UNIDAD II – EXCEL

2.8. Crear un gráfico

2.8.1. Tipos de gráficos
2.8.2. Editar una gráfica
2.8.3. Insertar títulos
2.8.4. Alineación del gráfico
2.8.5. Como insertar objetos en las gráficas

2.8.1 Tipos de gráficos

Los gráficos pueden contener mucha más información que los números por sí
solos: los primeros presentan los datos de forma visual, lo que hace que el significado de
los números adquiera más sentido. Con las nuevas funciones de gráficos de Microsoft
Office Excel es más fácil que nunca transformar datos monótonos en información.

Los gráficos comienzan con datos. En Office Excel, sólo tiene que seleccionar los
datos de la hoja de cálculo, elegir el tipo de gráfico que mejor se adapte a su objetivo y
hacer “Clic”. Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia
de forma de atracción. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir
entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de
columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando
varios tipos de gráficos en uno solo como ves en el siguiente ejemplo.

Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas

Puedes crear gráficos de Excel dando clic en el botón “Gráfico” de la cinta de opciones
(ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y utilizando las herramientas de gráficos para
modificarlo o darle formato. Los tipos de gráficos que pueden usar son:

1
 Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un
gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un
período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje

horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D: Los gráficos de columnas

agrupadas comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra
valores en rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D
simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje
de profundidad).

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna

agrupada cuando tiene categorías que representan:

 Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).

 Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, a una escala con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
 Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de
artículos, nombres geográficos o los nombres de personas).

NOTA Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno
vertical y uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de
gráfico de columnas 3D.

 Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D: Los gráficos de columnas apiladas

muestran la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la
contribución de cada valor con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas

2
 muestra los valores en rectángulos apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas
apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje
de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas

cuando tiene varias series de datos y desea destacar el total.

 Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D: Los gráficos de columnas
100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que
contribuye cada valor a un total de categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas
muestra valores en rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de columnas
100% apiladas en 3D simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un
tercer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un gráfico de columnas 100%

apiladas cuando tenga tres o más series de datos y desee destacar las contribuciones
al conjunto, especialmente si el total es el mismo para cada categoría.

 Columnas 3D: Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar
(un eje horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comprarán puntos de datos
en los ejes horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desee comparar

del mismo modo datos entre categorías y entre series, ya que este tipo de gráfico
muestra categorías a lo largo del eje horizontal y de profundidad, mientras que el eje
vertical muestra los valores.

 Cilindro, cono y pirámide: Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están

disponibles en los mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D
proporcionados para gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos
de la misma manera. La única diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas
de cilindro, cono y pirámide en lugar de rectángulos.

3
 Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un
gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo,
establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias
en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen
uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen
uniformemente en el eje vertical.

Use un gráfico de líneas si las

etiquetas de categorías son texto, y representan valores que están separados
uniformemente entre sí, por ejemplo, meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de
gráfico es válido especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se recomienda
utilizar un gráfico de categorías. Utilice también un gráfico de líneas si tiene etiquetas
numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene
más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Línea y línea con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar
valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas son útiles para mostrar
tendencias en el tiempo o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos
de datos y el orden en que se presentan es importante. Si hay muchas categorías o los
valores son aproximados, utilice un gráfico de líneas sin marcadores.

 Línea apilada y línea apilada con marcadores: Ya sea que se muestren con marcadores
(para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas apiladas

4
 permiten mostrar la tendencia de la contribución que hace cada valor a lo largo del tiempo
o categorías ordenadas; pero como no es fácil ver que las líneas están apiladas, tal vez
convenga usar otro tipo de gráfico de líneas o un gráfico de áreas apiladas.

 Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores: Ya sea que se muestren
con marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de
líneas 100% apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada
valor contribuye en el tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los
valores son aproximados, use un gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

SUGERENCIA Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede
utilizar en su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

 Líneas 3D: Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una
cinta de opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontales, verticales y de
profundidad que puede modificar.

Gráficos circulares: En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en

una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño
de los elementos de una serie de datos , en proporción a la suma de los elementos. Los
puntos de puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total
del gráfico circular.

5
 Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

 Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.

 Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
 Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
 No tiene más de siete categorías.
 Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Circular y circular en 3D: Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor
a un total con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico
circular para destacarlos.

 Circular con sub-gráfico circular y circular con sub-gráfico de barras: Los gráficos
circulares con sub-gráfico circular o sub-gráfico de barras son gráficos circulares con
valores definidos por el usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan
en un gráfico secundario, circular o de barras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles
cuando desea que los sectores pequeños del gráfico circular principal se distingan más
fácilmente.

 Circular seccionado y circular seccionado en 3D: Los gráficos circulares seccionados

muestran la contribución de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores
individuales. Los gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D.
Puede cambiar la configuración de la división en secciones para cada sector por separado

6
 y para todos ellos, pero no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular
seccionado. Si desea extraer los sectores manualmente, utilice un gráfico circular o un
gráfico circular 3D.

Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo
en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos
individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

 Las etiquetas de eje son largas.

 Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Barra agrupada y barra agrupada en 3D: Los gráficos de barras agrupadas comparan
valores entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se suelen
organizar a lo largo del eje vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del
horizontal. Un gráfico de barras agrupadas en 3D muestra rectángulos horizontales en
formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

7
 Barra apilada y barra apilada en 3D: Los gráficos de barras apiladas muestran la
relación de elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D
muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

 Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D: Este tipo de gráfico compara
el porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de
barras 100% apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no
presenta los datos en tres ejes.

 Cilindro, cono y pirámide horizontales: Estos gráficos están disponibles en los mismos
tipos de gráficos agrupados, apilados y 100% apilados que se proporcionan para los
gráficos de barras rectangulares. Muestran y comparan los datos de la misma forma. La
única diferencia es que estos tipos de gráfico muestran formas cilíndricas, cónicas y
piramidales en lugar de rectángulos horizontales.

Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo
en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo
y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por
ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico
de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la

relación de las partes con un todo.

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 Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:
 Áreas en 2D y 3D: Tanto si se presentan en 2D como en 3D, los gráficos de áreas
muestran la tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categoría. Los gráficos
de áreas 3D usan tres ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar.
Como norma, considere la posibilidad de utilizar un gráfico de líneas en lugar de un
gráfico de áreas no apilado, ya que los datos de una serie pueden quedar ocultos por los
de otra.

 Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D: Los gráficos de áreas apiladas muestran la
tendencia de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categoría.
Un gráfico de áreas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una
perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un
tercer eje de valores (eje de profundidad).

 Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D: Los gráficos de áreas 100%
apiladas muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del
tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D se presenta
de la misma forma, pero utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un
verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de profundidad).

9
 Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un
gráfico de tipo XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los
valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una
serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos

numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos
valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones.
Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores
numéricos, por ejemplo, datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piensa en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

 Desea cambiar la escala del eje horizontal.

 Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
 Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
 Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
 Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de
valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para
revelar más información acerca de los valores agrupados.
 Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre
puntos de datos.
 Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuantos más datos
incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería
colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

10
 Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Dispersión con sólo marcadores: Este tipo de gráfico compara pares de valores. Use un
gráfico de dispersión con marcadores de datos, pero sin líneas cuando tenga muchos
puntos de datos y las líneas de conexión dificulten la lectura de los datos. También puede
usar este tipo de gráfico cuando no haya necesidad de mostrar la conexión entre los puntos
de datos.

 Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y

marcadores: Este tipo de gráfico muestra una curva suavizada que conecta los puntos de
datos. Las líneas suavizadas se pueden mostrar con o sin marcadores. Use una línea
suavizada sin marcadores si hay muchos puntos de datos.

 Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores: Este tipo de
gráfico muestra líneas de conexión rectas entre los puntos de datos. Las líneas rectas se
pueden mostrar con o sin marcadores.

11
 Gráficos de cotizaciones
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico
en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico
de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios
de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar para datos científicos.
Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las
temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear
gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es

muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos,
mínimos y cierre, debería organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y
Cierre como encabezados de columnas en ese orden.

Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Máximos, mínimos y cierre: Este tipo de gráfico se suele utilizar para ilustrar el precio
de los valores. Necesita tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos
y cierre.

 Apertura, máximos, mínimos y cierre: Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita

cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).

12
 Volumen, máximos, mínimos y cierre: Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita
cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre).
Mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el
volumen y otro para el precio de los valores.

 Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre: Este tipo de gráfico de cotizaciones

necesita cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos,
mínimos y cierre).

Gráficos de superficie

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en
un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones
óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las
tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puede utilizar un gráfico
de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

13
 Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Superficie 3D: Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a
través de dos dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un gráfico de
superficie no representan las series de datos, sino la distinción entre los valores. Este
gráfico muestra una vista en 3D de los datos, que se puede imaginar como una hoja de
goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D. Se suele utilizar para mostrar
relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otra forma, podrían resultar
difíciles de ver.

 Trama de superficie 3D: Cuando se representa sin color en la superficie, un gráfico de

superficie 3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra
las líneas. Un gráfico de superficie 3D que se representa sin bandas de color en la
superficie se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra las
líneas.

NOTA Un gráfico de trama de superficie 3D no resulta fácil de leer, aunque es útil

para representar con más rapidez grandes conjuntos de datos.

14
 Contorno: Los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba, algo
parecido a los mapas topográficos 2D. En un gráfico de contorno, las bandas de color
representan rangos concretos de valores. Las líneas de un gráfico de contorno conectan
puntos interpolados de igual valor.

 Contorno reticular: Los gráficos de contorno reticular también son gráficos de

superficie vistos desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie y sólo muestran
las líneas.

NOTA Los gráficos de contorno reticular no resultan fáciles de leer. Se

recomienda utilizar un gráfico de superficie 3D.

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en

columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de
anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie
de datos.

15
 NOTA Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un
gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Anillos: Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo
representa una serie de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de datos, cada anillo
totalizará el 100%.

 Anillos seccionados: De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los
gráficos de anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras
se destacan los valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas

en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y
los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en
columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo:

16
 Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Burbujas o burbujas con efecto 3D: Ambos tipos de gráficos de burbujas comparan
conjuntos de tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del
marcador de burbuja. Puede elegir mostrar las burbujas en formato 2D o con un efecto
3D.

Gráficos radiales

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden

representar en un gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de
varias series de datos.

17
 Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Radial y radial con marcadores: Con o sin marcadores para puntos de datos
individuales, los gráficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto
central.

 Radial relleno: En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de datos se
rellena con un color.

Resumen:

Un gráfico es la representación gráfica de datos, son muy útiles al momento de analizar

información y ayudan en el proceso de toma de decisiones, puesto que es más fácil
observar una imagen gráfica que una tabla de datos.

Antes de insertar un gráfico en Excel debemos tener en cuenta los siguientes

aspectos:

1. Los gráficos son objetos que se pueden insertar en una hoja de una manera
incrustada o se puede crear una hoja nueva de gráfico que sería una hoja especial.
2. Hay diferentes tipos de gráficos, y su uso está relacionado con la información que
se quiere analizar.
3. Debemos tener en cuenta que tipo de información vamos analizar para saber de
antemano que tipo de gráfico debemos usar y de esta manera ahorrar tiempo y ser
más eficientes.
4. Hay varias de maneras de insertar un gráfico en Excel, para la sesión de clase
usaremos solo una de estas.

18
2.8.2. Editar una gráfica
Realiza los siguientes pasos para la creación de un gráfico en Excel
1.- Agrega los siguientes datos a una hoja del Excel. Selecciona el rango de datos que se
desea analizar y graficar.

2.- Activar la ficha “Insertar”:

3. Ir al grupo lógico “Gráficos” de la ficha “Insertar”.

Hacemos clic en el tipo de gráfico que queremos insertar, al hacer clic en el comando
del tipo de gráfico aparece un menú de “Opciones” con los diferentes tipos de gráficos
19
disponibles, para la práctica escogemos el tipo de gráfico “Columna” luego vamos
“Columna en 2-D” y hacemos clic en “Columna agrupada”.

5. Debe aparecer el gráfico insertado de acuerdo al rango de datos seleccionado, este

debe ser similar a la siguiente imagen, puede varias de acuerdo a las configuraciones
que tengamos en nuestro Excel.

6. Ya tenemos nuestro gráfico alojado en nuestra hoja de Excel, ahora podemos mejorar
la presentación del mismo y arreglar los datos que nos hagan falta, como podemos
apreciar en la parte derecha nos aparece como leyenda Series1, Series2 y Series3 y como
sabemos los nombres correctos de las leyendas son 2005, 2006 y 2007, en el siguiente
paso está la manera de hacerlo.
7. Cuando se selecciona un objeto en Office aparecen fichas contextuales que están
relacionadas con el objeto seleccionado, para el objeto gráfico en Excel aparecen las
siguientes fichas contextuales (Diseño, Presentación y Formato) para Herramientas de
gráficos.

20
8. Hacemos clic en el gráfico para activar las fichas contextuales, luego hacemos clic en
la ficha Diseño y vamos al grupo lógico Datos.

9. Buscamos el comando Seleccionar datos en el grupo lógico Datos, al hacer clic en este
comando se debe abrir el cuadro de diálogo.
Seleccionar origen de datos, a través de este cuadro de diálogo podemos cambiar,
modificar los datos para el rango de datos del gráfico.

10. Debemos cambiar los valores para las leyendas del gráfico, en este ejercicio vamos a
editar las series, donde dice Serie1, Serie2 y Serie3 debe contener las leyendas del
gráfico que son 2005, 2006 y 2007 respectivamente.
11. Seleccionamos del lado izquierdo en la opción “Entradas de leyenda” (Series) en
el primer valor Series1 y luego hacemos clic en el botón “Editar” y debe aparecer la
siguiente ventana “Modificar serie”.

21
12. Hacemos clic en el botón para la opción del campo “Nombre de la serie” para
seleccionar el valor de la serie, en este ejercicio seleccionar la opción B1 donde el valor
de la celda es 2005.

13. Luego de seleccionar el valor para la serie hacemos clic en el botón del cuadro de la
ventana “Modificar serie” y debe mostrar nuevamente la ventana Modificar serie y
hacemos clic en el botón “Aceptar”.

14. Debe aparecer nuevamente le cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos, pero en
esta oportunidad hemos cambiado el valor para serie, donde decía Serie1 ahora aparece
2005 que es el valor real para esta serie, hacemos clic en el botón aceptar y el gráfico
debe mostrar el valor 2005 en su leyenda.

22
15. Observamos que en el gráfico se haya realizado el cambio en la leyenda

16. Repetimos los pasos desde el 8 hasta el 15 para cambiar las dos otras series, Serie2 y
Serie 3, para cambiarlas a los valores reales 2006 y 2007 respectivamente.

23
Diseño, presentación y formato para gráficos
Las fichas contextuales para el objeto gráfico nos permiten cambiar, modificar y arreglar
el gráfico a nuestro gusto y necesidades, y las fichas “Diseño”, “Presentación” y
“Formato” nos permiten hacer cambios al gráfico.

Ficha Diseño
Para esta guía solo se hará una breve explicación de la ficha y de los comandos y grupos
lógicos más importantes, las prácticas y ejercicios se harán en la sesión de clase.

Grupo lógico, comandos y descripción.

- Cambiar tipo de gráfico: cambia nuestro gráfico con un “Clic”
- Guardar como plantilla: Crea un archivo de plantilla de gráficos, su extensión es
crtx, esto nos ayuda a crear un gráfico personalizado para su uso posterior.

- Cambiar entre filas y columnas: alternar los ejes “X” y “Y” de gráfico.
- Seleccionar datos: Cambiar el rango de los datos del gráfico.

Diseños de gráfico: Cambiar el diseño de gráficos, hay 11 opciones diferentes

Mover un gráfico: Nos permite mover el gráfico a una nueva hoja.

24
Ficha Presentación
- Permite seleccionar diversas partes del gráfico para cambiar y modificar sus
formatos.

- Permite cambiar el título, rótulos y leyenda del gráfico; de igual manera

podemos activar las etiquetas y tablas de datos.

- Ejes: Cambia el formato de las X y Y.

- Líneas de cuadricula: Activa o desactiva las líneas de división de valores para
los ejes.

25
MÁS SOBRE GRÁFICOS EN EXCEL

Práctica sobre el uso de gráficos con la siguiente tabla:

Seleccionamos el gráfico específico que deseamos:

Ya estará creado en nuestra hoja de trabajo, el gráfico de la información que hemos

seleccionado.

Como vemos es un gráfico en el que se presentan los meses en el eje de las “Abscisas” y
en el eje de las “Ordenadas” se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas
representan los dos productos de interés.

Una vez habiendo creado un gráfico, abre en la barra de herramientas tres pestañas que
comprenden las funciones específicas para edición y formato de un gráfico. Veamos
cuales son estas tres nuevas pestañas, se denomina “Herramientas de gráficos”.

26
Escribamos el título del gráfico.

a) Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección correspondiente a

Etiquetas.

b) Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico

c) En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del

gráfico, donde escribiremos el nombre

d) Escribimos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas

Hemos creado un gráfico de columnas de la información de las ventas de martillos y

clavos en los meses de Enero a Abril. Le escribimos el título del gráfico. Ahora veremos:

Nombre de los ejes.

1) Nos posicionamos sobre el gráfico y seleccionamos de la barra de herramientas de

gráfico Rótulos del eje.

27
2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal
primario, y luego donde queremos visualizar el título del eje, para este caso Título
bajo el eje.

3) Aparecerá en el gráfico un rectángulo que muestra la lectura Título del eje

4) Escribimos en el rectángulo el nombre del eje, que en este caso representa los
Meses

5) Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical
primario, específicamente Título girado en este caso:

6) En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las ordenadas que dirá “Título del
eje”

28
7) Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar "$", que es lo que está
representando el eje:

8) Veamos como ha quedado nuestro gráfico.

Para modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la barra

de herramientas de gráfico el ícono Cambiar tipo de gráfico.

Seleccionamos el nuevo tipo de gráfico, en este caso cambiaremos a uno de Línea

29
Ya se habrá cambiado en nuestra hoja de trabajo el gráfico

Agrega la siguiente tabla a tu hoja de Excel, realiza la siguiente gráfica y explica al

tipo que pertenece.

Seleccionar los datos mediante un rango discontinuo

Puedes crear tantos gráficos como quieras a partir de una sola hoja de cálculo.
Sólo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras
representar y volver a pulsar F11. Excel colocará cada gráfico que cree en una hoja de
gráficos independiente.

Si no te gusta algún gráfico puedes eliminarlo: pasa a la hoja en la que esté y

ejecuta el comando <<Eliminar>>, y <<Eliminar hoja>>; en cuanto confirmes el
borrado, Excel eliminará la hoja.

30
 También puedes cambiar el nombre de la hoja en la que aparece el gráfico de igual
forma que si fuera una hoja de cálculo normal.

Para crear un segundo gráfico vamos a utilizar datos discontinuos, de forma que veamos
cómo se seleccionan los datos en este caso. Lo que queremos representar son las ventas
de Enero y Marzo solamente (es decir, sin Febrero). Recordando lo que hemos visto en
el apartado anterior, lo que tienes que seleccionar es:

1.- El rango B4:C9, que contiene los rótulos del eje de categorías y los datos del mes
de enero (incluido su rótulo).

2.- El rango E4:E9, que contiene los datos de marzo y el rótulo de este mes.

Recuerda que para seleccionar rangos discontinuos debes seleccionar el primer rango;
luego mantén pulsada la tecla “Ctrl” mientras seleccionas el segundo y sucesivos rangos
discontinuos.

Cuando hayas seleccionado el rango discontinuo (que puedes ver en la figura 7.1), pulsa
la tecla F11 para crear el nuevo gráfico. En la figura 7.2 puedes ver el gráfico resultante.

Figura 7.1. Seleccionar datos que no estén contiguos

31
Figura 7.2. El gráfico resultante de los datos seleccionados en la figura 7.1

La relación entre los datos y el gráfico

Hay un aspecto muy importante de los gráficos que debes recordar: cuando se crea
un gráfico, Excel recuerda a partir de qué datos se creó y mantiene viva una relación entre
el gráfico y esos datos. Esto significa que si cambias alguno de esos datos, Excel
modificará automáticamente el gráfico para que refleje inmediatamente los nuevos datos.

Si quieres hacer la prueba, cambia en la hoja Total la cifra de ventas de Julián

Leal en marzo de 23.156 a 60.000, y luego vuelve al gráfico que acabas de crear; verás
que la columna que representa las ventas de marzo de Julián Leal ha pasado de ser la
más baja a ser la más alta.

Aunque muchas veces es suficiente con un gráfico como los que hemos hecho
hasta ahora, lo cierto es que muchas otras veces es necesario aclarar algún aspecto del
gráfico para que la persona que lo estudie pueda interpretarlo correctamente. Sin ir más
lejos, el gráfico de la figura 7.2 representa las ventas de nuestros vendedores en dos
meses, pero, ¿De qué año? En estas ocasiones la solución consiste en añadir al gráfico
un texto explicativo (por ejemplo, podríamos añadir al gráfico el título “Ventas del año
2009”).

Excel permite añadir al gráfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado.
La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado está unido irremisiblemente
a un objeto del gráfico, mientras que el texto no asignado es completamente libre.

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Por ejemplo, texto asignado es el nombre de los vendedores que aparecen a lo largo del
eje X en la figura 7.2. Por su parte, texto no asignado puede ser cualquier comentario o
indicación que añadamos al gráfico, como veremos a continuación.

Texto asignado

El texto asignado es el que está unido a los objetos del gráfico y sirve para facilitar su
interpretación.

Todo el texto asignado de un gráfico de Excel se introduce a través de la ficha

“Herramientas de gráficos” de la cinta de opciones. En su pestaña Presentación hay un
grupo de comandos llamado “Etiquetas” (figura 7.3).

Figura 7.3. El grupo de comandos Etiquetas

Recuerda:

Desde el grupo de comandos Etiquetas podemos añadir, cambiar y mover el texto del
título del gráfico o la leyenda. Veamos:

- Título del gráfico. Agrega, quita o coloca el título del gráfico; haz clic en él
para ver su desplegable y observa las opciones. En las dos últimas decides un
lugar para situar el título y la primera lo quita (si es que hay uno). Si eliges una
de las últimas te aparecerá un cuadro de texto en el lugar elegido para que
escribas el título.

- Rótulos del eje. Funciona igual que el anterior. Haces clic, eliges donde quieres
situarlo con el desplegable y escribes la etiqueta. Este texto te sirve para
señalizar las categorías (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o
vertical).

- Leyenda. La leyenda es un recuadro que aparece en el gráfico y que contiene

una indicación del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca o
no la leyenda en el gráfico pulsa el comando Leyenda.

- Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para
identificarlas y para señalar su valor exacto.

- Tabla de datos. Coloca con el gráfico una pequeña tabla con los datos a modo
de resumen o leyenda.

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Si quieres hacer unas pruebas, al gráfico de la figura 7.2 añádele el título “Ventas de
2009”, y haz que aparezca el valor exacto de cada marca de datos. El resultado de todo
esto lo puedes observar en la figura 7.5.

Figura 7.5. El gráfico tras modificar cierto texto asignado

Texto no asignado

El texto no asignado se usa normalmente para dirigir la atención de la persona que está
estudiando el gráfico hacia algún aspecto del mismo que queremos destacar.

Para introducir texto no asignado, en primer lugar pulsa la tecla “Esc” para dese-
leccionar cualquier elemento del gráfico que tuvieras seleccionado. Después, tenemos
que utilizar un cuadro de texto para escribir dentro de él, así que vamos a crearlo. En la
ficha “Herramientas de gráfico”, comprueba que tienes activa la pestaña
“Presentación”, así verás en el grupo de comandos “Insertar” el comando “Cuadro de
texto”. Púlsalo, el cursor cambiará para que hagas “Clic” en algún lugar área del gráfico,
mantenlo pulsado y arrastra hasta formar un cuadro para el texto. Ahora simplemente
comienza a escribir el texto que quieres introducir (el texto que escribas irá apareciendo
en la barra de fórmulas). Por último, cuando termines de escribirlo, haz “Clic” con el
ratón fuera del cuadro de texto para completar la introducción. Una vez introducido el
texto no asignado, aparecerá en el gráfico dentro de un recuadro.

Por ejemplo, introduce el texto “Comprobar ventas de Enero” tal y como acabamos
de ver.

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 El siguiente paso consiste en situarlo en el lugar del gráfico que deseamos. Para
hacerlo, coloca el puntero del ratón justo encima de uno de los bordes del recuadro que
contiene el texto. Sabrás que el puntero está bien situado porque se transforma en una
flecha de cuatro puntas. Entonces haz “Clic” y mantén pulsado el botón del Mouse, y
luego arrástralo para situar el recuadro donde desees. Por último, suelta el botón del ratón.

Si quieres cambiar la forma del recuadro (por ejemplo, para que todo el texto
aparezca en una línea), repite el mismo procedimiento que para mover el recuadro de
texto, pero situando el puntero del ratón sobre uno de los tiradores que hay alrededor del
recuadro. En la figura 7.6 puedes ver el texto asignado, al que he modificado su posición
en el gráfico y la forma del recuadro que aparece por omisión.

Para que desaparezca el recuadro que hay alrededor del texto no asignado,
simplemente pulsa “Esc”. Con esto se deselecciona el texto no asignado. Si más tarde
quieres volver a moverlo o a cambiar su forma, deberás volver a seleccionarlo para que
aparezca el recuadro a su alrededor. Haz clic sobre el propio texto (el cursor cambia de
ser una flecha a ser una línea vertical) y, cuando aparezca el recuadro, pulsa sobre el borde
del mismo. Cuando haces esto te aseguras de que lo que tienes seleccionado es el cuadro
de texto completo y que no estás editando el texto como veremos a continuación.

Editar el texto

Una vez introducido un texto en un gráfico, tanto asignado como no asignado, puedes
necesitar cambiarlo. El procedimiento a continuación permite editar texto de ambos tipos.

1. Haz “Clic” sobre el texto que quieres editar para seleccionarlo. Aparecerá un recuadro
alrededor del mismo.

2. Comprueba que el punto de inserción aparece en el texto dentro del recuadro. Si no es

así, vuelve a hacer “Clic” dentro del recuadro para que aparezca.

3. Edita el texto como lo harías si estuvieras editando el contenido de una “Celda de la

hoja de cálculo”.

4. Pulsa la tecla “Esc” para introducir el texto modificado. Hay que pulsar “Esc” y no
<<Enter>> para introducir el texto. Si pulsas << Enter>> mientras estés editando el
texto, introducirás un salto de línea en el texto. Esto lo puedes utilizar para conseguir
mejores efectos con el texto, pero no para introducirlo. Si después de introducir el texto
modificado cambias de idea y quieres recuperar el texto que había antes de modificarlo,
utiliza el comando “Deshacer”.

Dar formato al texto

Al texto de un gráfico, tanto asignado como no asignado, se le puede dar formato

exactamente igual que si fuese el contenido de una celda. Es decir, puedes variar la fuente,
el tamaño de la fuente, aplicar estilos, etc.

En primer lugar, haz “Clic” sobre el texto para que aparezca el recuadro alrededor del
mismo. Una vez hecho esto tienes dos posibilidades:

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Si quieres aplicar los formatos a todo el texto de ese recuadro, comprueba que el punto
de inserción no aparece dentro del recuadro. Si aparece, haz “Clic” sobre uno de los
bordes del recuadro y desaparecerá.

Si quieres aplicar los formatos sólo a una parte del texto del recuadro (por ejemplo, sólo
a una palabra), comprueba que el punto de inserción aparece dentro del recuadro (si no
es así, vuelve a hacer “Clic” dentro del recuadro para que aparezca). Luego selecciona la
porción del texto a la que quieres aplicar los formatos. Esto lo puedes hacer situando el
puntero del ratón justo delante de la primera letra a la que quieres dar formato, haz “Clic”
y mantén pulsado el botón del ratón, arrastra el ratón para seleccionar el texto y, por
último, suelta el botón.

Para aplicar los formatos en sí, utiliza la cinta de opciones como has hecho hasta ahora
para dar formato a las celdas. Por ejemplo, si quieres aumentar el tamaño de la letra del
texto que introdujimos en la figura 7.6 para que se pueda leer el aviso con más facilidad,
sigue estos pasos:

Figura 7.6. Texto no asignado

1. Haz “Clic” sobre el texto «Comprobar ventas de enero» para seleccionarlo.

2. Cuando aparezca el recuadro a su alrededor, comprueba que el punto de inserción no

aparece en el texto. Si éste aparece, haz “Clic” en uno de los bordes del recuadro para
que desaparezca (haciendo esto seleccionas el contenido completo del recuadro).

3. Despliega la lista Tamaño de fuente dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones

y selecciona el tamaño 12 haciendo clic sobre él.

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4. Haz “Clic” en el botón Negrita en el mismo grupo de comandos Fuente.

Nota: Para dar formato a texto también puedes hacer “Clic” secundario con el ratón sobre
el mismo. Usa una característica nueva de Excel, la minibarra de herramientas, encima
del menú contextual que aparece. Así aplicas el formato más básico sin irte muy lejos a
buscar los comandos.

Por último, vuelve a colocar el recuadro aumentado de tamaño en el sitio correcto

arrastrándolo por uno de sus lados. El resultado final lo puedes ver en la figura 7.7
(compárala con la figura 7. 6).

Figura 7.7. El gráfico tras cambiar los formatos del texto no asignado

Más opciones de formato

Hasta ahora hemos estado aplicando formato de una manera algo minuciosa,
manualmente, y a los elementos más importantes del gráfico.

Puedes cambiar el aspecto de un gráfico de forma instantánea. En lugar de agregar o

cambiar manualmente los elementos o el formato del gráfico, puedes aplicarle
rápidamente un diseño y un estilo predefinido. Excel tiene preparada una galería de
diseños o estilos configurados para que solo tengas que elegirlos.

Además, puedes aplicarlos de cada uno de los elementos del gráfico: el área del gráfico,
el área de trazado, las series de datos, los ejes, los títulos, los rótulos de datos o las
leyendas.

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Práctica: Sigue estos simples pasos:

1. Haz “Clic” sobre alguno de los elementos que te hemos citado para seleccionarlo.

2. En la cinta de opciones se mostrará la ficha “Herramientas de gráfico”. Ve a su

pestaña “Formato” y haz clic sobre algún diseño del grupo Estilos de forma (puedes
desplegar más diseños pulsando el botón Más).

3. Selecciona un elemento de texto, por ejemplo, el título del gráfico, y aplícale un estilo
rápido de WordArt. Estilos de WordArt está situado al lado del de Estilos de forma.

Aplica formato a todo lo que quieras, mejorarás notablemente el aspecto del gráfico. En
la figura 7.8 hemos añadido efectos como textos WordArt, sombras, reflejos, etc.

Figura 7.8. Nuestro gráfico después de aplicarle estilos rápidos

Insertar un gráfico en una hoja de cálculo

Todos los gráficos que hemos creado hasta ahora pulsando la tecla F11 se situaban en una
hoja nueva del libro de trabajo. Pero bien podrían resultarnos más útiles en cualquier otra
hoja de cálculo, junto al resto de celdas.

El método para crear un gráfico en una hoja de cálculo

Debemos seleccionar igualmente los datos que se quieren representar en el

gráfico, y crear el mismo: vamos a la ficha Insertar de la cinta de opciones, allí verás el
grupo Gráficos, donde sólo tienes que elegir el tipo de gráfico que quieras (figura 7.9).

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Figura 7.9. Un gráfico insertado en una hoja de cálculo, y el comando “Insertar gráfico”

Cuando lo hagas, el gráfico creado se muestra como un objeto, es decir, si lo seleccionas

por uno de sus lados, puedes moverlo y colocarlo en el lugar de la hoja que te agrade,
además, si gráfico y datos comparten la misma hoja mientras está seleccionado Excel te
señala las celdas origen de los datos. Si seleccionas alguno de los elementos del gráfico
podrás editarlo exactamente igual que acabamos de ver en los apartados anteriores, pues
aparecerá la ficha “Herramientas de gráfico” con todas sus opciones. Por último, en
esta ficha encontrarás el comando Mover gráfico, en la pestaña Diseño (a la derecha del
todo). Si haces clic en él aparecerá un cuadro de diálogo (figura 7.10) en el que se te
pregunta dónde colocarás el gráfico: en una hoja de gráfico aparte, entonces tendrás que
darle un nombre; o en otra hoja de cálculo, donde se insertará como objeto junto a los
datos en las celdas.

Figura 7.10. El
cuadro de diálogo “Mover gráfico”. Del mismo modo, todos los gráficos que hemos
creado con la tecla F11, podemos ahora moverlos a otras hojas de cálculo ejecutando este
comando.

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