PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE DE SEGURIDAD SOCIAL A TRAVÉS DEL

PORTAL INTEGRADO PARA EL CONTROL DE ACCESO AL TERMINAL (PICAT)

1. OBJETIVO

Ofrecer a la comunidad portuaria una plataforma para el cargue electrónico de la Planilla

Integral de seguridad Social y automatizar el proceso de autorización de ingreso de
personas al Terminal.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las empresas que prestan servicio de operación
portuaria al interior del terminal concesionada a la SPRBUN.

3. DESCRIPCIÓN

Se desarrolló una aplicación Web la cual soporte la gestión de archivos planos

relacionados con la información de la planilla única de pagos. La aplicación web cuenta
con un repositorio de datos en el cual será almacenada la información cargada por los
usuarios de las empresas. El proceso de carga de archivos generara reportes y
notificaciones hacia los usuarios externos y operadores administrativos y operativos de la
SPRBUN.

4. REQUERIMIENTOS PARA SU ACCESO

Los requerimientos mínimos que deben tener las empresas para el acceso a la aplicación
son:

 Conexión a Internet
 Navegador de internet (Internet Explorer, Mozilla, google chrome...)
 Habilitar en el navegador las ventanas emergentes (pop ups)
 Tener usuario autorizado por el Gerente de la empresa y habilitado en el sistema por la
SPRBUN para la conexión.

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5. PROCEDIMIENTO

 Establecer conexión a Internet

 Abrir el Explorador o navegador de Internet
 Entrar a la dirección a través del link: http://www.sprbun.com/picat/ O por las opciones
www.sprbun.com/ + Portal de Acceso al Terminal

 Registrar usuario y contraseña suministrada por SPRBUN dar clic en Ingresar

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5.1 EQUIPOS Y VEHICULOS

Funcionalidad que permite que las compañías registradas en PICAT administren la información
básica de los equipos y vehículos que están asociados a su NIT.

5.1.1 Registro de equipo / vehículo

 Para acceder a la administración de los vehículos se debe acceder al menú

"Equipos/Vehículos" en la opción "Registro de equipo/Vehículo":

 Abrirá una pantalla donde el usuario podrá visualizar las siguientes información:

 Ver mis equipos: Podrá visualizar los equipos registrados a su NIT.

 Datos básicos: le permitirá visualizar los datos básicos de un equipo existente,
también es el punto de inicio para la creación de un equipo
 Certificados: Muestra los certificados asociados a un vehículo
 Documentos: Muestra los documentos asociados a un vehículo.

 Creación de un Vehículo nuevo: Dar Clic en datos básicos para ver una pantalla como
la siguiente:

 Seleccione tipo de equipo y marca.

 Digite la identificación (placa)
 Digite la identificación interna (serial del equipo si lo tiene)

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 Numero del remolque para equipo o modelo de vehículo

 Fecha de vencimiento del SOAT.
 Seleccione un archivo de imagen con la foto del equipo o vehículo

 La apariencia de la pantalla debe ser similar a la siguiente imagen:

 Haga clic en el botón Grabar

 El navegador le informara el progreso del proceso de carga de la imagen y

grabación del archivo

 El sistema informará que el registro fue grabado con éxito:

 Se actualizará la lista del botón MIS EQUIPOS

 Para continuar actualizando los datos de un equipo o bien para modificar datos que
actualmente existan se hace clic en la palabra "SELECCIONAR" y el sistema lo ubicará

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en los datos básicos y podrá navegar en las opciones certificados y documentos

asociados a ese equipo.

 Certificados: Selecciona la empresa clasificadora, el tipo de certificación y dar clic en el

botón guardar, el sistema solo le permite almacenar una certificación por cada equipo.

 Documentos: El sistema le permitirá cargar la imagen de los documentos que la

SPRBUN haya parametrizado para sus clientes.

 El usuario debe seleccionar archivo y hacer clic en cargar archivo

 El sistema informa el avance de la grabación y el resultado exitoso.

5.2 PLANILLA PILA

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5.2.1 Cargar Planilla

 Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y escoger opción Planillas PILA /
Cargar Planilla

 Seleccionar el operador con el que trasmitió el archivo al Ministerio de Protección

Social

 Escribir el No. Referencia pago /No. De Planilla con el que proceso el archivo en el
Operador de Información.

 Seleccionar el archivo a cargar

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 Seleccionar el archivo PDF a cargar

 Dar clic en el botón Guardar

 El sistema notificara por pantalla y correo electrónico el resulto del cargue de

archivo.

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5.2.2 Cargar Planilla Manual

 Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA
/ Crear planilla manual

 Ingresar en el campo Código de planilla el No. Referencia pago /No. De Planilla y

seleccionar el operador con el que trasmitió el archivo.

 Escribir el periodo que se va a crear iniciando con año – mes

 Seleccionar el archivo PDF a cargar

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 Dar clic en el botón Guardar

5.2.3 Detalle Planilla Manual

 Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA
/ Detalle planilla manual

 Seleccionar la planilla con la que creó la planilla manual.

 Al seleccionar la planilla el sistema le mostrará el total de registros que tiene la

planilla.
 Habilitará los campos para que ingrese un nuevo registro

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 Modificar un dato hacer clic en el campo seleccionar en las grillas

 Dar clic en Guardar

5.2.4 Reportes de Planilla cargadas

 Para acceder a la carga se debe acceder al Menú y seleccionar la opción Planillas PILA /
Reporte

 Los usuarios podrán generar y exportar a Excel los siguientes reportes

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 Planillas procesadas
 Detalle de una planilla
 Personas autorizadas y no autorizadas de un periodo
 Consultar toda la información de una cedula en particular

 Generar los detalles de una planilla el usuario debe ingresar el Numero de la planilla y dar
clic en el botón “Ver Planilla”

 Reporte de las personas AUTORIZADAS: el usuario debe ingresar el número del nit de la
empresa, el periodo a validar y dar clic en el botón “ver autorizados”.

 Exportar los datos en Excel dar clic en el botón “Exportar”

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 Se habilitara un archivo en Excel en la parte inferior de la página, dar clic en el archivo.

 Reporte de las personas NO AUTORIZADAS: el usuario debe ingresar el número del nit de
la empresa, el periodo a validar y dar clic en el botón “ver NO autorizados”.

 Exportar los datos en Excel dar clic en el botón “Exportar”

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 Se habilitara un archivo en Excel en la parte inferior de la página, dar clic en el archivo.

 Consultar la información de una persona el usuario debe ingresar el numero de

documento de identificación en el campo “Cedula” y dar clic en el botón “Consultar”.

 Exportar los datos en Excel dar clic en el botón “Exportar”

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5.3 ACCESOS A LA TERMINAL

5.3.1 Solicitud de acceso

 Para la solicitud de acceso a la terminal el usuario debe ubicarse en el menú "Accesos a

terminal" y seleccionar en la opción "Solicitud de acceso"

 El usuario debe ingresar o describir los siguientes datos para acceso a la terminal:

 Actividades a realizar: Describir de forma breve la(s) actividad(es) que va a

realizar en la terminal.
 Buque: En caso que vaya a realizar actividades asociadas a un buque escriba aquí
el identificador del mismo (buque).

 Al presionar el botón guardar se creara el encabezado de la solicitud de acceso.

5.3.2 Detalle de la Solicitud

 Para crear el detalle de la solicitud (cedulas de las que se va a solicitar ingreso) seleccione
la opción "Detalle de la solicitud".

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 El usuario podrá visualizar las siguiente datos:

 Código: Consecutivo automático.

 Solicitud de acceso: Seleccione del combo la solicitud a la cual va a crear el
detalle.
 Cargar por archivo: Esta opción le permite cargar varios colaboradores asociados a
una solicitud de ingreso vía archivo plano.
 Seleccione archivo: Botón para seleccionar archivo, debe ser un archivo separado
por comas en el que se discriminen las cedulas y el chaleco.

 Cargar: Después de seleccionar el archivo haga clic en el botón cargar.

 Este proceso se puede realizar de tres diferentes maneras:

1. Desde un archivo plano que contenga la relación de las personas a quienes se les
solicitará el acceso al terminal. EL archivo de tener por cada línea numero de cédula y
chaleco separado por “,” coma.

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2. Solicitar el acceso a la planilla completa: En este caso se selecciona la solicitud y se da

clic en el botón “Solicitar Acceso de toda la planilla”.

3. Solicitud de acceso uno a uno: Se escoge la solicitud por cada empleado, se registra el
Numero de Cedula y Chaleco, se da clic en el botón Buscar y después de seleccionar el
archivo haga clic en el botón cargar. Al finalizar dar clic en el botón “Enviar solicitud de
Acceso”.

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NOTA: Tener en cuenta que si alguna cedula no está asociada en la ÚLTIMA planilla
cargada para el periodo actual el sistema NO cargará esa cedula.

 El sistema informará que cedulas quedaron cargadas de forma correcta:

 Por cualquier forma de solicitud de acceso, el sistema notificará en pantalla y por correo el
resultado de la solicitud.

5.4 CAMBIO DE CLAVE

5.4.1 Cambiar PWD

 Los usuarios podrán cambiar la contraseña en el momento que lo deseen, debe ubicarse
en el menú “Clientes” y seleccionar la opción “Cambiar PWD”

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 El usuario debe ingresar la contraseña (Pwd) actual, la nueva contraseña (pwd) y confirmar
la nueva contraseña que ingreso.
 Dar clic en el botón Cambiar.

5.5 DESCARGAR INSTRUCTIVO DE USUARIO

 El usuario podrá descargar el instructivo en la parte superior de la pantalla como se

evidencia en la siguiente imagen:

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