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ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DE REQUERIMIENTOS DE

CALIDAD PARA CONTRATOS DE INGENIERÍA DE


PROYECTOS – ANEXO Q INGENIERÍA
ECOPETROL DESARROLLO DE PROYECTOS
VICEPRESIDENCIA DE INGENIERÍA Y PROYECTOS
Elaborado
EDP-ET-004 Versión: 1
05/05/2017

1. OBJETIVO

Definir los requerimientos mínimos de calidad solicitados por ECOPETROL S.A., para contratos de
ingeniería en la ejecución de los proyectos de la Vicepresidencia de Ingeniería y Proyectos de ECOPETROL
S.A.

2. GLOSARIO

2.1 DEFINICIONES

• Aseguramiento de calidad: Realización de actividades planeadas y sistemáticas aplicadas en un


Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar que los requisitos de calidad de un producto o servicio
sean satisfactorios.
• Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas
de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los requisitos del sistema de
gestión de calidad.
• Calidad: Es el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren
capacidad de satisfacer necesidades, y de cumplir con expectativas del cliente.
• Control de calidad: Seguimiento a resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen
con los estándares de calidad relevantes e identificación de formas de eliminar las causas de
resultados insatisfactorios.
• No conformidad: Es el incumplimiento de una especificación, diseño o norma especificadas por
el cliente. Desviación detectada en el Sistema de Gestión de Calidad y que puede detectarse a
través de auditorías internas y/o externas, reclamos de clientes, por deficiencias en procesos u
otras causas similares.
• Producto no conforme: Producto destinado al cliente o solicitado por él que no cumple con los
requerimientos con los cuales se especificó.

2.2 SIGLAS

• ISO: International Organization for Standardization.


• NCR: Non Conformance Report.
• NTC: Norma Técnica Colombiana.

3. ALCANCE

El presente documento aplica para todos los contratos de la disciplina de Ingeniería que ECOPETROL S.A.
celebre para la ejecución de los proyectos de la Vicepresidencia de Ingeniería y Proyectos.

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CALIDAD PARA CONTRATOS DE INGENIERÍA DE
PROYECTOS – ANEXO Q INGENIERÍA
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Elaborado
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4. REQUERIMIENTOS GENERALES DE CALIDAD

El CONTRATISTA deberá contar un Sistema de Gestión de Calidad establecido e implementado de


acuerdo a la norma de la serie ISO 9000 (Sistemas de gestión de la Calidad - Requisitos) vigente o su
equivalente. Se aplicará la versión más reciente de la norma ISO 9000, para las definiciones.

El CONTRATISTA deberá preparar un plan de calidad según los lineamientos definidos en la norma ISO
10005 y específico para el alcance del contrato y enviarlo en un tiempo no mayor a diez (10) días hábiles
siguiente a la notificación de asignación para revisión de ECOPETROL S.A. Este plan debe ser acordado
definitivamente dentro de los treinta (30) días calendario siguiente al recibo del plan de calidad.

El CONTRATISTA según aplique, deberá preparar los requerimientos de inspección y pruebas específicos
para los equipos diseñados y seleccionados por el CONTRATISTA en el alcance del contrato/orden de
servicio. Los requerimientos de inspección deben enumerar todas las actividades relacionadas con la
calidad en orden cronológico en relación con el programa de fabricación o montaje, desde los planos
iniciales hasta los controles del proceso de fabricación/construcción, incluyendo las pruebas finales y la
documentación de certificación.

El CONTRATISTA será totalmente responsable por el cumplimiento de los requerimientos de calidad del
producto o servicio requerido por este contrato/orden de servicio para lo cual deberá planificar,
organizar, controlar y ejecutar todos los trabajos de acuerdo con sus planes de calidad y los
procedimientos documentados. Los Planes de Calidad deben asegurar que el personal y los procesos de
calidad, incluidos los de los subcontratistas, son efectivos y que el trabajo sea completado en estricto
cumplimiento de todas las disposiciones del contrato/orden de servicio.

ECOPETROL S.A. o su representante tendrá derecho a estar presente en todos los lugares donde el
CONTRATISTA o sus subcontratistas se dediquen a la ejecución del contrato/orden de servicio, en
cualquier momento y durante todo el tiempo de ejecución de los trabajos, para revisar todos los aspectos
de las actividades de calidad del CONTRATISTA. ECOPETROL S.A. o su representante no solo podrá
revisar y ser testigo de las actividades del CONTRATISTA, sino que también podrá auditar y emitir los
respectivos reportes de auditoría e incluir los hallazgos, No Conformidades y observaciones pertinentes.
ECOPETROL S.A. en su rol de auditor – verificador, no está obligado a firmar los formatos de control de
calidad del CONTRATISTA ya que hacen parte de su gestión interna de calidad.

El CONTRATISTA deberá preparar y ejecutar un plan de auditorías de calidad específico para el contrato/
orden de servicio, el cual debe ser informado a ECOPETROL S.A. Cuando el contrato/orden de servicio
tenga un tiempo de ejecución igual o inferior a seis meses el CONTRATISTA deberá realizar por lo menos
una (1) auditoría interna y cuando el contrato/orden de servicio tenga un tiempo de ejecución superior
a seis meses, como mínimo una (1) auditoría semestral deberá ser realizada. El programa deberá incluir
también las auditorias programadas del Sistema de Calidad para subcontratistas. Todas las auditorías
de calidad deben ser ejecutadas por auditores de calidad calificados, que no sean directamente
responsables del área auditada o por un servicio de terceros aprobado.

5. MANEJO DEL CAMBIO

Cualquier solicitud de cambio a un requerimiento de un procedimiento, diseño, especificación o estándar

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aplicable debe ser formalmente iniciada por el CONTRATISTA bajo el proceso de manejo del cambio de
acuerdo con los lineamientos establecidos por ECOPETROL S.A.

Los manejos del cambio típicos durante la fabricación, construcción o montaje son:

• Solicitud de desviación al diseño (DDR): Se emplea para solicitar desviaciones o cambios al


diseño de un equipo o material antes o durante la fabricación del mismo.
• Solicitud de concesión (CR): Se emplea para solicitar concesiones al diseño de un equipo,
material u obra posterior a la fabricación/construcción/montaje de los mismos.
• Technical Query (TQ): Es una consulta técnica que se emplea para solicitar cambios al diseño,
cambios de material, aclaraciones técnicas durante las etapas de fabricación, construcción y/o
montaje.

El CONTRATISTA deberá mantener un registro detallado de todas las solicitudes de cambio solicitadas y
aprobadas durante el contrato / orden de servicio.

El manejo de los controles de cambio para el proyecto deberá cumplir con los lineamientos definidos por
la Gerencia de Servicios a Proyectos de la VIP, según el Procedimiento de Cambios en Proyectos EDP-P-
005.

6. REQUERIMIENTOS DE DOCUMENTACIÓN

El CONTRATISTA deberá mantener un sistema de manejo de documentación que asegure la buena


ejecución del contrato en términos de calidad según lo establecido en el contrato u orden de servicio. El
CONTRATISTA deberá disponer de un proceso para mantener en custodia toda la información entregada
por ECOPETROL S.A. o su representante, y la que se genere durante el desarrollo del proyecto. Esta
información es de propiedad única y exclusiva de ECOPETROL S.A. y deberá ser retornada en su totalidad
una vez se haya finalizado el contrato, orden de servicio.

7. RECURSOS

El CONTRATISTA deberá:

• Asignar los recursos de personal oportunamente, suficientes y competentes con las acreditaciones y
experiencia y certificaciones requeridas según el alcance del contrato/orden de servicio para
implementar, mantener y controlar el sistema de calidad, para cumplir con el objeto del
contrato/orden de servicio.
• Proporcionar a ECOPETROL S.A. o su representante, el organigrama del personal de aseguramiento
y control de calidad para su revisión y validación antes del inicio del contrato orden de servicio.

8. PRINCIPALES ACTIVIDADES DE CALIDAD A EJECUTAR POR EL CONTRATISTA.

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El CONTRATISTA debe cumplir como mínimo con las actividades definidas a continuación.

• Definir el plan de comunicaciones para ingeniería, para documentar la forma de comunicación,


métodos, frecuencia y distribución de la información.
• Realizar revisiones internas de calidad (interdisciplinarias), en etapas definidas durante la fase de
diseño, identificar las desviaciones y tomar acciones.
• Verificar que se aplique el procedimiento para asegurar la correcta producción de entregables de
ingeniería.
• Chequear los entregables de ingeniería.
• Realizar chequeos interdisciplinarios.
• Verificar el proceso para la preparación de especificaciones técnicas.
• Realizar revisiones del diseño contra las especificaciones técnicas del proyecto.
• Asegurar el manejo, registro y control de los cambios en las bases de diseño.
• Asegurar el control de las interfaces.
• Verificar y validar los requerimientos de calidad para el diseño durante el completamiento del
proceso.
• Revisión del estado de los planos del diseño.
• Implementar las acciones de mejora de acuerdo con las desviaciones identificadas de lecciones
aprendidas.

9. PROPIEDAD DEL CLIENTE

El CONTRATISTA deberá disponer de un proceso para mantener en custodia todo el material, equipos o
elementos de toda índole suministrados por ECOPETROL S.A. o aquellos que compre el CONTRATISTA
para suministrarlos al proyecto.

Los equipos y materiales sobrantes del proyecto deberán ser retornados a ECOPETROL S.A. de acuerdo
con el protocolo establecido.

10. PRESERVACIÓN

El CONTRATISTA deberá incluir procedimientos para manejar, almacenar, empacar, transportar y


preservar elementos de toda índole suministrados por él o por ECOPETROL S.A., como se especifica en
todos los documentos aplicables, recomendaciones del fabricante, estándares, especificaciones y
mejores prácticas de ECOPETROL S.A.

11. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

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El CONTRATISTA deberá emitir reportes de no conformidad (NCR) para todos los incumplimientos
identificados por el CONTRATISTA, subcontratistas. Adicionalmente ECOPETROL o su representante,
podrán emitir reportes de No conformidad al CONTRATISTA por incumplimiento a los requisitos del
contrato, al Plan de Calidad del CONTRATISTA y a los procedimientos establecidos. El CONTRATISTA
deberá iniciar el trámite de gestión de la no conformidad incluyendo la identificación de la causa (s) raíz,
las acciones correctivas y preventivas propuestas, a todos los NCR emitidos por ECOPETROL S.A. por
escrito dentro de las 48 horas posteriores al recibo de la notificación de no conformidad. El CONTRATISTA
deberá notificar a ECOPETROL S.A o su representante antes del cierre final de cada NCR para su
verificación por parte de ECOPETROL S.A.

El CONTRATISTA deberá garantizar la identificación y tratamiento de producto no conforme y asegurar


la prevención del uso en procesos posteriores de éste, durante la ejecución del contrato. El control debe
estipular la identificación, la documentación o registro, la evaluación, la segregación, la disposición
de productos no conformes y la notificación a los funcionarios involucrados.

En caso que el producto no conforme corresponda a un documento o entregable de ingeniería, el


CONTRATISTA deberá mantener una relación de la versión vigente de todos los documentos emitidos
como producto para ECOPETROL S.A.

12. RETROALIMENTACIÓN Y MEJORA

El CONTRATISTA deberá monitorear y medir continuamente los indicadores de gestión de calidad (KPIs)
específicos del proyecto acordados entre ECOPETROL S.A. y el CONTRATISTA, tanto los propios como
los de los subcontratistas.

Algunos ejemplos de indicadores de gestión de calidad se muestran a continuación:

Tabla 1. Ejemplos de indicadores de calidad.


ETAPA INDICADOR MEDICIÓN
Acciones de talleres de análisis
de riesgos de proceso (ARP)
#‫ݏܽ݀ܽݎݎ݁ܿ ܴܲܣ ݁݀ ݏ݁݊݋݅ܿܿܣ‬
pendientes #‫ݏܽ݀ܽ݉ܽݎ݃݋ݎ݌ ܴܲܣ ݁݀ ݏ݁݊݋݅ܿܿܣ‬

Solicitudes de manejo de cambio


pendientes (Technical Querys – #ܶܳ‫ ݏ‬+ ‫ݏܽ݀ܽݎݎ݁ܿ ݏܴܦܦ‬
TQs / Design Deviation Requests #ܶܳ‫ ݏ‬+ ‫ݏܽ݀݅ݐ݅݉݁ ݏܴܦܦ‬
DISEÑO/ DDRs)

INGENIERÍA Cierre de No conformidades #ܰ‫ݏܽ݀ܽݎݎ݁ܿ ݏܴܥ‬


(NCRs) #ܰ‫ݏܽ݀݅ݐ݅݉݁ ݏܴܥ‬
Cumplimiento de entregables de #݁݊‫ݎ݁݅݊݁݃݊݅ ݁݀ ݏ݈ܾ݁ܽ݃݁ݎݐ‬íܽ ݁݊‫ݏ݋݀ܽ݃݁ݎݐ‬
ingeniería #݁݊‫݃݁ݏ ݏ݋݀݅ݎ݁ݑݍ݁ݎ ݏ݈ܾ݁ܽ݃݁ݎݐ‬ú݊ ‫ܽ݃݁ݎݐ݊݁ ݁݀ ݈݊ܽ݌‬

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El CONTRATISTA deberá ajustar sus Planes de Calidad y/o ITP´s para reflejar cualquier cambio
significativo identificado por el CONTRATISTA o por ECOPETROL S.A como resultado de la medición de
los indicadores establecidos y de su proceso de mejora continua.

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