MOTORTIN

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCESO: GESTION DE COMPRAS Y MATERIALES
CODIGO: PGCM1
TITULO: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SERVICIOS

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INDICE

1. OBJETIVO............................................................................................................ 2
2. ALCANCE............................................................................................................ 2
3. DEFINICIONES......................................................................................................... 2
4. DESCRIPCION.................................................................................................... 3
4.1. SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES.........................................3
4.2. REQUISICION.................................................................................................4
4.3. VERIFICACION DE EXISTENCIA....................................................................5
4.4. COMPRAS........................................................................................................... 5
4.4.1. Ordenes de Compra..................................................................................5
4.5 ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS.....................................................6
4.5.1. Ordenes de Servicio.................................................................................7
4.5.2. Subcontratos............................................................................................. 7
4.5.3. Alquiler de equipos...................................................................................7
4.6. CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL......................8
PROCESO DE COMPRA.............................................................................................8
4.7. VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO..............................................8
5. REGISTROS........................................................................................................ 8
6. CONTROL DE CAMBIOS......................................................................................... 10

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
YORMAN CASTILLO KATHERINE MEZA GARCIA KATHERINE MEZA GARCÍA

CARGO:
CARGO: CARGO:
TUTORA
APRENDIZ TUTORA

FIRMA:
FIRMA: FIRMA:

1. OBJETIVO
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Describir el proceso general para realizar las compras y servicios en las obras o labores
contratadas de MOTORTIN.

2. ALCANCE

Este documento aplica a toda la organización y en general a todas las áreas que
requieran la adquisición de un producto o la prestación de un servicio que afecte la
calidad, la seguridad, la salud ocupacional y el medio ambiente de las operaciones.

3. DEFINICIONES

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Contratista: El Proveedor en una situación Contractual

Subcontratista: La organización que suministra un producto al proveedor.

Activo Fijo: Para efectos de este procedimiento se consideran Activos Fijos:

Maquinaria y Equipo.
Equipos de Oficina.
Muebles y Enseres.
Equipos.
Equipos de Computación y Comunicación.
Equipos de Procesamientos de Datos.
Equipos de Telecomunicaciones.
Equipos de Radio.
Satélites y Antenas.
Líneas Telefónicas.
Flota y Equipo de Transporte.
Autos, Camionetas y Camperos.
Camiones, Volquetas y Furgones.
Tracto mulas y Remolques.

Buses y Busetas
Recolectores y Contenedores.
Montacargas.
Palas y Grúas.
Motocicletas.
Bicicletas.
4. DESCRIPCION

Para la realización de las compras en MOTORTIN, se procede de la siguiente manera:

4.1.SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES

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MOTORTIN, evalúa y selecciona los proveedores en función de su capacidad para

suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización, para
lo cual establece criterios de selección, evaluación y reevaluación (Depende si aplica; si
no aplica se saca la proporción de los ítem que aplica y se aprueba).

4.1.1. Selección

Para que un proveedor de productos o servicios sea seleccionado, debe haber tenido
algún vinculo contractual (Suministro de algún bien o servicio) a MOTORTIN. Luego de
verificar este vinculo, al proveedor se le solicitan los documentos requeridos por el
formato de selección de proveedores de producto o servicio, formato FGCM8 “Selección
de Proveedores de productos” y el Formato FGCM9 “Selección de proveedores de
servicios”, para ser analizados y generar una calificación, la cual según el resultado el
proveedor es seleccionado o rechazado, si el proveedor después de aplicada la
selección es aceptado, este pasa a ser parte del listado de proveedores formato FGCM7
“Listado de Proveedores”.

4.1.2. Evaluación de proveedores

Para la realización de la primera evaluación, la organización ha establecido un tiempo

máximo de cuatro (4) meses.
Para la evaluación de los proveedores, se tienen establecidos criterios de Calidad,
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de acuerdo al formato FGCM5
“Evaluación y reevaluación de proveedores de productos” y el formato FGCM6
“Evaluación y reevaluación de proveedores de servicios” establecido para tal fin.

Dicha evaluación puede ser realizada con los proveedores de la siguiente manera:

 En sitio
 Telefónicamente.
 Envió de información.

Si luego de verificados los aspectos requeridos el proveedor aprueba la evaluación

realizada, esta evaluación tiene una vigencia de un año (1) para volver a ser aplicada.

Si de acuerdo al criterio de evaluación entra en seguimiento, esta evaluación se vuelve

a aplicar a los seis (6), para verificar el estado de avance de los requisitos establecidos.

Y si este proveedor no aprueba la Evaluación, este proveedor es retirado del listado de

proveedores.

4.1.3. Reevaluación

Para la realización de la Reevaluación de acuerdo al criterio o la percepción de la

gerencia, los dueños de proceso o la Coordinación de Compras y el desempeño mismo
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del proveedor esta se realizara antes del periodo establecido o en su defecto cada (1)
año.

4.2.REQUISICION

Identificada la necesidad de un material, producto, repuesto o servicio en una obra, el

encargado del almacén (obra) procede a diligenciar el formato FGCM1 “Requisición”, en
donde se deben detallar las características, especificaciones técnicas y requisitos de
calidad, parámetros de seguridad, salud ocupacional o medio ambiente (cuando sea
aplicable) de lo solicitado.
Con el fin de evitar que la realización de las compras genere algún tipo de impacto
negativo sobre el desarrollo normal de la obra, la seguridad, salud ocupacional o el
medio ambiente, el Director de obra o ingeniero residente de la misma debe programar
y enviar las requisiciones con suficiente anticipación mínimo de un día, previniendo
entre otros factores los siguientes:

Tiempos de Entrega (Proveedor)

Disponibilidad en el mercado
Materiales de Importación
Fabricaciones especiales

El Departamento de compras dispone de mínimo tres (3) días para la definición de la

Compra. Si el material a comprar se encuentra disponible en la ciudad por parte de los
proveedores en el momento de la requisición. Cuando el material a comprar no se
encuentra disponible por parte del proveedor en la ciudad el departamento de compras
contara con 8 dias para la consecución de la misma.

Estas requisiciones son entregadas al auxiliar de compras para el trámite respectivo.

La requisición debe referenciar los productos o materiales de cada área.

NOTA: Las requisiciones que no cumplan con lo aquí estipulado, serán devueltas al
lugar de origen para su correcta elaboración.

Las requisiciones deberán estar firmadas por el solicitante de la requisición quien es la

persona que diligencia el formato, por el director de obra o dueño del proceso, por el
coordinador administrativo y HSEQ y por el gerente para su respectivo tramite.

4.3.VERIFICACION DE EXISTENCIA

Las requisiciones recibidas por compras son consultadas con la bodega para la
verificación de las existencias. Esta verificación queda registrada en la casilla "
Material en Bodega" del formato FGCM1 “requisición”.
Luego de la verificación en Bodega el auxiliar de compras hará la gestión necesaria de
la compra de los materiales que no se encontraron en existencia y diligenciara la
casilla de Material autorizado para compra.
Este material para compra es autorizado por el gerente.
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Para los envíos de Equipos y Herramientas existentes en las bodegas, las requisiciones
respectivas deben estar autorizadas por el Gerente.

4.4. COMPRAS

Cuando sea necesario efectuar la compra o solicitar un servicio, el Jefe de compras

realiza las cotizaciones que tengan lugar, de acuerdo con las siguientes condiciones:

Para compras menores o iguales a 200 USD se realizan como mínimo dos (2)
cotizaciones telefónicas, y requieren autorización de las Gerencia.

Para compras mayores a 200 USD y menores o iguales a 1000 USD se realizan como
mínimo tres (3) cotizaciones, de las cuales al menos dos (2) deben ser por escrito.

Para compras mayores de 1000 USD SMLV se realizan como mínimo tres (3)
cotizaciones escritas.

Los precios cotizados cuando sean cotizaciones hechas por medio telefónico, son
registrados en las casillas "cotizaciones" del formato FGCM1 “requisición”. Para todas
las cotizaciones, los soportes (cotizaciones por escrito) son archivados para consulta,
junto con la requisición respectiva.

4.4.1. Ordenes de Compra.

Una vez analizados los precios y definida la compra, se procede a diligenciar el formato
(FGCM3) “Orden de Compra”, en el cual se detallan las especificaciones técnicas y/o
requisitos de calidad, S y SO y medio ambiente (cuando así se estipule en la
requisición) de los productos, materiales, servicios o repuestos solicitados.

Este documento es presentado, junto con la requisición correspondiente, a la Gerencia

para su aprobación respectiva.

Aprobada la orden de compra, se remite al Proveedor (puede ser por fax).

Casos Especiales de Compras

Los siguientes casos constituyen excepciones al proceso normal para la realización de

las compras, los cuales el auxiliar de compras debe indicar en la casilla de Excepciones
del formato FGCM1 “Requisición” de las respectivas requisiciones:

4.4.1.1 UP: Único Proveedor. Cuando por disposición del Cliente, o por decisión de la
gerencia o por las características del producto, material, o repuesto requerido, exista
un único proveedor, se puede efectuar la compra presentando para aprobación una (1)
sola cotización.
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4.4.1.2 CR: Compra Reciente. Para la compra de productos, materiales, o repuestos

que han sido adquiridos recientemente, y cuyos precios no han sufrido modificación, se
puede presentar la copia de la anterior orden de compra en lugar de las cotizaciones.

4.4.1.3 AF: Activos Fijos. Las compras de Activos Fijos son autorizadas únicamente
por la Gerencia, previa verificación de la existencia y disponibilidad de dichos activos
en todas las bodegas o almacenes de la empresa por el Administrador.

4.4.1.4. Crr: Compras repetitivas. Cuando los proveedores de producto o servicios

pertenezcan al listado de proveedores de MOTORTIN COMPANY, y se les haya aplicado
los formatos de selección y evaluación de proveedores, y las compras sean una
constante con estos proveedores, se eliminaran las 3 cotizaciones y se podrá generar
un alianza estratégica con estos proveedores para el sostenimiento de precios y la
adquisición de productos o servicios que estos puedan suministrar.

4.4.1.5. CU: Compras de urgencia. Cuando por requerimientos del cliente se

necesite realizar una compra de manera inmediata, estas compras tendrán un
tratamiento especial en cuanto a la solicitud de los productos o servicios requeridos,
esta puede ser de forma directa por el funcionario que las solicita respetando los
montos de autorización, y la aprobación de la misma se dará de forma escrita en el
formato requicision por la gerencia, sin excepción ninguna.

4.5 ORDENES DE SERVICIO Y SUBCONTRATOS

Son utilizados para la adquisición de elementos o equipos que requieran fabricación

especial; para transporte, reparación y/o mantenimiento de equipos, herramientas o
materiales; reparación de instalaciones locativas; pruebas y ensayos en general; para
subcontratar servicios técnicos; y para subcontratar
Todas aquellas actividades que sean ejecutadas por terceros en obra, bodega y oficina.
La Gerencia, dependiendo del tipo y condiciones del servicio requerido, deciden si se
elabora orden de servicio o contrato.

4.5.1. Ordenes de Servicio.

Las órdenes de servicio siguen el mismo proceso de elaboración que las órdenes de
compra, pueden ser elaboradas por las obras utilizando el formato (FGCM4) "Orden de
Servicio", en donde se detallan las condiciones técnicas y comerciales de la misma.

4.5.2. Subcontratos.

Cuando se requiera subcontratar una actividad, la Gerencia evalúa y procede a realizar

las respectivas cotizaciones de acuerdo con las siguientes condiciones:

 Solicitar a los Subcontratistas el Certificado de Existencia y Representación

Legal de la Cámara de Comercio con una fecha de expedición no superior a
sesenta (60) días calendario de su presentación.
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 Solicitar los certificados de trabajos similares, ejecutados o en ejecución, que

demuestren su capacidad técnica.

 Para los subcontratos cuyo valor total sea inferior o igual a 2000 USD deben
realizarse como mínimo dos (2) cotizaciones por escrito. y/o de acuerdo a
decisión gerencial.

 Para los subcontratos cuyo valor total sea superior a 2000 USD deben realizarse
como mínimo tres cotizaciones por escrito. y/o de acuerdo a decisión gerencial.

 Los subcontratos son elaborados por la Gerencia en el formato ( ) “Contrato”,

donde se establecen claramente las condiciones técnicas y comerciales del
mismo. Este documento debe ser firmado por el Representante Legal de la
Empresa o el funcionario designado por éste, así como por el Representante del
Subcontratista.

Cuando el subcontratista ya es elegido por la gerencia para la prestación del servicio,

la auxiliar de compras procede a realizar el contrato de prestación de servicios,
mediante el formato FGCM17 “Formato de contrato de prestación de servicios” entre
las dos partes.

4.5.3. Alquiler de equipos

Para el alquiler de maquinaria, equipos, vehículos y herramienta, se sigue el mismo

proceso de las órdenes de compra y de servicio.

Los Contratos de Alquiler son elaborados por la Coordinación Administrativa y HSEQ y

el auxiliar de compras, aprobados por la Gerencia. Estos contratos son firmados por el
Gerente.

4.6.CERTIFICADOS DE CALIDAD O DE HOMOLOGACION EN EL

PROCESO DE COMPRA

El Administrador debe solicitar al Proveedor los certificados de Calidad o de

Homologación cuando el Cliente así lo exija o cuando se trate de los siguientes
productos o materiales:

Tubería a Presión y accesorios.

Aceros Estructurales.
Cementos, concretos y aditivos.
Pinturas.
Soldaduras.
Materiales Eléctricos: Cables, Tuberías y accesorios, tableros y equipos.
Instrumentación.
Materiales que requieran ensayos o pruebas.
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Equipos que exijan calibración.

Los Certificados de Calidad deben ser verificados y archivados por la coordinación

Administrativa y HSEQ y el auxiliar de compras y materiales.

4.7.VERIFICACION DEL PRODUCTO COMPRADO

Ver procedimiento (PGCM2) “Administración Almacén”.

5. REGISTROS

Hacen parte del presente procedimiento, los siguientes formatos:

 Formato (FGCM1) Requisición

 Formato (FGCM2) Criterios de Compras
 Formato (FGCM3) Orden de Compra
 Formato (FGCM4) orden de Servicio
 Formato (FGCM5) Evaluación y Reevaluación de proveedores de producto
 Formato (FGCM6) Evaluación y Reevaluación de proveedores de Servicio
 Formato (FGCM7) Listado de Proveedores
 Formato (FGCM8) Selección de proveedores de productos
 Formato (FGCM9) Selección de proveedores de servicios
 Formato (FGCM10) Tarjeta de Elementos devolutivos
 Formato (FGCM11) Entrada de Almacén
 Formato (FGCM12) Salida de Almacén
 Formato (FGCM13) Acta de Baja
 Formato (FGCM14) Identificación de producto no conforme
 Formato (FGCM15) Solicitud de materiales de montaje
 Formato (FGCM16) Planilla de Producto no conforme
 Formato (FGCM17) Formato contrato de prestación de servicios.
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6. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DE
CAMBIO
No. EMISIÓN
25 de Julio
0 Creación del documento
de 2018