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TUTORIAL PASO A PASO PARA CREAR UNA BASE DE DATOS AGENDA EMPRESARIAL EN ACCESS

Lo primero que vamos a hacer es abrir Access y crear una nueva base de datos en blanco.

En el inicio de Windows
escribimos Access y en la
parte superior ya se muestra
el programa, le damos clic
para abrirlo

Se abre la siguiente ventana:

Damos clic aquí para crear una nueva base


de datos de escritorio en blanco

En la siguiente ventana le damos un nombre y seleccionamos el lugar donde la vamos a guardar.


Guárdela en su carpeta de
trabajo y colóquele de nombre
Agenda Empresarial

En la siguiente ventana se muestra el espacio de trabajo de Access y se crea por defecto una nueva
tabla que no vamos a utilizar y procedemos a cerrarla.

Esta ventana la vamos a cerrar


haciendo clic aquí puesto que
no la vamos a utilizar

Observa la siguiente ventana, Nos quedara la base de datos en Blanco


Procedemos a iniciar con el diseño de nuestra base de datos:

1. Vamos a crear la tabla donde almacenaremos los campos

Vamos hacer clic en la ficha crear y luego en el botón diseño de Tabla (observe la imagen)

Se abrirá la siguiente ventana, donde vamos a colocar los nombres de los campos que vamos a
utilizar, le vamos a definir los tipos de datos y sus propiedades y le daremos una descripción si es
necesario.

1. Escribe los nombres de los


campos y selecciónales el tipo de
2. El campo ID será datos tal como se muestra
nuestro campo clave,
selecciónalo y dale clic
en el botón clave
principal de la ficha
diseño
Vamos hacerle unas modificaciones al campo PROFESIÓN U OFICIO y al campo VINCULO CON LA
EMPRESA.

Los vamos a convertir a campos con lista desplegable

Hagámoslo de la siguiente forma, haga clic en el tipo de dato del campo PROFESIÓN U OFICIO y
seleccione Asistente para búsqueda

En la siguiente ventana seleccione la opción Escribir los valores que yo desee y dele siguiente.

En la siguiente ventana escribimos la lista, utiliza la misma lista de la imagen

Al terminar de escribir la lista dale clic en el botón finalizar.


Al parecer no pasa nada, pero si das clic en la opción búsqueda de las propiedades del campo
PROFESIÓN U OFICIO, notaras que existe una lista. Luego te indicamos como utilizarla.

Dale clic nuevamente en el botón General de la ventana de propiedades

Al campo VINCULO CON LA EMPRESA debes hacerle una lista como la siguiente

Antes de guardar la tabla observa que todo este bien compara tu tabla con la que se muestra en la
siguiente ventana

Observa la llave
del campo clave,
los nombres y los
tipos de datos de
los demás campos
Guardemos la tabla con el nombre TABLA DATOS BÁSICOS

Dale clic en el botón guardar y


le das el nombre a la base de
datos

Ahora cerramos la tabla.

Para cerrar la tabla dale


clic en este botón

Ya tenemos nuestro primer objeto de


bases de datos

Ahora vamos a crear las consultas que vamos a utilizar para nuestra base de datos:
Crear una consulta sencilla utilizando el asistente para consultas sencillas o en modo diseño

En nuestro caso la vamos a crear utilizando el asistente.

1. Vamos hacer clic en la ficha crear, luego en el botón asistente para consultas del grupo
consultas

En la siguiente ventana, seleccionamos asistente para consulta sencilla y le damos Aceptar

En la siguiente ventana podemos observar que podemos observar una opción que dice
Tabla/Consulta lo que quiere decir que puedo hacer una consulta con los datos de una tabla u otra
consulta. En nuestro caso solo tenemos una tabla y esa va ser nuestro origen de datos para crear
la consulta

Vamos a pasar los campos que necesitemos


para nuestra consulta.

Puede observar que el campo foto esta


varias veces solo vamos a pasar el que dice
FOTO. Observa la siguiente ventana
Vas seleccionando campo por campo
y vas pasando uno a uno, recuerda
que del campo foto solo pasas el
primero

Si te equivocas puedes devolverlos con


este botón

Cuando tengamos todos los campos desde el ID hasta el campo NOTA, Damos clic en siguiente.

En la siguiente ventana le damos el nombre a la consulta: CONSULTA GENERAL, y luego finalizar.

Te aparecerá vacía porque aún no tenemos datos, no te preocupes más tarde le agregaremos
registros.
Ya tenemos dos elementos
de bases de datos Una
Tabla y una consulta Por lo pronto vamos a
cerrar esta consulta

Ahora Vamos a crear un formulario que permita alimentar (Agregar registro) a nuestra base de
datos.

1. Crear un Formulario en Access

Un formulario lo podemos hacer de los datos de una tabla o una consulta, hay varias formas de
crear un formulario: Por auto formulario, por asistente o en modo diseño.

Vamos a utilizar el modo asistente para ver mas características del programa.

Vamos a la ficha Crear y en el grupo formulario vamos a hacer clic en el botón Asistente para
formularios:

En la siguiente ventana podemos seleccionar la Tabla o Consulta que vamos a utilizar para nuestro
formulario, Nosotros vamos a utilizar la CONSULTA GENERAL,

Observa la siguiente ventana.


Primero selecciona la consulta
GENERAL, va ser el origen delos
datos para nuestro formulario

Vamos a utilizar todos los campos, pero si


te salen varios campos FOTOS, recuerda
utilizar solo el que dice FOTO.

Quedaría Así:

Dale clic en siguiente:


Aquí vamos a seleccionar el modo como se van a
organizar los campos en el formulario Access lo
llama destrucción de los campos. Vamos a dejarlo
en Columna. Y le damos clic en siguiente.

En la siguiente ventana le damos el nombre:

Lo vamos a llamar
FORMULARIO DATOS
BÁSICOS y le damos
finalizar

Ahora podrás observar cómo queda nuestro formulario el cual vamos a utilizar para alimentar y
modificar los datos de nuestra Base de datos empresarial.
Agreguemos el siguiente registro

Hay campos que no es


obligatorio agregarles
datos y por lo pronto los
vamos a dejar en blanco,
luego los modificamos

Para agregar un nuevo registro le


damos clic en este botón, el del
Sol amarillo
Agrega los siguientes registros, el campo ID y el campo FOTO y el campo NOTA quedan en blanco

Esto porque el campo ID es auto numérico, y no tenemos Fotos tampoco NOTAS que colocar

Ahora agrega cinco registros más, inventa los nombres y los demás datos.

Cuando termines de agregar todos los registros, cierras el formulario

Ahora tenemos tres objetos en nuestra base de datos

Ahora vamos a crear los informes:


1. Crear informes en Access

Para crear los informes también vamos a crear el asistente para informes

Vamos a la ficha crear, y en el grupo de informes seleccionamos asistente para informes

Primero selecciona La Consulta General como origen de datos

Luego pasa todos los campos menos el campo foto

Observa pasamos todos los campos menos el Campo Fotos

Oprime siguiente
En la siguiente ventana le damos un nivel de agrupamiento, esto es opcional, pero vamos a
agruparlo por el campo VINCULO CON LA EMPRESA, selecciona el campo VINCULO CON LA
EMPRESA y lo pasas a la siguiente ventana, Observa la imagen. Oprime siguiente.

En la siguiente ventana nos pide ordenar los datos seleccionamos NOMBRE COMPLETO y le damos
siguiente

En la siguiente ventana nos indica como aparecerá la distribución de los campos

Los dejamos en paso y


horizontal y oprimimos
siguiente

Siguiente
En la siguiente ventana le damos el nombre al informe, lo llamamos INFORME GENERAL

Le damos Finalizar

Así quedaría nuestro informe, Agrupado por Vinculo con la empresa, claro a usted le deben
aparecer más registros

Recuerda que los elementos de bases de datos más apropiados para imprimir la información son
los Informes.

Cierra el informe que abaste de crear.

Ahora ya tenemos listo los cuatro elementos principales de una base de datos

Lo que vamos hacer ahora es a crear otros objetos que nos ayuden a automatizar la Base de Datos
por ejemplo: Formulario que permita solo la entrada de datos, consultas con criterios, formularios
de búsqueda, etc.

Vamos a crear una consulta con criterios utilizando los datos de la consulta que ya tenemos
UBIQUE LA CONSULTA GENERAL Y DELE DOBLE CLIC PARA ABRIRLA

Deben aparecer todos los registros que hemos incluido en nuestra base de datos, de seguro que
usted tiene más que yo

De seguro que a usted le aparecen más registros

Vamos a ver la consulta en modo diseño para poder crearle los criterios, Ficha inicio, Botón Ver,
Opción Vista Diseño

Recuerda dar clic en Vista Diseño

Observa la siguiente ventana con la consulta en modo diseño.


Zona de criterios

Antes de crear el criterio vamos a cambiarle el nombre a la consulta.

Oprime la tecla de función del teclado F12.

O puedes hacerlo también desde el menú Archivo guardar Como.

Cambia el nombre colócale CONSULTA EMPLEADOS

A ver concentraditos
por Favor, al darle
aceptar acabas de
crear una nueva
consulta

y dale Aceptar
Nueva Consulta

Ahora vamos a la zona de criterios y colocamos lo siguiente

Zona de
criterios Aquí en la zona de criterios del
campo VINCULO CON LA EMPRESA,
vamos a escribir lo siguiente:
[Digite la relación]
Entre corchete no llaves ni paréntesis

La frase “Digite la Relación” Es solo una ayuda todo el trabajo lo hacen los corchetes

Guarde los cambios Archivo Guardar o “Ctrl + G”

Ojo Guardar no Guardar como

Para probar el criterio, haga clic en el botón Ejecutar de la ficha diseño


Botón
Ejecutar

En la caja que aparece escriba empleado y dele aceptar

Puede observar que le muestra solo información de los empleados

A ver y te cuento, si no te
funcionó es porque hiciste algo
Listo ya sabes aplicar criterios de este tipo mal te recomiendo empezar
nuevamente este punto

Cierra la consulta y ahora vamos hacer un formulario que nos permita buscar registros y un
formulario de solo entrada de registros.
Abramos el FORMULARIO DATOS BÁSICOS

Pásalo a modo diseño

Botón Ver vista diseño

Si tienes este espacio


entonces perfecto porque
es el voy a utilizar para el
control de búsqueda de
registros si no lo tienes
debes seleccionar todos los
campos y bajarlos un
poquito

Hasta tener un espacio


adecuado para el control

Dale clic a este control se llama cuadro


combinado mira que está en la ficha diseño

Dale clic y dibuja un rectángulo del tamaño de


una cajita para escribir texto, aunque por ahora
no te preocupes mucho por el tamaño solo
dale clic y dibuja algo no te preocupes por el
diseño

Aparecerá un menú contextual como el de la siguiente ventana:


Selecciona esta opción
léela por favor

En la siguiente ventana selecciona y pasa solo el campo NOMBRE COMPLETO

Dale siguiente y luego finalizar

Dale finalizar
Observa el cuadro combinado, yo sé que usted puede dejarlo con una mejor apariencia

El cuadro combinado
cámbiele la apariencia

Pase el formulario en modo vista formulario

Ver vista
formulario

Ahora puedes probar el control de buscar registros.


Probando el
control al darle clic
sobre un nombre
inmediatamente te
lo buscará

Por favor Por favor Guarda los cambios: Ojo Guarda los cambios, Boton Guardar o CTRL +G

Si ya guardaste los cambios entonces, oprime F12

Creamos otro formulario con


otro nombre llamémoslo

FORMULARIO NUEVO
REGISTRO
Observa el nuevo formulario

Ahora vamos a pasar el formulario a modo diseño

Botón ver y luego vista


diseño

Vas a hacer doble clic en


este botón para abrir la
ventana de propiedades
del formulario
Esta es la ventana de propiedades y
tenemos seleccionada la ficha Datos

Y aquí está la opción entrada de


datos

Debes pasarla a SI

En la ventana de propiedades debes hacer clic en la ficha Datos, luego ubica


la opción Entrada de datos y la pasas a “SI”

Espero que la hayas hecho bien

Lo que acabas de hacer es decirle a Access que ese formulario será solo de entrada de datos

Ya te darás cuenta para que sirve

Por ahora borra el control de búsqueda puesto que en este formulario no servirá de Nada

Este es el Botón de búsqueda debes


borrarlo sin miedo no pasará nada
Ahora vas a pasar el formulario a modo vista formulario

Como puedes darte cuenta que no aparecerá ningún registro ¿Por qué será? Pues simple este
formulario es solo para agregar registros no para mostrar.

Como no hay registros


entonces el botón buscar
no serviría para nada

Guarda el formulario
Si quieres probarlo ingresa un nuevo registro
Cierra el formulario
Ahora Abre el formulario FORMULARIO DATOS BÁSICOS y busca el registro que
creaste anteriormente

Ya casi terminamos
(yo llevo 6 horas haciendo u tutorial que tú haces en una hora)
Terminada esta parte espera la segunda parte…..solicítala a la
docente.