PROJECT MANAGEMENT

TALLER DE MS PROJECT
TALLER N°1
 INDICE

1. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 3

2. TEMAS A DESARROLLAR ............................................................................................... 3

3. DESARROLLO DEL TALLER .......................................................................................... 4

3.1. Crear un Proyecto ....................................................................................................................... 4

3.2. Definir Calendario del Proyecto ............................................................................................... 7

3.2.1. Modificar un Calendario Base .............................................................................................. 8
3.2.2. Crear un Calendario Nuevo ................................................................................................. 10
3.2.3. Aplicar un Calendario Base al Proyecto .......................................................................... 14

3.3. Tareas de Proyecto .................................................................................................................. 15

3.3.1. Crear un Calendario para las Tareas ................................................................................ 15
3.3.2. Agregar las Tareas ................................................................................................................ 19
3.3.3. Organizar las tareas en un esquema ................................................................................ 21
3.3.4. Definir la Duración de las Tareas ...................................................................................... 24
3.3.5. Establecer Dependencia de Tareas .................................................................................. 26
3.3.6. Asignar los recursos a las Tareas ..................................................................................... 28
 TALLER N°1
1. OBJETIVOS
El desarrollo del presente taller, busca lograr los siguientes objetivos en el alumno:
 Crear un proyecto en MS Project
 Definir Calendarios
 Trabajar con Tareas

2. TEMAS A DESARROLLAR
El taller desarrolla los siguientes temas:

 Crear un Proyecto
 Definir Calendario del Proyecto
o Modificar un calendario base
o Crear un calendario nuevo
o Aplicar un calendario base al proyecto
 Tareas de Proyecto
o Agregar tareas al proyecto
o Importar tareas desde una hoja de cálculo
o Organizar las tareas en un esquema
3. DESARROLLO DEL TALLER

3.1. Crear un Proyecto

Realizar los siguientes pasos:

a) Inicie el programa
b) En el Menú Inicio haga clic en la opción Nuevo

c) En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione

si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente. Elija la opción
Nuevo.
En este momento se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha de
finalización o de la fecha de inicio del proyecto. (Para un proyecto programado desde la fecha
de finalización, las tareas que no requieran una fecha específica se programarán lo más
tarde posible, en lugar de hacerlo lo más pronto posible).

Cuando ya tenga toda la información continúe con los siguientes pasos.

d) Haga clic en Proyecto – Información del Proyecto

e) Haga clic en Proyecto – Información del Proyecto

Fecha de comienzo: Escriba la fecha de comienzo del proyecto. El programa calculará

automáticamente la fecha de fin.

Programar a Partir de: Escoja si va a utilizar la programación desde el inicio o desde el final
del proyecto

Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro
Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto

Por defecto el programa utilizará la fecha del día que aparece en el cuadro Fecha de Hoy
para iniciar la programación. Si usted desea iniciar desde otra fecha modifíquela.
3.2. Definir Calendario del Proyecto
Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son plantillas de
calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en
general.

Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre
a medio día. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto,
las tareas y los recursos.

Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00
a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana.

24 horas: Está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin
detenerse.

Para modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidades del proyecto.

a) Haga clic en Herramientas – Cambiar Calendario Laboral

Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuáles son los días de descanso
que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto.

Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los
recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.

Aparecerá, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir: si modificará algún
calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.
3.2.1. Modificar un Calendario Base

a) En el cuadro Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea
modificar.

b) Sí solo desea modificar un día: En la casilla Excepciones escriba el nombre con

que identifique el cambio, en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas
donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un día, usted puede escribir la
duración de varios días, semanas o meses.

c) Clic en Detalles. En el cuadro que aparece escriba la información sobre la

excepción

Si usted marca la excepción como un día laborable, inmediatamente se activará la opción

Desde y Hasta. Para escribir la información en este cuadro, haga clic en la casilla donde
desea escribir y presione la tecla F2.
 d) Para terminar clic en aceptar.

e) Si desea modificar un día de la semana: Resalte el día de la semana que desea

cambiar presionado la techa Shift (Mayúsculas) y desplazándose con las fechas.

f) En la pestaña Semanas Laborales escriba el nombre para su identificación.

g) Clic en Detalles.

h) En el siguiente cuadro escriba las características de esta semana y por último de

clic en Aceptar.

En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizo aparece resaltado con
un color diferente según el tipo de información que usted haya ingresado.

En el cuadro de diálogo del calendario, puede observar la convención que utiliza Project para
cada caso.
3.2.2. Crear un Calendario Nuevo

Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario
donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana,
etc.

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:

a) Clic en Herramientas – Opciones

b) Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las condiciones

para el proyecto

c) Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.

d) Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.

e) Haga clic en Crear Calendario

f) En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario

del proyecto.
g) Seleccione la opción Crear nuevo calendario base o active la opción hacer una
copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.

h) Clic en Aceptar

i) En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y

la duración
 j) Clic en Detalles

k) Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes,
domingo) debe dar clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color
diferente al que tenía inicialmente.

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente
es generar los cambios en una sola semana.

l) Clic al botón aceptar de la pantalla de Detalles

m) Clic al botón aceptar de la pantalla Cambiar Calendario

3.2.3. Aplicar un Calendario Base al Proyecto

a) Clic en Proyecto – Información del Proyecto

b) En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará
al proyecto.
c) Clic en Aceptar.
3.3. Tareas de Proyecto

3.3.1. Crear un Calendario para las Tareas

Crear un nuevo calendario calendario llamado “Calendario Dharma Consulting”, para esto
seguir los siguientes pasos:

a) Abra el menú Herramientas – Cambiar calendario Laboral.

b) Haga clic en Crear Calendario

c) En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario

del proyecto.
d) Seleccione la opción Crear nuevo calendario base.

e) Clic en Aceptar

f) En la pestaña Excepciones ingrese los feriados no laborales del año. Para esto
ingrese el nombre e indique la fecha de comienzo y la fecha de fin. Ingrese los
siguientes feriados

 Año Nuevo: 1 de enero 2015 (jueves)

 Semana Santa: 3 y 4 de abril 2015 (jueves y viernes)
 Día del Trabajo: 1 de mayo 2015 (viernes)
 San Pedro y San Pablo: 29 de junio 2015 (lunes)
 Fiestas Patrias: 28 y 29 de julio 2015 (martes y miércoles)
 Santa Rosa de Lima: 30 de agosto 2014 (sábado)
 Combate de Angamos: 8 de octubre 2014 (miércoles)
 Día de Todos los Santos: 1 de noviembre 2014 (sábado)
 Inmaculada Concepción: 8 de diciembre 2014 (lunes)
 Navidad: 25 de diciembre 2014 (jueves)
g) En la pestaña Semana laborales seleccione la opción predeterminado y dar clic al
botón Detalles.

h) En la pantalla Detalles cambiar el calendario para los días lunes, martes,

miércoles, jueves y viernes. Para esto ubíquese en el día, seleccione la opción
Establecer día(s) en estos periodos laborales específicos. Ingresar el horario 9:00
a.m. – 01:00 p.m. y 02:00 p.m. – 06:00 p.m.
i) Dar clic al botón Aceptar de la pantalla Detalles y luego dar clic a la pantalla
Cambiar calendario laboral.

j) Para Definir el calendario en el proyecto ir a la opción Proyecto – Información del

Proyecto. En la opción Calendario seleccionar el calendario “Calendario Dharma
Consulting”.
 k) Dar clic al botón Aceptar.

3.3.2. Agregar las Tareas

Agregar las tareas al proyecto. Para esto seguir los siguientes pasos:

a) Ubicarse bajo la columna Nombre e ingresar la tarea “Programa de Capacitación

2018” y luego presionar el botón Enter.

b) Realizar los mismos pasos anteriores para ingresar las siguientes tareas:

 Programa de Capacitación 2018

 Gestión del Proyecto
 Project Charter
 Elaborar Project Charter
 Realizar Reunión de Aprobación
 Difundir Project Charter
 Plan del Proyecto
 Elaborar Plan de Proyecto
 Realizar Reunión de Aprobación
 Difundir Plan de Proyecto
 Reunión de Coordinación
 Reunión de Seguimiento
 Reunión de Seguimiento 1
 Reunión de Seguimiento 2
 Reunión de Seguimiento 3
 Reunión de Seguimiento 4
 Reunión de Seguimiento 5
 Cierre del Proyecto
 Recopilar Documentación del Proyecto
 Realizar Reunión de Cierre
c) El cronograma debe quedar de la siguiente forma.
3.3.3. Organizar las tareas en un esquema

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el
programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la
perspectiva más amplia a la más detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

 Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas.
Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el
proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.
 Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son
tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de
resumen de otras subtareas.

Las tareas deben quedar organizadas de la siguiente forma:

d) La tarea Programa de Capacitación 2018 es la tarea que representa al proyecto,
por tal motivo las demás tareas deben ser sub tareas de esta tarea, para organizar
las tareas de esta forma seleccionar todas las tareas que se encuentran bajo la
primera tarea y aplicar sangría .

e) Seleccionar todas las tareas que se encuentran bajo la tarea Gestión del proyecto
y aplicar sangría (botón verde apuntando a la derecha).
Nota: En caso se hayan equivocado y hayan aplicado sangría a una tarea que no debía,
pueden revertirlo seleccionando dicha tarea y haciendo clic al botón anular sangría .

f) Continuar organizando las tareas hasta que queden organizada de la siguiente

forma.
3.3.4. Definir la Duración de las Tareas

En el momento en que escriba una tarea, Project le asignará una duración estimada de 1
día, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama de Gantt.

Todos los valores del campo Duración que vayan acompañados de un signo de interrogación
se consideran como duraciones estimadas.

Las duraciones pueden ser escritas en:

 Minutos (m o min)
 Horas (h o hr)
 Días (d o dí)
 Semanas (S o sem)
 Meses (me o ms)

Para escribir la duración de las tareas:

a) Muestre el Diagrama de Gantt

b) En el campo duración de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorará
para ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogación para indicar
que es la duración estimada)

c) Pulse Enter.
d) Ingresar la duración de las siguientes tareas:

 Elaborar Project Charter: 2 días

 Realizar Reunión de Aprobación: 1 día
 Difundir Project Charter: 1 día
 Elaborar Plan de Proyecto: 5 días
 Realizar Reunión de Aprobación: 1 día
 Difundir Plan de Proyecto: 1 día
 Reunión de Seguimiento 1: 1 día
 Reunión de Seguimiento 2: 1 día
 Reunión de Seguimiento 3: 1 día
 Reunión de Seguimiento 4: 1 día
 Reunión de Seguimiento 5: 1 día
 Recopilar Documentación del Proyecto: 2 días
 Realizar Reunión de Cierre: 1 día

e) El cronograma deberá quedar de la siguiente forma.

3.3.5. Establecer Dependencia de Tareas

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en
cuenta estas cuatro relaciones:

 Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la
tarea predecesora
 Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la
predecesora.
 Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que
comience la tarea predecesora.
 Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la
tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este
disponible.

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

a) Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en

cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se
observa el efecto de los vínculos).
b) En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.
c) Para definir estas relaciones existen dos métodos: Escribir directamente la
identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la
tarea sucesora y predecesora, luego entrar en el Menú Edición y dar clic en la
opción Vincular Tareas.
d) Ingresar la dependencia de la tarea “Realizar Reunión de Aprobación”, ingresar el
número 4 para indicar que esta tarea depende de la tarea “Elaborar Project
Charter”, presionar el teclado Enter.
e) Ingresar las siguientes dependencias:

 Realizar Reunión de Aprobación: 4

 Difundir Project Charter: 5
 Plan del Proyecto: 3
 Elaborar Plan de Proyecto: 3
 Realizar Reunión de Aprobación: 8
 Difundir Plan de Proyecto: 9
 Reunión de Coordinación: 7
 Reunión de Seguimiento: 7
 Reunión de Seguimiento 1: 7
 Reunión de Seguimiento 2: 13
 Reunión de Seguimiento 3: 14
 Reunión de Seguimiento 4: 15
 Reunión de Seguimiento 5: 16
 Cierre del Proyecto: 11
 Recopilar Documentación del Proyecto: 11
 Realizar Reunión de Cierre: 19

f) El cronograma deberá quedar de la siguiente forma:

3.3.6. Asignar los recursos a las Tareas

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto
están sobreasignados desde el momento de su concepción.

Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben
llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente,
debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos.

Para asignar los recursos primero se deben crear dichos recursos:

a) Clic a la opción Ver – Hoja de Recursos

b) Ingresar los siguientes recursos

 Project Manager
 Cliente
 Patrocinador
c) El cronograma deberá quedar de la siguiente forma

d) Hacer clic a la opción Ver – Diagrama de Gantt

e) Para asignar el recurso a la tarea ubíquese en la columna “Nombres de los
Recursos” de la tarea “Elaborar Project Charter”, seleccione Project Manager. En
caso se requiera ingresar más de un recursos, separarlos por comas “,”.

f) Realice la asignación de recursos de acuerdo a la siguiente lista.

 Elaborar Project Charter: Project Manager

 Realizar Reunión de Aprobación: Project Manager,Cliente
 Difundir Project Charter: Project Manager
 Elaborar Plan de Proyecto: Project Manager
 Realizar Reunión de Aprobación: Project Manager,Cliente
 Difundir Plan de Proyecto: Project Manager
 Reunión de Seguimiento 1: Project Manager,Cliente,Patrocinador
 Reunión de Seguimiento 2: Project Manager,Cliente,Patrocinador
 Reunión de Seguimiento 3: Project Manager,Cliente,Patrocinador
 Reunión de Seguimiento 4: Project Manager,Cliente,Patrocinador
 Reunión de Seguimiento 5: Project Manager,Cliente,Patrocinador
 Recopilar Documentación del Proyecto: Project Manager
 Realizar Reunión de Cierre: Project Manager
g) El cronograma debe quedar de la siguiente forma.