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Homologación de Procesos Operativos en el Almacén

Por

Emanuel Ayala Canul

Reporte de Estadía

Presentado
En opción al título de
Técnico Superior Universitario en
Desarrollo De Negocios Área Logística y Transporte
Universidad Tecnológica Metropolitana
Mérida, Yucatán
2018
El presente reporte contiene información que no ha sido presentada por otra persona
para obtener el título de Técnico Superior Universitario; asimismo, la información
proporcionada por la empresa u organización es de carácter confidencial y su uso es
estrictamente académico.
AGRADECIMIENTOS
A lo largo de mi estancia en la universidad, he pasado grandes momentos,
de los cuales agradezco infinitamente a cada uno de los maestros que estuvo en
el proceso de mi desarrollo educativo y por brindarme todos los conocimientos
que en su momento me llegaron aportar para mi vida profesional.
Desde el primer instante que ingrese a la universidad supe que sería un
camino difícil pero no imposible, por tal motivo en el transcurso de mi estancia
en la escuela hubiera sido un tanto aburrida de no haber contado con los
diferentes equipos integradores con los que estuve. Cada uno de los integrantes
me dejo grandes experiencias sobre lo que es trabajar en un equipo, a pesar de
los disgustos que pudo haber ocurrido en el pasado, me es importante dejar en
claro y expresar mis disculpas, si en algún momento a alguno de mis
compañeros llegue a ofender, puesto que nunca ha sido esa mi intención más
que tener una buena convivencia, por tal motivo les expreso mi agradecimiento
por haber tomado en cuenta mis opiniones y sugerencias en trabajos y
proyectos.
Siempre he dicho que tu segunda casa es la escuela, por lo que ahí haces
grandes amistades y muchas veces se convierten en tu segunda familia, por tal
motivo quiero agradecerles a Abigail Couoh, Diana Pat, Mónica López, Daniel
Chi y Seidy Tun, el que hayan estado presentes en los momentos más complejos
de la universidad.
Agradezco enormemente a mi asesora de estadías, la maestra Paulina
Martínez Solís, por el haber brindado su apoyo y conocimiento.
Le agradezco a la empresa DYPAQ por la oportunidad que me dio de
poner en practica mis conocimientos sobre la carrera. Pero sobre todo quiero
agradecer a mi asesora empresarial Lirio Vázquez, por el tiempo dedicado a lo
largo de los 4 meses, enseñando y dejando aprendizajes en mí.
Por consiguiente, es importante agradecerle a mi familia el que me hayan
apoyado de muchas maneras, porque sin su apoyo el sueño de tener una carrera
sería un tanto complicado.
Gracias a la UTM por brindarnos sus instalaciones que a lo largo de los
últimos dos años fue mi casa de estudios.

¡GRACIAS!
ÍNDICE

INTRODUCCIÓN / 1
Planteamiento del problema / 1
Preguntas de investigación / 2
Justificación del tema / 2
CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA / 3
1.1 Objetivos / 3
1.1.1 Objetivo general / 3
1.1.2 Objetivos específicos / 3
1.2 Revisión bibliográfica / 3
1.3 Métodos y técnicas / 9
1.3.1 Participantes claves / 9
1.3.2 Instrumentos / 11
1.3.3 Procedimiento / 14
CAPÍTULO 2. RESULTADOS / 16
2.1 Problemática contextual / 16
2.1.1 Contexto de la organización / 16
2.1.2 Problema o necesidad detectada / 20
2.2 Producto generado / 24
CAPÍTULO 3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES / 33
3.1 Conclusión / 33
3.2 Recomendación / 34
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS / 36
ANEXOS / 37
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Check-list metodología 5’S / 12
Tabla 2. Descripción de los departamentos de DYPAQ / 18
Tabla 3. Interacción de los departamentos de DYPAQ / 19
Tabla 4. Simbología de la propuesta de lay-out / 28

ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Cobertura de envíos DYPAQ / 16
Figura 2. Organigrama general DYPAQ / 17
Figura 3. Señaletica / 24
Figura 4. Límite de espacios / 25
Figura 5. Desorganización / 26
Figura 6. Limpieza / 27
Figura 7. Lay-out DYPAQ / 28
Figura 8. Propuesta de lay-out / 29
Figura 9. Formato de inventario / 32
1

INTRODUCCIÓN

Planteamiento del problema

DYPAQ es una empresa dedicada a la entrega y recolecta de paquetería y


mensajería, por más de 35 años ha prestado servicios en gran parte del sureste
mexicano. Al ingresar a la empresa, se estuvo observando por más de tres
semanas el área de almacén del cedi central que está ubicado en carretera Mérida
Umán, llegando a detectar la problemática que afecta a dicha área. Resultado del
análisis, se visualizó que no existe una buena coordinación por parte de los
maniobristas que desembarcan y embarcan los paquetes. El mayor reto, se
encuentra al momento de realizar la descarga, debido a que los maniobristas no
respetan la manera de cómo se debe realizar, afectando con ello, el cuadre en el
registro de las guías al software que maneja la empresa para dar de alta los
paquetes que llegan al cedi. Es realmente preocupante ver la forma en cómo se
almacenan los paquetes, sabiendo por parte de todos los que estructuran el
almacén que el sistema de distribución que se implementa en DYPAQ es por medio
del Cross Docking, no se respetan los espacios y límites establecidos, llevando así
a un desorden y descontrol dentro del almacén, se invaden espacios de paquetes
que no corresponden, ya sea a la ruta o al circuito establecido en el área que se
delimitó.
Dentro de los límites del almacén, entran y salen muchos paquetes
provenientes de rutas, circuitos y rutas foráneas o incluso por medio de mostrador,
por tal motivo el almacén siempre tiene paquetes de diferentes partes del sureste
mexicano. La frecuencia de envío no es la misma la de un circuito que a la de una
ruta o la de una ruta que a la de una foránea, varían dependiendo del día que los
operadores de rutas pasan por la zona que ya está establecida, muchas veces los
paquetes quedan por dos o tres días almacenados, razón por la cual el
despachador y supervisor no realizan un inventario diario para corroborar lo que les
queda almacenado, logrando con esto tener un mejor control sobre los paquetes.
Se observó que no se realiza por toda la zona, limpieza, ocasionando basura
innecesaria, no se observan botes de basura en puntos estratégicos para que sea
fácil la recolección de la misma, existen tarimas en mal estado que pueden ser
desechadas, puesto que ponen en riesgo la salud de algún colaborador del área.
2

Preguntas de investigación

Para que el proyecto esté mejor enfocado, es necesario plantearse y


desarrollar interrogantes a resolver.
 ¿Qué tipo de recursos son necesarios para lograr tener una buena
reestructuración del lay-out del almacén?
 ¿Cuáles son las ventajas de clasificar la paquetería por medio del
sistema de inventario Cross Docking?
 ¿Por qué razón las devoluciones no están siendo clasificadas?
 ¿Cuáles son los beneficios de implementar la metodología de las 5’s?
 ¿Qué tanto repercute a todo el proceso operativo de almacén que no
sea llevado a cabo de manera correcta?
 ¿Cuáles son los motivos por las que no se realiza un inventario?
Justificación del tema

Se eligió realizar este proyecto por la importancia que tiene esta área en la
empresa, recordando que es donde se almacenan todos los paquetes.
El proyecto tiene como propósito, poder proporcionarle a la compañía una
guía, en la cual se vean expresadas todas las funciones que se realizan dentro del
almacén. Es importante lograr la unificación de todas las tareas, de lograrse
DYPAQ tendría muchos beneficios y, a su vez todos los que integran el almacén
conocerán más a fondo como se deben cumplir cada una de las actividades.
Restructurar el lay-out del almacén beneficia al flujo de los paquetes, se
obtiene un mejor control dentro y, a su vez garantiza al cliente que su paquete
llegará en óptimas condiciones.
Existe mucho más allá que el simple resguardo de los paquetes, puesto que
se deben cuidar los procedimientos como el control, supervisión y conservación,
para que la paquetería esté en un lugar óptimo, es importante tener el almacén en
perfectas condiciones, sobre todo en el caso de DYPAQ, puesto que existe un
mostrador en el cual, el cliente acude a llevar su paquete dentro de las instalaciones
de DYPAQ, el mostrador se encuentra ubicado en el almacén, aplicando las dos
primeras S de la metodología de las 5’s ayudará a que el cliente, al momento de
ingresar al almacén, tenga la confianza y se sienta seguro que su paquetería está
quedando en un lugar adecuado.
3

CAPÍTULO 1. METODOLOGÍA.
1.1 Objetivos
1.1.1 Objetivo general
Delimitar los procesos de entrada y salida de los paquetes en el almacén,
para dar una claridad del estatus en curso y, a su vez parametrizar la eficiencia de
estadía, logrando una efectividad en el servicio que ofrece a sus clientes.
1.1.2 Objetivos específicos
 Restructurar el lay-out del almacén de acuerdo a la naturaleza operativa.
 Clasificar los tipos de entrada en almacén por medio del Cross Docking, para
eficientar y minimizar el tiempo de estadía del paquete en el almacén.
 Clasificar los motivos de devolución.
 Aplicar las dos primeras S de la metodología de las 5’s, para mantener el
orden y la limpieza dentro del almacén.
 Unificar los procesos de embarque y desembarque.
 Cuadrar el inventario final.
1.2 Revisión bibliográfica

Hoy en día muchas de las grandes empresas no concientizan sobre la


importancia que se le debe dar al almacén, puesto que es primordial para el
resguardo de los productos, pueden existir diferentes tipos de almacenes, pero
todos cumplen con la misma función. Es por tal motivo que se hizo mención de la
siguiente cita, con la finalidad que se deje un poco más claro la función que cumple
en las organizaciones.
El almacén es la “función de la logística que permite mantener cercanos los
productos a los distintos mercados, al tiempo que puede ajustar la producción a los
niveles de la demanda y facilita el servicio al cliente” (Iglesias, 2012, p. 3).
La empresa en los últimos años ha presentado grandes errores en cómo
debe estar estructurado su almacén, como se hace mención, el autor Iglesias
expresa sobre la importancia de los productos y el tiempo de entrega, en este caso
los paquetes deben ser puesto a disposición del operario de ruta de manera ágil, lo
que quiere decir, que las salidas de la paquetería deben ser eficientes para que
llegue al cliente final en el menor tiempo posible. Resultado de esto, es tener un
almacén adecuado, logrando que los embarques y desembarques tengan esa
fluidez cuando ingresen y salgan de dicha área.
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Al hablar sobre los almacenes se debe tomar en cuenta la capacidad de


almacenaje que pueden llegar a tener, con esto se logra una mejor estructura en el
lay-out que más adelante se hará mención.
“Uno de los objetivos de la logística es conseguir la utilización óptima del
espacio disponible para almacenaje; para ello, antes se deben analizar la superficie
y el volumen” (Serrano, 2014, p. 87).
El autor del libro de logística de almacenaje, expresa y deja claro los motivos
por los que se deben tomar en cuenta la superficie y el volumen dentro de un
almacén, dado que es de suma importancia que estos dos factores sean claves
para tener una mejor estructura dentro de él.
Existen diferentes sistemas de distribuciones, las cuales ayudan a eficientar
los movimientos internos y externos en una compañía, DYPAQ opera con el
sistema denominado Cross Docking. Aparicio (2013) menciona que:
Un tipo especial de almacén son los denominados Cross Docking. Están ubicados
en zonas estratégicas, y trabajan sin stocks. En ellos se realiza la recepción,
verificación y distribución física inmediata de los pedidos. Los almacenes de Cross
Docking presentan el inconveniente de no servir los pedidos urgentes, al no tener
capacidad de stocks. (p. 121).
El sistema de distribución Cross Docking eficienta y agiliza los movimientos,
actualmente muchas empresas lo que buscan es tener un buen flujo de productos.
DYPAQ implementa este sistema de distribución, como se mencionó
anteriormente, la empresa no lleva a cabo correctamente la manera como se
realiza, para tener claro en qué consiste, se le deben impartir a todos los que
realizan la consolidación y des-consolidación de los paquetes, un curso donde se
les explique todo lo relacionado al sistema. Como lo menciona Aparicio, el Cross
Docking trae consigo desventajas.
Existen dos tipos de Cross Docking, el directo e indirecto. La empresa hace
uso del indirecto, debido a que, cuando los operadores de ruta llegan al andén del
almacén, descargan los paquetes y son sometidos a manipulación, esto quiere
decir que son clasificados para los diferentes destinos que existen.
Los factores de riesgo dentro del almacén son variables, estos ocasionan
que el personal que labora dentro de él, tienda a renunciar. Así mismo el autor
Serrano (2014) explica que:
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La mayoría de los accidentes laborales no se producen por causas naturales o


inevitables, tienen su origen en unas condiciones de trabajo inadecuadas o en los
denominados <<factores de riesgo>>. Los factores de riesgo se clasifican en:
equipos de trabajo, condiciones ambientales, carga de trabajo y organización del
trabajo. (p. 334).
Como bien se mencionó, son muchos factores los que pueden ocasionar que
el personal de la empresa renuncie. Están expuestos a cargas de trabajo
excesivamente, todos realizan de todo, llegando a ocasionar el cansancio, e
inclusive sucede que existe mucha rotación de personal. Realizar un análisis sobre
los posibles factores de riesgo que existen en la empresa, ayuda significativamente,
proporcionarles el equipo de trabajo puede evitar muchos accidentes, delimitar las
tareas que cada integrante de almacén debe realizar beneficia a tener una mejor
organización.
Los inventarios, sin duda son parte importante para las empresas, porque
ayudan a saber sobre lo que está quedando almacenado.
Los inventarios en consignación son entonces cantidades de productos que se
mantienen en las instalaciones de los clientes pero que todavía son propiedad de
la empresa, inclusive, la responsabilidad sobre deterioro y manejo recae en la
empresa proveedora. Los inventarios en consignación deben administrarse
eficientemente, ya que estos hacen parte de los activos de la empresa, y aun
manejo deficiente de estos genera impactos negativos en la economía de la
empresa. (Cortes, 2014, p. 15).
Citar el término inventario deja claro lo que se pretende conseguir en la
empresa, actualmente no se realiza un inventario diario de los paquetes que se
quedan en el almacén, y como lo afirma Cortes, realizar uno ayuda a la empresa
en su economía.
Por otra parte, el autor Serrano (2014) menciona dos tipos de inventarios: el
permanente y el periódico, solo se hizo mención el que la empresa requiere:
“Inventario permanente o <<inventario contable>>, es el que se hace para llevar un
control constante de las entradas y las salidas de cada uno de los artículos (modelo,
talla, color, etc.)” (p. 278).
Cada empresa se tiene que apegar a las necesidades que tiene, de este
modo con lo citado, al realizar un inventario permanente se logran obtener muchas
ventajas. Los problemas por los que atraviesa parten del almacén y todo por no
realizar un inventario, debido a esto, muchos clientes llaman para quejarse por que
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su paquetería o mensajería no llego en tiempo ni forma o inclusive, los paquetes


quedan extraviados, todo por no saber que embarca y desembarca en la
mencionada área.
Parte fundamental para el cumplimiento de todas las actividades que se
realizan dentro del almacén es la gestión del inventario. Cortes (2014) afirma que:
A la gestión de inventario se le conoce como al proceso encargado de asegurar la
cantidad de productos adecuados en la organización, de tal manera que se pueda
asegurar la operación continua de los procesos de comercialización de productos a
los clientes; es decir, asegurar que las operaciones de manufactura y distribución
no se detengan, cumpliendo con las promesas de entrega de productos a los
clientes. (p. 11).
Si se llevan a cabo las actividades de manera correcta de cada uno de los
maniobristas, supervisores de almacén, despachadores, etc. El almacén
funcionaría perfectamente y sin ninguna problemática. Situación que no pasa a
consecuencia de que todos realizan las actividades que les conciernan como lo
entienden.
Por todo lo ya mencionado anteriormente, para que se logren cumplir de
manera correctamente, deben estar apegados a un lay-out. Toda empresa en la
actualidad cuenta con uno, desafortunadamente no se le da el uso correcto con el
que fue elaborado y diseñado. “El concepto de lay-out alude al diseño y
organización de almacenes y la disposición física de las diferentes áreas dentro del
almacén, así como los elementos constitutivos de los mismos” (Aparicio, 2013, p.
131).
Se concuerda con la definición anterior, el autor Aparicio mencionó sobre la
organización que presenta el almacén cuando tiene un buen lay-out, la eficiencia
que se logra obtener con una buena distribución, aprovechando todos los espacios
posibles. La compañía no presenta una buena estructura en su diseño de almacén,
debido a que manejan muchas rutas, circuitos y rutas foráneas, los maniobristas no
respetan los espacios delimitados para cada uno de ellos, cabe hacer mención que
el tamaño del almacén es un factor determinante de igual manera, debido a que es
muy pequeño para la cantidad de paquetería que distribuyen a las diferentes partes
del sureste mexicano y parte del centro del país. Contar con un lay-out del almacén
de acuerdo a la naturaleza operativa de cada empresa, sin saturarlos de productos,
agiliza y hace eficaz el flujo dentro del área.
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En toda organización es fundamental que se mantenga limpia y ordenada


cada una de las áreas que la integran, razón por la cual se realizó la siguiente cita
sobre la metodología de las 5’S. A continuación, el autor López (2016) aporta y
menciona que:
La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de
actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que
permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia. Dichas
condiciones se crean a través de reforzar los buenos hábitos de comportamiento e
interacción social, creando un entorno de trabajo eficiente y productivo. La
metodología de las 5S es de origen japonés, y se denomina de tal manera ya que
la primera letra del nombre de cada una de sus etapas es la letra ese (s).
Las 5’S ayuda en gran medida a las compañías que presentan grandes
problemas. De los problemas más comunes que se hacen presentes son en las dos
primeras S que son la limpieza y el orden. DYPAQ actualmente en el interior del
almacén como en la parte exterior donde se ubican los andenes, existen problemas
serios de desorden, puesto que no respetan los espacios para cada cosa, y se
puede visualizar desechos que son innecesarios que estén. Con la implementación
de estas dos mencionadas S, tendría una mejor vista tanto para los trabajos del
área como para los clientes que los visitan.
Por consiguiente, parte de las responsabilidades recaen sobre la
organización que se tiene y el personal que labora dentro del almacén. Razón por
la cual se citó sobre la organización y personal.
Un sistema logístico funciona únicamente si dispone de personal eficiente y
capacitado para monitorear los niveles de existencias, hacer pedidos y proveer los
productos a los clientes. Los programas de salud asignan recursos apropiados al
personal (como, por ejemplo, una autoridad supervisora y un conocimiento técnico)
a fin de realizar las actividades logísticas. De hecho, ciertos países han establecido
unidades nacionales de gerencia de logística que analizan datos logísticos y
proporcionan retroalimentación en todo el sistema. Por tanto, la organización y el
personal constituyente partes importantes del ciclo. El personal logístico debe dar
prioridad a los seis “correctos” para que el sistema logístico funcione correctamente.
(USAID, 2011, p. 11).
Capacitar al personal que labora en la compañía ayuda y beneficia mucho a
que las tareas sean llevadas a cabo de manera correcta y en tiempo, más para una
paquetería, debido a que son los que movilizan paquetes de un cliente a otro.
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Homologar todas las actividades y, que cada uno de los empleados conozcan las
tareas a realizarse hará crecer significativamente a la empresa.
Para realizar preparaciones de pedidos se deben tomar en cuenta las
unidades de carga, que son definidas por Serrano (2014) como:
Un conjunto de productos que se agrupan en un mismo embalaje, con el fin de
facilitar su manejo. El número de artículos que podemos agrupar en una unidad de
carga están en función de la naturaleza y tamaño de los mismos; pues algunos
productos no tienen límite para auto-soportarse y con ellos se tratará de hacer la
unidad de carga lo más grande posible. El objetivo de la agrupación es reducir el
número de movimientos, pues el manejo de cargas grandes facilita el transporte y
el almacenaje. (p. 76).
Como bien se hace mención, el autor Serrano explica sobre los beneficios
que le puede traer a la empresa al momento de realizar unidades de carga, esto
con la finalidad de evitar hacer muchos movimientos dentro del almacén.
La estructura dentro de un almacén muchas veces no es solo la zona donde
se colocan los paquetes, sino de igual manera se compone de otras zonas las
cuales son llamadas auxiliares. “Las zonas auxiliares son las secciones o áreas que
no tienen una relación directa con el almacenaje, pero en ellas se realizan
actividades de apoyo y no podemos considerarlas como menos importantes que
las descritas en los apartados anteriores” (Serrano, 2014, p. 43).
Los almacenes muchas veces se componen de ciertas zonas que son de
mucha ayuda, claro ejemplo es la zona de servicio al cliente, mostrador y despacho.
Por tanto, es vital que aparezcan en la estructura del lay-out del almacén.
Las citas que se plasmaron anteriormente, permiten tener un mejor
conocimiento acerca de los conceptos logísticos que se pueden llegar a encontrar
dentro del almacén de cualquier empresa. Se consideraron los que más están
apegados a las definiciones que requiere el proyecto y que son importantes de
conocer.
La empresa de mensajería y paquetería DYPAQ no cuenta con los
conocimientos sobre términos logísticos, puesto que todos los que integran la
empresa, ya hablando generalmente, no tienen los conocimientos claros sobre las
terminaciones que se llegan a usar en el área logística como tal, por tal motivo, se
considera que al poder proporcionarles citas sobre algunas definiciones podrán
comprender mejor sobre lo que se pretende informar o hablar.
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La logística en los últimos años ha tenido un crecimiento sumamente


impresionante, debido a que cada día las organizaciones van adquiriendo más
conocimientos y se van percatando sobre lo importante que es para su empresa.
Razones por las cuales los trabajadores se deben comenzar a familiarizar con
términos logísticos, con la finalidad de tener una mejor organización y estar a la
vanguardia sobre el tema.
1.3 Métodos y técnicas

Para que el proyecto pueda ser viable se debe considerar la aplicación de


los métodos y técnicas a utilizarse, con la finalidad de recabar la mayor información
posible con la colaboración de participantes y/o sujetos claves.
El método se define como el conjunto de procedimientos a través de los
cuales se plantean los problemas que se buscan solucionar, a su vez es necesario
en la ciencia y en cualquier proyecto a realizar, puesto que si no se realizan sería
un poco más complejo la veracidad de la problemática.
Para que el proyecto pueda ser elaborado se llevó a cabo el diseño de
instrumentos e implementación de técnicas que se mostrarán más adelante, con la
finalidad de poder captar la información referente a la problemática que se desea
solucionar, logrando homologar los procesos operativos del almacén central de
DYPAQ.
1.3.1 Participantes claves

Obtener información relevante acerca del proyecto requirió de estar en


contacto con personas claves, con la finalidad de poder captar la mayor información
posible. Se tuvo contacto directo con trabajadores que desde hace años han
operado, por tal motivo la fuente era más confiable y da la certeza de lo que se dice
es verídico.
Las fuentes de información, se obtuvieron a través de la aplicación de:
encuestas, Check-list y entrevista no estructurada. Cada participante y/o sujeto
clave fue muy importante, puesto que cada uno expresaba por medio de los
instrumentos de recolección lo que ellos consideraban que era lo más acertado, a
su vez se podían recopilar anécdotas y sugerencias de las cuales fueron de mucha
ayuda para poder llevar acabo la elaboración de la homologación.
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Informante #1. Mujer. Supervisor de procesos.


Desde el momento que se ingresó a la empresa se tuvo contacto con esta
persona, debido a que es la asesora empresarial, la cual brindó información
necesaria como: la historia de la compañía, el organigrama, al igual que
proporcionó información relevante sobre cómo funciona el sistema operacional de
la empresa. Fue una persona clave para conocer a todos los que integran de alguna
forma el área de almacén y, también otros departamentos. La supervisora de
procesos proporcionó todos sus conocimientos para que de alguna manera sea
más fácil de conocer y entender la operación tanto de día como de noche.
Informante #2. Hombre. Gerente de operación.
Se obtuvo información importante por parte de este informante como: los
manuales operativos, las especificaciones de los puestos, los tipos de software que
se implementan en la empresa, entre otros documentos. Los cuales fueron de
mucha ayuda para poder entender más a fondo cuál es la responsabilidad de cada
uno de los que integran el almacén y, cómo se rastrean los paquetes cuando están
en ruta, etc.
Informante #3. Hombre. Supervisor de operación.
Durante la estadía, fue con el supervisor de operación con el que se tuvo
más contacto, dado que siempre él se encontraba en el área y menciona cómo a lo
largo de los años que ha trabajado han ido avanzando poco a poco. Esta persona
explicó cómo se encuentra el almacén y todo lo referente a su estructuración del
Lay-Out, de igual forma proporcionó la estructura del diseño del área impreso, con
la finalidad de observar cómo no se respetan los límites que se establecieron para
cada ruta, circuito y ruta foránea.
Informante #4. Mujer. Despacho.
Proporciona y brinda sus conocimientos sobre la operación de embarque y
desembarque de la paquetería y mensajería que entra y sale en el almacén, facilitó
toda la explicación de cómo operan. Al ser aplicadas las encuestas es donde se
expresa sobre las necesidades que tiene el área actualmente.
Informante #5. Hombre. Mostrador.
Proporcionaba todas sus observaciones y da a conocer sus opiniones, las
cuales fueron importantes para tener más información que ayudará a resolver las
interrogantes que se plasmaron en la encuesta y al final se le cuestionó sobre lo
que piensa de la operación que actualmente existen en el almacén.
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Informante #6. Hombre. Maniobrista.


Sin duda alguna, estar en contacto con el maniobrista fue una de las mayores
captaciones de información, debido a que son ellos los que día con día sacan
adelante la operación que acontece dentro de las instalaciones del almacén, puesto
que como el nombre del cargo lo dice, son los que están realizando las maniobras
de carga y descarga de los paquetes que ingresan en el área. Se tuvo contacto
con casi todos los maniobristas, y son ellos mismos los que expresaban las
dificultades por las que tienen que atravesar para sacar adelante la operación, cabe
mencionar que los maniobristas son diferentes los de día a los de la noche.
1.3.2 Instrumentos

Para tener un proyecto mejor estructurado y poder llevarlo a una mejor


comprensión, fue necesaria la creación de instrumentos de recolección, estos
permiten poder recabar toda la información requerida para poder darle un
seguimiento más a fondo a la problemática que se pretende solucionar. Se crearon
dos instrumentos claves como el Check-list y la encuesta (verificar anexos).
Es importante mencionar que los Check-list son “formatos generados para
realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos
o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática” (ISOTools, 2018).
El Check-list se crea con la finalidad de calificar la manera como se
encuentra el almacén en cuanto a la metodología de las 5’S, ayudará a determinar
si actualmente la empresa está cumpliendo con alguna S de la metodología. El
instrumento fue estructurado de tal manera que se puedan observan y calificar
aspectos relevantes como lo son: la clasificación, organización, limpieza y
seguridad, cada apartado cuenta con interrogantes que determinan la funcionalidad
que se le está dando actualmente al almacén.
De igual manera el Check-list cuenta con un apartado de observaciones en
donde se podrá anotar otros tipos de aspectos que podrían llamar la atención y es
vital que sean anotados, con la finalidad de poder hacer una retroalimentación de
cómo es que opera el almacén, respecto a la metodología de las 5’S, cabe señalar
que es de mucha importancia que sea implementado el orden y la limpieza, puesto
que es lo que más les urge. A continuación, se presenta el instrumento denominado
Check-list:
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Tabla 1. Check-list metodología 5'S.


1 S. Clasificación SI NO Observaciones

1 ¿Está el área de trabajo libre de materiales,


artículos, papeles o herramientas innecesarias?
¿El pizarrón informativo cuenta solo con
2 información acerca de resultados operativos,
devoluciones y comunicados de la empresa?
3 ¿Se encuentra el almacén libre de artículos
personales, material obsoleto o inservible?
4 ¿Se respetan las áreas asignadas de acuerdo a
lay-out?
2 S. Organización SI NO Observaciones

5 ¿Cada herramienta de trabajo tiene un lugar


asignado?
6 ¿Se encuentran todas las áreas identificadas?

7 ¿Es fácil de localizar cada objeto, herramienta,


material y equipo utilizado en el área de trabajo?
8 ¿Cada formato y bitácora tiene su lugar asignado
e identificado para resguardo?
9 ¿Los pasillos o límites de área se encuentran
libres de cualquier obstáculo?
10 ¿Está la paquetería de nuevo ingreso ubicada en
el lugar que corresponde?
3 S. Limpieza SI NO Observaciones
¿Las áreas se encuentran libres de restos de
11 comida y basura? (vasos, platos, cubiertos,
migajas, envolturas, etc.)
12 ¿Los pasillos se encuentran despejados de
basura? (bolsas, cartón, plástico, etc.)
13 ¿Se cuenta con suficientes botes de basura?

14 ¿Existe un programa de limpieza que se haya


llevado a cabo durante la última semana?
15 ¿La basura contenida en los botes se encuentra
dentro su capacidad?
16 ¿El baño del área se encuentra limpio y en
buenas condiciones para su uso?
4 S. Seguridad SI NO Observaciones
17 ¿Se cuenta con los señalamientos necesarios?

18 ¿El almacén cuenta con protocolos de


seguridad?
19 ¿El personal cuenta con EPP?

20 ¿Los empleados reciben cursos sobre


seguridad?
Fuente: elaboración propia. (2018)
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Para realizar una encuesta se deben tomar en cuenta antes que nada como
son definidas:
La encuesta es una de las técnicas de investigación social de más extendido uso
en el campo de la Sociología que ha trascendido el ámbito estricto de la
investigación científica, para convertirse en una actividad cotidiana de la que todos
participamos tarde o temprano. Se ha creado el estereotipo de que la encuesta es
lo que hacen los sociólogos y que estos son especialistas en todo. (López y Fachelli,
2015, p. 5).
Posteriormente, la encuesta está dirigida para los empleados que laboran en
toda el área de almacén, con la finalidad de cuestionarles a los maniobristas,
operadores de rutas, despachadores y supervisor. 9 aspectos relacionados con
todo el almacén.

Objetivo de la encuesta, obtener la información necesaria para conocer los


puntos fuertes y débiles dentro del almacén.
Área: _____________Cargo: ______________ Fecha: ___________Sexo: M / F

1. ¿Cuáles considera que son los inconvenientes más comunes en la operación del
almacén?
2. ¿Qué recursos materiales considera importante que hacen falta dentro del almacén?
3. ¿Considera que el sistema de distribución Cross Docking tiene ventajas y desventajas
para el área de almacén?
Sí No
4. ¿Piensa que las devoluciones que realiza el operador de ruta hacia el almacén están
siendo clasificadas sobre los motivos por lo que está regresando al CEDI?
Sí No
5. ¿Qué beneficios considera que tendría el almacén si se implementa la limpieza y el
orden?
6. ¿Considera que si el proceso operativo del almacén no se ejecuta de manera correcta
repercutiría a las demás áreas de la empresa?
Sí No
7. ¿Cree que los inventarios son importantes?
Sí No
8. ¿En el almacén de la empresa se realiza el inventario diario?
Sí No
9. ¿Ha aportado conocimientos al proceso operativo del almacén?
Sí No
14

1.3.3 Procedimiento

En la empresa existen muchos problemas con respecto al área de almacén,


por tal motivo a las primeras semanas de ingresar a ella se comenzó con el análisis
de la situación actual que se tiene en dicha área. Las primeras semanas se
estuvieron conociendo a todos los que integran el almacén, desde los operadores
de ruta, despachadores, maniobristas y supervisor a las cuales se consideran parte
importante, puesto que son los que mejor conocen la operación que se realiza
dentro de él.
DYPAQ con cedi en la carretera Mérida-Umán, se observó en ella la manera
en cómo opera, el análisis de la misma ayudó a verificar y corroborar los problemas
que existen, la observación es fundamental al inicio de cada proyecto, debido a que
logra dar mejor certeza de los problemas que pueden invadir el área.
El almacén opera de dos maneras, tanto de día como de noche, por tal
motivo fue fundamental estar observando las dos operaciones. La operación de día
es un poco más relajada a la de la noche, puesto que de día solo operan las rutas
que se encuentran dentro de los límites de Mérida. Y la operación de noche está
más enfocada a los circuitos y rutas foráneas, por tal motivo se estuvo acudiendo
en las dos operaciones, para poder tener un mejor análisis de ambas operaciones.
A grandes rasgos, todo lo observado dentro de almacén, se afirma que se requiere
de una reestructuración del lay-out, puesto que no se respetan los límites de cada
ruta, circuito y ruta foránea que le fue designada. De igual manera se concluye la
implementación de la metodología de las 5’S, puesto que no cuentan con el debido
orden y limpieza dentro la zona.
Desde el momento que se ingresó a la empresa, los informantes claves 1 y
2 que son el supervisor de procesos al igual que el gerente de operaciones,
indicaron que la prioridad en estos momentos para el área de almacén, es realizar
la reestructura de la zona, también la implementación de la metodología de las 5’S,
puesto que habían notado, que desde que inicio DYPAQ nunca se ha ejecutado.
A lo largo de los últimos meses, no solo se estuvo observando, también se
realizaron otra clase de instrumentos como lo son un Check-list y encuesta, la
función de cada uno se especificó anteriormente en la sección de instrumentos, en
la cual se describe en que consiste cada uno de ellos y para que se pretende hacer
uso.
15

Para poder aplicar dichos instrumentos se tuvo que programar los días que
se le aplicó al personal del área, puesto que solo interesa el almacén, debido a que
es el objeto de estudio. Para llevar a cabo la aplicación, el informante clave 3, indico
y autorizo a sus colaboradores del área que ayudaran respondiendo las encuestas
que les fueron proporcionadas. Por otra parte, al momento de realizar las
mediciones correspondientes para comenzar con la reestructura del lay-out del
área, el supervisor de operación, proporciono el diseño del almacén en formato
impreso, para poder tener un mejor conocimiento.
El Check-list se aplicó en un solo día, se estuvo recorriendo toda el área del
almacén con la finalidad de poder calificar los criterios que se plasmaron en dicho
instrumento, en el Check-list se calificaron cuatro aspectos referentes a las 5’S, el
resultado se obtuvo el mismo día, puesto que fue la aplicación del instrumento, tuvo
una duración de una hora, inspeccionando adecuadamente el área para que el
resultado sea el más acertado.
La encuesta, como se explicó fue elaborada con la finalidad de que todo el
personal que integra el área de almacén responda los cuestionamientos que en el
documento se plasmó. La aplicación de este instrumento, tuvo una duración de dos
días, debido a que no todos los colaboradores del almacén se encontraban
disponibles para responder la encuesta. Se aplicó en total a ocho empleados, en
los cuales se encuentran los maniobristas, despachador, mostrador y supervisor de
operaciones. Cada uno de ellos, son parte importante del almacén, puesto que día
con día es donde cada uno desarrolla sus actividades diarias para la empresa.
Los resultados que se obtuvieron con la aplicación de los instrumentos y todo
lo recabado se verá reflejado posteriormente, con la finalidad demostrar por medio
de documentos y experiencias que han vivido los empleados, las problemáticas a
las que se enfrenta el almacén de la empresa DYPAQ, es por tal motivo que el
siguiente paso es el vaciado de toda la información en gráficas, diagramas entre
otros medios.
Respecto a los demás informantes claves como lo son: el despachador,
mostrador al igual que el maniobrista, fueron muy importantes al momento de
recabar toda la información necesaria para poder tener mejores ideas del porque el
almacén se encuentra en las condiciones que esta. Sin duda, cada uno de los
participantes en la elaboración de este proceso, fueron a los cuales se les detectaba
mayor conocimiento de la zona.
16

CAPÍTULO 2. RESULTADOS.
2.1 Problemática contextual
2.1.1 Contexto de la organización
DYPAQ es una empresa dedicada a la entrega de paquetería y mensajería
al sureste mexicano y parte central del país.
Con más de dos décadas de experiencia brindando soluciones multimodales
en distribución y logística, ofrecen la mayor cobertura en los estados de la
Península de Yucatán, Tabasco, Chiapas, Veracruz y Puebla, con más de 430
destinos fijos y “flotilla de vehículos utilitarios con capacidades diversas, que van
desde motocicletas a camiones de 30 pies (20 ton) y para brindar un servicio a nivel
nacional cuentan con los mejores socios comerciales, ejemplo claro es la
paquetería DHL.
Para tener una mejor perspectiva sobre los estados que comprenden las
zonas, a continuación, se representa la imagen de los circuitos por la que atraviesan
cada uno de los operarios de ruta.

Figura 1. Cobertura de envíos DYPAQ.

Fuente: http://www.dypaq.com/. (2018)


17

Organigrama general de DYPAQ


La empresa cuenta con diferentes departamentos y áreas, están conforman
el cumplimiento de cada una de las tareas que se deben cumplir en la organización.
Como se puede visualizar en la figura 2, es como se encuentra la estructura actual.

Figura 2. Organigrama DYPAQ.

Fuente: elaboración propia. (2018)


Su misión consiste en: satisfacer las necesidades de logística y
transportación acelerada de carga ligera, en el sureste, mediante servicios de
calidad, con la mayor cobertura y frecuencia, proporcionando a los accionistas el
mayor nivel de rentabilidad, promoviendo el desarrollo personal y profesional de
sus empleados, dentro de un marco legal y de respeto a los valores humanos.
Su visión consiste en: ser en cinco años la empresa líder en la prestación de
servicios profesionales de logística y distribución en el segmento empresarial, en
forma rentable y con reconocido nivel de servicio en el sureste del país.
DYPAQ cuenta con diferentes tipos de departamentos y áreas, las cuales se
entrelazan unas con otras, con la finalidad de cumplir una misma actividad que es
la de hacer entrega de mensajería y paquetería en el sureste mexicano. Por tanto,
se tomó en cuenta que la descripción se vea reflejado, con la finalidad de saber que
debe cumplir cada departamento de la empresa.
18

Tabla 2. Descripción de los departamentos de DYPAQ.


Departamento
Descripción
/Área
Recuperación optima de las ventas a crédito, servicios
Crédito y
insuperable en el manejo eficiente de las líneas de crédito
Cobranza
asignadas a cada cliente.
Atención a clientes de mostrador y procesamiento de datos de
Mostradores
guías que ingresan por medio de recolección.
Flota Análisis de gastos de combustible y mantenimiento de unidades.
Atracción de nuevos clientes para el cumplimiento de meta
Ventas
asignada mes a mes.
Centro de
Atención a
Línea de comunicación entre el cliente, seguimiento de envíos.
Clientes
(CAT)
Distribuir de manera eficiente el recurso humano (choferes) en
Logística cada uno de los servicios asignados en día. Debida asignación
de unidades a las rutas de acuerdo a la demanda.
Control estricto de entradas y salidas de paquetería: entregas y
Almacén
recolecciones con la misión de ejecutarlo en tiempo y en forma.
Capital
Reclutamiento, selección e inducción.
Humano
Capacitación Capacitación a áreas operativas.
Taller Mantenimiento de las unidades que conforman el parque
Mecánico vehicular.
Soporte Dar soporte técnico a todas las áreas y en todos los diferentes
Técnico sistemas operativos que maneja DYPAQ.
Documentación de procesos, liberación y auditoria de los
Procesos
mismos.
Fuente: Supervisor de procesos DYPAQ. (2018)
9
8
7
6
5
4
3
2
1

10
CAT
Ventas

Almacén
Logística

Procesos
Mostradores

Capacitación

Taller Mecánico
Capital Humano y
Crédito y Cobranza
Departamento / Área

Soporte Técnico y Flota


1

Frecuente Nula Esporádic Esporádi Nula Nula Nula Constant Constante


a ca e
2

Frecuente Nula Frecuente Esporádi Constant Constant Constant Constant Constante


ca e e e e
3

Frecuente Nula Frecuente Esporádi Nula Constant Nula Nula Nula Nula
ca e
4

Esporádic Constant Frecuente Esporádi Constant Constant Constante Constante


a e ca e e

Fuente: Supervisor de procesos DYPAQ. (2018)


5

Esporádic Constant Frecuente Esporádi Constant Constant Nula Constante Nula


a e ca e e
6
Tabla 3. Interacción de los departamentos de DYPAQ.

Esporádic Frecuent Frecuente Esporádi Constant Constant Nula Constante Nula


a e ca e e
7

Esporádic Frecuent Frecuente Esporádi Esporádi Constant Constant Constante Nula


expresadas la frecuencia de interacción que existe una con otra.

a e ca ca e e
8

Constante Frecuent Nula Esporádi Esporádi Esporádi Esporádi Esporádica Esporádica


e ca ca ca ca
9

Constante Frecuente Frecuent Frecuent Frecuent Esporádi Esporádi Esporádica Nula


e e e ca ca
Frecuent Frecuent Esporádi Frecuent
10

Nula Frecuente Nula Nula Frecuente


e e ca e
interacción simultaneas, por tal motivo se presenta la siguiente tabla donde se ven
19

Las actividades que se llevan a cabo en DYPAQ, siempre tienen


20

2.1.2 Problema o necesidad detectada

Se llevó a cabo la aplicación de la encuesta, la cual fue dirigida a


colaboradores del almacén. Se encuestó a cinco trabajadores entre los que
destacan dos maniobristas, despachador, mostrador y el supervisor de
operaciones. Consultar anexos para visualizar las gráficas de los resultados
obtenidos.
A cada uno de ellos se le entregó una encuesta, con aproximadamente tres
hojas cada uno, teniendo nueve reactivos, donde se le cuestionaban detalles del
almacén, cada empleado expresó sus conclusiones acerca del área.
La primer preguntar cuestionaba sobre los inconvenientes más comuniones
en la operación del almacén. El supervisor de operaciones dejó claro que los
inconvenientes se encuentran en las herramientas, puesto que no hay suficientes
en el área, provocando que la operación se vea afectada, la falta de organización
en el almacén, se ve reflejado al momento que la operación no se está ejecutando
de manera correcta. Los dos maniobristas expresaron por medio de la encuesta
que, el sistema para el registro de entradas y salidas de los paquetes es el mayor
inconveniente por el que constantemente atraviesan, llegando a tener afectaciones
en la operación del área. La encargada de despacho, mencionó que la pérdida de
cajas, el embarque erróneo de los paquetes, el maltrato que se le da a la
paquetería, son los mayores inconvenientes por los que atraviesan. El personal de
mostrador, expresó que la comunicación que se tienen con otras plazas
(sucursales) no está siento llevada a cabo de manera correcta, llegando a retrasar
la operación del cedi central.
La aplicación de la encuesta permitió tener más certeza sobre los recursos
materiales que hacen o llegan a hacer falta dentro del almacén, y los cinco
encuestados, llegaron a mencionar que montacargas, patines, diablitos, tarimas y
hand held (sirve para los códigos de barras, dándole entrada o salida en el software
que maneja), son materiales que muchas veces llegan a hacer falta y que son
considerados de mucha importancia para la operación.
El sistema de distribución denominado Cross Docking, tiene ventajas y
desventajas, así lo confirmaron los cinco encuestados, se mencionó que, las
ventajas de este sistema de distribución son: tiempo, cuadre, espacio, menor gasto
de recursos en cuanto almacenamiento y la salida rápida de los paquetes. Y sus
21

desventajas son: confusión al momento de realizar el embarque a las rutas,


circuitos y rutas foráneas, presión sobre el tiempo de movimiento de la paquetería.
Al momento de verificar las respuestas de la pregunta cuatro, tres de los
encuestados señalaron que la paquetería que el operador de ruta regresa al
almacén, si está siendo clasificada, mientras que dos expresaron en la encuesta
que no, por tanto, a lo largo de la estancia en DYPAQ, se puede visualizar que los
paquetes no son clasificados en un área del lay-out del almacén.
En la encuesta, se cuestionó sobre los beneficios que ellos consideran que
le traería al almacén, el que pongan en práctica la limpieza y el orden de la
metodología de las 5’S, indicaron que, habría un mejor ambiente laboral, el
acomodo en la paquetería se vería beneficiado, el lugar siempre estaría en buenas
condiciones, cada cosa estaría en su lugar.
El proceso operativo del almacén, de no llegar hacer ejecutado de manera
correcta, si repercutiría a las demás áreas de la empresa, así se expresó por los
cinco encuestados, aludiendo que los departamentos más afectados serían:
ventas, CAT, área de carga y descarga, despacho y administrativo.
Los empleados de DYPAQ concientizaron y mencionaron que los
inventarios si llegan a ser importantes para cualquier compañía que almacene
materia prima, producto terminado o semi-terminado. Opinaron el por qué
consideran que es importante; puesto que se puede saber con certeza lo que
ingreso al almacén y que está quedando dentro de él.
Al cuestionarles sobre si el almacén de DYPAQ realiza algún tipo de
inventario, los empleados indicaron en su mayoría que, no se lleva a cabo, puesto
que no existe una entrega de formatos que indiquen que está quedando en el
almacén, con el objetivo de corroborar lo que está almacenado, llegando muchas
veces a perder paquetería y desconociendo el paradero de la misma.
Cada uno de los colaboradores con los que cuenta la empresa DYPAQ,
especificando el área de almacén, se les cuestiono si a lo largo de su estancia en
la empresa han aportado conocimientos que puedan ayudar a mejorar la operación
del área, el resultado fue que, los cinco no han aportado ningún conocimiento que
pueda ayudar al proceso operativo. Hablando con otros empleados que fueron
cuestionados por medio de la entrevista no estructurada, como lo son los
operadores de rutas, mencionaron que ellos si aportan conocimientos a la empresa,
22

y más al área en donde se encuentran, llegando a considerar que no se toma en


cuenta su opinión.
Los resultados del Check-list son más que nada para tener por asentado en
un documento lo que ya se había visualizado desde el ingreso al área. Este
instrumento se aplicó a lo largo de unas horas, puesto que ya se había visualizado
la situación del almacén. El objetivo era solo evaluar dos S de la metodología, que
son: la limpieza y el orden, pero al momento de estar elaborando el instrumento se
cuestionan puntos clave referente a la clasificación y la seguridad.
Al ser aplicado el instrumento, se afirmó que, en el almacén no se respetan
los espacios que son delimitados para cada cosa, puesto que se pueden visualizar
herramientas de todo tipo en lugares donde no les corresponde ir. El mayor
problema que tiene el área son los materiales obsoletos o inservibles, muchas
veces se puede observar que en la zona hay materiales que ya deben ser
desechados. A lo largo de la estadía en la empresa, se ha observado como
clasifican su paquetería de acuerdo a las rutas, circuitos y rutas foráneas, el
problema se presenta al momento que los maniobristas no respetan el espacio que
ha sido asignado para cada cosa, provocando la perdida de paquetes, por ende, al
lay-out del almacén no se le da la importancia que debe tener.
Respecto a la organización del área. Las herramientas que se usan como:
los patines, diablitos, tarimas, etc., no tienen una zona exclusiva para cada
herramienta. La aplicación del Check-list permitió poder estar observando con más
detalle cómo los empleados del almacén de DYPAQ encuentran sus herramientas
de trabajo cuando se les llegan a perder, el resultado fue que, se desesperan mucho
por no encontrar la herramienta que necesitan en ese momento.
Es importante hacer mención que los límites establecidos en el lay-out del
almacén ya no son visibles, es decir, con el paso del tiempo se ha ido borrando y
no se ha dado mantenimiento. Como se mencionó en el instrumento anterior, todos
los paquetes que ingresan al almacén, no son puestos en la zona que le
corresponde, se llegan a confundir de sitio. Claro ejemplo son las devoluciones que
realiza en operador de ruta.
El almacén de DYPAQ presenta falta de botes de basura, el piso del área
está muy sucio, no existen algún tipo de programa de limpieza para la zona. Se ha
visualizado en muchas ocasiones que son los mismos empleados que dejan su
23

basura, y no lo depositan en los botes correspondientes, un factor podría ser, la


ubicación que cada uno de los ellos, como se mencionó, no hay suficientes.
Respecto a la seguridad del área, se cuestiona sobre si los empleados
cuentan con equipo de protección personal, se pudo observar que todos los
colaboradores cuentan con botas de seguridad, en el caso de los maniobristas
también cuentan con fajas de seguridad, pero se visualizó que no todos lo utilizan,
debido a que no le toman la importancia debida.
El almacén si cuenta con los señalamientos en caso de incendios, pero no
se visualiza para los huracanes y sismos. Se pudo observar que si existen los
extintores con el inconveniente que no está el extintor, solo se ubica el letrero, para
el caso de las rutas de evacuación si se visualizó en los puntos clave del almacén,
no existen el punto de reunión, en caso de algún acontecimiento que pudiera ser
provocado por la naturaleza o inclusive por el ser humano.
La aplicación de estos dos instrumentos permitió reafirmar todo lo que ya se
había observado a lo largo de la permanencia en la empresa. El problema que
existen en el área del almacén se encuentra relacionado con la reestructuración del
lay-out, se espera expresar por medio de un documento cada una de las zonas que
se delimitan, logrando con esto que cada uno de los empleados al momento de
visualizarlo, respete los espacios.
Como se mencionó en los objetivos específicos, la aplicación de la limpieza
y la organización en el área, sin duda, ayudará mucho puesto que actualmente si
lo requieren, debido a que se puedo observar la falta de organización por parte de
todos los empleados, ya que la mayoría tira su basura dentro del almacén y no lo
depositan en los botes, al igual que el exceso de desechos que existen en el área
como son las tarimas que ya no sirven, se siguen almacenando, provocando con
esto la falta de espacios.
En la empresa DYPAQ hace mucha falta la comunicación desde los altos
mandos hasta los menores. Se considera que el almacén es un área muy
importante, dado que es donde se almacena la paquetería y la mensajería que llega
al cedi, y se le debe dar el cuidado que requiere. Por ende, es importante que tanto
los maniobristas como cualquier otro colaborador del área reciba capacitaciones
sobre temas importantes, como la de seguridad, con la finalidad que se encuentren
bien informados y sepan que hacer en caso de alguna contingencia.
24

Sin duda DYPAQ está atravesando por problemas que fácilmente pueden
ser solucionados, la cuestión esta, en que ellos mismos acepten un cambio y
pongan en práctica el proyecto de homologación de los procesos operativos con la
finalidad de lograr que todos se integren más en cómo funciona el almacén y cada
uno respete sus actividades y tareas que les corresponda.
2.1 Producto generado

La elaboración de esta guía es con el propósito de que la empresa DYPAQ


tenga un documento, en el cual se puedan apoyar al momento de requerir
información acerca del área de almacén, sobre cómo está estructurado, que
funciones se deben cumplir, el flujo que se le debe dar a los paquetes que embarcan
y desembarcan. También incluye, un apartado donde se localiza el tipo de
inventario y cuál es el proceso que se debe seguir para ejecutarlo de manera
correcta dentro del área.
Al comenzar con la elaboración de la guía, primero se elaboró el diagnóstico
de cómo se encuentra el almacén actualmente de la empresa y, las problemáticas
que presenta.
Parte del diagnóstico consistió en la captura de imágenes, con el objetivo de
tener una mejor idea de cómo se encuentra el almacén.
Señalética
Presentan problemas en la parte de los letreros, donde se ve reflejado el
nombre del destino, debido a que invaden espacios que no le corresponden, ya sea
a una ruta, circuito o ruta foránea.
Figura 3. Señalética.

Fuentes: elaboración propia. (2018)


25

Límite de Espacios
Los espacios que han sido asignados para cada ruta, circuito, ruta foránea y
alto valor, muchas veces no se respeta debido a la falta de interés del maniobrista
o por las dimensiones que los paquetes llegan a tener. Por tal motivo, se invaden y
muchas veces se llegan a perder paquetes debido a que embarcan a otra ruta, por
la misma razón, de que los maniobristas piensan que los paquetes que se
encuentran en los límites, deben ser envías para la ruta, cuando realmente no es
así, pero tanto los operadores de ruta como los maniobristas, no se toman un
momento para corroborar el destino del paquete, es por tal motivo, que han existido
muchas quejas en las cuales, la única empresa que se afectada es DYPAQ, a
continuación se ilustra, en cómo se encuentran los límites de cada ruta.

Figura 4. Límite de espacios.

Fuentes: elaboración propia. (2018)

Desorganización
Se puede observar falta de organización, no se ubican zonas para tarimas,
diablitos y patines. Se visualiza la falta de coordinación en el área, por ende, los
materiales de apoyo para poder realizar la operación, hay ocasiones en donde no
los encuentran, de tan desordenado que se encuentra el almacén, los maniobristas
mencionan que la operación no se puede ejecutar de manera correcta, debido a la
falta de herramientas. Al no contar con espacios designados para las herramientas,
los operadores de ruta al igual que los maniobristas, lo colocan en donde sea y eso
26

dificulta el flujo de la operación. En la siguiente figura, se puede visualizar la falta


de organización en toda el área.

Figura 5. Desorganización.

Fuentes: elaboración propia. (2018)

Limpieza
Se identificó que, a lo largo y ancho del almacén, no se cuenta con
suficientes botes de basura, lo que ocasiona que muchas veces la misma no sea
depositada en los recipientes, quedando en cualquier parte del área, al igual que
hay tarimas en mal estado y que ya necesitan ser desechadas. Mantener en buenas
condiciones el almacén de DYPAQ es muy importantes, puesto que, dentro de él,
se encuentra el despacho para los clientes que deseen llevar su paquetería hasta
las instalaciones, por tal motivo, si el lugar se ve en malas condiciones les dará una
mala vista hacia sus clientes, puesto que verán la suciedad que prevalece en la
zona y la basura que muchas veces se deja en el suelo del almacén, por parte de
todos los que integran el área.
Por tal motivo la finalidad de que se aplique la metodología de las 5’S es
para poder enseñarles a los colaboradores la importancia no solo de la limpieza,
sino que de igual manera se pueda implementar la metodología completa, logrando
tener un mejor ambiente de trabajo, puesto que de lograrse la implementación
traería múltiples beneficios para la zona. A continuación, se presenta la figura en la
cual se puede observar el estado actual del almacén.
27

Figura 6. Limpieza.

Fuente: Elaboración propia. (2018)


El diagnóstico que se realizó tuvo como finalidad poder observar cuales han
sido los problemas con los que cuenta el almacén de DYPAQ. A raíz de la
observación y del diagnóstico previo que se realizó, se puede estructurar de mejor
forma el lay-out, puesto que sabe la necesidad sobre los espacios y las
dimensiones de los mismos sobre el volumen de paquetes que ingresa al área de
la empresa.
De igual manera no existen zonas para herramientas que se utilizan en la
empresa, claros ejemplos son: los patines, diablitos y tarimas, por lo que es
necesario agregarlo en la restructuración del lay-out delimitando sus límites. Se
corroboró el desorden que muchas veces llega a ser un factor determinante al
momento de la salida de los paquetes.
Por tal motivo se elaboró el diseño del almacén, apegado a las necesidades
que se tiene en la zona, describiendo cada parte del área para que de esta manera
se pueda tener mejor visión sobre él.
A continuación, por medio de una imagen, se presenta el lay-out del
almacén de acuerdo a como se encuentra estructurado actualmente, es importante
hacer la comparación del antes y el después.
28

Lay-Out Actualmente

Figura 7. Lay-Out DYPAQ.

Fuente: Supervisor de operación DYPAQ. (2018)


A continuación, se presenta la descripción de la propuesta de reestructura
del lay-out del almacén, con la respectiva simbología.
Tabla 4. Simbología de la propuesta de lay-out.
Símbolo Descripción
Límite de espacio para la paquetería y mensajería de
las rutas 1, 2, 3, 4, 6 y 7.
Límite de espacio para las rutas Hunucmá, Acanceh,
Progreso, Motul, Izamal, Tekax y Tizimín.
Límite de espacio para los circuitos Chetumal,
Campeche, Ciudad del Carmen, Playa del Carmen,
Villahermosa, Cancún, Candelaria, Escárcega y
Champotón.
Límite de espacio para las zonas auxiliares, entre las
que se encuentran los diablitos, productos de limpieza,
patines y tarimas.
Límite de espacio para las zonas de resguardo como las
devoluciones, incidencias, reexpediciones y
retenciones.
Límite de espacio para la ruta de apoyo.
Límite de espacio para la zona de sorteo, alto valor y
ruta Valladolid.

Fuente: Elaboración propia. (2018)


29
Figura 8. Propuesta de Lay-out.

Fuente: Elaboración propia. (2018)

Propuesta de reestructuración del lay-out del almacén de la empresa Dypaq,


con medidas reales. A continuación, se explica cada parte del almacén.
30

Es importante conocer cómo se encontraría estructurado el almacén de


acuerdo a la nueva propuesta de reestructuración. Para que, al paso del tiempo,
poco a poco, cada uno de los colaboradores se vayan familiarizando con la nueva
estructura del lay-out. Al tener mejores conocimientos, se respetan los límites de
cada ruta, circuito y ruta foránea, con esto le gro evitar que muchas de las
paqueterías que se pierden, ya no se continúe haciendo, como se vio plasmado en
la imagen del nuevo lay-out, ya existen zonas en las cuales ya están asignadas
para las herramientas que antes no había.
El desarrollo del lay-out se elaboró acorde a las necesidades que se
presentan en el almacén del cedi central de Dypaq. Uno de los objetivos que se
pretende lograr con el nuevo diseño del layout es eficientar las entradas y salidas
de los paquetes que embarcan y desembarcan en al área, con la finalidad de lograr
que la operación que se lleva acabo se vea beneficiada y lograr que los paquetes
lleguen a su destino en el menor tiempo posible.
A lo largo de la estadía en la empresa, se pudo observar la falta de
organización y de limpieza que afecta al área, por lo que una de las medidas que
se tomó en cuenta fue la reubicación de los botes de basura, con la finalidad de
tener una mejor distribución de estas y que sea más accesible el que puedan
depositar su basura en los botes correspondientes.
En el centro de distribución de Dypaq, como se hizo mención en anteriores
apartados, operan de dos maneras, en la mañana solo les dan salida a los paquetes
de las rutas y algunas rutas foráneas y, en las noches solo les dan salida a los
circuitos. Por lo que el acomodo de los vehículos juega un papel importante al
momento de eficientar las salidas de los paquetes.
Se propuso, como se vio reflejado en el layout, que por las mañanas se
respete el acomodo del vehículo, una vez que se le haya dado salida a las
paqueterías de las rutas y foráneas, el acomodo de los vehículos puede variar,
debido a que no afecta la operación de las noches.
La organización y el personal son fundamentales para que el diseño del
layout se respete, puesto que si los empleados del área no se apegan a las
funciones que se deben cumplir, no serviría de nada que se haya realizado una
reestructuración de la zona, con la participación de todos los colabores se puede
lograr beneficiar de muchas maneras la operación.
31

Durante los años de operación en el cedi central de la empresa, nunca se


ha llevado a cabo algún tipo de inventario, por lo que a lo largo de su historia ha
presentado muchos problemas con la pérdida de paquetes. En innumerables
ocasiones, son los clientes los que llaman para quejarse que su paquete aún no
ha sido entrega. Al final de todo no logran ubicar el paradero de la paquetería y
la dan como extraviada. Por tal motivo se diseñó el siguiente inventario, con la
finalidad de que, al término de la operación, todos los colaboradores del área
sepan todos los paquetes o mensajerías que les están quedando en el almacén
central de la compañía.
La mejor forma de controlar el stock es mediante inventario permanente,
anotando las entradas y las salidas en el momento que se originan. Además, la
empresa está obligada legalmente a presentar inventario de los bienes
patrimoniales, al menos una vez al año, aunque realice inventarios periódicos y
otros sistemas de control.
“Inventario permanente o << inventario contable >>, es el que se hace para llevar
un control constante de las entradas y las salidas de cada uno de los artículos
(modelo, talla, color, etc.)” (Serrano, 2014, p. 278).
Proceso del Inventario Físico

El inventario físico se hace, mediante inspección ocular y recuento de los


artículos almacenados, anotando el número de unidades, lotes, referencias, etc.,
que existen en el momento del recuento.
El proceso y las pautas a seguir, cuando se hace el inventario físico, se
deben ajustar a una planificación que consiste en realizar previamente las
siguientes operaciones:
 Establecer la época del inventario: para que el recuento coincida con el
período de menor actividad; de esta forma evitamos complicaciones y
disponemos de más personal.
 Informar al personal: sobre la finalidad del inventario y las normas que
se deben seguir.
 Preparar el almacén: para que el recuento se realice en el menor tiempo
posible. La preparación consiste en ordenar los artículos, reuniendo los
que están dispersos en distintas secciones o estantes.
32

 Programar las fechas de trabajo: para reducir al mínimo los


inconvenientes y las posibilidades de error o duplicidad.
 Preparar los impresos o formularios necesarios: para anotar las
cantidades inspeccionadas. El formato de estos documentos o soportes
debe permitir:
1. Detallar los productos, artículos o lotes inventariados por grupos o
categorías, con la descripción de sus características físicas.
2. Indicar referencia o código del artículo, la expresión cuantitativa de
cada mercancía, su descripción y la unidad de medida que se
utiliza (kilos, litros, cajas, pallets, etc.).
3. Reflejar el precio o valor de los materiales inventariados.
Para confeccionar el inventario no existe una norma que imponga un
formato determinado; cada empresa puede elaborar el modelo de impreso que
mejor se adapte a sus necesidades y las características de los productos
almacenados.
Formato
El formato que se utilizará para el inventario permanente, es llamado
“Recuento por sectores”.
Figura 9. Formato de Inventario.

Fuente: Elaboración propia basada en Serrano. (2014)

El documento del inventario por sectores es de doble copia y se utiliza un


impreso para cada estantería, ubicación, contenedor, cajón, etc. Una vez
registrada la mercancía inspeccionada se envía el original al departamento de
admón., y la copia se pega en el estante para evitar duplicaciones.
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CAPÍTULO 3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.


3.1 Conclusión

La finalidad principal de la elaboración de la presente tesina era lograr


delimitar los procesos de entrada y salida de los paquetes que están en curso en
el cedi central de Dypaq, logrando eficientar su estadía y darle respuesta
inmediata al cliente. Con el rediseño del layout, se obtuvo que la propuesta es
viable, de acuerdo a los estudios que se realizaron con la supervisora de
procesos, el almacén central de Dypaq presentaba muchas fallas y requería de
una estructura nueva, por lo que se optó con reestructurar todo el almacén, se
obtuvo que la propuesta fuera aceptada por parte del gerente de operación.
Durante la permanencia en la empresa, se realizaron diversas juntas con la
finalidad de presentar avances del proyecto generado, el diseño de la
reestructura del layout fue analizado para eficientar los tiempos de todo el
proceso operativo del área y con ello lograr que los paquetes que embarcan y
desembarcan, tengan un flujo operativo ágil y, se espera ayude a los tiempos de
entrega.
Al contar con un nuevo diseño del almacén se logra delimitar y clasificar
las entradas, puesto que hay más orden y todo se encontraría señalizado con el
objetivo de poder detectar la zona de una ruta, circuito y ruta foránea, de manera
rápida.
Al ingresar a la empresa, se pudo verificar que los motivos de
devoluciones que realizaban los clientes sobre la paquetería, era un desastre
para Dypaq y en su antiguo layout no contaban con una zona exclusiva para
colocar la paquetería o mensajería que los clientes regresaban. Por tal motivo
se propuso y se anexó como una zona en el layout. Colocar de manera
estratégica los botes de basura en el almacén, traerá consigo beneficios que
ayuden a mantener limpia el área.
Por otra parte, se elaboró la estructura que debe tener el inventario,
logrando detectar los paquetes que están permaneciendo en el área. Aplicar el
inventario en el cedi central de Dypaq traerá múltiples beneficios que los ayudará
a poder darle respuesta al cliente al momento de que ellos presenten una queja.
Conocer las necesidades que presenta Dypaq, sin duda fue detectada de
manera rápida, un factor determinante puede llegar hacer; el tiempo en el que
cada colaborador del almacén se la pasa en la operación y cada uno se
34

encuentra enfocado en sus actividades diarias, por lo que para Dypaq fue un
buen acierto el haber admitido a estudiantes que pudieran ayudarles a detectar
posibles problemas existentes en el área.
Para llevar acabo de manera adecuada todo el proceso operativo del
almacén, se requiere contar con todos los recursos materiales como lo son:
patines, diablitos, tarimas, etc., debido a que actualmente si cuenta con estos,
pero se encuentran en mal estado, llegando a retrasar la operación.
El cedi central de Dypaq siempre ha manejado su sistema de inventario
por medio de Cross Docking sin conocer cuáles son las ventajas que le trae a la
operación. Este sistema de inventario, agiliza los tiempos de entrega, optimiza
las entradas y las salidas, menores costos en cuando al almacenaje de los
paquetes. Los clientes de Dypaq constantemente presentan quejas porque su
paquetería no ha sido entregada al destinatario, ocasionando la insatisfacción
del cliente, por tal motivo se corroboró que los paquetes no son clasificas debido
a la falta de organización que existe en el área. El implementar la metodología
de la 5’S ayudará a que el almacén de Dypaq tenga mayor organización y
limpieza, los colaboradores del área sentirán mejor el ambiente laboral.
El proceso operativo del almacén de no ser efectuado de manera correcta
afecta drásticamente a otras áreas de la empresa, llegando a retrasar las
actividades cotidianas.
3.2 Recomendación

En el área de almacén hace falta el trabajo en equipo, dado que, si no se


coordinan, el proceso operativo se ve afectado, les hace falta motivación, que
demuestren las ganas de trabajar.
La comunicación en el área de almacén es fundamental, por tal motivo se
recomienda que todos convivan con la finalidad de que al momento de trabajar
todos cumplan con las actividades que les corresponda, cruzando información
de un lado a otro, para lograr que los paquetes que ingresen al almacén lleguen
a tiempo a los clientes, y si en dado caso se extravía uno la comunicación entre
todos hará que sea más fácil de detectar el paradero de la paquetería.
Al momento del ingreso de un nuevo trabajador, es importante que reciba
una capacitación acerca del cargo que tendrá, con la finalidad de que conozca
sus actividades cotidianas que deberá cumplir al paso del tiempo, y es
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fundamental que se cumpla con lo que se establece en las guías de los


trabajadores.
Es importante que al momento de aplicar la reestructuración del layout
sobre el diseño del almacén, se respete tal cual fue elaborado las indicaciones,
los límites de cada ruta, circuito y ruta foránea, entre otros aspectos, con la
finalidad de lograr mejorar y agilizar todo el proceso operativo del área.
Es sustancial que de igual manera analicen los espacios que no están
siendo utilizados y que pueden ser ocupados. Un ejemplo claro es una jaula que
se tiene estructurado dentro de almacén, pero no tiene ninguna finalidad y solo
le está restando espacio al almacén.
De igual manera, para que el inventario sea llevado a cabo de manera
correcta, se espera que se sigan todos los procesos por los cuales se debe
atravesar para poder tener un inventario exitoso. Es muy importante que los
encargados de realizar el inventario siempre se estén comunicando y pasando
información sobre la paquetería que embarca y desembarca en el área.
Se recomienda que por lo menos cada determinado tiempo, se realicen
cursos con el objetivo de mantener informados a sus empleados sobre posibles
cambios que pueden suceder en el área. Capacitarlos y darles a conocer sobre
la metodología de las 5’S es fundamental, puesto que de esta forma tendrán
mejores conocimientos de cómo se debe estar aplicando y los beneficios que les
traerá tanto a la organización como a los mismos empleados, haciendo más fácil
el trabajo y el ambiente laboral.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS

Aparicio, J. G. (2013). Gestión logística y comercial (Primera ed.). Madrid, España:


McGraw-Hill Interamericana de España, S.L.

Cortes, J. Z. (2014). Fundamentos de la gestión de inventarios. Medellín, Colombia:


Centro Editorial Esumer.

DYPAQ. (s.f.). Cobertura, ¿Dónde estamos ubicados? Recuperado el 25 de Junio


de 2018, de Dypaq: http://www.dypaq.com/

DYPAQ. (s.f.). Nosotros, Misión y Visión. Recuperado el 25 de Junio de 2018, de


Dypaq: http://www.dypaq.com/

Iglesias, A. (15 de Octubre de 2012). Manual de Gestión de Almacén. Recuperado


el 29 de Mayo de 2018, de PDF:
https://logispyme.files.wordpress.com/2012/10/manual-de-gestic3b3n-de-
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Recuperado el 24 de Julio de 2018, de ISOTools:
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utilizar/

López Roldán, P., & Fachelli, S. (Febrero de 2015). Metodología de la investigación


social cuantitativa. Recuperado el 27 de Agosto de 2018, de PDF:
https://ddd.uab.cat/pub/caplli/2016/163567/metinvsoccua_a2016_cap2-
3.pdf

López, B. S. (2016). Metodología de las 5S. Recuperado el 30 de Mayo de 2018,


de Ingenieriaindustrialonline.com:
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/gestion-y-control-de-calidad/metodologia-de-las-5s/

Serrano, M. J. (2014). Logística de almacenamiento. España: Paraninfo.

USAID . (2011). Manual de logística; Guía práctica para la gerencia de cadenas de


suministros de productos de salud. Recuperado el 30 de Mayo de 2018, de
PDF: http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s20211es/s20211es.pdf
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ANEXOS

Anexo A. Graficas de resultados de la encuesta aplicada.


Es importante señalar que solo fueron graficadas las preguntas que tenían
opción múltiple.

3. ¿Considera que el sistema de distribución Cross Docking tiene ventajas y


desventajas para el área de almacén?
5

Encuestados
3

Si 5 2
No 0
Total 5 1

0
Si No
Variable

4. ¿Piensa que las devoluciones que realiza el operador de ruta hacia el almacén
están siendo clasificadas sobre los motivos por los que está regresando al cedi?

4
Encuestados

3
Si 3
No 2 2
Total 5 1

0
Si No
Variables

6. ¿Considera que si el proceso operativo del almacén no se ejecuta de manera


correcta repercutiría a las demás áreas de la empresa?
5

4
Encuestados

3
Si 5 2
No 0 1
Total 5
0
Si No
Variables
38

7. ¿Cree que los inventarios son importantes?


5

Encuestados
3

Si 5 2
No 0
Total 5 1

0
Si No
Variables

8. ¿En el almacén de la empresa se realiza el inventario diario?


5

3
Si 1
No 4 2
Total 5
1

0
Si No

9. ¿Ha aportado conocimientos al proceso operativo del almacén?


5

4
Encuestados

Si 2
2
No 3
Total 5 1

0
Si No
Variables

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