ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Ministerio de Gobierno Manual de Seleccién Documental Manuel Vazquez 2a. Edicién Actualizada 1992 ‘COMISION V CENTENARIO ‘COLOMBIA, Santafé de Bogota Colombia 1992 , BIBLIOTECA PERSONAL Suan Dan owe > jDIRECCION GENERAL Jorge Palacios Preciado DIRECCION EDITORIAL Gladys M. de De La Cuadra INVESTIGACION DEL TEMA Prof. Manuel Vazquez ~ PREPARACION EDITORIAL Soporte Editorial IMPRESION. Editorial Presencia PUBLICACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DELA NACION Este Manual de Seleccién Documental se publica mediante autorizacién especial del Profesor MANUEL VAZQUEZ al Archivo General de la Nacion, (©1992, Archivo General dela Nacién ISBN 958-9298.01X Santafé de Bogoté, D.C. Colombia SUMARIO Presentacién dela segunda edicion Préloge dela primera edicion Introduccion Primera Parte: TEMAS INTRODUCTORIOS Capitulo 1. slicito eminar documentos eremplazables parala Investigacionistéricat 1 Consideracion logica 1.2 Consideracion archivitica 13 Conclusion Capitulo 2, Ubicacion dela seleccion 2.1 Quéeslaseleccion 2°2 Relacién con ots especiaidades 233 Seleccién y Patrimonio Documental 2/4Selecci6n y setemas Integrados de Archivos Capitulo 3. lcci vital delos documentos 3.1 Inroduccién 3.2 Detnicign de vigencla 33 Fsquema del ciclo vital a partir deta vigencia 3.4 Momento de planiicacia dal tipo documental 35 Latramitacin 3.6Momento de vigencia 3.7 Momento de Plazo Precaucional 3.BFase Permanente o Histériea Capitulo 4, Programa de Seleccién Documental “4.1 Objetivos del Programa 42.Cémono debe hacerse la Seeccién 43 Lasolucién propuesta| Capitulo 5. Terminologia 5:1 Documento 53.2 Clasficaciones del Documento queinteresan en Seleccién Documental 5 Archwvalay Colecciones 5. Archivos-ArchiveIntermedio Segunda Parte: ESTUDIO DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS Capitulo 6. El valorinmediatoo primario 6 Introduccion 6.2 Eequema de los valores de un documento 6.3 Definiciones del valor inmedatoo primario 6.8 Aspectos de valor primario 655 Laevaluacion de a warmtaci6n 6.6 Laevaluacton dela vigencia a x xi 45 46 46 7 2 36,7 Laevaluacién del pazo precaucional 6.8Darde bajay desafectar Capitulo 7. El valor mediato 0 secundario 7.1 Defnicién del valor mediato 7.2Clasiicacién dal valor mediato 7.3 Objetivar de conservar documentos de valor secundavio 7ALossectores dela realdad Capitulo 8. I valor mediato predecible evidencial 8.1 Defiriciones '8.2Exquoma del valor mediatopredecible o evidencial £83 Método de seleccién delos documentos por valor predecible ‘Capitulo 9. Documentos devalorpredecible de insttucionesestatales 9.1 Documentos sobre el origen de insttuclonesestatales 9.2 Documentos sobre el desarrollo deinsttucionesestatales 9.3 Documentos sobre desaparicion de insitucionesestatales Capitulo 10, Documentos de valor predecible de los demas sectotes dela realidad 10.1 Sector comunidades 10.2 Sector personas fisicas 10.3 Sectorlugares geogticos 10.4 Sector insttuclones no estatales 10:5 Sector abrasinmuebles 106 Sector objetos atificiales 10,7 Sector objetos de boratorio. Capitulo 11, Elvalor mediate no predecible 11.1 Defniciones 11.2 Esquema del valor mediato no predecible 111.3 Explicacin del triode impartancla 11.4 Chitero de importancia y polos de interés 111.5 Criteriodeimportanciay valor sentimental 1116 Explicaci del criterio de muestra complementaria 117 Emuestreo tulo 12, Documentos de valor NO predecible referidoa personas fisicas 12.1 Introduccion 122 Los archivos personales 123 Cémo seleccionar documentos de personalidades destacadas 12. Método deseleccionar documentos de valor no predecible reeridos a personas no destacadas 12.5 Lstados de personas 126 Seleccién yconfidencialidad Capitulo 13, Documentos de valor no predecibleeferidos a los demas sectores del realidad 153.1 Sectorinsltucionesestatales ynoestatales 13.2Sector comunidades wl sr 53 55 55 55 56 7 64 6 65 101 105 105, 107 13.3 Sectorlugaresgeogrsficos 13.4Sector obras inmucbles 13.5 Sector objetos articles 13.6 Sector objetos delaboratovio Tercera Parte: TECNICAS ESPECIFICAS PARALA 'SELECCION DOCUMENTAL Capitulo 14, Seleccién de documentos e informacion repetidos 14. Intreduccion 14.2 Esquema dela repetiiin de documentos einformacién 143 Documenta original 144 Documento copia 145 Document borrador 146 Ambito de dupicacion 147 Tratamiento selectivo delos documentos repetdos 14.8 Tratamiento selectvo de documentos de archivo ya informaciin se encuentran otros documentos Capitulo 15, La Comision Evaluadora 15.1 Quéery para quésirve 1522 Trabajo.en das etapas 133 Elarchivera yl Comisién Fvaluadora 15:4 La Comision Evaluadoray et ambito de apicacion 15:5 Recomendaciones para que a Comision Fvaluadora sea eiciente 18% Documentos que produce la Comision Evaluacora| 157 Una nueva trea de ks comisiones evaluadoras 15.8 Larevaluacion que propone Leonard Rapport Capitulo 16 La Tabla de Retoncin y Destin Final "6.1 Definicion de Tabla de Retencién y Destino Final 162 Explicacion dela defiicién 163 Clasfcacin dela tablas de retenci6n 464 Aspectos pricicos para redactar una tabla de retencion y destino final Capitulo 17, Ora tcnicas parala Seleccién documental 17.1 Laevaluacién por series 17.2 a antigiedad coma factor deseleccion documental 173 Microflmacioa y Seleccibn Documental 174 Elcomputador la selecci6n documenta 17.5 Métodos de destruccion de documentos en soporte papel [Apéndice. Aportes para una historia de la Seleccign Documental Bibliografia Notas 108 108 109 no 14 na ns ns ne 7 19 19 12 126 126 16 7 7 128 129 131 132 135 135 135 136 137 144 14a 159 Cérdoba, 7 de enerode 1992 ww