3-Gh-001 - Perfil y Manual Del Cargo

FECHA APROBACIÓN: 10/08/2016
PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001
VERSIÓN: 19
IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL
Gerente General
CARGO
PROCESO Direccionamiento Estratégico
JEFE INMEDIATO Junta de socios
PERSONAL A Todo el personal de la empresa
CARGO
COMPETENCIAS
EDUCACION Profesional en Áreas Administrativas, Financieras
EXPERIENCIA 3 años en cargos administrativos
 Normatividad en Vigilancia y Seguridad Privada, Contratación de

Administración Pública, Conocimiento Legislación sobre contratación
pública, privada y laboral.
FORMACION
 Inducción en Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Curso Nivel básico de las normas ISO 9001 y OHSAS 18001.
 Relaciones Interpersonales
 Liderazgo
 Capacidad para toma de decisiones
 Planificación y Organización
HABILIDADES
 Trabajo en equipo
 Habilidad de Negociación y Contratación
 Capacidad de Gestión
 Iniciativa
SISTEMA BASC Cargo Critico
ENTRENAMIENTO  Certificado de vigilancia básico
 Certificado de Alta Gerencia en Seguridad
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

ACTIVIDADES F R A
 Direccionar el funcionamiento de la empresa. X X X
 Orientar el área administrativa de la empresa en los aspectos de
X X X
contratación, control de personal, permisos y pago de sueldos.
 Celebrar Contratos como Representante legal de la empresa. X X X
 Dirigir al personal profesional, operativo y de planta de la empresa. X X X
 Ordenar las compras mayores requeridas para el buen funcionamiento de la
X X X
empresa.
 Coordinar actividades con las demás dependencias. X X X
 Coordinar las actividades referentes al manejo de los contratos y de la
X X X
Oficina.
 Velar por el cumplimiento del direccionamiento estratégico de la
X X
organización.
VERSIÓN: 19
 Realizar las Revisiones por la Gerencia para los sistemas de gestión mínimo
X X X
una vez al año.
 Verificar el cumplimiento de los Sistemas de Gestión de la organización. X X
 Revisar conforme se define los Estándares BASC, el Sistema de Gestión en
Control y Seguridad, para garantizar su continua aptitud, adecuación y X X X
eficiencia.
 Velar por el mejoramiento continuo del desempeño en Control y Seguridad. X X
 Asignar los recursos adecuados de acuerdo con su tamaño y naturaleza. X X X

 Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre X X
efectuando un servicio, o llegar bajo los efectos de éstos a recibir el servicio.
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. X X
 Motivar al personal por la Seguridad y Salud en el Trabajo a través de X X X

charlas, cartas de reconocimiento, asistencia a reuniones, entre otras.
 Controlar resultados, conociendo el desarrollo de los Subprogramas y
funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo a X X X
través de actas, cumplimiento de los récords establecidos, etc.
 Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte,
cuando considere necesario a fin de desarrollar actividades relacionadas con X X
el objeto social de la empresa.
 No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Tránsito X X
y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y urbanos.
 Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la X X
normatividad vigente del Ministerio de Transito y Transporte.
 Participar activamente en las inspecciones gerenciales y las reuniones X X X
gerenciales programadas por la empresa.
 Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de
seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o X X
cualquier otra eventualidad.
 Participar en la investigación de accidentes graves, asegurándose que se
X X X
tomen las medidas correctivas del caso.
 Promover el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente
X X X
a nivel Gerencial.
 Establecer las directrices para el establecimiento y cumplimiento de las
X X X
políticas.
 Realizar reuniones de seguridad cada tres meses, para analizar el
X X X
desempeño de las actividades y los resultados de la gestión en HSE.
 Darle prioridad a la Seguridad cuando debe tomarse una decisión en la que
X X X
aquella esté en juego.
 La Gerencia no despreciará una sola oportunidad para identificarse con el
programa de HSE; en toda reunión en donde se traten los temas de Higiene, X X
Seguridad Industrial y en general de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Estudiar con los coordinadores de seguridad de los contratos cualquier X X
anomalía.
VERSIÓN: 19
 Destinar fondos del presupuesto para ser invertidos en capacitación al X X X

personal.
 Apoyar al Coordinador de HSEQ y asistirle documentación y entrenamiento. X X
 Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /

Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad X X
informática)
 Mantenerse informado de los resultados de las reuniones del COPASST y X
contribuir al mejoramiento de las condiciones allí reportadas.
 Detener cualquier actividad que considere insegura. X X
• Hacer clasificación adecuada de los residuos. X
• Reportar actos y condiciones inseguras. X
• Definir los recursos necesarios para la implementación y el control de la
X X X
gestión ambiental en la organización.
• Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto
X X
ambiental.
 Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar
X X
a la protección de los recursos naturales.
 Poner en practica los folletos ambientales entregados X X
 Participar en los eventos y campañas organizadas por la organización
X X
basadas en la protección del Ambiente
VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Director Operativo
CARGO
PROCESO Prestación del Servicio
JEFE INMEDIATO Gerente
Operadores de Medios Tecnologicos, Guardas,Guias Caninos, Escoltas,
PERSONAL A CARGO Supervisores, Técnico de Medios Tecnológicos y Coordinador de
Seguridad.
Gerente General: Quejas y reclamos, estado del proceso, información
sobre clientes y personal de vigilancia.
RENDICION DE
Director HSEQ: estado de acciones correctivas y preventivas –
CUENTAS
seguimiento a los servicios no conformes, informe de indicadores,
incidentes presentados.
COMPETENCIAS
1 años de experiencia en vigilancia y seguridad privada y retirado de las
EDUCACION
fuerzas armadas
EXPERIENCIA 1 Año de experiencia laboral
 Inducción en Sistemas de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo,
Ambiental, BASC y RUC.
FORMACION
 Curso en alta gerencia de seguridad.
 Vigilancia y seguridad Privada
 Manejo de personal
 Facilidad de expresión
 Liderazgo
HABILIDADES
 Relaciones interpersonales
 Capacidad para toma de decisiones
 Habilidad para Entrenar
ENTRENAMIENTO  Curso de Vigilancia y seguridad privada
FUNCION - RESPONSABILIDAD - AUTORIDAD
ACTIVIDAD F R A
 Realizar la programación mensual del servicio de Vigilancia. X X X
 Coordinar la prestación de los servicios de vigilancia y escolta. X X X
 Coordinar la gestión operativa de la empresa. X X X
 Realizar el control al armamento, municiones y equipos de vigilancia. X X X
 Escuchar los descargos del personal operativo cuando ocurran fallas en la
X X
prestación del servicio.
 Hacer visitas a los usuarios, con el fin de atender las posibles fallas en la
X X
 Renovar los salvoconductos del armamento y gestionar la adquisición de
X X X
municiones.
 Coordinar los polígonos de entrenamiento del personal. X X X
VERSIÓN: 19
 Coordinar la selección del personal operativo. X X

 Responder por el archivo y el inventario de los equipos asignados. X X X
 Verificar el cumplimiento de los servicios contratados en cuanto a su ejecución y
X X X
supervisión.
 Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, armamento, equipo
X X X
de comunicaciones y de vigilancia.
 Coordinar la instalación o levantamiento del servicio de vigilancia. X X X
 Coordinar con el departamento de Recursos Humanos y con la dependencia de
X X
Almacén, el proceso de selección y contratación del personal operativo
 Recibir y verificar la respuesta oportuna de las quejas , reclamos y sugerencias
X X X
de los clientes en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad pirvada.
 Identificar las necesidades de formación y capacitación del personal operativo. X X
 Mantener el control de las no conformidades presentadas en los diversos sitios
X X X
de trabajo.
 Verificar que se cumplan las revistas de supervisión en cada uno de los puestos
X X X
por el personal asignado.
 Controlar el uso de armas, municiones y dotaciones por el personal de Guardas
X X X
de Seguridad en los puestos
 Realizar a tiempo los cambios de personal en los puestos cuando sea necesario
X X X
ya sea por solicitud del usuario o por control interno de la compañía
 Responder por la disciplina y cumplimiento de las funciones de las personas bajo
X X X
su control.
 Realizar inspecciones aleatorias a las instalaciones físicas y procesos. X X
 Velar por la seguridad de las instalaciones. X X
 Aplicar procedimientos para la realización de ejercicios prácticos y simulacros. X X
 Identificar los riesgos de la organización en coordinación con el departamento
X
de HSE.
 Realizar informe cuando exista reporte de operaciones sospechosas. X X
 Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre en horas
laborales. X
 Verificar el cumplimiento de las normas d eseguridad y salud en el trabajo
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. X

 Conocer el Programa e implementarlo en su área. X X
 Promover una actitud positiva en todos sus trabajadores hacia la Seguridad y
X X
Salud en el Trabajo.
 Dar instrucción completa a los trabajadores antes de asignar tareas, asegurarse
que cada uno conozca los usos y propiedades de las herramientas y equipos X X
que maneja.
 Realizar charlas periódicas de Seguridad y Salud en el Trabajo con su personal,
X
de acuerdo a lo establecido con la empresa.
 Determinar las necesidades de entrenamiento en Seguridad y Salud en el
X X
Trabajodel personal bajo su mando.
VERSIÓN: 19
 Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo teniendo en

X X
cuenta los diferentes subprogramas.
 Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra condiciones y
X X
actos subestandar.
 Apoyar plenamente todas las actividades y procedimientos de Seguridad y Salud
X
en el Trabajo desarrolladas en su sitio de trabajo.
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar actividades X
relacionadas con el objeto social de la empresa.
 No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y
X
Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y urbanos.
 Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la
X
normatividad vigente del Ministerio de Transito y Transporte
 Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de seguridad
X X
que se deben tomar ante una emergencia
 Implementar acciones pertinentes cuando compruebe la violación de las
X X
políticas del Sistema de Gestión Integrado
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad X
informática)
 Detener cualquier actividad que considere insegura X
• Hacer clasificación adecuada de los residuos X
• Detener cualquier actividad que considere insegura X
• Reportar actos y condiciones inseguras X
• Promover una cultura ambiental en los trabajadores basada en el uso eficiente
X X X
de agua, energía
X X
ambiental.
• Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la
X X
protección de los recursos naturales.
• Poner en practica los folletos ambientales entregados X X
• Participar en los eventos y campañas organizadas por la organización basadas
X X
en la protección del Ambiente
-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1 12-10-2005 Creación del documento.
2 22-02-2006 Cambio de estructura del documento.
3 21-08-2007 Incluir funciones del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC
4 10-07-2008 Incluir funciones de Salud Ocupacional, Seguridad y Ambiente
5 03-09-2008 Establecer la autoridad de cada uno de los cargos.
6 14-06-2008 Separar las funciones y responsabilidades de cada uno de los sistemas
de gestión.
VERSIÓN: 19
7 01-03-2009 Establecer que el instructivo aplica para el SGI y normalizar la

codificación del documento por el proceso al que pertenece
8 21-03-2011 Unificación del documento manual de funciones y perfil de cargos.
Identificar las funciones, responsabilidades y autoridad en cada una de
las actividades a desarrollarse en el cargo.
9 23-11-2011 Incluir como función al coordinador HSE la realización de pruebas de
alcohol en caso de presentar sospecha.
10 01-08-2012 Incluir el perfil de cargo del Auxiliar Administrativo
11 18-03-2013 Crear un nuevo cargo de asistente de operaciones donde me permite
conocer las competencias, funciones, responsabilidades y autoridades
que deben tener el sistente de operaciones
12 12 de Julio 2013 Unificar los cargos de COORDINACION DE CALIDAD y
COORDINACION HSE quedando finalmente COORDINACION DE
HSEQ
13 1 de Diciembre Creae el nuevo cargo de Director Servicio al Cliente, donde me permite
2013 conocer las competencias, funciones, responsabilidades y autoridad
que debe tener.
14 15 De Mayo de Se modifica el formato incluyendo como responsabilidad dar
2015 cumplimiento a todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo
y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad informática)
implementadas por la organización.
15 16 De Octubre Modificar el Instructivo, incluyendo los nuevos cargos de Operador de
de 2015 Medios Tecnológicos y Recepcionista, donde permite conocer las
competencias e identificar las funciones, responsabilidades y autoridad
que debe desempeñar el trabajador en su cargo.
16 01 de Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo del jefe de

Noviembre de nomina y adecuar las competencias , funciones, resposabilidades y
2015 autoridades al perfil del nuevo aspirante.
17 01/01/2016 Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar de
cartera y Director de Sistemas donde permita conocer las competencias
e identificar las funciones, responsabilidades y autoridad que debe
desempeñar el trabajador en su cargo.
18 19 de Mayo de Se modifica el Instructivo, incluyendo las funciones /responsabilidades
2016 ambientales que deben tener los trabajadores en cuanto a la promoción
de una cultura ambiental en la organizacion.
19 10 de Agosto de Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor , en
2016 donde permita definir las competencias, funciones, responsabilidad y
autoridad que debe desempeñar durante el proceso de auditorias.
REVISÓ: APROBÓ:
Ing. ADRIANA LORENA HERNANDEZ TOVAR ALVARO ORDOÑEZ ORTIZ

DIRECTORA DE HSEQ GERENTE GENERAL
VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Director Administrativo y Financiero
CARGO
PROCESO Compras – Gestión Comercial
SUBORDINADOS Contador – Jefe de Nómina – Asistente Adminsitrativo
Gerente General: Estado del proceso venta del servicio y Licitaciones,
encuestas de satisfacción de los clientes.
RENDICION DE
Directora HSEQ: encuestas de satisfacción de los clientes, indicadores
CUENTAS
de gestión, productos no conformes, desempeño de proveedores y
contratistas.
COMPETENCIAS
Profesional o estudiante de últimos semestre en Área Administrativa,
EDUCACION
Financiera y/o Derecho
EXPERIENCIA 6 meses de experiencia laboral
 Nivel básico de las normas ISO 9001 y OHSAS 18001.
 Inducción de Salud Ocupacional, Seguridad, Ambiente, Calidad y
FORMACION
procedimientos BASC.
 Evaluación Formulación de propuestas para entidades públicas y privadas.
 Capacidad para evaluar Proyectos e inversiones
 Capacidad de Gestión y Negociación
HABILIDADES  Capacidad de Decisión
 Liderazgo
 Iniciativa
 Contratación Estatal
ENTRENAMIENTO  Certificación en Contabilidad Bancaria
 Certificación Contratación Publica y Presupuesto
FUNCION – RESPONSABILIDAD – AUTORIDAD
ACTIVIDADES F R A
 Apoyar al gerente en sus funciones. x x
 Establecer acciones tendientes a cumplir y exceder la satisfacción del cliente. x x
 Realizar las Encuestas de Satisfacción a los diversos clientes de la
x
organización.

 Determinar y evaluar los proveedores críticos para la calidad y seguridad,
x x X
ingresando los seleccionados en el Registro de Proveedores.
 Realizar la reevaluación anual de proveedores. x
 Autorizar al almacenista la elaboración de las órdenes de compra. x
 Consultar permanentemente los diferentes medios, los pliegos para las
x x
licitaciones.
 Diligenciar en su totalidad el formato “Evaluación de Licitaciones”. x x
VERSIÓN: 19
 Recopilar y entregar al Gerente y/o Administrador los documentos solicitados

x x
en los pliegos.
 Diligenciar el formato “Solicitud de Cotización”, cada vez que sean solicitados
x x
los servicios que presta LAO´S Seguridad Ltda.
 Reportar operaciones sospechosas a fin de evitar el Lavado de Activos
x x
durante un proceso de contratación.
 Participar en la Planificación de los Sistemas de Gestión. x x
 Participar en las Revisiones Gerenciales. x x
 Conocer los indicadores de Gestión de la Organización x x
 Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia hacia la calidad, al
control y seguridad, Seguridad y Salud en el Trabajoy ambiente en todos los x x
niveles de la organización.
 Mantener la documentación de Clientes y Proveedores actualizada. x x
 Verificar que los Clientes y Proveedores no estén relacionados en la Lista
x x
Clinton.
 Realizar visitas a Clientes y Proveedores. x x
 Establecer alianzas estratégicas de seguridad con autoridades locales,
x X
gremios o instituciones.
 Es un canal externo entre el Gerente y clientes. x
 Consultar la página Web de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad
privada, con el fin de actualizar los requisitos legales aplicables a la x x
organización.
 Establecer con los Proveedores críticos acuerdos en materia de Seguridad. x x
 Desplazarse a las diversas agencias de la empresa a fin de coordinar
x x
actividades operativas.
 Conducir los vehículos de la empresa cuando se requiera, a fin de cumplir
x x
con el objeto social de la empresa.
 Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre
x
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. x x
• Conocer el Programa y responsabilizarse por la implementación. x x
• Incluir en las reuniones Gerenciales, temas referentes a Salud Ocupacional. x x
• Evaluar periódicamente los indicadores del Programa que involucren
x x
directamente su área
• Conocer el programa y responsabilizarse por la implementación en las
x
secciones que comprende su dirección.
• Liderar las Actividades del Programa de Seguridad y Salud en el Trabajoque
x x X
le correspondan directamente y colaborar con las indirectas.
• Incluir en todas las reuniones temas referentes a Salud Ocupacional. x x x
• Asistir a las reuniones de Seguridad y Salud en el Trabajoque se programen y
X X X
participar activamente en cada una de ellas.
• Analizar los resultados del programa en su área y presentar los indicadores
X
respectivos a la Gerencia.
VERSIÓN: 19
• Participar de las inspecciones gerenciales de Seguridad y Salud en el

X X
Trabajoen los puestos de trabajo.
• Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte,
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar X
actividades relacionadas con el objeto social de la empresa.
• No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y
X
• Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la
x x
normatividad vigente del Ministerio de Tránsito y Transporte.
• Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de
seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o x x
• Participar en la investigación de accidentes graves x x x
• Participar en el programa de pausas activas y demás actividades de
x x
entrenamiento
• Avisar de todos los accidentes y casi – accidentes al Jefe inmediato buscando
x
la manera eficaz de enfrentarlos y evitarlos.
• Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. x x
• Implementar acciones pertinentes cuando compruebe la violación de las
políticas del Sistema de Gestión Integrado, por parte de los funcionarios a su x x X
cargo.
• Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad x
informática)
• Hacer clasificación adecuada de los residuos x
• Detener cualquier actividad que considere insegura x
• Reportar actos y condiciones inseguras x
X X
ambiental.
X X
X X

3 21-08-2007 Incluir funciones del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC
6 14-06-2008 Separar las funciones y responsabilidades de cada uno de los
sistemas de gestión.
VERSIÓN: 19

Identificar las funciones, responsabilidades y autoridad en cada una
de las actividades a desarrollarse en el cargo.
conocer las competencias, funciones, responsabilidades y
autoridades que deben tener el sistente de operaciones
HSEQ
13 1 de Diciembre Creae el nuevo cargo de Director Servicio al Cliente, donde me
2013 permite conocer las competencias, funciones, responsabilidades y
autoridad que debe tener.
/2015 cumplimiento a todas las políticas (Integral / Alcoholismo,
Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad
informática) implementadas por la organización.
15 16 De Octubre de Modificar el Instructivo, incluyendo los nuevos cargos de Operador
2015 de Medios Tecnológicos y Recepcionista, donde permite conocer las
competencias e identificar las funciones, responsabilidades y
autoridad que debe desempeñar el trabajador en su cargo.
16 01 de Noviembre Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo del jefe
de 2015 de nomina y adecuar las competencias , funciones, resposabilidades
y autoridades al perfil del nuevo aspirante.
cartera y Director de Sistemas donde permita conocer las
18 19 de Mayo de Se modifica el Instructivo, incluyendo las funciones
2016 /responsabilidades ambientales que deben tener los trabajadores en
cuanto a la promoción de una cultura ambiental en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Auxiliar Licitaciones
CARGO
PROCESO Gestión Comercial
JEFE INMEDIATO Director Admnistrativo y Financiero
SUBORDINADOS Ninguno
RENDICION DE Gerente General: Estado del proceso venta del servicio y Licitaciones,
CUENTAS encuestas de satisfacción de los clientes.
COMPETENCIAS
Profesional o estudiante de últimos semestre en Área Administrativa,
EDUCACION
Financiera y/o Derecho
EXPERIENCIA 6 meses de experiencia laboral
 Nivel básico de las normas ISO 9001 y OHSAS 18001.
 Inducción de Salud Ocupacional, Seguridad, Ambiente, Calidad y
FORMACION
procedimientos BASC.
 Evaluación Formulación de propuestas para entidades públicas y privadas.
 Capacidad para evaluar Proyectos e inversiones
 Capacidad de Gestión y Negociación
HABILIDADES  Capacidad de Decisión
 Liderazgo
 Iniciativa
 Contratación Estatal
ENTRENAMIENTO  Certificación en Contabilidad Bancaria
 Certificación Contratación Publica y Presupuesto
FUNCION – RESPONSABILIDAD – AUTORIDAD
ACTIVIDADES F R A
Apoyar al Director Administrativo y Financiero en sus funciones. X X
Establecer acciones tendientes a cumplir y exceder la satisfacción del cliente. X X
Consultar permanentemente los diferentes medios, los pliegos para las

X
licitaciones.
Recopilar y entregar al Gerente y/o Administrador los documentos solicitados

X X
en los pliegos.
Diligenciar el formato “Solicitud de Cotización”, cada vez que sean solicitados

X
los servicios que presta LAO´S Seguridad Ltda.
consultar los pliegos preseleccionados, con el fin de revisar cuáles son los
X
requisitos legales y técnicos exigidos en cada uno y se documentan en el formato.
Verificar las calificaciones obtenidas dentro del proceso licitatorio y realizar las
X
correspondientes observaciones a los particiapantes dentro del proceso.
recopilar los documentos de acuerdo al formato “Lista Chequeo Licitaciones” X

VERSIÓN: 19
Asistir y participar en las audiencias de asignación de riesgo , aclaración de

X
pliegos y adjudicación.
Realizar la planificacion de servicio y hacer entrega del contrato al departamento

X
jurídico para adjudicación.
Participar en la Planificación de los Sistemas de Gestión. X X
Participar en las Revisiones Gerenciales. X X
Conducir los vehículos de la empresa cuando se requiera, a fin de cumplir con

el objeto social de la empresa, siempre y cuando la licencia de conducción se X X
encuentre vigente.
Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre

X
Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. X X
Reportar operaciones sospechosas a fin de evitar el Lavado de Activos durante

X
un proceso de contratación.
Conocer los indicadores de Gestión de la Organización X
Incluir en todas las reuniones temas referentes a Seguridad y Salud en el

X X
Trabajo.
Asistir a las reuniones de Seguridad y Salud en el Trabajo que se programen

X
y participar activamente en cada una de ellas.
Analizar los resultados del programa en su área y presentar los indicadores

X X
respectivos a la Gerencia.
Participar de las inspecciones gerenciales de Seguridad y Salud en el

X
Trabajoen los puestos de trabajo.
Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte,

cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar actividades X
No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y

X
Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la

X
Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de seguridad

que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra X
eventualidad.
VERSIÓN: 19
Avisar de todos los accidentes y casi – accidentes al Jefe inmediato buscando

X
la manera eficaz de enfrentarlos y evitarlos.
Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. X
Implementar acciones pertinentes cuando compruebe la violación de las

X X
políticas del Sistema de Gestión Integrado.
Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /

informática)
Hacer clasificación adecuada de los residuos X
Detener cualquier actividad que considere insegura X
Reportar actos y condiciones inseguras X
Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto

X X
ambiental.
Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la
X X

X X

BASC
8 21-03-2011 Unificación del documento manual de funciones y perfil de
cargos.
Identificar las funciones, responsabilidades y autoridad en cada
una de las actividades a desarrollarse en el cargo.
9 23-11-2011 Incluir como función al coordinador HSE la realización de
pruebas de alcohol en caso de presentar sospecha.
VERSIÓN: 19
11 18-03-2013 Crear un nuevo cargo de asistente de operaciones donde me

permite conocer las competencias, funciones,
responsabilidades y autoridades que deben tener el sistente de
operaciones
COORDINACION HSE quedando finalmente COORDINACION
DE HSEQ
13 1 de Diciembre 2013 Creae el nuevo cargo de Director Servicio al Cliente, donde me
responsabilidades y autoridad que debe tener.
14 15 De Mayo de /2015 Se modifica el formato incluyendo como responsabilidad dar
cumplimiento a todas las políticas (Integral / Alcoholismo,
15 16 De Octubre de 2015 Modificar el Instructivo, incluyendo los nuevos cargos de
Operador de Medios Tecnológicos y Recepcionista, donde
permite conocer las competencias e identificar las funciones,
responsabilidades y autoridad que debe desempeñar el
trabajador en su cargo.
16 01 de Noviembre de Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo del

2015 jefe de nomina y adecuar las competencias , funciones,
resposabilidades y autoridades al perfil del nuevo aspirante.
17 01/01/2016 Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar
de cartera y Director de Sistemas donde permita conocer las
18 19 de Mayo de 2016 Se modifica el Instructivo, incluyendo las funciones
/responsabilidades ambientales que deben tener los
trabajadores en cuanto a la promoción de una cultura ambiental
en la organizacion.
19 10 de Agosto de 2016 Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de
Auditor , en donde permita definir las competencias, funciones,
responsabilidad y autoridad que debe desempeñar durante el
proceso de auditorias.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Directora de Talento Humano
CARGO
PROCESO Gestión Humana
JEFE INMEDIATO Gerente General
Asistente Talento Humano – Asistente Jurídico – psicóloga – Almacenista
SUBORDINADOS
- servicios generales -
RENDICION DE Director HSEQ: estado de acciones correctivas y preventivas –
CUENTAS seguimiento a los productos no conformes, informe de indicadores.
COMPETENCIAS
Profesional o estudiante de últimos semestre en Área Administrativa y/o
EDUCACION
Financiera
EXPERIENCIA No requiere
 Inducción de Salud Ocupacional, Seguridad, Ambiente, Calidad,
Clasificación de residuos, Sistema General de Seguridad Social.
FORMACION
 Selección de personal por Competencias laborales.
 Reclutamiento de personal.
 Liderazgo
 Manejo de público
 Iniciativa
HABILIDADES
 Utilización de Recursos
SISTEMA BASC Critico
 Selección de personal por Competencias laborales.
 Seguridad y Salud en el Trabajoy Bienestar Social
ENTRENAMIENTO
 Análisis de Necesidades, Administración Logística

ACTIVIDADES F R A
· Realizar los certificados laborales que le soliciten. X X
· Realizar las cartas de solicitud de cesantías del personal que lo requiera. X X
· Realizar los preavisos y prorrogas del personal operativo que lo requiera

X X
según listado de vencimiento de contratos de la empresa con terceros.
· solicitar y unificar las novedades de ingreso y retiro del personal de las

agencias, sucursales y sede principal, reportarlo mensualmente a Jefe de X X
Nomina.
· Mantener la relación de personal operativo actualizada según los puestos

X
de trabajo que le correspondan a cada funcionario.
VERSIÓN: 19
· Recepcionar y analizar las hojas de vida de los aspirantes a cargos que la

X X
empresa requiera.
· Contactar y convocar al personal requerido por la empresa. X
selecciónar y contratar el personal operativo y administrativo, cumpliendo con

cada una de las etapas del Procedimiento de Selección y Contratación de X X X
Personal.
· Enviar relación de personal nuevo a la SIJÌN o DIJIN para investigar el

X X
estado de antecedentes con la justicia.
· Realizar la afiliación de Seguridad Social : EPS, ARL,AFP, y Caja de

X X
Compensación al personal que se vincula a la empresa.
· Solicitar los documentos necesarios al personal operativo y administrativo

para adquisición de la credencial de la Superintendencia de Vigilancia y X X
Seguridad Privada y realizar su diligenciamiento.
· Mantener un stock Minimo de 20 hojas de vida de personal operativo. X X
· Evaluar las evaluaciones de desempeño del personal administrativo y

X X
operativo con el fin de actualizar los indicadores correspondientes.
· Evaluar las funciones, responsabilidades y autoridad del personal

X X
administrativo y operativo antes de cumplir el periodo de prueba..
· Establecer los planes de formación de la organización (semestral),

identificando necesidades de formación tanto del personal operativo como del
X X
personal administrativo. Posteriormente, evaluar la eficacia de las formaciones y
realizar el informe respectivo.
· Llevar un control de asistencia a las capacitaciones que se programen

X
durante cada semestre.
· Amonestar a través de memorandos con asunto LLAMADO DE

ATENCIÓN al personal, por la inasistencia a las capacitaciones programadas en X X X
el Plan de Capacitación, Entrenamiento y Sensibilización.
· Realizar y cumplir con la entrega de los informes exigidos según lo

X X
establecido por el Sistema de Gestión de la organización.
· Dar cumplimiento al formato de las Escalas para la Suspensión del

X X
personal, contando con el apoyo del Director Operativo y asistente Juridico.
· Desarrollar actividades lúdicas dentro de la organización. X X
· Las demás funciones delegadas por el Gerente General, Gerente

X
Administrativo y Financiero, inherentes a su cargo.
VERSIÓN: 19
· Realizar control sobre la entrega, recuperación, reposición y anulación del

X X
carne de identificación y carne de la Superintendencia.
· Velar por el cumplimiento del plan de incentivos de la organización . X X
· Actualizar los datos de todo el personal cada año. X
· Realizar actualización de estudio fotográfico y huellas dactilares cada tres

X X
años.
· Aprobar o rechazar el ingreso del personal a la empresa según los

resultados del alcohosensor o el examen clínico, examen psicofísico , al igual
X X X
que el certificado de aptitud suministrado por el Medico Asesor en Salud
Ocupacional.
· Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre

X X
· Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la

X
organización.

informática)
· Conocer los Programas de Incentivos, de Bienestar y Motivacion y de

X X
Riesgo Psicolaboral e implementarlo en su área.
· Promover una actitud positiva en todos sus trabajadores hacia la Salud

X
Ocupacional.
· Verificar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el

X X
Trabajoestablecidas en la empresa.
· Dar instrucción completa a los trabajadores antes de asignar tareas,

asegurarse que cada uno conozca los usos y propiedades de las herramientas y X X
equipos que maneja.
· Desarrollar actividades de prevención del riesgo psicolaboral de la

X
organización.
· Realizar charlas periódicas de Seguridad y Salud en el Trabajocon su

X
personal, de acuerdo a lo establecido con la empresa.
· Determinar las necesidades de entrenamiento en Seguridad y Salud en el

X X X
· Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo

X X
teniendo en cuenta los diferentes programas.
VERSIÓN: 19
· Aplicar las baterias psicolaborales a todos los funcionarios de la empresa

X X
de manera anual.
· Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra condiciones

X X
y actos subestandar.
• Hacer clasificación adecuada de los residuos X X
• Revisar trimestralmente que las hojas de vida estén actualizadas frente a los
registros de educación, formación, experiencia, habilidades y demás X X
documentación legal requerida para el cargo (licencias, certificaciones)
 Promover una cultura ambiental en los trabajadores basada en el uso

X X X
eficiente de agua, energía
 Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto

X X
ambiental.
 Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a
X X
la protección de los recursos naturales.

• Participar en los eventos y campañas organizadas por la organización
X X

de gestión.
Se incluye la responsabilidad de mantener las hojas de vida actualizadas
y la revisión trimestral de las mismas.
VERSIÓN: 19

HSEQ
2013 conocer las competencias, funciones, responsabilidades y autoridad que
debe tener
/2015 cumplimiento a todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y
Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad informática)

REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Asistente Jurídico
CARGO
JEFE INMEDIATO Directora de Recursos Humanos
RENDICION DE Gerente General: Estado de procesos de licitación, procesos laborales.
CUENTAS
COMPETENCIAS
 Abogado o estudiante de últimos semestres
EDUCACION
EXPERIENCIA 1 año de experiencia laboral
Legislación Contratación Pública y Privada
Legislación Laboral y de otra índole aplicables a la organización.
Sistema General de Seguridad Social y/o Riesgos profesionales.
FORMACION
Inducción sobre Sistema de Gestión Integrado.
Inducción sobre prevención de accidentes e incidentes laborales,
enfermedad profesional y el método para reportarlos.
Relaciones Interpersonales
Capacidad de Negociación
Manejo Argumentativo,conocimientos necesarios para el cumplimiento de
HABILIDADES
las actividades
Facilidad de Expresión
Capacidad De Decisión
Sistema Penal Acusatorio
ENTRENAMIENTO
Derecho Procesal
ACTIVIDADES F R A
Asesorar a la empresa en materia de orden legal y en cuanto a
contratación o Ley 80 de 1994, involucrado en todo el proceso licitatorio en sus
X X
diferentes procesos, comenzando por revisar el pliego de condiciones para
establecer los requisitos exigidos dentro de éste.
Mantener control de todos los contratos que suscriba la organización asi
como los soportes legalización y aquellos derivados del proceso contractual. X X
Elaborar las liquidaciones del personal que se retira de la empresa,

conforme a los lineamentos legales, una vez se encuentren a paz y salvo con la
X X
organización.
Revisar la propuesta, para verificar que se cumpla con los documentos y

requisitos exigidos. X X X
VERSIÓN: 19
Asistir a las audiencias de adjudicación de propuestas con el propósito de

defender nuestra propuesta. X X
Mantener actulizada el personal acreditado en el aplicativo APO del la Pagina

de la Superintendecia de Vigilancia y Seguridad Privada.
 Solicitar, hacer seguimiento y archivar la licencia de funcionamiento y la
x x
licencia de comunicación.- juridica
Representar (mediante poder escrito) a la organización, en caso de
presentarse pleitos legales, demandas laborales, entre otros aspectos. X X
Velar por el cumplimiento de las normas legales Colombiana y de otra

índole de conformidad con el procedimiento de Requisitos Legales. X X
Comunicar a todos los funcionarios los requisitos legales que se

identifiquen y apliquen a la organización.. X X
Las demás designadas por el jefe inmediato, inherentes a su cargo.

X X
Mantener actualizada y evaluada la matriz de requisitos legales, tal como lo
establece el procedimiento de identificación de requisitos legales. X X
Interpretar los requisitos legales de tal forma que los de a conocer a los
funcionarios que apliquen. X X
Realizar Los descargos al personal.

X X
Mantener contacto permanente con el Asesor Juridico externo a fin de
revisar los casos por demandas laborales y liquidaciones. X X
Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de

transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar
X X
Establecer sanciones al personal de la organización cuando se hayan

identificados causas acordes a las escalas de sanciones determinadas en el
X X
reglamento interno de trabajo.
Brindar capacitaciones en materia legal al personal de la organización.

X X
Apoyar al equipo de convivencia laboral en la identificacion de presuntos
casos que conlleven acoso laboral en la organización, de tal manera que se
X X
puedan prevenir.
No exceder los limites de velocidad permisibles por el Ministerio de

Transito y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y urbanos. X X
VERSIÓN: 19
Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de

seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o
X X
cualquier otra eventualidad
Junto con el coordinador de HSEQ realizar la evaluación semestral de los

requisitos legales. X X
Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /

Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad
X X
informática)
Hacer clasificación adecuada de los residuos

X X
Detener cualquier actividad que considere insegura
X X
Reportar actos y condiciones inseguras
X
Informar a la gerencia el cumplimiento de los requisitos legales
identificados en la matriz legal. X
Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto

ambiental. X X
Velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, manteniendo a

la empresa actualizada sobre las normas ambientales que le aplican X X X
Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la
protección de los recursos naturales. X X

X X

VERSIÓN: 19

HSEQ
que debe tener
/2015 cumplimiento a todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo
15 16 De Octubre de Modificar el Instructivo, incluyendo los nuevos cargos de Operador de
2015 Medios Tecnológicos y Recepcionista, donde permite conocer las
16 01 de Noviembre Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo del jefe
2016 ambientales que deben tener los trabajadores en cuanto a la
promoción de una cultura ambiental en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Directora de HSEQ
CARGO
PROCESO Mejoramiento Continuo
SUBORDINADOS Coordinador HSEQ
RENDICION DE Informes de entrada para la Gerencia.
CUENTAS
COMPETENCIAS
Profesional en cualquier rama, preferiblemente en área Administrativa y/o
EDUCACION Financiera
EXPERIENCIA 1 Año de experiencia en cargos afines

 Especialización en temas relacionados con la Salud Ocupacional
 Temas relacionados con Sistema de Gestión de Calidad, Basc, Seguridad
FORMACION
y Salud en el Trabajoy Ambiental
 Auditoría Interna
 Liderazgo
 Iniciativa
HABILIDADES
 Alta Gerencia en Seguridad
 Evaluador por Competencias laborales
ENTRENAMIENTO
 Especialista en Salud Ocupacional
 Auditoría Interna
ACTIVIDADES F R A
 Asegurarse de que el sistema de gestión integrado, se establece, implementa X
X
y mantiene de acuerdo a lo establecido
 Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión X X
integrado y las recomendaciones para la mejora
 Asegurar que se promueva la toma de conciencia en todo el personal sobre X X
el requisito de las normas.
 Velar por el cumplimiento de las funciones del Coordinador de HSEQ X
 Coordinar las actividades de formación propias de cada dependencia con los X X

responsables designados.
 Velar por el mantenimiento de los Sistemas de Gestión Integrado. X X
 Elaborar informes y asignar las actividades que debe desarrollar los X X

funcionarios de la organización.
VERSIÓN: 19
 Apoyar y asesorar a las personas en la redacción de documentos. X
 Garantizar la recolección y distribución de documentos garantizando la X X

administración y manejo de documentos “controlados” y “obsoletos”.
 Editar todos los documentos relativos a los Sistemas de Gestión. X X
 Garantizar que los Sistemas de Gestión se mantengan, de acuerdo a los

X
requisitos establecidos en la norma, una vez se obtenga el certificado de
aseguramiento de la calidad, en Control y Seguridad.
 Elaborar si se requiere, los documentos con la persona responsable tomando X X
nota.
 Digitar los documentos en todas sus etapas: Elaboración, Revisión y X
Aprobación.
 Hacer la revisión inicial del estado actual de la organización, determinar X
alcance, idoneidad, implementación y formas de medición del BASC.
 Sensibilizar a todo el personal frente al Sistema de Gestión Integrado. X
 Asesorar la implementación del Sistema de Gestión Integrado. X
 Realizar la planificación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. X
 Orientar al personal en el cumplimiento de los estándares del Sistema en X X

Control y Seguridad BASC
 Realizar inducción a todo el personal nuevo, acerca del Sistema de Gestión X
Integrado
 Propiciar la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de X X
Seguridad y control.
 Realizar la planificación de los sistemas de gestión. X
 Orientar al personal para asegurar el cumplimiento de los requisitos X

establecidos para los sistemas de gestión.
 Realizar inducción a todo el personal nuevo, acerca de los Sistemas de X X
Gestión de la organización.
 Participar de la sustentación en las auditorias de entes certificadores y terceros X X
que soliciten la realización de auditorias al sistema de Gestión.
 Realización de Auditorias Internas. X X
 Garantizar que los sistemas se mantengan, de acuerdo a los requisitos X

establecidos.
 Liderar el mantenimiento de los sistemas y su fortalecimiento. X X
 Servir como puente de comunicación entre las directrices gerenciales, X

relacionadas con los sistemas, y el personal.
 Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre X
VERSIÓN: 19
 Promover una actitud positiva en todos los trabajadores hacia la Salud X

Ocupacional.
 Verificar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el X
 Dar instrucción completa a los trabajadores antes de asignar tareas,
X
asegurarse que cada uno conozca los usos y propiedades de las herramientas
y equipos que maneja.
 Realizar charlas periódicas de Seguridad y Salud en el Trabajocon el personal, X
de acuerdo a lo establecido con la empresa.
 Determinar las necesidades de entrenamiento en Seguridad y Salud en el X X
 Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo teniendo X X
en cuenta los diferentes subprogramas.
 Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra condiciones y X X
actos subestandar.
 Apoyar plenamente todas las actividades y procedimientos de Seguridad y X
Salud en el Trabajodesarrolladas en su sitio de trabajo.
X
informática)
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar actividades X X

X X

X X

que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra X
eventualidad.
 Establecer el programa de auditorías. X

X
• Detener cualquier actividad que considere insegura X X
• Reportar actos y condiciones inseguras X X
• Promover una cultura ambiental en los trabajadores basada en el uso X X X

• Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto X X
ambiental.
VERSIÓN: 19
• Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la X X
X X

4 10-07-2008 Incluir funciones de Salud Ocupacional, Seguridad y Ambiente.
de gestión.
12 12 de Julio Unificar los cargos de COORDINACION DE CALIDAD y
2013 COORDINACION HSE quedando finalmente COORDINACION DE
HSEQ
debe tener.

VERSIÓN: 19

19 10 de Agosto Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor , en
de 2016 donde permita definir las competencias, funciones, responsabilidad y
REVISÓ: APROBÓ:
VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Coordinador de HSEQ
CARGO
JEFE INMEDIATO Director HSEQ
PERSONAL A CARGO Ninguno
Director HSEQ: estado de acciones correctivas y preventivas –
RENDICION DE seguimiento a los productos no conformes, informe de indicadores, planes
CUENTAS de mejora. Aquellas derivadas del programa de gestion de inspecciones,
relacion de incapacidades, identificacion de necesidades de formación.
COMPETENCIAS
Profesional en Ingeniería Industrial , Administración de Empresas o carreras
EDUCACION afines.
EXPERIENCIA 3 meses de experiencia en cargos afines

 Inducción en Sistemas de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional,
Ambiental, BASC y RUC
FORMACION  Inducción prevención de accidentes e incidentes laborales.
 Inducción al sistema de gestión integral
 Curso de procedimientos Seguros BASC.
 Liderazgo
 Iniciativa
HABILIDADES  Trabajo en equipo
 Responsabilidad
 Fundamentación del Sistema de Gestión de Calidad
ENTRENAMIENTO  Auditor Interno en Sistemas de Gestión Integrado
 Auditor Interno del Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el trabajo
ACTIVIDADES F R A
• Asegurarse de que el sistema de gestión integrado, se establece, implementa X
X
y mantiene de acuerdo a lo establecido
• Informar a la directora de HSEQ sobre el desempeño del sistema de gestión X X
integrado y las recomendaciones para la mejora
• Coordinar las actividades de formación propias de cada dependencia con los X X X
responsables designados.
• Velar por el mantenimiento de los Sistemas de Gestión Integrado y Basc. X
• Garantizar que los sistemas de Gestion implementados, de acuerdo a los

X
requisitos establecidos en las normas, una vez se obtenga los certificados se
matengan.
VERSIÓN: 19
• Elaborar informes y asignar las actividades que debe desarrollar los X X

funcionarios de la organización.
• Apoyar y asesorar a las personas en la redacción de documentos. X
• Mantener canales abiertos de comunicación con la Gerencia y todo el X X

personal en general.
• Las demás designadas por el Gerente General, la Directora de HSEQ, X X
inherentes a su cargo
• Documentar el programa de gestión de inspecciones y las actividades X X
relacionadas a este, como llevar un análisis tendencial de los hallazgos .
• Coordinadr con las EPS y ARL las actividades de capacitación, entrenamiento X X X
y demás a desarrollar durante el año en curso.
• Reportar los accidentes laborales, casi accientes, ambientales y X X X
enfermedades laborales a las que hayan lugar.
• Participar de las investigaciones de accidentes y casi accidentes, laborales o X X
ambientales y enfermedades laborales.
• Brindar la inducción y reinducción al personal de la organización. X X
• Realizar las inspecciones conforme el programa de gestión de inspecciones. X X
• Identificar y comunicar permanentemente los riesgos en el lugar de trabajo. X X
• Estructurar los panoramas de factores de riesgos por cada contrato, para la X X

debida revisión por parte de la directora de HSEQ.
• Desarrollar las etapas de proyecto del SENA para certificar al personal en X X
competencias laborales.
• la revisión inicial del estado actual de la organización, determinar alcance, X X
idoneidad, implementación y formas de medición del BASC.
• Sensibilizar a todo el personal frente al Sistema de Gestión en Control y X X
Seguridad BASC.
• Orientar al personal en el cumplimiento de los estándares del Sistema en X X
Control y Seguridad BASC
• Realizar inducción a todo el personal nuevo, acerca del Sistema de Gestión X X
en Control y Seguridad BASC.
• Propiciar la identificación, mantenimiento y disposición de los registros de X X
Seguridad y control.
• Asistir a todo el personal en las tareas operativas del Sistema de gestión X X
Integrado.
• Conocer el Programa e implementarlo en su área. X X
• Promover una actitud positiva en todos los trabajadores hacia la Seguridad y X

Salud en el Trabajo
• Verificar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo X X
establecidas en la empresa.
• Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo teniendo X X
• Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra condiciones y X X X
actos subestandar.
VERSIÓN: 19
• Apoyar plenamente todas las actividades y procedimientos de Seguridad y X X

• Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte,
X X
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar
• No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Tránsito X
• Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la
normatividad vigente del Ministerio de Tránsito y Transporte, mínimo cinturón X
de seguridad en caso de automóviles, casco y chaleco antireflectivo en caso
motocicletas.
• Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de seguridad
X X
que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra
eventualidad.
• Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /
X X
informática)
• Realizar las pruebas de alcohol al personal en caso de presentar sospecha, X X

con disponibilidad 24 horas.
• Promover una cultura ambiental en los trabajadores basada en el uso X X
• Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un impacto X X
ambiental.
• Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la X X
X X

de gestión.
7 01-03-2009 Establecer que el instructivo aplica para el SGI y normalizar la codificación
del documento por el proceso al que pertenece
VERSIÓN: 19

HSEQ
debe tener

REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Contador
CARGO
PROCESO Financiero
JEFE INMEDIATO Gerente General, Director Administrativo y Financiero
SUBORDINADOS Auxiliar Contable y Jefe de Nomina.
RENDICION DE Gerente General: Estados Financieros, Estado de Cuentas por pagar y
CUENTAS Cobrar, demás información de índole Financiero, Presupuesto.
COMPETENCIAS
EDUCACION Profesional Universitario
EXPERIENCIA 1 Año de experiencia laboral

 Legislación Laboral
 Legislación Tributaria
FORMACION
 Legislación Comercial
 Inducción al sistema de gestión Integral
 Manejo de Personal
 Ejecución, reformulación, control y seguimiento de presupuestos
HABILIDADES  Capacidad de organización.
 Concentración
 Buena capacidad de análisis
 Orden y Pulcritud
Titulo de Contador
ENTRENAMIENTO
Certificado en contabilidad y finanzas
ACTIVIDADES F R A
 Codificar y registrar los movimientos contables que se generan en la
X X
empresa.
 Elaborar las declaraciones tributarias como declaración de Renta, IVA,
X X
Retención en la Fuente e ICA.
 Generar mensualmente balances de prueba. X X
 Registrar la información contable en los libros oficiales de la organización. X X
 Elaborar conciliaciones bancarias. X X
 Mantener y actualizar permanentemente los libros de contabilidad, tanto
auxiliares, como diario, mayor, de balances y demás libros necesarios o
X X
requeridos para el adecuado funcionamiento de la organización. Mantener
los documentos de soporte de las diferentes notas y asientos contables.
 Garantizar que la contabilidad y el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, fiscales y parafiscales se realice de acuerdo con las normas
X X
legales, tributarias y conforme con los principios contables generalmente
aceptados.
VERSIÓN: 19
 Responder los posibles requerimientos de carácter contable o tributario

X X
enviados por las entidades gubernamentales.
 Informar a los miembros de la organización sobre el manejo de la contabilidad
X X
y sus estados financieros.
 Presentar anualmente el informe financiero junto con los Estados Financieros
X X
Básicos.
 Implementacion , adaptacion y control de las NIF en la Organización
 Reportal contabilidad trismestral y manual al DANE
 Facturar y controlar el recaudo de cartera de lo clientes
 Las demás asignadas por el Gerente, inherentes a su cargo. X X
 Conservar adecuadamente toda la documentación que soporta la contabilidad. X X
 Informar sobre cualquier anomalía u operación irregular que detecte en el
X X
cumplimiento de sus labores.
 Informar a la gerencia y la directora de HSEQ el porcentaje de valor ejecutado
X X
del presupuesto anual del Sistema de Gestion Integrado.
 Abstenerse de dar información confidencial de la organización a personas
X
ajenas a la institución.
 Conocer y entender la política integrada y todas las normas relacionadas con
X X
sus respectivos cargos.
informática)
 Cumplir rigurosamente con todas las normas e instrucciones del trabajo a
desempeñar, según lo notificado por las compañías Contratantes y LAO’S X X
Seguridad Ltda.
 Participar dinámicamente en todas las reuniones y dar sugerencias para
X X
mejorar y/o cambiar las condiciones de trabajo.
 Participar en todas las actividades de entrenamiento, con el fin estar capacitado
X X
para enfrentar cualquier imprevisto de riesgo que se presente.
 Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. X X
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar X X
X X
X X
que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra X X
eventualidad.
X X
ambiental.
VERSIÓN: 19
X X
X X

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ
responsabilidades y autoridad que debe tener
VERSIÓN: 19
16 01 de Noviembre de Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo de

en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar Contable
PROCESO Gestión Comercial - Financiero
JEFE INMEDIATO Contador
RENDICION DE Contador: Actualización Libro de Bancos.
CUENTAS
COMPETENCIAS
 Bachiller
EDUCACION
 Técnico en contabilidad, estudiante de contaduría y/o carreras a fines.
EXPERIENCIA 3 meses de experiencia laboral en cargos a fines.
Inducción en tema relacionados con la manipulación de sustancias químicas.
FORMACION
Inducción sobre SSOA y el Uso de elementos de protección personal.
Agilidad mental
Capacidad Administrativa
Manejo de herramientas informáticas
HABILIDADES Orden y Pulcritud
Lógica y matemática.
Interpersonales
Planeación y Organización
ENTRENAMIENTO Certificado Técnico Laboral En Contabilidad
ACTIVIDADES F R A
 Proporcionar información veraz, expedita y oportuna sobre el proceso
X X
contable.
 Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico,
administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar X X
los informes correspondientes.
 Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de
carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la
X X
conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los
mismos.
 Reportar oportunamente las novedades, inconsistencias o irregularidades
que se presenten en los procedimientos y controles establecidos por y ante X X X
la Gerencia.
 Verificar y autorizar mensualmente las conciliaciones de bancos para la
X X
organización de los registros contables.
 Comparar los saldos del los libros contables con los saldos de los extractos
X X
bancarios.
 Efectuar los respectivos ajustes y reclasificaciones. X X
 Informar al jefe inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o
anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos X X X
encomendados.
VERSIÓN: 19
 Digitar la contabilidad en el programa SIIGO y producir informes. X X

 Realizar trámites documentarios y tributarios de la empresa. X X
 Realizar la facturación correspondiente a los servicios prestados para los
X X
diversos clientes.
 Digitar y organizar la contabilidad de las agencias correspondientes a la
X X
organización.
 Llevar control de caja menor X
X
 Llevar control contable de los ingresos y egresos X X

 Desempeñar las demás funciones que le asigne el superior inmediato y que
X X
tengan relación con la naturaleza del cargo.
 Asistir a las capacitaciones programadas por la organización. X X
X X
 Promover una actitud positiva en todos los trabajadores hacia la Salud
X X
Ocupacional.
 Verificar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el
X X
X X X
actos subestándar.
 Apoyar plenamente todas las actividades y procedimientos de Seguridad y
X X
 No exceder los limites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y
X X
normatividad vigente del Ministerio de Transito y Transporte, mínimo cinturón
X X
motocicletas.
eventualidad.
informática)
 Hacer clasificación adecuada de los residuos X X
 Detener cualquier actividad que considere insegura X X
 Reportar actos y condiciones inseguras X
VERSIÓN: 19

X X
ambiental.
 Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar a la
X X
X X

6 14-06-2008 Separar las funciones y responsabilidades de cada uno de los sistemas de
gestión.
Identificar las funciones, responsabilidades y autoridad en cada una de las
actividades a desarrollarse en el cargo.
conocer las competencias, funciones, responsabilidades y autoridades que
deben tener el sistente de operaciones
12 12 de Julio Unificar los cargos de COORDINACION DE CALIDAD y COORDINACION
2013 HSE quedando finalmente COORDINACION DE HSEQ
13 1 de Creae el nuevo cargo de Director Servicio al Cliente, donde me permite
Diciembre conocer las competencias, funciones, responsabilidades y autoridad que
2013 debe tener
14 15 De Mayo Se modifica el formato incluyendo como responsabilidad dar cumplimiento
de /2015 a todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción /
Transporte Terrestre / Seguridad informática) implementadas por la
organización.
15 16 De Modificar el Instructivo, incluyendo los nuevos cargos de Operador de
Octubre de Medios Tecnológicos y Recepcionista, donde permite conocer las
2015 competencias e identificar las funciones, responsabilidades y autoridad que
debe desempeñar el trabajador en su cargo.
16 01 de Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo de jefe de

VERSIÓN: 19
17 01/01/2016 Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar de cartera

y Director de Sistemas donde permita conocer las competencias e
identificar las funciones, responsabilidades y autoridad que debe
18 19 de Mayo Se modifica el Instructivo, incluyendo las funciones /responsabilidades
de 2016 ambientales que deben tener los trabajadores en cuanto a la promoción de
una cultura ambiental en la organizacion.
19 10 de Agosto Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor , en donde
de 2016 permita definir las competencias, funciones, responsabilidad y autoridad
que debe desempeñar durante el proceso de auditorias.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Guarda de Seguridad
CARGO
JEFE INMEDIATO Director Operativo
RENDICION DE Director Operativo: Reporte en las minutas, Informes de novedades.
CUENTAS
COMPETENCIAS
EDUCACION  Mínimo séptimo grado de bachiller - Cualquier Modalidad
EXPERIENCIA 6 meses de experiencia laboral o reservista.
 Curso actualizado de vigilancia
 Preferiblemente Reservista
FORMACION
 Curso de procedimientos Seguros BASC.
ENTRENAMIENT
 Curso Actualizado
O
 Iniciativa
HABILIDADES  Capacidad de decisión
 Oportunidad (Reacción inmediata)
 Cumplimiento De Disposiciones De H.S.E - Calidad
ENTRENAMIENT Curso de Vigilancia Actualizado (Seguridad Física, Seguridad de Información,
O Seguridad de la Información, Normatividad Legal)

ACTIVIDADES F R A
 Portar el uniforme con pulcritud y como está ordenado. X
 Reportarse a la empresa al recibir y entregar turno o cuando ésta lo
X X
requiera.
 Mantener aseado su lugar de trabajo. X
 Informar de las novedades del turno al guarda de seguridad entrante y
X X
hacer las anotaciones respectivas en el Libro Minuta.
 Verificar el estado de los electos asignados para la prestación del servicio. X X
 No distraerse en lecturas, ver televisión u otras actividades diferentes a las
X
acordadas para la prestación del servicio.
 Dar trato cordial y orientar al personal que requiera información con
X X
respecto al usuario.
 Contribuir con el diligenciamiento de documentación requerida por el
X X
Departamento de Recursos Humanos.
 Cumplir con el instructivo de consignas generales y demás funciones
X X
asignadas por la empresa o el cliente.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Estar presto para atender la visita del Supervisor, informándole de las
X X
actividades efectuadas durante el turno.
 Cumplir las normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el
X X
Trabajoestablecidas por la empresa.
 Informar a sus superiores, sobre condiciones y/o actos subestándar en los
X
lugares de trabajo y presentar sugerencias para su corrección.
 Participar activamente en las charlas y cursos de formación y
X X
entrenamiento a que haya sido invitado.
 Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. X
 Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada,
X X
de conformidad con los procedimientos establecidos.
 Aplicar las medidas de seguridad que adopte la organización. X X
 Cuidar que las oficinas y otras dependencias, permanezcan cerradas
X X
cuando no se esté en horas laborales.
 Exigir la presentación de la autorización respectiva, cuando se retiren
X X
bienes del sitio de trabajo.
 Velar por la seguridad de los predios asignados para su vigilancia. X X
 Verificar al recibir y entregar el turno de vigilancia respectivo, que las
oficinas, laboratorios, talleres, vehículos y demás bienes del sitio de trabajo X X
se encuentren en condiciones normales de funcionamiento y seguridad.
 Velar por el funcionamiento adecuado del alumbrado interno y externo, y
X X
presentar el informe inmediatamente, si hay fallas en el mismo.
 Responder por el buen uso de los elementos de seguridad confiados a su
X
manejo.
 Recibir del Guarda de turno anterior el reporte diario de vigilancia,
constatando el estado de seguridad en que se encuentre su área de trabajo X X
y los elementos asignados.
 Manejar e informar el estado en que se entregan los elementos a su
cuidado firmando el reporte de entrada y salida y llenando el informe de X X
vigilancia cada que se presente una novedad.
 Informar a la empresa o al Director de Operaciones, cuando se presenten
novedades o daños en los elementos de dotación críticos para la
prestación del servicio tales como armas de fuego y radios de X
comunicación. Prohibido realizar mantenimientos preventicos o correctivos
a estos elementos.
 Permanecer en servicio hasta que sea relevado de su puesto o su jefe
X X
inmediato resuelva la situación.
 Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que
X X
correspondan a la naturaleza del cargo.
 Reportar operaciones sub-estándar o sospechosas a la organización, en
X X
la tarjeta de actos y condiciones inseguras.
efectuando un servicio, o llegar bajo los efectos de éstos a recibir el X
servicio.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la
X X
organización.
 Poner en práctica algunas de las recomendaciones dichas en las
X X
capacitaciones a su sitio de trabajo.
X X
 Informar a sus superiores o al Coordinador de Salud Ocupacional, sobre
condiciones y/o actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar X X
sugerencias para su corrección.
X X
entrenamiento de Seguridad y Salud en el Trabajoa que haya sido invitado.
 Orientar a los clientes sobre las medidas de seguridad tomadas ante una
X X
emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra eventualidad.
 Participar activamente en la conformación de brigadas de emergencias. X X
 Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de X X
desarrollar actividades relacionadas con el objeto social de la empresa.
 No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de
X X
Transito y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y urbanos.
X X
 Realizar inspecciones de rutina diaria al puesto de trabajo a fin de evitar
X X
actos o condiciones inseguras.
 Determinar condiciones y actos que a su conciencia le parezcan inseguros
e informar inmediatamente a su Jefe o tomar una decisión inmediata si el X X
caso lo amerita, esto incluye su propio equipo de protección.
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / X X
Seguridad informática)
X X
X X
entrenamiento de Seguridad y Salud en el Trabajoa que haya sido invitado.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
• Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un
X X
impacto ambiental.
• Hacer uso racional de los recursos (Agua y Energia ) con el fin de ayudar
X X
X X

de gestión.
HSEQ
debe tener
VERSIÓN: 19

2016 ambientales que deben tener los trabajadores e n cuanto a la
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL CARGO Recepcionista
PROCESO Gestion Humana
JEFE INMEDIATO Director de Talento Humano
VERSIÓN: 19
Directora de Talento Humano: Informe especifico de estado de

RENDICION DE
documentación de hojas de vida
CUENTAS
Directora HSEQ: Reporte de condiciones sub-estándares o inseguras.
COMPETENCIAS
EDUCACION Mínimo séptimo grado de bachiller - Cualquier Modalidad
EXPERIENCIA 1 año minimo de experiencia laboral como Guarda de seguridad
FORMACION  Inducción al sistema de gestión integral
Curso de procedimientos Seguros BASC.
 Servicio al cliente
 Comunicación efectiva
HABILIDADES  Organización
 Etiqueta telefónica
 Resolucion de problemas (reacción inmediata)
Curso de Vigilancia Actualizado (Seguridad Física, Seguridad de Información,
ENTRENAMIENTO
Seguridad de la Información, Normatividad Legal).
ACTIVIDADES F R A
 Realizar y recibir llamadas telefónicas de manera cordial, conectando las
mismas con las diferentes extensiones de la organización. x
 Anotar y dirigir los mensajes a las diferentes personas y áreas

administrativas x x
 Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida x

 Llevar el control diario de las llamadas recibidas y efectuadas x x
 Revisar la correspondencia antes de ser distribuida en los diferentes
departamentos, con el fin de detectar envíos o paquetes sospechosos, que x x
puedan atentar contra la integridad de las personas y la instalación.
 Dejar evidencia de la correspondencia que se entrega en los diferentes
departamentos x x
 Tener conocimiento pleno del personal que ingresa y/o sale de las
x x
instalaciones tanto personal administrativo, contratistas o visitantes
 Diligenciar formato de control de visitantes, solicitando documento de
identidad y entregando ficha respectiva. x x
 Requisar los bolsos y elementos de todo el personal administrativo,

contratistas y visitantes al momento de ingresar y salir de las instalaciones
 Contribuir con el diligenciamiento de documentación y cualquier otra tarea x x x
afín, requerida por el departamento de recurso humano.
VERSIÓN: 19
 Nunca brindar información confidencial del personal de la organización a

extraños. x x

seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o x x
 Activar la alarma de evacuación de acuerdo al tipo de emergencia, realizar
x x
el conteo del personal y participar de la brigada de emergencias
 Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
x
anomalía.
 Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra condiciones
x x
y actos subestándar.
servicio.
X
organización.
 Promover una actitud positiva en todos los trabajadores hacia la Seguridad
X
y Salud en el trabajo.
 Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo
x X
teniendo en cuenta los diferentes subprogramas.
X
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / X
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de X
 No exceder los limites de velocidad permisibles por el Ministerio de
X
normatividad vigente del Ministerio de Transito y Transporte, mínimo
X
cinturón de seguridad en caso de automóviles, casco y chaleco
antireflectivo en caso motocicletas.
 Hacer clasificación adecuada de los residuos X
 Identificar aspectos en su puesto de trabajo que puedan generar un
X X
impacto ambiental.
X X
X X
VERSIÓN: 19

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ

VERSIÓN: 19

en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Director de Sistemas
CARGO
PROCESO Mantenimiento
VERSIÓN: 19
Gerente General: Informe general de funcionamiento de la Red, parte
RENDICION DE ofimatica Hardware y Software de la organizacion
CUENTAS Directora HSEQ: Reporte de condiciones sub-estándares o inseguras. *
resultado de indicadores de Mantenimiento.
COMPETENCIAS
Profesional o Estudiante de últimos semestres de Ingeniera de Sistemas,
EDUCACION
elctronico y/o carreras afines.
EXPERIENCIA Minimo 2 años de experiencia Laboral.
 Inducción en tema relacionados con la manipulación de sustancias
FORMACION
químicas.
 Inducción sobre SST y el Uso de elementos de protección personal.
 Relaciones interpersonales
HABILIDADES  resolución de problemas técnicos
 capacidad organizativa
 Manejo de herramientas informáticas.
 Tecnólogo en administración de ensamble y mantenimiento de
ENTRENAMIENTO computadores y redes.
 Técnico en sistemas.
ACTIVIDADES F R A
 Controlar y administrar el servidor de la organziacion x x x
 Realizar instalaciones, configuraciones, actualizaciones y migraciones al
software. x x x
 Asegurar el buen funcionamiento del servidor de backup x x

 Proporciona soporte y solución a los problemas de funcionamiento de los
sistemas informáticos. x x
 Atender la resolución de dudas o requerimientos de información de los

funcionarios. x x
 Brindar atención y entrenamiento sobre los sistemas informáticos a los

funcionarios. x x
 Brindar apoyo en la evaluación de las necesidades tecnológicas de las

áreas administrativas. x x
 Verificar que los proveedores de los sistemas informáticos cumplan con los
x x
acuerdos de servicio establecidos.
VERSIÓN: 19
 Efectúa medición de indicadores y evalua los resultados del

comportamiento del proceso de Mantenimiento semestral. x x x
 Verificar trimestralmente el correcto funcionamiento de los sistemas

informáticos de acuerdo con los parámetros establecidos. x x x
 mantener actualizada la documentación de los sistemas informáticos,

incluyendo diseños, configuración, procesos, procedimientos de uso, x
esquemas de seguridad y contingencia.
 Investiga e implementa nuevas tecnologías y herramientas X X

 Revisar y verificar el buen funcionamiento del software COBIAN BACKUP. X X
 Realizar credencial al personal operativo acreditado ante la
X X
superintendencia de seguridad y vigilancia privada.
 Las demás funciones delegadas por el Gerente General, Director
X X
Administrativo y Financiero, Contador, inherentes a su cargo.
x X
X
servicio.
X
organización.
X
Ocupacional.
 Cumplir las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidas en la
x
empresa.
x x
x x
y actos sub estándar.
x
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / x
Seguridad informática).
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de x x
x
x
VERSIÓN: 19

seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o x
 Hacer clasificación adecuada de los residuos x
 Detener cualquier actividad que considere insegura x
 Reportar actos y condiciones inseguras x
x x
impacto ambiental.
x x
 realizar el almacenamiento correcto de los residuos electrónicos en la
x x
caneca naranja.
X X

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ
VERSIÓN: 19


en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Auxiliar de Cartera
CARGO
PROCESO Financiero
JEFE INMEDIATO Contadora
VERSIÓN: 19
Contadora : Estado de cartera de Seguridad Social : EPS , ARL ,AFP y Caja

RENDICION DE
de Compensacion, Valor de Incapacidades por Cobrar.
CUENTAS
Directora HSEQ: Reporte de condiciones sub-estándares o inseguras.
COMPETENCIAS
EDUCACION Profesional Administracion de empresas o carreras a fines
EXPERIENCIA Minimo 6 meses
FORMACION
 Organización
HABILIDADES
 Resolucion de problemas
 Iniciativa
Manejo efctivo de plataforma de Seguridad Social, ASOPAGOS y Aportes en
ENTRENAMIENTO
Linea.
ACTIVIDADES F R A
 Depurar la cartera de seguridad social : Salud, Pensión , ARL y Caja De
Compensación Familiar. x x
 Contribuir con el diligenciamiento de documentación y cualquier otra tarea

afín, requerida por el departamento de recurso humano. x
 verificar los pagos efectuados a las personas que aparecen en mora en

seguridad social en las paginas de aportes en línea o en Asopagos x x
 Enviar a las entidades los soportes de pago de seguridad social realizados

a fin de subsanar el personal en mora generado. x x
 identificar el personal que realmente está en mora para solicitar se

autoricen por parte de Gerencia los pagos a las distintas entidades. x x
 Revisar y Analizar el estado de las diferentes carteras mensualmente. x x

 Recibir e identificar las incapacidades que se cobran ante las entidades de
Seguridad Social, según el numeral 3 y 206 de la Ley 100 de 1993. x x
 Transcribir las incapacidades al formato entregado por cada entidad y

x x
adjuntar en físico copia de cedula, incapacidad original e historia clínica.
 Solicitar el cobro de las incapacidades a las respectivas EPS. x x x
 Las demás funciones delegadas por el Gerente General, Director
X x
Administrativo y Financiero, Contador, inherentes a su cargo.
x X
VERSIÓN: 19

X
servicio.
X
organización.
X
Ocupacional.
 Cumplir las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo establecidas en la
x
empresa.
x x
x x
y actos sub estándar.
x
Salud en el Trabajo desarrolladas en su sitio de trabajo.
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / x
Seguridad informática).
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de x x
x
x
seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o x
 Detener cualquier actividad que considere insegura x x
 Reportar actos y condiciones inseguras x
x x
impacto ambiental.
x x
X X

VERSIÓN: 19

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ

VERSIÓN: 19

en la organizacion.
APROBÓ:
REVISÓ:
ALVARO ORDOÑEZ ORTIZ

Ing. ADRIANA LORENA HERNANDEZ TOVAR GERENTE GENERAL
DIRECTORA DE HSEQ

NOMBRE DEL
Almacenista
CARGO
PROCESO Almacenamiento y Control de Bienes
JEFE INMEDIATO Director de Talento Humano
VERSIÓN: 19
RENDICION DE Directora HSEQ: Informes de entrada para la revisión gerencial.
CUENTAS Directora de Talento Humano: Control de inventario de elementos.
COMPETENCIAS
EDUCACION Bachiller
EXPERIENCIA No requiere
Manejo de inventarios.
Inducción sobre sistema de gestión integral.
FORMACION
Inducción en temas relacionados al reporte de ATEP e incidentes y su
prevención.
Organizado
HABILIDADES Relaciones interpersonales
Habilidad matemática.
Manejo de inventarios.
ENTRENAMIENTO
ACTIVIDADES F R A
 Entregar al personal operativo la dotación respectiva, X X
 Recibir y guardar la dotación definitiva y de vacaciones del personal
X X
operativo.
 Recibir las requisiciones del personal administrativo y entregar lo
X X
solicitado posterior a la compra.
 Estar al tanto de las carencias de dotación y elementos de oficina, con el
fin de garantizar el buen desempeño de las áreas administrativa y X X
operativa.
 Verifica que las características de materiales, equipos y/o suministros que
X X
ingresan al almacén correspondan con la requisición realizada.
 Clasifica y organiza el material, dotación o equipos en el almacén a fin de
X X X
garantizar su rápida localización.
 Hacer entrega de los elementos de monitoreo, antes de la instalación del
X X
servicio.
 Garantizar el orden y el adecuado establecimiento de las diferentes zonas
X X
del almacén.
 Lleva el control de las entradas y salidas de mercancía en el almacén
X X
registrándolo en el archivo computarizado (kardex).
 Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén. X X
 Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su
X X X
superior inmediato.
 Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén. X X
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
X X
anomalía.
 Las demás funciones delegadas por el Gerente General, Gerente
X X
VERSIÓN: 19
 Llevar el control permanente del préstamo del archivo histórico X X

 Controlar la entrega y devolución de uniformes o dotación de los
X X
funcionarios de la organizacion
 Organizar la documentación que reposa en la hoja de vida y mantener
X X
control del archivo
 Hacer entrega de hojas de vida con previa autorización del director de
talento humano al personal interno que las reuquiera para actividades de X X
la organziacion
 Realizar certificados laboralss y carta de retiro de cesantías.
 Tomar medidas correctivas prontas cada vez que se descubra
X X
condiciones y actos subestándar.
efectuando un servicio, o llegar bajo los efectos de éstos a recibir el X X
servicio.
X X
organización.
 Llevar el control permanente del préstamo del archivo histórico X X
 Controlar la entrega y devolución de uniformes o dotación de los
X X
funcionarios de la organización
X X
X X
Ocupacional.
 Verificar el cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el
X X
 Realizar charlas periódicas de Seguridad y Salud en el Trabajocon el
X X
personal, de acuerdo a lo establecido con la empresa.
 Determinar las necesidades de entrenamiento en Seguridad y Salud en
X X
el Trabajodel personal bajo su mando.
X X
 Apoyar plenamente todas las actividades y procedimientos de Seguridad
X X
y Salud en el Trabajodesarrolladas en su sitio de trabajo.
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / X X
Transito y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y X X
urbanos.
X X
VERSIÓN: 19
cinturón de seguridad en caso de automóviles, casco y chaleco

X X
x x
impacto ambiental.
 Asegurar el almacenamiento, transporte y disposición final de nuestros
x x x
residuos
x x
X X

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ
VERSIÓN: 19


en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Escolta
CARGO
VERSIÓN: 19

RENDICION DE Director Operativo: Informes de viaje, ordenes de servicio
CUENTAS
COMPETENCIAS
Mínimo séptimo grado de bachiller
EDUCACION
Cualquier Modalidad
EXPERIENCIA 6 meses de experiencia laboral
Curso de introducción
curso básico de escolta
Preferiblemente Reservista
FORMACION
Manejo de Armamento
Inducción sobre el sistema de gestión integrado, prevención de
enfermedades profesionales, accidentes e incidentes laborales.
 Observador
HABILIDADES Reacción inmediata
Curso de introducción (Seguridad de Personas)
ENTRENAMIENTO curso básico de escolta
Manejo Defensivo
ACTIVIDADES F R A
 Hacer la presentación con anticipación en la central de radio, para recibir
X X
la orden de servicio y el equipo con el que va a cumplir el mismo.
 Hacer firmar la orden de servicio por quien entrega la mercancía. X X
 No pernotar en lugares que no ofrezcan la seguridad de la mercancía a
X X
escoltar.
 Hacer entrega del equipo con el cual efectuó el servicio, en las mismas
X X
condiciones en que lo recibió.
 Cuando el servicio requiera de 2 o más escoltas, éstos deben efectuar
reportes en los sitios predeterminados con el coordinador de escoltas, X X
para que este a su vez haga un reporte completo de la caravana.
 Portar los documentos en regla Carne de la empresa, carne de ARP
vigente, Credencial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad X X
Social, Libreta Militar, Cédula de Ciudadanía).
 Las demás funciones delegadas por el Director Operativo, inherentes a
X X
su cargo.
 Estar disponible para acudir cuando se le solicite al servicio. X X
 Verificar las condiciones de vehículos, cargas con sus respectivos sellos
X X
o las condiciones de la persona a escoltar.
 Verificar que el equipo entregado esté en óptimas condiciones de
X X
servicio y con los documentos correspondientes.
VERSIÓN: 19
 Efectuar los reportes en los lugares predeterminados, informando si

amerita, las novedades que se puedan presentar eventualmente en el X X
trayecto.
 Verificar esporádicamente la carga a escoltar, durante la noche. X X
 No permitir que persona diferente a la consignada en la guía, conduzca
X X
el vehiculo a escolta.
 Hacer la entrega personal de la mercancía en su sitio de destino,
haciendo firmar el recibido en el informe de viaje; así mismo, hacerlo X X
firmar por los conductores de los vehículos escoltados.
 Elaborar el informe de viaje o escolta, registrando en él, en orden
X X X
cronológico los reportes y las novedades ocurridas durante el recorrido.
servicio.
 Reportar operaciones sub-estándar o sospechosas a la organización. X X
X X
organización.
X X
condiciones y/o actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar
X X

entrenamiento de Seguridad y Salud en el Trabajoa que haya sido X X
invitado.
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de
X X

Transito y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y
X X
urbanos.

X X
condiciones y/o actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar
X X

entrenamiento de Seguridad y Salud en el Trabajoa que haya sido
X X
invitado.

VERSIÓN: 19

Transito y Transporte de acuerdo a los diversos destinos rurales y
X X
urbanos.

cinturón de seguridad en caso de automóviles, casco y chaleco X

seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o
X
 Asistir a las capacitaciones y entrenamientos de Manejo Defensivo o

X
Seguridad Vial.
 Avisar de todos los accidentes o incidentes (casi – accidentes) al Jefe
inmediato buscando la manera eficaz de enfrentarlos y evitarlos. X X X
 Dar cumplimiento a las tres (03) políticas (Integral / Alcoholismo,

Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre) X X
 Cumplir rigurosamente con todas las normas e instrucciones del trabajo

a desempeñar, según lo notificado por las compañías Contratantes y
X X
LAO’S Seguridad Ltda.

x x
impacto ambiental.
 Asegura la Medición y reducción de las emisiones CO2 (dióxido de
carbono) de los vehículos utilizados para la prestacon del servicio
mediante la coordinación de la revisión tecnomecania y de emisiones x x x
contaminantes.
a la protección de los recursos naturales. x x

X X

VERSIÓN: 19

HSEQ
que debe tener
16 01 de Noviembre Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo de jefe

VERSIÓN: 19
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Coordinador de Seguridad
CARGO
SUBORDINADOS Guardas de Seguridad
RENDICION DE Director Operativo: Informes de novedades, Descargos de personal,
CUENTAS Programación de turnos.
VERSIÓN: 19
COMPETENCIAS
EDUCACION  Bachiller en cualquier Modalidad o Militar Retirado.
EXPERIENCIA  6 meses de experiencia laboral
 Curso de introducción a la vigilancia y seguridad privada
FORMACION  Inducción sobre Sistema de Gestión Integrado.
 Inducción sobre prevención de ATEP e incidentes laboral.
 Reacción inmediata
 Manejo de personal
 Relaciones interpersonales
HABILIDADES
 Iniciativa.
 Capacidad de organización
 Habilidad para Entrenar
 Curso de introducción a la vigilancia y seguridad privada
ENTRENAMIENTO
 Servicio al Cliente

ACTIVIDADES F R A
 Verificar el cumplimiento del servicio en forma adecuada y con el equipo
X X
necesario para el mismo.
 Estar atento de la correcta prestación del servicio por parte del personal de
X X
vigilancia.
 Mantener una buena presentación personal al momento de laboral, asi mismo
exigir la correcta presentación personal, porte de uniforme y documentos al X X X
personal bajo su cargo.
 Verificar el cumplimiento de las consignas específicas. X X
 Verificar el estado de conservación y funcionamiento del equipo asignado a
X X
la vigilancia.
 Participar con el personal de su área en la ejecución de actividades de
X X
acuerdo al programa e instrucciones establecidas por el jefe inmediato.
 Conocer las consignas especificas de los puestos de trabajo y el personal
X X
bajo su cargo.
 Atender y hacer las veces de director operativo cuando este se encuentre
fuera de la ciudad, con el propósito de mantener el cumplimiento de la correcta X X X
prestación de servicio de los contratos.
 Capacitar permanentemente a los guardas bajo su cargo sobre las normas de
X X
seguridad del puesto de trabajo y sus consignas.
 Atender y dar solución a las novedades que se presenten en el puesto de
X X X
servicio.
 Responder por el buen funcionamiento y la óptima prestación del servicio de
X
los Guardas de seguridad en los puestos.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Efectuar revistas esporádicas en horario extra, haciendo la anotación
X X
correspondiente en la minuta.
 Estar disponible las 24 horas para atender cualquier evento que se presente
X X
en las instalaciones a la cual ha sido asignado.
 Contribuir al desarrollo de procedimientos e instructivos que permitan
X X
evidenciar mejora continua a los Sistemas de Gestión de la organización.
 Las demás funciones delegadas por el Director Operativo – Gerente General,
X X
inherentes a su cargo.
 Mantener el contacto con el usuario, las autoridades y la empresa, para
X X
reportar las novedades sospechosas que se presenten en el servicio.
 Reportarse al Director Operativo periódicamente, informando las novedades
X X
del servicio.
 Reportar operaciones sub-estándar o sospechosas a la organización. X X X
X
X X
 Recepcionar las quejas y reclamos y dar oportuna respuesta a las mismas. X X
 Informar a sus superiores o al Coordinador HSEQ, sobre condiciones y/o
actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar sugerencias para su X X
corrección.
 Reportar a la Directora HSEQ o Coordinadora HSEQ, los accidentes y/o casi
accidentes de trabajo, al igual que las enfermedades laborales que se llegaran
X X
a presentar en el lugar de trabajo a los guardas de seguridad bajo su
supervisión, antes de 2 dias de ocurrido el evento.
 Participar en la investigación de accidentes y/o casi accidentes o
enfermedades laborales, brindando información, clara, pertinente y oportuna, X X
tal como lo dispone la Resolución 1401 del 2007.
 Participar activamente en las charlas y cursos de formación y entrenamiento
X X
de Seguridad y Salud en el Trabajoa que haya sido invitado.
 No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Tránsito
X
normatividad vigente del Ministerio de Tránsito y Transporte, mínimo cinturón
X X
motocicletas.
 Verificar que el personal bajo su cargo, utilice los elementos de protección
personal suministrado por la organización, a fin de evitar Accidentes y X X X
enfermedades laborales.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
eventualidad.
X X
Seguridad Vial.
 Avisar inmediatamente todos los accidentes o incidentes (casi – accidentes)
al Jefe inmediato y/o coordinador HSEQ (area) buscando la manera eficaz de X X X
enfrentarlos y evitarlos.
informática).
Seguridad Ltda.
x x
ambiental.
a la protección de los recursos naturales. x x

X X

BASC
cargos.
VERSIÓN: 19

operaciones
DE HSEQ

en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE DEL
Supervisor
CARGO
VERSIÓN: 19
RENDICION DE Director Operativo: Informes de novedades, Descargos de personal,
CUENTAS Programación de turnos.
COMPETENCIAS
EDUCACION Bachiller en cualquier Modalidad o retirado de las fuerzas armadas.
Curso de supervisor en vigilancia actualizado.
FORMACION Inducción al sistema de gestión integral
Curso de procedimientos Seguros BASC.
 Manejo de personal
HABILIDADES
 Iniciativa.
Capacidad de organización
Liderazgo
ENTRENAMIENT Curso de supervisor en vigilancia actualizado.
O

ACTIVIDADES F R A
 Verificar el cumplimiento del servicio en forma adecuada y con el equipo
X X
necesario para el mismo.
 Estar atento de la correcta prestación del servicio por parte del personal de
X X
vigilancia.
 Exigir la correcta presentación personal, porte de uniforme y documentos. X X
 Verificar el cumplimiento de las consignas específicas. X X
 Verificar el estado de conservación y funcionamiento del equipo asignado a
X X
la vigilancia.
 Participar con el personal de su área en la ejecución de actividades de
X X
acuerdo al programa e instrucciones establecidas por el jefe inmediato.
 Atender y dar solución a las novedades que se presenten en el puesto de
X X
servicio.
 Responder por el buen funcionamiento y la óptima prestación del servicio de
X X
los Guardas de seguridad en los puestos.
 Efectuar revistas esporádicas en horario extra, haciendo la anotación
X X
correspondiente en la minuta.
 Estar disponible las 24 horas para atender cualquier evento que se presente
X X
en las instalaciones a la cual ha sido asignado.
 Contribuir al desarrollo de procedimientos e instructivos que permitan
X X
evidenciar mejora continua a los Sistemas de Gestión de la organización.
 Las demás funciones delegadas por el Director Operativo, inherentes a su
X X
cargo.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
X X
 Reportarse al Director Operativo periódicamente, informando las novedades
X X
del servicio.
X X
X X
X X
X X
X X
motocicletas.
eventualidad.
X X
Seguridad Vial.
X X
inmediato buscando la manera eficaz de enfrentarlos y evitarlos.
informática)
Seguridad Ltda.
x x
ambiental.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
x x
X X

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ
VERSIÓN: 19


en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Revisor Fiscal
CARGO
PROCESO Ninguno
JEFE INMEDIATO Junta de Socios
RENDICION DE Gerente General: Estados Financieros, Declaración de renta, otros
CUENTAS documentos financieros.
VERSIÓN: 19
COMPETENCIAS
 Contador
EDUCACION
 Especialización en revisoría Fiscal
Legislación Tributaria
FORMACION
Observador y Perceptivo
HABILIDADES
Capacidad de Negociación
Iniciativa
ENTRENAMIENT  Contador
O  Especialización en revisoría Fiscal

ACTIVIDADES F R A
 Asesorar a la Gerencia en materia contable, tributaria y comercial. X X X
 Velar por el cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas
X X
emanadas de los organismos de dirección de la empresa.
 Velar por la salvaguarda de los activos de la empresa y de los terceros en su
X X
poder.
 Firmar las declaraciones tributarias y los informes exigidos por los organismos
X X X
de control de la empresa.
 Asistir a las Juntas Directivas a solicitud de la Junta de Socios. X X
 Citar a Juntas Extraordinarias cuando lo considere necesario. X X
 Presentar informes sobre la gestión administrativa y financiera de la empresa. X X
 Informar sobre deficiencias y anomalías en los controles internos que operan
X X
en la empresa.
 Revisar los balances y demás informes financieros generados por el
X X
Contador.
 Efectuar auditorias para comprobar la razonabilidad de las cifras presentadas
X X X
en los estados financieros.
 Las demás que le sean asignadas por la Junta de Socios. X X
 No exceder los limites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito
X X
eventualidad
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Dar cumplimiento a las tres (03) políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo
X X
y Drogadicción / Transporte Terrestre)
x x
ambiental.
x x
X X

HSEQ
que debe tener
VERSIÓN: 19

16 01 de Noviembre Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo de jefe

REVISÓ: APROBÓ:


NOMBRE DEL
Servicios Generales
CARGO
JEFE INMEDIATO Director de Recursos Humanos
RENDICION DE Directora HSEQ: Reporte de condiciones sub-estándares o inseguras.
CUENTAS
COMPETENCIAS
 Mínimo noveno grado de bachiller
EDUCACION
 Cualquier Modalidad
EXPERIENCIA No requiere
Conocimientos inherentes al cargo
Inducción en tema relacionados con la manipulación de sustancias químicas.
FORMACION
Inducción sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y el Uso de elementos de
protección personal.
Relaciones interpersonales
HABILIDADES Iniciativa
Responsabilidad
VERSIÓN: 19
Honestidad
 Servicio al Cliente
ENTRENAMIENT
 Clasificación de residuos
O
 Señalización y rombo NFPA

ACTIVIDADES F R A
 Ejecutar labores de aseo en las oficinas y los respectivos elementos de
X X
dotación interna (muebles, escritorios, vidrios, puertas y ventanas).
 Asegurarse del orden y aseo en las diversas dependencias de la
X X
organización.
 Conocer los riesgos a los cuales esta expuesto. X X
 Aplicar las medidas de control propuestas en las Hojas de Materiales a fin de
X X X
evitar posibles lesiones y/o accidentes de trabajo.
 Utilizar los elementos de protección personal suministrados por la empresa. X X
 Velar por el buen uso y cuidado de los utensilios, loza, cafeteras y demás
elementos utilizados en la preparación y distribución de refrescos y servicio X X
de cafetería en las oficinas.
 Apoyar las labores de archivo de hojas de vida del personal operativo y
X X
administrativo.
 Responder por el buen uso de la dotación personal asignada para el
X X
desempeño de sus funciones.
 Apoyar cuando sea necesario las labores de mensajeria de la empresa. X X
 Las demás funciones delegadas por el Gerente General, Gerente
X X
 Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo teniendo
X X
X X
Salud en el Trabajo desarrolladas en su sitio de trabajo.
 Identificar constantemente los riesgos de seguridad y físicos a los cuales esta
X X
expuesta por las actividades de la organización.
 Conocer claramente las hojas de seguridad de las sustancias químicas
X
utilizadas en las actividades de limpieza.
 Conocer el código de señalización de sustancias químicas. (ROMBO) X
 Comunicar a la directora de HSEQ cuando tenga la intención de utilizar una
sustancia química diferente a la descrita en el listado de sustancias químicas X X
para de esta manera darle a conocer previo al uso la hoja de seguridad.
 En Caso de emergencias por sustancias químicas,seguir los protocolos
X
establecidos en las hojas de seguridad e internos de la organización.
 Dar cumplimiento a las políticas implementadas en la organización. X X
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito
X X
X X
motocicletas.
eventualidad.
X X
actos subestándar.
X X
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización X X
 Hacer clasificación adecuada de los residuos X X X
x x
ambiental.
x x
X X

gestión.
VERSIÓN: 19

2013 debe tener
organización.

REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Guía canino
CARGO
PROCESO Prestacion del Servicio
RENDICION DE Director Operativo: Reporte en las minutas, informes de novedades, Hoja
CUENTAS de vida de caninos.
COMPETENCIAS
EDUCACION Bachiller secundaria c ualquier modalidad.
EXPERIENCIA 2 años de experiencia guía canino y coordinador de guardas de seguridad.

 Tarjeta militar de primera categoría
FORMACION
 Curso de procedimientos seguros BASC
 Curso básico de manejador canino
 Probidad
 Proactividad
 Trabajo bajo presión
HABILIDADES  Iniciativa
 Orientación al Usuario
 Orientación a la Eficiencia y Calidad del Trabajo
 Adiestramiento en canino
 Capacidad para trabajar y cuidado de los animales
 Certificado de vigilancia actualizado (Seguridad Física, Seguridad de
ENTRENAMIENT información, Normatividad Legal), Especialización de manejador canino en
O detección de sustancias y explosivas, Especialización de manejador canino
en defensa controlada.

ACTIVIDADES F R A
 Portar el uniforme con pulcritud y como está ordenado. X X
 Reportarse a la empresa al recibir y entregar turno o cuando ésta lo
X X
requiera.
 Mantener aseado su lugar de trabajo. X X
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Informar de las novedades del turno al guarda de seguridad entrante y
X X
hacer las anotaciones respectivas en el Libro Minuta.
 Verificar el estado de los electos asignados para la prestación del servicio. X X
X X
acordadas para la prestación del servicio.
 Dar trato cordial y orientar al personal que requiera información con
X X
respecto al usuario.
 Contribuir con el diligenciamiento de documentación requerida por el
X X
X X
asignadas por la empresa o el cliente.
 Estar presto para atender la visita del Supervisor, informándole de las
X X
actividades efectuadas durante el turno.
 Cumplir las normas y procedimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo
X X X
establecidas por la empresa.
 Informar a sus superiores o al Coordinador de HSEQ, sobre condiciones
y/o actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar sugerencias X X
para su corrección.
 Participar activamente en las charlas y cursos de formación y X X X
entrenamiento a que haya sido invitado.
 Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. X X
 Orientar a los usuarios y suministrar la información que le sea solicitada, X X X

de conformidad con los procedimientos establecidos.
 Aplicar las medidas de seguridad que adopte la organización. X X
 Cuidar que las oficinas y otras dependencias, permanezcan cerradas X X

cuando no se esté en horas laborales.
 Exigir la presentación de la autorización respectiva, cuando se retiren X X
bienes del sitio de trabajo.
 Velar por la seguridad de los predios asignados para su vigilancia. X X
 Verificar al recibir y entregar el turno de vigilancia respectivo, que las

oficinas, laboratorios, talleres, vehículos y demás bienes del sitio de trabajo X X X
se encuentren en condiciones normales de funcionamiento y seguridad.
 Velar por el funcionamiento adecuado del alumbrado interno y externo, y X X
presentar el informe inmediatamente, si hay fallas en el mismo.
 Responder por el buen uso de los elementos de seguridad confiados a su X X
manejo.
 Recibir del Guarda de turno anterior el reporte diario de vigilancia,
constatando el estado de seguridad en que se encuentre su área de trabajo X X
y los elementos asignados.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Manejar e informar el estado en que se entregan los elementos a su
cuidado firmando el reporte de entrada y salida y llenando el informe de X X
vigilancia cada que se presente una novedad.
 Informar a la empresa o al Director de Operaciones, cuando se presenten
novedades o daños en los elementos de dotación críticos para la
prestación del servicio tales como armas de fuego y radios de X X
comunicación. Prohibido realizar mantenimientos preventicos o correctivos
a estos elementos.
 Permanecer en servicio hasta que sea relevado de su puesto o su jefe
X X
inmediato resuelva la situación.
 Cumplir con las demás funciones asignadas por el jefe inmediato que
X X X
correspondan a la naturaleza del cargo.
 Reportar operaciones sub-estándar o sospechosas a la organización, en
X X X
la tarjeta de actos y condiciones inseguras.
servicio.
 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la X X

organización.
 Poner en práctica algunas de las recomendaciones dichas en las X X X
capacitaciones a su sitio de trabajo.
entrenamiento de Seguridad y Salud en el Trabajo a que haya sido X
invitado.
 Orientar a los clientes sobre las medidas de seguridad tomadas ante una
X
emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra eventualidad.
 Participar activamente en la conformación de brigadas de emergencias. X X
transporte, cuando el Gerente General considere necesario a fin de X
X
X
 Realizar inspecciones de rutina diaria al puesto de trabajo a fin de evitar
X X
actos o condiciones inseguras.
 Determinar condiciones y actos que a su conciencia le parezcan inseguros
e informar inmediatamente a su Jefe o tomar una decisión inmediata si el X X
caso lo amerita, esto incluye su propio equipo de protección.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Dar cumplimiento a las políticas Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y
X X
Drogadicción / Transporte Terrestre.
 Reportar actos y condiciones inseguras X X
 Aplicar técnicas de adiestramiento teniendo en cuenta el bienestar animal
fomentando el instinto de defensa y vigilancia del perro con la ayuda de X X
elementos auxiliares para lograr la protección de las personas y los bienes.
 Realizar el adiestramiento de perros en operaciones de defensa y
X X X
vigilancia
 Realizar labores de primeros auxilios aplicados a perros. X X X
 Aplicar técnicas de valoración inicial de primeros auxilios a perros
X X
determinando la prioridad de actuación.
 Aplicar técnicas de soporte vital básico para restaurar la ventilación y
X
circulación sanguínea del perro, teniendo en cuenta el bienestar animal.
 Aplicar técnicas de tratamiento frente a golpes de calor, mordeduras y
X
picaduras de insectos a perros.
 Aplicar técnicas y procedimientos de actuación ante convulsiones y heridas
X
restableciendo la salud del perro.
 Realizar el adiestramiento de perros en operaciones de búsqueda y
X
detección de sustancias olorosas.
 Realizar el adiestramiento de perros en operaciones de detección,
X
búsqueda, salvamento y rescate de víctimas.
 Realizar el adiestramiento de base al perro con técnicas de conducción,
con y/o sin uso de la correa dando instrucciones al mismo para conseguir
X
el nivel previsto en el programa de trabajo establecido, teniendo en cuenta
el bienestar animal y los riesgos laborales.
 Realizar ejercicios de sorteo (saltar, evitar, rodear, esquivar, entre otros)
de obstáculos por el perro a una distancia dada para conseguir el nivel
X
adiestramiento de base del mismo, teniendo en cuenta el bienestar del
animal.
 Realizar acciones encaminadas a proporcionar una alimentación
X
equilibrada a los perros para mantener su estado de salud.
 Habilitar las zonas de alojamiento y medios de transporte, en condiciones
higiénico-sanitarias, para mantener los perros en condiciones físicas y X X
psíquicas apropiadas.
 Realizar cuidados higiénicos al perro, protegiendo su salud, para lograr una
estética agradable y adaptada a las condiciones de sus actividades y/o X X
entorno.
 Realizar cuidados sanitarios a los perros siguiendo instrucciones
X X
facultativas para mantener su estado de salud.
 Establecer métodos en la administración de alimentos, así como, el control
X X X
dietético del perro.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Aplicar técnicas de acondicionamiento de zonas de alojamiento y medios
X
de transporte adecuadas al bienestar de los perros.
 Aplicar cuidados higiénicos al perro actuando con criterios de salud y
X X
estética.
 Aplicar técnicas de cuidados sanitarios a perros atendiendo a instrucciones
X
predefinidas.
 Aplicar técnicas de estimulación física y sensorial al perro a través de
ejercicios adaptados a las características de la raza, teniendo en cuenta el X X
bienestar animal.
 Organizar la documentación necesaria en el seguimiento y control de un
perro para cumplir con la normativa y/o seguimiento de instrucciones X X
llevadas a cabo con el mismo.
 Estimular las condiciones físicas y sensoriales del perro con la realización
de ejercicios físicos para mantener un nivel de actividad adaptado a las X X
características de su raza, teniendo en cuenta el bienestar animal.
 Administrar el archivo con la documentación relativa al seguimiento y
control de perros, incorporando datos y manteniendo actualizado el mismo
para garantizar la vigencia de los mismos. (Hoja de vida canino, Cuadro de
vacunación, Diploma de idoneidad, Cronograma de hembra en celo, Acta
X X
visitas veterinaria, Cronograma visitas veterianario, Cronograma semestral
de baños a caninos, Evaluacion de caninos, Inventario de elementos del
servicio, Seguimiento trimestral de fumigación, Empaque de comida
mensual y quincenal, Formato entrega de elementos y comida.)
 Recolectar las heces de los caninos en cada puesto, realizando el traslado
y disposición final de estos residuos. Desechar en pozo séptico X X
instlaciones del centro canino.
 Mantener el cuidado debido del can a cargo, velando por su higiene,
X X
alimentación y trabajo constante.
 Mantener el equipo asignado para el trabajo canino (collares de seguridad
en buen estado, trabillas aseadas, botiquín al día, implementos X X
farmacéuticos y canil portátil desengrasado).
 Manejar el vehículo del Servicio en que se traslada al can. X X
 Brindar apoyo con canes cuando sea requerido por parte de entidades
publicas en operaciones de detección, búsqueda y salvamento y rescate X X X
de victimas.
 Reportar los accidentes y casi accidentes de su lugar de trabajo y aquello
X X
por causa o por ocasión de la labor con caninos
x x
impacto ambiental.
x x
X X
VERSIÓN: 19

BASC
cargos.
operaciones
DE HSEQ
responsabilidades y autoridad que debe tener.

VERSIÓN: 19

en la organizacion.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Técnico de Medios Tecnológicos
CARGO
RENDICION DE Director Operativo: Planos de instalación de elementos, mantenimiento
CUENTAS de equipos de monitoreo.
COMPETENCIAS
EDUCACION Técnico en Áreas relacionadas con Sistemas o Electrónica
Introducción a la vigilancia y seguridad privada
Curso básico de técnico de medio tecnológico.
FORMACION
Certificacion trabajo seguro en alturas
Relaciones interpersonales
HABILIDADES
Manejo de Recursos
Organización y Planificación
Curso básico de técnico de medio tecnológico.(Introducción a la Seguridad
ENTRENAMIENT Electrónica, sistema electrónico de seguridad, Operación de Centrales de
O Monitoreo)
Electrónica Básica

ACTIVIDADES F R A
 Realizar las visitas técnicas tendientes a ubicar los elementos electrónicos
necesarios para proteger las instalaciones que solicitan el servicio de X X
monitoreo de alarmas.
 Elaborar los planos de ubicación de los elementos electrónicos, de los
X X
diferentes lugares donde se solicita el servicio.
 Instalar los elementos de monitoreo necesarios para la prestación del servicio. X X
 Realizar el mantenimiento correctivo y preventivo de las instalaciones a las
que se le preste el servicio de monitoreo de alarmas, como también las que X X
se encuentran dentro de la organización.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Las demás funciones delegadas por el Director de Medios Tecnologicos,
X X
inherentes a su cargo.
X X
 Reportarse al Director Medios Tecnologicos periódicamente, informando las
X X
novedades del servicio.
X X
X
 Informar a sus superiores o al Coordinador de HSEQ, sobre condiciones y/o
actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar sugerencias para su X X X
corrección.
X X
X X
X X
motocicletas.
eventualidad.
X X
Seguridad Vial.
X X
X X
Seguridad Ltda.
x x
ambiental.
x x
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
X X

gestión.
13 1 de Crear el nuevo cargo de Director Servicio al Cliente, donde me permite
2013 debe tener
de 2015 a todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción /
organización.

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL
Operador de Medios Tecnologicos
CARGO
Director Operativo: Informe de novedades durante el turno, control de
RENDICION DE
operaciones de medios tecnologicos, control de visitantes, reporte de
CUENTAS
actividades sospechosas, subestandar y/o actos o condiciones inseguras.
COMPETENCIAS
EDUCACION Bachiller en cualquier modalidad
Curso Introducción a la vigilancia y seguridad privada.
Curso básico para operador de medios tecnológicos
Induccion sobre Sitema de Gestión Integrado, prevención de accidente e
FORMACION
incidentes.
Inducción en temas relacionados al reporte de accidentes e incidentes de
trabajo.
 Reacción Inmediata
Toma de Decisiones
ENTRENAMIENTO Manejo y soporte KRONOS

ACTIVIDADES F R A
x x
instalaciones tanto personal administrativos, contratistas o visitantes.
 Mantener aseado su lugar de trabajo. x x
 Informar de las novedades del turno al operador entrante y hacer las
x x
anotaciones respectivas en el Libro Minuta.
 Verificar el estado de los elementos asignados para realizar la labor. x x
x x
acordadas para realizar la labor.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
x x
extraños.
 verificar la funcionalidad de los sistemas de alarmas y cámaras instalados. x
 informar apertura y cierre de las alarmas a cargo. x x
 monitorear los equipos de rastreo vehicular GPS. x x
 verificar que las alarmas estén en comunicación con la central de
x x
operaciones diariamente.
 informar a los usuarios cuando las alarmas se activen o presenten
x x
inconsistencias.
 Permanecer alerta en todo momento, para reaccionar a tiempo ante
actividades sospechosas y situaciones anormales que puedan presentarse x x
en perjuicio del cliente.
 Recibir oportunamente el puesto, con el fin de enterarse de las novedades
x x
del servicio.
 Tomar contacto con las autoridades competentes o con la red de apoyo,
en caso de llamadas de emergencia o reporte de operaciones X X
sospechosas.
 Mantener contacto radial y telefónica con el personal de servicio de 24 horas
del dia, recibiendo reportes de estos cada hora, todos los días ya sea
x x
sabados, domigos y festivos de dia o cuando de emergencia, por parte del
personal de servicio.
 Mantener contacto por medio de radio, celular o teléfono con el director
operativo, a fin de enterarlo de cualquier novedad que ocurra durante la x x
prestación de servicio
 Reportarse con la red de apoyo para recibir y entregar turno, o en los horarios
x x
establecidos.
 Verificar el estado en que llegan los vehiculos, luego de habe eralizado el
x x
servicio de escoltas a mercancías.
 Estar atento cuando se presenten eventos en el sistema de monitoreo de
alarmas, verificando vía telefónica o haciendo que el supervisor haga x x
presencia donde el usuario, para verificar la posible novedad.
 Portar el uniforme con pulcritud y como está ordenado.
 Las demás designadas por el Gerente General, Jefe Inmediato o Directora
x x
HSEQ, inherentes a su cargo.
 Reportar operaciones sub-estándar o sospechosas a la organización. x x
x x
x x
 Informar a sus superiores o al Coordinador HSEQ, sobre condiciones y/o
actos subestándar en los lugares de trabajo y presentar sugerencias para su x x
corrección.
 Informar a la directora de HSEQ cuando ocurra un accidente laboral de
x x
manera inmediata para efectuar el reporte ante la ARL.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
x x
de Seguridad y Salud en el Trabajo a que haya sido invitado.
cuando el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar x x
x x
x
motocicletas.
Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción / Transporte Terrestre / Seguridad x x
informática).
desempeñar, según lo notificado por las compañías Contratantes y LAO’S x x
Seguridad Ltda.
 Detener cualquier actividad que considere insegura x
 Reportar actos y condiciones inseguras x x
x x
ambiental.
x x
X X

gestión.
Identificar las funciones, responsabili
bb .
VERSIÓN: 19
9 23-11-2011 Incluir como función al coordinador HSE la realización de pruebas de alcohol

en caso de presentar sospecha.
2013 debe tener
14 15 De Mayo Se modifica el formato incluyendo como responsabilidad dar cumplimiento a
de /2015 todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción /
organización.

Noviembre nomina y adecuar las competencias , funciones, resposabilidades y
de 2015 autoridades al perfil del nuevo aspirante.
17 01/01/2016Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar de cartera
y Director de Sistemas donde permita conocer las competencias e identificar
las funciones, responsabilidades y autoridad que debe desempeñar el
19 10 de Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor , en donde
Agosto de permita definir las competencias, funciones, responsabilidad y autoridad que
2016 debe desempeñar durante el proceso de auditorias.
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL CARGO Radioperador
RENDICION DE
CUENTAS
radioperaciones, control de visitantes, reporte de actividades sospechosas,
subestandar y/o actos o condiciones inseguras.
COMPETENCIAS
FORMACION
incidentes.
trabajo.
ENTRENAMIENTO Curso básico para operador de medios tecnológicos

ACTIVIDADES F R A
 Recibir oportunamente el puesto, con el fin de enterarse de las novedades del
X X
servicio.
 Mantener contacto radial y telefónico con el personal de servicio las 24 horas
del día, recibiendo reportes de éstos cada hora, todos los días ya sea X X
sábados, domingos y festivos de día o cuando esto lo requiera.
 Mantener contacto por medio de radio, celular o teléfono con el Director
Operativo, a fin de enterarlo de cualquier novedad que ocurra durante la X X
 Tomar contacto con las autoridades competentes o con la red de apoyo, en
X X
caso de llamadas de emergencia, por parte del personal de servicio.
X X
establecidos.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Efectuar el ingreso al sistema de la información respecto a los servicios de
X X
escolta a mercancias y enviarlos vía Internet al usuario.
 Verificar el estado en que llegan los vehículos, luego de haber realizado el
X X
servicio de Escoltas a mercancías.
alarmas, verificando vía telefónica o haciendo que el supervisor haga X X
 Las demás designadas por el jefe inmediato, inherentes a su cargo. X X
X X
identidad y entregando ficha respectiva.
 Diligenciar formato de control de ingreso y salida de vehículos de la
X X
organización.
 Mantener bajo llave la información suministrada en el formato de actualización
X X
de datos de los funcionarios de la organización.
 Diligenciar formato de actualización de datos de los funcionarios de la
X X
organización anualmente.
X X
 Cumplir las normas y procedimientos de Salud Ocupacional establecidas por
X X
la empresa.
X X
de Salud Ocupacional a que haya sido invitado.
X X
X X
motocicletas.
 Conocer y divulgar el procedimiento de plan de emergencias y las medidas
de seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o
X X
cualquier otra eventualidad, a contratistas, visitantes, y demás partes
interesadas que ingresen a la organización.
X X
Seguridad Vial.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
X X
X X
Seguridad Ltda.
x x
ambiental.
x x
X X

gestión.
2013 debe tener
VERSIÓN: 19

organización.

REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL CARGO Auditor
RENDICION DE Gerente General: Informe de auditoría interna, notas de auditor y plan de
CUENTAS auditoria.
COMPETENCIAS
EDUCACION  Profesional en cualquier rama.
EXPERIENCIA  6 meses de experiencia laboral
 Curso aprobado como Auditor Interno en cualquiera de las siguientes normas:
-ISO 9001 versión 2008
-ISO 14001 versión 2007
FORMACION
-OHSAS 18001 versión 2007
-BASC versión 4.
 Curso de formación sobre la guía del RUC.
 Analítico, Observador, Diplomático, Persistente y Perceptivo
 toma de decisiones
HABILIDADES  Mente analítica y juiciosa
 percepción realista
 Ético
ENTRENAMIENTO  Haber participado en al menos una Auditorías Internas como auditor u observador.

ACTIVIDADES F R A
 Debe poseer ética profesional. X X
 Debe contener habilidades conocimientos necesarios para realizar la evaluación X X
 Debe ser capaz de cumplir con los objetivos de la auditoria eficazmente. X X X
 Debe ser responsable de sus acciones.. X X
 Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y
X X
niveles.
 Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina. X X
 Informar sobre las conformidades y los hallazgos de la auditoria en forma clara. X X
 Ser Consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando. X X
 Planificar y organizar el trabajo eficazmente. X X X
 Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando
X X
y revisando documentos, registros y datos;.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Entender lo apropiado del uso de técnicas estadísticas de muestreo y
sus consecuencias para la auditoria verificar la exactitud de la información X X
recopilada;
 Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente y apropiada para
X X
sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria;
 Evaluar aquellos factores que pueden afectar a la confiabilidad de los hallazgos
X X
y conclusiones de la auditoria;
 Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoria; X X
 Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con
X X
el apoyo de un intérprete competente.
 Informar al Gerente y la directora de HSEQ los hallazgos encontrados a través de
X X
documento escrito (informe de auditoria)
 Utilizar los elementos de protección personal cuando el Director HSEQ lo indique. X X
 Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte, cuando
el Gerente General considere necesario a fin de desarrollar actividades relacionadas X X
con la auditoria.
 No exceder los limites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y
X X
 Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de seguridad que
X X
se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o cualquier otra eventualidad
 Clasificar los residuos conforme a los lineamientos de la empresa y de los clientes al
X X
momentos de realizar visitas en los lugares de trabajo.
 Dar cumplimiento a las políticas de la empresa X X
 Mantener confidencial y la seguridad de la información X

BASC
cargos.
VERSIÓN: 19

9 23-11-2011 Incluir como función al coordinador HSE la realización de pruebas
de alcohol en caso de presentar sospecha.
permite conocer las competencias, funciones, responsabilidades
y autoridades que deben tener el sistente de operaciones
DE HSEQ
permite conocer las competencias, funciones, responsabilidades
y autoridad que debe tener

17 01 de enero de 2016 Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar
/responsabilidades ambientales que deben tener los trabajadores
en cuanto a la promoción de una cultura ambiental en la
organizacion.
19 10 de Agosto de 2016 Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor
, en donde permita definir las competencias, funciones,
REVISÓ: APROBÓ:

VERSIÓN: 19

NOMBRE DEL CARGO Radioperador
RENDICION DE
CUENTAS
radioperaciones, control de visitantes, reporte de actividades sospechosas,
subestandar y/o actos o condiciones inseguras.
COMPETENCIAS
FORMACION
incidentes.
trabajo.
ENTRENAMIENTO Curso básico para operador de medios tecnológicos

ACTIVIDADES F R A
 Portar el uniforme con pulcritud y como está ordenado. X X
X X
instalaciones tanto personal administrativos, contratistas o visitantes.
 Mantener aseado su lugar de trabajo. X X
 Informar de las novedades del turno al radioperador entrante y hacer las
X X
anotaciones respectivas en el Libro Minuta.
 Verificar el estado de los elementos asignados para realizar la labor. X X
 No distraerse en lecturas, ver televisión u otras actividades diferentes a las X X
acordadas para realizar la labor.
 Contestar el teléfono, celular y/o avantel de la organización, de manera X X
cordial, eficaz dando respuesta oportuna y clara a la información solicitada.
X X
extraños.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Dar trato cordial y orientar al personal que requiera información con X X
respecto al respecto de la empresa.
 Contribuir con el diligenciamiento de documentación requerida por el X X
X X
asignadas por la empresa.
 Custodiar el armamento suministrado por el Director Operativo para las
actividades de escoltaje diario, hacer la respectiva entrega de los X X
elementos.
 Activar la alarma de evacuación de acuerdo a al tipo de emergencia, realizar
X X X
el conteo del personal y participar de la brigada de emergencias.
 Requisar los bolsos y elementos de todo el personal administrativo,
X X X
contratistas y visitantes, al momento de ingresar y salir de las instalaciones.
 Revisar la correspondencia antes de ser distribuida en los diferentes
departamentos, con el fin de detectar envíos o paquetes sospechosos, que X X
puedan antentar contra la integridad de las personas y la instalación.
 Dejar evidencia de la correspondencia que se entrega en los diferentes
X X
departamentos.
 Recibir oportunamente el puesto, con el fin de enterarse de las novedades del
X X
servicio.
 Mantener contacto radial y telefónico con el personal de servicio las 24 horas
del día, recibiendo reportes de éstos cada hora, todos los días ya sea X X
sábados, domingos y festivos de día o cuando esto lo requiera.
 Mantener contacto por medio de radio, celular o teléfono con el Director
Operativo, a fin de enterarlo de cualquier novedad que ocurra durante la X X
 Tomar contacto con las autoridades competentes o con la red de apoyo, en
X X
caso de llamadas de emergencia, por parte del personal de servicio.
X X
establecidos.
 Efectuar el ingreso al sistema de la información respecto a los servicios de
X X
escolta a mercancias y enviarlos vía Internet al usuario.
 Verificar el estado en que llegan los vehículos, luego de haber realizado el
X X
servicio de Escoltas a mercancías.
alarmas, verificando vía telefónica o haciendo que el supervisor haga X X
 Las demás designadas por el Gerente General, Jefe Inmediato o Directora
X X
HSEQ, inherentes a su cargo.
X X
identidad y entregando ficha respectiva.
 Diligenciar formato de control de ingreso y salida de vehículos de la
X X
organización.
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
 Mantener bajo llave la información suministrada en el formato de actualización
X X
de datos de los funcionarios de la organización.
 Diligenciar formato de actualización de datos de los funcionarios de la
X X
organización anualmente.
X X
X X
 Informar a la directora de HSEQ cuando ocurra un accidente laboral de
X X
manera inmediata para efectuar el reporte ante la ARL.
 En caso de incapacitarse un guarda en su lugar de trabajo, deberá informar a
la Directora Operativa para efectuar el respectivo guarda reemplazante y X X
enviar al supervisor para relevar el turno.
 Informar de manera radial todas las novedades, boletines y demás
información relacionada con la organización y con el sistema de gestión,
X X
previa autorización. Cabe anotar que esta deberá quedar consignada en la
minuta.
 Motivar a los guardas en materia de salud ocupacional, seguridad industrial y
X X
física, ambiente y calidad, mediante el sistema radial.
X X
de Seguridad y Salud en el Trabajo a que haya sido invitado.
X X
X X
motocicletas.
 Conocer y divulgar el procedimiento de plan de emergencias y las medidas
de seguridad que se deben tomar ante una emergencia, riesgo, siniestro o
X X
cualquier otra eventualidad, a contratistas, visitantes, y demás partes
interesadas que ingresen a la organización.
X X
informática).
VERSIÓN: 19

ACTIVIDADES F R A
Seguridad Ltda.
x x
ambiental.
x x
X X

gestión.
9 23-11-2011 Incluir como función al coordinador HSE la realización de pruebas de alcohol
en caso de presentar sospecha.
2013 debe tener
14 15 De Mayo Se modifica el formato incluyendo como responsabilidad dar cumplimiento a
de /2015 todas las políticas (Integral / Alcoholismo, Tabaquismo y Drogadicción /
VERSIÓN: 19

organización.

Noviembre nomina y adecuar las competencias , funciones, resposabilidades y
de 2015 autoridades al perfil del nuevo aspirante.
17 01/01/2016Se modifica el instructivo incluyendo los nuevos cargos: Auxiliar de cartera
y Director de Sistemas donde permita conocer las competencias e identificar
las funciones, responsabilidades y autoridad que debe desempeñar el
19 10 de Se modifica el Instructivo Incluyendo el perfil de cargo de Auditor , en donde
Agosto de permita definir las competencias, funciones, responsabilidad y autoridad que
2016 debe desempeñar durante el proceso de auditorias.
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FECHA APROBACIÓN: 10/08/2016

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

IDENTIFICACION DEL CARGO

 Normatividad en Vigilancia y Seguridad Privada, Contratación de

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

 Asignar los recursos adecuados de acuerdo con su tamaño y naturaleza. X X X

 Motivar al personal por la Seguridad y Salud en el Trabajo a través de X X X

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

 Destinar fondos del presupuesto para ser invertidos en capacitación al X X X

 Dar cumplimiento a las políticas establecidas por la empresa (Integral /

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

IDENTIFICACION DEL CARGO

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

 Coordinar la selección del personal operativo. X X

 Verificar el cumplimiento de las normas d eseguridad y salud en el trabajo

 Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. X

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

 Implementar las actividades que corresponden a su sitio de trabajo teniendo en

-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

7 01-03-2009 Establecer que el instructivo aplica para el SGI y normalizar la

16 01 de Eliminar las actividades de mantenimiento del perfil de cargo del jefe de

Ing. ADRIANA LORENA HERNANDEZ TOVAR ALVARO ORDOÑEZ ORTIZ

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

IDENTIFICACION DEL CARGO

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

 Recopilar y entregar al Gerente y/o Administrador los documentos solicitados

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

• Participar de las inspecciones gerenciales de Seguridad y Salud en el

-NATURALEZA DE LOS CAMBIOS

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

7 01-03-2009 Establecer que el instructivo aplica para el SGI y normalizar la

Ing. ADRIANA LORENA HERNANDEZ TOVAR ALVARO ORDOÑEZ ORTIZ

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

IDENTIFICACION DEL CARGO

Establecer acciones tendientes a cumplir y exceder la satisfacción del cliente. X X

Consultar permanentemente los diferentes medios, los pliegos para las

Recopilar y entregar al Gerente y/o Administrador los documentos solicitados

Diligenciar el formato “Solicitud de Cotización”, cada vez que sean solicitados

recopilar los documentos de acuerdo al formato “Lista Chequeo Licitaciones” X

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

Asistir y participar en las audiencias de asignación de riesgo , aclaración de

Realizar la planificacion de servicio y hacer entrega del contrato al departamento

Participar en la Planificación de los Sistemas de Gestión. X X

Participar en las Revisiones Gerenciales. X X

Conducir los vehículos de la empresa cuando se requiera, a fin de cumplir con

Abstenerse de ingerir licores o estupefacientes cuando se encuentre

Participar activamente en los eventos lúdicos que programe la organización. X X

Reportar operaciones sospechosas a fin de evitar el Lavado de Activos durante

Conocer los indicadores de Gestión de la Organización X

Incluir en todas las reuniones temas referentes a Seguridad y Salud en el

Asistir a las reuniones de Seguridad y Salud en el Trabajo que se programen

Analizar los resultados del programa en su área y presentar los indicadores

Participar de las inspecciones gerenciales de Seguridad y Salud en el

Desplazarse en los vehículos de la empresa o diversos medios de transporte,

No exceder los límites de velocidad permisibles por el Ministerio de Transito y

Utilizar los elementos de protección personal de seguridad vial según la

Conocer el procedimiento de plan de emergencias y las medidas de seguridad

PERFILES Y MANUAL DEL CARGO CÓDIGO: 3-GH-001

Avisar de todos los accidentes y casi – accidentes al Jefe inmediato buscando

Contribuir a que su lugar de trabajo sea seguro, organizado y aseado. X

Implementar acciones pertinentes cuando compruebe la violación de las