registros de los Sueldos Netos diferentes de 1120


=CONTAR.SI(F3:F12,"<>1120") – respuesta 1 registro

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 115


Excel – CEPS UNI

5.- Función CONTAR.SI.CONJUNTO


La función CONTAR.SI.CONJUNTO permite contar valores de un rango de acuerdo a uno o
varios criterios, datos repetitivos condicionantes de determinados rangos.

Sintaxis:

rango_criterios1: es un rango con condiciones a cumplir.


criterio1: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios1
rango_criterios2: es un rango con condiciones a cumplir.
criterio2: es la condición que se debe cumplir en rango_criterios2

► Ejemplo: Utiliza varios conteos condicionales con la asistencia de la función CON-


TAR.SI.CONJUNTO con el objetivo de administrar determinados rangos.

Preguntas:

1.- Contabiliza los registros a través del rango CATEGORÍA y el criterio A5 y el rango REGIÓN
y el criterio NORTE.

Respuesta:
En cualquier celda digita =CONTAR.SI.CONJUNTO(C3:C14,"A5",E3:E14,"Norte"), obteniendo
como respuesta 2 registros o filas de datos que cumplan ambos criterios condicionales.

2.- Contabiliza registros de los rangos REGIÓN con los criterios NORTE y CENTRO además que
incluya el rango EDAD respecto a que sean mayores o igual a 30 años.

Respuesta:
En cualquier celda utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO
=CONTAR.SI.CONJUNTO(E3:E14,"NORTE",D3:D14,">=30")+
CONTAR.SI.CONJUNTO(E3:E14,"CENTRO",D3:D14,">=30")

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Excel – CEPS UNI

6.- Función MAX


La función MAX nos muestra el valor mayor de una serie de valores indicados.

Sintaxis:

número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones de las cuales se
busca el máximo.

7.- Función MIN


La función MIN devuelve el valor menor de una serie de valores indicados.

Sintaxis:

número1, número2: son hasta 30 referencias a celdas, rangos y/o funciones de las cuales se
busca el mínimo.

► Ejemplo:

De la información del rango de fechas, uti-


liza la función MAX y MIN para obtener el
mayor y menor número de un rango de
contenido numérico de fechas.

En la celda D2 mostrar la fecha máxima, digita =MAX(A2:A12)


En la celda D3 mostrar la fecha mínima, digita =MIN(A2:A12)

Comprueba con
la imagen las
respuestas.

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Excel – CEPS UNI

8.- Función K.ESIMO.MAYOR


La función K.ESIMO.MAYOR nos muestra el mayor, máximo número o valor de una serie de
números o valores, especificando su jerarquía, nivel del rango.

Sintaxis:

matriz: es un rango que contiene valores numéricos.


k: es un número que indica que se devuelva el primero o enésimo valor más alto.

► Ejemplo:
El rango de Sueldos está conformado en el rango F3:F14, compruébalo en la imagen.

Pregunta: Elaboración de un ranking en base a los sueldos máximos.

Compruébalo
en la imagen.

1.- En la celda I3 obtener el Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MAYOR($F$3:$F$14,1)


2.- En la celda I4 obtener el segundo Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MAYOR($F$3:$F$14,2)
3.- En la celda I5 obtener el tercer Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MAYOR($F$3:$F$14,3)

Comprueba en
la imagen, las
respuestas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 118


Excel – CEPS UNI

9.- Función K.ESIMO.MENOR


La función K.ESIMO.MENOR devuelve el menor valor numérico de un rango de valores, especi-
ficando su jerarquía, niveles de un determinado rango.

Sintaxis:

matriz: es un rango que contiene valores numéricos.


k: número que indica que se devuelva el primer, segundo o enésimo valor más bajo.

► Ejemplo:
A través de la tabla, administra los números mínimos en determinados niveles es el contenido
del rango de los sueldos (F3:F14). Compruébalo en la imagen.

Pregunta: Elaboración de un ranking en base a los sueldos mínimos.

Compruébalo
en la imagen.

1.- En la celda I8 obtener el Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MENOR($F$3:$F$14,1)


2.- En la celda I9 obtener el segundo Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MENOR($F$3:$F$14,2)
3.- En la celda I10 obtener el tercer Sueldo Máximo, digita =K.ESIMO.MENOR($F$3:$F$14,3)

Comprueba en
la imagen, las
respuestas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 119


Excel – CEPS UNI

Funciones Lógicas
Las funciones lógicas se utilizan para la comparación a través de los operadores de relación
entre valores, textos o referencias de celdas. Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la
toma de decisiones

La comparación, verificación con determinados contenidos de tipo número (valor), datos literales
nos dan como resultado VERDADERO o FALSO para la designación de mensajes, acceso a
operaciones de cálculos utilizando formulas y funciones.

Operadores de relación

Las funciones lógicas utilizan los siguientes operadores de relación.

Operador Función Operador Función


> Mayor que <= Menor o igual que
< Menor que = Igual que
>= Mayor o igual que <> Diferente que

1.- Función SI
La función SI devuelve un valor entre dos posibles valores, dependiendo de una condición indi-
cada.

La función es una de las funciones que más utilizamos al momento de comparar contenidos de
celdas con el objetivo de administrar la gestión de mensajes, operaciones de cálculo en base a
fórmulas y funciones.

Sintaxis:

Prueba lógica:
Es una comparación entre dos celdas usando operadores lógicos. Recuerda que los operadores
lógicos son: =(igual), <(menor), >(mayor), <>(distinto), >=(mayor o igual), <=(menor o igual).

[Valor si verdadero]:
Es el valor, celda o texto especificado a devolver si prueba lógica es verdadera.

[Valor si falso]:
Es el valor, celda o texto especificado a devolver si la prueba lógica que está aplicando es falsa.

Los argumentos valor si verdadero y valor si falso son opcionales. Si se omiten la función SI
devuelve directamente VERDADERO o FALSO.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 120


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo:

1.- Digita la siguiente tabla.

2.- Condiciones:
Determine el TIPO DE TRABAJADOR:
Según el tipo de Código: E es EFICIENTE, B es BUENO y R es REGULAR

3.- En la celda C2 designa el tipo de Trabajador según el código – celda B2:

=SI(B2="E","EFICIENTE",SI(B2="B","BUENO",SI(B2="R","REGULAR",0)))

En la imagen se demuestra las respuestas respecto al tipo de trabajador según el código.

RESPUESTA

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 121


Excel – CEPS UNI

2.- Función Y

La función Y evalúa una serie de condiciones. Si todas las condiciones son verdaderas devuelve
VERDADERO. Si al menos una de ellas es falsa devuelve FALSO

Sintaxis:

Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)

Esta función lógica denominada Y contiene el siguiente argumento:

Valor lógico1, [valor lógico2]…pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en las
cuales se obtenga como resultado un valor lógico tipo VERDADERO o FALSO.

Valor_lógico1 Obligatorio. La primera condición que desea probar se puede evaluar como
VERDADERO o FALSO.

Valor_lógico2,...Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar se pueden evaluar


como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255 condiciones.

► Ejemplo 1:

En el rango A2:B9 se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectiva edad.
Se desea identificar aquellas personas con edad >=30 (celda E2) y <=40 (celda F2).

En la celda C2 compara el rango de edades entre 30 y 40 años para la asignación de mensajes


verdadero o falso. Utiliza la fórmula (con la función Y) =Y(B2>=$E$2,B2<=F2)

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 122


Excel – CEPS UNI

En la imagen, comprueba la respuesta en el rango C2 hasta C9, respecto a nuestro plantea-


miento del rango de edades de 30 a 40 años.

Nota: Si se utiliza la función Y para la comparación de contenidos por defecto se obtiene res-
puestas de verdadero o falso.

► Ejemplo 2:

Para el desarrollo del ejemplo, utiliza las funciones lógicas SI e Y =SI(Y(…………

Realiza operaciones comparativas que nosotros como usuarios podemos designar un mensaje
u operaciones de cálculo con total libertad, según nuestro criterio o cualquier interrogante, utiliza
las funciones lógicas anidadas SI(Y(

1.- Digita la siguiente información.

2.- Calcula la Bonificación según la Categoría C, Estado Civil Casado y que tengan hijos. Si se
cumple estas condiciones la Bonificación será de 125, caso contrario de 40.

3.- Digitar la fórmula =SI(Y(B2="C",C2="C",D2>=1),125,40)

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 123


Excel – CEPS UNI

4.- En la imagen comprueba las respuestas, después de las acciones anidadas utilizando SI(Y

3.- Función O
La función O evalúa una serie de comparaciones. Si al menos una de ellas (acciones compara-
tivas) es verdadera, la función devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son falsas, devuelve
FALSO.

Sintaxis:

=O(valor lógico1, …..)

La función lógica O contiene el siguiente argumento:

Valor lógico1; [valor lógico2];…: pueden ser hasta 30 condiciones que se desean probar en
las cuales se obtenga como resultado un valor lógico de tipo VERDADERO o FALSO.

► Ejemplo:

Se tiene un listado del personal de una empresa, con su respectivo día de trabajo. Identifica
aquellas personas que trabajan alguno de los días sábado o domingo.

1.- Digita la siguiente información.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 124


Excel – CEPS UNI

2.- Logra mensajes (verdadero, falso) en el rango C2:C10, respecto a los días de descanso del
personal (sábado, domingo).

3.- Digitar la fórmula =O(B2=$E$2,B2=$F$2).

En la imagen, comprueba la respuesta respecto a nuestro planteamiento de los días de descanso


en las celdas E2 (sábado) y F2 (domingo). si al menos una de las celdas comparativas E2 (sá-
bado) y F2 (domingo) es verdadera, caso contrario se obtiene la respuesta FALSO.

4.- Función NO
La función NO evalúa un valor lógico (VERDADERO o FALSO) y devuelve un valor lógico
opuesto.

Sintaxis:

=NO(valor lógico)

Valor lógico: es una comparación de dos valores. Este argumento puede ser también una fun-
ción que devuelva valores lógicos.

Nota: La función NO se caracteriza por sus respuestas inversas a diferencias de la función SI.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 125


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo:

Se tiene una lista de marcas y modelos de autos (en el rango A2 hasta B9), se desea identificar
los modelos de autos anteriores al año 2008 desde la celda combinada E2 hacia el rango C2
hasta C9.
La identificación según modelo de auto del año, son aquellos modelos que no sean menor a lo
indicado en la celda E2. Con el valor lógico tipo VERDADERO o FALSO.

En la celda E2, digita =NO(B2<$E$2) para obtener las respuestas según los contenidos del rango
de la columna B referente al modelo de auto expresado en años.

Estas acciones de comparación,


compruébalo en la imagen.

En la imagen comprueba la respuesta del uso de la función NO.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 126


Excel – CEPS UNI

5.- Función XO
La función lógica XO, a diferencia de la función NO que hace comparaciones negativas indivi-
duales, la función lógica XO realiza comparaciones negativas en rango.

Sintaxis

XO(valor_lógico_1, [valor_lógico_2],…)

Esta función lógica denominada XO contiene el siguiente argumento:

Valor_lógico1, valor lógico2,... Valor_lógico1 es obligatorio, los valores lógicos siguientes son
opcionales. De 1 a 254 condiciones que se desea comprobar pueden ser VERDADERO o FALSO
y pueden ser valores lógicos, matrices o referencias.

► Ejemplo:

En la imagen tenemos una tabla con información referente a Ventas respecto a los Días de Lunes
a Viernes (Ventas semanales).

Nuestro objetivo es la búsqueda de las ventas del DÍA LUNES que este en el rango de los valores
de 320 a 500

En la celda G2 digita =XO(B2>=320,B2<=500) luego copia la fórmula hasta la celda G7.

En la imagen, comprueba nuestras respuestas con la asistencia de la función lógica XO, en el


rango G2:G7, con referencia al día Lunes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 127


Excel – CEPS UNI

6.- Función SI.ND


La función SI.ND oculta el mensaje de error de error #N/A, devuelve el valor que se especifica,
si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.

Sintaxis:
SI.ND(valor, valor_si_nd)

Esta función lógica denominada SI.ND contiene el siguiente argumento:

Valor Obligatorio. El argumento en el que se busca el valor de error #N/A.


Value_si_nd Obligatorio. El valor que se devuelve si la fórmula (operación de cálculo) se evalúa
como el valor de error #N/A.

► Importante
En algunas ocasiones cuando usamos una fórmula predefinida o
una función en Excel, se generan mensajes de error, por alguna
circunstancia NO nos arroja el resultado que esperamos.

Por lo general es cuando se cambia el origen del rango que se


utiliza con la fórmula de origen se genera el mensaje es #N/A,
también a veces se genera mensajes de error #¿NOMBRE? esto
sucede por la mala digitación de la función.

A veces la razón por la que generalmente deseamos utilizar los


mensajes de error es porque queremos desplegar un mensaje
personalizado en lugar de permitir que muestre los mensajes.

A continuación, un listado de mensajes de error

Mensaje Motivo
#¡DIV/0! Se ha intentado dividir un número entre cero o celda en blanco.
Se ha introducido un nombre de rango inexistente o no se ha encerrado
#¿NOMBRE?
una cadena de caracteres entre comillas dobles.
Se ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato
#¡VALOR!
de tipo texto.
Se ha borrado un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en
#¡REF!
una fórmula. También por el rango no existe en la acción de búsqueda.
#N/A No hay información disponible para el cálculo que se quiere realizar.
Se ha introducido un argumento incorrecto en una función de la hoja de
#¡NUM!
cálculo.
Se ha incluido un espacio entre dos rangos dentro de una fórmula para
#¡NULO!
indicar una intersección, pero los rangos no tienen celdas comunes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 128


Excel – CEPS UNI

► Ejemplo:

1.- Digita la siguiente información conformado por nombres.

2.- Nuestro objetivo es localizar un NOMBRE del rango de la tabla conformado por los nombres.

Utiliza la función BUSCAR,


en la celda C3 digita
=BUSCAR(A4,A2:A7)

El resultado de la búsqueda es el nombre Claudia, compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 129


Excel – CEPS UNI

3.- En la celda C3 digita =BUSCAR(A4,C6:C9)

En este paso 3, estamos cambiando en rango de origen de búsqueda antes era A2:A7, ahora
nuestro rango es C6:C9.

En la imagen comprueba el mensaje de error #N/A.

Esto significa que el


valor buscado no
existe en el rango
(matriz) de búsqueda.

4.- Para ocultar el mensaje de error #N/A utilizaremos la función lógica SI.ND o SI.ERROR
En la celda C3 digita =SI.ND(BUSCAR(A4,C6:C9)," ") o =SI.ERROR(BUSCAR(A4,C6:C9)," ")

Con cualquiera de las funciones lógicas SI.ND o SI.ERROR nos ocultara el mensaje #N/A.

Nota. - Para el resto de mensajes de error por ejemplo #¿NOMBRE?, #¡VALOR! , #¡REF!, etc.
la función si.ERROR se encarga de ocultar estos mensajes de error.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 130


Excel – CEPS UNI

7.- Función FALSO


La función FALSO solo devuelve el valor lógico FALSO

Sintaxis:

=FALSO()

A esta función no se le proporciona ningún argumento

8.- Función VERDADERO


La función VERDADERO solo devuelve el valor lógico VERDADERO.

Sintaxis:

VERDADERO()

A esta función no se le proporciona ningún argumento.

Observación: Puede especificar el valor VERDADERO directamente en las celdas y fórmulas


sin necesidad de usar esta función. La función VERDADERO se proporciona principalmente por
motivos de compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo.

► Ejemplo:
Para la aplicación de las acciones respecto a las funciones VERDADERO y FALSO que son
funciones que no tienen argumento, nuestro ejemplo tiene como objetivo es buscar una fecha
específica en un rango de fechas.

Busca la fecha del rango:

Días: La primera Quincena Meses: 1er Trimestre Año: Del año 2016

En la imagen comprueba
el planteamiento
referente la búsqueda
de fechas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 131


Excel – CEPS UNI

En la celda C2 tenemos que realizar la búsqueda respecto a los días para el rango de la primera
Quincena:

Digita =Y(DIA(A2)>=1,DIA(A2)<=15)

En la celda D2 tenemos que realizar la búsqueda respecto a los meses para el rango del primer
Trimestre es decir Enero y Marzo):

Digita =Y(MES(A2)>=1,MES(A2)<=3)

En la celda E2 tenemos que realizar la búsqueda respecto al año 2013.

Digita: =Y(AÑO(A2)>=2016,AÑO(A2)<=2016)

En la imagen comprueba la tabla completa con las acciones lógicas respecto a la búsqueda de
fechas con rango de fechas que se ha explicado en detalle.

La respuesta de búsqueda de fechas son las filas 3, 5, 8 y 11. Con referencia al rango de día
(primera quincena) mes (primer trimestre) y año (2016).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 132


Excel – CEPS UNI

Manejo de listas de datos

1. Listas de Datos: ordenamiento y búsqueda

a. Qué es una Lista de Datos


Es un grupo de varias columnas consecutivas de celdas ocupadas con datos en su inte-
rior, y donde cada columna tiene un tipo homogéneo de datos. Por ejemplo:

b. Cómo ordenar una lista de datos usando los botones de herramientas

Una de las formas más fáciles de hacer que Excel ordene una lista de datos como la del
ejemplo anterior, es utilizando los botones de herramientas orden ascendente: Orde-
nar de A a Z y orden descendente: .Ordenar de Z a A, que se encuentran en la ficha
Datos.
Por ejemplo, para ordenar la lista ascendentemente por el Nombre de cada socio
1.- Seleccionar una celda de la columna B, como la celda B6 por ejemplo.

2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Ordenar de A a Z.


La lista entonces se vería así:

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 133


Excel – CEPS UNI

Ejercicio: Intersección de rangos y uso de la función INDIRECTO

Para entender mejor el manejo de listas de datos, vamos a llevar a cabo un nuevo ejercicio en el
cual se desea llevar el control de los pedidos de artefactos de varios clientes.

En una Hoja se tiene una lista de Precios, y una lista de Pedidos de artefactos eléctricos.
El cuadro de pedidos en realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidos en total.
Pero como se ve, aún falta calcular el monto total de cada uno de los pedidos, así como los
precios de cada artículo pedido; para lo cual primeramente vamos a escribir las fórmulas que nos
ayuden a obtener estos datos faltantes.

Cómo obtener los Precios de cada Pedido:


Primeramente, vamos a dar nombres de rango a cada columna y a cada fila de la lista de precios.
Realice usted entonces las siguientes acciones:

1.- Seleccionar el rango de la lista de precios B3:E6.


2.- En la ficha Formulas, grupo Nombres definidos, elegir el comando Crear desde la selec-
ción y aparecerá una ventana de diálogo.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 134


Excel – CEPS UNI

3.- Verificar que estén marcadas las casillas Fila superior y Columna izquierda, y luego presio-
nar Enter.
4.- Luego en la celda H11 escribir la siguiente fórmula:
=INDIRECTO(E11) INDIRECTO(F11)

La función INDIRECTO se encarga de extraer el nombre de rango que se encuentra escrito en


la celda E11, para que luego éste se intercepte con el otro nombre de rango escrito en F11. El
espacio en blanco escrito entre las dos funciones INDIRECTO es el que le ordena a Excel que
intercepte los rangos. El resultado es el precio que se encuentra entre la intersección de la fila
Lavadora y la columna LG de la lista de precios cuyos rangos fueron previamente nombrados
en los pasos Nº2 y 3.

5.- Copie esta fórmula hacia abajo con un doble clic en el cuadro de relleno.

Para obtener el cálculo de la columna Total:


6.- En la celda I11 escribir la fórmula que multiplique la cantidad por el precio:
=G11*H11
7.- Seguidamente copie igualmente esta fórmula hacia abajo con un doble clic en el cuadro de
relleno.

La Función INDIRECTO

La sintaxis de la función es la siguiente:


=INDIRECTO(Referencia)

Donde:
Referencia Es una coordenada de celda o un nombre de rango dentro del cual
existe escrito otra referencia de celda o nombre de rango.
Esta función le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referencia misma,
sino el nombre de rango que está escrito dentro de la referencia.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 135


Excel – CEPS UNI

Manejo de Listas de Datos

Para trabajar con listas de datos es muy útil conocer algunas de las herramientas más usadas de la ficha
Datos y en la ficha Insertar; estas son:
Ordenar listas
Filtrar datos
Obtener Subtotales múltiples
Crear Tablas dinámicas
Consolidar múltiples cuadros

Ejercicio: Manejo de una Lista de Pedidos

Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estaría completa, pero si se desea
analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, o que artículos
y cual vendedor atendió el pedido, entonces la labor es muy complicada debido a que la lista se
encuentra totalmente desordenada.
Veamos ahora un método más completo para ordenar listas de datos.

El Comando Datos/Ordenar

Ordenar la lista para que lo usen en Almacén:


Suponga que el día de mañana hay que realizar la entrega de todos los pedidos que correspon-
den al mes de Enero, así que podríamos imprimir una copia de esta lista de pedidos y entregarla
al encargado del almacén para que vaya cargando el camión con toda la mercadería. Pero, como
ya se ha visto, al estar desordenada la lista, ésta haría que el trabajo de extraer las diferentes
cajas de artículos del almacén sea una labor algo difícil que llevaría quizás a errores de confusión
de pedidos y se estaría entregando un pedido por otro.
Entonces, lo que se va a hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando los pedidos
por meses, es decir los de Ene luego Feb y finalmente Mar. De este modo se tendría separada
ya toda la relación de pedidos que corresponden al mes de Ene.
Luego en la misma lista también se ordenará para cada mes los artículos, o sea Televisores,
Lavadoras y Refrigeradoras por separado, y finalmente cada artículo a su vez se ordenará según
las diferentes marcas, Daewoo, LG y Samsung.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 136


Excel – CEPS UNI

Para poder lograr este ordenamiento se procederá de la siguiente forma:


1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo).
2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Ordenar, luego aparecerá la siguiente ventana
de diálogo:

3.- Elegir las 3 columnas a ordenar y adicionalmente también el criterio de ordenación. Clic
en Aceptar, y entonces el cuadro de pedidos se vería así:

Nota: Si el rango de la lista que se desea ordenar tiene los títulos de las columnas en la primera fila: Mes,
Tienda, Distrito, etc., entonces en la ventana de diálogo, en la opción “El rango de datos tiene fila
de encabezamiento” hay que verificar que esté marcado el botón de opción Si, pues de otro modo
la fila de títulos también se ordenaría como si fuese un registro más.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 137


Excel – CEPS UNI

Ordenar la lista para que lo use el que realiza la entrega con el camión:
Una vez cargados todas las cajas de productos en el camión, el conductor deberá realizar las
entregas de los pedidos a cada uno de los clientes que se encuentran en diferentes distritos de
la ciudad, los cuales están indicados en la lista, pero para esta ocasión, no están ordenados
como se desearía.
Ahora, vamos a realizar un nuevo ordenamiento, y para este caso se deberán ordenar los pedi-
dos en base a los lugares de entrega y a los clientes, tal como se observa en la siguiente ventana
de diálogo:

Entonces el cuadro de pedidos será fácil de usar para ir de distrito en distrito y realizar ordena-
damente la entrega según los clientes que haya en cada lugar.
El Cuadro se vería como se muestra en la siguiente figura:

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 138


Excel – CEPS UNI

El Comando Datos/Filtro

Filtrar la lista para consultar ciertos pedidos:


Sabemos que la lista en total era de 90 pedidos. Pero, sin importar cuantos existan en total, en
cierta ocasión se desea saber cuántos de los pedidos que se entregaron en Enero, fueron de
Daewoo. Y en otra oportunidad, se desearía saber cuántos pedidos en el distrito de San Miguel
fueron vendidos por el vendedor Salazar. Y así por el estilo, se pueden necesitar realizar dife-
rentes consultas a la lista.
Esto se puede lograr con la ayuda del comando Datos/Filtro; y se procede de la siguiente forma:
1.- Seleccionar una celda cualquiera del Cuadro de Pedidos.
2.- En la ficha Datos escoge el comando Filtro, entonces el cuadro de pedidos se vería así:

Clic aquí

Observe que al elegir el comando Filtro, los títulos en la fila 10 del cuadro ahora muestran unos
botones de lista desplegable. Estos son los botones de filtro, que se van a utilizar para realizar
las consultas a la lista.
A continuación, vamos a realizar diversas consultas sobre los pedidos de los clientes:
Cuántos pedidos del mes de Enero son de Televisores Daewoo?
1.- Hacer un clic en el botón de filtro del Mes, desactivar la casilla (Seleccionar Todo) y elegir la
opción Ene. Luego Aceptar.
Esto hará que de la lista de 90 pedidos solo queden visibles los que pertenecen al mes de
Ene, los demás pedidos quedarán ocultos.
2.- Luego hacer un clic en el botón de filtro del Artículo y elegir la opción Televisor.
3.- Finalmente hacer un clic en el botón de filtro de la Marca y elegir la opción Daewoo.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 139


Excel – CEPS UNI

.
Como se observa, existen entonces 6 pedidos que cumplen con la condición que se había
solicitado: (Televisor Daewoo para Enero)
Nota: Cuando se realiza el filtrado de una lista, los encabezados de fila muestran los números de fila de
color azul, así como también aparecen unos iconos de embudo en los botones de aquellos títulos
en los cuales se ha realizado una elección de filtro.

Para volver a mostrar la lista de pedidos completa


Clic aquí
1.- Hacer un clic en el comando Borrar
Y la lista vuelve a mostrar las filas
ocultas y los encabezados de fila ya
no aparecen de color azul sino otra
vez de color negro.

¿Cuántos pedidos de Salazar son de Refrige-


rador para la tienda Elektra?
1.- Elegir en los botones de filtro las opciones Salazar, Refrigerador y Elektra respectivamente.

Si además de obtener el filtro anterior se desea sumar la cantidad total de artefactos de estos 4 pedidos,
entonces se puede utilizar el botón de herramientas Autosuma, pero lo que ocurre en realidad no es la
escritura de la función Suma, sino de la función Subtotales.
Observe que en la figura está seleccionada la celda G101 en la cual aparece el número 238, que en realidad
es el resultado de la fórmula que está visible en la barra de fórmulas. Esta función está sumando el rango
G11:G100, pero la función solo considera las celdas que se encuentran visibles e ignora las celdas que se
han ocultado por acción del filtro.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 140


Excel – CEPS UNI

La Función SUBTOTALES
Esta función posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de celdas, sino 11
diferentes operaciones de cálculo:
=SUBTOTALES(# de operación, Rango a calcular)
Donde:
# de operación es un número del 1 al 11 que indica la operación a realizar:
1 Promedio
2 Contar
3 Contara
4 Máximo
5 Mínimo
6 Producto
7 Desviación estándar
8 Desviación estándar de la población
9 Suma
10 Varianza
11 Varianza de la población

Rango a calcular Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filas por acción
de un filtro.
Para obtener los Subtotales de la fila 101
1.- Seleccionar la celda G101. (No seleccione la columna, sino una sola celda)
2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma.
3.- Presionar Enter.
La fórmula que se habrá escrito será la siguiente función:
=SUBTOTALES(9,G11:G100)
El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado.
4.- Luego seleccionar la celda I101.
5.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma.
6.- Presionar Enter.
La fórmula en esta ocasión será:
=SUBTOTALES(9,I11:I100)
7.- A continuación copie con el cuadro de relleno el contenido de la celda G101 hacia la celda
F101 que está a su izquierda.
8.- Luego seleccionando la celda F101, en la barra de fórmulas modifique la formula cambiando
el número 9 por el número 3.
=SUBTOTALES(3,F11:F100)
Con esto, la función contará la cantidad visible de celdas ocupadas en el rango, dando como
resultado la cantidad de pedidos que existen en la lista filtrada.
Nota: Si estando escritas las funciones SUBTOTALES, se realizase un nuevo filtrado a la lista de pedidos,
entonces estas funciones se recalcularán automáticamente.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 141


Excel – CEPS UNI
¿Cuál de las Tiendas tiene la mayor cantidad de pedidos en Enero?
1.- Elegir el menú Datos/Ordenar y Filtrar/Borrar.
2.- Filtrar los pedidos de Ene.
3.- Filtrar al cliente Hiraoka.
En la celda G101 aparecerá que Hiraoka tiene para Abril la cantidad de 6 pedidos.
4.- A continuación, filtrar al cliente Elektra.
En la celda G101 aparecerá que Elektra tiene la cantidad de 10 pedidos.
5.- Y si luego se filtra al cliente Carsa.
Entonces en la celda G101 aparecerá que Carsa tiene la cantidad de 15 pedidos.

Cuántos pedidos de Carsa para Enero tienen un monto entre 500 y 1000 soles?
1.- Hacer clic en el botón de filtro del título Monto y elegir Filtros de número/Filtro Personali-
zado.
2.- En la ventana de diálogo elegir las opciones que se ven en la figura y luego Aceptar.

La lista deberá dar los siguientes resultados:


Hasta ahora, hemos podido ver como los filtros nos permiten obtener reportes depurados en base a
diferentes criterios. Sin embargo; por ejemplo, en el caso de querer averiguar cuanto fue el acumu-
lado vendido por cada uno de los vendedores de un determinado articulo; los filtros y la función Sub-
totales si nos dan esa respuesta, pero; esta solución no nos permite comparar simultáneamente las
ventas de todos los vendedores al mismo tiempo, sino que los va mostrando uno por uno a medida
que cada uno de estos vendedores es filtrado.
O sea que si queremos averiguar quién es nuestro mejor vendedor del mes, lo que habría que hacer
es filtrar las ventas del primer vendedor y anotar el monto de sus ventas obtenido por la función

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 142


Excel – CEPS UNI

Subtotales al final de la lista, luego filtrar al segundo vendedor y anotar también su resultado y así
sucesivamente hasta tener los resultados de todos los vendedores calculados. Bueno, esto no es muy
difícil de hacer si solamente son tres vendedores como en nuestra lista de ejemplo, pero; imagínense
que tenemos 15, o 100, o tal vez muchos más vendedores; en este caso, averiguar quién es el mejor
vendedor se convertiría en una tarea muy ardua y tediosa.
Para poder comparar varios resultados de subtotales al mismo tiempo existe otra herramienta en el
manejo de listas; esta es la opción del comando Datos/Subtotal que veremos a continuación. Pero
antes vamos a retirar de la lista los botones de filtro y las fórmulas de Subtotales de la fila 101.

1.- Seleccionar todas las fórmulas de Subtotales que se encuentran en la fila 101 y bórrelas con
la tecla Suprimir.
2.- En la ficha Datos elegir el comando Filtro.
Desaparecerán los botones de Autofiltro de nuestra lista de pedidos y la lista se verá entonces
como en su forma original, y estarán nuevamente visibles los 90 pedidos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 143


Excel – CEPS UNI

El Comando Datos/Subtotal

Para averiguar quién es el mejor de nuestros Vendedores


1.- Seleccione una de las celdas con el nombre de un vendedor, y haga clic en el botón de herra-
mientas Ordenar de A a Z.
Esto hará que los pedidos se ordenen alfabéticamente por vendedor
2.- En la ficha Datos elegir el comando Subtotal

Clic aquí

Aparecerá entonces la siguiente ventana de diálogo:

Elegir Vendedor

Elegir Suma

Verificar que se encuentren


marcadas con un check las
opciones Cantidad y Total.

Elegir en la ventana las opciones señaladas y luego clic en Aceptar.


En la lista de pedidos inmediatamente aparecerán subtotales al final de cada vendedor, y a la
izquierda de la hoja de cálculo aparecerán también los botones de Agrupar y Esquema.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 144


Excel – CEPS UNI

Botones de Agrupar y
Esquema

3.- Hacer un clic en el botón número 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a la izquierda de
los encabezados de columna.
Esto hará que desaparezcan la relación de pedidos de la lista y solamente queden visibles los
subtotales por cada vendedor.
4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en el comando
Ordenar de Z a A.
Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarán de mayor a menor, con lo cual ten-
dremos una lista de vendedores ordenada según su record de ventas. Con esto sabremos no
solamente quien es el mejor vendedor sino también quién es el que menos ha vendido.

Para averiguar quién es el mejor de nuestros Clientes


1.- En la ficha Datos/Subtotal hacer clic en el botón [Quitar todos]
Esto hará que desaparezcan los subtotales de los vendedores.
Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quién era el mejor vendedor,
pero ahora tomamos en cuenta la columna de Tienda.
2.- Seleccione una de las celdas con el nombre de una
Tienda, y haga clic en el botón de herramientas Or-
denar de A a Z.
3.- En la ficha Datos/Subtotal, elegir las opciones que se
muestran en la ventana de diálogo adjunta, y luego clic
en el botón [Aceptar]
4.- A continuación, clic en el botón 2.

1 2 3

5.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de las Tien-


das y hacer un clic en el botón de Ordenar de Z a A.

De este modo se podrá averiguar en forma similar, cuál es la marca más vendida, o cual es el
mejor mes de venta, o también cual es el artículo que nos brinda mayores ingresos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 145


Excel – CEPS UNI

Gráficos y dibujos
Un gráfico es la representación de datos numéricos, mediante columnas, barras, líneas, superfi-
cies o símbolos, para ver la relación que esos datos guardan entre si y facilitar su interpretación.

La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos de una
serie de datos clasificados por filas y columnas.

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualizaciones de compa-
raciones, tramas y tendencias de los datos. La utilización de gráficos hace más sencilla e inme-
diata la interpretación de los datos.

El objetivo general es: Diseñar gráficas utilizando las características del programa Excel, inclu-
yendo los elementos de títulos, leyenda, modificación de escala de colores.

El objetivo específico es: Conocer los diferentes tipos de gráficas y además seis nuevos gráfi-
cos, que nos proporciona el programa Excel 2016.

Insertar gráficos
Para insertar, crear un gráfico utiliza la sección Gráficos que se encuentra en la ficha o menú Insertar.
Compruébalo en la imagen.

Es necesario seleccionar un rango de celdas que quieres que aplique en el gráfico, de esta forma,
Excel podrá generarlo automáticamente.

También se puede crear un gráfico sin seleccionar ningún rango,


es decir pulsa el botón derecho de mouse y escoge la opción
Seleccionar datos…

Compruébalo
en la imagen.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior
del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...

 Gráfico de columnas
 Gráfico de líneas
 Gráficos circulares
 Gráfico de barras
 Gráfico de área

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 146


Excel – CEPS UNI

 Gráfico de tipo XY (Dispersión)


 Gráfico de cotizaciones
 Gráfico de superficie
 Gráfico de anillos
 Gráfico de burbujas
 Gráfico de radiales

Además, seis nuevos gráficos.


 Gráfico de cascada
 Gráfico de histograma o estadística
 Gráfico de pareto
 Gráfico de cajas y bigotes
 Gráfico de jerarquía
 Gráfico de Proyección solar

Nuevos
gráficos

Pasos para la creación de gráficos

1.- Digita información correspondiente a las ventas semanal de memorias USB.


Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 147


Excel – CEPS UNI

2.- Haz clic en la celda E4 y multiplica precio x cantidad.

Comprueba
en la imagen,
la fórmula de
precio x can-
tidad.

Comprueba en la imagen los resultados de ventas semanal.

Después de completar la tabla, se puede crear, generar gráficos con diversos modelos que nos
proporciona la hoja de cálculo Excel.

3.- Selecciona los rangos A4:B9 que corresponde a Memoria y Marca


Luego pulsa la tecla Ctrl y añade el rango D4:D9 (cantidad)

Comprueba en la imagen, la selección de los rangos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 148


Excel – CEPS UNI

4.- Haz clic en la ficha o menú Insertar / Gráfico


Escoge el área gráficos / Columna 2D/ Columna agrupada.

Compruébalo
en la imagen.

Personaliza el gráfico

Personalizar el grafico significa hacer cambios utilizando diversas herramientas, para optimizar
la presentación.

1.- Etiqueta de datos, significa asignar los valores de un rango, pulsa el botón derecho de mouse
sobre cualquier área gráfica y escoge Agregar etiqueta de datos.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 149


Excel – CEPS UNI

En la imagen comprueba los resultados de la designación de etiqueta de datos.


Esta información corresponde al origen de la tabla respecto a las cantidades vendidas de las
memorias USB de la tabla de origen.

2.- Para continuar optimizando la presentación del gráfico, utiliza la ficha Diseño.
Comprueba en la imagen el contenido de la ficha Diseño.

1.- Grupo Agregar elementos de gráfico. - Está conformado por opciones de Ejes, Títulos de
ejes, Título del gráfico, Etiquetas de datos, Tabla de datos, etc.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 150


Excel – CEPS UNI

Además, la opción Diseño rápido, conformada por diseño1, diseño2, hasta diseño9.

Compruébalo
en la imagen.

2.- Grupo Estilo de diseño. - Está conformado por opciones de Ejes, Títulos.

2.1. Cambiar colores.- Contiene opciones Multicolores y monocromáticas.

Comprueba en
la imagen los
contenidos de
las opciones
Multicolor y Mo-
nocromático.

2.2. Estilos de diseño.- Conformado por Estilo 1, Estilo 2, Estilo 3, hasta Estilo 14.
Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 151


Excel – CEPS UNI

3.- Grupo Datos conformado por:

3.1. Cambiar entre filas y columnas.- Intercambia los datos del eje. Los datos que se han colocado en
el eje X se moverán al eje Y y viceversa.

3.2. Seleccionar datos.- Cambia el rango de datos incluidos en el gráfico.

4.- Grupo Cambiar tipo de gráfico.- Nos da acceso a una lista de opciones para cambiar a un tipo dife-
rente de gráfico.

Comprueba
en la imagen
el acceso al
cambio de
gráfico.

Comprueba con la imagen, el gráfico de tipo línea, además de la designación del título Ventas
semanal.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 152


Excel – CEPS UNI

5.- Grupo Mover gráfico.- Esta opción nos permite mover el gráfico otra hoja del libro.

De la ficha Diseño / haz clic en la opción nuevo gráfico.

Escoge Hoja nueva y luego Aceptar para confirmar la nueva ubicación del gráfico.

Comprueba con la imagen, el gráfico de líneas en una nueva hoja.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 153


Excel – CEPS UNI

Dar formato al eje


A través de esta opción se puede escoger información del rango vertical, para valores de límites
mínimo y máximo, además del acceso relleno, línea, etc.

1.- Pulsa el botón derecho de mouse sobre el área del eje Y, para que se active el panel de
formato.

Comprueba en
la imagen las
opciones de
formato al eje.

Los valores del eje son de 0 a 120 que representan la cantidad del grafico actual.

Comprueba en
la imagen los va-
lores del eje de
0 a 120.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 154


Excel – CEPS UNI

2.- Modifica los valores del eje y, ahora el mínimo valor es 30, cambia de 0 a 30

Comprueba en la
imagen los cam-
bios del valor mí-
nimo de eje.

Comprueba en la
imagen la gráfica
de origen.

En la imagen
la respuesta
del cambio
de valores
del eje.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 155


Excel – CEPS UNI

Escoge diseño rápido y etiqueta de datos


Comprueba en la imagen el diseño rápido 2 y etiqueta de datos encima desde la opción agre-
gar elementos del gráfico.

Escoge estilos y marcadores


Comprueba en la imagen el estilo de diseño 6 y los marcadores con imagen (copia y pega
una imagen de memoria USB), además etiqueta de datos debajo.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 156


Excel – CEPS UNI

Dar formato al eje


A través de esta opción se puede escoger información del rango vertical, para valores de límites
mínimo y máximo, además del acceso relleno, línea, etc.

1.- Pulsa el botón derecho de mouse sobre el área del eje Y, para que se active el panel (ventana
adicional) de formato, denominado Dar formato al eje.

Comprueba en
la imagen las
opciones de for-
mato al eje.

Los valores del eje son de 0 a 120 que representan la cantidad del grafico actual.

Comprueba en
la imagen los
valores del eje
de 0 a 120.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 157


Excel – CEPS UNI

Gráfico Circular
El gráfico circular en Excel representa los datos de un solo rango de valores, si la tabla
contiene varios rangos de datos numéricos, por defecto grafica el primer rango, es necesario
sumar o promediar estos valores para utilizar los datos de la tabla.
Una característica del gráfico circular a diferencia de los otros tipos de gráficos, es el acceso a
la presentación de porcentual de los valores seleccionados previamente.

► Gráfico circular 2D
1.- Digita información correspondiente a la cantidad de alumnos de Windows y Office.
Compruébalo en la imagen.

2.- Selecciona el rango A4 hasta E9


Compruébalo en la imagen.

3.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico circular / Gráfico 2D

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 158


Excel – CEPS UNI

Comprueba en la imagen el gráfico circular 2D

4.- Selecciona el área gráfica y comprueba que el rango que se activa es B4 hasta B9 que co-
rresponde a las cantidades del curso de Windows 10.

5.- Pulsa el botón derecho de mouse en el área del gráfico circular y escoge Agregar etiqueta
de datos. Comprueba este cambio en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 159


Excel – CEPS UNI

6.- Escoge el formato de etiqueta de datos, pulsa el botón derecho sobre el área de gráfico, del
panel que se activa escoge porcentaje y el separador: nueva línea.

Comprueba
en la imagen,
la asignación
de formato de
etiqueta.

Después de escoger el formato de etiqueta y separador, se obtiene la siguiente presentación del


grafico circular modelo 2D.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 160


Excel – CEPS UNI

7.- Cambia tipo de gráfico, pulsa el botón derecho de mouse sobre el área del gráfico y escoge
la opción Cambiar tipo de gráfico de series…

Compruébalo
en la imagen.

8.- Escoge el modelo de grafico circular 3D. Compruébalo en las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 161


Excel – CEPS UNI

► Gráfico circular de toda la tabla


El gráfico circular toma los datos por defecto del primer rango (columna o fila), para graficar todos
los valores de la tabla, será necesario realizar cálculos previos para crear gráficos circulares que
se explica a continuación.

1.- Inserta una columna al final del rango numérico.


Inserta la comuna F, compruébalo en las imágenes.

2.- En la celda F3, digita el titulo Promedio de cantidad alumnos.


Compruébalo en la imagen.

3.- Haz clic en la celda F4 digita =PROMEDIO(B4:E4)


Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 162


Excel – CEPS UNI

4.- Genera las copias para completar el rango de promedio de cantidad de alumnos.

5.- Selecciona el rango literal (A3:A9) y numérico (F3:F9).

6.- Escoge el gráfico circular 2D, además agregar etiqueta de datos y formato de etiqueta de
datos. Compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 163


Excel – CEPS UNI

► Gráfico circular con subgráfico de circular


Gráfico circular con subgráfico circular, permite usar este tipo de gráfico para:
 Mostrar las proporciones del total.
 Extraer algunos valores del gráfico circular principal y combinarlos en un segundo gráfico circular para
que los porcentajes pequeños puedan leerse con mayor facilidad o para resaltar los valores del se-
gundo gráfico circular.

1.- Selecciona el rango Meses (A3:A9) y Excel 2016 (D3:D9).

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico circular / Gráfico 2D / Grafico circular
con subgráfico de circular.

3.- Escoge la opción agregar etiqueta de datos luego formato de etiqueta de datos

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 164


Excel – CEPS UNI

Del panel Formato de


etiqueta de datos,
escoge las opciones:
 Nombre de categoría
 Valor
 Porcentaje
 Mostrar líneas guías
 Clave de leyenda
 Separador nueva línea

4.- Comprueba en la imagen el subgráfico circular.


Con opciones de personalizado de etiqueta de datos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 165


Excel – CEPS UNI

► Gráfico circular con subgráfico de barras


Gráfico circular con subgráfico de barras, permite usar este tipo de gráfico para:
 Mostrar las proporciones del total.
 Extraer algunos valores del gráfico circular principal y combinarlos en un gráfico de barras
apiladas para que los porcentajes pequeños puedan leerse y resaltarse.

1.- Selecciona el rango Meses (A3:A9) y Excel 2016 (D3:D9).

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico circular / Gráfico 2D / Grafico circular con
subgráfico de barras.

3.- Comprueba en la imagen el subgráfico de barras.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 166


Excel – CEPS UNI

Gráfico de superficie 3D

Un gráfico de superficie muestra una superficie tridimensional que conecta un conjunto de puntos
de datos.

Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores (números) a través de dos
dimensiones en una curva continua.

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en un
gráfico de superficie. Para crear un gráfico de superficie, las categorías y las series de datos
deben contener valores numéricos.

Tipos de gráfico de superficie

Los gráficos de superficie incluyen los subtipos (modelos) de gráfico Superficie 3D y Trama de
superficie 3D

Superficie 3D:

Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a través de dos dimensiones
de una curva continua.
Este gráfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de
goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D.

Trama de superficie 3D

Este gráfico se representa sin color en la superficie, un gráfico de superficie 3D se denomina


gráfico de trama de superficie 3D.
Este gráfico sólo muestra las líneas. Un gráfico de superficie 3D que se representa sin bandas
de color en la superficie se denomina gráfico de trama de superficie 3D.

Crea un gráfico de una ecuación en 3D

Utiliza la ecuación f(x,y) = X^2 + y^2 en un tabla de doble entrada para la aplicación de celdas
mixtas, completa la tabla con los valores de -1 hasta 1 en los ejes x e y

1.- Haz clic en la celda A1 y digita Gráfico de la ecuación f(x,y) = x^2 + y^2

2.- Preparar la tabla de doble para el eje x además del eje y


Digita el titulo Eje x, para el rango en columnas, luego Eje y, para el rango en filas.

3.- Haz clic en cualquier celda y digita -1, pulsa la tecla TAB y digita la fórmula =celda donde
digitaste el número -1 + 0.1 luego copia hasta el valor 1.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 167


Excel – CEPS UNI

Comprueba en la imagen los pasos 1, 2 y 3.

3.- Haz clic en la celda C5 y digita la fórmula =B5*B5+C4*C4 y utiliza la aplicación de celdas
mixtas en fila y columna =$B5*$B5+C$4*C$4, completa la formula hasta completar la tabla de
doble entrada de -1 a 1 en fila y columna.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 168


Excel – CEPS UNI

4.- Comprueba en la imagen los resultados en el rango C5:V24, de la fórmula de la ecuación


f(x,y) = x^2 + y^2 desde el intervalo (-1,-1) hasta (1,1).

5.- Selecciona el rango de C5 hasta V24.

6.- Escoge la ficha Insertar del grupo gráficos.


Escoge la opción Insertar gráfico de superficie 3D, compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 169


Excel – CEPS UNI

Comprueba la imagen el resultado del gráfico Superficie 3D

Comprueba la imagen el resultado gráfico Trama de superficie 3D

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 170


Excel – CEPS UNI

Imprimir la Hoja de Cálculo


Una vez terminado el trabajo en la hoja de cálculo, hay la necesidad de imprimir nuestro trabajo.
Esto puede consistir en imprimir todo el contenido de las hojas de cálculo o quizás solo se desee
imprimir parte de él, o únicamente imprimir los gráficos. A continuación pasamos a describir como
se realiza la impresión de documentos en Excel.

a. Para imprimir un documento de una sola pagina


Vamos a imprimir el archivo Gráficos de Producción.xlsx, entonces; abra el archivo y
muéstrelo en la pantalla. Luego siga los siguientes pasos:

1.- Elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá la siguiente imagen en la pantalla:

Como puede verse, el documento no aparece completo en el papel, el grafico esta recortado,
y lo que quisiéramos es que se imprima completo y en una hoja tamaño A4 dispuesta hori-
zontalmente y centrada.

2. Primeramente en las opciones del lado izquierdo cambiar la Orientación Vertical por Orien-
tación horizontal.

3. Luego de ser necesario cambiar el tamaño de papel Carta por el tamaño de papel A4.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 171


Excel – CEPS UNI

4. Ahora con el mouse haga clic en la opción Configurar página situado en la parte inferior, y
en la ventana que aparece, en la ficha Márgenes, en la opción Centrar en la página de la
parte inferior activar las casillas: Horizontalmente y Verticalmente. Luego Aceptar.

El documento estará entonces listo para ser impreso. Solo bastara con elegir cuantas copias
desea imprimir y luego haga clic en el botón Imprimir.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 172


Excel – CEPS UNI

b. Para imprimir únicamente un gráfico de Excel

Ahora vamos a imprimir el grafico de coordenadas cartesianas por separado en una hoja de papel.
1. En la hoja de cálculo, seleccionar el grafico que se desea imprimir haciendo un clic dentro de él.
2. Elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá la siguiente imagen en la pantalla:

3. Como se verá, y sin importar de qué tamaño o tipo haya sido el grafico elegido, este
grafico ya estará listo y centrado para ser impreso. Solo tendrá que hacer clic en el botón
de imprimir.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 173


Excel – CEPS UNI

c. Para imprimir un documento de varias páginas.

Vamos a imprimir un documento semejante al cuadro de pedidos de artefactos eléctricos, desa-


rrollado en un capitulo anterior de este manual.
1. Abra el archivo de Cuadro de Pedidos, y elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecerá la ventana
de vista previa de impresión en la pantalla.

Como puede verse, el listado de pedidos no


aparece completo para imprimirse en el ancho
del papel. Habrá que realizar entonces lo si-
guiente:
2. Con el mouse haga clic en la opción Con-
figurar página situado en la parte inferior,
y en la ventana Configurar página apare-
cerán 4 fichas como puede verse en la fi-
gura adjunta.

3. En la Ficha Página: En Ajuste de escala,


marque la opción “Ajustar a 1 página de
ancho por 10 de alto”. Y en Tamaño del
papel, elija el tamaño A4.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 174


Excel – CEPS UNI

4. En la Ficha Márgenes: En “Centrar en la página” marque la casilla Horizontalmente.

5. En la Ficha Encabezado y pie de página: Haga un clic en el botón Personalizar enca-


bezado…

En la ventana Encabezado que se muestra a continuación, haga un clic en la Sección derecha


y escriba: “Pag.” luego haga un clic en el botón Insertar número de página, seguidamente
escriba la palabra “de” y luego haga clic en el botón Insertar número de páginas, y Aceptar

Número de página Número de páginas

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 175


Excel – CEPS UNI

Ahora haga un clic en el botón Personalizar pie de página…

Insertar Fecha y Hora


Insertar Ruta del archivo

Aplicar formato al texto

En la ventana Pie de página que se muestra, haga un clic en la Sección izquierda y escriba su
nombre y apellido, seleccione lo escrito y con el botón Aplicar formato al texto déle tamaño de
letra de 6 puntos. En la Sección central, ingrese la fecha y hora utilizando los botones corres-
pondientes. Y en la Sección derecha inserte la Ruta del archivo con el botón respectivo. Final-
mente haga clic en Aceptar, y Aceptar nuevamente. Entonces vera la vista preliminar del docu-
mento como se muestra a continuación:

Mostrar márgenes
Avanzar y retroceder páginas

Toda la página o Zoom

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 176


Excel – CEPS UNI

Para lograr que se repita en todas las páginas los títulos del Cuadro de Pedidos, se debe
hacer lo siguiente:
6. Salir del modo vista preliminar presionando la tecla Esc.
7. En la Ficha Diseño de página/Imprimir títulos, aparecerá nuevamente la ventana de
Configurar página.

8. En la ficha Hoja, hacer un clic en la casilla de texto Repetir filas en extremo superior y
con el mouse seleccionar en la hoja de cálculo las filas 8, 9 y 10. Finalmente hacer un clic
en Aceptar.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 177


Excel – CEPS UNI

Si ingresa nuevamente a la Ficha Archivo/Imprimir, y avanza a la página 2, verá como en esta


página se repiten los títulos de las filas 8, 9 y 10 del Cuadro de Pedidos.

9. Solo bastará con hacer clic en el botón Imprimir, para enviar el documento a la impresora e im-
primir todas las páginas del cuadro de pedidos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 178


Excel – CEPS UNI

Atajos de teclado, combinaciones de teclas


Un atajo de teclado es una tecla o un grupo de teclas que debe pulsarse al mismo tiempo para
ejecutar un comando específico.

LISTADO DE TECLAS DE FUNCIÓN

Tecla Descripción
F1 Acceso a la ayuda de Excel.

F2 Permite editar el contenido de la celda, también acceso a ver origen de una digi-
tación y operación de cálculo.

F3 Muestra la ventana de diálogo Pegar nombre. De un listado de los nombres de


los rangos definidos.

Repite el último comando activado, una tarea anterior.


Además, cuando se realiza operaciones de cálculo entre celdas, podemos tener
acceso a los tipos de celdas como:
F4
- Celda Relativa Absoluta: $A$5
- Celda Mixta de Columna: A$5
- Celda Mixta de Fila: $A5

F5 Muestra la ventana de diálogo Ir a. Para digitar una celda generando su ubicación.


Acceso a Referencia, conformado por un menú Ir a Especial.

Acceso a cambiar entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones (menú principal),


F6
el panel de tareas y los controles de zoom.

Se activa la ventana de Ortografía, para revisar la ortografía de la hoja de cálculo


F7
activa o del rango seleccionado.

Permite activar o desactivar el modo extendido desde la línea de estado o barra


F8
de estado. Ampliar una selección de un rango, utilizando teclas direccionales.

Actualiza el contenido de una función por ejemplo =AHORA() y ALEATORIO.EN-


F9 TRE (rango previamente definido por información de tipo texto, número, fecha).
Para todas las hojas es decir el Libro.

Activa o desactiva las sugerencias de teclas, menú de opciones con teclado, muy
F10
similares al pulsar la tecla ALT.

Crea un gráfico a partir de un rango de celdas previamente seleccionado (textos,


F11
números), en una nueva hoja.

F12 Se activa la ventana de dialogo Guardar como.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 179


Excel – CEPS UNI

Atajo Descripción
Ctrl+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir.

Ctrl+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar.

Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas.

Ctrl+D Copia una fórmula hacia la derecha sobre el rango seleccionado.

Ctrl+E Selecciona todas las celdas de la hoja actual.

Ctrl+G Guarda el libro de trabajo.

Ctrl+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

Ctrl+J Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.

Ctrl+K Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.

Ctrl+L Muestra el cuadro de diálogo Reemplazar.

Ctrl+N Aplica formato de negrita al texto seleccionado.

Ctrl+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

Ctrl+R Cierra el libro de trabajo.

Ctrl+S Subraya el texto seleccionado.

Ctrl+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

Ctrl+U Nuevo libro de trabajo.

Ctrl+V Pega el contenido del portapapeles.

Ctrl+X Corta las celdas seleccionadas.

Ctrl+Y Rehace la última acción deshecha.

Ctrl+Z Deshace la última acción.

Ctrl+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ctrl+2 Aplica formato de negrita al texto seleccionado.

Ctrl+3 Aplica formato de cursiva al texto seleccionado.

Ctrl+4 Subraya el texto seleccionado.

Ctrl+5 Aplica el efecto de tachado al texto.

Ctrl+6 Oculta o muestra los objetos de la hoja.

Ctrl+8 Muestra los símbolos de esquema en la hoja.

Ctrl+9 Oculta las filas seleccionadas.

Ctrl+0 Oculta las columnas seleccionadas.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 180


Excel – CEPS UNI

Códigos ASCII para caracteres especiales:

Combinaciones de teclas especiales más usuales:

Alt + Enter.- Para escribir en la siguiente línea dentro de la celda actual.


Ctrl + Enter.- Para escribir un mismo dato simultáneamente en todas las celdas previa-
mente seleccionadas.
Ctrl + asterisco.- Para seleccionar la región actual. (Llámese región a un grupo rectangular de
celdas ocupadas consecutivamente).
Ctrl + G.- Guarda el documento actual en el mismo destino donde fue guardado la úl-
tima vez.
Ctrl + espacio.- Selecciona íntegramente todas las columnas del rango seleccionado.
Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las filas del rango seleccionado.
Ctrl + Shift + espacio.- Selecciona íntegramente todas las celdas de la hoja actual.
Ctrl + Shift+ ; .- Escribe la fecha actual en la celda activa.
Ctrl + Shift+ : .- Escribe la hora actual en la celda activa, pero como un dato del tipo texto.
Ctrl + flecha.- Desplaza el puntero de celda hasta la última celda ocupada en la dirección de
la flecha.
Ctrl + Shift + flecha.- A partir de la celda actual selecciona todas las celdas hasta la última celda
ocupada en la dirección de la flecha.
Ctrl + T.- Para convertir en tabla el rango de una lista previamente seleccionada.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 181


Excel – CEPS UNI

Teclas de Método Abreviado en la Hoja de Cálculo:

Para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro

Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, abajo, izquierda o derecha
CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual
INICIO Ir hasta el comienzo de una fila
CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo
CTRL+FIN Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección
de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior dere-
cha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo
RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba
ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha
ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
CTRL+F6 o CTRL+TAB Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana
CTRL+SHIFT+F6 o CTRL+SHIFT+TAB Ir al libro o a la ventana anterior
F6 Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
SHIFT+F6 Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido
CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa
F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a
SHIFT+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar
SHIFT+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente)
TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida

Para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado

FIN Activar o desactivar el modo Fin


FIN, tecla de dirección Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
FIN, INICIO Ir a la última celda de la hoja de cálculo, que es la celda ubicada en la intersección
de la columna situada más a la derecha y la fila ubicada más abajo (en la esquina inferior dere-
cha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1
FIN, ENTRAR Ir a la última celda situada a la derecha de la fila actual que no esté en blanco;
esta tecla no estará disponible si se ha activado la casilla de verificación Teclas de desplaza-
miento para transición en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)

Para moverse por una hoja con la tecla BLOQ DESPL activada (Scroll Look)

BLOQ DESPL Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL


INICIO Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana
FIN Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse una columna hacia la izquierda o
hacia la derecha

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 182


Excel – CEPS UNI

Para ver o imprimir un documento

CTRL+P o CTRL+SHIFT+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir

Trabajo en vista preliminar


Teclas de dirección Desplazarse por la página cuando está ampliada
RE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida
CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera página cuando está
reducida
CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última página cuando está re-
ducida

Teclas para trabajar con hojas de cálculo, gráficos y macros

SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 Insertar una nueva hoja de cálculo


F11 o ALT+F1 Crear un gráfico que utilice el rango actual
ALT+F8 Mostrar el cuadro de diálogo Macro
ALT+F11 Mostrar/ocultar el Editor de Visual Basic
CTRL+F11 Insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0
CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro
CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro
SHIFT+CTRL+AV PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja siguiente del libro
SHIFT+CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja actual y la hoja anterior del libro

Para trabajar con Datos:

Para introducir datos en una hoja de cálculo

ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección


ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda
CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
SHIFT+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección
TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección
SHIFT+TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la izquierda en la selección
ESC Cancelar una entrada de celda
RETROCESO Eliminar el carácter situado a la izquierda del punto de inserción o eliminar la se-
lección
SUPR Eliminar el carácter situado a la derecha del punto de inserción o eliminar la selección
CTRL+SUPR Eliminar texto hasta el final de la línea
Teclas de dirección Desplazarse un carácter hacia arriba, abajo, izquierda o derecha
INICIO Ir al comienzo de la línea
F4 o CTRL+Y Repetir la última acción
SHIFT+F2 Modificar un comentario de celda
CTRL+SHIFT+F3 Crear nombres a partir de rótulos de fila y columna
CTRL+J Rellenar hacia abajo
CTRL+D Rellenar hacia la derecha
CTRL+F3 Definir un nombre

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 183


Excel – CEPS UNI

Para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter ante-


rior en la celda activa al modificar el contenido de las celdas
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+SHIFT+ENTRAR Introducir una fórmula como fórmula matricial
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
CTRL+A Presenta Paleta fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fórmula
CTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después
de escribir un nombre de función en una fórmula
CTRL+ALT+K Insertar un hipervínculo
ENTRAR (en una celda con hipervínculo) Activar un hipervínculo
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea
F3 Pegar un nombre definido en una fórmula
SHIFT+F3 Pegar una función en una fórmula
F9 Calcular todas las hojas de todos los libros abiertos
CTRL+ALT+F9 Calcular todas las hojas del libro activo
SHIFT+F9 Calcular la hoja activa
= (signo igual) Iniciar una fórmula
ALT+= (signo igual) Insertar una fórmula de Autosuma
CTRL+; (punto y coma) Introducir la fecha
CTRL+SHIFT+: (dos puntos) Introducir la hora
CTRL+SHIFT+” (comillas) Copiar el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda
o en la barra de fórmulas
CTRL+` (comilla simple izquierda) Alternar entre mostrar valores o fórmulas en las celdas
CTRL+’ (apóstrofo) Copiar una fórmula de la celda situada sobre la celda activa en la celda o
en la barra de fórmulas
ALT+FLECHA ABAJO Presentar la lista de Autocompletar

Para aplicar formato a los datos


ALT+’ (apóstrofo) Mostrar el cuadro de diálogo Estilo
CTRL+1 Mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas
CTRL+SHIFT+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos apare-
cen en rojo)
CTRL+SHIFT+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales
CTRL+SHIFT+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales
CTRL+SHIFT+# Aplicar el formato Fecha con el día, mes y año
CTRL+SHIFT+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m.
CTRL+SHIFT+! Aplicar el formato Número con dos decimales, separador de millares y signo
menos (–) para los valores negativos
CTRL+SHIFT+& Aplicar un borde
CTRL+SHIFT+_ Quitar los contornos
CTRL+N Aplicar o quitar el formato de negrita
CTRL+K Aplicar o quitar el formato de cursiva
CTRL+S Aplicar o quitar el formato de subrayado
CTRL+5 Aplicar o quitar el formato de tachado
CTRL+9 Ocultar filas

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 184


Excel – CEPS UNI

TRL+SHIFT+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas


CTRL+0 (cero) Ocultar columnas
CTRL+SHIFT+) (paréntesis de cierre) Mostrar columnas

Para modificar datos


F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter prece-
dente en la celda activa mientras se modifica el contenido de la misma
F3 Pegar un nombre definido en una fórmula
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+SHIFT+ Introducir una fórmula como fórmula matricial
ENTRAR Completar una entrada de celda
CTRL+A Presentar la Paleta de fórmulas, después de escribir un nombre de función en una fór-
mula
CTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los paréntesis de una función, después
de escribir un nombre de función en una fórmula
F7 Mostrar el cuadro de diálogo Ortografía

Para insertar, eliminar y copiar una selección

CTRL+C Copiar la selección


CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección
CTRL+GUIÓN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la última acción
CTRL+SHIFT+SIGNO MÁS Insertar celdas vacías

Para moverse dentro de una selección

ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la di-
rección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opcio-
nes)
SHIFT+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse
en la dirección que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando
Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si
sólo se ha seleccionado una columna
SHIFT+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia
arriba si sólo se ha seleccionado una columna
CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente esquina de
la selección
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no adya-
centes
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones no ad-
yacentes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 185


Excel – CEPS UNI

Para seleccionar celdas, columnas o filas

CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región
actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
CTRL+SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección a la última celda que no esté en blanco de
la misma columna que la celda activa
SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+SHIFT+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (es-
quina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de cálculo
SHIFT+RETROCESO Seleccionar sólo la celda activa cuando están seleccionadas varias celdas
SHIFT+AV PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia abajo
SHIFT+RE PÁG Ampliar la selección una pantalla hacia arriba
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las cel-
das de una hoja
CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
CTRL+7 Mostrar u ocultar la barra de herramientas Estándar
F8 Activar la ampliación de una selección utilizando las teclas de dirección
SHIFT+F8 Agregar otro rango de celdas a la selección; o utilice las teclas de dirección para mo-
verse al principio del rango que desee agregar y, a continuación, presione F8 y las teclas de di-
rección para seleccionar el siguiente rango
BLOQ DESP, SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta la celda de la esquina superior iz-
quierda de la ventana
BLOQ DESP, SHIFT+FIN Ampliar la selección hasta la celda superior derecha de la ventana

Para ampliar la selección con el modo Fin activado


FIN Activar o desactivar el modo Fin
FIN, SHIFT+tecla de dirección Ampliar la selección hasta la última celda que no esté en blanco
de la misma columna que la celda activa
FIN, SHIFT+INICIO Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos (es-
quina inferior derecha)
FIN, SHIFT+ENTRAR Ampliar la selección hasta la última celda en la fila actual. Esta tecla no
estará disponible si se activó la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición
en la ficha Transición (menú Herramientas, comando Opciones)

Para seleccionar celdas con características especiales

CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región
actual es un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
CTRL+/ Seleccionar la matriz actual, que es la matriz a la que pertenece la celda activa
CTRL+SHIFT+O (letra O) Seleccionar todas las celdas con comentarios
CTRL+ Seleccionar las celdas de una fila que no coincidan con el valor en la celda activa de esa
fila. Se debe seleccionar la fila que comience con la celda activa.
CTRL+SHIFT+| Seleccionar las celdas de una columna que no coincidan con el valor en la celda
activa de esa columna. Se debe seleccionar la columna que comience con la celda activa.
Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 186
Excel – CEPS UNI

CTRL+[ (corchete de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia directa en
fórmulas de la selección
CTRL+SHIFT+{ (llave de apertura) Seleccionar sólo las celdas a las que se hace referencia di-
recta o indirecta en fórmulas de la selección
CTRL+] (corchete de cierre) Seleccionar sólo las celdas con fórmulas que hagan referencia di-
recta a la celda activa
CTRL+SHIFT+} (llave de cierre) Seleccionar todas las celdas con fórmulas que hagan referen-
cia directa o indirecta a la celda activa
ALT+; (punto y coma) Seleccionar sólo celdas visibles de la selección actual

Para seleccionar una hoja de gráficos

CTRL+AV PÁG Seleccionar la siguiente hoja de un libro, hasta que se seleccione la hoja de grá-
ficos que desea
CTRL+RE PÁG Seleccionar la hoja anterior de un libro, hasta que se seleccione la hoja de gráfi-
cos que desea

Para seleccionar un gráfico incrustado


Nota La barra de herramientas Dibujo debe estar activada.

1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.

2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra de herramientas Dibujo.

3. Presione la tecla FLECHA DERECHA para seleccionar el botón Seleccionar objetos


de la barra de herramientas Dibujo.

4. Presione CTRL+ENTRAR para seleccionar el primer objeto.

5. Presione la tecla TAB para avanzar (o SHIFT+TAB para retroceder) en la pila de objetos hasta
que aparezca el gráfico incrustado que desee seleccionar.

6. Presione CTRL+ENTRAR para activar el gráfico.

Para seleccionar elementos de gráficos

FLECHA ABAJO Seleccionar el grupo de elementos anterior


FLECHA ARRIBA Seleccionar el grupo de elementos siguiente
FLECHA DERECHA Seleccionar el siguiente elemento del grupo
FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el elemento anterior del grupo

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 187


Excel – CEPS UNI

Para utilizar con Bases de Datos y Listas:

Para trabajar con un formulario

ALT+tecla, donde tecla es la letra subrayada en el nombre del campo o del comando Seleccionar
un campo o un botón de comando
FLECHA ABAJO Ir al mismo campo del siguiente registro
FLECHA ARRIBA Ir al mismo campo del anterior registro
TAB Ir al siguiente campo modificable del registro
SHIFT+TAB Ir al anterior campo modificable del registro
ENTRAR Ir al primer campo del siguiente registro
SHIFT+ENTRAR Ir al primer campo del registro anterior
AV PÁG Ir al mismo campo 10 registros más adelante
CTRL+AV PÁG Moverse a un nuevo registro
RE PÁG Ir al mismo campo 10 registros más atrás
CTRL+RE PÁG Ir al primer registro
INICIO o FIN Ir al comienzo o al final de un campo
SHIFT+FIN Ampliar una selección hasta el final de un campo
SHIFT+INICIO Ampliar una selección hasta el comienzo de un campo
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Desplazarse un carácter hacia la izquierda o ha-
cia la derecha dentro de un campo
SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Seleccionar el carácter de la izquierda
SHIFT+FLECHA DERECHA Seleccionar el carácter de la derecha

Para utilizar Autofiltro

Teclas de dirección para seleccionar la celda que contenga el rótulo de columna y, a continua-
ción, presione ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista de Autofiltro de la columna actual
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista de Autofiltro
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista de Autofiltro
ALT+FLECHA ARRIBA Cerrar la lista de Autofiltro de la columna actual
INICIO Seleccionar el primer elemento (Todo) en la lista de Autofiltro
FIN Seleccionar el último elemento de la lista de Autofiltro
ENTRAR Filtrar la lista mediante el elemento seleccionado en la lista de Autofiltro

Para esquematizar datos

ALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar filas o columnas


ALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar filas o columnas
CTRL+8 Mostrar u ocultar símbolos de esquema
CTRL+9 Ocultar filas seleccionadas
CTRL+SHIFT+( (paréntesis de apertura) Mostrar filas seleccionadas
CTRL+0 (cero) Ocultar columnas seleccionadas

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 188


Excel – CEPS UNI

Para utilizar con Informes de Tabla Dinámica o Grafico Dinámico:

Para el Asistente para tablas y gráficos dinámicos

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO Seleccionar el botón de campo anterior o siguiente de la


lista
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Seleccionar el botón de campo situado a la iz-
quierda o a la derecha en una lista de botones de campo con varias columnas
ALT+C Desplazar el campo seleccionado al área de columna
ALT+D Desplazar el campo seleccionado al área de datos
ALT+L Mostrar el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica
ALT+P Desplazar el campo seleccionado al área de página
ALT+R Desplazar el campo seleccionado al área de fila

Para los campos de página que se muestran en un informe de tabla dinámica o


de gráfico dinámico
CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar el informe de tabla dinámica completo
Teclas de dirección para seleccionar la celda que contiene el campo y, después, ALT+FLECHA
ABAJO para mostrar la lista del campo actual en un informe de tabla dinámica
Teclas de dirección para seleccionar el campo de página de un informe de gráfico dinámico y,
después, ALT+FLECHA ABAJO para mostrar la lista del campo de página actual en un informe
de gráfico dinámico
FLECHA ARRIBA Seleccionar el elemento anterior de la lista
FLECHA ABAJO Seleccionar el siguiente elemento de la lista
INICIO Seleccionar el primer elemento visible de la lista
FIN Seleccionar el último elemento visible de la lista
ENTRAR Mostrar el elemento seleccionado
BARRA ESPACIADORA Activar o desactivar una casilla de verificación de la lista

Para diseñar un informe de tabla o de gráfico dinámico

1. Presione la tecla F10 para activar la barra de menús.


2. Presione CTRL+TAB o CTRL+SHIFT+TAB para seleccionar la barra de herramientas Ta-
bla dinámica.
3. Presione las teclas FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA para seleccionar el menú
situado a la izquierda o a la derecha o, cuando el submenú está visible, para pasar del menú
principal al submenú.
4. Presione ENTRAR (en un botón de campo) y las teclas FLECHA ABAJO y FLECHA
ARRIBA para seleccionar el área a la que desee mover el campo seleccionado.

Para agrupar y desagrupar elementos de tablas dinámicas

ALT+SHIFT+FLECHA DERECHA Agrupar los elementos de la tabla dinámica seleccionados


ALT+SHIFT+FLECHA IZQUIERDA Desagrupar los elementos de la tabla dinámica seleccio-
nados

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 189


Excel – CEPS UNI

Novedades de Excel 2016


El programa Excel 2016 versión 16, se utiliza a partir del 22 de setiembre 2015, a continuación,
explicamos las novedades.

1.- Color de la cinta de opciones


Minimalismo y color, ahora cada aplicación integra en su diseño el color básico con el que desde
sus inicios se ha identificado a la aplicación:

Rojo para PowerPoint


Verde para Excel
Azul para Word, etc.

Respecto a la apariencia la cinta de opciones es de color verde por defecto, a comparación de


la versión 2013 que era de color blanco.

Imagen de Excel 2013, la cinta de opciones y los grupos es de color blanco.

Imagen de Excel 2016, la cinta de opciones es de color verde y los grupos es de color plomo.

Las nuevas opciones en la cinta de opciones de Excel 2016 son:

1.- ¿Qué desea hacer?


A través de esta opción se tiene acceso a la ayuda.
2.- Compartir
Acceso al entorno de Internet a través del correo electrónico

En la ficha Inicio como una acción comparativa el diseño de Buscar y seleccionar cambia,
compruébalo con las imágenes.

Excel Excel
2013 2016

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 190


Excel – CEPS UNI

2.- ¿Qué desea hacer?


Utiliza esta opción para escribir aquí algún tema en particular que nos sea necesario y obtener
la ayuda. Compruébalo en la imagen.

1.- Haz clic en la opción ¿que desea hacer?, se activa un listado de opciones, escoge la opción
agregar un comentario.

Compruébalo en
la imagen.

2.- Se activa una lista de insertar comentario, escoge la opción Insertar comentario.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Se activa la ventana la ventana de dialogo comentarios en la celda A1, digita un comentario
referente a números. Compruébalo en las imágenes.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 191


Excel – CEPS UNI

3.- Modo mouse / táctil


Utiliza esta opción para tener más espacio entre los comandos para el uso laptop

1.- Haz clic en la opción personaliza barra de herramienta de acceso rápido luego escoge la
opción Modo mouse/táctil.

2.- Comprueba la activación de la opción Modo mouse/táctil

3.- Se activa las opciones Mouse y Táctil.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 192


Excel – CEPS UNI

Ficha Inicio con la opción Mouse:


Cinta de opciones y comandos estándar, optimizados para uso con el mouse.

Presentación en entorno clásico.

Ficha Inicio con la opción Táctil:


Nos proporciona más espacio entre comandos (opciones), optimizado para uso táctil.

Presentación en entorno táctil.

Presentación del entorno clásico de la ficha Insertar

Presentación del entorno táctil de la ficha Insertar

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 193


Excel – CEPS UNI

4.- Crear datos históricos


Utiliza esta opción para poder analizar datos históricos para crear una hoja de cálculo de pronos-
tico visual, esta opción está disponible desde la ficha Datos, grupo previsión luego escoge la
opción previsión.

La opción previsión, crea una nueva hoja de cálculo para predecir las tendencias de datos. Ob-
tenga una vista previa de diferentes opciones de previsión antes de generar la hoja de cálculo
de previsión visual.

Comprueba en la imagen el acceso a la opción Previsión.

1.- Crea una tabla con información de fechas a partir del 15 hasta el 31 de enero del año 2016 y
las ventas respectivas.

a.- Digita los títulos

b.- Haz clic en la celda A2 y digita 15/01/2016, compruébalo en la imagen.

c.- Haz clic en la celda B2 y digita =NOMPROPIO(TEXTO(A2,"dddd")), para saber el día literal
de título, compruébalo en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 194


Excel – CEPS UNI

d.- Genera copias hasta el día 31/01/2016, seleccione los días domingos y elimina estas celdas,
compruébalo en la imagen.

Comprueba los resultados de generar los días hábiles de lunes a sábado.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 195


Excel – CEPS UNI

e.- Haz clic en la celda C2 para generar números al azar desde 1600 hasta 5000 digita
=ALEATORIO.ENTRE(1600,5000)

Después genera copias, compruébalo en la imagen.

f.- Al rango de números de ventas convertir a valores, selecciona el rango y copia el rango (pul-
sando Ctrl + C) luego pulsa el botón derecho de mouse y escoge la opción valores (pegado
especial / valores).

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 196


Excel – CEPS UNI

2.- Selecciona el rango de fechas y ventas.

Compruébalo
en la imagen.

3.- Haz clic en la fecha Datos, grupo previsión luego escoge la opción previsión.

Se crea una gráfica y genera una fecha del final del pronóstico.

Después
escoge la
opción Crear.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 197


Excel – CEPS UNI

Se obtiene el pronóstico de ventas en la tabla y grafica de los siguientes días. El informe de


fechas es hasta el día 11/02/2016.

En la imagen, el gráfico referente al pronóstico de ventas de personalizado

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 198


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5.- Nuevos gráficos.

Los gráficos en Excel son herramientas de presentación necesarias para el análisis de datos de
cualquier tabla.

Excel 2016 nos provee seis nuevos gráficos.


 Gráfico de cascada
 Gráfico de histograma o estadística
 Gráfico de pareto
 Gráfico de cajas y bigotes
 Gráfico de jerarquía Compruébalo con
 Gráfico de Proyección solar las imágenes.

Su acceso es desde la Ficha Insertar del grupo gráficos.

Nuevos
gráficos

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 199


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1.- Gráfico de cascada


El gráfico de cascada muestra un total acumulado a medida que se suman o se restan valores.
Es muy útil para comprender cómo se ve afectado un valor inicial (por ejemplo, ingresos netos)
por una serie de valores positivos y negativos.

Además, los gráficos de cascada si los valores son positivos toma los datos del primer rango por
defecto al igual que el gráfico circular.

Primer ejemplo con valores positivos.

1.- Selecciona el rango de celdas B3:G8, compruébalo en la imagen.

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico de cascada.

3.- Comprueba en la imagen los resultados del gráfico de jerarquía del rango B3:G8.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 200


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Segundo ejemplo con valores positivos y negativos.

Una empresa dispone de 710 para las compras del día del 28 de enero 2016, los gastos de la
empresa deberán ser ingresados como valores negativos, crear un gráfico de cascadas para el
análisis de datos de estos

1.- Digita la información, como se representa la imagen.

Después selecciona
el rango de celdas
A3:B7.

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico de cascada.

3.- La gráfica de color azul representa los valores positivos y la de color naranja representa los
valores negativos.

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 201


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4.- Personaliza el grafico de cascada

a) Selecciona el área positiva (150), pulsa el botón derecho de mouse y escoge Formato
de punto de datos.

b) Del panel Formato de punto de datos, haz clic en establecer como total.

Compruébalo en la imagen.
Repite este procedimiento
para las demás áreas.

Completa la presentación del gráfico de cascada, compruébalo en la imagen

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 202


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2.- Gráfico de histograma o estadística


El histograma es un gráfico que se utiliza para mostrar la distribución de los datos agrupados
según los rangos en ubicaciones.
La representación gráfica del histograma es una variable en forma de barras, el tamaño de cada
barra es proporcional a la frecuencia del valor que está representando.

1.- Digita la información.

Después selecciona
el rango de celdas
C2:C23.

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico Histograma

3.- Comprueba en la imagen los resultados del gráfico de histograma.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 203


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Personaliza el grafico de histograma, desde la ficha Diseño, escoge el Diseño 3.

Comprueba en la imagen la presentación final del histograma, con la distribución de los datos
agrupados de 18 a 31 es 11, 31 a 44 es 5, 44 a 57 es 6.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 204


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3.- Gráfico de Pareto


El diagrama de Pareto es una herramienta de análisis que ayuda a tomar decisiones en función
de prioridades, el diagrama se basa en el principio enunciado por el economista y filósofo italiano
Vilfredo Federico Pareto que dice: “El 80% de los problemas se pueden solucionar, si se eliminan
el 20% de las causas que los originan".

El diagrama de Pareto o curva cerrada también denominado distribución A-B-C, es una gráfica
para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha
y separados por barras.

Práctica para crear un diagrama de Pareto.

Un restaurant realiza su estudio con el objetivo de mejorar sus servicios de atención a sus clien-
tes comensales durante una semana en base a la información de la imagen conformado por los
ítems: Baños sucios. Comida fría, Falta de estacionamiento, Mala atención y Mucho calor.

1.- Digita la información.

2.- Añade el rango de % de Frecuencia

3.- Copia la fórmula C4:C8, escoge la opción porcentaje.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 205


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4.- Calcula F, es la multiplicación de cantidad de frecuencia x % Frecuencia (queja).

Comprueba lo resultados de F, en la imagen.

5.- Ordena los datos de mayor a menor según el rango de F (frecuencia)

Comprueba los resultados de ordenar F (frecuencia).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 206


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6.- Calcula Fr (Frecuencia relativa), divide cada frecuencia entre el total de frecuencias.

7.- Calcula Fa (Frecuencia acumulada), es la lectura de la primera FR y después es la sumatoria


de Fa y Fr. La respuesta deberá salir 1

Comprueba en la imagen los resultados.

8.- Escoge el modelo Pareto, selecciona los rangos de Ítems sobre servicios (tipo de queja, F y
Fa, crea un gráfico en columnas 2D.

Comprueba en la imagen la presentación final de la gráfica de Pareto, dibuja líneas del 80% de los pro-
blemas se pueden solucionar, respecto al 20% de los que originan.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 207


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4.- Gráfico de cajas y bigotes


Un gráfico de cajas y bigotes muestra la variación de un conjunto de datos. El grafico muestra
específicamente la distribución de datos en cuartiles, resaltando el promedio y los valores atípi-
cos.
Los valores atípicos pueden tener un efecto desproporcionado en los resultados estadísticos,
como la media.

Las cajas podrán tener líneas que se extienden verticalmente llamadas “bigotes”. Estas líneas
indican la variabilidad fuera de los cuartiles superior e inferior y cualquier punto fuera de esas
líneas o bigotes se considera un valor atípico.

1.- Digita información acerca de la cantidad de alumnos encuestados en diversos turnos del día
9 de febrero 2016.

Compruébalo
en la imagen.

2.- Comprueba en la imagen la selección del rango B4 hasta D9

3.- Haz clic en la ficha Insertar


Después escoge el tipo de grafico histograma luego Cajas y bigotes

Compruébalo
en la imagen.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 208


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4.- Comprueba en la imagen el gráfico de cajas y bigotes del rango B4:D9

El rango de valores del eje y los valores de o a 20 no resalta en el grafico debido a la cantidad
de encuesta que no hay datos en ese rango.

Este rango de
datos tendrá
que cambiarse.

Compruébalo
en la imagen.

5.- Personaliza el gráfico: Pulsa el botón derecho de mouse sobre el área del eje y luego escoge
Dar formato al eje.

Compruébalo
en la imagen.

Se activa el panel de Dar formato al eje, comprueba el límite mínimo está en cero (o).

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 209


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Cambia el valor
mínimo de cero a veinte.

Compruébalo en la imagen.

Comprueba los resultados del gráfico.

Comprueba en la imagen, la asignación de etiquetas datos de los cuartiles del turno de la mañana.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 210


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5.- Gráfico de jerarquía


El gráfico de jerarquía o rectángulo es uno de los 6 gráficos nuevos de Excel 2016. Utiliza este
tipo de gráfico para comparar partes con un todo o cuando varias columnas de categorías formen
una jerarquía.

1.- Selecciona el rango de celdas B3:G8, compruébalo en la imagen.

2.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico de rectángulos.

3.- Comprueba en la imagen los resultados del gráfico de jerarquía del rango B3:G8.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 211


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6.- Gráfico de proyección solar


El gráfico de proyección se utiliza para mostrar datos jerárquicos. Cada nivel de la jerarquía está
representado por un anillo o círculo, siendo el círculo interior el superior de la jerarquía.

Un gráfico de proyección solar sin datos jerárquicos (con un solo nivel de categorías) es similar
a un gráfico de anillos. Adicionalmente si se añade otros rangos que dependen de un rango
también se puede graficar este rango.

1. Digita la información referente a ventas del primer trimestre 2016

2.- Selecciona el rango alterno A3:B11,D3:D11

3.- Haz clic en la ficha Insertar luego escoge Gráfico de rectángulos.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 212


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4.- Comprueba en la imagen el gráfico a través del rango A3:B11,D3:D11

5.- Personaliza el grafico a través de la ficha Diseño a través de diseño rápido.

Compruébalo
en la imagen.

5.- Personaliza el grafico a través de la ficha Diseño a través de diseño rápido.

Comprueba en la imagen del gráfico de proyección solar, con la presentación de ventas del primer trimestre
del año 2016. Además de la designación de los cambios de diseño rápido y estilos de diseño.

Profesor: Paul Paredes Bruno Pág. N° 213