Edición de documentos SIGEC

CÓDIGO:
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA IGDC-001

VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
16/03/2015
INSTRUCTIVO PARA LA EDICIÓN DE DOCUMENTOS PÁGINA
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ÍNDICE
1. GENERALIDADES 2
2. DEFINICIONES 2
3. CONTENIDO 3
3.1 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 4
3.2 ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS 8
3.3 ELABORACIÓN DE MANUALES 9
3.4. ELABORACIÓN DE FORMATOS 11
4. REGISTROS 12
5. CONTROL DE CAMBIO 12
6. ANEXOS 13
Proyectado por Tatiana Martínez Simanca Firma:

Cargo Gestor de Calidad Proceso de Gestión de la Calidad
Revisado y Aprobado Diana Carina Martelo Barrios Firma:

para uso por
Cargo Líder Proceso de Gestión de la Calidad
Revisado y Aprobado Diana Carina Martelo Barrios Firma:
para publicación por
Cargo Coordinador del SIGEC
Una vez descargado o impreso este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio
http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad que ésta es la versión vigente.
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1. GENERALIDADES
A continuación se definen las directrices para elaborar, editar y estructurar los documentos del
Sistema Integral Gestión de la Calidad de la Universidad de Córdoba (SIGEC).
Este instructivo aplica para todos los documentos (Procedimientos, instructivos, manuales y formatos)
internos (impresos y electrónico) que se generan en los diferentes Subsistemas y procesos que
integran el SIGEC.
Para que un documento sea reconocido dentro del sistema debe estar debidamente aprobado por
quien corresponda, en el caso de los procedimientos y manuales son aprobados por el Representante
de la Alta Dirección y los formatos e instructivos son aprobados por el Coordinador del Sistema
Integral de Gestión de la Calidad.
2. DEFINICIONES
Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte.
Documento impreso: Datos que poseen significado y su medio de soporte material es papel.
Documento electrónico: Datos que poseen significado y su medio de soporte es discos y cintas
magnéticas (casete, cinta de vídeo, disquete, disco duro de un ordenador, tarjetas de memoria, entre
otros); y discos ópticos (CD-ROM, DVD, entre otros).
Documentos de Referencia: Son todos los documentos (impreso o electrónicos) de origen interno
y externo de la organización, que sirven de apoyo, para la realización de las actividades del
procedimiento.
Edición: Producción impresa o electrónica de ejemplares de un texto o un documento visual.
Formato: Documento preestablecido (impreso o electrónico) que sirve para consignar datos
generados de una actividad desempeñada, proporcionan evidencia de dicha actividad o presentan los
resultados obtenidos. Una vez diligenciado el formato éste se convierte en registro.
Flujograma de Formato Tabular: También conocido como Flujograma de Formato de Columna o

Panorámico, en el que se presenta en una sola vista (columna) el flujo total de las operaciones,
correspondiendo a cada puesto (cargo responsable de la actividad) o unidad (funcional, dependencia
o proceso) una columna.
Instructivo: Es un documento en el que se describen en forma detallada las actividades que son
inherentes a un proceso y que por su grado de complejidad o por facilidad de comprensión requieren
aclararse, es un documento de tipo opcional en los subsistemas en los que se determine útil su
aplicación.
Manual: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de
la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.
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Procedimiento: Documento que describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar,
desarrollar y concluir una serie de operaciones secuencialmente establecidas en un proceso que da
como resultado final un producto o un servicio.
Procedimiento Documentado: Procedimiento establecido, documentado, implementado y

mantenido.
TRD (Tabla de Retención Documental): Es un listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus
funciones a las cuales se asigna un tiempo de permanencia en cada paso de archivo.
Busca la administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en especial cuando el
periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en el Archivo Central;
esto es, el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos desde que se
termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o conservados en
función de su valor legal, fiscal, contable, administrativo, histórico, científico o cultural, como fuente
para el conocimiento de la trayectoria de la Institución.
3. CONTENIDO
La redacción de los documentos debe ser clara, coherente y corta, omitiendo el uso de jergas,
costumbrismos y en lo posible gerundios. No se aceptan abreviaturas, ni palabras inconclusas.
Todos los documentos, exceptuando los casos especiales de formatos del SIGEC, deben ser
presentados en hoja de tamaño carta con orientación vertical y con los siguientes márgenes:
Superior: 1cm, Inferior: 1cm, Izquierda: 2cm, Derecha: 2cm, encabezado: 1cm y pie de página: 1cm.
El tipo de letra para todos los documentos debe ser Tahoma y el tamaño es 11 a excepción del
encabezado y los pies de páginas.
Los documentos se deben codificar de la siguiente manera:

Primer campo identificación del tipo de documento, Procedimiento (P), Instructivo (I), Formato (F),
Manual (M) y Otros documentos no clasificados anteriormente (O)
Identificación del Proceso: los procesos del SIGEC se codifican de la siguiente forma:
Gestión de Calidad (GDC)
Planeación Institucional (PIN)
Comunicación (COM)
Internacionalización (INT)
Docencia (DOC)
Investigación (INV)
Extensión (EXT)
Gestión de Admisiones y Registro (GAR)
Gestión de Bibliotecas (GDB)
Gestión de Bienestar Institucional (GBI)
Gestión Financiera (GFI)
Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios (GCA)
Gestión y desarrollo del Talento Humano (GRH)
Infraestructura (INF)
Gestión Legal (GLE)
Gestión de Desarrollo Tecnológico (GDT)
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Gestión Documental (GDO)

Seguimiento y Control (MAM)
Unidad Administrativa Especial de Salud (UAES)
Finalmente los tres caracteres numéricos corresponden al consecutivo del documento; se da una
separación entre los caracteres alfabéticos y numéricos, a través de un guión.
Ejemplo: Para un Procedimiento de Planeación es: PPIN-001. Para un Formato es: FPIN-001
Las tablas que se encuentren en el cuerpo del Documento, exceptuando el cuadro de aceptaciones,
deben tener todos los bordes con ancho 1 punto y el encabezado sombreado en color Gris (RGB, Rojo
217, Verde 217, Azul 217) con letra en Negrita sostenida, ejemplo:
Tabla N° 1
3.1 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Para la elaboración de procedimientos se debe llevar el siguiente orden:
PROCEDIMIENTOS
ENCABEZADO
ÍNDICE
APROBACIÓN
PIE DE PÁGINA
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. CONTENIDO
4.1 GENERALIDADES
4.2 POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.FLUJOGRAMA (opcional)
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
7. REGISTROS
8. CONTROL DE CAMBIO
9. ANEXOS
En el caso en que uno de los ítems no lo identifique aplicable dentro de la estructura del documento
se coloca la leyenda No Aplica.
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 Encabezado
Debe ir en todas las hojas del procedimiento. El encabezado debe medir de alto: 3 cm y de Ancho:
17.5 cm, distribuidos de la siguiente forma:
CÓDIGO: Pxxx-
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA 001
VERSIÓN: 00
EMISIÓN:
dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PÁGINA
x de x
El encabezado está conformado por:

Símbolo de la Universidad. El color del logo debe ir en el verde establecido o en color negro.
Nombre de la Institución. Letra Negrita, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 14 en Mayúscula
sostenida.
Nombre del procedimiento. Letra Negrita, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 12 en Mayúscula
sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente.
El Código, la versión, la Emisión, y las páginas, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 9 en Mayúscula
sostenida.
 Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.
 Aprobación: En este cuadro debe ir únicamente en la primera hoja del procedimiento. El tipo de
letra debe ser Tahoma y el tamaño es 11. Se identifica el nombre y el cargo de la persona que
elabora, revisa y aprueba los documentos; evidenciando estas actividades con la firma.
Proyectado por Firma:

Cargo
Revisado y Aprobado para uso por Firma:
Cargo
Revisado y Aprobado para publicación Firma:
por
Cargo
 Pie de Página: Debe ir la leyenda “Una vez descargado o impreso este documento se
considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio
http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-sigec/documentos-calidad que ésta es la
versión vigente.” Debe ir en todas la hojas del procedimiento. El tipo de letra es Tahoma cursiva
de color azul (RGB, Rojo 54, Verde 95, Azul 145) o negro, el tamaño es 9.
 Objetivo: Especificación de manera breve y clara el propósito del procedimiento que se esta
documentando
 Alcance: Definición del ámbito y el campo de aplicación del procedimiento

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 Definiciones: Se explica y aclara siglas y términos necesarios para una mejor comprensión del
texto.
 Contenido:
Generalidades: Se realiza a manera de introducción, en la que se hace referencia a condiciones,

normatividad, antecedentes, contexto o aspectos importantes del procedimiento a documentar.
Políticas de Operación: Son las guías de acción del proceso, de carácter operativo, de
aplicación cotidiana y dan seguridad y confianza para la ejecución de los procedimientos y
actividades. Las políticas de operación se fundamentan en los siguientes criterios:
 Objetivo del proceso.
 Riesgos y Políticas de administración del riesgo.
 Requerimientos y necesidades del Cliente.
 Especificaciones del servicio.
Ejemplos:
Todos los servidores que ingresen al ejercicio de sus funciones, deben recibir la inducción
independiente del tipo de vinculación o actividad a realizar.
Actualizar periódicamente la inscripción de Proveedores
La información generada en la entidad estará disponible para los clientes internos y externos
según solicitud para la toma de decisiones.
Descripción del Procedimiento: Definición y especificación de las actividades de los

procedimientos y sus responsables de ejecutarlas.
Los verbos de las actividades de los procedimientos se redactan en tiempo presente.
Ejemplo:
Forma Correcta Forma Incorrecta
Realiza Realizará
Solicita Solicitará
Se realiza dentro de la siguiente matriz:
Pasos Responsable Descripción

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
1 Cargo a) Xxxxxx
b) Xxxxxx
2 Cargo Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
La columna pasos corresponde al orden lógico del número de actividades que se llevan a cabo en
el procedimiento.
La columna Responsable identifica el cargo o rol de la persona que realiza la actividad.
La columna de Descripción explica la actividad del procedimiento, esta descripción debe ser
concreta y clara. Si una actividad se divide en subactividades se numera en orden alfabético a),
b), c)… de forma sucesiva.
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 Flujograma (opcional): Es una representación gráfica de la secuencia y la interacción de los

pasos del procedimiento, para ello se utilizan una serie de símbolos ya estandarizados. Los
procedimientos se acompañan de flujogramas que se realizan en Formato Tabular. Para la
elaboración de Flujogramas ver anexos
 Documentos de Referencia. Son Documentos generados por otros Procesos u Organizaciones

que pueden ser utilizados como referencias en el procedimiento:
Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que expide la

Norma
Referencia: Normatividad interna o externa que se constituyen en la referencia para la ejecución de

actividades del proceso
Fecha de Emisión: Fecha en la que se produce la expedición del Documento de Referencia
Breve Descripción: Se explica de manera concisa de que trata el Documento de Referencia
Ente que expide la Norma: Proceso u Organización interno o externo que emite el Documento de
Referencia
 Registros: Sección donde se relacionan los registros que se generan en el desarrollo de las
actividades de un procedimiento e instructivo:
Lugar Medio Tiempo

No Código Nombre Responsable de de de Disposición
Archivo Archivo Archivo
No: Ordenador ascendente de dos dígitos en números.

Código: Identificación de los formatos o registros utilizados.
Nombre: Título asignado al respectivo registro.
Responsable: Cargo del responsable del diligenciamiento del registro.
Lugar de Archivo: Sitio donde se guarda o almacena el registro utilizado. Ejemplo: Archivo de
Gestión de la Dependencia y/o Archivo Central.
Medio de Archivo: Forma en que se maneja el registro. Ejemplo: físico, electrónico, entre otros.
Tiempo de Archivo: Tiempo de almacenamiento de los registros. Se puede especificar el tiempo
en el Archivo de Gestión y en el Archivo Central para aquellos registros que apliquen, si es un
registro electrónico se específica el tiempo en el servidor u ordenador en que se almacena este.
Disposición: Especificación de la acción que se sigue con el registro cuando termina el tiempo de
almacenamiento en el Archivo de Gestión o Archivo Central (destrucción, microfilmación, Archivo
Central, entre otros). Cuando la disposición es el Archivo Central, se toma como referencia la
Tabla de Retención Documental – TRD de lo contrario, se aplican los lineamientos definidos por el
Líder del proceso al que corresponde el registro y su Equipo de Mejoramiento, con la participación
del Administrador Documental y el Líder del Proceso de Gestión de la Calidad.
CÓDIGO:
VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
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 Control de Cambios: Específica las mejoras que se han presentado en el procedimientos se

diligencia en el siguiente cuadro. Si se esta elaborado por primera vez el procedimiento este ítem
No aplica
VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
Versión: Se coloca el número de la versión del documento al cual se le esta haciendo las
modificaciones.
Descripción del Cambio: Se mencionan las modificaciones que ocurrieron al cambiar la versión.
Fecha: Se identifica el día, mes y año de la emisión o Aprobación del documento que se está
cambiando.
 Anexos: Son todos aquellos documentos o información necesaria que facilite la comprensión del
procedimiento, como planos, ilustraciones, tablas, entre otros.
3.2 ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS

Los Instructivos que se elaboren deben llevar los siguientes ítem y orden
INSTRUCTIVO
ENCABEZADO
ÍNDICE
APROBACIÓN
PIE DE PÁGINA
1. GENERALIDADES
2. DEFINICIONES
3. CONTENIDO
4. REGISTROS
5. CONTROL DE CAMBIOS
6. ANEXOS
 Encabezado
CÓDIGO:
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA IXXX-001
VERSIÓN: 00
EMISIÓN:
dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL INSTRUCTIVO PÁGINA
x de x
CÓDIGO:
VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
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sostenida.
Nombre del Instructivo. Letra Negrita, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 12 en Mayúscula
sostenida. Sí el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente.
sostenida.
 Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.
 Aprobación. Ver 3.1 Elaboración de Procedimientos – Aprobación
 Pie de Página. Como pie de página debe ir la leyenda ¨ Una vez descargado o impreso
este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio
versión vigente. ¨ Debe ir en todas la hojas del procedimiento. El tipo de letra es tahoma cursiva
 Generalidades: En esta sección se establece el propósito del instructivo, expresando el ámbito y
aplicabilidad de este, de una manera breve, clara y exacta.
 Definiciones. Se explica y aclara siglas y términos necesarios para una mejor comprensión del
texto.
 Contenido: Enumeración y especificación de las instrucciones en forma secuencial, detallada,
concreta y clara.
 Registros. Ver 3.1 Elaboración de Procedimientos - Registros
 Control de Cambios. Ver 3.1 Elaboración de Procedimientos – Control de Cambios
 Anexos. Son todos aquellos documentos o información necesaria que facilite la comprensión del
3.3 ELABORACIÓN DE MANUALES

Los manuales deben seguir la siguiente estructura:
MANUALES
ENCABEZADO
ÍNDICE
APROBACIÓN
PIE DE PÁGINA
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. CONTENIDO
5. CONTROL DE CAMBIOS
6. ANEXOS
CÓDIGO:
VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
16/03/2015
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 Encabezado:
CÓDIGO:
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA MXXX-001
VERSIÓN: 00
EMISIÓN:
dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL MANUAL PÁGINA
x de x

sostenida.
Nombre del manual. Letra Negrita, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí
el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente.
sostenida.
 Índice: Relación de la temática que se desarrolla en el documento con sus respectivas páginas.
 Aprobación. Ver 3.1 Elaboración de Procedimientos – Aprobación
 Pie de Página. Como pie de página debe ir la leyenda ¨ Una vez descargado o impreso
este documento se considerará una copia no controlada, por favor asegúrese en el sitio
versión vigente. ¨ Debe ir en todas la hojas del procedimiento. El tipo de letra es tahoma cursiva
 Objetivo. Especificación de manera breve y clara el propósito del procedimiento que se esta
documentando
 Alcance. Definición del ámbito y el campo de aplicación del Manual.
 Definiciones. Se explica y aclara siglas y términos necesarios para una mejor comprensión del
texto.
 Contenido: Enumeración y especificación de las instrucciones en forma secuencial, detallada,
concreta y clara.
 Control de Cambios: Ver 3.1 Elaboración de Procedimientos – Control de Cambios
 Anexos: Son todos aquellos documentos o información necesaria que facilite la comprensión del
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3.4. ELABORACIÓN DE FORMATOS

Los formatos se pueden presentar en papel tamaño carta, oficio, media Carta o media Oficio; con
orientación horizontal o vertical y siempre se debe considerar 2 cm. en el margen izquierdo para
efectos de archivarlo correctamente (ver Procedimiento Control de registros PGDO-007) y 1 cm. de
margen en el resto de sus lados. Para las hojas en posición horizontal se debe ajustar el encabezado
dependiendo la configuración de la hoja, teniendo en cuenta los márgenes ya establecidos.
Los formatos deben incluir las instrucciones necesarias cuando se amerite en forma de comentarios.
 Encabezado
La columna del símbolo de la Universidad debe medir 2.66 cm ancho, la columna donde está el
nombre de la Universidad debe medir 12.1 cm de ancho y la columna del código 2.74 cm de Ancho.
Los bordes de la tabla deben ser de color negro (RGB Rojo 0, Verde 0, Azul 0) y de Ancho: 1 pto.
CÓDIGO:
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA FXXX-001
VERSIÓN: 00
EMISIÓN:
dd/mm/aaaa
NOMBRE DEL FORMATO PÁGINA
x de x

sostenida.
Nombre del formato. Letra Negrita, fuente: Benguiat Bk BT, tamaño 12 en Mayúscula sostenida. Sí
el contenido se excede en dos líneas, se permite bajar el punto de la Fuente.
sostenida.
 Cuerpo: Contiene la información específica según las necesidades del usuario y el proceso en que
interviene este.
 Pie de Página: Como pie de página debe ir la leyenda: “Si usted ha accedido a este formato a
través de un medio diferente al sitio http://www.unicordoba.edu.co/index.php/documentos-
sigec/documentos-calidad asegúrese que ésta es la versión vigente” Debe ir en todas la hojas del
procedimiento. El tipo de letra es tahoma cursiva de color azul (RGB, Rojo 54, Verde 95, Azul
145), el tamaño es 10.
Nota: Los formatos que corresponden a registros originados por los diferentes software del Sistema
de Información de la Institución que le aplican a los Procesos mantienen la estructura definida en la
etapa del diseño del respectivo software, sin que tengan que modificarse a los establecidos en este
numeral.
CÓDIGO:
VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
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4. REGISTROS.
Lugar de Medio de Tiempo de

No Código Nombre Responsable Disposición
Archivo Archivo Archivo
No
Aplica
5. CONTROL DE CAMBIO
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
No
Eliminación del tipo de documento de registros. Eliminación de las imágenes
en el documento.
10 de Febrero
1 Inclusión de anexos.
2006
La forma de describir las instrucciones para elaborar, editar y estructurar los
documentos internos del SGC.
Inclusión de los nuevos procesos y la definición de los códigos de estos.
2 En los procedimientos se deben definir las políticas de operación.
El Flujograma en los procedimientos es opcional.
Sustitución de la expresión Sistema Gestión de Calidad de la Universidad de
Córdoba (SGC) por Sistema Integrado Gestión de la Calidad de la
Universidad de Córdoba (SIGEC).
Eliminación del Proceso de Atención al Usuario (AUS) del SIGEC
3 Se reemplazó Jefe de la oficina de Aseguramiento de la Calidad por Líder del 25/09/2008.
Proceso de Gestión de la Calidad, y Comité de Calidad del Proceso por
Equipo de Mejoramiento del Proceso.
En el Encabezado de los formatos se descartó, como condición mínima, que
debe contener el NIT de la Universidad.
Se identifica en Generalidades quien aprueba los documentos del SIGEC.
Se eliminan las definiciones de Ámbito y Rol.
Se específica en mayor medida cómo debe hacerse un encabezado para
4 13/09/2010.
cada documento.
Se agrega como pie de página una leyenda para evitar los Documentos
Obsoletos.
5 Los instructivos los aprueba el coordinador del SIGEC. 01/02/2011.
Cambio en el sitio web donde se encuentra el repositorio documental del
6 22/10/2014.
SIGEC.
Cambio en la instrucción sobre Aprobación en el apartado 3.1 de Elaboración
de Procedimientos, así: “Elaborado por” se denominará “Proyectado por”;
7 05/03/2015.
“Revisado por” se denominará “Revisado y Aprobado para uso por” y
Aprobado por se denominará “Revisado y Aprobado para publicación por”
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6. ANEXOS
ANEXO A: SIMBOLOGÍA PARA ELABORAR FLUJOGRAMAS
SÍMBOLO REPRESENTA SÍMBOLO REPRESENTA

Terminal. Indica el inicio o Documento. Representa
la terminación del flujo, cualquier tipo de documento
puede ser acción o lugar; que entra, se utilice, se
además se usa para indicar genere o salga del
una unidad. procedimiento
Operación. Representa la Conector. Representa una
realización de una operación conexión o enlace de una
o actividad relativas a un parte del diagrama de flujo
procedimiento. con otra parte lejana del
mismo.
Decisión o alternativa. Conector de página.
Indica un punto dentro del Representa una conexión o
flujo en que son posibles enlace con otra hoja diferente,
varios caminos o en la que continúa el diagrama
alternativos. de flujo.
Nota aclaratoria. No Entrada o salida desde o

forma parte del diagrama de hacía un proceso externo,
flujo, es un elemento que se representa las entradas o
adiciona a una operación o salidas. Resultantes de la
actividad para dar una interacción con un proceso
explicación. externo diferente a los
definidos por la organización.
Copias múltiples: cuando Dirección de flujo: Conecta
existe mas de una copia de los símbolos señalados en el
un documento se señala con orden que se deben realizar
una „O‟ el original y se las distintas operaciones
enumeran las demás copias,
señalando sus destinos
Procedimiento
Archivo. Representa un
Predefinido: Representa
archivo común y corriente de
un proceso o Procedimiento
oficina.
predefinido, documentado y
estandarizado, el cual
cuenta con un flujograma
propio
CÓDIGO:
VERSIÓN: 08
EMISIÓN:
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ANEXO B: RECOMENDACIONES PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO.
 Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo Terminal

 Las líneas entre los símbolos, indican el sentido del flujo.
 La descripción se inicia con un verbo conjugado en tercera persona del singular y tiempo
presente: inicia, elabora, presenta, revisa, almacena, archiva, consulta, turna, se coloca dentro del
símbolo.
 Al final de algún paso, cuando sea necesario, se puede hacer alguna indicación u observación
como complemento del mismo, y también describir el destino de los originales y copias de los
formatos utilizados.
 Las actividades deben diagramarse de tal forma que se logre una adecuada distribución y simetría
de los símbolos utilizados.
 Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.
 El símbolo de la actividad en el diagrama de flujo, contendrá los datos asentados en la descripción
del procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos. Inicia con un verbo conjugado en
presente de la tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, entre otros.
 La unión entre símbolos se representará con líneas rectas, horizontales y verticales o la
combinación de ambas, evitando su cruce, con excepción de los conectores, que podrán entrar en
cualquier parte del procedimiento.
 El símbolo de decisión podrá tener hasta tres líneas de salida: considerando que la línea de
entrada se ubicará en la parte superior del símbolo, las salidas de éste podrán ser por el vértice
inferior, el izquierdo o el derecho.
 La diagramación de los procedimientos deberá iniciarse en la parte superior central de la primera
columna, el trazo inicia de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia la derecha.
 El símbolo de documento debe contener el nombre del formato que se esté usando, en forma
completa, abreviado, o indicado con sus iniciales cuando se componga de tres o más palabras.

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CÓDIGO:

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA IGDC-001

Proyectado por Tatiana Martínez Simanca Firma:

Revisado y Aprobado Diana Carina Martelo Barrios Firma:

Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte.

Edición: Producción impresa o electrónica de ejemplares de un texto o un documento visual.

Flujograma de Formato Tabular: También conocido como Flujograma de Formato de Columna o

Procedimiento Documentado: Procedimiento establecido, documentado, implementado y

TRD (Tabla de Retención Documental): Es un listado de series y sus correspondientes tipos

Los documentos se deben codificar de la siguiente manera:

Gestión Documental (GDO)

3.1 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Para la elaboración de procedimientos se debe llevar el siguiente orden:

El encabezado está conformado por:

Proyectado por Firma:

 Alcance: Definición del ámbito y el campo de aplicación del procedimiento

Generalidades: Se realiza a manera de introducción, en la que se hace referencia a condiciones,

Descripción del Procedimiento: Definición y especificación de las actividades de los

Se realiza dentro de la siguiente matriz:

Pasos Responsable Descripción

 Flujograma (opcional): Es una representación gráfica de la secuencia y la interacción de los

 Documentos de Referencia. Son Documentos generados por otros Procesos u Organizaciones

Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción Ente que expide la

Referencia: Normatividad interna o externa que se constituyen en la referencia para la ejecución de

Lugar Medio Tiempo

No: Ordenador ascendente de dos dígitos en números.

 Control de Cambios: Específica las mejoras que se han presentado en el procedimientos se

VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

3.2 ELABORACIÓN DE INSTRUCTIVOS

El encabezado está conformado por:

3.3 ELABORACIÓN DE MANUALES

El encabezado está conformado por:

3.4. ELABORACIÓN DE FORMATOS

El encabezado está conformado por:

Lugar de Medio de Tiempo de

ANEXO A: SIMBOLOGÍA PARA ELABORAR FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO REPRESENTA SÍMBOLO REPRESENTA

Nota aclaratoria. No Entrada o salida desde o

ANEXO B: RECOMENDACIONES PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO.

 Un diagrama de flujo siempre inicia y termina con el símbolo Terminal

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