Introducción

Prácticas de Hoja de cálculo en Excel

© FNN, 1998

Introducción

· Celdas, filas, columnas y tablas.

La hoja de cálculo es un equivalente virtual de las hojas de contabilidad,

es decir, dividida en celdas que conforman filas y columnas.

La celda o “casilla” es la unidad mínima de registro de datos,

el componente de las filas, las columnas y, por ende, de las tablas.
Las tablas se organizan para que produzcan resultados
(sumas, promedios, gráficos), que relacionen, en forma útil, los datos alimentados.

En la estructura cuadriculada de una hoja de cálculo, puede haber múltiples tablas,

conectadas o no entre sí. Lo importante es que siempre serán
una combinación de filas por columnas.
En el ejemplo siguientes ¿cuántas filas por columna tiene cada tabla?

Año Bs. Terrenos Área (m2) Calles

1994 200 Lote A 35 Páez
1995 337.2 Lote B 150 Sur
1996 479 Lote C 19.032 Principal
TOTAL 1.016.200 Lote D 52.518
TOTAL 256.55

Respuesta: 5 x 2; 6 x 2; 4 x 1.

Sin embargo, a pesar que las tablas determinan su área en filas x columnas,
los nombres de las celdas se expresan en forma opuesta. En los extremos
superior e izquierdo de la pantalla interna de la hoja de cálculo, notará que cada
columna está identificada con una letra. Igualmente, a cada fila corresponde
un número (el de esta fila es 32).

Lógicamente, cada celda es la intersección entre una letra y un número, de

Página 1
 Introducción

modo que las celdas tendrán nombres como B11; C4; Z301, etc.

Cuando se quiere ubicar una tabla en la hoja de cálculo, basta decir por cuáles
celdas comienza y termina. Un ejemplo, a continuación.

La tabla marcada comienza en C43 y termina en D47. No hay otra

posibilidad que una tabla de 5 filas x 2 columnas. De hecho, con cualquier par
de extremos funciona, pero es más fácil de recordar la primera y la última celdas.

A un conjunto continuo de celdas se le llama rango. En el ejemplo siguiente, el

resultado de la celda C61 es igual a la sumatoria en el rango C57..C60.

Área (m2)
35,000
150,250
19,032
52,518
256,800

Página 2
 Introducción

ples tablas,

Página 3
 Filas y columnas

 Marque el área de la izquierda.

Esto se logra colocando el cursor
en una de las esquinas y desplazándolo
a la esquina diagonal con el botón del ratón
presionado.

El recuadro queda oscurecido.

La celda marcada inicialmente
queda en blanco.

 Ésta es una fila de tres celdas



Si usted marca un área y deja el botón del mouse presionado en la última celda,
en el recuadro izquierdo de la barra de fórmula (bajo la de botones),
aparece cuántas filas por columna tiene el área abarcada.

Página 4
 Borrar y eliminar

Entidad Federal Año Población Marque el rango D4…D15 y borre.

El TOTAL será 0.
Entidad 1 1990 4,235,987
Entidad 2 1995 2,802,871 Marque las filas 8 y 9 y elimine.
Entidad 3 1990 1,856,020 El TOTAL será 13.693.242
Entidad 4 1990 1,532,928
Entidad 5 1981 1,097,625
Entidad 6 1995 812,737
Entidad 7 1990 743,962
Entidad 8 1995 652,982 Para eliminar haga clic sobre los números
Entidad 9 1990 598,110 en la barra del extremo izquierdo,
Entidad 10 1990 472,981 luego Edición (Edit) > Eliminar
Entidad 11 1990 420,886
Entidad 12 1995 376,515
TOTAL 15,603,604

Página 5
 Borrar y eliminar

e los números

Página 6
 Copiar, cortar y pegar

Esta es una tabla de prueba Aquí >

Márquela y cópiela.
Luego péguela al lado >

Para copiarla repita

el proceso con cortar
y péguela en otro lugar.

Para pegar un área cortada o copiada, marque la primera casilla desde donde quiere
que aparezca y Edición > Pegar.

Página 7
 Insertar

Marque la columna C, inserte una columna.

Debe quedar como a mano derecha >>>

123456 7890
Luego baje

Ahora marque la fila 19 e inserte otra fila.

A De 6 filas, pasa a 7.
B Note como se separan las letras A y B
C en el extremo izquierdo de la hoja.

Página 8
 Insertar

123456 7890

Página 9
 Formato de celda

En Formato > Celda hay una serie de opciones para configurar el aspecto
de celdas individuales o agrupadas, es decir, marcadas.
A continuación, las más relevantes:

Números: Muestra cuál es el formato de presentación del dato numérico.

1234567 > Estándar.

1234567.35 > Estándar con decimales (en éste caso, dos).
1,234,567 > Con separaciones para miles, sin decimales.
1,234,567.50 > Con separaciones para miles, con decimales.

60% > Porcentaje sin decimales.

60.00% > Porcentaje con decimales.

2/28/1997 > Fecha estilo latinoamericano (día/mes/año).

28-Feb-97 > Fecha con mes en letras.

1/3 > Fracción (en el ejemplo, 0,3)

Texto > Texto (no tiene efecto como dato numérico).

Alineación: Relación de las líneas con los márgenes de las celdas.

Izquierda > Alineación a la izquierda de la celda.

Derecha > A la derecha.
Centro > Centrado.
>
C
>
2 Orientación vertical

Fuentes: Similar a los procesadores de texto.

Bordes: Líneas que limitan celdas y tablas.

Página 10
 Formato de celda

> Borde de contorno.

> Borde en todas las líneas.

Diseños: Determinan los fondos de las celdas.

> Color simple.

> Diseño de cuadrículas, sin color.

> Color y diseño.

Página 11
Formato de columnas-filas

> Marque la columna C, cambie su tamaño.

Luego ocúltela y vuélvala a mostrar.

Haga lo mismo con la fila 9.

Página 12
 Autoformato

El autoformato permite diagramar la tabla de acuerdo con diseños pre-establecidos.

Año Ventas (Bs) Gastos (Bs) > Año Ventas (Bs) Gastos (Bs)
1995 20,000,000 15,000,000 1994 20,000,000 15,000,000
1996 28,000,000 17,000,000 1995 28,000,000 17,000,000
1997 35,000,000 22,000,000 1996 35,000,000 22,000,000

La tabla de la derecha fue marcada y aplicada

la opción Formato > Autoformato > Multicolor 1.
Repita la operación con otra opción (no importa si cambia el tamaño de filas y columnas).

Año Ventas (Bs) Gastos (Bs) >

1995 20,000,000 15,000,000
1996 28,000,000 17,000,000
1997 35,000,000 22,000,000

Página 13
 Fórmulas

Haga clic en las celdas azules y observe, en la barra de fórmula, la nomenclatura

que produce los resultados presentes.

Sumas y restas:

34,353
83,838 > Suma de un rango (B4..B6)
93,939
212,130

83,993

128,992 > Suma de celdas separadas

212,985

82,828
9,299,292
-9,216,464 > Resta con resultado negativo (si las cifras estuviesen en orden contrario
sería positivo)

Multiplicaciones y divisiones:

256
987
252,672 > Así se multiplica.

1,900
35

54 > Así se divide.

Promedio: Promedio: De ambas formas se logra el promedio simple.

16.4 16.4
15.8 15.8

Página 14
 Fórmulas

13.0 13.0
15.7 15.7
15.2 > 15.2 Suma los datos del rango y los divide entre el número de dat

Porcentaje:
Bs. %
Cantidad 1 63,663 26 > Multiplica cada dato por cien
Cantidad 2 55,838 23 y lo divide entre el total.
Cantidad 3 23,838 10
Cantidad 4 98,737 41
TOTAL 242,076 100

Contar:

Bs.
63,663
55,838
23,838 4 > Cuenta el número de datos en un rango dado.
98,737
242,076

Media armónica:

63,663
55,838
23,838 > 48,502
98,737
88,883
37,366

Operaciones con fechas:

3/8/1997
2/8/1997
28 > Cuando se restan dos fechas el resultado es el número de días
entre ambas. Las fechas deben estar en un formato idem.

Página 15
 Fórmulas

rden contrario

promedio simple.

Página 16
 Fórmulas

s divide entre el número de datos.

Página 17
 Ordenar

Ejemplos:

#1 Alumno Edad Nota La tabla # 1 a la izquierda se fue llenando a medida

A 22 12.6 que cinco alumnos entregaron un trabajo.
B 19 15.4 La tabla indica el código asignado (A, B, C...),
C 23 18.2 la edad y la nota obtenida.
D 18 15.4 El "criterio" que prevalece es el de orden de llegada,
E 18 16.1 expresado por el código de "Alumno".

#2 Alumno Edad Nota Si se me pide que dé la información,

D 18 15.4 pero ordenada ascendentemente por edad,
E 18 16.1 la tabla se mostraría como la #2.
B 19 15.4 El criterio es: edad.
A 22 12.6
C 23 18.2

#3 Alumno Edad Nota Si se me pide que la ordene por notas,

C 23 18.2 de la mayor a la menor, este es el resultado.
E 18 16.1 El criterio es: nota.
D 18 15.4
B 19 15.4
A 22 12.6

Ejercicios:

#4 Alumno Edad Nota Volvemos a la misma tabla.

A 22 12.6 Marque el rango C28..E32.

B 19 15.4 Vaya a Datos > Ordenar.

C 23 18.2 En el cuadro de diálogo indique que el primer
D 18 15.4 criterio es "Edad".
E 18 16.1 La tabla debe quedar como # 2.

#5 Alumno Edad Nota Marque el rango C35..E39.

A 22 12.6 Vaya a Datos > Ordenar.

Página 18
 Ordenar

B 19 15.4 Criterio: Nota, ascendente.

C 23 18.2 La tabla debe lucir ordenada al revés que # 3.
D 18 15.4
E 18 16.1

#6 La tabla a la derecha es una lista de Ventas

siete empresas ordenadas por número Empresa Empleados (Millones de Bs)
de empleados. Se le pide que la A 12,567 4,234
re-ordene por ventas (de mayor a menor), B 9,827 8,726
primero y por productividad C 7,525 7,093
(de menor a mayor), después. D 6,828 1,982
E 4,301 12,873
El primer resultado debe parecerse F 1,872 3,918
a # 7 y el segundo a # 8, abajo. G 974 3,484

Procedimiento: marque G45..J51.

Datos > Ordenar #7

Ventas
Empresa Empleados (Millones de Bs)
E 4,301 12,873
B 9,827 8,726
C 7,525 7,093
A 12,567 4,234
F 1,872 3,918
G 974 3,484
D 6,828 1,982

#8

Ventas
Empresa Empleados (Millones de Bs)
G 974 3,484
E 4,301 12,873
F 1,872 3,918
C 7,525 7,093
B 9,827 8,726
A 12,567 4,234

Página 19
Ordenar

D 6,828 1,982

Página 20
 Ordenar

ndo a medida

den de llegada,

Página 21
 Ordenar

Productividad
por Empleado
2.97
1.13
1.06
3.45
0.33
0.48
0.28

Productividad
por Empleado
0.33
1.13
1.06
2.97
0.48
0.28
3.45

Productividad
por Empleado
0.28
0.33
0.48
1.06
1.13
2.97

Página 22
 Ordenar

3.45

Página 23
 Gráficos I (Ejemplos)

Ejemplos:
Ventas, Semestre 1

Meses Ventas ($)

45,000
Ene 32,900 40,000
35,000
Feb 18,000
30,000
Mar 22,000 Column D
25,000

Bs.
20,000
Abr 34,500 >
15,000
May 41,000 10,000
5,000
Jun 42,000
0
TOTAL 190,400 Ene Feb Mar Abr May Jun
Meses

Cada barra representa un mes, su altura se corresponde con una escala de 0 a 50.000 $,
que el programa ajusta automáticamente. El eje vertical (y) tiene por nombre "BS."
y el horizontal (x) "Meses". El cuadro que indica "Serie 1" significa que hay sólo una
serie de datos.
Los diagramas de barras se usan para expresar diferencias en distintas
magnitudes. Son recomendables para comparar volúmenes, cantidades monetarias
y cualquier otro tipo de valor que quiera compararse visulamente.

Market Share de Marcas

Marca Share
A 1,987,625
B 987,423 >
C 2,763,800
TOTAL 5,738,848

1
1
Cada porción de la torta 34.63% 2
3
3
48.16%
representa la participación
2
proporcional de la marca 17.21%

en el total de "share".

En este caso, el software

le asigna automáticamente
un porcentaje.

Página 24
 Gráficos I (Ejemplos)

Los diagramas de torta se usan para comparar partes de un mismo total,

de forma que se pueda apreciar cómo se divide en distintas categorías (en esta caso,
marcas).

Años Promedio
Notas Promedio por Año
1° 12.0
2° 14.3 >
20.0
3° 16.1
15.0
4° 18.3
Promedio
Column D
5° 19.0 10.0

TOTAL 15.9 5.0

0.0
Se ha utilizado un diagrama 1 2 3 4 5
de línea para mostrar Años

la progresión de notas,
desde 1° hasta 5° año de un alumno.

Los diagramas de líneas se usan para expresar datos que evolucionan en el tiempo.
En general, las líneas son materia prima para proyecciones y definición de tendencias.
Sin embargo, también son recurso cuando se quiere expresar diferencias abruptas entre
variables. Su simpleza icónica, la hacen una gran integradora de datos.

¿Cómo modificar un gráfico ya hecho?:

Para modificar se ha ce clic sobre el gráfico. Éste adquiere unamarca en sus bordes.
Luego haga doble clic en el punto del mismo que desee modificar. Por ejemplo, sobre
las columnas de un gráfico permitirá modificar los parámetros de datos. Sobre el título
permite cambiarlo y así sucesivamente.

Página 25
 Gráficos II (Ejercicios)

Ejercicios:

Meses Ventas ($)

Ene 32,900
Feb 18,000
Mar 22,000 Colóquelo aquí
Abr 34,500
May 41,000
Jun 42,000
TOTAL 190,400

a. Marque el rango D5..D10. b. Insertar > Gráfico (se abre un menú) > En esta hoja.
El cursor cambia. Colóquelo en la celda F2, por ejemplo.
Mueva el cursor, con el botón del ratón presionado, hasta I13 (el área está marcada).
c. Aparece un Asistente de Gráficos. Conteste las preguntas así:

Rango: Siguiente.
Tipo de gráfico: Columnas.
Tipo de columna: # 6.
Gráfico de muestra: Siguiente.
Leyenda: No.
Título: Ventas semestre 1.
Eje X: Meses.
Eje Y: Bs.

El gráfico generado debería ser igual al de la hoja anterior. Colóquese al principio de la

hoja en "Gráficos I" y en ésta. Cambie de una a otra y compare.

Ahora, construya varios gráficos de un mismo conjunto de datos.

PAÍS POBLACIÓN INGRESO % DE

PER CÁPITA BOSQUES
A 53,972,283 6,537 28
B 45,098,500 20,222 35

Página 26
 Gráficos II (Ejercicios)

C 39,872,662 25,700 5
D 31,872,722 14,872 10
E 15,872,982 8,735 22
TOTAL 186,689,149 100

Para Población se sugiere un gráfico de columnas, para comparar sus tamaños.

La tabla está ordenada por población y ésta se presenta en orden decreciente.
Las columnas expresarán mejor las jerarquías y diferencias
Determine el tipo de columnas, los títulos del gráfico y los ejes.

Ingreso Per Cápita debería expresarse también de mayor a menor. Ordénelas (Sort).
Si la intención es, por ejemplo, demostrar las abruptas diferencias entre los ingresos
de estos países, una línea puede expresar mejor el concepto de diferencia marcada,
"abismal". Mientras más abrupta sea la diferencia, más pertinente la línea.

% de Bosques es, claramente, un gráfico de torta o de área. Ambas opciones

presentan una comparación de superficies. Cada país tiene un porcentaje
del total de bosques. Esas diferencias quieren averiguarse. ¿Son muy grandes?
¿Hay países muy poblados con pocos bosques y países despoblados con muchos?

Marque el rango de datos. Inserte el gráfico, en el Asistente conteste:

Rango: Siguiente.
Tipo de gráfico: Circular (simple, anillo o 3D).
Tipo de columna: cualquiera (viene por defecto la # 7).
Gráfico de muestra: Siguiente.
Leyenda: No.
Título: Porcentaje de Bosques por País.
Eje X: Países.
Eje Y: % bosques.

Coloque las tablas en cualquier área debajo de este texto o a los lados.

En la siguiente y última pestaña están las soluciones a estas tablas.

Hágalas y luego compárelas.

Página 27
 Gráficos III

Población

Población

60,000,000

50,000,000

40,000,000
MM de hab.

Column D
30,000,000

20,000,000

10,000,000

0
C B D E A
Países

Ingreso Per Cápita

Ingreso Per Cápita El mismo ejemplo, pero con ár

30,000 30,000
25,000 25,000
20,000 20,000
US$ al año
US$ al año

Column O
15,000 15,000
10,000 10,000
5,000 5,000
0 0
C B D E A C B D E

Países Países

% de Bosques

% de Bosques por País

B
C 35.00%
D 5.00%
10.00% Página 28
E
22.00% A
28.00%
 % de Bosques por País

Gráficos III

B
C 35.00%
D 5.00%
10.00%
E
22.00% A
28.00%

Página 29
 Gráficos III

Sort por Ingreso Sort por % de Bosques

PAÍS POBLACIÓN INGRESO % DE PAÍS POBLACIÓN

PER CÁPITA BOSQUES
C 39,872,662 25,700 5 B 45,098,500
B 45,098,500 20,222 35 A 53,972,283
D 31,872,722 14,872 10 E 15,872,982
E 15,872,982 8,735 22 D 31,872,722
A 53,972,283 6,537 28 C 39,872,662
TOTAL 186,689,149 100 TOTAL 186,689,149

Sort por % de Bosques

mismo ejemplo, pero con área

Column O

B D E A
Países

Página 30
 Gráficos III

% de Bosques

INGRESO % DE
PER CÁPITA BOSQUES
20,222 35
6,537 28
8,735 22
14,872 10
25,700 5
100

Página 31