2 SISTEMAS DE GESTIÓN EMPRESARIAL

Históricamente, las compañías han creado islas de información, varios sistemas

que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas
diferentes están integrados entre sí y algunas veces no. En ocasiones están fuertemente
enlazados y en otras no tienen vínculos fuertes. Todos estos sistemas, que en su mayoría
son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de
hacerlo, la mayoría de las veces en una forma redundante, es en ocasiones mayor que el
de implementar otro sistema nuevo. La mayoría de las compañías fracasan al
implementar los Sistemas de Gestión Empresarial porque esperan beneficios financieros
diferentes a los que el paquete ofrece propiamente y en otras ocasiones tratan de
implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de
sus necesidades.

2.1 INTRODUCCIÓN
El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés, integra todos los
procesos relevantes de una empresa. Todas las transacciones quedan registradas desde
su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en línea toda la
información relevante para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que
se pueden alcanzar con la implementación de un Sistema de Gestión Empresarial
existen: Control de la operación, eficiencia administrativa, productividad, servicio a
clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de
decisiones, preparación para e-business, etc.

Un Sistema de Gestión Empresarial es un sistema de información integral que

soporta los procesos y la administración de recursos de una organización. El sistema
consta de varias aplicaciones cuya integración facilita la administración de la cadena de
suministro y las operaciones del día a día.

2.2 IMPLEMENTACIÓN DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

2.2.1 PREPARATIVOS A LA IMPLEMENTACIÓN

Un proyecto de implementación de un sistema de ERP es usualmente largo y

complejo ya que envuelve el desarrollo de un nuevo sistema de información, junto con
el rediseño de los esquemas de trabajo. En la mayoría de los casos es el proyecto de
tecnología más grande y trascendente de la empresa. El proyecto es por definición de
alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable
de desarrollo y una programación reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable
un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organización como de la organización al
sistema.

Una empresa que use una metodología bien definida para la implementación de
un Sistema de Gestión Empresarial, desde la etapa de selección hasta la etapa de
operación, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementación sea un éxito.
2.2.2 CARACTERÍSTICAS DE UN DESARROLLO DE IMPLEMENTACIÓN

Algunas de las características de una implantación metódica de un Sistema de

Gestión Empresarial en una empresa son:

• Complejidad. Un sistema de ERP es unos de los sistemas más complejos en

la actualidad dentro de la categoría de sistemas de información. Incluye una
amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos
organizacionales. Debido a esto, una de las tareas más importantes en el
comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema,
para poder hacer que toda la implementación gire en torno a estos límites
previamente definidos.
• Flexibilidad. Es particularmente importante en la estrategia del sistema, ya
que la empresa estará interesada en una implementación realizada a su
medida para poder aprovechar y crear ventajas competitivas.
• Alcance de la aplicación. La implementación de un nuevo sistema de ERP
debe ofrecer una solución única que incluya todas las áreas de la compañía.
• Infraestructura tecnológica. Un sistema de ERP debe estar basado en una
tecnología avanzada. En la mayoría de las empresas, la migración al nuevo
sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad
incrementa en un grado considerable la inyección de capital y requiere en
algunos casos parar el negocio temporalmente para la implementación. Por
ello esta posibilidad debe ser considerada desde el comienzo del proyecto
de implantación.
• Cambios en los procesos organizacionales. La implementación de un
Sistema de Gestión Empresarial implica un cambio masivo en los procesos
de trabajo y en los flujos de la información de la empresa. Por naturaleza,
introducir cambios es un proceso políticamente difícil que puede disparar la
resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, es recomenbable
incluir, una vez tomada la decisión de la implementación, una campaña de
publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho
de la empresa.
• Intensidad de la relación con el proveedor del sistema. Ésta puede variar
dependiendo del tamaño del sistema que se esté implantando. Pero de
cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa el éxito de
la implantación del sistema, la relación con el diseñador del paquete debe
volverse muy intensa. El éxito del proyecto depende en gran medida de que
ésta sea una buena relación.
• Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el
involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy
importante y que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave
para el éxito del sistema.

2.2.3 COSTO – BENEFICIO

La implementación de un Sistema de Gestión Empresarial en la empresa no es la

etapa final del proceso que garantiza el óptimo funcionamiento de la organización. El
éxito a largo plazo del proyecto se basa en la implementación de un plan de seguimiento
de calidad y un plan de optimización posterior a la implantación. La optimización trae
nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementación del proyecto o que
estaban fuera del alcance, como la expansión del software implementado, hardware para
hacer más eficientes los procesos existentes, etc.

La optimización debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que
se ejecutaron los procesos de la propia implementación. Como regla, debemos seguir
una metodología documentada, que tenga detalles del proyecto, así como fechas
compromiso y responsables de las tareas.

Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimización. Para ello

también se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, la funcionalidad
y el impacto en los procesos actuales del negocio.

El proceso de optimización es una herramienta para alcanzar la eficiencia

organizacional deseada por la empresa. Optimizar no es un sinónimo de fracaso del
sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua.

La decisión de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de

implementación de un Sistema de Gestión Empresarial refleja la disponibilidad de la
administración para cambiar la manera tradicional de operar de la empresa. Las
organizaciones que puedan adoptar y adaptarse a un Sistema de Gestión Empresarial
integral e implementar con éxito toda la inversión asociada al mismo, podrán
aprovechar sus ventajas haciéndose así más competentes en el mercado.

2.2.4 CONCLUSIONES

El procedimiento de implementación cuenta con 6 etapas: definición,

entrenamiento, modelado, configuración, puesta en marcha y optimización. En la
definición se hacen tareas como análisis de requisitos y alcance inicial, firma de
contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitación de
líderes de proyecto para las aplicaciones funcionales y técnicas de software. La etapa de
modelado supone un análisis de la situación actual de la compañía y la definición de la
nueva etapa de trabajo. Durante la configuración se instala el software de acuerdo al
modelo de trabajo y se realizan las pruebas oportunas. La puesta en marcha se encarga
de la revisión del producto final. Por último la optimización trata la mejora continua de
los procesos y el entrenamiento periódico a los usuarios finales.

Los Sistemas de Gestión Empresarial juegan un papel fundamental en las

grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas
importantes han ido creciendo con el paso de los años, adquiriendo diversas compañías
que manejaban pequeños sistemas de gestión, en muchos casos diseñado especialmente
a las necesidades de cada compañía o en muchas otras adquirido como un producto
comercial. De esto modo la empresa que absorbe a las demás debe actualizar todos los
sistemas de gestión, para unificarlos al suyo.

El primer paso crucial en la implementación de un Sistema de Gestión

Empresarial, es el de escoger qué es lo que la empresa debe usar, basado en las
necesidades de la misma. Es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema
muy sofisticado para una pequeña empresa que ni siquiera recuperará la inversión; o
podemos caer en el error de no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de
nuestra compañía y escoger un sistema que se quede corto para nuestras necesidades, y
que después sea necesario ampliar o modificar, y en el peor de los casos eliminar de
nuestra compañía para implementar uno nuevo. Los sistemas en sí no sirven sin un
propósito, y el “Enterprise Resource Planning” no es una excepción. Si el sistema que
queramos implementar no tiene la justificación de un considerable retorno de la
inversión, difícilmente será aceptado por la alta dirección de la empresa.

La implementación de los Sistemas de Gestión Empresarial es uno de los retos

más interesantes a los que se enfrenta una compañía; bien planificado e implementado
puede significar el éxito de la misma.

2.3 LA GESTIÓN DE ALBARANES

La gestión de albaranes es uno de los pilares del control administrativo de la
empresa. Un albarán es un documento que refleja los movimientos de mercancías entre
empresas. Cada entrada o salida de productos de una empresa debe ir acompañada del
correspondiente albarán, donde se especifican los detalles de la operación. Los datos
más comunes que aparecen en un albarán son el número del albarán, la serie, la fecha, el
importe, el tipo de IVA, el código y nombre del cliente, el código y la descripción de los
artículos involucrados en la transacción de mercancía etc. El albarán pues, puede tener
varias líneas si hay más de un artículo que especificar.

Este sistema de trabajo permite a la empresa cada un periodo de tiempo fijado

por ella misma la facturación automática de todos los albaranes correspondientes a ese
periodo, generando así la factura, que es el documento formal de requerimiento de pago
por parte del cliente. Además la gestión de albaranes permite en todo momento conocer
el stock existente en la empresa, con el consiguiente control de pedidos a los
proveedores.

La aplicación implementada en el Proyecto trata la gestión de los albaranes de

una empresa, que es un tema con el que deben lidiar las empresas diariamente. La
aplicación permite la consulta de los albaranes almacenados en la base de datos, así
como su edición y la inserción de otros nuevos. Todo ello con un entorno cómodo e
intuitivo de trabajo, y con unas herramientas de ayuda al usuario, tales como la
búsqueda de clientes, artículos, calendarios, y tratando siempre de presentar la mayor
cantidad de información en pantalla al usuario, de forma ordenada.