INFORME:

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE

COMPRAS.

POR: EDWIN DAVID GUZMAN QUINTERO

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir

de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde describa las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de

insumos o bien llamados como materias primas, importantes para función
pertinente de una organización de ahí la relación con la gestión de calidad
es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el
departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter
misionales como procesos de carácter de apoyo que ejerce una
organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que busca
la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los
resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, la
satisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos

son aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van
relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos
que son característicos de dichos productos o servicio que
 comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el
producto final, es importante resaltar si el producto impacta, si se
compra en paquetes, como también resultaría provechoso mostrar
cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar
índice de criticidad.

2. Definir especificaciones del producto a comprar: en toda

organización se deben establecer y de forma definida la metodología
y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras y que la metodología sea
transmitida al proveedor. las especificaciones para el proceso de
compra están encadenados con requisitos de manera definida: Por
ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.

3. Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende

vender, se abastece de lo que lo principal que se necesita para así
brindarlo de una mejor forma. Para los programas de compras se
emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar
el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un
producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un
tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores,
adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra. Mantener
los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con ello la
mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el
proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir
inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una directa
mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan
materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se
pueden vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización

en funcionamiento inmediato deben disponer siempre de una lista
destacada en donde se encuentran seleccionados los proveedores
capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
 organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las
funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los
productos para comercializar ya obtenidos por la empresa, como las
empresas aparte pueden ofrecer productos hay otras cuya
características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente
también aplica a empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación
se deben seguir criterios en la escogencia de los proveedores
destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene
la organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es
obtener un índice de calidad de cada proveedor, este resultado puede
mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno
de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por
ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que
tenga las certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así
es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores
que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es
importante tener en cuenta que toda empresa en proceso de selección
de proveedores, la selección debe realizarse de manera periódica,
considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los
proveedores, con el fin de determinar si continúan o no en el listado
de proveedores, para futuras adquisiciones., esto depende del
comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos
de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para
poder utilizar esta información en el momento de elegir a un
proveedor.

5. Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el

proveedor, el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de
compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado: Los productos que han sido

entregados por los proveedores previamente seleccionados deben
seguir supervisión previa como la verificados y/o inspeccionados
antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se
debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar
lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico
 dado que si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide,
puede considerarse como puntos considerados negativos en la
eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa.
Recuerda dejar evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido,
Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones, Listado de
Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y
convenios; aspectos que son esencial en toda verificación.

7. Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen

alrededor de cientos de proveedores y sin embargo, los
clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función de
su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen
criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a
estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual
puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y
grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el
producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas

y mejora): La medición del proceso de compras nos permitirá tomar
acciones para las respectivas correcciones y con ello la consecuente
mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa,
resaltando que tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el
esclarecimiento de acciones correctivas y preventivas que podemos
adelantar.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del Requisitos legales, y

producto o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos normas internacionales,
pertenecientes a dicho producto a vender, producto a comprar, donde acoplan las
cantidad, criticidad entre otros características estándares
que debe tener cada
producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de Catálogos de los equipos,
compra y subcontrataciones. necesarios para obtener el
producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los de utilidad de la materia
que están en el proceso evaluativo. prima o insumos, con las
cuales se obtendrá el
producto o/y servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo Orden de compra, facturas y
solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos Registros de lo comprado
de entrega, características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como
el proceso de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el
producto, para la aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal, procedimientos,
procesos y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la

finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de
pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de
proveedor, que son el registro de la información solicitada a los
proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras), formato de la hoja de
no conformidad de servicio (para subcontrataciones).